나머지를 위한 GTD 블로그

자기계발의 덫

2012-01-25T09:45:00.000+09:00

우리가 이 세상 한번 제대로 살아보겠다고 이런 저런 방법을 찾아보기 위해 애를 쓰고 있는 요즈음. 그렇다고 딱히 삶을 밝혀 줄 무언가가 있는 듯 없는 듯한 이 찜찜한 기분은 어떻게 할 수가 없다. 누군가는 애써 자신이 선택한 방법에 스스로 세뇌가 되어 긍정의 삶의 살기도 하고 혹은 자신의 포기한 무언가를 특별히 소중하지 않은 것으로 치부하기도 한다. 그러나 대체로 부정할 수 없는 사실의 하나는 우리는 누군가의 방식 혹은 생각으로 자신의 삶을 바꿔보려고 한다는 것이다. 그 누군가는 아마도 또 다른 누군가 내지는 무엇인가로 부터 시작되었을 것은 확실하다. 이 세상에 그렇지 않은 것이 무엇이 있을 지 의문이지만 일반적으로 우리는 어느 순간 하나의 방식이나 생각에 꽂히게 된다. 그리고 그것을 자신의 삶을 이끄는 주요한 방향타로 삼게 된다. 문제는 대부분의 경우 그 모든 방법을 사용해 보더라도 딱히 우리가 원하는 방향으로 나아가고 있지 않다는 것이다. 물론 앞서 언급한 바와같이 애써 자위하거나 자조하는 방법으로 이 사실을 잊거나 아예 생각을 하지 않는 경우도 결과는 마찬가지이다. 심하게 말한다면 결국 우리 대부분의 타인의 삶의 방식으로 살아보려고 한다는 것이다. 이 것은 옳든 그르든 간에 완전히 부정할 수는 없다는 것이다.

미키맥기(Micki McGee)의 ‘자기계발의 덫(SELF-HELP,INC.: Makeover Culture in American Life)’에서는 내게 이러한 고민을 다시금 생각하도록 불을 지른 책 중의 하나이다. 단순히 프랭클린플래너 스타일 방식의 좋고 나쁨을 떠나 자기계발 내지는 스스로에 대한 소명의식 자체를 비판한다는 점에서 앞서 언급한 자신의 삶을 타인 방식으로 살아보려는 생각에 경종을 울리게 했다. 거듭 언급하지는 이건 옳고 그르고의 판단 그 이전의 문제로 나 스스로 인식하고 있다. 이 책은 자기계발이라는 암울한 시기의 새롭게 등장한 산업의 희생양으로 전락할 수 있는 우리 스스로-특히 여성이나 사회적 약자의 입장에서-에게 주위를 돌아보게끔 한다. 이 책은 프롤로그에서부터 스티븐 코비의 서적과 프랭클린플래너 스타일의 자기계발 방식을 비판하고 있다. 이것은 어쩌면 경쟁사회로 내몰린 우리의 어쩔 수 없는 현실에 대한 자귀감일 수도 있지 않나 싶다.

아직까지 완전히 읽고 이해하지 못한-나 스스로도 여성의 관점에서 서술한 부분은 애써 넘어갔다-책 중의 하나이긴 하지만 분명 자기계발 서적들의 선전에 취한 이들에게 도움이 되지 않을까 싶다.

스마트플래너 잘 쓰는 법

2012-01-20T21:13:00.000+09:00

서점에서 특이(?)한 제목만 보고서는 과연 어떠한 내용인지 궁금했다. 단순히 플래너를 스마트하게 쓰는 방법에 대한 내용으로 생각했지만, 예상과 달리 오랫동안 프랭클린 플래너를 사용해왔던 저자가 나름의 방식으로 개발한 새로운 스마트 플래너라는 자기계발 시스템을 개발하게 되고 그에 대한 소개와 사용법 등을 기록한 서적이었다. 책의 전반부는 저자가 스마트플래너를 개발하게된 계기 내지는 새로운 시스템에 대한 열정에 관한 사항이고 나머지는 시스템의 운용과 구성에 관한 내용이다.

저자가 개발한 스마트 플래너는 이미 해당 웹 사이트에서 팔리고 있었고 사용자들의 까페도 포탈들에서 운용되고 있는 것을 보아 내용이나 품질이 일정 수준 이상인 것으로 판단된다. 하지만 사실 이 책을 보기 전까지는 나름 이 분야에 관심(?)을 가지고 있던 나로서도 처음 들어본 것도 사실이다.

난 아직까지 정상적으로 프랭클린플래너를 제대로 사용해 본 적은 없었지만 사용하기 위해 그 개념과 기능에 대해서는 관심이 많았던 입장에서, 기존 프랭클린플래너의 불편한 점을 개선하여 새로운 플래너를 개발한 저자를 볼 때 그 역량과 추진력에 존경심이 느껴지기도 한다. 아마 프랭클린플래너나 다른 플래너 시스템을 사용하는 사람들도 이러한 생각을 많이들 가졌을 것이 분명하다고 생각된다.

하지만 프랭클린플래너 혹은 유사한 자기계발 철학에 기초한 시스템 스타일에 부정적인 내 입장에서 볼 때, 저자가 새로운 플래너의 개발이나 운용과 관련하여 제시한 여러 근거나 방식은 특별하거나 새롭게 느껴지지는 않았다. 물론 책에 소개한 일부 기능들은 상당히 공감하는 내용도 없지는 않았다; 특히 전화번호부 등에 관계 사항을 기록하는 방법은 가족이나 가까운 사람들에 대한 당연한 인식을 다시 한번 확인해 주는 효과가 있다고 생각된다. 그러나 자신의 선택 혹은 의지를 강조한 프랭클린플래너 스타일은 여전히 99%의 직장인 혹은 일반인에게는 너무 부담스럽지 않을까 싶다. 우리가 살고 있는 이 세상은 자신의 힘으로 이미 세습된 환경을 극복하기는 힘든 상황이 되었다.

GTD 2012 ? vs. !

2011-12-30T23:09:00.000+09:00

2011년의 마지막 업무를 마치고 집으로 돌아왔다. GTD에 관한 이전 포스팅이후 거의 5개월 가까이 지났다. 그 동안 GTD에 관한 무언가를 정리하는 시간을 가지고자 했다. 하지만 업무가 너무 바쁜 이유도 있겠지만 지쳤다거나 혹은 매너리즘에 빠졌다고 해야할지 어느 순간부터 GTD 시스템 운용에 부담이 느껴졌 다. 그리고는 자주 대한민국에서 직장인으로서 GTD 체계를 구현한다는 것이 과연 어떤 의미가 있는 지 혹은 구현이 가능한 지 의문이 가지기도 했다. GTD 시스템이 처리할 수 있는 한계가 있다면, 최근 나의 삶은 확실히 절대적이면서도 물리적인 업무가 증가로 시달렸다고 볼 수 있기 때문에 내가 구축한 시스템의 한계가 다다랐다고 볼 수 않나 고민하기도 했다. 그 결과 GTD에 대한 회의 내지는 나 자신에 대한 끊임없는 자책 아니면 자괴감으로 시달리는 면도 없지 않았다. 무언가가-아직 파악하지 못한-큰 무언가가 빠져있다는 느낌도 강하게 들었다. 그렇지 않다면 환경을 극복하지 못하는 나 자신이 문제인 것이다. 때문에 새로운 무언가를 추구하기 보단 지금까지 구축한 GTD 환경에 적응하고 평가하는 시간을 가지기 위해 애를 썼다. 그리고…

나의 GTD 시스템이 가진 명쾌하지 못한 맹점 혹은 문제점을 파악하게 되었다. 그것은 정보 매체의 물리적 형태가 다양하다는 점이었다. 즉 같은 목적의 프로젝트에 대하여 관리해야 될 대상의 형태가 여러가지라는 것이다. 때문에 하나의 문제를 해결하거나 관리하기 위해 다루어야 할 매체가 많다보니 제대로 된 효율성을 확보하기가 힘들다는 점이다. 컴퓨터내의 여러가지 디지털 타입 문서, 출력된 문서, 손으로 기록한 문서, 각종 출력물 등 시간이 지날 수록 하나를 위한 너무 많은 매체들이 존재하게 되어 관리 부재 상태가 발생하거나 오히려 무관심을 초래하기까지 한다는 것이다.

단순한 결론일 수도 있겠지만 이러한 문제를 해결하기 위한 방안은 결국 단순하게 하나의 매체로 관리할 수 있도록 방안을 구축하는 것이다. 물론 경영진에 보고를 해야하는 입장에서 종이로 된 문서가 존재하지 않을 수 없겠으나 나를 중심으로한 시스템에서의 최종적으로 디지털로 변환되어 GTD 시스템에 저장되어 관리될 수 있도록 했다. 가장 중요한 것은 이러한 시스템에서 관리될 수 있든 범위를 벗어나질 않도록 정보와 매체를 다루어야 한다는 점이다. 단순한 결론을 얻기까지 순간적으로 짧은 시간이 소요되었으나 고민과 방황 사이에서 꽤나 시간을 보냈지만, 부디 이러한 시간이 가치있는 미래를 위한 밑거름이 되면 좋을 것 같다.

로지코믹스

2011-08-22T23:08:00.000+09:00

수학과 논리학이라는 학문은 현대 과학기술 발전의 근본이자 핵심인 것을 부정하는 사람은 없을 것이며 설계를 전공한 나에게도 모든 것은 수학과 논리적인 이론 전개는 필수적인 요소였다. 그러나 내가 기억되는 수학 전공자들은 도대체 무얼 하는 지 의문스러운 존재로 기억된다. 다른 분야에 대한 심각한 무지에서 비롯되었다는 것을 알지만 그럼에도 너무나 이해가 되지 않으며 심지어는 학위를 날로 먹는 운좋은 사람들 처럼 느껴지기까지 했다.

공학을 전공했다는 입장에서도 사실 제대로 알고 있는 혹은 어렴풋이라도 들어 본 적이 있는 관련 분야는 많지가 않다. 뭐 공학도 그 뿌리는 철학에 두고 있다는 점에서 본다면 어디 관련없는 분야가 어디 있겠냐고도 할 수 있지만, 점점 학문 간의 차이는 몇몇 전공자 내지는 천재적인 인물을 빼곤 그리 친근감있게 다가오지 않는다. 일반적으로 나와 같은 경우에도 물리학자나 화학자라고 하면 대충(?) 무엇을 하는 사람들인가를 생각이나마 할 수 있다. 하지만 수학자 내지는 논리학자라고 하면 알듯 모를 듯 심하면 재미없고 돈 안되는 순수학문을 접하는 사람으로 느껴진다. 하물며 철학이나 자연철학이라고 하면 나와는 상관없는 별나라 사람처럼 생각된다. 앞서 언급했듯이 이 세상에 나와 같은 존재가 새로운 것을 느끼고 배운다면 얼마나 원하는 만큼 그렇게 될 수 있을까. 이러한 생각, 느낌 혹은 감정은 가끔씩 무언가에게 지쳐있을 때 머리를 스쳐지나간다.

눈에 띄는 제목으로 내 손을 다가가게 만든 ‘Apostolos Doxiadis’와 ‘Christos H. Papadimitriou’의 LOGICOMIX(로직코믹스)는 기대와 달리 쉬우면서도 어려웠다. 저자가 말하고자하는 버트런드 러셀의 삶이 평범하지는 않다는 것을 알 수는 있었지만 그 이상을 느끼기에는 앞서의 내 단상처럼 너무나 무지스러움을 스스로 느끼게 되었다. 오랜 기간을 두고 준비하여 완성된 책이라는 것을 느낄 수 있었지만, 오랜 기간 저자 역시 고민하고 좌절했을 것 같은 느낌이 들었다. 다 읽고(?)난 후의 느낌도 그리 개운하거나 명쾌하지는 않았다. 마치 제1권이 끝났으나 어서 제2권을 읽어야하는 그런 느낌이랄까! 이 책을 읽기 전까지 버트런드 러셀을 20세기의 여러 철학자 중의 하나로만 알고 있던 나의 모습에서 나 또한 역시나 암기식 붕어빵 교육의 희생자가 아닐까라고 자위한다.

이 책이 내게 준 가장 큰 의미는 나 스스로 무언가 가치있는 존재라서의 삶의 주역이 될 수도 있을 것 같은 느낌을 가지게 했다는 것이다. 언제나 그랬지만 또 역시나 잊어버리고 만 내 자신에 대한 희망 혹은 위로...

PS. 책 소개 내지는 여러 부제 속의 ‘컴퓨터’란 용어에 혹해서 이 책을 구입하지는 말기 바란다.

사소한 것에 목숨걸지 마라(습관바꾸기 편)

2011-08-09T17:19:00.000+09:00

리처드 칼슨의 Don’t Sweat the Small Stuff 시리즈의 하나인 이 책은 앞서 읽은 ‘누구와도 15분 이상 대화가 끊이지 않는 66가지 Point’라는 긴 이름의 책에서 내가 느낀 불만과 아쉬움을 해결해주었다. 물론 이것은 이 책을 스스로 평가하는 가장 낮은 수준의 표현이라고 거침없이 이야기하고 싶다. 제목으로만 본다면 당연히 이 책은 GTD와는 별 상관이 없어 보이는 것이 분명하지만, 책을 손에 잡는 순간부터 끝까지 머릿 속에서는 GTD 시스템의 구축과 구현과 다르다는 생각이 들지 않았다. 더 단순하게 생각하지만 이 책은 GTD 시스템을 생활에 적용하면서 부딪히게 되는 많은 무형의 난관을 극복하는 방법론으로 가득하다. 당연히 읽는 사람에 따라 내용과 수준에 차이가 있을 수 있겠으나 GTD라는 개인 생산성 향상 시스템의 현실적 운용에 힘겨워 하는 이들에게는 그 무엇인가가 되어 줄만한 책이다.

기본적으로 GTD 시스템은 정말 사소한 것이다. 그리고 다른 내 주변의 것을 관리 가능한 사소한 것으로 만들어야 하는 시스템이다. 하지만 과연 이러한 결정이나 판단을 하기란 쉽지 않다. GTD 시스템의 적용에 있어 가장 큰 문제는 GTD 자체가 GTD의 가장 큰 걸림돌이 되어 버리는 일상적인 경우가 된다. 그럼에도 그 시스템의 효율성이라는 꿈에 잡혀 대부분의 경우 시스템의 존재만으로 자위하게 되고 실질적인 개선은 거의 없게 된다. 더욱 심각한 경우는 몸도 마음도 지치면서 GTD는 눈 앞에서 물리적인 존재로서 있는 일반적인 사무도구처럼 버려지게 되는 것이다. 나 역시 그러한 시점에 혼란스러움이라는 그 무엇인가에 대한 갈증을 해소할 수 있는 느낌을 받게 되었다. 하지만 다른 이에게도 그럴지는 심히 의문스러운 면도 없지는 않다.

누구와도 15분 이상 대화가 끊이지 않는 66가지 Point

2011-08-02T17:40:00.000+09:00

일본 서적이 대체로 그런지 몰라도 최근 읽게되는 많은 책들의 제목이 상당히 길다. 노구치 사토시(野口敏)의 誰とでも 15分以上会話がとぎれない!話し方 66のルール(누구와도 15분 이상 대화가 끊이지 않는 66가지 Point)도 만만치 않은 길이의 제목인데 이게 유행인지도 모르겠다. 이 책은 제목 그대로 우리가 일상에서 낯선 사람이나 장소 그리고 환경에서의 대화는 물론 늘 접하는 생활에서 맞닥드리는 대화 단절 및 주제의 문제를 다루고 있다. 이러한 문제는 저자가 속한 일본뿐 아니라 세상하는 어느 곳에서나 마찬가지가 아닐까 싶다. 그리고 누구나 한번 즈음 혹은 언제나 겪게되는 상황이기도 하다. 저자는 대화도 결국 마음, 감정 등의 교류에 의해 이어지고 풍성해진다고 결론을 맺고 이를 위해 개별적이면서도 세세한 상황을 언급하고 있다. 하지만 말처럼 쉬운게 없듯이 이를 실천하는 것 역시 일반인에게는 쉽지 않은 일이라고 여겨진다. 언급된 모든 상황들이 우리가 겪고 있거나 겪게 된다는 점에서 의식하든 그렇지 않든 선듯 어색한 분위기를 깨고 일어서기는 어려울 수도 있다고 본다. 천성적으로(저자는 노력하면 된다고 하지만) 사람들과 잘 지내는 이도 있지만 반대의 경우도 있고, 나처럼 노력하지만 방향이 자꾸만 예상과는 달리 나아가는 스타일도 있는 걸보면 사람 사는 습관이 쉽게 고쳐질 것 같지는 않다. 이 책은 나 스스로도 살면서 겪었던 일상의 문제을 도리켜 볼 수 있는 시간을 주었다면 면에서 나름 의미있는 시간이었다.

그러나 이 책에서 제공하는 포인트는 너무 일반적이다. 자신의 행동이나 반응을 돌이켜 볼 수 있다는 점에서는 효과가 있을 지 모르겠지만 그러한 사실을 극복하고 개선하기 위한 방법 혹은 기술의 제공에서는 부족하다. 물론 사람이 제각기이듯 이러한 문제의 답도 명확하지는 않다는 것은 모두가 알고 있다. 또한 언급한 사실이나 예도 너무 단순하다고 생각되고, 그 상황들이 끊임없이 반복되기 때문에 흥미를 잃게 되기도 한다. 그럼에도 불구하고 우리에게 단순한 사실을 다시금 깨닫게 해주는 면에서는 여전히 읽어 볼만한 책이라고 본다.

머릿속이 정리된 사람 머릿속이 복잡한 사람

2011-07-27T22:52:00.000+09:00

오랜 만의 포스팅(사실 적은 글을 많지만 마무리를 하지 못하다 보니..)

2011년 출간된 나가노 게이타(長野慶太)의 ビジネスマンのための「頭」の整理術　ストレスで散らかった頭を整理してラクになる30の方法(책상이 지저분해도 머릿속이 정리된 사람 책상이 깨끗해도 머릿속이 복잡한 사람)은 기존 수 많은 ‘정리’라는 방식에 대해 나름의 재해석을 추구한 서적이다. 간단히 말하면 정리란 목적이 아닌 수단이라는 너무도 당연한 사실로 부터 멀어진 우리의 생각을 다시 한번 재정비할 수 있는 기회를 제공하기 위함을 저자는 강조한다. 당연히 정리에도 목적이 있고 그 목적을 달성하기 위한 방법이 있기 마련이며 저자는 이것은 물리적인 공간의 정리보다 논리적인 정신의 정리가 더 필요하다라는 주장으로 계속 강조하고 있다.

책을 읽은 후 저자의 의도는 충분히 공감할 수 있었다. 유사한 수 많은 서적들이 물리적인 환경 개선에 촛점을 맞추고 있기 때문에 자기 자신으로의 집중은 충분히 생각해 볼 만한 제안하다. 그러나 이미 이러한 것 역시 새롭거나 혹은 낯설지 않다는 것도 사실이라는 점이 아쉽다. 이 책도 그 이상을 나아가지는 못하고 저자 스스로 제시한 문제의 답도 역시나 독자의 몫일 수 밖에 없었다. 어쩔 수 없는 사실이기 하지만 항상 아쉬움이 남는다. 아마도 개인의 노력이나 각성없이는 어떠한 가이드도 완벽한 답을 내놓을 수는 없다. 그럼에도 책 초반에는 독자에게 약간이나마 그러나 기대를 준다는 것이 장점이 장점이고 단점이라면 단점이 아닐까 한다. 저자 역시 GTD와 같은 여러 시스템을 접해 보았을 것이 분명하기에 제시하는 주요한 방법 역시 새롭거나 하지는 않다. 앞서의 언급과 마찬가지의 이유이라고 할까.

그리고 저자가 제시한 자신, 시간 그리고 돈에 의한 ‘버림의 평가 기준’ 역시 세상에는 이 모두가 놀랍도록 유기적으로 엮여 있다는 점에서 누구에게나 객관적인 샘플로 다가가기는 힘들 듯 하다. 나의 초라한 평가에 의하면 이 책은 이미 GTD를 접해 본 사람이라면 큰 기대를 가지고 볼 필요는 없는 듯 하다.

도쿄대 합격생 노트 비법

2011-02-06T19:00:00.000+09:00

GTD에 관심을 가지다보니 정보 관리 도구나 방식에 대한 관심도 많을 수 밖에 없지 않나 싶다. 지금까지 많은 경우, 굳이 GTD가 아니더라도 일본 쪽에서는 정보 관리 도구로서의 메모나 노트에 대한 서적이나 관심이 많았다. 때문에 그 연장선에서 이번에 도쿄대(이하 동경대) 합격생들의 노트와 노트 방식에 대한 내용을 다룬 책을 접하게 되었다. 나뿐만 아니라 수험 시절을 접한 우리나라의 많은 이들도 입시지옥이 치열한 일본에서의 동경대 합격생들의 노트 스타일이 어떨 지 궁금해 하지 않을까 싶다. 또한 이러한 내용이 GTD 기반의 라이프 스타일에도 큰 도움이 되지 않을까 생각했다. 그런데 생각 외로 이 책은 다른 책과 달리 학습서 코너(영광도서, 부산)에 있었다. 처음에는 왜 그럴까 싶었는데, 거기에는 특목고나 민사고 그리고 기타 중고등학교 입시와 대학 입시에 관한 서적들이 잔뜩 있었다. 단순히 호기심을 자극하는 서적부터 상당히 생산적인 내용을 다룬 책까지 다양하다는 점에 내가 모른 또 다른 세상을 본 느낌이었고, 한편으로는 내 주변을 완전히 둘러싼 각종 초중등 교육용 학습서와 참고서 그리고 많은 아이들과 그 부모들을 보면서 씁쓸한 느낌도 들었다.

애초에 구매하려고 했던 서적은 오타 아야(太田あや)의 ‘東大合格生のノートはかならず美しい’와 ‘東大合格生のノートはどうして美しいのか’의 번역서 였는데 서점에는 이 두권을 묶었다는 책이 있었다. 어쨌든 근래에 구입한 책 중에 내용이 궁금해서 그날 바로 읽어보고픈 의욕을 생긴 건 참으로 오래만이었다.

이 책에서 주장하는 것은 어쩌면 학창시절 누구나 한번 쯤 듣거나 생각하거나 혹은 시작해 보았던 사항들이다. 저자가 7가지 법칙이라는 이름으로 밝힌 비법도 몰랐던 사항은 하나도 없다. 만일 이 책을 읽고 자신도 이렇게 하면 좋은 대학에 입학할 수 있다고 생각하는 이가 있다면 정말 공부하고는 담쌓은 경우가 대부분이라고 생각할 정도로 느껴질 정도였다. 하지만 책의 내용에서 동경대 합격생들은 노트를 작성하면서 단순한 기록이 아닌 생각의 도구로서 운용했다는 공통점을 가지고 있음을 알 수 있다. 아마도 이러한 점은 우리나라의 대학입시에서는 과연 도움이 될지 의문이기 때문에 이 책의 효용성도 그런 점에서 의문이기도 하다. 노트 필기는 결국 학교 수업을 중심으로 이뤄지는 공부법을 의미하기 때문에 학교 수업이 아무런 의미가 없는 현실에서는 단순한 보조 수단 혹은 그 이하로 전락하게 되어 있다. 결과적으로 이 책에서 GTD 시스템을 위해 얻을 수 있는 성과는 자신만의 스타일에 맞는 방식을 빨리 찾고 이에 적응하면서 꾸준히 노력해야 한다는 단순한 사실이다. 화려한 도구 역시 자신을 위한 방안의 하나라면 나름 투자할 가치가 있다. 반대로 단순하고 소박한 필기구라도 자신에게 맞는 것이라면 가장 훌륭한 도구이다. 하지만 무엇보다도 우리가 다른 특별한 존재로서 동경대 학생들의 무언가를 확인하고 픈 호기심을 충족하는 것으로도 나름 이 책의 가치를 찾을 수 있다고 본다.

체크리스트

2010-11-21T22:55:00.000+09:00

비슷한 분야에서의 여러 종류 서적들을 읽다보면 대체로 다 거기서 거기까지인 내용을 담고 있다. 그럼에도 불구하고 혹시나 싶어 시간과 돈을 들여 책을 읽는 이유는 그나마 나름 가치있는 내용들이 가끔씩 나오기 때문이다. 아툴 가완디의 ‘The Checklist Manifesto, 체크리스트’는 그런 의미에서 근래에 보기 드문 책이 아닐까 싶다. 하지만 결코 내용이 쉽지는 않다. 의사인 저자가 주로 의료 현장에서의 이야기를 다루다보니 일반인이 정독을 하려고 하면 이내 포기하기가 십상이 그런 책이다. 때문에 오직 저자가 주장하는 의도만을 생각하고 읽어 나가야 하루 만에 마무리할 수 있다. 이런 책을 하루 만에 읽어야 하는지 의문이지만 잘못했다간 내용이 어렵기 때문에 쉽게 끝날 것 같지 않기 때문이다.

항상 그러하지만 이 책에서도 당연한 말을 하고 있다. 업무나 기타 일에서 체크리스트를 작성할 필요가 있다는 것이다. 그런 점에서 이 책이 특별할 것 같지는 않지만 저자는 체크리스트가 필요로 했던 의도에서부터 작성 그리고 적용까지를 나름 상세하게 그리고 친절하게 설명하고 있다. 여러 분야에서의 예를 들고 있지만 단연 의료분야의 예가 많다; 물론 의학관련 내용은 그냥 뛰어넘더라도 그 의도는 파악할 수 있다. 체크리스트에서 가장 중요한 것은 어떠한 상황이 발생했을 때 충분히 활용될 수 있는 가치와 효용성을 가질 수 있도록 만들어져야 한다는 것이다. 하지만 책의 후반부에서도 언급하지만 체크리스트를 작성한다는 것이 간단한 만큼 결코 쉽지가 않다는 것을 나도 알고 있다. 쉬운(?) 그리고 필요한 체크리스트를 만들기 위해서는 오랜 경험과 시간 그리고 노력이 요구되는 것이 사실이다. 저자가 이를 위해 많은 노력을 했다는 것 역시 책을 읽으면서 느낄 수 있었다.

이 책을 읽으면서 느끼는 또 다른 수확이라면 절대 아프거나 해서 병원이 가면 안될 것 같기 때문에 열심히 건강을 지키기 위한 노력을 해야 한다는 것이다.

그림으로 그리는 생각정리 기술

2010-11-20T12:58:00.000+09:00

나가타 도요시가 쓴 ‘頭がよくなる「図解思考」の技術(그림으로 그리는 생각정리 기술)’의 한글판으로, 이미 알고 있는 단순한 내용일 수도 있으면서 잊고 있는 필요한 내용일 수도 있다. 보는 사람에 따라 뻔한 이야기로 쉽고 책을 덮을 수도 있겠지만 다시금 기억을 더듬으면서 그야말로 생각을 정리하면서 읽을 수도 있다. 저자가 설립한 쇼케이스티비에서도 한글판이 선전되고 있고 한국어로 채용정보까지 다루고 있는 걸 보면 우리나 일본이나 수준이나 상황이 비슷하지 않나 싶다.

책의 내용은 간단히 말해 전달하고자 하는 표현하고자 혹은 전달하고자하는 주제를 말이나 글로 장황하게 나타내기 보다는 그림-특히 표나 도해-로 깔끔하면서도 간단하게 만들어 사용하자는 것이다. 누구나 다 인식하고 있는 것이지만, 우리는 내용을 전달하고자 하는 의욕이 너무 앞서 자신이 이야기하고 픈 사항을 너무 많이 글로 쓰게 된다. 그 결과, 상대방은 너무 많은 부담을 가지고 자신도 이러한 것을 의식하게 되면서 모두 답답함을 느끼게 되는 경우가 많다. 이러한 경우 전달하고자하는 대상과 주제를 단순하고 이를 효과적으로 표현하는 방법을 선택하므로 써 효율적인 정리가 가능하게 된다.

방법론으로 지금까지 많은 기법들이 소개되고 이를 이용한 사례도 등장한다. GTD나 Mind Mapping에 관심을 가지고 이를 운용하는 측면에서도 너무 단순한 내용이라고 볼 수도 있지만 몇몇 내용은 내가 간과한 사항을 언급해 주는 측면도 있다.

이 책은 장점은 저자도 언급했지만 3시간 정도면 다 읽을 수 있다는 점과 특별히 기억하거나 하지 않아도 필요한 경우 도움이 될 수 있다는 점이다. 단점이라면 다소 큰 기대를 가지고 읽기에는 너무 간단하면서도 영양가가 없다는 것이다. 사실 이 단점은 오히려 이 책의 장점으로 부각될 수 있지 않을까 싶다.

정보정리의 기술

2010-11-05T13:18:00.000+09:00

정보 혹은 대상의 수집과 관리는 사항은 GTD가 아니더라도 많은 서적에서 다루고 있다. 오늘 리뷰한 책은 와다 히데키라는 일본인의 ‘정보정리의 기술’이라는 제목의 책리베르라는 곳에서 출판된 번역서이다.

책을 읽고 나서 괜히 읽었다고 짜증나는 경우는 드문게 오랜만에 그런 느낌을 받았다. 물론 저자가 쓸데없는 말이나 틀린 말을 한 것은 아니지만 제목에 비해 너무 빈약하고 초라한 내용과 결론을 제공하고 있다는 면에서 정말 그렇다. 책 뒤에 써있는 서평을 당사자들이 직접 썼다면 정말 생각이 없거나 최소한 이 책을 읽어 보았는지 의심스럽다.

정보 정리에 관한 수 많은 책들이 있지만 와다 히데키라는 저자가 강조하는 것은 정보 수집과 정리에 관한 일반적인 사항들이다. 동경대 의학부를 졸업한 저자를 평가할 수 있을 수 의문이지만, 마치 아날로그와 디지털 사이에서 고민하는 사람의 모습을 보는 것 같다. 그럼에도 정리의 기술로서 버리는 것을 재차 강조한다는 것은 분명 수긍할 수 있다. 유일하게 내가 밑줄 친 부분은 버릴 것과 유지할 것의 기준을 ‘지금 필요한가?’라는 것이다.

읽는데 2시간 정도도 걸리지 않았으나 내용도 평의하고 특별히 생각해야 할 내용도 없다. 저자는 여러가지 자기계발관련서적을 썼다고 하고 스스로 영화를 만들어 해외영화제에서 상도 받았다고 하는데, 역시 똑똑한 사람은 뭘 해도 되는 모양이다라는 생각이 든다.

편하게 하자

2010-09-28T09:07:00.000+09:00

이 글을 적고 있는 지금도 내 앞에는 할 일들이 산더미처럼 쌓여 있다. 이건 GTD가 아닌 어떤 시스템을 쓰더라도 채 몇일을 못가지 않나 싶다. 도대체 왜 일이 이렇게 많은지... 하지만 일을 끝내고 시간이 남아도 Review 박스의 일에는 눈이 가질 않는다. 도대체 할 기분도 나질 않는다. GTD에서도 하고자하는 의지가 제일 중요하것만 시간이 있으나 없으나 이건 완전 의욕 상실이 아닌가 싶다. 왜? 무엇 때문에 그런지 잠시 생각해보았다.

우린 통상 시스템을 구축하게 되면 그 시스템 안에 갖춰진 포맷에 맞도록 모든 일을 정리한다. 당연한 말이고 그렇게 해야만 GTD가 아닌 어떤 시스템이라도 제대로 굴러갈것이다. 그럼 문제는 결국 할 의지가 부족하거나 굳이 당장 해야할 필요가 없는 일이다. 물론 시간이 남아 돌 경우에 마찬가지이다. 그렇다면 남은 것은 해야할 일임에도 할 수 있는 임에도 하지 않는다는 것은 의지가 부족한 것이 아니라 굳이 그렇게 해야 할 필요성을 느끼지 못한다는 것이다. 우리가 시스템의 포맷에 맞춰 일을 수집하고 분류하고 그리고 수행할 준비를 마친다. 하지만 그 가운데 너무 시스템에 맞도록 일부러 어렵게 혹은 필요성이 없더라도 쓸데없는 필요성을 갖춰 만들어 놓은 것이 수없이 많다. 단순히 무언가를 버리는 것도 장소를 너무 멋지게 정하다보니 제대로 버려지지 않는 것이나 비슷하다고나 할까? 사실 장비나 환경이 너무 갖춰져 그것이 약간의 수고가 가능하다면 상관없겠지만 일에 지쳐 의자에 늘어져 있는 상태에서는 몇발자국도 걸어 가는 것이 쉽지가 않다. 이제 좀더 일 혹은 행동에 대하여 쉬운 마음을 가지고 대해야 할 것 같다.

Note Taker

2010-08-16T22:04:00.000+09:00

OmniFocus나 iPhone과 같은 도구가 있지만 항상 지니고다닐 수는 있더라도 항상 사용하기는 쉽지가 않다. 아직까지는 회의 도중에 iPhone을 꺼내 입력하는 모습이 일상적이지는 않은 것이 사실이고, 아무래도 손을 직접 쓰는 그 자체가 여러모로 효용적이기도 하다. 하지만 A4 사이즈와 같은 큰 노트는 회의나 업무에는 필요하지만 이동 중에는 마땅치 않다. 때문에 손에 쥘 수 있는 작은 노트를 사용해야 하는데, 주머니에 넣을 수 있는 크기는 물론 쉽게 기록하고 뜯어 낼 수 있어야 기능적이라고 본다. 그런데 이러한 까다로운 요구 사항을 만족시키는 노트를 찾는게 생각처럼 쉽지는 않았다-아마 개인적인 취향의 차이에 따라 그렇지 않다 싶다. 여건이 된다면 David Allen의 Notetaker Wallet과 같은 제품을 사용하는 것도 좋겠지만 해외에서 구입 비용이나 가격대 성능비로 본다면 선택이 쉽지 않은 것도 사실이다. 문구점이나 전문점에 갈 때마다 한참을 뒤지기도 했지만 마음에 드는 것을 발견하지 못했다. 그러던 중, 몇 번 들렀던 HotTracks에 갔다가 꽤나 마음에 드는 Note Taker를 발견했다.

가장 마음에 드는 점은 노트를 한 장씩 뜯어내는 것이 깔금하다는 점이다. 대개 노트를 뜯어낼 때 자국이 남아 눈에 거슬리는 경우가 많다. 또한 링으로 만들어진 노트의 경우 뜯어낸 자국이 상당히 보기 싫게 된다. 그리고 표지를 완전히 뒤로 젖혀 메모장처럼 두고 사용할 수 있다는 점도 마음에 든다. 가격은 1,000원.

GTD Trilogy

2010-07-30T11:24:00.000+09:00

David Allen의 새 책 Making It All Work이 출판되었다고 소식을 듣고 이래 저래 미루다가 Amazon에서 주문하기로 했다. 그리고 주문 과정에서 나타난 그의 다른 책 Ready for Anything(이것도 아직 읽어보지 못했다)가 추천으로 뜨길래 함께 주문했다. 덩달아 나타나는 Getting Things Done(원본을 읽지는 못하고 국내 번역서 그리고 인터넷에서 다운받은 PDF 파일로만)도 마저 클릭하고 말았다. 하드커버도 아니고해서 세권다 합쳐도 가격이 그리 높지는 않았지만 아무래도 무게있는 책이다보니 운송비가 상대적으로 만만치않아 제일 저렴한 방법을 선택했다. 그리고는 하염없이 기다리기로 했건만 그저께 약 10일정도 소요되지 않았나 싶은데 바로! 도착했다.

이제 이걸 언제다 Review 상태에서 완료 상태로 바꾸려나 모르겠다.

OmniFocus - Ticklers

2010-06-25T11:32:00.000+09:00

OmniFocus가 Things에 비해 복잡하고 어려운 것은 사실이라고 본다. 하지만 기능적으로 두 프로그램보다 GTD 시스템을 충분히 구현할 수 있지만 OmniFocus가 Things와 달리 기능이 구현을 제대로 찾기가 힘들다. 덕분에 배울 것이 많은 OmniFocus를 보면서 불편하고 혹은 잘못된 기능으로 가득하다고 오해하기도 한다. 그 가운데 하나가 Tickler였다.

단순하게 생각해서 오늘 혹은 앞으로 몇시간 후 내지 곧 행동해야 할 사안이 아닌 것을 미리 본다는 것은 눈에 상당히 거슬린다. 하나 두개 라면 모를까 수없이 많이 사항들이 눈에 보인다면 지금 당장이 아닌 것을 알더라도 몸이 움츠려들지 않을 수 없을 것이다. 이런 것은 어쩌면 GTD가 추구하는 방향에 있어 사뭇 역행하는 면이 없지 않다. 때문에 지금 당장 할 일이 아니라면 눈에 보일 필요없이 그때 혹은 지금 미리 알아야 할 시점에 나타나는 것이 효율적이라고 볼 수 있다.

처음 OmniFocus를 사용하면서 의아하게 생각한 것이 iCal와의 싱크에서 하나의 Action 항목에 대한 시작과 종료를 지정한 경우에 iCal의 To Do List로 나아가지 않는다라는 점이다. OmniFocus에서는 Action의 시작이 오늘 이후에만 해당 항목을 관리할 수 있도록 하고 iCal가 싱크가 가능하게 된다. 때문에 입력한 사항이 iCal에 나타나지 않는 것이 아직 시작이 되지않은 Action 사항이라 특별히 신경쓸 것이 없다는 것을 의미한다. 이것은 생각하기에 따라 불편할 수도 있지만 GTD의 기본 개념을 고려한다면 가장 기본적인 요건이라고 볼 수 있다.

일반적으로 Action의 수행과 관리를 Due 윈도우에서 한다고 볼 때 Action List나 Project에서 규정한 순서나 우선 순위대로 실행하기 위해 불필요하다고 판단되는 사항을 미리 나타내지 않게 하는 것이다. 이것은 OmniFocus에서는 Tickler라는 기능으로 소개하고 실제 Tickler 파일의 형태의 43 폴더와 같은 의미를 가지게 된다. 처음에 불편하게 생각했던 사항들이 GTD의 기본 개념을 다시 한번 생각해 본다면 아직도 많은 점이 바뀌어야 한다는 것을 새삼 느낀다.

실제 GTD를 위해 많이 이들이 위의 그림과 같은 Tickler 폴더를 구매하거나 주위에서 구입하는 것이 쉽지 않아 나처럼 직접 제작한 경우가 많을 것이다. Tickler 폴더에는 해당 일에 확인해야할 사항들이 들어 있고 그 날짜가 되어서야만 열어보게 된다는 단순하면서 효율적인 방법을 제공한다. OmniFocus에서 제공하는 핵심 기능임에도 가장 오해가 많은 부분이기도 하다. Things의 경우, 이러한 Tickler 기능을 각 Action에서의 날짜 범위를 입력하여 조건이 맞는 경우 Today 폴더에 등장하도록 한다.

GTD의 컨텍스트에 대한 착각

2010-06-24T16:12:00.000+09:00

지난 2여년 동안 GTD를 나름 복잡한 삶에 적용하고자 별의별 짓을 다했다고 생각하지만 항상 의문스러운 것이 있었다. GTD에서 컨텍스트(Context)라는 조건이 만족되었다면 행동은 오직 나의 의지에 따른 실천 만이 있다면 달성될 수 있는 목표라고 생각했다. 하지만 분명 컨텍스트가 충족되었지만 내가 관리하고자 하는 행동은 제대로 그리고 원활하게도 진행되지 않았으며 머리 속에서도 한참을 떠나 가질 않았다. 이에 대하여 어느 순간 문득 내가 컨텍스트를 지정함에 있어 너무 형식적이지 않느냐는 생각이 들었다. 대개 컨텍스트는 기본적으로 집, 회사, 연구실, 전화, 메일, 컴퓨터, 출장, 위임 등 이미 정형화된 항목들을 사용하고 일부 몇가지를 추가한다. 앞서의 것들은 대개 필요한 항목들임에는 분명하지만 이러한 구성은 컨텍스트를 너무 형식적으로 규정하려는 경향이 있다; 이렇게 구성하는 것이 보다 효율적이고 세련되어 보인다고 생각하는 것도 큰 이유가 아닌가 싶다. 그리고 이 정해진 컨텍스트에 행동의 필요조건을 만족시키기 위해 강제로 연결하려고 애를 쓰게 된다.

오늘 과연 컨텍스트에 대한 문제점이 무엇인가를 곰곰히 생각해보게 되었다. 이를 보다가 컨텍스트에 대하여 좀더 현실적이면서도 솔직하게 상황을 돌이켜보게 되었다. GTD 시스템을 구성하다보면 누구라도 부딛히게 되는 의문의 하나는 프로젝트나 행동에 대하여 하나의 컨텍스트만을 연결하기가 곤란한 경우가 있다는 것이고 과연 어느 컨텍스트를 지정하는 것이 좋은가라고 고민한다는 것이다. 실제 GTD에서의 컨텍스트는 하나로 규정하기 힘들다. 실제로 대부분의 경우 여러 조건들이 충족되어야 정상적으로 수행되는 경우가 많다. 이러한 경우에는 가장 대표적인 컨텍스트를 지정하는 것이 일반적이라고 생각한다. 하지만 복잡한 행동에 대하여 앞서와 같이 이미 정형화된 항목들에 의식적으로 연결하고나면 실제 해당 항목을 수행해야 되는 시점에서는 컨텍스트의 충족 여부에도 불구하고 실제 수행을 방해하는 많은 문제들을 만나게 되고 일은 제대로 수행되지 않는다. 이에 대한 가장 GTD 다운 해결책은 하나의 행동이 하나의 컨텍스트가 필요할 정도로 세분화시키는 것이다. 이렇게 되면 모든 행동에 대하여 컨텍스트가 합리적으로 지정되는 것을 기대할 수 있다. 하지만 모든 일들을 이런 문제가 없도록 세분화하기는 어렵다. 계획된 일에서도 다양한 변수가 존재하기 때문에 행동의 세분화는 생각보다 어려우며 또한 일일이 모든 단계로 세분화한다는 것 자체가 너무 무의미하고 비효율적일 수도 있기 때문이다.

나름 고민의 해결책은 다음과 같다. 간단하면서도 상식적인 판단으로 볼 때 하나의 행동을 수행하기 위한 여러 컨텍스트라는 조건들중 가장 핵심적인 필요 조건의 파악이 필요하다고 생각했다. 그러나 우리는 이에 대하여 스스로에게 너무 가식적이다. 길지 않은 시간이었지만 이런 생각을 하기 시작하자 의외로 답을 명료했다. 예를 들어 수 많은 결제 및 은행 업무와 관련한 행동들이 있지만 이에 대하여 여러 컨텍스트들 하나를 연결하려고 하지만 쉽지 않다. 은행, 이치 시스템, 이체와 관련한 행동 등으로 규정된 컨텍스트들이 있을 수 있다. 그러나 이에 대한 가장 명료한 컨텍스트는 결국 ’ 돈 ’이었다. 이렇게 결정하고 컨텍스트를 새롭게 지정하자 모든 행동을 바라보는 시각은 스스로에게도 객관적이면서도 명확해졌다. 모든 문제의 해결은 결국 가장 기본적인 조건의 충족이 만족되어야만이 가능하지만 우리는 이를 너무 고상하게 포장하려고하지 않나 싶다. 단순한 것이 가장 좋지만 솔직한 것이 더욱 좋은 것이 아닐지.

心機一轉

2010-06-24T15:19:00.000+09:00

지난 몇 달 동안 GTD에 대해서 많은(?) 글을 작성했지만 실제로 포스팅을 하지 않은 것들이 많다. 내가 과연 제대로 GTD 시스템을 제대로 구성하고 이를 정상적으로 적용하고 있는 가에 대한 의구심이 가장 큰 원인이었고 결국에는 지금까지의 환경을 일단 삭제하고 새롭게 시작해 보기로 했다. 그 사이에 특히 마인드 맵핑에 상당한 시간을 투자하면서 GTD를 보다 생산적으로 활용하기 위한 방안에 대하여 고민하기도 했다. 일차적으로 OmniFocus를 중심으로 진행되어 온 상황에서 OmniFocus의 내용을 완전히 삭제했다. 기존 내용을 따로 보관하고 이를 개정하는 방식으로는 새로운 활력을 찾기 힘들어 수 많은 사항들을 과감하게 지웠다. 그리고 새롭게 OmniFocus에 지금 상황을 기준으로 내용을 작성하고 있다. 무엇보다도 이전과 같이 내 머릿속을 한꺼번에 지우고자 하는 욕심을 버리고 꾸준하게 떠오르는 생각을 수집함에 집어 넣고 그리고 이전에 시간 나면 했던 것과 달리 정기적으로 수집함을 비우는 습관으로 시스템을 운용하고 있다. Mail와 iCal 등 OmniFocus 이외 다른 시스템으로 분산되었던 것을 하나의 시스템에 집중하는 방식을 선택했다-Mail에서는 MailTags를 이용하여 OmniFocus의 수집함으로 바로 입력하고 iCal은 시간이 정해진 사항이나 주지해야 하는 일정을 기록하는 용도로 구분하기로 했다. 더불어 iPhone에 있는 OmniFocus의 제한된 기능을 보다 효율적으로 활용하기 위한 방안에 대해서도 고민 중이다.

신기한 것은 OmniFocus에 있던 내용을 삭제하고 새롭게 시작하고자 하니 웬일인지 머리가 맑아진 듯 그리고 마음이 편안한 듯 했다. 어쩌면 그 동안 OmniFocus 내의 가득한 그 내용들이 오히려 부담으로 느껴졌는지도 모르겠다. 약 1년 동안 OmniFocus 안에는 이런 저런 내용들이 제대로 가공되지 않고 있던 것들도 많았던 것 같다. 때문에 이 모든 것을 해야만 한다는 부담이 없지는 않을 것이라 여겨지고, 지금 같은 내용을 새롭게 입력하는 과정에서 이전과는 달리 보다 현실적인 과정을 구성되고 있다는 것을 느끼고 있다. 그 동안 나름 항목을 입력하는 기술이 생긴 것인지는 모르겠지만 다행이다 싶다.

결국 시스템에 상관없이 바램이 아닌 사실과 현실을 쓰는 것이 관건이 아닌지..

MindNode Pro

2010-04-20T12:18:00.000+09:00

브레인 스토밍을 위한 마인드 맵핑 어플리케이션으로 뭘 살까 고민하다가 오늘 질렀다.

하지만 다른 상용 제품에 비해 기능이 많이 부족하니 다른 분들에게는 적극 비추하고 싶다.

선택 혹은 집중

2010-04-10T10:29:00.000+09:00

아래 글을 쓰고 거의 5개월이나 지났지만 나의 문제는 여전하다. 그래서 획기적이고 간단한 방법을 사용하기로 했다. 아예 집에는 회사 일을 절대 가져가지도 않고 가져갈 생각조차 하지 않기로 했다. 어차피 가져가도 하지도 않고 바라만 보는 것이기 때문이다. 당연하겠지만 정말 하루하루 힘든 결정이다.

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무엇 때문에 GTD를 자신의 삶에 도입하려고 하는가라는 질문을 스스로에게 해보는 적이 많다. 아마도 다른 모든 이유에도 불구하고 내가 원하는 것은 GTD를 통하여 새로운 편암함을 얻고자 하는 것이다. 그리고 결국 몇가지 벽에 부딛히게 되는 경우를 생각하게 되었다. 그 벽을 넘기 위해서는-특히 대한민국에서 별 볼일없는 평범한 인생을 살고 있는 대부분의 삶들은-반드시 다음 선택을 강요받아야 하지 않을까 싶다.

직장(가정이나 개인적인 물리적 공간 이외의 공간)과 가정을 엄격히 분리하라.
그럴 수 없다면 포기하라. 그럴 수도 없다면 아마 플랭클린 플래너라도 사용하자.

대한민국에서의 한 평범한 인생에 있어 너무나도 당연한 일이 겠지만, 직장의 일을 집으로 가져가서 일을 한다는 것은 자신의 삶을 너무나도 비효율적으로 낭비하는 것 뿐만 아느라 슬프기까지 한 현실이다. 만일 집에서 직장의 일을 반대로 직장에서 집이나 개인적인 일을 수행하기 위한 방법의 하나로 GTD를 선택했다면 괜히 몸 고생 마음 고생하지 말고 포기하는 것이 좋지 않을까 싶다. 위에서처럼 오히려 이런 경우라면 플랭클린 플래너가 더 효과가 있을 것이라고 본다. GTD는 컨텍스트는 물론 프로젝트에 의해 공간적인 제약을 확실히하고 있다. 때문에 일의 연속성도 업무 공간에 제한을 두지 않는다면 상당한 혼란을 가져오게 된다. 사실 이에 대한 명확한 해결책은 개인이 처한 상황이 다르기 때문에 다양할 수도 있을 것이다. 그러나 어떤 경우라도 빨리 이러한 혼란 속에서 빠져나와야 한다. 사실 플랭클린 플래너와 같이 일의 가치를 기준으로 관리는 방법에서 본다는 이런 혼란스러운 일도 주요한 대상으로 볼 수 있을 것이다. 하지만 GTD 시스템을 통하여 얻고자 하는 마음의 평안함을 위해서는 가능한한 공간에서의 행동의 경계를 명확하게 하도록 해야 제대로 일에 집중할 수 있다.

나 역시 서서히 집, 회사, 연구실 등 여러 영역에서 혼란스러움으로 부터 벗어나기 시작하자 보다 GTD의 내용이 명확해지게 또 명확하게 하기 위해 노력한 결과가 느껴지고 있다. 돌아보면 너무도 간단히 인식할 수 있는 사항을 스스로를 과신한 덕에 허우적거리지 않았나 싶다.

PS. 오랜 세월은 아니지만 나름 반평생을 살아오고 있다고 볼때 결국 누가 이렇게 하니 잘되더라 너도 그렇게 하면 잘될 것이다 아니면 단순히 참고만 해도 좋다 등의 갖은 말들도 상대방에게는 별 영양가가 없다. 자세히 보면 그 말은 당사자가 배운 지식의 가공에 지나지 않기 때문이다.

마인드 매핑

2010-04-02T08:46:00.000+09:00

언제나 내 머릿속은 복잡하다. 머릿속의 잡다한 생각을 수집함으로 다 옮겼다고 생각하는 순간 어느새 또 머릿속이 혼란스럽다. 아마도 제대로 완벽하게 수집함으로 옮겨지지 않았거나 혹은 내가 모르는 곳이 무언가가 남겨진 것이 있지 않나 싶다. 머릿속을 비워 평온한 상태에서 일을 수행할 수 있는 자세를 갖추도록 해주는 것이 GTD의 주요한 목적이라는 측면에서 보며 여전히 그 첫단계부터 완벽함이란 쉽지 않는 것 같다. 그래서 이러한 문제를 해결하기 위한 노력으로 마인드매핑을 적용해 보기로 했다.지금까지 마인드매핑은 주로 프로젝트 관리를 위한 목적으로 사용하는 것이라고 생각해 왔기 때문에 특별히 이를 적용해보고자하는 시도는 없었다. 하지만 David Allen의 GTD 이론을 다시금 읽어보면서 그 효용성에 대한 호기심을 가지게 되었고 결국 애초에 생각과는 달리 내 머릿속을 비우는 과정에 사용하게 되었다. 사실 내가 마인드매핑에 이정도로 관심을 가지게 된 것은 회사에서의 너무나 무의미하고 목적없은 회의와 토론에 시달리 결과였다; 끊임없이 이어지는 같은 주제의 회의, 어느새 회의 목적은 사라지고 서로 간의 성토의 장이 된 상황 그리고 다음 회의에 대한 영양가없는 기대 등. 이러한 비효율적인 회의 진행을 개선하고자 다른 임직원들에게 마인드매핑을 적용을 제의했고 다행히 호의적인 반응을 얻을 수 있었다. 비록 초기 단계라 많이 서툴고 시행착오도 겪고는 있지만 그래도 책 속에서나 들어본 마인드매핑을 실제 업무를 적용해본다는 자체만으로도 나름 의욕을 생기게 한 것 같다. 신기한 것은 사람이란 것이 생각이나 느낌이 비슷한 것인지 다른 이들도 앞서의 현실을 벗어나고자 하는 의도는 가지고 있었던 것이 아닌가 싶다.

하지만 내 개인적으로 이러한 마인드 매핑을 내 머릿 속의 지우개로 만들어 나를 평온한 상태로 이끌 수 있는 도구가 될 수 있기를 바라고 선택한 것이다. 원칙적으로 마인드 매핑을 효과적으로 사용하는 방법이 있겠지만-아직 제대로된 마인드 매핑에 대한 내용을 검토해보지는 못했다-나는 현재의 GTD 환경을 제대로 운용하기 위한 것을 최우선 목표로 하고 나의 부족한 의지를 지원하기 위한 도구로 사용하기로 했고 그 결과는 예상보다 효과적이라고 판단되고 있다.

오늘 서점에 들러 브레인스토밍이나 마인드매핑에 대한 서적를 한번 찾아 볼까 싶다.

오늘 vs. 수집함

2010-03-03T18:14:00.000+09:00

GTD에서 수집하고 수집함을 비우는 일은 아주 기본적인 일임에는 분명하지만 여러 주변 환경에 따라 수집함을 비우는 일이 자주 반복되는 경향이 있다. 아침에 일어나서 수집하고 그리고 곧 비우고 사무실에 도착해서 또 같은 작업 이후 수없이 많은 경우에 동일한 일을 하게 된다. 수집함에 하나의 일이라도 들어가면 그걸 비우지 않고는 불안해서 정상적인 업무를 진행하기 힘든 지경까지 이른다. 이러한 문제에서 탈피하기 위해 수없이 많은 고민을 한 결과의 나름 하나의 방법을 생각해 냈다. 이런 방법이 GTD에서 지향하는 바와 상당히 차이가 있을지도 모르겠지만 어쨌거나 정상적인 GTD 운용을 위한 방안이다. 그 하나의 방안이란 수집함에 오늘 알게된 오늘 해야할 일을 집어 넣지 않고 따로 관리하는 것이다. 너무도 당연하고 많은 이들도 그렇게 하겠지라고 생각이 들지만 왜 지금까지 이 단순한 생각을 못했는지 모르겠다.

이를 위해 오늘 해야할 일을 따로 관리하는 위한 도구를 준비하고 수집하는 내용 중 오늘 처리되어야 하는 일은 이곳에 모으고 오늘 (혹은 내일까지) 이후의 일은 정상적으로 수집함에 넣는다. 그리고 아침에 OmiFocus의 Today 리스트를 검토하여 필요한 부분을 비교한다. 나중에 오늘 완료되지 않아도 된다고 판단되는 경우에도 수집함으로 보낸다. 이러한 오늘 할일 목록은 너무 복잡해서도 안되면 GTD 시스템을 생각나게 할만큼 불편하거나 단순해서도 안된다. 이를 위해 몇가지 사안을 정했는데,

업무 중 발생한 오늘 할일의 목록 관리는 iPhone에서만 한다.
하루에 시작과 마무리를 위해 GTD 시스템의 오늘 할일 항목들과 마무리되지 않은 위의 항목을 직접 확인하면서 동기화 한다.
마무리되지 않아 연기되거나 연장되어 오늘하지 않아도 되는 항목은 GTD의 Inbox로 보낸다.
프로젝트와 관련된 일에도 동일한 조건을 적용한다.

이상의 조건을 만족시키기 위해 2Do Lite를 사용하기로 했다. 특별히 이런 목적의 일을 위해 별도의 유료 앱을 구매할 필요는 없다고 보며 2Do의 경우 Lite 버전에서도 충분한 기능을 확보하고 있는 것으로 보인다. 이 순간부터 좀 나아지려나 모르겠다. 하지만 몇가지 문제가 있기는 한데, 2Do Lite의 버전의 경우 Today 폴더를 포함하여 3개까지의 폴더를 구성할 수 있다. 더 이상의 폴더를 구성하기 위해서는 유료 버전을 구입해야 하는데, 이를 위해 각 폴더를 회사(Work) 및 연구실(School)로 할당하였다.

무제

2010-01-11T17:21:00.000+09:00

GTD에 대해 관심을 가지고 이런지런 고민을 한 것이 어느새 2년 정도 된 것 같다. 그 동안 다른 것은 차치하고 GTD라는 시스템 측면에서 본다면 나의 개인 생산성은 분명 향상되었다고 볼 수 있다. 하지만 그 정도가 굳이 GTD 시스템을 통한 것이었느냐라고 반문한다면 과연 그 대답도 동일할지는 의문이다. 그러던 차에 하나 깨달음을 얻게 되었다. 당연한 것이겠지만 너무도 단순하면서도 상식적이라 지난 기간 동안에 대한 후회스러움마저 몰아친다. 지극히 개인적인 것일 수도 있겠지만 이 세상 다른 이들도 마찬가지가 아닐까 한다. 그렇지 않다면 어차피 서로 무언가를 포기하고 있다는 것이며 포기한 그 무엇은 어쩌면 미처 몰랐던 아주 소중한 것이었을 수도 있다는 것이다. 마찬가지로 사람마다 생각이 다를 수 있겠지만...

일반적으로 GTD에서의 행동(ACTION)의 컨텍스트(CONTEXT)에 의해 지배된다. 특별한 방정식이라도 있는 것은 아니지만 하나의 행동은 일반적으로 그것이 수행될 수 있는 컨텍스트가 만족되어야 완료되거나 최소한 시작될 수 있다. 그러나 컨텍스트는 하나의 행동이 미완성될 때 그 행동을 완성시키기 위해 변경될 수 있다. 회사에서의 임의의 일이 집에서도 수행될 수 있기 때문이다. 이런 측면에서 GTD에서의 행동은 컨텍스트에 의해 지배된다고는 하지만 매우 유연한 측면이 있다.덕분에 GTD 시스템에서도 행동의 완료는 유동적일 수 있다는 것이다. 물론 이것은 GTD 시스템이 아니라 운용하는 사용자에 의한 것은 분명하다. 그 결과는 나의 GTD 시스템은 컨텍스트 제한이라는 어쩌면 GTD이 내세우는 가장 핵심적인 사안을 끊임없이 벗어나고 있었다 본다. 정리하면 하나의 행동이 완료되지 않았을 경우, 향후의 완료를 위해 컨텍스트는 물론 완료 시점까지 얼마든지 변경될 수 있기 때문에 행동의 완료라는 실천적 의지의 발로는 상당히 제한되고 말았던 것이다. GTD의 컨텍스트는 지금과는 다른 매혹적인 요소였지만 그 핵심을 보지 못하고 컨텍스트의 관리 만을 주목했다는 점에서 나의 GTD 라이프는 지금까지 실패 혹은 잘해야 반쪽짜리가 아닌가 싶다.

GTD의 컨텍스트는 행동의 완료를 위한 충분 조건이나 필요 조건을 구분할 필요가 없는 사안이라고 판단된다. 컨텍스트가 지정된 행동은 그 컨텍스트 내에서 완료되어야 하는 것이 가장 GTD 시스템다운 것이 아닌가 생각한다. 이러한 생각이 옳은지 그른지 혹은 효율적인지 비효율적인지는 객관적으로 판단하기 힘들지만 긴 시간을 들여 배운 너무나도 단순한 반성의 산물이라고 본다. 컨텍스트가 자신의 게으름에 대한 방어막이 되어서는 안된다.

업무용 책상 정리

2009-12-19T20:40:00.008+09:00

2009년 12월 당시 포스팅

"남자들은 직장에서 책상 정리 따위는 하지 않아요"

얼마전 롤러코스터라는 최근 대박 인기를 끌고 있는 케이블 TV 프로그램에서 남녀의 직장 생활 비교에 관한 내용 중 남자들의 책상 정리에 관한 결론이었다. 사람마다 다르겠지만 결론은 그렇다고 수긍하지 않을 수 없다. GTD를 생활에 적용함에 있어 책상 정리는 가장 일반적인 주변 정리에 관한 사항임에 분명하다. 하지만 업무의 내용이 많아지다보면 어느새 GTD는 딴 세상 이야기가 되어 버리고 책상은 온갖 서류로 가득하다. 이제 남자라는 이유로 그러한 문제에 대한 핑계꺼리가 생겼다는 것은 나만 문제가 아니라는 사실을 확인하는 것이 아닌가 싶어 기분이 나쁘지는 않다.

오늘 주말임에도 출근하여 (도대체 토요일은 분명 쉬는 날임에도 출근하지 않은 날이 기억이 나지 않을 정도이다. 그런 날이 있었는지 궁금하다) 책상을 정리(?)했다. 여러 프로젝트가 진행되는 중에 근래의 몇몇 주요 사항이 결정이 되어 이제 정리한 문서들이 꽤나 많아져서 정리의 즐거움을 줄 수 있는 정도가 되었다. 밖은 매서운 겨울 바람이 불고 있지만 남향의 2층 연구소는 햇볕이 너무 풍요로워 더울 지경이다.

어차피 이 정리스러움이 몇일을 갈지는 결코 예상하기 어렵지 않지만 iPhone 구입 기념으로 찍었다. 사진에는 왼쪽부터 삼성 매직스테이션, 전화기, LCD 모니터, 캘린더, GTD 지원 자작 용품함, 문구통, 2단 서류함 그리고 맥북. iPhone은 이 사진을 찍기 위해 손에 들려 있다.

그러나 2010년, 3개월이 지난 후...

공간 부족에 시달리고 있다. 정말 책상 정돈하기 힘들다. 남자라서 그런가?

OmniFocus for iPhone

2009-12-19T00:06:00.000+09:00

고민하고 고민하다가 그냥 충동적으로 OmniFocus for iPhone을 결제했다. 이런 저런 App을 다운로드하여 사용해 보았지만 아무래도 OmniFocus를 사용하는 입장에서 OmniFocus for iPhone이 아닌 Things나 다른 GTD App을 선택한다는 것은 쉽지 않은 것 같다.

프로젝트 vs. Project - Prolog

2009-12-04T11:15:00.000+09:00

일발적으로 Project라고 하면 크기나 기간 혹은 자원에 차이가 있겠지만 여러가지 일들이 순서에 따라 진행되는 경우가 많다고 본다. Project 관리도 통상 프로젝트 관리자(Project Manager; 이하 PM)와 프로젝트 엔지니어(Project Engineer)가 따로 있어 전체 일정이나 공정은 물론 실제 진행 상황을 관리 감독하게 된다. 그리고 이러한 경우 Project Management 프로그램을 사용하게 된다. PM 프로그램은 여러 용도로 다양하게 출시되고 있지만 일반적으로 Microsoft Project나 FastTrack 등이 대표적이라고 하겠다. 하지만 여기에서 언급하고자 하는 것은 GTD를 운용하면서 Project Management를 함께 해야 하는 경우이다.

사실 프로젝트(혹은 Project)라는 것은 GTD나 프로젝트 관리에서 크게 다르지 않다고 볼 수 있다. 그러나 작게는 같지 않은 것도 사실이다. 가장 큰 차이는 GTD는 어디까지나 개인 혹은 개인들의 범위에서의 생산성 관리 시스템이라고 볼 수 있는 반면 Project Management는 업무상으로 어떤식으로든 여러 사람들이나 혹은 전체 인원이 연관된 크기의 시스템이라는 것이다. 때문에 GTD의 프로젝트를 Project Management에 적용하기는 어렵다는 점이다. 그럼에도 GTD를 운용하는 입장에서는 굳이 이 둘을 함께 적용하고 싶은 것도 사실이다.

이러한 측면에서 지난 100여일 동안 GTD를 통한 직간접적인 Project Management에 대한 경험은 역시나 예상했던 대로 무리가 있다는 것이다. 물론 GTD를 위해 운용하고 있는 OmniFocus의 한계 내지는 적용 방식의 차이이 따른 결과일 수도 있겠지만, GTD 시스템의 Project Management에의 적용성에 대한 일반적 결론의 재확인일 수도 있지 않나 싶다. 결국 이러한 경우 GTD 시스템과 Project Management 시스템 간의 조화로운 운용이라는 새로운 과제를 낳게 된다. 사람마다 차이가 있겠지만 조화로운 운용이라고 하는 것은 결국 GTD와 Project Management를 분리한 상황에서 서로 연관성있는 행동이 상호간에 충돌 내지는 중복되지 않도록 해야 한다. 결코 쉽지 않은 이 작업을 위해서는 우선적으로 개인 혹은 업무와 관련한 일을 새로운 혹은 진행하고자 하는 Project로부터 명확하게 분리해야만 한다. 또한 달력의 운용에 있어서도 GTD와 Project Management의 구분이 확연히 구분되도록 해야할 필요가 있다.

100 일 GTD

2009-11-26T23:15:00.000+09:00

지난 100 여일 동안 포스팅을 마다하고 난 GTD를 삶-개인, 가정 그리고 직장-에 적용하기 위해 노력했다. 물론 의식적으로 애를 썼다고 볼 수 있다. 어쨌거나 100 일 정도 지나 나름 몇가지 깨달음을 얻었다. 이제 깨달음을 딛고 새로운 곳으로 나아가야 하지 않을까 싶다. 이글은 그 깨달음의 몇가지를 적어 내 판단에 대하여 다시금 곱씹고자 한다.

1. GTD는 대한민국 직장에서는 적용하기가 거의 불가능하다.

난 지난 100 여일 동안 직장에서 GTD 적용을 위해 나름 최선을 다했다. 항상 ‘내일은 제대로’라는 회한을 가지며 퇴근했다고해도 틀리지 않다. 않다 그러나 아마도 대부분의 대한민국 직장은 크기나 분야에 상관없이 업무란 것이 무계획이면서 무개념으로 쏟아진다. 더우기 무상식적인 경영자를 만나면 더욱 그렇다. 난 이러한 불우한 환경에서 이렇게 저렇게 나름의 방법으로 시스템을 구축했다. 43-폴더도 만들고 InBox 및 분류 박스도 제작했지만 결국 GTD라기 보다는 누구의 책상에나 있는 평범한 사무용품으로 전락하고 말았다.

나의 경우가 특별할 수도 있겠지만 현재 내 직장의 CEO는 특기와 취미 모두 회의라고 볼 수 있다. 뭐 그럴 수도 있겠지만 중요한 것은 그 회의에서는 대체로 어떤 결론도 나지 않는다. 그리고 결정한 사항은 CEO에의해 항상 뒤바뀐다. 즉 어떠한 업무의 마감일이 정해지더라도 CEO는 결코 그 마감일에 찾질 않고 끊임없이 그 전에 그 업무의 진행 및 완료 사항을 점검하고자 한다. 물론 나의 경우는 그런 CEO의 행동에 단호히 대응하지만-그 CEO는 Owner가 아니므로-다른 직원들이 그렇지 못하니 협업을 중요한 업무상 쉽지 않은 일이다. 솔직히 왜들 그렇게 사는지 모르겠다. 하지만 다른 업무 현장도 크게 다르지 않다고 본다. 2009년 대한민국의 현실은 거의 비슷하다고 본다.

2. 도구에 의존한 GTD는 결국 실패하기 마련이다.

대부분 GTD는 위에서처럼 이런 저런 도구들로 시스템을 만들고 시작한다. 그러나 그 도구들은 GTD의 텍스트 북에 기반한 것이기 때문에 실제 업무 현장에서는 그 위력을 발휘하지 못한다. InBox는 끊임없이 들어 오는 일거리 때문에 넘쳐다고 그 일들을 재가공하거나 평가하는 것도 거의 불가능하다. 그저 CEO의 업무 지시를 따르기 급급하다. 업무 지시의 합리성을 따지는 경우는 거의 보지 못했다.

이러한 경우라면 어떠한 혁신적인 도구도 자신을 업무의 구렁텅이에서 구해낼 수 없다. 기본적으로 GTD 구현이 가능하려면 나와 주변이 상식적인 환경이 되어야 한다. 물론 이 환경을 만드는 것도 우리 자신이다. GTD가 결코 이런 우리 자신을 구제해 줄 수는 없다. 책상이나 컴퓨터에 이런 저런 도구나 소프트웨어를 설치한다고 한들 아무런 도움도 되지 않는다. 단지 퇴근할 때 미련꺼리만 하나 더 생길 뿐이다.

3. 그럼에도 GTD는 매력적이다.

GTD는 언제나 불합리적이고 비상식적인 업무 현장으로부터 우리를 구원해 줄 수 있는 방법으로 보인다. GTD의 개념과 철학을 생각해보면 단순하고 합리적이고 상식적이다. 결국 우리는 옳고 좋은 것이 무엇인지 알며서 그것을 이루기 위한 환경을 구축하지 못하고 있다. 때문에 GTD는 항상 우리가 바라보며 기대하는 존재가 되고 만다.

만일 이러한 사실을 인식했다면 GTD의 성공적인 도입을 위한 방안의 존재 여부를 자신의 기준에서 확인할 필요가 있다. 이 가운데 본인이 업무와 관련하여 가장 애를 쓰고도 혼란스럽게 여긴 프로젝트 관리에 대해서는 따로 언급해보고자 한다.

No Free GTD

2009-07-24T21:17:00.000+09:00

GTD가 어느새 우리나라에서도 많이 이들의 뜨거운 관심을 받고 있다. 구글에서 검색해 보면 많은 분들의 좋은 글들이 새롭게 등장하고 있음을 확인할 수 있다. 그러다보니 GTD를 나름 각자의 환경에 맞도록 최적화(?)시킨 여러가지 방법들도 점점 늘어나고 있습니다. 하지만 그럴 수록 원칙적인 혹은 기본적인 GTD 스타일의 구현에 관심을 가지게 되었다. 이런 경우 가장 우선적으로 확인해 봐야하는 것이 David Allen의 저서들과 그의 웹 사이트일 것이다. 그런데 그의 웹 사이트를 돌아다니다보면 정말 호기심이 가는 내용들은 공짜가 아니라는 것을 알 수 있다. 특정 어플리케이션에서의 GTD 적용 등과 같은 것은 더더욱 아쉬움이 있다. 결국 제대로된 GTD 구현을 한번 해보려면 이것도 돈이 꽤나 들겠다라는 생각이 든다. David Allen의 웹 사이트 회뭔 연회비는 $480 정도인데 웬지 부담스러운 가격이다. 하지만 그의 웹 사이트의 유료 사용자들은 비용에는 불만이자만 내용은 대체로 만족한다는 것이다. 그리고 이미 여러 웹 사이트에는 유료 내용이 떠돌고 있기도 하다. 이제 우리나라에도 많은 GTD 관련 웹 페이지들이 등장하고 있다는 점에서 David Allen이 제공하는 정보 못지 않은 좋은 내용을 접할 수 있으면 좋겠다. 세상에 공짜가 없기는 하지만.

Start vs. Due

2009-07-14T11:01:00.000+09:00

GTD 시스템을 구축하면서 아마 이런 의문을 가진 적이 있을 지 모르겠다. 현재 사용중인 OmniFocus를 비롯하여 The HitList, Things 등 여러 뛰어난 기능의 GTD 지향 어플리케이션을 사용하면서 하나 공통적인 기능 혹은 어색한 느낌 그렇지않다면 문제점이라고 생각되는 것이 모든 행동과 프로젝트의 기준은 시작(Start)가 아닌 끝 혹은 마감(Due)라는 것이다. iCal과의 동기화를 할 때에도 Due로만 단독 설정되어야 된다.

행동에 있어 시작과 끝을 비교하는 것이 어떤 의미가 있는지 잘 모르겠지만, 중요한 일은 대개 마감 시간이나 일자가 정해져 있다. 그리고 이런 일은 가능한한 빨리 시작하면 좋다. 심지어 시작이 가능한 일자가 정해져 있어 그 이후에나 가능하다고 할지라도 마감일에 완료되지 않는 다면 아무런 의미가 없게 된다. 덕분에 GTD 시스템에서 행동의 완료는 마감일까지로 정해져 있다. 물론 일에 따라 마감이후에도 진행이 되거나 혹은 마감 자체를 연기할 수도 있지만 이런 일은 지금까지 언급한 나의 의지에 의해 연장될 수 있는 마감일은 아닌 것이다. 그렇다면 여러 행동이나 프로젝트가 있을 때 그 우선 순위를 정함에 있어서도 마감일 기준으로 할 것인지 시작일 기준으로 할 것인지 결정해야 하는 경우도 있을 것이다; 아직 대부분의 GTD 어플리케이션에서는 이에 대한 지원이 매우 부족한 것이 사실이다. 만일 자신의 행동이 시작과 끝 중에서 기준으로 하는 경우가 비슷하다면 현재 GTD 어플리케이션에서는 매우 곤란한 상황이 일어나게 된다. 상대적으로 기준으로 정한 행동과 프로젝트 만이 눈에 띄이에 되고 심리적으로 매우 불안하게 된다. 비싼 돈주고 구입한 GTD 시스템이 반쪽짜리로 전락하게 되는 것이니 말이다.

하지만 이러한 고민에 대한 다시 한번 행동과 프로젝트의 시작과 끝에 대한 자신의 기준을 명확히 할 필요가 있다고 생각된다. 일반적으로 하나 혹은 둘 이상의 연관된 행동(프로젝트)에 있어 시작과 끝이라는 항목에 더 중요한 것은 끝이라는 점이다. 끝은 다음 시작과의 연결점이기 때문이다. 또한 시작은 가능한 때에 대한 선택의 폭이 상대적으로 넓은데 비해 업무나 대외적인 행동에 대한 마감은 선택의 여지가 없다. 때문에 시작과 끝의 비교에서는 끝이 당연히 주요하게 되고 결과적으로 GTD 어플리케이션에서는 모두 끝이나 마감을 기준으로 시스템을 관리하게 된다. 그런데 문제는 하나의 행동이 아닌 프로젝트와 같은 경우에서 발생한다. 하나의 행동은 시작이든 끝이나 그 하나로 종료되니 시스템에서 큰 문제를 야기하지 않는다. 마감이 정해진 프로젝트의 경우에도 내부에는 여러 행동들이 존재하게 되고 그 행동들간의 시작과 끝의 선택에 대한 문제가 발생하는 이는 사람에 따라 다르겠지만 나의 경우에는 종종 매우 머리를 복잡하게 한다. 일이나 행동이라는 것인 하나가 완료되고 다음으로 이어지는 경우도 있지만 여러가지 일이나 행동이 동시에 혹은 거의 비슷한 시기에 시작해야 하는 경우도 많다. 더불어 시작하는 순서가 정해져 있는 경우도 허다하다. 상식적으로 이런 일들은 시작과 끝 모두가 중요하기 때문에 둘 모두를 기준으로 삼는다면 별 문제가 없을 것이다. 그러나 앞서 언급했듯히 지금의 GTD 어플리케이션들은 이 점에서 있어 너무 유연성이 없다.

OmniFocus의 경우 하나의 행동에 대하여 시작과 끝을 모두 입력한다고 할 때, 앞서 언급했듯이 iCal와 동기화가 되지 않는다. iCal의 Mac OS X 및 그 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 차지하는 절대적 비중을 고려할 때 이것은 매우 심각한 문제라고 여길 수 있는 사람도 많을 것이다. 당연히 시작만 지정된 경우에도 마찬가지 결과를 보여준다. TheHitList의 경우 나는 @iCal 태그로 지정된 모든 행동을 iCal로 동기화하도록 했다. TheHitList는 이 덕분에 시작과 끝에 대한 지정없이 동기화되지만 마찬가지로 끝이 지정된 경우에만 iCal의 To do 리스트에 날짜가 나타난다. 결국 시작이 중요한 일의 경우에는 역시나 반쪽짜리 기능으로 전락하게 된다.

이상에서 문제는 명확하다고 볼 수 있다. iCal의 To do에서 시작일과 마감일의 지정에 관한 사항이 없으며, 예정일과 완료 표시만이 있다. 그리고 iCal의 예정일은 모든 GTD 어플리케이션에서 마감일로 자동적으로 연결된다. 행동의 시작과 끝에 모두 예정이 있을 수 있음에도 사용자들은 iCal의 예정일을 GTD 어플리케이션의 시작과 끝에 연결되도록 선택할 수 없다. 사실 이것이 너무나도 당연하다도 생각하면 지금까지의 이런 저런 언급은 별 영양가없는 잡담이라고 치부할 수도 있다. 또한 내가 사용하는 환경이 Mac OS X가 아니며 iCal에 대한 비중이 이 정도까지 아니라면 이런 글은 시작도 하지 않았을 것이다. 그렇다면 해결책은?

답은 간단하면서도 단순하게 생각해 볼 수 있다. 모든 행동의 시작은 가능한한 빨리 실행한다라고 정하는 것이다. 그리고 각 행동들 간의 우선 순위 만을 고려하는 것이다. 모든 행동은 어떤 식으로든 결과를 낯게 된다. 만일 결과를 예측할 수 없거나 무한정 시간이 소비되는 경우라면 이는 GTD에서 다루는 행동의 범주에 들어 가지 않는다. 때문에 GTD에서 행동의 원하는 결과를 기대하기 위해서는 반드시 정해진 기한 내에 완료되어야 한다. 이 점에 있어 마감이나 끝은 매우 중요하다. 또한 결과의 진행은 매우 순차적으로 구조적이다. 이에 반해 행동의 시작은 병렬적일 수도 있으며 덜 순차적이며 덜 구조적일 수 있다. 때문에 하나의 프로젝트 내의 행동들은 시작일을 지정하지 않는다. 그리고 하나의 행동이 다른 행동에 영향을 미치는 경우에는 순차적인 행동들의 정렬을 구성한다. OmniFocus에는 프로젝트 내의 행동들의 순차적 및 병렬적 수행을 강제적으로 지정하는 옵션으로 실행 여부를 파악하게 해준다. GTD에 관한 모든 의문의 답이 그렇듯 간단하게 단순하게 생각하고 처리하는 것이 결론적으로 효율적인 답이다. 억지로 iCal의 항목을 시작일로 인식하기 위해 행동의 이름이나 내용을 어렵게 구성하지 않는 편이

GTD 시스템 다이어트

2009-07-13T14:13:00.001+09:00

GTD 시스템을 구축하게 되면 업무나 사업과 관련된 일은 대개 구조적이거나 절차적인 것에 비해 개인적인 일들은 경우가 수가 너무 많거나 변경이 잦으며 또한 실천 여부도 모호하여 GTD 시스템을 복잡하게 만든다. 이런 점이 한국사람에게 원론적인 GTD 시스템 적용이 적합하지 않은 이유이기도 하다. 이전에도 언급했지만 우리나라 사람들은 미국이나 유럽 사람들과 달리 일(직장인 혹은 사업자로서의)의 범위가 명확하지 않다. 사실 나에게 일어나는 모든 일이 개인적인 일이기는 하지만 먹고 살기 위해 삶을 영위하는 입장에서는 당장 먹고 사는 일에 관련이 없다고 판단되는 일이 많다; 우리는 그것을 개인적인 일이라고 한다. 그러므로 돈을 벌기 위한 일이 아닌 개인적인 혹은 가정적인 일을 GTD 시스템에서 어떻게 다루어야 할지 혹은 다루는 대상으로 해야할 지가 매우 애매하다. 개인적이 일을 빼자니 반쪽짜리 GTD 시스템인 것 같고 반대로 넣자니 시스템이 너무 자잔스러운 일로 넘쳐 혼란스러워지게 된다. 그렇다고 개인적인 일이 결코 중요하지 않거나 가치없는 대상이라는 것은 아니다. 어차피 GTD 시스템이 업무와 관련한 일의 처리를 기반으로 하고 있기 때문에 상대적으로 구분될 뿐이다. 일단 지금 GTD 시스템에서 자신이나 가족 및 친인척과 관련한 일들을 달력과 같은 별도의 시스템으로 옮기거나 삭제한다.

이런 일들은 대체로 잊어버리지 않는다. 잊어버리더라도 한두번 정도이고 그 댓가가 크기 때문에 향후에는 특별히 기억하지 않아도 머리 속에 각인되어 있다. 그리고 일상적인 일은 그 장소에 맞는 기억 시스템을 사용한다. 예를 들어 집 형광등을 교체한다거나 에어컨을 청소한다 등은 집에 작은 게시판을 하나 만들어 두어 적어두고 적당한 때에 수행할 수 있도록 한다. 집 형광등을 당장 교체하지 않는다면 불편하고 가족들의 비난이 쏟아지겠지만 먹고 사는 일에 지장을 받지는 않을 것이다. 또한 개인적인 취미 생활이나 동호회 활동 등도 달력 등을 이용하여 GTD 시스템과 구분할 수 있도록 한다. 달력 역시 GTD 시스템에서 주요한 역할을 하는 도구이지만 달력이 복잡해 진다는 특별히 심각한 일이 발생하지는 않을 것이다. 이상과 같이 가능하면 업무와 관련성이 적은 일을 최대한 GTD 시스템에서 분리시켜놓는다면 우리가 GTD 시스템을 보는 횟수는 상대적으로 줄어 들게 된다. GTD 시스템을 운용하면서 우리가 가장 많은 시간을 빼앗기는 부분이 GTD 시스템 그 자체를 관리하는 시간이다.

이후 GTD 시스템은 아침 출근이나 일 시작 전에 한번 그리고 하루 일과를 마치고 나서 내일이나 다음 번을 생각하며서 보는 것 한번으로 끝나게 된다. 물론 월요일이나 주말에는 좀더 시간을 들여 전체 시스템을 관리할 수 있도록 한다. 만일 개인적인 일을 GTD 시스템에서 굳이 분리할 생각이 없다면 최소한 신경이 가장 덜 쓰이도록 별도의 공간을 만들어 프로젝트가 아닌 개별적인 행동으로 몰아 넣어두고 집으로 돌아오면 확인하는 방법을 사용하면 괜찮지 않을까 싶다.

Action, Active?

2009-07-11T23:18:00.000+09:00

GTD의 최소 단위라고 볼 수 있는 행동(Action)에 대한 기본적인 요건은 일반적인 사항이다. GTD를 시작한 이후로 행동에 대해서는 항상 실천 혹은 실천의 의지를 더욱 중요한 요건으로 강조하고 있다. 그런데 어느날 GTD 시스템에는 수 많은 행동들로 가득한데 지금 무언가를 할 수 있는지 혹은 해야 할 지 조차 모를 경우가 있다. 아니 이런 경우를 아주 많이 겪고 있다고 본다. 심지어 이런 경우를 인식하지 못할지도 모른다. 어쨌든 이런 경우이든 저런 경우이든 우리는 또 다시 자신 혹은 당사자의 실천 의지 부족을 탓하는 경우가 많다. 하지만 지금 돌이켜보면 단순히 실천 의지의 부족이 근본적인 핑계꺼리가 될 수만은 없다고 본다. 직접적으로 말하자면 우리는 행동을 너무 함축적이며 고상하게 그리고 아름답기까지 하게 표현하는 경우가 많다. 그 결과 그 행동은 우리가 실천할 수 없거나 혹은 하나의 행동이 아닌 매우 복잡한 프로젝트와 같은 식으로 진행되어야만 하는 경우도 있다. 뻔한 사실을 굳이 GTD 시스템 속에 넣어 하나의 행동으로 만들고 그 행동의 완료를 즐기는 시간 낭비도 지양해야 겠지만 실천 의지와 무관하게 행동할 수 없거나 무엇을 행동해야 하는지 파악되지 못하는 경우도 마찬가지로 정상적이고 효율적인 GTD 시스템 운용을 방해한다.

실천 가능한 행동, 단순하면서도 어려운 결정이다.

OmniFocus 구입

2009-07-10T16:29:00.001+09:00

드디어 고민에 고민을 거듭하다가 결국 OmniFocus를 구입했다. 사실 술 자리 한번만 안하면 쉽게 구입할 수 있는 금액인데, 지금까지 왜 이래 망설였는지 모르겠다. 분명 돈보다는 기능 혹은 이전 어플리케이션에 대한 애정(?)내지는 불안감 때문이 아닌가 싶다. 지금까지는 GTD 소프트웨어로서 MacHeuit 번들에서 구매한 TheHitList를 사용해오고 있었다. 버전이 0.9.X이기 때문에 조만간에 정식으로 업데이트되지 않을까하는 희망으로 지금까지 여러 사소한 문제가 있었지만 참고 있었다. 어쩄거나 갑작스런 심경의 변화로 인한 충동 구매 욕구로 인해 OmniFocus는 이제 나의 핵심 GTD 어플리케이션으로 자리 잡을 것 같다. iGTD, Things, HitList에 이어 선택된 OmniFocus와 함께 성공적으로 GTD 라이프를 기원한다.

현재 David Allen의 웹 사이트에서도 Macintosh 사용자를 제품으로 OmniFocus를 소개하고 있다.

PS. 여러 GTD 어플리케이션이 있어 그 중에 OmniFocus가 가격이 비상식적으로 높기는 하지만 그렇더라도 제 경험상 가격대 성능비로 본다면 다른 제품에 비해 제일 나은 듯 합니다.

GTD 실천 의지

2009-05-19T10:24:00.001+09:00

GTD 시스템을 도입한 이후의 가장 이상적인 결과는 고민 거리로부터 해방되는 것이다. 모든 문제에는 하나 혹은 둘 이상의 해결 방법이 존재하다. 그렇다면 우리가 고민하는 문제들도 어떠한 것이든 해결 방안이 있을 것이며 선택의 여부에 달려있다. 만일 우리가 수없이 많은 어렵고 복잡하고 일상적인 문제들을 하나라도 단순히 선택의 문제로 만들 수 있다면 우리의 머리와 마음은 그 만큼 부담을 덜게 될 것이다. 모든 문제를 그렇게 할 수 있다면 우리의 삶은 보다 평안하게 될 것이고 그 여유를 진정 우리가 원하는 곳에 쏟을 수 있을 것이다. 항상 어떻게라는 질문을 던졌을 것이다. 방법은 간단한다. GTD 시스템을 이미 도입한 이후에도 머리 속이 복잡하다면 그것은 분명 스스로에게 솔직하지 못하기 때문이다. 그러므로 자신을 속이는 일을 과감히 접어야 한다. 비록 스스로 생각해도 부끄러운 일이라하더라도 어쩔 수 없다. 과감해질 필요가 있다. 어차피 자신 이외에는 누구도 이 시스템에 접근할 수 없도록 한다면 아무런 문제도 없을 것이다. 만일 지금까지 겪어보지 못한 평안한 마음을 느껴보고 싶다면 당장 가슴 속에 품은 고민거리를 밖으로 드러내야 한다.

1. 객관적 자아 비판

우리의 심경을 복잡하게 하는 문제를 GTD 시스템에서 원할하게 해결되기 위해서는 선택의 대상이 되는 행동을 객관적으로 기술해야 한다. 또한 선택의 요건도 모든 경우에 대하여 명확하게 할 필요가 있다. 물론 모든 경우에 대한 이러한 조치는 자칫 GTD 시스템을 새로운 부담 거리로 만들 수 있겠지만 전자의 경우가 후자의 경우보다는 훨씬 나은 결과를 제공할 것이다. 이때 주의해야 할 것은 이러한 복잡한 문제의 다양한 선택 사항을 GTD 소프트웨어에서 완벽하게 구현하려고 할 필요는 없다. 그 어떤 GTD 어플리케이션도 우리의 모든 복잡 미묘한 문제의 해결 단계나 진행 사항을 제대로 구현하기는 힘들다. 그러므로 이미 GTD 소프트웨어를 선정한 이후 억지로 모든 사항을 시스템에 집어 넣으려고 애를 쓸 필요는 없다.

GTD가 자신의 삶에 완전히 적응하고 있다면 이제 머리 속에 가득찬 더러운 편견, 선입견 그리고 고정관념으로부터 탈출할 때가 왔다. 편견, 선입견 혹은 고정관념은 우리를 착각으로 내몬다. 물론 착각이란 개인적으로나 사회적으로나 좋은 것일 수도 있거나 혹은 전혀 그렇지 않을 수도 있다. 단순히 생각하면 좋은 착각은 빠른 착각보다 나은 것일 수도 있지만, 세상은 우리의 판단으로는 결정할 수 없는 일도 많기에 보다 객관적인 판단을 하도록 노력해야 한다. 그것이 나를 이 험한 세상을 보다 살만한 세상으로 바뀔 것이라는 착각을 하게 할 것이다. GTD 시스템의 성공은 무엇보다도 자신에 대한 객관적 평가를 필요로 한다. 스스로를 객관적으로 평가할 수 있다면 자신의 GTD 시스템을 자랑할 수 있는 최소한의 자격이 생긴다고 나는 감히 착각하고 있다.

2. 일관된 행동의 대상

GTD 시스템이 많은 자료들이 입력되게 되면 다루어야 할 사항들이 넘쳐난다. 특히 하나의 사안이 GTD 시스템 내에서 계속 진행되면서 점점 커져 간다. 이러한 일은 우리가 제대로 인식하지 못하는 사이에 GTD 시스템 전체를 혼란스럽게 한다. 예를 들어 임의의 한 메일 메시지를 보면, 처음에 e-메일 클라이언트나 웹 기반의 e-메일 서비스의 Inbox에 메일로 들어 오게 된다. 일반적으로 이 하나의 메일에 의해 새로운 하나 혹은 둘 이상의 행동이 발생할 수 있다. 그렇지만 않다면 보관하거나 삭제되게 될 것이다. 문제는 새로운 하나 혹은 둘 이상의 행동을 발생시킨 후 그 메일 메시지는 e-메일 클라이언트의 Inbox에 생성된 행동이나 프로젝트들이 완료되기 싸지 Inbox에 머물게 되는 경우이다. 만일 신용카드 명세서를 첨부한 메일이라면 아마도 특정한 날짜까지 결제 금액이 입금되었는지 확인하라는 행동을 생성하고 첨부된 그 명세서는 분명 컴퓨터의 다른 폴더로 다운로드되거나 결제를 하기 위한 내용이 별도로 작성되어 저장될 것이다. 그리고 입금 확인 혹은 결제라는 행동이 GTD 시스템의 Inbox에 생성되면 다운로드된 결제 명세서도 역할도 다하게 된다. 결과적으로 결제 계좌에 입금이라는 행동과 결제라는 위임 행동만이 남게 된다.

그렇다면 이제 그 메일 메시지는 본분을 다했으니 더 이상 GTD 시스템이나 메일 클라이언트에 남아 있을 필요가 없다. 물론 그 메일 메시지에는 신용 카드 결제 금액에 관한 내용 이외에 많은 정보가 있을 지 모르나, 그 내용을 읽게 되리라고는 아무도 생각하지 않을 것이다. 도저히 삭제가 불편하다면 Reference 폴더로 옮기는 차선책이 있을 것이다. 물론 향후 Reference 폴더를 정리할 시점에 분명 삭제될 것이다. 또한 컴퓨터에 다운로드된 결제명세서나 결제 내용이 기록된 파일 역시 결제일 당일 혹은 그 이후에도 남아있는 경우가 많다. 마찬가지로 결제 내역을 향후에 검토해야만 한다면 그 내용을 별도의 회계 장부에 기입하거나 이미 사용 중인 회계 시스템의 내용과 결제 내역을 확인한다. 그런 시스템없다면 아마도 이것 역시 Reference 폴더를 향하게 될 것이다.

즉, 하나에서 다른 하나로 진행한다면 이전의 하나는 종료하는 편이 새로운 다른 하나의 종료를 위해 더 나은 판단이 된다고 보고 GTD 시스템이 확장되는 것을 경계해야 한다.

3. 시작과 완료

GTD 시스템을 실천함에 있어 주요한 또 다른 사항은 행동의 시작과 완료를 명확하게 하는 것이다. 일반적으로 행동(혹은 프로젝트)은 마감이 정해진 경우와 그렇지 않은 경우가 있다. 그리고 마감이 정해져 있지 않은 경우도 해야할 일과 할 수도 있는 있는 일로 구분된다. 이러한 구분에서 할 수도 있는 일는 일은 특별한 고려의 대상이 되지 않으며, 이 일이 해야할 일로 되는 순간되면 주목을 받게 될 것이다. 때문에 마감이 정해진 일과 정해지지 않은 일의 두 경우가 일반적인 GTD 시스템에서 행동들이라고 볼 수 있다. 마감이 정해진 경우에는 어차피 마감이 지나게 되면 그 행동은 아무런 의미가 없어지게 된다. 물론 그 마감 자체가 연장되는 경우도 있지만 그러한 경우에는 또 다른 마감이 정해진 일이 되므로 특별히 다른 사안이 된다고 구분할 필요는 없을 것이다. 가장 큰 문제는 마감이 정해져 있지 않지만 해야하거나 하려고 하는 일이다(할 수도 있는 있는 제외). 마감이 정해진 경우와 달리 이런 일이나 행동들은 시작과 완료가 명확하지 않다. 때문에 시작은 별 문제가 없더라도 완료 상태까지 정상적으로 진행되지 않고 표류하는 경우가 많다. 이러한 일은 대체로 여러가지 변수가 발생하는 경우도 많기 때문에 GTD 시스템을 구동을 방해하는 요소가 될 수도 있다.

그러므로 행동이나 프로젝트를 시작하게 되면 반드시 완료 시점이나 일자를 현실적으로 정하고 이를 지키기 위한 부단한 노력이 필요하다. 지금도 GTD 시스템이 제대로 운영되지 못하고 있다면 당장 완료되지 않은 일들의 기간을 정확하게 명시하고 이를 지키기 위한 계획을 만들어야 한다. 하지만 이를 위해서는 앞선 언급했듯이 현실적으로 완료 가능성이 있는 범위에서 계획이 만들어져야 한다. 대부분의 사람들은 이러한 일을 GTD 시스템의 정리 혹은 정비 수준에서 행하는 경우가 많다. 화면 상의 GTD 시스템은 깔금하게 보이지만 실제로 일은 제대로 진행되지 못하고 있음에도.

마감이 정해져있지 않은 행동이나 일의 완료를 위해서는 우선 행동을 해야만 하는 일과 할수도 있는 일로 명확하게 구분하는 것이 좋다. 행동이나 프로젝트의 목적의 우선 순위를 정하고 그 필요성과 가치 그리고 실현 가능성을 상대적으로 비교한다. 이 과정에서 GTD 시스템은 분명 필요성이나 가치 보다 실현 가능성을 우선시한다는 점을 상기할 필요가 있다. 완료되지 못한 일은 필요하든 가치가 크든 아무런 의미도 없다는 것이다. 물론 실현 가능성이 큰 일이 필요성과 가치가 높은 일의 방해 요소가 되어서는 안될 것이다.

GTD에 대한 두 가지 반응

2009-05-03T22:52:00.001+09:00

GTD를 접하게 된 이후, 속칭 실패를 맞이하게 된 몇몇(?) 사람들의 반응은 여러가지이겠지만 내가 흥미를 가지는 것은 크게 두 가지이다.

우선은 GTD를 정도에 차이는 있겠지만 완전히 경멸하게 되는 경우를 볼 수 있다. GTD의 개념 자체를 평범한(복잡하고 스트레스가 쌓이는 것이 당연한) 삶을 살아가는 이에게는 너무 무리한 전제 조건이라고 보고 이를 제안한 사람이나 지지하는 사람들을 세상 물정 모르고 덤빈다고 비아냥거리게 된다. 다시 말해 결과를 알면서도 불가능한 일에 도전하는 사람으로 본다는. 하지만 사실 어쩌면 GTD를 명확하게 이해하지 않고 일반적인 플래닝이나 생산성 혁신 시스템에 대한 하나의 예로 이해하여 자신에게 맞추려고 했다면 아마도 가장 일반적인 평가라고 볼 수 있다; GTD에 대한 명확한 이해가 GTD에 대한 지지로 이어진다도 볼 수도 없기 때문에 이러한 평가가 틀렸다고는 볼 수 없다. 하지만 결과적으로 자신에 맞는 몇몇의 사항을 개선하기 위해 GTD 시스템에 적용해보고는 그 복잡함과 고단함에 이내 흥미를 잃게 된다.

다른 하나는 GTD를 갑자기 등장한 구세주처럼 생각하면서 자신의 모든 생활을 GTD로 적용하고자 하는 경우이다. 이는 앞서의 경우와는 완전히 반대의 경우라고 볼 수 있는데, GTD 시스템으로 인하여 자신의 삶이나 생활이 나아졌는 지에 대해 지속적으로 검토하는 바가 없이 무조건 최고의 시스템을 구축하기 위해 매진하느 것이다. 또한 이러한 경우의 대부분은 플랭클린 플래너를 비롯한 여러가지 유용한 관리 시스템의 장점을 GTD 시스템 속으로 흡수하려고 한다. 물론 이러한 노력은 누구에게나 마찬가지라고 볼 수도 있겠지만, 역시나 앞서의 경우와 결과는 크게 다르지 않다. 결국 GTD 시스템라는 거대한 바위에 깔려 스스로 움직이지 못하는 함정에 빠진 것이다.

더 이상에 GTD에 관심이나 흥미가 없다는 이야기를 이어나갈 필요가 없겠지만, 두 번째 경우의 문제에서 발목이 잡혀 삶이 오히려 더 복잡해져 있다면 지금 그 해결책을 찾을 수 있다면 GTD는 보다 삶을 생산적으로 만들 수 있지 않을까 싶다. 앞서의 두 경우를 정리라면 결국 복잡한 시스템을 싫어 하거나 혹은 시스템을 복잡하게 만들고 싶어 하는 것이다. 이제 답은 알 수 있다. 바로 시스템을 복잡하게 만들지 않는 것이다. 그럼에도 대부분의 사람들은 GTD 시스템의 도구들을 마치 남에게 자랑하고픈 장신구인냥 이쁘고 체계적으로 또한 깔끔하게 만들려고 무던히도 애를 쓰는 것 같다.

가치의 순서

2009-04-28T23:01:00.001+09:00

GTD 시스템을 삶에 적용한 이후로 오늘 해야 할 일의 목록은 끊임없이 쌓여가고 있다. 이러한 경우 문제는 크게 두 가지로 볼 수 있는데 우선은 할 일을 너무 상세하게 구분하는 것이다. 그리고 다른 하나는 일의 우선 순위를 선정하는 것이다. 해야 할 일은 상세하게 규정한다는 것은 일 자체를 완벽하게 마무리하고 제대로 수행할 수 있는 면에서는 효과적이라고 볼 수 있지만 규정하는 일 자체가 스트레스를 유발할 수 있다는 점이다. 마치 GTD 시스테믈 자기 자신의 만족을 위한 도구처럼 전락시킬 수도 있다. 예를 들어 이미 처리된 일에 대해서도 마치 일기를 기록하듯 해야할 일의 목록에 지정하고 즉시 완료된 것으로 표시하는 행동 등이다. 그러므로 GTD 시스템을 유연하게 적용할 필요가 있다.

가치없는 일이 없다는 것은 누구가 공감하는 사항이다. 그럼에도 오늘 해야 할 일이 쌓이면 그 일들 중 우선 순위를 정하게 된다. 마치 플랭클린 플래너에서의 가치 기준에 의한 분류를 하는 것과도 크게 다르지 않다고 볼 수 있다. 하지만 GTD 시스템을 적용하게 되면 이러한 기준은 가장 우선적으로 버려할 사항이라는 것은 이미 알고 있는 것임에도 불구하고 계속 같은 실수를 반복하고 있는 자신을 돌아 보게 된다. 때문에 지금 GTD 시스템이 혼란스러운 상태라면 행동의 우선 순위를 가치가 아닌 행동의 실행 순서로 구분하고 또한 현재 상황에서 우선적으로 처리할 수 있는 행동으로 우선 순위를 정하는 것이 필요하다.

GTD 시스템에서 조차 이미 완료되었어야 할 행동들이 밀려서 쌓여 있다면 그 일의 가치는 어떻게 규정할 수 있는 것인가? 아마도 행동 자체가 반드시 오늘 처리되지 않아도 될 일이라는 것은 분명하다. 어쩔 수 없이 오늘까지 밀려온 일이란 결코 있을 수 없다는 것은 스스로 알고 있는 사실이 아닌가?

구글 AdSense

2009-04-14T11:36:00.003+09:00

GTD와는 전혀 상관이 없지만 예전에 호기심으로 클릭했던 구글 애드센스를 활성화시켰다. 사실 이런 방법으로 돈을 벌 수 있다고 생각하는 사람들은 없겠지만, 어쨌거나 구글은 사람들 관심을 끄는 방법을 찾아 내는 데에는 달인의 경지에 있는 것 같다. 내가 구글 애드센스를 활성화시킨 가장 큰 목적은 도대체 구글이 GTD와 관련한 이 블로그에 포스팅된 내용에 어떤 링크를 올릴 것이냐는 점이다. 뭐 하루 정도 밖에 지나지 않았지만 대체는 특정 단어에 연관된 링크들이 주로 나타나고 있다. 만일 수익을 바라는 웹 페이지든 아니든 해당 내용과 관련한 주제를 다루는 웹 페이지들도 연결이 가능한지는 아직 모르겠다. 아니라면 블로그의 내용이 갱신될수록 그 관련성이 깊어지는 지도 기대가 된다.

The Hit List

2009-04-11T08:21:00.007+09:00

CultureCode의 Things가 여전히 인기를 구가하고 있는 중이기는 하지만 확실히 처음 등장에 비해서는 사용자나 개발자들의 의욕이나 관심이 조금 느슨해졌다는 느낌을 드는 시점에, PortionFactory의 The Hit List가 예전 Things 못지 않은 관심을 받고 있다. 그리고 최근 MacHeist3의 최종 번들에 포함되면서 사용자들의 상당한 관심을 확인할 수도 있었다. 간단하게 전체적인 느낌을 정리하자면 마치 Things가 기존 GTD 어플리케이션에 대해 가지는 장점과 단점이 있다면 그 장점과 더욱 강화되고 단점은 훨씬 개선된 제품이라는 것이다. 아직 정식 버전이 출시되지 않은 시점이기 때문에 기능에 대한 완벽한 장단점을 논하기는 어렵지만, Things에 비해서는 보다 흥미를 느끼게 한다는 점은 확실하다.

1. The Hit List의 구조

The Hit List는 Lists(리스트)와 Tags(태그)라는 별개의 화면으로 구성된다. 대부분의 관리는 리스트 화면에서 진행된다. 리스트 화면에서는 Inbox(수집함), Hit Lists(히트 리스트) 그리고 Folders(폴더)로 구분된다. 수집함은 GTD의 기본적인 작업 및 정보 수집의 역할을 담당하며, 히트 리스트는 Today와 Upcoming으로 구분되어 오늘 및 향후 일자의 작업 리스트를 모두 보여준다. The Hit List의 핵심 역할을 하는 Folders는 List(리스트), Folder(폴더) 그리고 Smart Folder(스마트 폴더)를 가진다. 폴더는 관련된 혹은 임의의 항목 간을 구분하는 역할만을 한다. 그리고 리스트는 실제 작업 항목이 나열된 작업 목록이다. 폴더와 리스트는 모두 계층 구조를 지원한다.

The Hit List가 다른 GTD 어플리케이션에 비해 가지는 차이점은 폴더나 리스트가 직접적인 작업의 대상이 아니라는 것이다. GTD에서 작업은 종료 그리고 그로 인한 결과를 가지지만 The Hit List에서 폴더와 리스트는 단순히 분류 작업을 위한 수단 이외에는 별 다른 사항이 없다는 것이다. 때문에 The Hit List에서는 일반적인 작업 혹은 정보의 관리는 폴더 내 혹은 단독 리스트 내에서 이루어 진다. 그 결과 리스트 내에서 GTD 본연의 프로젝트가 구성되더라도 해당 작업을 특정 프로젝트로 옮기는 것은 전적으로 사용자의 몫으로 남겨지게 된다. 때문에 The Hit List가 경쟁 제품과의 차별화된 기능으로 살아남기 위해서는 향후 폴더와 리스트에 대하여 작업 종료에 해당되는 기능이 반드시 추가되어야 한다고 판단된다.

2. 개선된 태그 기능

The Hit List는 iGTD나 OmniFocus가 같이 별도의 컨텍스트 리스트를 직접 제공하지는 않고 있다. 이미 Things가 별도의 컨텍스트 지정없이 태그를 이용한 활용 방안을 제시하여 큰 인기를 끌었지만, 과다한 태그의 사용으로 인한 일반 항목과의 컨텍스트 항목 간의 혼란스러운 면이 단점으로 부각되고 있기도 하다. 때문에 The Hit List에서는 태그를 컨텍스트용과 일반 항목용으로 구분하는 방법을 선택했다. 컨텍스트용 태그는 @로 시작하고 일반 항목은 /로 시작하므로 써 간단히 구분할 수 있으며, 태그에서도 계층적 구조를 지원한다. 그러므로 컨텍스트와 관련한 작업 관리는 태그 화면에서 해당 컨텍스트의 태그를 선택하여 모두 확인할 수 있다. 태그에 대한 별도의 관리 기능에 없는 Things에 비해 매우 진일보한 배려라고 볼 수 있다.

3. 스마트 폴더

The Hit List가 제공하는 스마트 폴더는 이미 Mac OS X 환경에서 익숙한 기능이다. The Hit List에서는 리스트 항목과 태그를 이용하여 사용자가 원하는 내용으로 스마트 폴더를 구성할 수 있게 함으로 써 컨텍스트와 프로젝트 등 GTD의 기본 구성은 물론 다양한 형태의 작업 관리 기능을 활용할 수 있도록 해 준다. 이미 iGTD2에서의 필터 기능으로 그 효용성을 확인한 입장이라면 The Hit List의 스마트 폴더 기능은 매우 효용성이 크면서도 유연함을 알 수 있다.

4. iCal 싱크 개선

The Hit List는 iCal과의 개선에서 다른 GTD 어플리케이션에 비해 좀더 유연하다고 평가할 수 있다. Things와 비교할 때 여러 개의 iCal 캘린더를 동기화할 수 있다는 특징이 있으며, 두 개 이상의 항목을 지정할 수도 있다. 특히 동기화 항목으로 리스트는 물론 태그도 가능하다. 현재까지 iphone과의 싱크는 지원되지 않고 있다.

아직까지 The Hit List가 완전히 정식 버전으로 출시되지는 않았지만, 수집함의 항목을 직접 프로젝트 이름으로 할당할 수 없고, 리스트 내의 작업 배열에 대한 구성을 사용자가 설정할 수 없다는 점과 작업 배열에 대한 기준 요소 들 간의 우선 순위 등에도 개선할 점이 많지만 업데이트의 속도가 매우 빠르다는 점에서 충분히 기대할 만하다고 본다.

특히 태그나 리스트 간 이동에 있어 한글로 작성된 항목들이 제대로 적용되지 않는 경우도 나아졌으면 좋겠다.

iGTD2를 보내며...

2009-03-26T19:25:00.002+09:00

최근 iGTD와 iGTD2의 업데이트를 위한 여러 노력이 어려운 여건으로 인해 결국 중지되었다. 사실 개발자가 직간접적으로 관여하지 못한 상태에서는 주변 사람들의 힘만으로 무리가 있었다고는 생각하지만, 그래도 너무 아쉽다. 이렇게 멋진 GTD 어플리케이션이 한창 무르익은 상태에서 사라지게 되다니. 그렇더라도 한동안 불안정하고 부족한 iGTD2를 통하여 난 GTD 어플리케이션을 진정 효율적으로 사용하게 되는 방법을 다시 한번 제고할 수 있은 기회를 얻었다는 점에서 만족한다.

언젠가 개발자가 다시 돌아와 iGTD를 마무리할 그 날을 기다리며..

정리

2009-03-07T15:43:00.002+09:00

어느덧 GTD를 내 삶에 적용시키고자 이런 저런 시간을 보낸지도 꽤나 흘렀다. 하지만 돌이켜보면 GTD가 어느 정도나 내 삶을 변화시켰는지 의문이고 또한 그러한 의문이 GTD 혹은 적용 방법의 문제인지도 명확하지 않다. 단지 시간이 나면 언제나 보다 나은 방향으로 나아가고 있는지와 GTD가 그에 도움이 되고 있는지를 고민하고 있는 듯 하다. 아마 다른 이들도 정도의 차이는 있겠지만 비슷하지 않을까하는 생각으로 자위하고 있는 중이다. 그리고 그 동안 몇가지 생각을 정리하고자 한다.

목적, 행동, 장소, 도구 등등 GTD에서는 대상을 분류하는 여러 가지 기준이 존재한다. 기본적으로 GTD 어플리케이션에서는 하나의 대상에 대하여 이런 각 기준의 하나를 지정하므로 써 제대로 된 작업을 수행할 수 있도록 해 준다. 하지만 실제로는 이런 기준들이 하나 이상 적용되는 일도 많기 때문에 태그와 같은 분류어를 이용하여 효율적으로 작업을 구분하기도 한다. 또한 항상 GTD의 적용에 있기 다뤄지는 가치와 가중치를 적용도 현실적인 삶에서는 일일이 순차적으로 구분한다는 것이 어렵거나 필요없는 경우도 많다. 결과적으로 GTD는 모두에게 동일하게 적용되면서도 개개인에 따라 다르게 적용될 수 있는 것이다. 그렇다면 내 개인적에 면에 있어 완벽한 GTD 시스템을 구축했는가에 대한 의문이 생긴다. 오늘 이글을 다시금 적고자 하는 것은 이제 더 이상 GTD의 시스템이나 환경에 대한 고민을 중지하고, 지금까지의 성과를 정리하여 (언제 바뀔 지는 모르지만) 안정된 시스템에 대한 결론을 내고자 하는 이유이다. 이러한 이유는 거의 1년 이상 내가 GTD에 대한 고민을 던져주고 있었다.

내가 구축하고자는 GTD 시스템은 다른 이들도 마찬가지이겠지만 컴퓨터 시스템을 기반으로 한다. 특히 Mac OS X를 구동하는 맥북 화이트가 그 중심에 있고 집, 연구실 그리고 사무실의 큰 세가지 고정된 작업 위치가 있다. 그 중 작업의 중심은 상대적으로 연구실의 비중이 높다. 물론 세 위치에는 모두 여러 대의 컴퓨터 시스템과 각종 장비들로 가득하다. 사실 맥북을 구입한 이유도 이런 여러 곳으로 나눠진 작업 환경을 통합적으로 관리하기 위한 목적도 하나였다-사실 지금의 맥북의 하드 드라이브 용량이 그러한 목적을 제대로 받쳐주지는 못하고 있다.

일단 컴퓨터 시스템에서 GTD의 대상-수집의 대상-을 생각해 보면 E-메일, 파일 그리고 인터넷에 다운로드되는 여러 형태의 정보와 같이 컴퓨터 상에 존재하는 대상과 직간접적으로 입력하는 행동의 대상이나 목적과 같은 대상이 있다. 기본적으로 이러한 대상들에 대하여 프로젝트로 구분하여 컨텍스트를 지정하고 기타 분류 기준을 태그로 달게 된다.

GTD 어플리케이션이나 환경 구축에 있어 내가 가진 하나의 딜레마는 계층적 구조의 구축이다. 예를 들어 최근 인기는 GTD 어플리케이션인 Culturedcode의 Things는 기본적으로 계층 구조를 지원하지 않고 있다. 그리고 계층적 구조를 지원하는 OmniFocus, Inbox 그리고 iGTD, iGTD2도 개별적으로 다른 기능의 부족이나 가격 혹은 시스템 불안정의 요소를 가지고 있다.

이러한 시점에서 일단 나의 GTD 시스템에서 주요한 역할을 담당하기 위해 애쓰는 몇가지 어플리케이션에 대해 다시 한번 정리할 필요가 있다고 생각한다.

1. E-메일 클라이언트

E-메일은 기본 메일 클라이언트인 Apple Mail와 MailTag를 이용하고 있다. 사실 E-메일이 현대인의 삶에서 중요한 역할을 하기 때문에 GTD에서도 핵심적인 수집 도구가 되기는 하지만 그 수집의 대상은 개별 메일이나 그 내용보다는 그 내용이 지정하는 것이나 가르키는 다른 곳의 정보 그리고 첨부된 파일이다. 메일의 내용은 행동이나 참조 사항으로 수집되고 첨부된 파일도 마찬가지이다. 기능적으로 볼 때 GTD 목적의 E-메일 클라이언트는 이러한 기능을 내장 혹은 부가 기능으로 제공할 수 있다면 제일 좋을 것이다. Mac OS X 10.6 레오퍼드에서는 Mail 기능이 대폭적으로 향상되었으며, MailTag도 역시 그대로 사용될 수 있다.

내가 사용하는 E-메일은 계정은 POP3를 지원하는 학교의 메일과 IMAP를 지원하는 G-Mail 그리고 향후 사용을 고민하여 임시적으로 사용하는 Me.com 메일이다. G-Mail 역시 가장 많이 사용되는 GTD 어플리케이션의 하나로 꼽을 수 있을 만큼 부가 기능을 통하여 E-메일 기반 GTD 환경을 구축할 수 있도록 해 주고 있다. 실제로 내가 사용하는 메일은 상당한 수가 있지만 학교 메일을 제외한 나머지 메일은 모두 G-Mail에서 Pop3로 불러 들이고 있다. 사실 아직 G-Mail 기반의 GTD 환경을 제대로 구축해 본 경험없기 때문에, 기회가 된다면 경험해 보고 싶다.

2. iCal

GTD에서 달력 기능은 기억해야만 하는 날짜와 그 날의 시간이 정해진 행동 혹은 참조 사안들이 기록되는 곳이다. iCal와 같이 최근의 어플리케이션들은 단순한 달력 기능 이상을 내장하고 있는 어플리케이션들은 제대로 사용한다면 매우 뛰어난 효용성을 제공할 수 있다. Mac OS X 10.6에서는 iCal과 Mail의 기능이 서로 결합되면서 더욱 효과적인 사용을 할 수 있도록 해 준다.

iCal과 Mail은 To do 리스트를 공유한다. 때문에 E-메일의 내용을 수준으로 생성된 행동을 To do로 지정하게 되면 iCal의 To do list에 동일하게 등록되고 서로 간의 동기화된다.

Misssion: iCal과 Mail로 GTD 환경 구축

My Project vs. Our Project

2009-02-23T14:32:00.003+09:00

GTD는 행동이라는 요소를 하나의 작업과 프로젝트, 공통의 목적을 위한 작업들의 집합으로 구분한다. 하지만 삶이 집이나 직장처럼 컨텍스트의 한 영역으로 구분하는 것은 가능하지만 나를 포함한 여러 사람들의 작업이나 프로젝트가 연관되어 있다면 상당히 관리가 어렵게 된다. 그러한 대상한 하나의 컨텍스트 영역에서만 구현되는 것이 아니라면 더욱도 곤란할 수 있다. 그래서 내가 선택한 방법은 프로젝트를 구분하는 것이다.

나와 관련한 프로젝트와 관련 이해 관계가 얽힌 복잡한 프로젝트로 나누었다. 그리고 이를 별도의 GTD 어플리케이션에서 관리하기로 했다. 우선 일반적인 사안이라고 볼 수 있는 프로젝트는 iGTD2에서 계속 사용하고, 다른 프로젝트는 별도의 프로젝트 관리 도구를 사용하기로 했다. 어차피 덩치가 커져 버린 프로젝트들은 하나의 결정 권한에 상당한 제약이 있기 때문에 실제로 GTD 환경에서 관리하는 것이 불가능하다고 볼 수 있다. 다만 iGTD2에서는 이들을 하나의 행동으로 처리하려 진행 상황에 대한 파악이 가능하도록 했다. 이렇게 되자 다시금 이전의 프로젝트 관리 도구에 대한 선택으로 고민하던 일이 떠 오른다.

그러나 이번에는 좀더 단순하게 고민하기로 했다. 어차피 나의 결정 권한에 한계가 있는 프로젝트라고 한다면 모든 것을 철저히 관리한다는 어렵다는 것을 이미 언급했기 때문이다. 그래서 가능하면 이러한 프로젝트들은 빠른 처리 속도를 제공하는 가벼운 프로그래을 선택하기 했다. 마침 MacHeist에서 얻은 Process가 있어 이것으로 결정했다. 다행히 Process는 iCal와 동기화가 되기 때문에 이러한 프로젝트를 관리하기 위해 매번 Process에서 확인할 필요가 없다는 점도 iGTD2 사용자로서의 불편함을 배려받을 수 있는 부분이다.

iGTD2

2009-02-18T09:53:00.006+09:00

iGTD2에 대한 리뷰를 작성하고자 할 때 이런 저런 고민이 많았다. 일단 어플리케이션 자체가 알파 버전인데다가 향후 업데이트에 대한 기약이 불안하기 때문에, 과연 이러한 어플리케이션을 나 자신이나 GTD에 관심있는 다른 이들을 위해 추천할만한가에 대한 의문 때문이었다. 하지만 나를 포함한 iGTD 및 iGTD2 사용자들의 바램으로 조만간에 새로운 업데이트가 등장하든지 혹은 완전히 업데이트에 대한 기대를 포기하든지에 대한 결론이 날 것으로 기대(?)하고 있다.

iGTD2는 맥킨토시용 GTD 어플리케이션의 대표격으로 알려진 iGTD의 후속 버전으로 개발 진행중이었다. 하지만 개발자인 Bartel의 개인 사정으로 알파 버전이 공개된 이후 1년 이상 업데이트가 중지되고 있다. 또한 Inbox, OmniFocus, Things 등과 같이 새로운 GTD 어플리케이션의 등장으로 iGTD2는 더 이상 비교 대상에서 순위가 낮아 지고 있는 실정이다. 그럼에도 불구하고, iGTD2가 추구하는 GTD 기반 라이프-스타일이 내 취향에 맞다고 판단하여 시스템의 불안정성과 향후 지속성의 보장에 대한 우려에도 사용하고 있다.

iGTD2가 비록 iGTD의 다음 버전이기는 하지만 iGTD에 비해 많은 변화가 있었다. 가장 눈에 띄는 변화는 기존의 왼쪽 화면에서 사용하도록 지정된 Project와 Context라는 GTD의 고정된 영역이 좀더 유연하게 사용할 수 있도록 설계되었다. Context의 경우 동일하게 왼쪽 화면에 위치한다고 볼 수 있지만, 사용자가 Context를 일일이 구분하는 것이 아니라 주제(topics), 위치(places), 자원(resources), 시간(due dates) 등으로 대분류가 구성되어 있다. 원래 계획에는 사람(people)도 포함될 예정이었으나 현재는 따로 구분되어 있지 않다. 그리고 Project의 내용이 오른쪽으로 완전히 옮겨지면 iGTD의 고정 화면으로 인해 긴 프로젝트나 액션 이름이 제대로 보이지 않는 문제가 해결되었으며, iGTD2에서는 각 화면의 크기 조정이 가능하다. 단순한 화면이 개선이지만 이 부분에서 많은 차이점을 발견할 수 있다. 그 가운데 가장 새로운 점은 '탭'과 '포커스' 기능이다.

1. 웍플레이스/탭 기능

iGTD2는 위에서 언급한 바와 같이 iGTD의 명확한 Context/Project 구분을 사용자에게 보다 많은 유연성을 주기 위한 방법으로 새롭게 설계되었다. 대표적인 것이 대상을 다루는 웍플레이스라는 새로운 '탭' 방식의 스타일이다. 이것은 개별 Project나 Action을 보다 심도 깊게 관리할 수 있다는 면에서 iGTD2를 단순한 GTD 어플리케이션에서 정보의 입력과 관리 도구로서도 운용할 수 있게 해 준다.

비록 사용자들에게 적극적인 활용을 기대할 수 있을 지는 의문이지만, 동시에 여러가지 Project나 Action을 관리해야 하는 경우에는 여러 화면이나 디렉토리를 헤매지 않고 작업을 진행할 수 있다면 면에서 큰 장점이 될수도 있다고 본다. GTD 어플리케이션의 운용에 있어 하나의 Project나 Action이 즉각적인 판단이 어려운 경우을 많이 접하게 된다. 이러한 경우 각 대상에 대해 이런 저런 판단을 위한 자료의 입력이나 분석 등을 별도의 도구를 사용하기도 하지만 매우 번거롭다. iGTD2는 여러 사안에 대하여 기본적인 메모, 노트 및 링크 그리고 사람 등에 대한 정보를 각 웍플레이스로 구분하여 다룰 수 있다.

문제는 현재로서는 워크플레이스의 생성은 가능하지만 삭제가 지원되지 않고 있으며, 워크플레이스 내에서 포커스로 지정된 사항들이 가끔씩 사라지는 경우가 있다는 것이다.

2. 포커스/필터 기능

iGTD2의 포커스 기능은 앞서 언급한 Context/Project의 명확한 구분이 가지는 문제를 해결하기 위한 방안의 하나이다. iGTD2에서는 포커스 기능의 구현을 위해 강화된 태그 기능을 사용한다. iGTD에서 태그 기능은 검색을 위한 키워드 수준으로 이용되는 정도였다면 iGTD2에서는 가장 주요한 역할을 한다.

수집함으로 모인 대상들은 필요에 따라 Project, Action 혹은 Reference로 분류된다. iGTD2는 각 대상들에 대하여 여러 개의 세부 태그로 필터를 지정할 수 있다. 이미 입력한 태그는 첫 분류 기준으로 자동으로 입력된다.

이어 context에는 해당되는 단일 혹은 복수 태그의 필터에 의해 Project, Action 그리고 기타 사항들이 자동으로 나타나게 된다. iGTD2는 이러한 각 context를 주제, 장소, 자원 그리고 시간별로 구분해 놓고 있다. 그리고 사용자는 이미 설정된 context 외에 다른 태그 조건으로 필터를 구성하여 새로운 context를 설정할 수 있다.

또한 각 context는 다른 context들과 조합으로 새로운 필터를 구성할 수 있다. iGTD2에서는 context 개별 혹은 조합으로 이루어진 사항을 task라고 한다.

일반적으로 GTD 어플리케이션에서 하나의 사안에 대하여 Context가 지정되게 되지만, 다른 Context와의 연관성이 있는 경우 두 개 이상의 Context를 필요로 하는 경우 가 있다. 예를 들어 CulturedCode의 Things는 새로운 멀티 태그 기능으로 이러한 유연성의 부족 문제를 완벽하게 해결한 사안으로 볼 수 있다. iGTD2에서는 각 Context 간의 조합(포커스)을 방안으로 제시했다. 즉, 각 사항이 가지는 주제, 현재 분류된 장소, 자원 그리고 시간에 대한 세부 Context에 대한 태그 필터를 이용하여 '이번 주 내로 집에서 맥북으로 새로운 기획안 작성하기'와 같은 새로운 포커스를 만들 수 있다.

하지만 현 단계의 iGTD2에서는 포커스 기능과 관련하여 몇 가지 문제(버그)들이 있다. 기본적으로 포커스 기능의 문제라기 보다는 Context들이 개별 Action에 대해서는 필터에 작동하지만 Project에 대해서는 아직 적용되지 않는 문제가 있다. 또한 새로운 포커스나 태스크 생성을 위한 인터페이스가 꽤나 번거롭다는 점이 아쉽다. 그럼에도 이러한 포커스/필터를 이용한 태스크 관리는 다루어야 할 내용이 많은 경우 매우 효과적이다.

이러한 포커스/필터 기능은 Inbox, Tasks, Note & Links 그리고 Archive와 같은 iGTD2의 모든 화면에서 동일하게 적용할 수 있다.

3. Project & Task

iGTD2는 다른 GTD 어플리케이션과 마찬가지로 단일 작업에 대해서는 task, 복수 작업에 대해서는 project로 지정할 수 있다. 차이는 project의 경우 폴더 형태로 나타난다는 것 이외에는 특별한 차이는 없고, task와 project 간에는 서로 전환이 가능하다. Task 윈도우에서 직접 생성된 task와 project는 서로 간이 전환이 되지 않는 문제가 있다. 하지만 어차피 두 사항에 대하여 계층 구조를 생성할 수 있기 때문에 사용에 문제가 있는 것은 아니다.

이처럼 iGTD2는 iGTD에서와 같이 task나 project에 대한 하부 사항으로 계층적 구조를 생성할 수 있다. 이때 계층적 구조에서 하부 사항들이 모두 완료되면 상부 사항은 자동으로 완료된다. 때문에 해당 작업 완료 후 다른 작업들이 있는 경우라도 미리 후속 작업을 지정해 두지 않으면 상위 작업이나 프로젝트가 모두 archived 윈도우로 이동할 수 있다. 때문에 계층적 구조를 제대로 구성하기 위해 각 작업 간의 우선 순위에 신경을 쓸 필요가 있다. 단순히 작업의 우선 순위는 각 작업의 순차적인 절차로 지정하면 되지만, 일반적으로 GTD 어플리케이션에서 계층적 구조를 지원하는 경우 애써 구조화를 시키려는 경향이 있기 때문이다.

이에 반해 아쉽게도 반복적인 작업을 위한 Repeating이 항목이 있긴 하지만 작동하지 않는다. 덕분에 불편하지만 일일이 작성하거나 아예 iCal에서 관리하도록 해야 한다.

4. iGTD2의 문제점

위에 개별적으로 언급한 사안들 외에 시스템이 불안정하다는 것이 가장 큰 문제이긴 하지만 이런 경우에도 데이터 자체에는 거의 손실이 없다는 점에서 별도로 언급할 필요는 없다고 본다. 어차피 알파 버전에서 시스템 안정성을 강요하는 것 자체가 큰 무리가 있다고 본다. 하지만 시스템이 가볍기 때문에 특별한 시간적 손실없이 재구동이 가능하다. 그리고 현재 iCal의 동기화가 정상적으로 지원되지 않고 있다. 프리퍼런스나 태스크 설정에는 iCal과의 동기화 항목이 나타나지만 이런 사항들이 실제로 적용되지는 않는 것 같다.

이외 가장 큰 문제는 특징으로 언급한 주요 기능의 세부 사항들이 완성되지 않았다는 점이다. 항목들의 폰트 형태나 색상 지정 등과 같은 사안들이다.

수집 대상과 도구

2009-02-12T14:16:00.004+09:00

앞서 언급한 수집에 관한 글에서 '모든 것을 수집한다'라는 것은 말로서는 쉬우나 실제 수집하는 과정에서는 몇가지 제약이 따른다. 우선 컴퓨터와 네트워크에 기반한 삶에서 몇가지로 분류하지만 이-메일, 텍스트 파일, 바이너리 파일 등등과 같이 컴퓨터 내부에 존재하는 디지털 데이터와 향후 행동에 대한 머리 속의 생각 그리고 주변에 존재하는 물리적인 수집 및 행동의 대상들로 볼 수 있다. 만일 이러한 모든 것을 하나의 시스템이나 하나의 수집함으로 처리한다는 것은 실제로는 상당히 어려우면 불가능하다고 본다. 때문에 가상의 수집함까지 생각하는 수고를 하게 되기도 한다.

이러한 생각은 컴퓨터를 통한 수집이라는 것에 한정해 본다면, 이-메일과 파일로 생각할 수 있다. 물론 스케쥴 프로그램 등에 입력되는 향후 계획 등도 동일하다고 생각할 수 있지만 너무 복잡할 것 같아 별도로 다루기로 했다. 단순히 이-메일과 파일로 구분함에 있어서도, 이-메일의 경우는 우리가 그 내용을 아는 경우보다는 모르는 경우가 더 많으며 아는 경우라도 상세한 사항까지 파악하기는 힘들다. 그러므로 Midnight Inbox에서처럼 이-메일 자체를 통체로 수집하면서 그 내용을 일일이 확인하지 않은 상태나 이-메일 클라이언트와 번거러운 이동을 통하여 파악하기는 아직까지 썩 효율적이지 않다고 본다. 때문에 이-메일은 이-메일 클라이언트에서 수집 과정에 이은 평가와 관리 작업을 수행할 수 있도록 하는 것이 효율적이라고 본다.

이에 반해 100%는 아니겠지만 파일의 경우는 사실 내용을 정확하게 파악하지는 않더라도 파일의 이름만으로도 대략적이거나 포괄적인 행동이나 참조 대상으로 평가할 수 있다고 본다. 그러므로 파일의 처리는 인터페이스 측면에서 단순히 수집, 평가 그리고 관리 절차의 진행에 특별한 문제가 없다고 생각된다. 행동을 수반하는 파일의 경우라도 마찬가지라고 판단된다.

PS. 이런 측면에서 Midnight Inbox는 OmniFocus와 Things 사이에서는 고민하는 GTD 사용자들에게 아주 좋은 대체 대상이 될 수 있겠지만 이전 버전에 비해 인터페이스나 구성이 별로 달라지지 않고 있다는 점이 매우 아쉽다.

YouTube: How to File your Papers the GTD way

2009-02-08T20:20:00.004+09:00

GTD가 이미 세계인의 관심거리가 된지는 꽤나 오래 되었지만, 각종 GTD 어플리케이션에 대한 리뷰에는 관심이 많았지만 실제 GTD를 적용하는 방법이나 관련된 일상 등에 대해서는 별 반응을 하지 않았다. 그러다가 최근 다른 일로 YouTube를 검색하다가 우연히 GTD에 대해서는 찾아보니 이런 저런 흥미로운 소스가 많은 것을 알았다.

그 중 GTD에 대해 이런 저런 자료를 많이 올린 아가씨(아마도)의 내용이 눈이 띄어 나중에라도 다시 한번 보면 어떨까 싶다. 어쨌든 꽤나 어럽게 파일을 정리하는 방법이지 않나 싶다.

선택의 순간이 다가오다.

2009-01-15T20:12:00.005+09:00

Things 1.0의 출시와 함께 드디어 GTD 어플리케이션을 과연 돈을 주고 구입해야 하느냐 그리고 만일 그러하다면 어떤 것을 선택해야 하느냐를 결정해야 하는 시간이 다가오고 있다. OmniFocus 트라이얼에 대한 확실한 사용으로 Things에 대한 이미지도 지금까지와는 사뭇 달라졌기 때문에, GTD 어플리케이션 자체를 구매해야만 하느냐에 의문을 가지게 되었다. 그리고 iGTD와 iGTD2에 미련을 버리지 못하는 있는 상황은 지속되고 있다.

$79.95의 OmniFocus, $49.95의 Things 그리고 $39.95의 Inbox가 제공하는 것이 과연 iGTD나 iGTD2에 대한 내 미련을 보상하는 가에 대한 결론은 역시나 아니라는 것이다. 지금껏 Things는 앞서 언급한 것들보다 단연 최고의 평가를 받았다. 하지만 그것은 어느 정도 아직 정식 버전이 아니기 때문-즉 공짜라는 점에서-이었다는 점도 분명 작용했을 것이다. 만일 Things 1.0이 이전 버전에서 내가 원하는 모든 것들이 해결되었다면 나는 구입 자체에 대해 고민했겠지만, 고맙게도 Things에서는 아직 서브 프로젝트를 이용한 계층화나 프로젝트와 스케쥴 간의 연동에 문제가 해결되지 않고 있다.

지금 나는 이제 다시 iGTD2를 사용하고 있다. 사실 iGTD에 익숙한 환경으로 인해 iGTD2는 그리 오래 사용하지 않았지만, 쓰면 쓸 수록 혼자서 이것을 만들었다는 개발자의 능력에 놀라움을 금치 못한다.

Today

2009-01-06T23:17:00.004+09:00

오늘 MacUpdate에 소개된 Today를 사용해 보았다. 마치 iphone이나 ipod touch를 보는 듯한 깔끔한 외관을 가지고 있으면서 iCal의 이벤트와 작업을 보여주는 작은 유틸리티 프로그램이다. 특히 iCal을 구동할 필요없이 iCal의 기능을 구현한다는 점에서 추천할만한다. 또한 내장된 알람 기능도 iCal의 그것보다는 나름대로 쉽게 사용할 수 있을 것 같다.
하지만 쉐어웨어이기 때문에 $15.00 (MacUpdate에서 $8.95)의 가격을 지불한다는 점에서 다소 애매한 면이 있다. 예를 들어, 맥월드에서 추천한 무료 iCal Widget과 비교해 볼 때 선뜻 구매하기 어렵지 않나 싶다. 물론 기능이나 디자인 면에서는 Today가 단연 우위에 있지만...

결과와 실패

2009-01-04T09:54:00.003+09:00

GTD 시스템이든 여러 생산성 도구를 도입하여 운용하는 과정에서 프로젝트나 행동에 따른 실패는 무엇일까? 일반적으로 내가 예상치 못한 결과의 발생과 그로 인한 추가적인 문제들을 실패하고 생각할 수 있다. 하지만 GTD와 같은 시스템에서 이러한 의미에서의 실패라는 것은 존재하지 않을 수도 있다. 즉 앞서 언급한 예상치 못한 결과라는 것이 있을 수 있을까 하는 것이다. 만약 존재한다면 그것은 프로젝트나 행동에서 발생할 수 있는 결과를 충분히 검토하지 않아서 이다.
GTD 시스템을 도입하는 이유 중의 하나가 이러한 일을 효과적으로 하기 위한 것이라는 점에서, 결과를 예측하지 못했다는 것은 대상에 대한 충분한 GTD의 프로세싱을 적용하지 않았다고 볼 수 있다. 물론 많은 대상으로 인하여 충분한 검토가 어려울 수는 있지만 이러한 대상은 다음 행동이 아닌 검토 대상으로 분류하여 보다 깊은 분석이 필요하다.
이전의 글에서처럼 프로젝트나 행동은 반드시 결과를 생성하게 한다. 그 결과는 우리의 예상 범위에 부합한다면 성공 내지는 실패가 아닌 것으로 평가하고, 그렇지 않은 경우는 예상치 못한 결과 혹은 실패라고 한다. 그러나 오직 나의 판단이나 행동에 의해 발생하는 결과를 예측하지 못할 경우가 있을까 하는 것이다. 이 과정에서 외부 요소가 상대적으로 크게 작용할 수가 있다. 하지만 이런 것 역시 예상할 수 있는 일이다. 예상치 못한 결과라는 것은 결국 원하지 않는 결과를 의미하고, 이런 점에서 애써 그 결과의 발생을 외면하게 되고 또한 그에 대한 대응을 효율적으로 하지 못하게 되는 것이다. 결과는 성공일 수도 실패일 수도 있다. 그러므로 두 가지 모두를 염두에 두고 시스템을 운용해야 한다. 그러지 않으려면 성공적인 결과를 위해 모두 행동에 매진할 수 밖에 없다.

Things 1.0 RC

2008-12-30T16:22:00.005+09:00

맥월드 엑스포 2009를 앞두고 드디어 Things 1.0 RC (Release Candidate)가 공개되었다. 정말 이번에는 제대로 1.0으로 출시되는 것 같은 느낌이 든다. 이래 저래 맥월드 엑스포에 대한 이야기도 있지만 Things 만으로도 꽤나 관심이 가는 행사가 아닌가 싶다.

다만 1.0 RC에서도 프로젝트의 계층화 구조가 지원되지 않는 것으로 보아 실제 버전에서는 어떨지 의문과 걱정이 들기도 한다. RC1이 아닐가 바란다.

그러나, 다음 날 역시나 어느새 RC2가 등장했다. 이어서 RC3도... 이제 버전 1.0이 눈 앞에 기대되는 군요.

iCal: GTD의 핵심

2008-12-15T12:57:00.000+09:00

Updated !

새로운 맥킨토시 OS X환경에서 Apple 의 Mail.app, Address Book 그리고 iCal은 가장 기본적이면서도 반드시 필요한 기능이자 어플리케이션이다. 특히 OS X 10.5 Leopard에서는 이들의 개별 혹은 상호 운용성이 더욱 높아 졌다. 때문에 맥킨토시에서의 GTD 시스템 구축에서 이들 중 iCal은 그 핵심에 있다. GTD 시스템에서 달력이 차지하는 비중은 일부분이라고 볼 수 있겠지만, OS X 환경의 GTD 시스템에서는 iCal은 달력으로서 기능은 물론 To Do 리스트 관리 및 Address Book과의 연결 등에서 보아 GTD 시스템의 핵심이라고 보아도 틀린 말이 아니다. 이 때문에 맥킨토시의 모든 GTD 소프트웨어에서 iCal과의 동기화는 필수적인 조건이 되었다.

하지만 iCal의 비중이 점점 증가하게 되면서 GTD 시스템 운용 자체의 의미와 효율성을 퇴색시키는 면이 있다는 것을 발견하게 되었다. 일반적으로 GTD 시스템의 태스크 매니지먼트는 별도의 GTD 어플리케이션을 이용하는 경우가 많다고 볼 때, iCal의 캘린더 기능 이외의 업무 관리 기능과 중복 심지어는 충돌이 발생할 수도 있다. 초기 난 iCal의 캘린더를 업무, 강의, 개발, 사업 등등과 같이 마치 프랭클린 플래너에서의 사회적 위치와 역할 그리고 가치와 비슷하다고 구성하여 운용하고자 했다. 하지만 GTD 시스템의 핵심 체제로서의 역할을 강화하기 위해 iCal에 더 많은 정보가 입력되도록 힘을 쏟았다. 덕분에 GTD 어플리케이션은 물론 iCal에서도 업무와 일정 관리를 모두 수행할 수 있었다.

맥킨토시 OS X 환경의 GTD 시스템에서 iCal가 이러한 핵심적인 위치를 가질 수 있게된 것은 무엇인가를 다시 한번 확인해 보고자 한다. 이러한 글을 이미 여러 전문가들에 의해 언급되었으며, Merlin Mann의 iCal에 대한 예찬의 글에서도 몇가지 사항들을 들 수 있었다. iCal은 Microsoft의 Outlook이나 Entorage 등의 소프트웨어와 달리 업무나 일정을 그룹 및 항목 단위의 캘린더로 구분하여 다룬다. 때문에 GTD 소프트웨어에서의 컨텍스트를 캘린더에 할당된다. 예를 들어, E-Mail, 프린팅, 맥북 등의 컨텍스트를 개별 캘린더 혹은 '컴퓨터'라는 캘린더 그룹으로 정할 수도 있다. 이러한 기능은 OS X 환경에서 구동되는 프로젝트나 플래닝 소프트웨어에서도 프로젝트를 iCal의 캘린더에 대응할 수 있는 기능으로 매우 강력하고도 유연하게 운용될 수 있다. 또한 iCal의 To Do나 Event에는 날짜, 시간, 관련 인물 정보, 링크, 파일 등도 함께 입력할 수 있어 상대적으로 작고 빠른 운용 성능을 제공한다. 그리고 각 캘린더 별로 출력하여 해당 프로젝트나 업무용 출력물로서의 활용성도 뛰어 나다. 더하여 OS X 10.5에서는 Mail.app의 To Do와 통합으로 GTD 시스템으로서의 활용성이 한층 더 높아 졌다고 볼 수 있다. 최근 Apple이 .Mac을 대신하여 Me.com을 출시하면서 이를 통한 Mail.app, iCal 그리고 Address Book의 공유로 Mac, PC (Windows)라는 플랫폼 그리고 여러 소프트웨어의 제약으로부터도 훨씬 더 자유로워지게 되었다.

이러한 iCal의 단순명료하면서도 강력한 기능은 앞선 언급했듯이 GTD 어플리케이션과의 운용에서 우선 순위의 변화를 가져오게 되었다. 이러한 변화가 상호작용을 통한 효율증진으로 나타나는 경우도 있으나, 기능의 충돌로 사용자를 혼란스럽게 할 수 있다. 혼란스러움은 GTD 시스템에서 가장 먼저 제거해야할 대상이다. 이 시점에서 다시 한번 GTD 시스템의 기본적인 배경을 생각해 볼 필요가 있겠다. 만일 iCal과 Mail.App 만으로 GTD 시스템을 구축하고자 하는 경우가 아니라면, iCal는 GTD 시스템에서 달력의 역할을 담당하게 된다. 달력에는 시간이나 날짜가 정해진 약속이나 업무가 기록되는 곳이다. 다시 말해, 시간이 정해지지 않았거나 날짜가 시작일 혹은 마감일에 대한 명확한 기준을 제공하지 못하는 경우라면 iCal에서 굳이 다루지 않아도 상관없다고 볼 수 있다. 결국 Someday 혹은 마감일이 정해져 있지 않은 Next에 해당되는 업무는 기록될 필요가 없다.

행동의 범위

2008-12-06T13:50:00.004+09:00

GTD 시스템을 실천한다고 하지만 항상 불안하고 무언가가 빠진 듯한 느낌을 가진 적이 있는지 모르겠다. 오늘, 내일 그리고 앞으로 할 일이나 일정 등을 GTD 소프트웨어와 달력에 빼곡히 적어 놓고 순서대로 진행함에도 불구하고 이러한 느낌이 가시지 않는 것은 무엇일까 고민이다. 그것은 아마도-정답인지는 모르겠지만-현재의 내 판단으로 보아 명확하지 못한 프로젝트의 결과와 함께 명확하지도 상세하지도 않은 그리고 놓쳐버린 행동들에 의한 것이라고 생각된다.

GTD 시스템이 정상적으로 작동하고 있다면 하나의 행동이 마무리가 되면 하나(혹은 그 이상)의 결과가 발생하고 예상한(계획한) 다음 행동으로 이어지게 된다. 그러나 지금까지 나의 경험으로 보아 나의 행동이 끝난 후 다음 행동으로 즉각적으로 이어지는 경우는 거의 없었던 것 같다. 더 정확하게 말하면 다음 행동으로 이어질 수 없었다고 생각한다. 이런 점에서 내가 계획하고 지정한 행동과 행동 사이에는 실제로 수 많은 행동들 혹은 그 결과가 존재하였음을 인정하지 않을 수 없다.

사실 모든 행동을 명확하게 지적한다는 것은 꽤나 까다롭고 지루하고 그리고 의미없는 일처럼 여겨질 수도 있다고 생각한다. 하지만 지금까지 줄곧 그렇게 해 왔으니 GTD 시스템을 운용한다고 하더라도 이러한 스타일의 변화없이는 내가 원하는 고요한 평온을 다시 찾을 수 있을까 의문이다.

명확한 프로젝트의 목적과 함께 상세하고 세부적인 행동리스트를 작성해 볼 필요가 있다. 이러한 내용은 이미 GTD의 기본 텍스트에서도 수 없이 언급되어 있었지 않은가? 그러나 문제는, 세부적인 행동을 일일리 GTD 소프트웨어에서 다룰 수 있느냐 혹은 그럴 필요가 있느냐를 따지게 된다면 이것 또한 골치아픈 문제라고 여겨진다. 뻔히 짐작할 수 있는 사안을 일일히 기록하고 그에 대한 결과를 검토한다는 것 자체가 시간 낭비로 보일 수 있기 때문이다. 그렇더라고 해보는 것인 그렇지 않은 것보다는 나을 것 같다.

그 다음으로는 '과연 어떻게'라는 물음에 대해 고민하게 된다. 답은 역시 하나의 프로젝트를 곰곰히 종이에 적으면서 생각해 볼 필요가 있다는 것이다. GTD 소프트웨어로 모든 것이 해결되지는 않는다. 컴퓨터 모니터 앞에서 불확실히 무언가를 깊이 생각하기에는 무언가가 부족하지 않나 싶다.

OmniFocus 1.5

2008-12-05T22:00:00.001+09:00

OmniFocus 1.5 버전이 정식으로 출시되었다. 다행히도 OmniGroup의 어플리케이션은 릴리즈가 바뀔 때마다 트라이얼이 갱신된다는 점에서 어느 정도 마음껏 사용해 볼 수 있는 기회가 주어져서 나름 괜찮다고 여겨진다.

GTD 어플리케이션으로서 최고와 최악의 평가가 극명했던 OmniFocus가 드디어 1.5 버전 출시가 다가온 것 같다. 이전 1.0 버전의 트라이얼을 사용한 이후로 따로 운용해 본 적이 없었지만, 이번 RC2 버전에서는 다시금 15일을 사용해 볼 수 있는 기회를 얻었다. 그 동안 Things에 익숙해져 온 탓인지 여전히 복잡한 느낌은 존재했지만, 어느 정도 예상하고 운용해 본 느낌으로는 이전보다는 좀더 호감을 가지게 되었다.

사실 OmniFocus의 가장 큰 문제는 기능이나 사용법보다는 다른 제품에 비해 두 배 가까운 가격이라는 측면이라는 것을 부정할 수 없다. 때문에 항상 OmniFocus 사용에 대한 욕구는 늘 존재하고 있었다. 만일 이 높은 가격 문제를 뛰어 넘을 수 있는 기능을 제공할 수 있을까? 이번 트라이얼 사용에서 특별한 느낌을 받고 싶다.

돌발 상황

2008-11-22T17:24:00.005+09:00

삶에 새롭게 GTD 스타일을 적용하고 이를 꾸준히 준수하고자 마음을 먹고 있더라도, 실제 생활에서는 예기치 못한 일이 발생하기 십상이다. 일반적으로 GTD에서는 예기치 못한 상황에 대해서도 냉철하게 대응할 수 있도록 자신을 변화시키라고 하지만 결코 쉬운 일이 아니다. 사실 예기치 못한 상황이라는 것은 거의 없다고 볼 수 있다. 돌이켜보더라도 대개 이러한 예기치 못한 상황은 이미-직접 혹은 간접 아니면 유사하게-겪어본 일이라는 것을 알 수 있다. 물론 다 지나고 겨우 몸을 추스린 후에야 이런 생각이 다시 들지만, 이내 우리는 다음에도 같은 예기치 못한 상황을 겪게 될 것이다.

결국 우리가 GTD 시스템을 도입하고자 하는 목적의 하나도 이러한 돌발 상황에 스스로 대견할 정도로 충분한 대응할 수 있는 이로의 변화를 위함일 것이다. 예기치 못한 돌발 상황은 대개 시간적으로 여유를 느끼지 못하는 경우와 대응 자체가 매우 힘들거나 혼란스러운 경우라고 볼 수 있다. 문제는 대응에 대한 선택의 여지가 있을 경우 우리의 선택이 시간적 압박감을 초래하는 경우가 많다는 것이다. 다시 말해, 좀더 정상적이거나 여유로운 상태에서 판단을 했다면 그리 서두르거나 하지 않았을 수도 있었을 것이다. 예기치 못한 상황의 결과와 그에 따른 우리의 감정적 대응에 우리가 걱정한 만큼 큰 일은 일어 나지 않았다.

주말, 오늘 계획한 일정대로 약속잡은 일을 수행하던 중 급하게 한 문서를 팩스로 보내야만 할 일이 생겼다. 그러나 미처 팩스에 도장을 찍어야 한다는 점까지 예상치 못했다 (물론 팩스를 보내야만 한다는 일 자체는 100% 예측할 수 없었으며 계획된 일도 아니다. 상대방의 일방적인 약속 변경으로 인한 것이다) 집에도 팩스가 있으니 집에서 일을 처리하면 가능하지만 오늘 일정대로 라면 중간에 도서관에 들러야 했다. 하지만 팩스를 먼저 보내야 한다는 다급감으로 도서관에 가는 일을 내일로 미루고 (내일도 근처를 지나게 되므로) 집으로 갔다. 하지만 팩스를 보내기 위해 문서를 출력하고자, 맥북에서 Dell GX270의 공유 프린터로 전송했지만 오류가 발생했으며 또한 GX270으로의 파일 이동도 권한 문제로 오류가 발생시켰다. 빠르게 일처리를 계획하고자 했으나 이러한 문제로 갑자기 모든 일에 혼란스러워지면서 짜증이 몰려 왔다. 도장을 찍을 인주, 종이를 붙일 풀 등을 찾는 동작 역시 그 연속이었다. 결국 E-Mail로 GX270에서 받아 출력을 했으나 이번에는 시외로 팩스가 제대로 전송되지 않았다. 몇 번의 시도 끝에 다른 곳의 팩스로 전송하여 그 곳에서 재전송을 의뢰하고, 팩스 문제를 해결하고자 HP OfficeJet 6110의 메뉴얼을 하나씩 검토했다. 그리고는 마침내-직접적인 원인인지 확실하지 않지만-DSL 케이블 문제가 아닌가 싶어 라인을 다시 설치했다. 얼마전 화면을 프린터 위로 넘어 뜨려 프린터 위치를 옮기느라 아마도 라인을 잘못 설치한 듯 싶었다 (물론 이것도 확실하지 않다) 어쨌든 팩스를 다른 곳에서 보내졌고, 나는 계획한 일도 제대로 못하는 실정이다. 더우기 팩스를 받는 곳에서는 시간이 늦어 확인을 하지 못할 것 같다. 그냥 계획대로 일처리하고 월요일 아침에 연구실에서 팩스를 보낼 걸하면서 후회하고 있다.

GTD 시스템은 결국 스스로 항상 지향하는 바대로 변화하도록 노력하지 않는다면 특별한 무언가로 나에게 다가올 수 없다는 것임을 확인할 수 있다.

GTD의 함정

2008-11-11T22:37:00.003+09:00

1. 오해

GTD 시스템이 아닌 GTD 어플리케이션을 먼저 접하게 되는 사람들의 가장 큰 오류는 GTD 어플리케이션 자체를 일정 혹은 업무 관리용 소프트웨어로 사용하게 된다는 것이다. 여기서 오류라는 말이 무조건 부정적인 면을 포함하는 것은 아니지만, GTD 시스템을 통해 추구하고자 하는 그 무언가를 놓치게 되는 큰 문제를 그냥 두게 된다는 것이다. 이러한 사실은 최근 GTD에 대해 정보가 널리(?) 퍼지면서 많은 사람들이 GTD 어플리케이션을 사용하게 되고, 이런 프로그램은 이래서 좋다 저런 프로그램은 저래서 좋지 않다 등의 평가를 하고 있다는 점에서 충분히 인식할 수 있는 상황이다. GTD 시스템에서 GTD 어플리케이션은 시스템의 구현에 있어 매우 중요한 역할을 담당하지만, 그것이 단순한 일정 관리나 업무 관리 수준에서 머물러서는 안된다는 점을 인식해야 한다. 하지만 GTD에 대한 개념 정리가 없는 상태에서 시스템이 아닌 프로그램으로서 GTD 어플리케이션에 접근하기 때문에 이러한 인식을 가지기는 매우 힘들다. 심지어는 GTD가 무엇의 줄임말인지도 모른 체, 특정 GTD 어플리케이션의 기능이 좋아 기존의 Outlook 등을 대체했다는 말들도 자주 볼 수 있다. 물론 자기에게 접합한 어플리케이션을 찾았다는 점에서는 매우 좋은 일이라고 생각된다. 그러나 GTD는 일정이나 업무 관리가 아닌 삶의 관리라는 측면을 포함하는 것을 인식하지 못한다면 결국 더 좋은 일정 관리 소프트웨어만을 지향하게 될 것이다. 결과적으로 처음 GTD를 접하는 경우에는 개인 생산성 도구로서의 일정 및 업무 관리 도구와 GTD 시스템을 구분하고 구별하는 것부터 시작하는 것이 필요하다고 본다. 하지만, GTD 어플리케이션에서 보다 기능적인 일정이나 업무 관리를 할 수 있다면 더욱 좋겠다는 생각이 들기도 한다. 그런데, 이러한 바램이 바로 GTD 구현의 가장 큰 방해 요소가 된다. GTD 시스템에서 달력이 시스템의 외부 요소로 존재하고 있다는 사실을 다시금 인식할 필요가 있다.

달력에서 개인 일정이나 업무 스케쥴은 날짜 그리고 시간 요소를 가진 일로 존재한다. 언제까지 해야 한다 혹은 언제부터 할 수 있다 등의 날짜와 정해진 회의 시간이나 약속 시간 등이 존재한다. 그러나 우리는 존재하는 모든 것을 할 수도 할 필요도 없을 지 모른다. 만일 GTD 어플리케이션이 일정 관리 소프트웨어로 전락하게 되면, GTD에는 항상 해야 할 일거리로 가득하게 되고 분명 그 대부분은 제대로 혹은 원하는 대로의 결과가 아닌 마무리 그 자체에 쫓기게 된다. GTD는 그것이 일인지 아닌지를 명확하게 하는 것에서 출발한다. 우리가 달력이나 업무 관리 프로그램에 기록하는 많은 사안들은 대체로 일이 아닌다. 일이라는 것은 분명 명확한 (어떤) 결과를 초래하지만, 우리가 일정이나 업무로 지칭하는 많은 일의 대부분은 일이 아니라는 것이다. 그냥 그 것일 뿐인 경우가 상당 부분이다.

그럼에도 불구하고 다행인 것은 GTD 어플리케이션을 일정, 업무 혹은 일기장 수준으로 사용하고 이에 만족한다고만 하더라도 우리는 썩 괜찮은 그의 선택을 인정해 줄만 하다는 것이다. GTD의 장점이라고 할까? 그것은 프랭클린 플래너 등과 비교하여 도입이나 적용의 실패에 대한 후유증이 적다는 것이다. 대부분 그 실패를 느끼지도 못하기 때문이기도 하다.

2. 함정

GTD 어플리케이션의 선택에 있어 우리가 많이 범하는 실수는 모든 것이 가능한 GTD 어플리케이션을 원한다는 것이다. 하지만 GTD 스타일에 있어 GTD 어플리케이션은 단순한 업무(행동) 관리용만으로 충분하며 그 이상에 대한 요구는 자칫 우리가 지향하는 바를 어긋나게 할 수 있다는 것이다. 가장 큰 오해는 GTD 어플리케이션에서 업무 관리에 추가로 일정 관리, 주소록 관리 그리고 프로젝트 관리까지 한꺼번에 다룰 수 있기를 원한다는 것이다. 이것은 GTD 시스템에서 달력의 역할을 생각한다면 단순한 문제라고 볼 수 있다.

그렇다고 해서, OmniFocus나 Inbox와 같이 시간을 지정할 수 있는 기능이 잘못되었다거나 하는 의견은 아니다. 강조하는 것은 그러한 기능을 언급한 일정이나 약속 관리 기능을 위한 주요한 요소로 오해하여 그 부족함에 대한 불만으로 GTD 어플리케이션 자체를 자신에게 맞지 않는 것으로 생각하는 경향이 클 수 있기 때문이다.

모든 것을 수집하다

2008-10-17T17:13:00.008+09:00

GTD의 시작은 수집이라는 것은 누구나 알고 있는 사실이다. 그리고 무엇보다도 중요한 또 하나의 사실은 모든 것의 수집이라는 것이다. 하지만 GTD의 단순(?)한 개념에도 불구하고 GTD가 어려운 시스템으로 다가오는 것은 이 '모든 것을 수집한다'라는 것의 대상과 범위를 명확하게 정하기 쉽지 않다는 것이다. 그렇다면 대상과 범위를 정하지 않는 수집을 수행한다면... 지금까지 이러한 조건을 경험해 본 사람은 흔치 않을 것이다. 난 GTD 시스템 구축을 떠나 모든 것을 수집할 수 있다는 그 자체에 도전해 보고 싶다.

1. 모든 것을 수집할 준비가 되었는가?

모든 것이란 무엇인가? 바로 모든 것이다. 이 모든 것은 각 개인이 정하기 나름이기 때문에 굳이 규정할 필요는 없다. 자신의 개별 프로젝트로 한정한다고 해서 특별히 제약이 없으며, 삶 전체 수준에서 범위를 잡는다고 또한 안될 것도 없다. 그렇더라도 모든 것을 수집할 수 있어야 한다는 사실은 또한 변함이 없다. 그렇다면 스스로에게 모든 것은 수집할 수 있느냐라는 질문에 앞서 모든 것은 수집할 대상이 무엇인가를 정할 필요가 있을 것이다. 나의 경우에는 범위를 따로 정하지 않고, 생각하고 보고 느끼는 모든 것을 수집하기 위해 노력한다. 스스로 마음의 준비를 다지는 단계라고 본다면 별로 부담을 느낄 필요는 없는 수순이다. 그러나 이에 대한 스스로의 다짐이 명확하거나 부족하다면 결국 GTD는 또 다른 일거리나 부담으로 다가올 수 있다.

2. 모든 것을 수집하자!

어차피 모든 것은 수집하기로는 했지만, 한꺼번에 수집할 수는 없다. GTD 시스템을 구축함에 있어 수집에 대한 강박 관념이 생기기도 한다. 무언가를 수집해야 하는데, 내가 과연 다 수집하고 있는 것일까하는 생각이 든다면 이것은 GTD가 지향하는 바가 아니다. 편안하게 생각나는 대로 하나씩 수집함에 집어 넣는다. 이 과정이 제대로 수행되기 위해서는 결국 자신에 적합한 수집함이 필요하게 된다. 모든 것을 하나로 모을 수 있는 수집함을 굳이 만들려거나 혹은 여기저리 널린 곳에 여러 수집함을 만들 거나 하는 것도 좋은 방법은 아니다. 상황이나 조건에 따라 적합한 수집함을 준비하는 것이 중요하다. 내 주변의 모든 문명의 이기는 수집함을 위한 도구로 사용될 수 있다. 그리고 가능한한 그 도구들의 수집 과정의 결과는 집중될 수 있도록 수집함을 구성하기 바란다.

3. 모든 것이 수집되었다면 GTD를 시작한다.

모든 것이 수집되거나 수집될 것 같지 않다면 섣불리 GTD를 시작하고자 시도하기 보다는 좀더 천전히 숨을 고른다. 모든 것이 수집되었거나 수집될 수 있다면 GTD는 성공한 것이나 다름없다고 보아도 무방할 정도로 수집이라는 것은 우리가 간단히 생각하는 행동 이상의 의미를 포함하고 있다. 만일 모든 것이 수집되었다면 지금 우리의 머리 속은 마치-그것이 한 순간이더라도-새하얀 백지처럼 느끼지게 될 것이다. 그리고 그 느낌은 아마도 GTD에 대한 시도를 끊을 수 없게 만들 게 될 것이다.

Midnight Inbox

2008-10-02T18:21:00.004+09:00

Midnight Beep Softworks의 Midnight Inbox는 Things 못지 않게 색다른 느낌을 주는 GTD 어플리케이션이다. 그럼에도 CulturedCode의 Things와는 달리 GTD의 원칙이 매우 충실하다는 특징이 있다. 하지만 불행하게도 처음 접하는 사용자들에게는 OmniFocus와는 비교도 되지 않을 정도로 복잡한 구조를 가지고 있는 것처럼 보인다.

Midnight Inbox가 다른 GTD 어플리케이션과 차이를 보여주는 가장 큰 특징은 별도의 Inbox가 없다는 것이다. 물론 기능적으로 무언가를 수집하는 기능이 없다는 것은 아니며, 대상과 상관없이 수집하는 별도의 Inbox 혹은 수집함이 존재하지 않는다는 것이다. 기본적으로 Midnight Inbox는 Mac OS X의 다른 어플리케이션 및 파일을 정기적으로 수집하는 과정을 자동적으로 수행한다. 다시 말해, 사용자가 별도의 수집함을 지정해 놓고 무언가를 집어 넣는 행위 자체가 자동으로 수행된다는 것이다. 그 결과는 수집 과정이 매우 단순해지는 장점이 있지만, 원하는 모든 것이 수집되지는 않는다는 단점이 있다. 자동으로 수집되는 대상은 지정한 폴더의 문서 및 텍스트 파일, Mail 메시지, iCal의 이벤트와 To Do 그리고 웹 브라우저의 북 마크 등이다.

색 다른 방식에 적응한다면 나름 충실한 기능에 만족할 수도 있겠지만 이미 다른 GTD 어플리케이션에 익숙한 경우라면, 각 단계별로 명확하게 구분되어 진행하는 방식이 큰 제약처럼 느껴질 수 있다. 현재 1.3 버전에 이어 OS X 10.5 Leopard의 새로운 환경을 지원할 수 있는 버전이 알파 레벨에 있다고 하니 다음 버전에서는 이러한 문제가 충분히 해결 되기를 기대한다.

Things (CulturedCode)

2008-09-25T21:22:00.008+09:00

업데이트, 2008년 10월 11일

CulturedCode의 Things는 아직까지 정식 버전이 출시되지 않고 있다 (2008년 10월 현재, 버전 0.9.4.1). 당초 2008년 봄이었으나 여름으로 그리고 가을로 미뤄졌고, 공식적으로 2009년 1월 7일 맥월드 엑스포에서 버전 1.0 출시로 예정되고 있다). 거의 1년 가까운 출시 연기로 인해 Things는 초기의 폭발적 인기에 비하면 관심이 다소 줄어든 상태라고도 볼 수 있지만, 여전히 가장 많은 관심과 사용자를 확보하고 있다. 이러한 출시 연기는 iPhone과 iPod Touch용 Things 개발에 집중한 결과가 아닌가 생각한다. 어쨌든 나 역시 현재 GTD 어플리케이션으로 Things를 사용할 수 밖에 없는 입장에서 간략한 소개에 이에 대한 좀더 정리된 리뷰를 작성해 보기로 했다.

1. 태그 (Tags)

Things는 iGTD나 OmniFocus로 대표되는 맥킨토시용 GTD 어플리케이션들에 비하면 원칙적인 기준에서 벗어나 있다. 그 특징적인 면이 바로 컨텍스트라는 GTD의 가장 주요한 요소의 전통적 운용이 삭제된 것이다. 그러나 별도의 컨텍스트라는 항목이 없기 때문에 삭제되었다고는 하지만, Things에서는 새로운 방식으로 기존 컨텍스트 운용의 문제를 해결할 수 있도록 하고 오히려 사용자의 자유도를 높일 수 있는 태그의 운용을 적극적으로 도입했다. 특히 Things의 멀티 태그 기능은 이를 기존 GTD 어플리케이션들이 가지는 컨텍스트의 경직성 문제를 해소할 수 있었다. 즉 멀티 태그를 이용하여 멀티 컨텍스트의 역할을 수행할 수 있도록 한 것이다. 실제로 업무의 양이 증가하게 되면 하나의 업무가 반드시 하나의 컨텍스트에만 종속될 수 없는 경우가 많고, 위치 이외에 시간이나 작업 형식 등을 컨텍스트로 지정하게 되면 컨텍스트 자체의 관리도 꽤나 까다로운 일거리가 될 수도 있다. 태그 기능 자체는 특별하다고 볼 수 없지만, Things에서는 태그, 멀티 태그를 GTD 운용의 핵심 요소로 채용했다는 면에서 가장 큰 장점이자 특징을 제공한다.

또한 태그들은 특정 문구가 입력되면 자동 완성되기 때문에 사용에 있어서도 편리하며, Things에서는 시간이나 우선 순위에 대한 예가 이미 만들어져 있다. 그리고 태그의 양이 증가할 경우, 관련 혹은 유사 태그들을 하나의 그룹을 묶어 계층적 구조를 구성할 수 있다는 점도 사용자에게 매우 편리한 기능이다.

2. FOCUS

Things도 GTD의 첫 시작을 수집함에 모든 사항을 모으는 데에서 시작한다. Inbox에서 직접 새로운 항목을 생성하거나 Quick Add 기능을 사용할 수 있다. 그리고 수집된 항목들에 대하여 태그, 내용, 마감일 그리고 미리 알림 기간 등을 정할 수 있는 평가 및 관리 단계를 수행한다. 이때 별도로 컨텍스트를 지정하는 과정이 없기 때문에 Things에서는 기본적으로 마감 날짜에 기반한 행동의 실행 시기에 따라 분류된다. Things에서는 이것을 Next, Someday 그리고 Scheduled의 각 폴더로 구분한다.

Next 폴더는 일정(마감일이 아닌)이 정해지지 않은 모든 행동들이 대기하고 있으며, 오늘 날짜에 해당되면 자동적으로 Today 폴더에서도 나타난다. Someday 폴더에는 즉각적인 실행을 필요로 하지 않은 행동들이나 향후 계획의 항목들이 저장된다. 그리고 Scheduled 폴더에서 지정된 일정을 가진 행동들이 저장되고 있다가 해당 날짜가 되면 Today 폴더에 나타난다. 현재 v. 0.4.9.1 버전에서는 Scheduled 폴더로 지정되는 행동들은 프로젝트에서 이동되기 때문에 주의를 필요로 한다. 또한 아직까지 각 폴더와 다음의 프로젝트 및 책임 영역 간의 이동이 제대로 지원되지 않는 점도 있기 때문에 정식 버전에서는 어떻게 이러한 과정을 조화롭게 구성할 지 기대된다.

3. 프로젝트와 책임 영역

프로젝트(Project) 는 하나의 목적이나 결과를 얻기 위해 Focus의 각 폴더에 위치하고 있는 개별 행동 혹은 프로젝트들의 집합이다. 그리고 책임 영역(Area of Responsiblity)도 마찬가지로 지향하는 목적은 있으나 지속되어야 할 가치나 기준을 위해 행동이나 프로젝트를 관리하는 폴더이다. 프로젝트와 책임 영역의 차이는 프로젝트는 완료되는 항목임에 반해, 책임 영역이 완료가 존재하지 않는 지속적인 내용을 다룬다는 것이다.

프로젝트 폴더에 직접 프로젝트를 생성하거나 Focus 폴더에 있는 각 행동을 프로젝트로 이동하므로 써 쉽게 바꿀 수 있다. Things는 프로젝트나 책임 영역 폴더 역시 행동과 마찬가지로 태그를 지정하 수 있다. 현재 가장 아쉬운 점은 아직까지 계층적 프로젝트 구조를 생성할 수 없다는 점이다. 부득이한 경우 책임 영역 폴더에 프로젝트를 할당하여 계층적 구조를 가질 수 있도록 하여 사용할 수는 있지만, 책임 영역 자체도 계층적 구조를 지원하지 않기 때문에 한 단계 이상의 계층 구조를 만들 수는 없다. 덕분에 현재는 프로젝트와 책임 영역 폴더의 구분이 그 효과를 제대로 발휘하고 있지는 못하고 있는 실정이다.

4. 동료

Things에서는 Address Book에 내장된 인물이나 회사 정보를 이용하여 팀 메이트(Team Mate)를 생성할 수 있다. 그리고 Focus의 각 행동을 동료에게 지정할 수 있다. 이것은 GTD의 위임 기능으로 활용될 때 매우 유용하다. 하지만 현재까지는 그 외에 특별한 기능이 지원되지 않고 있으며, 계층적 구조를 만들 수 없기 때문에 큰 효용성은 없는 실정이다.

5. iCal 싱크

최근 업데이트된 Things의 iCal 싱크 기능은 Inbox, Today, Next 그리고 Someday라는 Focus의 각 폴더에 하나 혹은 그 이상의 iCal 캘린더를 동기화할 수 있다. 반대로 말하자면 Things는 iGTD나 OmniFocus처럼 iCal의 각 캘린더를 개별적으로 동기화할 수 없다는 점이다. 그리고 OS X 10.5 (Leopard) 버전에서는 iCal과 Mail의 To Do 항목이 서로 공유되기 때문에 그리고 싱크된 Things의 Focus 항목들이 중복 복사되는 문제가 생기기도 한다. 이러한 경우, Things를 주 입력 도구로 사용하여 항목의 생성 및 삭제를 관리해야만 한다. 그리고 Today 폴더와 Next 폴더는 같은 항목을 다루고 있기 때문에 동시에 동기화할 필요성은 없으며, 특정 태그를 가진 행동만이 동기화되도록 설정할 수도 있다.

6. 결론

Things가 현재 정식 버전 출시 전이라는 측면에서 그 특징적이 기능들이 완벽하게 구현되고 있지 못한 상태에서도 다른 GTD 어플리케이션에 비해 많은 인기를 얻고 있는 것은 간단한 구조와 간략한 인터페이스를 가지고 있기 때문이다. 하지만 iGTD나 OmniFocus에 비하여 상대적으로 기능이 부족한 면이 있기 때문에 사용자에 따라 평가가 엇갈리는 면도 크다. 어쨌거나 2009년 1월의 정식 버전의 출시가 기대된다. 현재의 프리뷰 버전에서의 인기가 약 $50의 비용을 지불해야하는 상황으로 바뀔 때에도 그대로 지속될지 궁금하기도 하다.

GTD 시스템 요약

2008-09-22T16:22:00.007+09:00

다음은 GTD의 5단계 시스템 구조를 아주 간략하게 설명한 글이다.

1. 수집 단계 - 모든 것을 수집함에 넣는다.

2. 평가 단계 - 당장 할 수 있는 일은 즉시 하고, 내가 할 수 없다면 위임한다. 날짜가 정해져 있다면 달력으로, 그렇지 않다면 '다음 행동'이나 '프로젝트'로 보낸다. 두 개 이상의 행동이 필요하면 프로젝트를 만든다. 향후 계획은 '언젠가'로 보낸다. 행동이 필요치 않은 사안 중 보관 필요가 있다면 참고 자료로, 보관 필요성이 없으면 버린다. 평가를 일시적으로 보류할 수 있다.

3. 관리 단계 - '달력', '다음 행동' 그리고 '프로젝트'의 행동에 컨텍스트를 지정한다. 참고 자료는 세부적으로 분류한다. 위임 자료는 리스트로 결과를 관리하고, '언젠가' 및 '보류' 자료를 행동, 참고 자료 및 쓰레기로 구분한다.

4. 검토 단계 - '달력', '다음 행동' 그리고 '프로젝트'의 행동들이 실행 가능한 상태인지 지속적으로 검토한다.

5. 실행 단계 - 오늘 실행 가능한 '행동' 중 우선 순위를 정하고 실행한다.

이러한 GTD 시스템의 구조는 메모장, 노트, 파일 폴더 등의 장비로 구성할 수도 있고, GTD 전용 소프트웨어 뿐만 아니라 E-Mail 클라이언트, 아웃라인 소프트웨어 그리고 심지어는 emacs로도 구현이 가능하다. 개인 취향에 따라 자신이 사용하는 어떠한 도구도 적용할 수 있다는 점이 GTD의 가장 큰 장점 중의 하나이다.

그리고 이상과 같은 5 단계 시스템 구조는 최초의 과정을 거치고 난 이후에는 각자의 판단에 따라 달라지게 되는 것이 정상이다. 항상 시스템 도입의 목적을 생각한다면 단계와 절차는 적절히 조절할 수 있다.

행동: 결과 vs. 목표

2008-09-10T16:00:00.004+09:00

GTD를 사용하던 혹은 FP(프랭클린 플래너)를 사용하던 간에 있어 가장 중요한 것은 자신과의 약속을 실천하는 것이다. 모든 것은 실천 여부로서 평가된다. 모든 행동이 정상적인 절차로 수행되고 마무리가 되었다고 했을 때에는 반드시 어떠한 (좋든 혹은 나쁘든) 결과가 있다. 하지만 그 결과는 항상 내가 바라는 것이 아닐 수 있으며 내가 예상한 것일 수도 혹은 아닐 수도 있다. 또한 모든 행동은 그 시작의 원인도 있기 마련이다. 단순하게 의무적인 행동이라고 할지라도 결과는 존재하기 마련이다. 다만 행동의 주체의 의지에 따라 원인은 일반적인 도달 목표가 될 수도 있고 구체적인 무언가를 지향하는 목표일 수도 있다. 즉 모든 행동은 시작의 원인일 수 있는 목적 혹은 목표를 지향한다.

그러나 결과와 목표가 항상 일치하지는 않는다. 단지 예정된 목표에 근접하는 결과를 만들기 위해 노력할 수 밖에 없기 때문에 우리는 행동을 위한 최선의 방법과 최적의 환경을 선택하게 된다. 행동에 목표란 존재할 수 없다. 우리가 원하는 결과라면 그것이 목표에 부합되는 것이고 그렇지 않다면 목표는 여전히 달성되지 않았거나 진행 중이거나 혹은 존재하지 않는 것이다.

GTD에서 하나의 행동 및 프로젝트의 언어적 표현은 원칙적으로 상세하면서도 실제적인 결과에 비춰 정하도록 권장한다. 다시말해 이것은 행동에 대해 기대하는 결과를 의미하는 것이지 원하는 목표가 아니다. 사실 우리가 조그만 깊이 생각해 본다면 목표라는 것은 내 의식 안에 존재하는 바램일 뿐이다. 이것을 우리가 구체화한다면 머리 속의 목표보다는 보다 현실적인 결과가 세워질 것이라고 본다. 하지만 일반적으로 행동이나 프로젝트의 이름을 정할 때 지금까지 나는 결과가 아닌 목표를 내세웠던 것 같다. 이로 인해 행동의 정당한 결과에도 불구하고 목표와 다르다는 이유로 결과 자체를 왜곡되는 경우가 종종 있었다. 더불어 (대개) 불명확한 목표의 선정은 프로젝트의 진행 그 자체에 대한 불안감을 초래하기도 한다. 덕분에 프로젝트의 이름은 늘 바뀌지만 실제로 일 자체는 항상 미뤄지게 된다. 만일 지금도 프로젝트 이름을 계속 바꾸게 된다면, 바로 결과와 목표를 혼돈을 의심할 필요가 있다.

행동은 진행 방법과 환경 요건 등 여러가지 변수에 의해 (비록 정해진 틀 내에서 일지라도) 다양한 결과를 만들어 낼 수 있기 때문에, 쉽게 선택하고 변경하는 방법과 환경의 차이에 의해 결과가 우리의 의식과는 상관없이 차이를 초래할 수 있다. 그렇지만 진행 방법과 환경 요건의 차이가 목표를 흔들지는 못한다. 목표는 우리 의식에서 쉽게 바뀔 수 있는 사안이 아니기 때문이다. 우리는 결과와 목표를 동일시 하기 때문에 방법의 환경의 변화를 쉽게 결정하게 된다. 그리고 바뀌어진 결과에도 불구하고 부동의 목표로 인하여 잘못된 선택은 지속된다.

지금까지 나의 GTD 시스템 도입 과정에서 얻은 것의 하나는 바로 결과와 목표의 선정에 매우 엄격해질 필요가 있다는 것이다.

프랭클린 플래너

2008-09-06T12:41:00.005+09:00

나의 경우에는 해당되지 않지만, 익히 프랭클린 플래너를 (나름 제대로) 사용하셨던 분들은 GTD 시스템의 단점(?)을 보완하기 위해 FP의 여러 장점을 접목시켜 효율적으로 운용하는 것에 대한 사항을 종종 본다. 내심 부럽기도하고 존경스럽기까지 하다. 하지만 이러한 방법은 앞서 언급했듯이 어느 하나의 시스템을 제대로 사용하는 분의 경우에 그 효과가 의미가 있다고 생각하며, 단지 다른 시스템의 장점이 내가 선택한 시스템의 단점보다 나아 보인다는 이유만으로 이를 사용하기로 결정한 경우와는 차이가 많이 난다고 본다.

예를 들어, 프랭클린 플래너를 시작하면서 그리고 늘 확인하는 사안인 가치관, 사명감 혹은 소중한 일의 순위 등등을 GTD의 수집 단계에 적용하게 되면, 수집의 대상이 많은 경우 상당한 혼란을 초래하게 된다. GTD 수집 단계라는 것인 평소 생활 습관이 정리 정돈이 잘 된 경우나 그 반대의 경우에 따라 엄청난 양적 그리고 질적인 자원 소모를 초래하기 때문이다. 이러한 과정에 모든 대상 혹은 선택한 대상에 대해 가치나 사명을 따진다는 것은 준비되지 않은 입장에서는 큰 부담이 될 수 밖에 없다. 나의 경우는 오직 수집 자체에만 몰두하기 위해 애를 쓰고, 수집함을 비우기 전까지는 그 사안에 대하여 신경을 쓰지 않는다. 처음에는 비록 수집함에 있더라도 계속 신경이 쓰였지만, 어느 정도 반복되자 관심이 점점 수집함의 내용에서는 멀어져 갔다.

프랭클린 플래너 시스템은 GTD의 단점이라고 생각할 수 있는 부분을 훌륭하게 보완해 줄 수 있는 많은 요소를 가진 것은 분명하다. 특히 GTD 시스템의 자신의 삶에 더욱 적극적으로 반영하고 있는 경우에는 보다 효용성이 클 것 같다고 생각한다. 그러나 분명 몇가지-매우 주요한-면에서 차이를 보여 주고 있기 때문에 섣불리 좋은 두 시스템을 결합하여 더 좋은 시스템을 만들고자하는 시도가 오히려 어느 하나의 시스템도 제대로 운용하질 못하는 결과를 초래할 수 있지 않을까도 생각한다.

1. 소중한 것이란 무엇인가? 프랭클린 플래너를 소개 혹은 활용을 다룬 많은 책은-나의 편견인지는 모르겠지만-경제적 혹은 사회적 성공을 시스템 도입의 결과로 강조하는 경우를 종종 본다. 그리고 이를 증명하기 위해 여러 사회 명상들의 성공담(!)에 상당 부분을 할애하기도 한다. 기본적으로 나는 자신의 성공을 소개하는 것 자체에 대해 큰 문제는 없다고 보지만, 서로 상황이 다른 처지에서 타인의 성공에 작용한 소중한 것 혹은 그것을 다룬 방법론에 대해서는 회의적이다. 사실 시중 서점에는 이러한 내용의 책들이 넘쳐나고 있다.

내 생각에는 소중한 것이라는 자체도 늘 변화한다고 생각한다. 소중한 것을 자신의 현재 혹은 미래의 사회적 위치에서 가진 사명감의 결과물이나 이를 위한 노력의 목표라고 생각한다면 더더욱 소중함이란 단어는 어울리지 않는다고 본다. 나의 경우 나에게 주어진 사회적 위치에 맡겨진 사명감을 부정하는 것은 아니지만, 결코 나 자신을 위한 것 이상이라고는 생각하지 않는다. 물론 위험한 생각일 수도 있겠다.

나도 프랭클린 플래너를 사용하면서 많은 소중한 것들을 발견했다고 할 수 있다. 하지만 GTD 시스템으로 라이프 스타일 매니저를 바꾼 이후부터 내게 있어 소중한 것이란 사실 이러한 시스템에서 다룰 만한 대상이 아니라는 것을 느꼈다. 물론 소중한 것을 위해 행애야 할 일들도 많겠지만, 그것 역시 나에게는 지금 할 수 있는 일과 언젠가는 하려고 하느 일로 구분될 뿐이다. 어차피 소중한 것은 자신에게 입력된 사회적인 규범이나 관계에 의해 생성된 결과물일 뿐이다. 내가 무엇보다도 소중히 생각하는 아내와의 사랑은 시스템 측면에서는 고려할 필요도 그리고 할 수도 없는 대상이란 것을 알았다. 억지로 자신의 소중한 것 혹은 소중히하고 싶은 것은 시스템이라는 틀에 넣을 필요는 없다.

2. 자신의 가치관은 누구에 의한 것인가? 난 학교 다닐 적, 내가 생각하는 가치가 타인이 생각과 비교는 될 수 있을지언정 바뀔 수는 없는 절대적인 정상 상태의 것으로 생각했다. 그러나 그것이 나에게 주어진 환경이 변화됨에 따라 가치관 역시 바뀌어져 갔으며, 당시의 나를 아는 많은 사람들이 놀랄 정도로 변화했다. 물론 내 주위의 다른 이들은 내가 놀랄 정도로 바뀌어 있음을 새삼 느낀다. 때문에 난 가치관을 기준으로 자신의 사명을 정한다는 것 역시 그리 좋다고 생각하지는 않는다. 물론 가치관에도 자신이나 가족의 건강이나 사랑 혹은 조직이나 사회에 대한 (정상적) 사명감과 같이 필요한 경우도 많겠지만, 잘못된 혹은 비뚤어진 가치관은 언제라고 좋은 방향 혹은 더 나쁜 방향으로 바뀔 수 있다. 그리고 내가 두려운 것은 나의 가치관은 언제나 내가 생각한 가치관이 아니라는 것이다. 그저 단지 부모, 선생, 친구, 상사, 지나가는 행인, TV, 신문 혹은 인터넷에 떠 도는 불분명한 뉴스에 의한 것일 수 있지 않겠는가.

3. (GTD이든 프랭클린 플래너이든) 시간 혹은 생산성 관리 시스템의 도입 목적이 무엇인지 생각해 본 적이 있는가? 사회적 성공, 부의 축적, 평안한 노후 등등 대개 아마도 이 모두가 아닐까 싶다. 나에게 있어서는 내가 하고 싶은 (소중한 것은 아니지만) 일을 하기 위해 이를 방해하는 귀찮은 모든 요소들을 제거 혹은 처리하기 위함이었다. 프랭클린 플래너에서는 매우 할 일 중에서 소중한 기준이든 사명의 기준이든 어떤 식으로든 일의 순위를 정하게 된다. 그러나 해야 만 하는 일은 순위에 상관없이 해야 할 뿐이다. 다만, 지금 할 수 있으냐와 지금 할 것이냐의 선택에서 어느 하나를 혹은 둘 모두를 선택할 수 있는 상황 임을 인식하는 자신을 바라 볼 뿐이다.

어쨌거나 프랭클린 플래너와 같은 훌륭한 도구를 자신의 삶에 적용한다는 매우 부러운 일이다. 그래서인지 GTD 시스템을 어느 정도 체험하고 나면 프랭클린 플래너를 다시 사용하거나 앞서처럼 좋은 장점만을 GTD 시스템에 적용하는 경우도 많이 본다. 마치 iGTD를 사용하다가 Things에 반했으나 다시금 iGTD나 OmniFocus에 눈이 가는 것처럼... 결국 바뀌는 것은 내가 아닌 시스템일 뿐이다.

GTD 소프트웨어의 역할

2008-09-04T22:16:00.000+09:00

GTD 소프트웨어에 대한 오해가 있다. 이 오해는 어쩌면 플랭클린 플래너와 같이 스타일이 정해진 형식에 익숙해져 있기 때문이라고도 볼 수 있다. 물론 이 오해는 부정적이거나 잘못된 것이 아니며, 단지 GTD의 다름의 요소를 완전히 이해하고 표현하지 못한 것이라고 볼 수 있다. 그것은 바로 날짜와 시간이 GTD에서 가지는 우선 순위에 대한 것이다. 결론을 먼저 내린다면, GTD 소프트웨어에서 행동에 대한 날짜와 시간의 제약은 행동의 가능성보다 우선하지 않는다는 것이다. 이것은 GTD 시스템에서 행동의 리스트와 달력이 분리되어 있다는 것을 인식하면 어느 정도 예측할 수 있다. CulturedCode의 Things가 OS X 환경에서의 GTD 소프트웨어에서 급부상한 이유의 하나도 이러한 GTD 스타일을 아주 단순하면서도 구조적으로 구현했기 때문이다.

GTD 소프트웨어는 원칙적으로 달력과 기능이 분리된다. Mac OS X에서는 iCal라는 더없이 막강한 캘린더 어플리케이션을 가지고 있기 때문에, 거의 모든 GTD 소프트웨어는 iCal과 동기화를 통하여 날짜와 시간에 제약을 받는 행동들의 정보를 다룰 수 있다. 즉, GTD 시스템에서의 달력의 역할은 iCal가 맡게 되고 GTD 소프트웨어는 행동을 수집과 평가 및 여러 다른 기능의 수행에 집중된다. 만일 개별적인 별도의 GTD 소프트웨어를 구성하게 된다면 달력의 역할을 위한 기능이 첨부되게 된다. 하지만 일반적으로 이러한 행동 혹은 시간 관리 시스템에 달력 기능이 추가되면 어쩔 수 없이 시스템의 핵심 기능의 역할이 뒤바뀌게 된다.

GTD 소프트웨어의 역할은 행동의 관리를 위한 것이며, 행동의 실천은 전적으로 개인의 의지에 달려 있다. 즉 GTD는 기본적으로 행동이나 목표에 대하여 어떠한 가치의 부여보다는 실천 가능성을 관리할 수 있도록 해 주는 역할을 한다.

LifeManager

2008-09-03T01:09:00.005+09:00

LifeManager는 GTD의 업무 흐름을 철저히 지켜 만들어진 윈도우즈용 GTD 어플리케이션이다. 윈도우즈 환경에서는 OutLook이 업무용 소프트웨어의 입지가 워낙 강하여 GTD 스타일의 어플리케이션이 직접적인 경쟁(?)하기는 거의 불가능하지 않을까 싶다. 마치, OS X 환경에서의 iCal가 가지는 위상 혹은 그 이상의 위치를 가지고 있다고 볼 때 틀린 말은 아니라고 생각한다. 그런 점에서 GTD 라이프만을 위해 개발된 프로그램이 실제로 얼마나 그리고 제대로 많이 사용될 수 있을 까에 대한 의문을 들기는 하지만, LifeManager는 윈도우즈 환경에서 GTD 스타일 적용을 시작함에 있어 매우 효과적인 프로그램의 하나라고 생각된다.

나는 개발자가 Mac OS X 환경에서 프로그래밍했다면 LifeManager에 적용한 GTD 스타일을 과연 어떠한 인터페이스로 OS X 프로그램답게 구현할 지 궁금하다. iGTD 조차 어려운 (어떠한 윈도우즈용 GTD 프로그램보다는 쉽지만) 인터페이스라는 의견이 있는 것을 생각하면 노력에 비해 제대로 된 평가를 받지 못할 수도 있지 않을까 싶다. 기회가 된다면 Mac OS X에서 구현된 LifeManager를 만나고 싶다.

Things: Things 리스트의 이해

2008-08-31T17:27:00.009+09:00

CulturedCode의 Things는 원칙적인 GTD 어플리케이션이 아니다. 하지만 GTD 시스템에 입각하여 Inbox, Today, Next, Scheduled 그리고 Someday로 구분된 구조는 사용하기 매우 편리하면서도 많은 사용자들이 익숙하지 않아 제대로 운용하지 못하고 있는 것도 사실이다. 물론 Things의 정식 버전이 출시될 때에는 더욱 운용이 편리하게 개선될 것으로 기대한다. 아직까지는 Things의 각 리스트와 Project 내의 항목들 간의 이동이 부자연스럽기 때문이다. Things는 다음과 같은 리스트를 가지고 있다.

Inbox - 새로운 모든 항목의 수집을 위한 리스트.
Today - 오늘 날짜에 마무리지어야 할 항목들. 기본적으로 다른 리스트에 대기하던 항목들이 해당 날짜가 되면 자동적으로 Today 리스트로 이동된다.
Next - 명확한 일정이 정해지지는 않았지만 가능한한 빨리 수행해야 할 항목들의 리스트.
Scheduled - 명확하게 정해진 날짜에 수행되어야 할 항목들의 리스트.
Someday - 향후 수행 여부에 대한 결정이 내려지지 않은 항목들의 리스트.

Inbox에 수집한 항목들 중에 특정한 날짜에 수행되어야 할 사안들은 Scheduled 리스트로 보내고, 이후 일정이 변경되거나 연기되는 경우에도 Scheduled 리스트에서 관리할 수 있다. 하지만 현재의 프리뷰 버전에서는 Scheduled 리스트에 있는 항목을 Project로 옮기면 Scheduled 리스트에서 사라진다. 반대로 Project 내에 있는 항목들은 Scheduled로 옮겨지지 않는다.

오늘 수행해야 할 일 경우, Due Date를 오늘 날짜로 지정하거나 Today 리스트로 이동시킨다. 만일 오늘 수행이 명확하지 않거나 향후 일정이 정해지지 않은 항목은 Today 지정을 해제하여 Next 리스트로 이동시키고 향후 일정이 정해지면 Scheduled 리스트로 이동한다. 하지만 프리뷰 버전에서는 Today 리스트에 올려진 항목이라도 Project 내의 행동이라면 직접 Scheduled 리스트로 이동할 수 없다. 또한 Project 항목 자체가 Scheduled 리스트로 이동된 경우에는 Due Date가 오늘 날짜이어도 자동으로 Today 리스트로 이동되지 않고, Scheduled 리스트에만 당일 표시로 나타난다.

정확한 날짜가 정해지지 않았다는 면에서는 Next와 Someday가 유사하지만, Next는 실행이 예정된 것인 항목들인 것에 반해 Someday는 아직 실행 여부가 결정되지 않았다는 큰 차이가 있다. 하지만 두 리스트의 항목들 모두 Project 리스트나 Scheduled 리스트로 이동이 가능하다.

그리고 Things에서 가장 사용 빈도가 적은 영역이 바로 Areas (of Responsibility) 폴더라고 생각된다. 하지만 Areas의 각 폴더는 책임 범위에 대한 역할 혹은 GTD의 컨텍스트로 구성하거나 계층적으로 구조의 Project 리스트를 지원하는 않는 프리뷰 버전의 Things에서는 계층적 (비록 1 단계 밖에 지원되지 않지만) 구조의 프로젝트 구성을 위해 사용할 수 도 있는 GTD 스타일 구현에 유용하게 운용할 수 있는 폴더이다.

Updated 2008. 09.02

Things: 멀티 컨텍스트의 매력

2008-08-30T00:18:00.016+09:00

CulturedCode의 Things는 아직 정식 버전이 출시되기 이전이지만, OS X 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 가장 선두에 있는 프로그램으로 iGTD와 OmniFocus와 비교된다. Things를 사용하게 되면서 느낄 수 있는 가장 큰 특징은, Things가 명확하게 GTD 스타일을 따르지 않는 GTD 프로그램이라는 것이다. 우선 컨텍스트와 프로젝트 화면의 구분이 없다는 점에서 다른 프로그램들과 가장 큰 차이를 보여준다. 그리고 이러한 차이는 바로 Tag의 활용을 극대화하므로 써 극복하거나 혹은 유연하게 활용할 수 있도록 해 준다. 즉, Things는 컨텍스트가 고정된 조건으로 지정되지 않을 수도 있다는 점에서 특히 회사나 가정 혹은 개인 일정이 뒤섞여 사는 우리나라 사람들에게 잘 어울린다고 생각된다.

GTD의 컨텍스트는 행동의 수행될 수 있는 가장 주요한 조건 중의 하나이다. 우리가 중요하고 가치있는 행동이라는 실천할 수 없는 상황이라면, 고려 대상에서 제외되는 GTD의 특정은 하나의 행동이 여러 군데에서 실행 혹은 검토되어야 하는 경우가 많은 우리나라 사람들에게는 어느 하나만의 컨텍스트를 지정하는 것은 매우 어려운 문제로 생각된다-이것은 정도의 차이가 있겠지만 다른 나라의 경우도 마찬가지라고 생각된다. 이럴 때 Things는 하나의 행동에 요구되는 장소, 환경, 도구 그리고 대상을 하나의 이상으로 태그로 지정할 수 있다. 예를 들어 하나의 행동이 회사와 집에서 선택할 수 있는 경우이거나 혹은 두 위치 간의 연속적인 진행이 필요하다면, iGTD나 OmniFocus에서는 이러한 조건 중 가장 중요하고 모든 하부 컨텍스트를 포괄하는 상위 컨텍스트를 생성해야만 한다. 하지만 Things에서는 아래와 같이 태그 내에 또 다른 태그를 적용할수 있는 계층적 구조의 멀티 태크 기능을 이용하여, 예를 들어 각각의 장소를 컨텍스트로 설정하고 입력한 행동에 대하여 둘 이상의 태그를 멀티 컨텍스트로 지정할 수 있다.
이러한 멀티 태그는 컨텍스트 뿐만 아니라 행동의 중요도나 연관된 인물(아직 Things는 Address Book과는 연동되지 않기 때문에)등 필요한 모든 정보의 객체를 다룰 수 있기 때문에, GTD 프로그램에서 사용자가 느낄 수 있는 초기의 부자연스러움에 대한 극복이나 다양한 정보의 입력 기능으로 활용할 수 있다.

하지만 너무 많은 태그를 할당하게 되면 오히려 각 행동의 실천 여건에 검토가 주요한 조건이 되어 본의아니게 스트레스의 원인이 될 수 있다. GTD 프로그램의 선택에 있어 다양한 기능과 사용 편의성을 선택함에 있어 iGTD와 Things의 비교에서 Things를 쉽게 포기하지 못하는 이유가 바로 이러한 멀티 컨텍스트의 편리함 때문이다. 만일 이러한 멀티 태그로 인해 좀더 명확한 컨텍스트이 필요한 경우에는 Area (of Responsibility) 폴더를 이용하면 편리하다. 그러나 Things의 멀티 태그 기능의 유용성을 떠나 실질적으로 효과적인 GTD 라이프 구현을 위해 필요한 기능인가에 대한 판단은 결국 사용자의 몫이다. 즉, 멀티 태그 기능이 없어 제대로 된 GTD 스타일을 구현할 수 없다고하는 사람은 없을 것이라 본다.

Updated 2008. 09.04

GoalEnforcer

2008-08-27T22:41:00.003+09:00

GoalEnforcer는 지금까지의 여러 플래닝 및 프로젝트 소프트웨어들과 같으면서도 다른 분위기를 제공하는 어플리케이션이다. 그리고 그 단순한 인터페이스 측면에서는 GTD 시스템에 적용할 때 매우 효과적이라고 볼 수도 있을 것 같다.

하나의 프로젝트를 지정하는 원을 생성하고 이를 수행하기 위해 행동이나 행동의 그룹의 원을 순차적으로 생성하여 프로젝트를 중심으로 배치한다. 그리고 각 원에는 시간, 진행 상황 등을 설정하여 운용할 수 있다. 각 항목의 진해 상황을 리스트나 그래프로 확인할 수도 있다. GoalEnforcer는 사용함에 있어 특별한 사항을 배울 필요 없을 만큼 간단하다.

고요한 마음

2008-08-27T19:55:00.004+09:00

GTD 시스템을 생활에 제대로(?) 적용하다 어느 정도 시간이 지나, 말이나 글로만 듣던 고요하고 잔잔한 그리고 텅빈 무언가를 느낀 적이 있을 지 모르겠다. GTD를 시작하고 있다는 심리적인 이유로 한 몫을 하지 않았다고 할 수는 없겠지만 어느 순간 수집함이 다 비워지게 되자, 갑자기 머리가 텅빈 듯한 느낌이 들면서 마음까지 아무 것에 대한 잡념없는 고요함이 왔다. 정말이지 내 머리와 마음 속에서 생각하고자 하는 모든 것이 내 눈 앞에 쌓여 있는 것처럼 보였다.

난 그 느낌을 느끼면서 짧은 시간 동안 즐겼다. 참으로 오랜 만에-처음이라 생각되는 지는 확실할 수 가 없어서-느껴 보는 평안함이었다. 아마도 이런게 지속적으로 나의 몸과 마음에 찾아 오게 되면 '도'를 깨우쳤다고 하지 않을까 모르겠다. 사실 그 시점에 정확히 언제 어디서인지는 기억이 나질 않지만, 그 느끼은 아직도 생생하다고 하고 싶다. 어쨌거나 그 느낌은 내가 GTD에서 정한 대로 이제 제대로 한번 시작해 보려는 의욕을 느끼게 했다. 하지만 이 글을 적는 것은 그런 기분을 느꼈다는 그 사실도 곧 잊혀질 것 같아서이다.

GTD 소프트웨어의 선택

2008-08-25T21:20:00.003+09:00

우리나라에서도 나를 포함하여 많은 이들이 근래 GTD에 관심을 가진 듯 하다. 이미 웹에는 여러 선구자들의 경험담들이 있어 처음 시작하는 이들에게 많은 도움이 되고 있다. 하지만 내 주위의 대부분의 사람들은 대개 GTD를 시중 서점에서 많이 볼 수 있는 메모 관리, 정보 관리 혹은 생산성 관리의 방법의 하나로서 이를 구현한 소프트웨어로 판단하는 경우가 많다. 덕분에 GTD의 시작을 우선 GTD 소프트웨어의 선택에 최우선을 두는 경우가 상대적으로 큰 비중을 차지하고 있다고 여겨진다. 하지만 길지 않은 나의 경험에 비추어 보더라도 이러한 경우에는 거의 대부분은 그 결과를 예측할 수 있다. 문제는 나를 포함한 이미 GTD를 경험하고 나름 정리된 사람들의 경우도 그 핵심적인 내용보다는 점점 구현 시스템으로 관심이 집중되고, 결과적으로 다른 이들에게도 이러한 영향이 미치지 않는다고 부정할 수 없다. 아무리 실천적 행동을 강조하더라도 그것은 소프트웨어 등의 도구라는 가시적 존재에 묻혀 잘 들어나지 않는 듯 하다.

웹 사이트나 블로그 등을 통해 GTD에 대한 정보를 접하게 되더라도 대부분의 경우, David Allen의 GTD 서적이나 관련 전문 사이트를 제대로 읽어 보기는 여러가지 형편상 힘들다. 나의 경우도 GTD에 관한 책을 제대로 읽게 된 것은 꽤나 지나서 였다. 다른 이들도 대개 비슷하지 않을까 싶다.

최근들어 많은 사람들이 GTD 소프트웨어를 사용하면서도 GTD라는 실천적 시스템이 추구하는 의미를 인식하지 못하고 단순한 일정 및 업무 관리 소프트웨어처럼 사용하는 경향이 있어 아쉬운 생각이 든다.

PS. 그렇더라도 Linux나 Windows 기반의 GTD 소프트웨어들은 기능적인 면을 떠나 인터페이스나 운용적인 측면에서 너무나도 나를 실망시키고 있다. GTD 시스템 구현을 진행하면서 내가 맥킨토시 사용자인 것이 너무도 다행이지 않은가 싶다.

iGTD

2008-08-24T23:08:00.012+09:00

앞서 iGTD에 대한 간단한 소개에 있어 보다 구체적으로 iGTD에 대한 개인적인 리뷰를 적고자 한다. iGTD는 폴란드의 Bartek Bargiel이 개발한 맥킨토시 OS X용 GTD 어플리케이션이다. 기본적으로 iGTD는 David Allen이 제시한 GTD의 기능에 충실하면서도 맥킨토시 환경에서의 다른 어플리케이션과의 운용을 통한 통합적 운용을 구현한 강력하면서도 멋진 작품이다.

1. 수집 단계

iGTD는 전형적인 컨텍스트와 프로젝트를 분리하여 다루는 형식으로 사용자가 컨텍스트나 프로젝트 화면에서 새로운 작업(task)을 입력할 수 있다. iGTD가 자랑하는 QucikSilver와의 상호 작용은 수집 기능에서 그 진가를 발휘할 수 있는데, 새로운 작업은 물론 특정 파일을 Inbox에 저장하거나 직접 컨텍스트/프로젝트 폴더로 저장할 수도 있다. 그리고 새로운 작업은 물론 기존 작업 등의 내용에 대해서도 태그, 일정 등도 지정할 수 있다.

2. 평가(처리) 및 관리(조직) 단계

GTD에서는 평가와 관리 단계를 구분하지만 소프트웨어 환경에서는 이 두 단계를 명확하게 구분하여 수행하기가 오히려 비효율적이기 때문에 함께 운용한다.

iGTD 는 수집된 각 작업이 즉시 처리할 수 없다면 단일 행동이거나 프로젝트 내의 행동이 여부를 판단한다. 행동이 아닌 경우, 특정 날짜에 해당되는 사안인지, 참고 자료나 대기 자료인지 혹은 위임 사안인지를 파악한다. 이상의 경우에 해당되지 않는 것은 즉시 작업 리스트에서 삭제한다.

iGTD는 이러한 각 작업에 대한 평가에 대하여 다음과 같은 기능을 적용하여 관리할 수 있다. 행동이 아닌 참고 자료나 향후 검토 및 대기 자료라면,

Wait for - Delegate, 대기를 필요로 하는 행동으로 위임 등에 이용할 수도 있다.
Archive - Reference, 웹 사이트나 파일 등을 저장할 수 있어 레퍼런스 폴더로 운용할 수 있다.
Mark as Maybe - Someday/Maybe, 행동의 실행에 대한 판단을 정할 수 없는 경우에 적용할 수 있다.

행동이나 프로젝트 혹은 달력 등에 기록되어야 할 특정 날짜나 시간이 지정된 행동을 위해 iGTD는 다음과 같은 기능을 제공한다.

Toggle Flag - 작업의 플래그를 온/오프 할 수 있다.
Duplicate - 동일한 작업을 복사할 경우에 사용된다.
Promote to Project - 행동을 프로젝트로 전환한다.

각 작업에는 시작일, 마감일을 지정할 수 있고, 일/주/월 단위로 반복 발생을 지정할 수 있다. 그리고 관련된 링크, 파일 및 태그를 지정할 수 있다. 만일 다른 사람에게 위임하거나 참조할 사람이 있다면 Address Book의 주소를 그대로 연결할 수 있도록 해 준다. 하지만 이 모든 기능을 사용하기에는 iGTD의 구성과 인터페이스가 다소 복잡한 면이 있는 것도 사실이다.

3. 검토 단계

iGTD는 각 행동 폴더에 저장된 행동들을 위의 여러 관리 조건별로 진행 상황을 검토할 수 있도록 해주며, 특정 날짜나 사안을 잊지 않도록 도와주기 위해 다음과 같은 기능도 제공한다.

Don't Forget - Growl을 통하여 화면에 작업 내용을 띄워 둔다.
Send to Stickies - 포스트-잇에 작업 내용을 적어 따로 관리할 수 있게 한다.
E-Mail - 기억해야 날 사안을 E-Mail 클라이언트에서 전송할 수 있게 한다.

각 작업에 연결된 웹 링크나 파일들을 열어 내용을 확인할 수도 있다.

4. 동기화 기능

iGTD는 iCal 및 .Mac 계정과 동기화를 지원한다. iGTD의 각 컨텍스트는 iCal의 각 @컨텍스트라는 폴더로 각 캘린더에 대응하며, 동기화되는 컨텍스트의 작업 목록은 iCal의 To Do 리스트로 정리된다. 동기화는 시작, 종료 혹은 즉각적 반영으로 적용할 수 있다. 그리고 iSync를 이용하여 iCal의 정보를 다른 PDA 기기로 동기화하므로 써 정보를 공유할 수 있다.

또한 .Mac (현재 베타 지원)을 이용하여 여러 대의 맥킨토시에서 iGTD를 운용할 수 있도록 지원한다.

5. 상호 운용성

iGTD의 OS X 환경에서의 여러 어플리케이션과 상호 운용성 역시 가장 강력한 기능의 하나로 특히 Mail.App 및 QuickSilver 등과의 운용이 돋보인다. Mail.App의 경우는 MailTags의 확장 기능을 설치하므로 써 더욱 다양하게 iGTD와 연결할 수 있다. 이외 Finder부터 Entourage, DevonThink Pro, TextMate 등 OS X 환경에서 사용자들이 많이 선택한 어플리케이션들로부터 정보를 공유할 수 있도록 한다.

전체적으로 iGTD는 GTD의 기본 개념과 시스템 구조를 충실하게 구축하면서도 OS X 환경에서의 특징을 다양하게 반영하므로 써 사용자로 하여금 GTD 운용에 필요한 모든 것이 갖춰지도록 노력한 면이 보이고 또한 각 기능들도 높은 완성도를 보여 주고 있다. 다만, 여러 가지 기능으로 인해 복잡한 구조와 작업, 컨텍스트 그리고 프로젝트 간의 연결 인터페이스의 복잡함 등으로 GTD를 시작하는 사용자들이 제대로 사용하기 어려운 부담이 있다. 향후 태그 기능, 위임 기능 그리고 작업의 검토 기능에 대한 추가적인 개선이 이루어 진다면 바랄 것이 없겠으나 개발자에 의해 이러한 사용자들의 요구가 언제 반영될지 모른다는 것이 가장 큰 문제이기도 하다.

PS. 아직 정식 버전이 출시되지는 않았지만 많은 iGTD 사용자들이 그 단순하고 명료한 인터페이스 그리고 강력한 멀티 태그 기능에 반하여 CultureCode의 Things를 선택하고 있다. 하지만, 작업 리스트나 프로젝트의 양이 증가하게 되면 좀더 다양한 방법으로 구성하길 윈하게 되면 다시금 iGTD로의 복귀를 고려하는 경우가 많다는 것으로 iGTD의 가치를 평가할 수 있지 않을까 싶다. 하지만 iGTD가 OS X 10.5 Leopard에서는 몇 가지 주요 기능에 문제가 있기 때문에 완벽한 복귀 자체도 쉽지 않은 상황이다.

Mail.App: 스마트 메일박스 활용

2008-08-23T09:47:00.009+09:00

내가 사용하는 Mail.App는 OS X의 포함된 메일 클라이언트로 윈도우즈의 Outlook Express나 Office Outlook의 메일 클라이언트 기능에 대응되는 제품이다. Outlook의 경우 많은 POP, IMAP, HTTP 등 다양한 메일 서버를 지원하고 메일 클라이언트 용도로는 꽤 훌륭하고, 또한 일정 관리, 할 일, 주소록에 포함된 정보와의 상호 운용성도 뛰어나다. 하지만 비싼 돈주고 사는 제품으로서 이정도는 당연하다. 그럼에도 난 윈도우즈 환경에서도 Mozilla의 Thunderbird를 사용한다. 내게 있어 Outlook의 메일 클라이언트는 필요한 다양한 용도에 적용하기가 너무 불편하고, 또한 시스템 자원이 넉넉치 않은 환경에서 너무 무겁다.

이에 반하여 OS X의 Mail.App은 GTD 시스템 구축이라는 측면에서 매우 효율적이다. 특히 사용자가 생성할 수 있는 메일 폴더는 물론 스마트 메일박스를 이용하게 되면 Mail.App 자체만으로 GTD 시스템의 역할까지 수행할 수 있다. Mail.App를 GTD 시스템으로 활용함에 있어 가장 주요한 기능은 메일박스와 스마트 메일박스라고 볼 수 있다.

특히 스마트 메일박스는 메일 자체의 이동없이 Mail.App의 각 메일에 지정된 여러가지 항목 그리고 그에 대한 조건을 이용하여 내가 원하는 모든 경우에 적합한 메일 만을 보여줄 수 있게 때문에 GTD 시스템에서 요구되는 컨텍스트나 행동 관리 측면에 완벽하게 적용할 수 있다. 만일 Mail.App에 보다 많은 유연성을 추가하고 싶다면, MailTags ($29.95)라는 플러그-인 소프트웨어를 사용할 수도 있다.

나의 경우는, 오늘 날짜에 처리해야 할 일에 대하여 Today라는 스마트 메일박스를 생성하고, 중요하다고 깃발 표시를 한 경우에 대한 메일 만을 따로 Flagged라는 스마트 메일박스로 관리한다. 그리고 진행 중인 주요한 프로젝트와 별도로 관리되어야 할 컨텍스트에 대한 스마트 메일박스를 운용하고 있다. 그리고 Address Book과 연동하여 특정 그룹이나 지역에서의 메일도 별도로 확인할 수 있으며 이러한 것은 일반적으로 받은 메일에 뿐만 아니라 보낸 메일 혹은 휴지통에 있는 메일들에도 함께 적용할 수 있다.

물론 언급한 기능들이 Mail.App만에 있는 것은 아니다. 하지만 사용자가 제대로 쉽게 쓸 수 있도록 해주어야 하는 것도 아주 중요한 기능의 하나라고 본다. 인터넷에서는 Maill.App의 스마트 메일박스를 이용한 GTD 시스템 운용에 대해서는 매우 많은 정보를 얻을 수 있다.

Merlin Mann, Some handy Mail.app Smart Mailboxes

행동 협의

2008-08-21T15:50:00.006+09:00

GTD의 가장 마지막-또한 일상적인-이면서 중요한 단계는 실제로 행동하는 것이다. 이미 앞서 모든 단계의 절차들이 완벽하게 진행되었다 할지라도 행동하지 않는다면 소용없다. 물론 행동할 수 없는 상황이 발생할 수도 있지만, 우리가 느끼는 스트레스는 동일하다고 볼 수 있다. 즉, GTD는 우리가 정한 모든 행동이 실제 수행된다는 것을 전제로 하여 진행되고 또 이를 위한 시스템이다. 그러나 우리가 행동하지 않는 다면 애써 구축한 GTD 시스템이 범위를 벋어 나게 되고 시간이 더 지나게되면 통제가 불가능하게 될 수도 있고 이로 인해 더 큰 스트레스를 초래될 수 있다.

이러한 일은 지금도 나와 내 주위에서 수 많이 일어나고 또한 반복되고 있다. 물론 GTD 시스템의 구축과 운영이 완벽하다면 이러한 문제의 발생과 처리는 좀더 효율적일 수도 있지만, 근본적으로 실천하지 않고 있는 행동으로 인한 스트레스는 여전하다. David Allen은 이러한 일들에 대하여 세가지 방안의 하나를 결정하게 끔 제시하고 있다.

1. 바로 포기한다. 수집과 평가 단계에서 제대로 관리되었어야 할 문제가 계속 지속되고 있다면, 과연 행동의 실천에 대한 내 의지와 필요성 혹은 가치를 다시 판단하여 행동을 취소한다. 혹은 다른 이에게 위임된 사항임에도 또 다른 해결 책이 없다면 역시 취소하는 것이 옳다.

2. 곧 행동을 실천한다. 말 그래도 미루지 않고 행동하는 것이다.

3. 스스로 협의를 한다. 부득이 지금 행동을 실천할 수 없거나 실천 여부에 대해 결정할 수 없다면 연기한다. GTD 시스템 속에서 Someday 폴더에서 행동할 수 있는 상황이 될 때까지 혹은 우리가 다시 검토할 때까지 대기하는 것이다. 우리는 지금 할 수 없거나 혹은 하고 싶지 않은 일에 대해 일부러 미루는 경우가 많다. 하지만 포기할 수 없는 행동이라면 이렇게 해서라면 정기적으로 검토할 필요가 있다고 판단되면 행동에 대한 나 자신과의 협의를 수행한다. 그러나 다음 번 협의 결과는 포기하거나 행동하는 것을 선택하는 것이 효율적이라고 판단된다.

위의 상황은 언제 어디서라도 발생할 수 있는 일이지만, 우리가 GTD 시스템을 삶에 적용하는 이유는 이러한 일들의 발생을 최소화하기 위해 수집과 판단의 과정을 거치기 위함이다.

자유로움

2008-08-13T22:46:00.003+09:00

GTD 뿐만 아니라 다른 시간 관리, 업무 관리 혹은 생산성 관리 향상 시스템을 사용할 때도 마찬가지이지만, 새로운 시스템을 사용한다는 것은 그 이전에 비해 훨씬 더 자유로워져야 한다. GTD가 추구하는 바도 이와 같다고 본다. 하지만, 자신을 위한 어떤 시스템을 구축했다 하더라도 시간이 지나면 타성에 젖게 되고, 시스템에 종속된다. 이러한 의미의 글은 다른 사람들의 블로그나 웹 사이트는 물론이고 아래 글이나 아마도 앞으로의 글에도 수없이 등장하게 될 것이다. 스트레스로부터 자유로워 진다는 것. 정말 GTD를 제대로 1년만 하면 열반에 들지 않을까 싶다.

Getting Things Done Video, David Allen

2008-08-07T15:13:00.003+09:00

아래 Merlin Mann의 YouTube 동영상을 본 김에 GTD로 검색해보니 David Allen이 직접 GTD에 대한 강연한 Google의 비디오가 있었다. 2008년 1월에 업로드된 것으로 보아, 최신 스타일의 좋은 말은 많은 것 같은데 확실히 더 어렵다는 느낌이 오는 것 같다. 예를 들거나 비유하는 수준에서도 주의를 기울여야 조금이라도 들린다.

Inbox Zero Video, Merlin Mann

2008-08-07T14:05:00.003+09:00

43Folders.com의 운영자인 Merlin Mann이 Google Tech Talk에서 자신의 Inbox Zero에 대해 강연한 비디오. 화면과 목소리 간의 싱크가 약간 이상한 경우도 있지만, 전체적으로 쉬운(?) 내용이 아닐까 싶다. 일반적인 GTD의 단계적 진행을 E-Mail 기반으로 하여 설명하고 있다.

내용을 완전히 이해할 때까지, 시간날 때마다 복습을 해야하지 않을까 싶다.

OmniFocus 1.0.3

2008-08-05T15:03:00.008+09:00

1st, preview

OmniFocus는 Things와 함께 맥킨토시 OS X 환경에서 운용되는 최신 GTD 소프트웨어의 하나로 기대되었다; Kinkless GTD의 개발자가 OmniGroup에 영입되어 개발했다는 말도 있다. 때문에 Kinkless GTD의 인기를 생각한다면 OmniFocus의 인기도 어느 정도 예상할 수 있었으나, 실제로는 그리 좋은 평가를 얻지 못하고 있다. OmniOutlier의 단순함의 기반한 Kinkless GTD가 가진 장점이 완전히 상실될 정도로 OmniFocus각 복잡하고 불편한 인터페이스를 제공하고 있다.

GTD 소프트웨어로서 가지고 있어야 할 기능적인 측면만 본다면 OmnFocus가 다른 경쟁 제품과 비교가 안될 정도로 우수하다고 본다. 하지만 다양하고 뛰어난 기능을 사용하고 위해서는 너무나도 불편하다는 점이다. 하나의 기능을 위해 몇 단계를 거쳐야 하는 경우도 있고, 일일히 마우스로 해당 옵션을 계속 선택하면서 사용해야 하기도 하는 등 인터페이스 측면에서 거의 최악이다. 물론 복잡하고 다양한 기능을 선호하는 사용자는 이러한 측면을 더 선호할 수도 있을 것이다. iGTD가 불편한 인터페이스로 Things와 같은 단순한 인터페이스를 제공하는 제품에 많은 사용자를 빼았겼지만, OmniFocus에 비하면 그 불편함이라는 것이 문제가 되지 않을 정도이다. 누군가 GTD가 어렵다면 분명 OmniFocus를 두고 한 말이라고 할 정도이다.

PS. 개인적인 의견이라면 OmniFocus를 선택하기 보다는 OmniOutliner를 선택하여 Kinkless GTD를 운용하는 편이 더 나을 듯 하다. 하지만 안타깝게도 Kinkless GTD는 한글 환경에서 몇가지 치명적인 오류를 가지고 있다.

2nd, review

Things의 iCal와의 싱크 문제 (문제라기 보다는 컨텍스트를 따로 지정하지 않는 Things의 특징)로 인해 OmniFocus나 iGTD와 같은 기존 GTD 소프트웨어를 대하는 느낌이 달라졌다. 만일 GTD의 Context나 Action 혹은 Project를 엄격히 구분하여 사용하는 입장에서는 Things보다는 OmniFocus나 iGTD가 더 효율적이는 생각이 들었다.

iGTD나 OmniFocus 모두 iCal의 캘린더와 컨텍스트 간을 동기화 시킨다. 특히 OmniFocus는 여러 개의 컨텍스트를 하나의 캘린더에 동기화할 수 있다는 점에서 컨텍스트의 증가에 대한 우려를 충분히 관리할 수 있느 특징이 있다.

시간을 내어 OmniFocus의 인터페이스에 적응하기 위해 나름 애를 쓰면서 비록 불편하기는 하지만, 적응되면 충분히 운용에 큰 문제도 없다는 생각까지 들면서 Things의 정식 출하가 미뤄지고 있는 시점에서 향후 OmniFocus 나름의 개선으로 충분히 경쟁이 가능할 것으로 판단된다. 사실 지금까지는 대부분의 경우 Things의 간편함이 절대적 우위를 가지고 있다는 선입견도 한몫을 하고 있었다.

그렇더라도 약 $80에 이르는 가격은 아직도 Things와의 비교에서 선뜻 선택하는 것을 주저하게 끔 하는 것도 사실이다.

단계별 GTD 구현하기

2008-08-02T22:38:00.004+09:00

GTD는 일반적으로 다음과 같은 다섯 단계의 절차적 방법으로 일을 수행한다. 이러한 절차적 방법의 목적은 일에 대한 객관적인 평가를 통하여 실질적으로 행동해야 할 일과 버려져야 할 일 사이에서의 고민 그리고 중요한 일, 급한 일으로 인한 업무 스트레스로 부터 우리를 해방시키기 위한 것이다. 아래의 절차는 기본적인 단계이지만, 실제 GTD 과정에서는 일부 과정 혹은 반복되는 과정으로 진행될 수도 있다.

1. 수집하기 - 머리 속과 내 주변의 모든 일거리를 수집함에 담는다. 수집함은 실제 박스에서부터 컴퓨터 폴더까지 수집함의 역할을 하는 모든 논리적인 도구이다.

2. 평가(처리)하기 - 수집함에서 꺼낸 일거리가 언제까지, 어디서 혹은 어떻게 해야되는 가를 파악하며 해당되는 곳으로 보내고 필요없는 것은 버린다.

3. 관리(조직)하기 - 해야 할 것으로 평가(처리)된 일거리를 GTD 시스템 도구에서 적절하게 할 수 있는 상황이 되도록 구성한다.

4. 검토하기 - 일거리들이 제대로 준비되어 있는 지 관리하고 혹은 새로운 일거리가 GTD 시스템에서 정상적인 단계로 진행되고 있는 지를 정기적으로 파악한다.

5. 실행하기 - 지정된 날짜와 상황에서 해야하는 일을 실행한다.

위의 여러 단계에서 각 단계 간의 원할한 진행을 통하여 GTD는 스트레스없이 일거리를 부드럽게 처리할 수 있도록 하게 해 준다. 그리고 현재 위치에서 모든 일이 완벽하게 진행되고 있음을 알게하여 우리가 보다 생산적이며 창조적으로 삶을 살아 가도록 도와준다.

Now Up-To-Date 5.3

2008-08-02T18:25:00.006+09:00

새롭게 업그레이된 NOW의 Up-To-Date 5.3을 살펴 보았다. Up-To-Date는 Macintosh에서 인기높은 PIM 소프트웨어지만, 난 과거 Classic 환경에서 얼마간 사용해 본 경험이 있는 정도였다. RSS 리더를 통하여 서핑 도중 새 버전의 업데이트에 대한 소식을 듣고 즉시 트라이얼 버전을 신청하였다.

일단 첫 시동 화면에서 한글이 모두 깨져보였다. 캘린더 레이아웃에서 사용되는 폰트를 한글로 바꾸고 나니 일단 보는데는 문제가 없었으나, 다른 화면 등에서는 계속 깨져 보였다. 그리고 문제는 iCal 파일을 임포트한 경우, 역시나 한글이 모조리 깨어져 나왔다. 그리고 약속이나 기타 사항의 입력에서는 직접 입력이 아닌 간접 입력 모드로 되고, 그것도 내용의 입력 자체는 불가능했다. 이정도 상황이라면 한글을 사용하는 입장에서는 더 이상 살펴볼 필요도 없을 것이다.

MacWorld에서 평가한 점수는 '쥐 세마리 반'. 3년 전에 출시된 5.0 버전의 평가가 '쥐 네마리'였으니 시간적인 측면을 감안하면 Now의 명성에 비해 엄청 박한 점수라고 본다. 일단 한글 사용을 포기하고 전체적인 기능을 잠시 써 본 바로도 역시 무거운 느낌이 들었다. 그리고 맥의 운영체제가 OS X로 바뀌었지만, Up-To-Date의 이미지는 Classic 시절의 단순한(?) 느낌이 여전했다. 기본 기능에서도 특별한 것이 눈에 띄지 않았다. 비록 맥과 윈도우즈 그리고 여러 PDA에서 운용되도록 한 크로스-플랫폼으로 되어 있지만 양 플랫폼에서 주요 경쟁제품과의 비교에서 큰 우위는 없을 듯 하다. 새로운 나이트호크는 기능적으로 MobileMe의 역할과 비슷하다고 느껴졌지만, 좀더 상세히 파악할 의욕을 느끼지는 못했다.

집에서 GTD 도전

2008-08-02T13:25:00.007+09:00

드디어 2주간의 긴 여름 휴가 기간을 맞이한 아내와 함께 집에서도 GTD를 구현해 보기로 했다. 아내가 옷장을 새로 구입하면서 가구 위치를 바꾸고 그동안 쌓인 책이랑 여러가지를 정리하려고 계획하고 있어 그 틈에 한번 집에서도 먼저 수집 과정을 시작해 보기로 했다. 물론 별로 기대하지 않는다 - 아내는 선물로 준 프랭클린 플래너를 일반 수첩처럼 사용하고 있다.

아주 간략하게 GTD에 대해 설명하자. 아내는 '그럼, 스트레스가 확 줄겠군'이라는 예상치 못한 반응을 보였다. 그러나 내가 원하는 방식으로 시작하기는 불가능했고 강요도 할 수 없었다. 그래서 일단 집안 전체를 하나의 수집함으로 보고-그러니 모든 것이 수집되었다-평가 단계부터 시작하기로 했다. 물론 관리 및 검토 단계는 뭉쳐서 정리하는 것으로 합의를 보았다. 내 생각으로 아내의 업무 스타일을 바꾸게 할 수는 없지 않은가.

아내는 어떤 식으로 자기의 손길이 닿은 책이나 장식물등을 너무도 사랑(?)한다. 웬만하면 버리자는 나의 강요에 언제나 안된다고 강하게 부정한다. 결과적으로 온 집은 드러낸 물건과 버릴 물건 그리고 다시 정리할 물건들로 가득하다. 아마도 주말 동안 끝이 없을 것 같다.

Entourage 2008

2008-08-01T17:00:00.004+09:00

마이크로소프트의 앙뚜라지 (Entourage) 2008은 메일, 주소록, 일정 관리, 캘린더의 통합 개인정보 관리 시스템이지만, 2004 버전부터 포함된 프로젝트 센터를 이용하여 GTD 시스템 구축에 적용할 수 있다. 특히 프로젝트 센터에서 생성된 프로젝트에는 메일, 주소록, 일정이나 캘린더 뿐만 아니라 파일까지 함께 관리할 수 있어 통합 관리라는 측면에 매우 효과적이다. 또한 Mail.app나 iCal의 스마트 폴더 기능 등을 이용하여 GTD의 여러 조건에 맞도록 쉽게 구성할 수 있다.

앙뚜라지는 다양한 기능에 있어 GTD 구현에 충분히 적용이 가능하지만, iCal, Mail.app 그리고 Address Book의 조합에 비하여 유연성이 떨어진다. 때문에 사용자가 원하는 다양한 활용 방안을 직접적으로 적용할 수 없다는 문제로 GTD 시스템 구축이 상당히 제한적이라는 느낌을 받게 된다. 하지만 OS X의 기본 어플리케이션이 마음에 들지 않거나 통합적인 관리를 선호하는 입장에서라면 충분히 적용해 볼만 한 시스템이다.

GTD 5 단계 - 실행

2008-07-31T20:35:00.017+09:00

GTD 시스템 실천의 마지막 단계는 행동을 실행하는 과정이다. 실행 단계는 가장 어려우면서도 간단한 절차이다. 즉, 지금까지 GTD 시스템을 수집, 평가, 관리 그리고 검토 단계를 거쳐 책상 위에 앞으로 행동해야 할 일 들의 리스트가 놓여지게 된다. 이제 우리는 앞에 놓여진 행동 리스트 중 순위를 정해 가장 효율적으로 모든 일을 마칠 수 있도록 선택을 해야 할 단계이다. 이를 위해 GTD에서는 다음과 같은 여러 요소들을 검토하여 가장 효율적인 선택을 몇 가지 사항을 제시하고 있다.

행동의 실질적인 수행을 위해 다음 아래의 여러 요건을 점검하여 가장 실천 가능성이 큰 사안을 선택할 수 있도록 한다. 사실상 GTD 시스템에서 1 ~ 5 단계를 진행하여 왔다면 실천하고자 하는 의지만 있다만 다른 특별한 수고없이 가벼운 마음을 행동을 실행할 수 있다.

1. 실행 조건

1) 컨텍스트

검토 단계에서 각 행동과 프로젝트에 적합한 컨텍스트의 지정 여부가 확인된 상태에서, 현재 실행 가능한 행동의 컨텍스트가 상황에 부합한다면 이제 실행하는 것 자체만 남아 있다. 일반적으로 컨텍스트가 위치나 도구 등의 환경 조건이라고 볼 때, 현재의 위치와 보유 장비의 유무 혹은 정상 상태만 확인된다면 가장 큰 요건이 해결된 상태라 볼 수 있다.

2) 시간 허용

특정 날짜나 시간이 정해져 있는 경우와 달리 다음 행동에 있어서는 수행 가능한 시간적 여건이 우선적으로 확보되어야 한다. 이러한 시간적 여유는 실제 상황에서 5분, 10분 등의 여건에서 우선 순위 결정에도 적용한다. 특히 실행 시간이 길지 않은 경우에는, 작은 시간 단위로 실행할 수 있는 일의 우선 순위가 유동적으로 바뀔 수 있다. 예를 들어, 컨텍스트 여건은 만족되었으나 10분 이상이 걸릴 것으로 판단되어 미뤄진 일이지만, 갑작스런 회의 연기로 이러한 조건이 부합되는 경우 등을 생각할 수 있다.

일부 GTD 소프트웨어나 사용자들은 시간 여유 자체도 컨텍스트의 일부로 지정하여 사용하는 경우도 있는데, 시간적 여유가 부족하면서 틈틈히 처리해야 할 행동이 많은 경우에는 좋은 선택이 될 수도 있다.

3) 건강 상태

보다 개인적인 측면에서 행동할 수 있는 정신적, 육체적 상태가 양호해야 한다. 현재의 몸 상태에서 실행할 수 있는 행동을 선택하는 것이 최선이라고 볼 수 있다. GTD 측면에서 너무 기계적인 요건일 수도 있겠지만 몸이 좋지 않은 상태에서도 행동할 수 있는 사안이 있다면 다른 행동과의 비교에서 우선 순위를 가질 수 있다고 볼 수 있다.

4) 우선 순위

GTD의 실행 단계에서 적용되는 행동 간의 우선 순위는 사회적 가치나 개인적인 선호도 그리고 효율적 비용과 같은 여러 측면을 고려할 수 있다. 일반적으로 FP(프랭클린 플래너) 등에서는 이러한 가치 기반 조건이 가장 중요한 순위로 작용한다는 면에서 GTD의 최종 단계에 적용되는 것이 사뭇 차이가 있을 수 있다. 하지만 GTD 시스템이 일상적인 업무 진행 상태를 기준으로 만들어진 개념이기 때문에 굳이 부득이하게 발생한 급한 일 등에 대해 이를 적용하는 등에 대한 문제를 제기할 필요는 없을 것으로 생각하다.

GTD 시스템에서 한 순간에는 한 가지의 새로운 행동 만이 가능하다. 그리고 그 순간에 가장 적합한 행동을 결정한다는 것은 상당히 어려운 일이기 때문에, 실행 단계에서는 이상의 여러 조건을 기반으로 최대한 짧은 시간 내에, 최고의 결과를 위한 선택을 해야 한다.

2. 업무 유형

행동의 실행 조건과 함께 GTD 시스템은 일상의 업무나 일을 다음과 같이 구분하여 대응하도록 제시한다.

1) 규정된 일

이미 GTD 시스템의 다음 행동 리스트에 저장되어 행동을 하기를 기다리고 있는 일들. 앞서의 실행 조건에 부합되면 진행하기만 하면 된다. 단 이러한 업무를 항상 파악할 수 있도록 별도의 관리 리스트나 GTD 소프트웨어의 기능을 효과적으로 사용할 필요가 있다.

2) 새로운 일

일상에서 가장 빈번하게 발생하는 경우로, 계획하거나 예상치 못한 상태에서 새로운 업무나 일이 등장하게 된다. 이러한 새로운 일의 등장은 어떤 시스템을 사용하고 있더라도 정상적인 진행을 방해할 수 있기 때문에 즉시 시스템으로 운용 가능하도록 해야 한다. 그러나 대부분의 경우 갑자기 등장한 일은 시스템 전체 진행을 보류할 만큼 심각한 경우도 많다는 점에서, GTD 시스템 사용자의 유연한 대처가 요구되기도 한다.

3) 일 규정하기

GTD에서 업무나 일을 규정한다는 것은 현재의 '다음 행동' 폴더에서 대기 상태가 아닌 모든 일을 의미한다. GTD 시스템에서 수집함에 들어 온 모든 사안들을 시스템에서 규정된 상태로 만들어가는 전체 적이면서 일상적인 과정이다. 이것은 '다음 행동'이 아닌 대기 혹은 엔젠가/어쩌면 폴더 내의 일을 확인하는 일까지 포함한다.

3. 고도 모형

GTD 시스템에서는 업무의 우선 순위를 정하기 위해 앞서의 실행 조건의 부합 여부 그리고 업무에 대한 대응에 이어 각 사안들의 연관성과 함께 전체 업무에 대한 이해와 파악을 제안하고 있다. 이것은 시스템의 각 행동의 실행이 하나의 프로젝트의 성공과 함께 사용자가 지향하는 업무 혹은 삶의 영역에 있어 긍정적 결과를 만들 수 있도록 하기 위함이다.

1) 활주로

활주로는 현재 수 많은 업무들이 '다음 행동' 폴더에서 대기하고 있는 현재 상태이다. 그리고 새로운 업무들이 계속 '다음 행동' 폴더로 들어 오고 있으며, 우리는 하나씩 그 일들을 행동으로 처리한다.

2) 1만 피트

지금까지 처리한 수 많은 업무나 일로 인하여 계획한 프로젝트들이 하나씩 완료되어 가고 있는 상태를 의미한다. 물론 새로운 프로젝트들도 계속 생겨나고 있다.

3) 2만 피트

GTD 시스템 내의 많은 프로젝트들은 개인의 관심 분야나 사회적 역할 등에 의해 만들어지게 된다. 그러므로 우리가 집중하고자 프로젝트들이 관리하면서 균형잡힌 책임자의 임무를 완수해 나가게 된다.

지금까지의 높이는 GTD 시스템에서 정해진 방식대로 업무를 추진하면서 자연스럽게 완료될 수 있도록 각 사안의 우선 순위를 정하면서 올라가고 있는 상태이다. 그러나 이제 개별적인 사안의 결과보다는 목표의 설정과 달성을 위해 노력할 필요도 있다.

4) 3만 피트

업무 상의 행동이나 프로젝트가 완료되면서 작은 성과나 목표들이 달성되고 있다면, 우리는 1 ~ 2 년 내에 완료될 수 있는 새로운 여러가지 사안에 대해 관심을 가지게 된다. 이것은 업무 영역일 수도 있고 완전히 개인적인 관심 영역을 수도 있다.

5) 4만 피트

업무와 개인의 역할이 조화롭게 균형을 유지하면서 우리는 3 ~ 5년 정도의 장기적인 목표 설정을 할 수 있게 된다. 하지만 이 높이에서는 너무 많은 외부적인 요소에 의해 영향을 받게 된다. 그러므로 목표의 설정은 명확하면서도 변화에 능동적으로 대처할 수 있도록 계획할 수 있어야 한다.

6) 5만 피트

아마 이 정도의 높이에서라면 업무나 일 그리고 목표 같은 사안보다는 삶 자체에 대해 생각을 할 기회를 얻게 될 것이다. 발 펼쳐진 풍경이 자신이 어떻게 지금의 높이까지 올라와 있는 지에 대한 결과들이고, 삶을 어떻게 살아 왔는가에 대한 답이다.

많은 사람들의 우려(?)와 달리 GTD에서도 고도 모형을 통하여 가능한한 행동이나 업무에 대한 책임이나 가치를 부여할 수 있다. 그러나 원칙적으로 GTD는 행동의 완료나 결과에 의해 가치나 책임의 완수되는다는 점에 차이가 있을 수 있다.

GTD 4 단계 - 검토

2008-07-31T20:16:00.011+09:00

GTD의 Review(검토) 단계는 수집, 평가 및 관리 단계를 걸쳐 각 폴더에서 대기하고 있는 행동 리스트와 대기 리스트를 정기적으로 상태를 점검하여 다음의 실행 단계로 넘어 갈 수 있는 항목을 관리하는 과정이다.

검토 과정은 GTD 소프트웨어를 통해 수행될 수도 있고, 각 행동과 프로젝트 내의 사안에 대한 정보가 기록된 포스트잇이나 메모지들로 관리될 수 있다. 문제는 도구나 방법보다는 전체적으로 효율적인 관리를 통하여 모든 사안들을 검토할 수 있느냐는 것이다.

일반적으로 검토 단계에서는 매일, 매주 혹은 정해진 시간 단위로 GTD 시스템의 캘린더, '다음 행동' 그리고 '대기' 폴더 내의 사항이 실행 가능한 상태로 될 수 있는 지를 점검하고 행동 가능 여부를 파악한다. 즉, 각 행동과 프로젝트 폴더에 쌓여 있는 사안 들이 언제, 어떻게 적용될 수 있는 가를 검토하여 최대한 효율적인 진행을 통하여 생산성을 향상시킬 수 있는 방법을 결정하는 것이다. 예를 들어 캘린더에서 오늘 혹은 이번 주내로 수행해야 할 약속이나 일정 등에 변경나 수정된 사항이 없는지 확인하고 또한 정해진 날짜의 실제로 실행 가능성을 점검하는 것 등이 포함된다. 또한 '다음 행동' 폴더의 각 사안에 지정된 컨텍스트 요건 등에 대한 변경 사항 등을 확인하여 행동의 실행 가능성 유지할 수 있도록 확인한다. 검토 과정에서 컨텍스트 조건에 대한 부적합이나 캘린더의 약속 일정 변경 등이 발생하면 즉시 수정하거나 폐기할 수 있도록 한다. 그리고 검토 단계에서는 완료된 행동 등에 대한 미조치 등도 파악하여 함께 처리할 수 있도록 한다.

이러한 검토 과정을 David Allen의 주간 단계로 실천 할 것을 권장하지만, 실제로는 언제라도 상관없다고 볼 수 있다. 그렇더라도 정기적인 시간을 정하여 전체 폴더를 검토하는 시간을 가지는 것도 매우 좋은 시스템이라고 생각한다.

GTD 3 단계 - 관리

2008-07-31T19:18:00.013+09:00

수집 그리고 평가 단계를 지나게 되면 수집된 모든 사안들은 GTD 시스템의 해당 폴더로 저장된 상태가 된다. 이어지는 관리 단계에서는 각 폴더의 저장된 사안들이 폴더의 특성에 맞도록 관리-재분류 혹은 세부 분류-하는 과정이므로, 행동이 아닌 자료들은 향후 이용을 위해 분류 시스템에서 관리 되고 행동이 요구되는 사안들은 향후 실천 가능한 상태로 진행하기 위해 관리 작업을 거치게 된다. 이러한 관리 과정을 통하여 각 행동들이 실제 실행 가능한 상태가 될 수 있도록 GTD 시스템에서는 다음과 같은 주요한 시스템 요소를 사용한다.

1. 캘린더 시스템

평가 단계에서 특정 일자나 시간이 정해진 행동들이 캘린더(달력) 폴더에 저장되어 있다. 실제 달력을 사용한다면 해당 날짜나 해당 시간에 명확한 내용을 입력하여 우리가 그 사안을 잊지 않도록 한다; GTD 시스템에서 캘린더를 검토하는 것은 다른 작업에 대하여 우선한다. 즉, 캘린더 시스템에 저장된 행동들은 마감 일자나 시간을 넘기면 원래의 의미가 없어지기 때문에 우선적인 실행 순위를 가진다고 볼 수 있다. 캘린더 시스템의 사안들은 다음의 컨텍스트 조건의 부합 여부를 검토할 필요없이 반드시 수행되어야 할 사안이라는 점을 인식한다. 그러므로 캘린더 시스템의 관리는 무엇보다도 일자나 시간이 정해진 행동들을 각 개인이 정한 방법으로 가장 쉽게 우리가 확인할 수 있도록 정리하는 것을 의미한다.

2. 컨텍스트 (정황 혹은 상황)

GTD 시스템의 컨텍스트는 행동이 실행 가능한 상태가 될 수 있도록 만들어 주는 조건들과 같은 역할을 한다. 일반적인 컨텍스트는 집, 학교, 회사, 거래처 혹은 내 차, 이동 중과 같은 위치 사항들이라고 할 수 있다. 또한 휴대전화, 팩스, 프린터, 컴퓨터와 같이 특정 도구나 장비 등도 컨텍스트라고 할 수 있다. 물론 각 컨텍스트는 다른 컨텍스트의 하부 요소될 수도 있다. 그리고 업무의 특성에 따라 배달, 장거리, 단거리, 급한 일, 1시간 내 처리할 수 있는 일 등과 같이 조건도 컨텍스트로 지정할 수 있다.

하지만 위치나 도구 이외에 너무 많은 환경 요건을 컨텍스트로 지정하여 사용할 경우에는 복잡할 뿐만 아니라 GTD 시스템 자체의 단계별 과정과 충돌하는 경우도 있다. 예를 들어, 시간 조건은 행동 단계에서 가능 시간 여부와 중복될 수 있다.

GTD 시스템에서 컨텍스트가 가지는 의미는 FP(프랭클린 플래너)와 같이 업무의 가치 비중보다 실행 가능성에 더 무게를 두고 있다는 것으로, 행동을 실행할 수 있는 상황 (컨텍스트)에서는 반드시 실천한다는 것을 전제로 한다. 행동의 결과가 가지는 좋고 나쁨의 의미는 별개의 문제로 다룬다.

이러한 각 컨텍스트는 별도의 폴더로 만들어져 해당 위치에서 쉽게 접근이 가능하도록 구비되어 항상 점검이 가능하도록 배치한다. 프로젝트의 관리에서도 행동이 '다음 행동'의 대상이 되면 행동의 실현 가능성을 위해 컨텍스트 조건이 만족될 수 있는 상황으로 구성한다.

3. 프로젝트 폴더

프로젝트 폴더는 동일한 결과를 위해 실행되는 행동들의 집합이다. 실제로 행동의 대부분은 프로젝트 내의 일부가 되는 경우가 대부분이다. 그러므로 우리는 항상 프로젝트 폴더 내의 각 프로젝트들을 정기적으로 관리하여 각 행동들의 순서와 행동들간의 통합 등 검토 요소들을 쉽게 파악할 수 있도록 해야 한다.

GTD 시스템에서의 프로젝트 관리는 양이나 시간 면에서 가장 큰 영역을 차지하는 부분이다.

4. 책임 영역

유사한 행동들이나 개별 프로젝트의 양이 증가되는 경우 GTD에서는 이들을 구분하여 관리하는 방법으로 책임 영역이라는 것을 제시하고 있다. 이것은 실행의 절대적인 요소가 되는 컨텍스트와 달리 업무의 종류나 개인적인 평가에 따라 구분할 수 있다. 이를 테면 행동과 프로젝트를 개인적인 분야와 회사의 업무와 관련된 분야로 크게 분류하여 관리하는 것이다.

하지만 GTD에서의 책임 영역은 FP에서 언급하는 가치와는 분리되어 철저하게 업무의 결과의 책임 소재를 기분으로 결정된다.

5. 참고 자료

관리 단계에서는 참고 자료 폴더로 이동된 각 자료들을 이미 구축된 분류 시스템의 정해진 규칙에 따라 정리하는 과정을 의미한다. 즉, 참고나 대기 자료들을 우리가 필요한 경우 언제라도 사용이 가능하도록 이미 익숙한 분류 시스템에서 관리한는 것이다. David Allen의 일반적인 주제별 분류에 따른 시스템보다는 철자순 분류 시스템의 구축을 추천하고 있다.

만일 참고 자료들에도 우리의 행동이 적용되어야 할 것들이 있다면 이것은 그렇지 않은 경우와 완전히 구분하여 관리되어야 한다. 비록 그 가능성이 적기 때문에 참고자료와 분리하여 관리할 필요는 없지만 언제나 구분은 가능하게 하는 것이 좋다.

6. 향후 검토

언젠가/어쩌면과 같은 폴더에 저장된 향후 검토의 대상들은 당장 실행할 필요가 없는 행동들이다. 하지만 개인적인 필요성이나 기타 목적에 의해 여건이 되면 실천한다는 것을 전제로 하고 있다는 점에서 이러한 사안들도 체계적으로 관리되어야만 향후 '다음 행동'으로 이동되어 실천될 가능성이 최대한으로 높아진다. 때문에 참고 자료와 같은 분류 시스템을 적용한다면 향후 검토 과정에서의 수고를 줄일 수 있고 관리하기도 편리하다.

GTD 2 단계 - 평가

2008-07-31T15:54:00.007+09:00

GTD에서는 수집 (Collect) 이후의 단계로 Process 단계를 수행한다. Process 단계를 일반적으로 '가공' 혹은 '처리'라고 사용지만, 개인적으로 '분류' 혹은 '평가' 단계라고 칭하고 싶다.

먼저 수집함에서 대상을 하나 씩 꺼낸다. 대상은 물리적 수집함이라면 어떤 형태의 물건이거나 수집함에 넣을 수 없었던 대상 혹은 행동이나 계획을 적어 놓은 메모지일 수 있다. 평가(가공) 단계는 수집함에 꺼낸 대상을 GTD에 정한 기준에 따라 각각 해당 폴더로 보내는 과정을 의미한다. 평강의 첫 기준은 행동의 대상인가에 관한 것이다. 디지털 데이터나 E-Mail의 경우에도 물리적인 수집함의 내용과 마찬가지로 직간접적인 행동이 필요한 경우와 그렇지 않은 경우로 구분하여 동일하게 처리한다.

1. 행동의 대상이 아닌 경우,

도구, 자료 및 기타 물건류 등은 그 자체가 행동이 필요한 것은 아니다. 단순히 수집함에서 꺼낸 책을 적절한 책장으로 옮겨 꽂는 것은 행동이라고 할수도 있지만 책 자체는 행동은 아니다. 그러므로 책을 옮기는 것이 나름의 노력과 특별한 결과가 있다면 행동으로 평가할 수도 있지만, 책 자체는 행동이라고 볼 수는 없다. 행동을 필요로 하지 않는 대상의 경우는 그 효용성을 기준으로 평가한다.

1) 참고 자료

대상이나 그 내용을 지속적으로 볼 경우가 있다고 판단되면 참고 자료로서 보관한다. GTD에서 참고 자료는 언젠가로 필요한 경우 쉽게 접근이 가능하도록 업무 영역과 분리된 별도의 공간이나 시스템을 구축하도록 한다. 하지만 보관 혹은 참고 방법은 각자에게 가장 익숙한 방법을 선택하는 것이 좋다. 또한 GTD에서는 참고 자류의 분류를 분야별보다는 이름별 분류가 더욱 효과적이라고 한다. 디지털 데이터의 경우 상대적으로 참고 자료로서 판단되는 경우가 많을 수 있다. 인터넷 웹 서핑을 통하거나 다른 이로부터 받은 그림, 문서, 음악, 영화, 도면, 3차원 형상 데이터 등등.. 하지만 물리적인 참고 자료와 달리 보관과 분류를 위한 별도의 방안을 기획할 필요가 있다.

2) 대기 자료

필요성은 인정되지만 지금 당장 가치를 판단할 수 없거나 혹은 보관의 필요성도 확신할 수 없다면 일단 대기 자료로 보관한다. 그리고 시간이 날 때, 대기 자료 폴더를 점검하여 해당 자료를 다시 검토하는 기회를 가진다. 참고 자료의 경우와 마찬가지로 많은 디지털 데이터들이 대기 자료가 될 수 있다.

3) 즉시 버린다.

참고의 필요성이나 가능성 혹은 보관할 가치도 없다고 판단되면 즉시 쓰레기통에 버린다.

참고나 대기 자료로 분류되는 디지털 데이터의 경우는 중복의 위험(?)이 매우 크다. 특히 여러 장소의 여러 시스템에서 동일한 프로젝트를 수행할 경우 같은 데이터를 여기저기에 쌓일 수 있다. 이러한 경우 종종 가장 최근에 수정된 최신 자료의 파악이 힘들 수도 있다. 때문에 각 시스템 간의 데이터 동기화 등을 통하여 논리적으로 하나의 파일를 운용할 수 있도록 하는 것이 좋다.

2. 행동을 필요로 한는 경우,

GTD에서 행동은 반드시 결과를 만들어 내는 경우를 지칭한다. 그 결과는 좋은 것일 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다. 각 행동은 별도의 종이나 폴더 등을 이용하여 다른 행동과 구별한다.

4) 두 개 이상의 행동이 요구되는 경우,

수집함에 꺼낸 대상이 계획한 결과를 위해 하나 이상의 행동 혹은 연속된 행동이 수행되어야 하는 경우, 이를 묶어 별도 프로젝트로 관리한다. 평가 과정에서 새로운 프로젝트는 시스템의 다른 프로젝트와 비교, 구분하여 분류한다. 그리고 하나의 프로젝트는 여러 하부 프로젝트를 수용할 수 있다. 단일 행동이거나 프로젝트 내의 단일 행동에 대하여 다음 단계를 적용한다.

5) 2분안에 가능한 행동인가?

단일 행동이든 특정 프로젝트 내의 단일 행동이든 지금 2분 안에 완료될 수 있는 행동이라면 다른 조건의 판단없이 무조건 즉시 수행한다. 이렇게 하므로 써 할 일 목록에 쌓여가는 일의 양을 크게 줄일 수 있다.

6) 위임 하기

반드시 필요한 필요한 행동이지만 내가 할 수 없는 경우 혹은 다른 이에 의해 완료되어야 하는 일들은 적절한 조건의 대상에게 위임하고 완료 시까지 특별힌 고려를 하지 않고 대기한다. 만일 위임의 내용이 많다면, 위임자의 이름과 내용을 별도의 리스트로 만들어 관리할 수 있도록 한다.

7) 특정 날짜와 시간의 행동

필요한 행동 중, 특정한 날짜, 시간 그리고 명확한 기간 동안 한번 혹은 매번 수행되어야 하는 일들은 잊지 않기 위해 달력이나 캘린더 소프트웨어 등에 기록한다. 달력이나 캘린더 소프트웨어는 '다음' 혹은 '언젠가' 해야만 혹은 잊지 말아야 할 일을 기록한다.

달력이나 캘린더 소프트웨어 등을 통하여 행동을 관리하는 것은 이러한 행동을 해야하는 시점에 반드시 하기 위함이 우선이지 달력이나 캘린더 소프트웨어를 좀더 유익하게 사용하는 방법론이 우선하지 않는다. 특히 GTD나 PIM 소프트웨어를 사용하게 되면 날짜와 시간이 정해진 모든 행동을 기록하고자 하는 경향이 있기 때문에 나름의 절제가 필요하다.

8) 다음 행동들

앞서의 모든 경우에 해당되지 않은 행동들은 가능한한 빠른 시간 내에 필요한 조건에 만족되면 싱행되어야 할 다음 행동으로 평가할 수 있다. 삶의 많은 일들은 대개 특정 날짜나 시간이 정해져 있지는 않고 특정한 범위나 대략적 기간 동안 혹은 완료 시점에 다소 여유가 있는 행동들이다. 그러므로 가능한 계획한 일정 안에 완료될 수 있도록 최선을 다하는 것이 중요하다.

GTD는 반드시 일정이 정해진 행동과 더불어 명확하게 정해지지는 않았지만 가능한한 빨리 수행해야할 많은 일들을 어떻게 정확하고 문제없이 완료되어 계획한 결과를 얻을 수 있도록 하느냐를 지원하는 시스템이다.

GTD 1 단계 - 수집

2008-07-30T16:45:00.007+09:00

준비 단계를 언급했듯이 수집 단계는 GTD 구현에 있어 첫 단계이면서 또한 가장 중요한 과정이다. '가장 중요한'이라는 이후의 단계에 비해 처음 시작에 있어 머리는 물론 몸도 특별히 고생하는 단계이므로 제대로 수행하기 힘들 수도 있기 때문이다. 수집 단계는 GTD 시스템에서 계속 존재하는 단계이지만, 특별히 최초 수집 과정과 이후의 일상적 과정으로 구분할 수 있다. 수집이란 '웬지 지금 제자리에 있지 못한다고 판단되는 모든 물건과 머리 속에서 정리되지 않는 생각들을 Inbox(수집함)로 무조건 집어 넣는 과정이다. GTD에서는 우리가 스트레스로 부터 벗어나기 위해서는 나와 관련된 모든 불안정성 대상을 머리 속이나 적절치 않은 위치에서 이를 평가하는 위한 장소로 옮겨 놓는 과정이다.

수집 과정에서는 모든 것을 다 Inbox에 넣는 것을 원칙으로 하다 하더라도 명백하게 향후에 쓸모없다고 판단된다면 그냥 버려도록 한다; Inbox 곁에는 항상 쓰레기 통을 함께 준비하는 것이 좋다.

GTD 시스템 구축에서 가장 힘든 최초의 수집 단계를 좀더 수월하게 진행하기 위해서도 '불필요한 대상 버리기'는 상당히 효과적이다. 긴 수집 과정에서 지친 상태를 약간이나마 여유롭게 해줄 수 있는 기회가 되기도 한다. 개인 취미의 영역이 아니라면, 지금까지 몇 년간 폴더, 책꽂이, 서랍에 있으면서 한번도 보지 않은 것들을 그 대상으로 하면 어떨까 싶다. 비록 관심이 있었던 10년 전에 출력한 참고 논문이 그 후로 한번도 본 적이 없다면 사실상 앞으로도 볼 가능성은 단언컨데 0%이다. 아마 필요하다면 벌써 봤을 것이다-이미 관심 분야나 전공이 바뀌었을 수도 있다. 만일 불확실 하다면 정상적으로 일단 Inbox에 던져 넣는다. 이렇게 해서라도 일단 GTD의 첫 단계를 마무리하는 중요하다. 최초의 수집 과정이 일단락되고 Inbox는 가득할 것이다. 이러한 수집 과정은 E-Mail이나 컴퓨터 파일의 경우도 마찬가지이다. 예를 들어 두 달 전에 다운로드하여 지금까지 보지 않고 있는 파일이라면 쓰레기 통으로 보내는 편이 일일이 어떤 내용인지 확인하는 것보다 나을 수 있다.

수집 단계는 눈이 보이거나 손에 잡히거나 혹은 생각나는 모든 것을 Inbox에 집어 넣는 것이라 적었다. David Allen은 수집의 대상을 지금 위치에 만족하지 않는 경우 혹은 머리 속에서 명확하지 않고 멤도는 모든 것이라 규정하고 있다; 사실 사람은 미래의 일을 모르기 때문에 앞으로 일 모두가 명확하지 않다고 볼 수 있다. 옮길 수 있는 것은 그대로-크기가 너무 크면 수집함 옆에 두거나 메모장 등에 인덱스를 만들어서-수집함에 넣고, 머리 속에 생각하는 것은 구별되게 종이나 메모장에 적어서 집어 넣는다. 충격에 민감한 대상들도 메모하여 넣는 편이 좋다. 하지만 모든 대상을 수집함이 담기에는 그 크기가 상당할 필요가 있다. 이에 대응하지 못한다면 물품 종류별로 구분하여 미리 정해진 방법대로 하는 것도 효율적이다; 만일 모두 이런 식으로 진행한다면 실제 수집함의 크기는 그리 클 필요가 없게 된다. 물론 메모지가 많이 필요케 된다.

수집 과정에서 문제될 수 있는 것은 수집의 우선 순위에 대한 문제라고 볼 수 있다. 일반적으로 물리적인 대상의 수집이 완료 된 후, 머리 속의 대상을 수집한다. 하지만 물리적인 대상이 아주 많을 경우에는 상당한 시간이 소요되기 때문에 품목 별로 구분하여 수집하는 것도 좋은 방법으로 생각된다.

하지만 나의 경우는 수집 단계의 공간도 많고 각 공간 간의 거리도 멀고 그리고 각 위치에 있는 여러 시스템에 저장된 파일 간의 동기화도 절실하기 때문에, 먼저 물건을 가장 많이 정리해야 하는 곳에서 수집 과정을 수행하고, 컴퓨터 파일도 하나의 시스템을 먼저 정리하고 다른 곳이나 다른 컴퓨터의 내용을 동기화하는 방법을 사용하기로 했다.

GTD 준비 단계

2008-07-30T14:27:00.010+09:00

GTD는 개념의 적용 혹은 시스템에서의 운용 절차는 일단 개인 일정 관리나 생산성 향상 시스템과는 다소 혹은 상당한 차이를 보이고 있다. 앞서 기본 개념에서 GTD는 상대적으로 일의 가치보다는 실행 가능성을 더 주요한 평가 기준으로 삼고 있다고 언급했다. 그리고 실행 가능성이란 새로운 기준에 의해 다음과 같은 방법으로 진행된다.

어떤 개념이나 시스템을 삶에 적용하고자 하는 입장에서 이를 위한 준비는 실제 수행 단계에 포함되지 않는다고 보는 것이 일반적이다. 하지만 나의 경험에 비춰 GTD는 정상적인 실행 단계를 위해 얼마나 철저하게 준비를 하느냐에 따라 그 성공 여부가 크게 좌우된다고 본다. 사실 David Allen의 GTD에도 준비 단계가 언급되어 있기는 하지만, 많이 이들은 이러한 준비 단계의 당연한 것으로 보거나 혹은 실행하면서 필요에 따라 준비할 수 있는 것으로 보고 있지만, 나는 미리미리 준비하는 것이 중요하다고 본다. 그 만큼 GTD를 적용하는 범위는 우리가 생각지도 못한 만큼 클 수가 있기 때문이다.

준비라는 것은 도구를 준비는 물론 마음과 환경의 준비까지 포한한다. GTD 개념 적용에 대한 마음의 준비는 가능한한 기존 여러 방법과 비교하지 말고 일단 수행한다라는 것이다. 다른 시스템과의 비교는 일단 한번의 수행 후에 언제라도 적용이 가능하다. 만일 이러한 마음에 대한 스트레스가 생긴다면 GTD의 적용 범위를 나름대로 한정하는 것도 좋을 듯 하다 (GTD에서는 절대 권장하지 않는 방법이다. 모른 범위에 대한 일괄적으로 적용하는 것이 가장 효과적이라고 한다. 문제는 상대적으로 우리나라 사람들의 삶의 범위나 미국 등에 비해 더 넓다고 생각한다). 이런 점에서 환경의 준비를 생각할 수 있다. 개인 사무실이나 집의 개인 방이 있다면 범위가 일차적으로 쉽게 정해질 수 있겠지만, 공용 사무실이나 따로 집에 별도의 개인 서재가 없는 경우라면 범위를 정하기가 만만치 않다. 다른 이들과 공동으로 하는 물품도 있을 것이고, 나의 적용 범위에 다른 이의 옮길 수 없는 물품이 위치하고 있는 경우도 있다. 이렇듯 현실적으로 나 자신의 마음 이외에 GTD의 적용 범위를 정하기가 힘든 경우, 미리 환경을 설정한다. 공용 사무실에서는 의식적으로 화분이나 책상 등으로 자신이 인식할 수 있는 경계를 만들고 널려져 있는 공용이긴 하지만 개인적인 활용성이 큰 매우 자료들은 가능한한 가까이에 위치시킬 수 있다면 그렇게 한다. 예를 들어, 수집함의 경우와 같이 쓰레기 통 같은 경우에도 공용 사무실에서는 자신의 적용 범위 안에 별도로 마련하는 것이 좋다. 다른 네트워크 프린터, 팩스, 복사기 등 여러 공용 물품에 대해서도 접근성을 위해 자기 공간에 대한 환경 점거을 할 필요가 있다. GTD에서는 이러한 과정을 준비 단계는 물론 수집 단계에서도 할 수 있지만, 사실 수집해야 할 양이 엄청나다는 것을 느끼는 순간에는 사소한 일에도 몸과 마음이 지친다.

공용 물품도 GTD 적용을 위한 도구라고 볼 수 있지만, 더욱 중요한 것은 자신만이 사용하는 GTD 도구들이다. 일반적으로 GTD 준비 단계를 도구의 준비라고 보게 되는데, 사무용품과 같은 일상적으로 사용되는 것부터 수집을 위한 큰 박스나 달력과 같이 GTD를 위한 도구 그리고 컴퓨터에 설치된 소프트웨어들을 미리-가능한한-완비하는 것도 주요하다. 경험상 GTD에 언급된 모든 준비물들이 다 필요하지는 않지만, 미리 GTD 수행에 맞춰 적합한 도구를 구입하거나 아니면 만드는 것도 좋은 방법이다; 만일 따로 필요한 제품을 구입한다면, 용도나 품질에 따라 가격도 천차만별일 것이지만, 딱히 자신이 생각하는 기능이 맞는 것이 없다면 시간을 들여서라도-비록 볼품은 없겠지만-나처럼 만들어 보는 것도 괜찮다고 본다.

1. 수집함

일이나 걱정거리를 수집하는 박스이다. 여기에는 실제로 존재하는-자기 자리에 있지 않는-물건이 들어 가는 곳이기 때문에, 크기를 정하기는 힘들다. 가능하면 큰 박스면 좋겠지만, 아무리 크다고 해도 못들어 가는 것이 반드시 있다. 만일 열심히 수집하는 과정에서 애써 준비한 박스에 들어가지 않는 물건 (그것도 경계가 아슬아슬하게)이 있다면 웬지 의욕을 상실하게 된다. 그러므로 모든 것을 집어 넣을 수는 없다는 사실을 주지해야 한다. GTD에서도 수집함에 들어 가지 않는 다면 그 옆에서 두거나 혹은 물품 자체를 옮길 수 없다면 별도의 물품 메모를 만들어 거기에 조치 사항을 기록하여 수집함에 넣으라고 한다. 크면 좋지만 너무 크면 수집 단계에서는 수월하지만 다음 단계에서 몸이 또 힘들게 된다. 그러므로 넓으면서도 그리 깊지 않은 수집함이 좋다. 또한 일상적인 GTD 단계를 위해 책상 서랍 정도 크기의 수집함도 따로 준비한다. 큰 수집함은 최소 수집 단계를 지나면 그 크기에 대하 효용성이 없기 때문에 특별히 좋은 것으로 준비하지 않아도 된다-공간이나 분위기가 허락한다면 상관없겠지만 미관상 결코 좋지 않다.

물리적인 물품이나 서류 등 이외 현재 많은 일거리들이 컴퓨터 상에서 E-Mail이나 문서 및 데이터 파일로 존재한다. 이러한 일거리들은 수집은 상황에 따라 별도로 준비하는 것이 좋은 데, E-Mail 같은 경우는 기본적으로 E-Mail이 들어 오는 Inbox 폴더를 그대로 이용하면 될 것이고, 데이터 파일 등은 따로 Inbox라는 폴더를 만들어 모두 옮겨 놓으면 된다. 물론 이 과정에서 개인적으로 업무의 파일은 상관없지만 워크그룹의 공용 폴더에 존재하는 데이터 파일에 대해서는 함부로 손댈 수 없기 때문에 그래로 두는 것이 좋다. 개인 사용자 수준과 워크그룹 수준에서 함께 다뤄지는 데이터를 일부로 GTD를 수행한다고 적용하면 예상치 못한 결과가 올 수도 있다. 자신이 관리자 수준에 있다면 공용 폴더나 서버의 파일 내용도 일단 Inbox로 넣어 워크그룹의 생산성 향상을 위해 재배치하는 것도 고려해 볼 많다; 쉬는 날에 매우 빠르게 조치해야 한다.

E-Mail은 경우는 주로 일반적으로 개인 사용자 단위에서 독자적으로 사용하지만, 사람에 따라 여러개의 E-Mail 계정을 사용하는 경우가 많다. 나는 거의 10개 정도의 E-Mail이 있으며, 그 중 약 7개 정도를 사용하고 그 중에서 1~2개를 주력으로 사용한다. 나는 GTD를 적용하면서 E-Mail 계정을 줄이기로 결정했고, 15년 이상 사용해온 유료 서비스를 무료 서비스로 전환했다. 만일 유료 서비스를 이용하고자 한다면 좀더 나은 서비스와 기능을 제공하는 것으로 바꾸기로 하고 일단 서비스를 해지했다. 그리고 잘 사용하지 않거나 굳이 사용할 필요가 없는 E-Mail 계정은 다른 E-Mail 계정으로 등록 사항을 변경시키거나 회원 탈퇴를 해버렸다. 또한 모든 E-Mail은 관리의 용이함을 위해 POP3나 IMAP가 지원되는 것을 선택하여 하나의 E-Mail 클라이언트에서 관리하는 것이 좋다. 나는 맥북에서 Apple의 Mail.app를 사용하고, 3차원 모델 데이터의 송수신이 필요한 경우를 위해 HP 워크스테이션에서 Thunderbird를 주로 사용한다.

어쨌거나 GTD의 준비 단계에서는 수집함은 1 단계인 수집 단계의 의욕 상실을 저하시키지 않도록 미리 준비하는 것이 매우 중요하다. 난 일단 보이는 물건을 모으기 위해 우체국에서 판매하는 커다란 소포 박스를 준비했다. 좀 큰 것 같은 감도 있지만 혹시나 몰라 넉넉한 공간을 마련했다.

2. 쓰레기통

모으는 것 못지 않게 버리는 것도 GTD에서는 매우 중요하다. 개인적인 작은 쓰레기통 (휴지통)은 그냥 두고, 수집 과정을 위한 별도의 쓰레기통을 준비하는 것이 좋다. 수집함과 마찬가지로 수집 및 분류 과정이 끝나면 큰 쓰레기 통의 필요가 없으나 버려도 아깝지 않은 종이 박스 등이 좋다.

쓰레기 통은 어차피 버리는 것이므로 굴러다니는 포장 박스를 하나 구해다가 수집함 옆에 두고 작업을 시작하려고 한다.

3. 분류 박스

GTD에서는 수집된 많은 일거리들을 시간과 장소에 따라 분류하여 별도의 공간으로 들어 간다. 이 공간은 서랍, 케비넷, 선반 등을 이용해도 되지만 무엇보다도 많은 자료들이 쌓이게 되므로 사용하기에 편한 공간을 만들어야 한다. GTD에서는 행동을 필요로 하는 일과 향후 참고를 위한 자료로 구분되기 때문에 용도에 맞춰 구분하는 것이 좋다. 행동을 필요로 하는 일의 분류는 일반적으로 일, 주 혹은 월 단위로 자료를 넣을 수 있는 파일 케이스나 폴더 박스 등을 정한 단위로 준비하고, 참고용 자료들은 분야나 발음 순서로 구분하여 저장할 수 있는 방법을 찾는다. David Allen의 GTD에서는 자료의 분류에서 분야보다는 알파벳 순서로 하는 게 효율적으로 한다; 그런데, 난 이게 잘 안된다. 이러한 분류 공간에서 수집 단계 이후의 일거리가 수집되는 Inbox로 함께 위치하는 것이 좋다. GTD에서는 각 수행 단계에서의 사용자의 이동 거리나 검색 시간일 최소화되는 것이 좋다고 한다. 실제로 매번 필요한 자료 찾아 짧은 거리나 이동하여 헤매는 것도 심리적으로 매우 피곤한다고 본다.

나는 책상 위에 3 단의 드로우를 작업용으로 준비하고, 큰 폴더 박스를 Inbox 용도로 사용한다. 그 옆에서 일주일 단위로 작업을 위해 월~금, 주말 별로 6 개의 작은 폴더 박스를 준비하고 다음으로 다음 주나 월에 수행해야 하는 자료를 위한 큰 폴더 박스를 놓았다. 내 일정에서 몇 달 이후의 자료가 준비되는 경우는 거의 없기 때문에 굳이 43 폴더 식으로 거창하게 준비할 필요는 없는 것 같다. 그리고 지나 간 자료는 그냥 서랍 속에 넣어 버린다. 아직 참고를 위한 자료는 그냥 책장 여러 군데에 꽂아 두고 있다; 참고용으로 분류했지만, 아직 거의 참고할 일이 없다.

각 폴더에는 종이 한장이 그대로 들어가는 경우도 있지만 내용이 많아지거나 구분된다면 투명 폴더에 넣고 위에 레이블을 붙이고 이름을 적어서 넣는다. David Allen의 GTD에서는 이런 폴더에 이름을 적기 위한 레이블 프린터의 효용성을 매우 크게 부각하고 있지만, 난 아직 필요성이 크게 느껴보지는 못했다. 일단 폰트의 선택도 제한적이며 기능에 비해 가격도 만만치 않아 아직 포기하고 있다.

4. 책상 위의 여러 도구 (데스크 툴)

책상 위에서는 메모나 문서는 물론 전달된 각종 서류 등이 쌓여 있고, 이것은 즉시 Inbox로 들어가거나 Inbox에 나와 해당 폴더로 들어 가게 된다. 이런 작업에는 메모장과 필기구, 여러 종이를 합치기 위한 페이퍼 클립, 출력된 많은 문서를 고정하기 위한 폴더 클립, 분류된 문서를 표기하기 위한 스티커 등 여러가지 사무용품이 필요하다. 대개 이런 문구류들은 개인 사용자도 마찬가지이지만 공용 사무실에서는 자주 잃어 버린다. 신기하게도 발이 달려 있는지 도저히 찾을 수 없는 경우도 허다하다. 때문에 이런 사소한 것들도 GTD 측면에서 구분하는 것이 좋다. 메모장, 스티커, 클립, 필기구 등은 별도로 책상 위에 보관함에 항상 위치시키고, 스태플러, 펀치, 커터, 풀 등은 별도로 준비하지 않고 필요한 경우 공용 물품을 사용한다. 이러한 책상 위의 도구들은 문서의 정리 등에 있어 쓸데없는 행동을 하지 않도록 하게 해준다는 측면에서 눈에 보이지는 않지만 매우 중요한 GTD의 실행 도구라고 볼 수 있다.

5. 플래너와 다이어리

FP와 같은 플래너나 몰스킨 등의 여러 스타일의 다이어리를 사용하는 사람도 많다. David Allen의 GTD에서는 그대로 사용하는 것도 좋다고 한다. 난 수첩 스타일의 위클리 버전을 찔끔찔금 사용하다가 겉표지가 틑어져 그냥 버렸다; 돈주고 샀는데 안쓸 수는 없고, 핑계거리를 찾았다. GTD에서 Inbox는 가장 기본적인 것이기 때문에, 이동 중이거나 GTD의 적용 범위를 벋어나게 되면 Inbox를 역할을 대신할 것이 필요하다. 단순하게 메모지도 가능하겠지만, 관리 측면에서 수첩 형태의 플래너나 다이어리도 좋다. 하지만 돌아와서는 일거리 적힌 페이지를 뜯어내 Inbox로 집어 넣거나 아니면 바로 Inbox에 꺼낸 처럼 분류해도 상과없으므로 뜯어 내기 어려운 제품은 별로 좋지 않다고 본다.

6. PDA와 GTD 소프트웨어

전자수첩이나 PDA 혹은 최근에는 놀라운 기능의 휴대폰 등이 5)의 플래너와 다이어리 기능을 대신할 수 있다. 이런 경우에는 다시 메모지로 옮겨 적어 Inbox로 들어 갈 수도 있을 것이고, GTD 소프트웨어 등과 동기화되어 정보를 옮길 수도 있어 매우 편리하다고 본다. 난 어서 빨리 Apple의 iPhone이 우리나라에 출시되면 좋겠다. iPod Touch도 있지만 휴대폰과 함께 들고 다는 것이 썩 내키지 않는다.

GTD의 등장과 함께 많은 전용 소프트웨어가 출시되었으며 혹은 여러 기능을 가진 PIM을 GTD 용도로 사용하는 경우도 많다. 혹은 E-Mail을 통한 일이 많다면 E-Mail 클라이언트를 GTD 시스템을 이용하는 경우도 증가하고 있다. GTD에서는 여러 가지 물리적인 도구들도 중요하지만 소프트웨어 역시 원할한 일거리 관리를 위해 필수적이다. 사실 GTD의 적용 방법에 있어 이러한 도구는 부수적인 것으로 볼 수 있지만, 이미 이러한 환경이 갖춰진 상황에서 굳이 디지털 스타일의 방법을 적용하지 않는 것도 좋은 방법은 아닌 듯 싶다.

내 경우에는 많은 GTD 소프트웨어를 사용해 보지는 않지만, 아무래도 복잡하고 다양한 기능과 단순하면서 쓰기 편한 기능 사이에서 고민하는 경우가 많았다. 현재는 후자를 선택하여 Things (CultureCode)를 사용하고 있지만, iGTD의 다양한 기능에 대해서는 계속 미련이 남는다; 아직 Things이 정식 버전이 출시되지 않았기 때문에 억지로라도 참고 있다. GTD 소프트웨어에 대해서는 따로 언급하여 글을 적으려고 한다. 중요한 것은 GTD 소프트웨어에 너무 집중하는 것은 좋지 않다는 것이다. 즉, 내가 하고자 하는 모든 행동이 언제나 GTD 소프트웨어에 의해 관리될 필요는 없다. 필요한 경우 Inbox로 입력하면 되는 것이지, 내 해동의 내용과 결과를 뻔히 알고 지금 수행할 것이라면 굳이 이를 따로 관리할 필요는 없다.

위의 준비 단계에 필요한 여러 사항들은 개인적인 취향이나 성격에 따라 필요한 것일 수도 있도 그렇지 않을 수도 있겠지만, 처음으로 GTD를 삶의 스타일로 적용해보자고 하는 경우에는 큰 돈이나 시간이 들지 않는다면 일단 준비해서 사용해 보는 것이 좋을 것으로 판단된다.

GTD 기본 개념

2008-07-30T12:15:00.008+09:00

내가 정리한 GTD에 개념을 설명하고자 한다. '내가 정리한'이라는 단서를 붙인 것은 짧은 시간에 스스로-비록 David Allen의 GTD을 숙독했지만-파악한 것이고, 또한 지금껏 프랭클린 플래너(이하 FP)를 비롯한 여러 개인 일정관리, 정보관리 그리고 생산성 관리 등 여러 가지 개념과 방법들에 대해 얇팍하게 접한 처지이기 때문에 감히 제대로 된 설명을 될지 몰라서이기 때문이다. 일단

FP 등과 장단점이나 특징에 대한 비교 식으로 GTD를 설명하는 것은 사실 큰 의미가 없다고 본다. 방법론적인 측면에서 비교는 자칫 그 방법을 수행하도록 하는 도구에 대해 너무 큰 가치를 부여할 수 있다고 보기 때문이다; 물론 이 생각도 순전히 내 판단이다. 그럼에도 불구하고 GTD에 대해 이야기하거나 글을 쓰면 어쩔 수 없이 FP나 다른 시스템과 비교할 수 밖에 없는 것을 보면 나 스스로의 그릇이 삶의 제대로 살기에는 아직 작기 때문인 것도 아닌가 싶다. 이후의 모든 GTD라는 단어나 용어에는 따로 언급하지 않더라도 '내가 생각하는'이라는 수식어가 생략되어 있다.

그리고 같은 뜻을 가진 용어라도 GTD 시스템에서의 언급이 가능한 것은 GTD에 사용되는 영어으로 표기하고, 좀더 일반적인 의미를 포함한 경우는 한글로 적었다.

1. 가치와 상황

GTD에서 주요하게 다루는 것은 일의 실행 가능성이다. 실행 가능하다는 것은 일반적으로 어떠한 행동으로 나타난다. 그리고 행동은 반드시 결과를 만들어 낸다. 또한 결과는 다른 행동을 위한 전제가 될 수도 있고 그 자체로 완료될 수도 있다. 물론 행동은 나 스스로가 여건이 만족된 경우 반드시 실천한다는 것을 전제로 하고 있다. GTD에서 게으름이라는 것은 논의의 대상이 되지 않는다고 본다; 물론 세상을 살면서 부득이 해야만 하는 일을 못하는 경우도 있지만, 해야만 하는 일이 하기 싫은 경우는 더 많다.

지금껏 나 혹은 우리(?)는 일과 행동에 대해-인식하든 못하든-인생에서의 가치를 부여하고 있다; 거창하게 인생이라는 단어를 쓰기는 했는데 적합한지는 모르겠다. 그 가치는 중요한 일, 덜 중요한 일, 중요하지 않은 일 혹은 해야만 하는 일, 안해도 되는 일 그리고 급한 일, 급하지 않은 일 등 다양한 표현으로 나타난다. 일반적으로 일 중에서 가증 급하거나 해야만 하는 일에 우선적인 가치를 부여하여 일정을 짜고 시간표를 관리한다. 이에 대해 FP와 같은 가치 중심의 플래너는 어차피 급하거나 중요한 일을 할 수 밖에 없으니 우리가 중요하다가 생각되는 하지만 급하지 않을 일을 잊지 않고 하므로 써 인생에서 중요한 일을 더 많이 하는 것이 가치있는 삶의 하나라고 소개한다. 이것은 대개 우리가 중요하지 않으면서도 급한 일에 시간이나 정열을 낭비하고 있거나 혹은 제때 중요한 일을 하지 못하므로 써 인생의 가치를 높이지 못하고 있다고 설명하다. 정말, 사실이다. 누구나가 인정할 만한 판단이라고 본다. 그러므로 인생에 중요한 일을 우선적으로 그리고 가능하면 빨리집중적으로 처리하므로 써 보다 나은 평가를 받는 삶으로 만들어 주기 위한 시스템으로 개발된 것이 FP라고 본다.

그런데, FP와 같은 시스템은-나의 경우만 그런지 모르겠지만-다소 적응하기가 힘든 면이 있다. 우선 시작하면서 인생의 가치, 목표 그리고 평가를 정하는 것도 나 스스로에게 조차 쑥스러운 면도 있고, 삶의 가치란 것이 항상 일정하게 유지되지 않는 다는 것이다. 일반적으로 우리가 정한 인생의 가치는 개인의 위치에서는 물론 가족, 회사 그리고 넓게는 사회에서의 위치에 상당한 기반을 두고 또 영향을 받는다. 즉, 누구나 그런 것은 아니겠지만 인생의 가치는 통상 얼마다 성공했느냐 혹은 얼마나 만족했는가 등으로 결과를 평가하거나 받을 수 있는 위험(?)이 있다. 사회 생활을 하면서 당연한 것으로 생각할 수도 있겠지만, 난 이러한 것이 한국사람에게는 별로 도움이 되지 않는다고 생각된다. 특히 더욱 경쟁 사회를 지향하는 지금의 형국에서는 더더욱 우려스럽다. 그렇다도 나쁘다고 생각하지는 않는다. 다만, 지금의 우리가 일의 가치를 개인의 사회적 성공에 우선 순위를 먼저 둔다는 것이 걱정이라는 것이다; 특히 그렇게하고도 밖에서는 개인의 만족 혹은 사회에 대한 교과서적인 봉사, 공헌 등으로 재포장하여 드러내는 것 자체가 가증스럽기도 하다. 오죽 심하면, 자신의 일기장에서조차 스스로를 포장한다.

나 역시 FP에 상당한 관심과 참여(!)에 시간을 보냈지만 이러한 사실을 부정할 수 없었고, 적응하지 못하여 매번 플래너를 덥거나 심지어 버려 버렸다. FP를 인생을 적용하여 성공했다는 사람들을 보면 진심으로 존경스럽기까지 하다. 내 짧은 생각에 이런 사람들은 FP를 나름 자신만의 방식으로 삶에 잘 적용했다고 생각된다. 무조건 FP가 제공하는 규칙을 따르면서 하기에는 너무 힘들다고 본다.

이러한 차에 내가 오랜만에 iBook을 접하게 되면서 iGTD 등과 같은 어플리케이션에 대한 정보를 얻으면서 GTD라는 새로운 시스템 혹은 방법 아니면 개념에 대한 관심을 증폭되었고, 많은 시간을 할애하게 되었다.

앞서 언급처럼 GTD에서 일이나 행동의 실행 가능성은 FP 시스템에 혼란스러워 하던 나를 잠시나마 소용돌이의 옆으로 나올 수 있도록 해 주었다. 절대적인 비교는 아니겠지만, 결국 일은 할 수 있을 때하는 것이 가장 효과적이라는 것이다; 얼마나 효율적인지는 모르겠다. 집에서 해야만 하는 일-물론 밖에서 이를 위해 무언가를 따로 준비할 필요가 없는 상황일 것이다-이 아무리 중요하다고 하더라도, 집 밖에서는 굳이 생각하거나 고민할 필요가 없는 것이다. 물론 집에서의 그 일을 실행 여부를 다시 생각하거나 잘못되었다고 판단된 경우도 있기는 하겠지만, 일단 목숨이 달린 아주 중요한 일이 아니라면 밖에서 집에서의 일을 생각하는 것은 아무런 가치가 없다고 볼 수도 있다. 즉 이 일을 해야만 하느냐, 언제 해야만 하느냐 등의 고민에서 지금! 이일을 할 수 있느냐로 생각을 바꿔주므로 써, 안그래도 복잡한 머리 속에서 생각할 거리를 하나 빼버리도록 해준다는 것이 새로웠다.

물론 GTD에서도 일이나 행동에 대한 가치를 절대 그리고 일부러 부정하지는 않는다. 다만, 일이나 행동의 가능성이 동일한 경우에 우선 순위와 가치를 기준으로 행동의 순서를 정할 수 있다는 것이다. 집에서 해야 할 일이 여러 개라면 그 일 중 우선 순위를 잡으면 된다. 굳이 집에 와서 회사 일들의 우선 순위를 잡는 일에 시간을 우선적으로 할애하지 않는 것이고, 그 결과 아마 집에서 해야할 일만은 어느 정도 해결이 되었을 것이고 내일 회사에서 집에서의 일을 걱정해야하는 빈도는 현저히 줄어 들 것이다. 물론 회사에서 고민해야 할 것으로 완료하지 않고 집까지 들고 왔다면 이러한 문제는 복잡해 질 수도 있지만, 이런 경우도 집에서 할 수 있는 일들에 우선 순위를 주어 처리한 후, 그 다음에 회사 일을 생각하는 것이 더 효과적이라는 것이다. 오! 이 얼마나 합리적이고 타당한 생각인가...?

2. 인식과 수집

그런데 사람이란 것이 그렇지 못하다는 것이다. 사람이 사회적 동물로 살면서 이렇게 된거지 원래 인간이라는 존재가 그런 것인지는 모르겠지만, 인간의 뇌가 가지는 막강한 멀티태스킹 기능은 우리의 의지와는 상관없이 집에서 회사 일이, 회사에서 집의 일이나 다른 곳의 일이 불쑥 불쑥 떠오르게 되고 한번 떠 오른 일은 좀처럼 머리 속에서 떠나가질 않게 된다. 일부러 지우려고 해도 이런 일은 그럴수록 절때 지워지지 않고 더 그 쪽으로 집중하게 된다.

이런 경우, GTD는 머리 속에서 떠 오른 일을 지우려고 하지 말고 좀더 적극적으로 내지는 공격적으로 혹은 긍정적(?)으로 이 일을 수면 위로 떠오르게 한다. 그리고 일단 수면 위로 떠 오르면 들어내 특별힌 보관소에서 대기시키도록 한다. 이 일은 방법론적으로 여러가지가 있을 수 있겠지만, 간단하게 생각난 일에 일에 간략히 메모하거나 혹은 시간을 좀더 들여 정리하여 Inbox라는 이름의 박스에 집어 넣는 것이다. 즉 일단 생각난 일-그렇지만 지금 할 수 없거나 하기 힘들거나 혹은 하기 싫은 일은-은 눈에 띄이게 하여 다시 볼 수 있는 박스에 집어 넣으므로서 우리의 머리는 적은 공간이나마 비게 되고, 우리는 한시름 놓게 된다. 지금 고민하지 않고 잠시 있다가 고민한다는 합의가 이뤄졌기 때문에-사실 그 시간이 얼마나 짧은가? 이내 우리는 곧 그 고민을 다시 하게 되지만, 그렇더라고 훨씬 머리는 가볍게 돌아 간다.

물론 GTD를 비판적인 시선으로 바라보면, 하나의 걱정거리나 고민거리를 다른 새로운 일거리 (고민거리나 걱정거리가 될 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다. 당장은 아니더라고 잠시 혹은 한참 지난 후에)로 대체하거나 돌려 막는 경우라고도 볼 수 있다.

예로, 오늘 결제할 카드 대금에 대해 회사의 무성의로 은행 잔고가 없는 것이 생각났다. 그렇다면 1) 오늘은 안된다는 회사와 목청 높여 가며 실랑이을 벌일 것인가 아니면 2) 일단 다른 카드 서비스로 막고 내일을 조용히 기약할 것인가 아니면 3) 먼저 남들 모르게 다른 카드로 막고 겉으로는 급한냥 사장이라 삿대질하며 더욱 조급하고 비굴한 모습을 보이면서 은근한 압박을 하겠는가?

당연하지만 내 주위는 모든 경우 수로 다 존재한다. 나의 경우는 2)에서 시작했지만 지금은 절대적으로 3)의 경우이다. 하지만 1), 2), 3) 중 어느 것을 정답으로 선택하겠느냐는 것은 참 바보같은 일이다. 정답은 미리미리 대비하여 위의 어느 경우도 생기지 않도록 하는 경우이다. 그럼에도 불구하고, 돈을 상대방으로 부터 받아야 하는 경우, 상대방이 매우 그것도 고의적으로 볼손한 경우가 아님에도 그렇게 진행하지 못하는 경우가 있다. 그럼, 위의 선택의 경우를 등장하면서 나에게 선택을 강요할 수도 있다. 선택할 수 있다는 것은 그렇지 못한 경우보다는 훨씬 났다고 본다. 아주 억지로 비유하자면 FP는 우선 우리에게 위와 같은 선택이 생기지 않도록 어떻게 노력해야 하는 가를 고민하도록 하여 최선의 경우와 위와 같은 최악의 경우를 대비하도록 해 주는 것이라면, GTD는 우리의 노력으로 회사의 자금 문제가 현저히 개선되어 위의 선택의 상황이 발생하지 않도록 할 수 없다면, 미리 별 생각없이 위의 선택의 문제를 생각하고 먼저 답을 선택하여 그 상황이 되면 고민없이 다음 행동으로 이어지도록 한다는 것이다. 아마도 그 다음 상황이라면, 회사의 불찰로 카드 계좌가 펑크났다고 울고불고하면서 담당자를 다그치면서, 다음에는 이런 일이 생각지 않도록 다짐받는 일이 것이다.

하지만, 다음 날 계획된 행동의 결과로 회사에서 은행으로 현금이 입금이 되었지만, 돌려 막은 금액에 대한 그 잔액이 다음 카드 결제일까지 무사히 존재하리라고는 생각치 않는다. 분명, 다른 일에 써버리고 다음 달 결제일에는 나 혹은 회사의 문제로 같은 걱정이나 같은 행동이 반복되지 않으리라는 보장이 없다. 하지만, 그렇더라도 결과적으로 우리를 그 순간에서는 자유롭게 하고, 새롭게 저지른 일에 대해서도 보다 유연하게 대처할 수 있도록 해 주지 않을까 생각한다.

내가 생각하고 또한 지향하는 GTD의 개념은 살면서 부딪히게 되는 많은 일이나 걱정거리들의 해결 방안을 생각하고 그에 대한 행동을 정하거나 혹은 해결이 불가능하거나 미뤄야 할 경우에 댛서는 미리 대처 방안을 생각하고, 예상한 때가 되면서 그에 맞춰 반드시 행동하므로 써, 우리가 고민하는 일을 해결하거나 계속 미뤄지는 악순환을 끊을 방안을 생각할 수 있도록 스트레스로 부터 좀더 자유러워 지게 하는 시스템을 구축하도록 하는 개념이 아닐까 싶다.

3. 행동과 관리

어찌되었든, 스테레스로부터의 탈출 방안은 여러가지의 행동으로 나타난다. 이 행동은 그 자체가 완료될 수도 있고, 다음 행동으로 이어져 여러 행동들과 나타날 수 있다. 그리고 행동이나 행동들은 미리 정한 때와 장소에 의해 실행이 가능해 진다. 우리는 실행이 가능한 때에 반드시 어떠한 결과를 얻을 수 있도록 행동해야만 한다.

하지만 지금 머리 속에 있는 모든 일 (이미 한 일, 지금하는 일 그리고 앞으로 할 일)은 머리 속의 바다에 들어내 다른 대기 장소로 옮겨 놓는다고 스트레스로 부터 벗어난 것은 아니다. 이제 모아 놓은 일은 때와 장소에 따라 분류해야 한다. 물론 분류하는 일은 상대적으로 모으는 일에 비해 수월하다. 모으는 일은 우리 머리 속과 일상의 주변을 다 뒤져야 하므로 육체적으로나 정신적으로 매우 힘든 일이다. 모여진 때와 장소로 분류된 일들은 우리가 이 일들을 행동해야 하는 상황이 되면 인식할 수 있도록 잘 갖춰진 시스템에 다시 넣어야 한다.

때와 장소에 대한 일반적으로 사항은 통상 달력과 같은 도구를 이용한다. 우리가 달력을 이용하는 것은 하루 한 번 이상 매번 보기 때문이다. 도구를 이용하는 방법은 벽에 걸린 달력에 대해 일상적인 방법으로도 할 수도 있고 일반적인 PIM 어플리케이션을 사용할 수도 있을 것이다. 혹은 GTD를 위해 만들어진 전용 소프트웨어나 도구들을 따로 준비할 수도 있을 것이다. 만일 소프트웨어를 이용하여 GTD이 추구하는 바를 자신의 삶 속에 적용하기 위해서는 자신의 스타일에 맞는 적합한 제품을 선택하는 것이 매우 중요하다. 소프트웨어에 어느 정도 사용자가 적응해야 하는 것은 사실이지만, 그 사용 방법이 너무 복잡하거나 어렵다면 새로운 스트레스가 생겨나게 된다; 일반적으로 많은 기능을 제공하는 소프트웨어가 복잡한 사용 방법을 요구한다.

핵심은 우리가 머리속으로 부터 걷어낸 여러가지 일들이 필요한 때와 장소에서-우리가 망각하고 있는 경우-드러나야 한다는 것이다. 분류하고 기록한 것 만으로는 행동을 보장할 수 없다. 앞서 우리가 달력이 적는 것은 매일 아침 혹은 하루에 몇번씩 달력을 보는 것이 일반적이며 나에게 있어서도 동일하다는 것을 전제로하고 있는 것이다. 그러므로 달력이든 소프트웨어이든 도구나 시스템에 상관없이 우리의 상황에 적합한 행동을 실행하도록 인식시켜 줄 수 있어야 한다.

위에서 가장 많이 언급되고 있는 용어의 하나인 GTD에서의 행동은 일반적으로 우리가 PIM이나 FP에서와는 다소 차이가 있다. 차이가 있다라기 보다는 좀더 그 결과에 대해 명확해야 한다고 강종한다. 지금까지 우리는 행동을 세부적인 행동을 기준으로 하기 보다는 위에서 여러가지 예에서 처럼 나 스스로도 최종 목표나 희망 사항등으로 행동을 표현했다. 예를 들어, '저녁에 이쁜이랑 외식하기'나 '사장에게 돈달다고 성토하기' 등과 같다. 하지만 GTD에서는 목표나 희망보다 방법적인 측면에서 행동을 표현하게 끔 한다. 일반적으로 익숙하지 않은 방법일 수도 있으나, 이러한 표현의 방법은 행동 자체가 목표를 명확하게 해 줄 수도 있다는 점이다. '이쁜이와 저녁 식사를 위해 인터넷에서 요즈음 잘나가는 패밀리 레스토랑찾기' 그리고 '제일 싼(!) 메뉴 찾기' 등과 같다고나 할까? 훨씬 행동과 완료된 결과가 명확하게 드러난다. 만일 행동 자체가 길어 지게 된다면, GTD에서는 특정 목표나 목적을 위한 여러 행동들을 하나의 프로젝트(Project)로 구성한다. 그래서 '패밀리 레스토랑에서 이쁜이와 저녁 식사하기'라는 프로젝트가 구축되어 그 안에는 '패밀리 레스토랑 찾기', '싼 메뉴 찾기', '할인 카드 찾기' 등등과 같은 세부적인 행동들이 계획되게 되는 것이다. 물론 이러한 예를 위한 거창한 프로젝트나 행동을 일부러 만들 필요가 있을 지는 모르겠지만, 혹시나 누군가에는 이런 것도 매우 소중한 목표가 될 수 있다고 생각한다.

최근에는 이러한 GTD의 장점을 강조하여 더욱 쉽게 진행이 될 수 있도록 도와주는 GTD 전용 소프트웨어들도 계속 등장하고 있다. 이미 우리가 달력이나 PIM 등의 도구나 소프트웨어을 사용하고 있는 입장이고 GTD를 새롭게 접하여 이를 자신의 삶에 적용하고자 한다면, 보다 적극적으로 이러한 도구를 이용하는 것도 좋을 듯 하다. 그리고 무엇보다도 자신에게 가장 적합한 GTD 도구를 준비하는 것, 길지 않은 경험이지만 가장 중요한 일 중의 하나라고 본다.

프랭클린 플래너

2008-07-25T20:38:00.009+09:00

GTD에 관한 관심으로 프랭클린 플래너는 내 머리 속에서 완전히(?) 떠났지만, 그래도 머리 속에 남아 GTD의 비교 대상이 되고 있다. 프랭클린 플래너의 장점은 이미 수없이 증명되고 있다는 사실에서 굳이 내가 그것을 칭송하는 글을 적을 필요는 없을 것이다. 단지 훌륭한 시스템에 적응하지 못한 이의 넋두리라고 하면 너무 자학적이지 않을까 모르겠다

내게 있어 프랭클린 플래너가 제시하는 한 개인의 가장 소중한 것을 가치를 찾는다는 것은 현대 사회에 있어 정말 필요한 목표이기도 하지만, 시스템 차원에서 이를 구현하는 것은 각 가치들이 상충되거나 겹치기도 하고 특히 자기 자신에게 가식적일 수도 있었다. 때문에 스스로에게 솔직하지 않으면 아무리 좋은 시스템이라도 제대로 소중한 가치를 설정하고 또 달성하기는 매우 어려울 것이다. 또한 만일 이러한 가치들이 자주 바뀐다면 소중한 것인지에 대한 의문이 들기도 했다. 그리고 (비록 스스로 정했지만) 이러한 가치를 구현하기 위해 나의 사회적 위치에서 노력해야 할 자세를 점검하는 것 역시 스스로에게 부담이었다. 좀더 나은 사회적 성공을 바라기는 하지만 여러 여건상 나 힘들다는 것을 스스로 알면서도-물론 노력하면 안될 것도 아니지만-스스로 자각 시키는 일은 너무 가식적이었다. 실제로 결국 이뤄질 수 없는-이뤄지길 바라는-목표와 실천 방안의 수만 증가시켜 보통의 다이어리로 전락하게 되는 경우를 주위에서도 쉽게 목격했다.

1. 인생의 소중한 것 찾기

1) 가치관

사랑, 절제, 겸손 등과 같이 자신이 최고의 가치로서 추구하는 덕목들. 각 덕목들은 그 가치를 표현하는 문장으로 짧게 기록한다. 모두 좋은 말들이며, 서로 간에 우선하는 것은 없다.

2) 역할

사회적 동물로서 인간은 자산의 의지에 의해 혹은 상관없이 사회적 위치와 그에 걸맞는 역할 그리고 책임을 가지게 된다. 부모, 멤버, 선생, 직원 등에 의해 내가 맡은 일이 있으며 그 일을 위해 최선을 다 해야 한다.

3) 사명

인생이란 물음에 대한 대답 혹은 자신의 삶에 대한 지침서. 그리고 내가 아닌 다른 이에게 평가받고픈 내용 등이다.

처음 프랭클린 플래너를 시작하면 이상의 부분들은 참 쓰기 어려운 것들이었다. 물론 상관없기는 하지만, 거창하기도 하고 황당하기도 혹은 스스로에게 민망하기 까지도 했다. 그럴 필요가 전혀 없음에도 불구하고.

2. 목표

1) 장기 목표 설정

너무 세부적일 필요는 없지만 구체적이면서 가능한 사항들을 목표로 설정한다.

2) 목표 달성을 위한 구체적 단계별 행동 리스트를 월간 단위로 계획한다.

3. 목표를 위한 실천 계획

구체적인 목표과 세부 실천 단계가 정해졌다면, 월간 및 주간 단위로 세부 실천 단계를 수행하기 위해 실질적 방법들을 계획한다.

일주일이 시작되면, 앞의 가치와 사명 그리고 구체적인 목표과 계획을 바탕으로 일주일 간 이를 위해 수행해야할 것들을 정리한다.

4. 매일의 계획

매일 아침, 일주일 안에 정한 내용들이 제대로 수행될 수 있도록 가치와 사명 등을 생각하면서 오늘 약속, 업무 등을 검토하고 우선 순위를 정하여 실천한다.

프랭클린 플래너를 사용하면서 짧게는 몇 주 그리고 길게는 석 달 정도를 지속했다. 그리고 내린 결론은 프랭클린 플래너를 내 삶에 적용하기에는 난 너무 독특한 인생을 살고 있다는 것이었다; 가장 합리적인 결론이라고 본다. 때문에 나도 멋지게 프랭클린 플래너 한번 써보고 싶다는 생각이 이런 제품들을 볼 때마다 들곤 한다.

내 경험에 비춰, 프랭클린 플래너는 기본적으로 부지런한 사람, 자신에게 솔직한 사람, 생활의 패턴이 나름 일정한 사람 그리고 활동 범위가 넓기보다는 깊은 사람들에게 적합한 것 같다. 그리고 나의 가장 큰 문제점으로 볼 때, 수첩이나 다이어리 혹은 펜을 잘 잊어버리는 사람들에게는 절때 적합하지 않다. 그러기에는 프랭클린 플래너의 가격이 너무 비싸다.

다음 행동과 프로젝트

2008-07-25T16:41:00.006+09:00

GTD에서 프로젝트(Project)는 설정한 구체적 목표을 완료하기 위한 여러 다음 행동들의 모음이다. 프로젝트 내에 또 다른 프로젝트도 있을 수 있다. 다음 행동의 이름 붙이기와 마찬가지로 프로젝트 역시 가능한한 구체적인 행동의 결과로 설정되도록 한다.

그런데 GTD의 프로젝트 중에는 끝이 없는-완료가 없는-것이 있다. 끝이 없는 프로젝트는 마치 FP에서 강조되는 삶의 가치나 사회적 위치와 같이 완료될 수 없는 것이다. 물론 끝이 없는 프로젝트 안에는 끝이 있는 다음 행동과 프로젝트가 존재한다. FP를 함께 사용하는 경우라면 효용성있는 관계를 구축할 수도 있을 것 같다.

프로젝트가 '열심히 운동하여 건강한 몸을 만들자'라는 것이라면 이 프로젝트는 평생 완료되기는 어려울 것이지만, 계속 이 프로젝트를 위한 다음 행동들이 생겨날 것이다.

선택과 집중

2008-07-25T15:26:00.005+09:00

선택과 집중이라는 말을 자주 듣게 된다. 하지만 말은 어떻게 적용하고 이해되느냐에 따라 새로운 의미를 가진다. 가치있고 의미있는 삶의 구현으로 애용되고 있는 '프랭클린 플래너' 혹은 '성공하는 사람들의 7가지 습관'의 라이프 스타일은, 자신의 삶에서 잊혀진 소중한 것을 다시 찾고 이거이 더욱 빛날 수 있도록 필요한 일에 보다 많은 시간과 자원을 집중하도록 한다. 내 생각에도 정말 성공적인 삶의 이루기 위한 최고의 방법이라고 생각한다; 지금껏 FP를 제대로 한번 사용해 보려고 수없이 시도한 내 처지가 갑자기 처량하다.

내 인생에 있어 가장 소중한 것은 어떤 것인가? FP는 스스로에게 삶의 목표, 의지, 가치를 찾게 하고 성공한 자신에 대한 개인적, 사회적 평가를 예상하게 된다. 그리고 현재의 위치와 미래의 목표를 위해 자신이 정한 가치를 구현할 수 있도록 집중하게 하는 시스템이라고 본다; 우리가 대개 우리가 중요하지 않지만 당장 해야할 일에 삶을 너무 낭비하지 말고, 보다 중요한 일에 선택하고 집중하라는 것이다. 어쨌거나 많은 이들이 FP로 여러 면에서 성공했다고 하는 걸 보면, 아무래도 내가 게으른 것이 문제인 것 같다. 하지만 자신의 정한 가치와 지향하는 성공이 스스로가 원하고 바라는 것인지는 아직 모르겠다. 짧지 않은 생을 살면서 지금도 느끼는 점은 내 인생에서 소중하지 않았던 것이 있었던가 하는 것이다. 언제나 모든 것이 소중했지만 그것을 느낄 때면 대부분 버려지거나 기억 조차가 미미한 경우가 많았다.

GTD는 위에서 간략히 언급한 FP에 대해 반대적인 개념도 혹은 부정적인 행동을 강요하지도 않는다. 간혹-하지만 많은 이들이-GTD와 FP를 반대되는 입장에서 비교하거나 혹은 서로에게서 장점을 취할 수 있는 방안으로 보지만, 내 입장에서는 FP는 FP이고, GTD는 GTD로 생각하면 되지 않을까 싶다. 어느 하나가 다른 하나를 일부러 의식하고 구축되었다고 보지는 않는다.

GTD에서 세상 모든 것은 일단 동일한 수집 대상이라는 가치가 부여된다. 대신 일 혹은 행동의 실행가능 여부에 따라 또 다른 가치를 판단한다. 이 판단을 위한 많은 요건을 제시한다. GTD는 처음에 일의 가치를 의식적을 판단하지 않는 것이라 본다. 가치가 없는 일이 어디 있으며, 모든 가치는 서로 경중의 차이가 있을 것이다. 다만, 그 가치에 대한 판단을 선택의 폭이 한정될 때까지 최대한 뒤로 미룬다고도 생각된다. FP의 가장 큰 장점이자 단점은 스스로에게 최면을 걸거나 혹은 자신의 가치에 가면을 쓰게 한다는 점이다. 자신 만의 일기장에도 자신을 위해 거짓말을 쓰듯이.

달력

2008-07-24T14:26:00.013+09:00

GTD 시스템에서 달력 혹은 캘린더 소프트웨어는 특정 날짜나 시간에 처리하고 마감해야 할 일들이 기록되고 그것을 내가 잊지 않도록 알려주는 중요한 매체이다; 최초 수집 단계 이후, 달력에는 온갖 약속이나 할 일들로 가득해 진다. 그럼에도 가장 값싸고 효율적인 GTD 도구로 사용될 수 있다.

잠시 다른 이야기를 하면, 예전 학교에서 시험칠 때 책상 위에 시험에 나올 핵심적인 용어나 문장을 나름 몰래 적어두는 경우가 많았다. 그런데 이렇게 열심히 적어 놓은 내용들은 거의 시험 중에 볼 필요가 없을 정도로 머리 속에 남아 있어 다시 볼 필요가 없었다. 물론 적어 놓은 대부분의 내용은 시험에 나오질 않는 경우가 더 많았다.

GTD 시스템에서 달력에 기록되는 행동들은 반드시 그 날짜나 시간 (혹은 그 이전)에 해야만 하는 일들이다. 하지만 일상적으로 그 해 달력을 처음 꺼내면 그녀와의 만남 기념일, 결혼 기념일, 이쁜이 생일, 친지들 생일 등등. 하지만 이런 날들은 대체로 달력에 표시까지 해서 기억할 만한 날들은 아니다. 이미 내 머리 속에 조각되어 있다. 아니면 굳이 기억하지 않아도 지금까지 내 삶에서 큰 문제는 없던 날들이다. 만일 지금부터라도 잊고 있던 친지들 생일을 챙기기 원한다면 당연히 달력에 기록해야 할 것이다. 하지만 지금까지 나는 달력에 그 날의 행동이 아닌 그 날 자체만을 표시하여 였다. 즉, 막내 작은 아버지 생일이 일주일이 남았어도 그 동안 혹은 그 날 내가 무엇을 해야 할지에 대한 고민을 전혀 해결되지 않아 왔다.

GTD 시스템에서 달력은 이전의 달력의 역할과 달리 그 날을 기억하는 것은 물론 그 날에 우리가 해야할 일까지 미리 정하고 이것을 잊지 않고 행동하도록 하기 위해 사용된다. 위의 가족 들의 일상사들은 별개로 생각할 때, 앞으로 달력에 기록되어야 하는 날짜와 행동들은 예를 들어, 엔진 오일 교환, 자동차 검사, 면허 갱신, 여권 연장, 세금 내는 날, 물건 전달, 잘 안쓰는 카드 결제일 등이다. 이런 날 행동에 해야 할 일은 잘 생각해 보면 대개 시간이 정해져 있는 경우가 대부분이다. 하지만 나는 지금까지 그 날의 행동보다는 그 날 자체를 기억하려고 노력했기 때문에, 엔진 오일을 교환하기로 한 날에도 언제 어디서 할지를 가지고 무척이나 고민했다. 늘 가는 곳이 있더라고 그 날의 사정으로 제대로 시간을 잡기가 힘들었다.

GTD 시스템을 생활에 적용하면서 내가 달라진 것은 많은 경우-모든 경우에 그럴 수가 없지만-날짜보다는 행동 그리고 그 행동에 대한 준비를 한다는 것이다. 지금까지 난 엔진 오일을 교환하는 날짜를 대충 잡았고 그 날의 시간 역시 대충 잡았다. 그러나 많은 경우 차들이 밀려 있거나 혹은 그곳 사정으로 작업이 어려운 경우가 많아 다른 곳을 찾아 헤매거나 다음 날 혹은 그 이후로 미루기가 일상적이었다. 하지만, 지금은 웬만하면 이런 일에도 미리 전화하여 날짜는 물론 시간까지 예약 (굳이 업체와의 예약이 아니더라도 시간을 확인하므로 써 내 일정에 대한 스스로의 예약 조차도)하는 경우가 늘어 나고 있다. 지금까지 습관을 바꾸는게 귀찮았지만 계속 노력하고 있다.

대개 책상 위에 놓인 달력은 우리가 스스로에게 자신의 가치를 확인하는 내용을 기록할 만큼 그리 크지가 않다. 그러므로 하루의 몇가지 일정을 적을 만큼 충분한 공간이 있는 달력을 구하던가 그렇지 않다면 캘린더 프로그램을 효율적으로 사용하는 것이 필요하다.

빈 상자 증후근

2008-07-24T12:41:00.005+09:00

수집함(Inbox) 혹은 빈 상자 증후근이 생겼다. GTD를 거창하게 내 삶에 적용하면서부터 언제인지는 몰라도 빈 수집함 상자를 보면 불안해 진다. 왜 수집함으로 들어 갈 것이 없지하는 의문이 밀려 온다. 내가 아직 수집함에 넣지 않은 것이 없나? E-Mail이 안오네? 전화기 조차 갑자기 조용하다? 그리고는 혹시 수집함에 넣을 것이 없나 주변을 두리건 거리거나 웹 브라우저로 이곳 저곳을 서핑을 한다. 하지만 별 소득이 없고, 몸과 마음만 피곤해 진다.

하지만 수집함에 아닌 오늘 일이나 앞으로 해야 할이 들어 있는 박스 폴더를 보면 가득하다. 비록 컨텍스트 요건이 맞지 않아 대기하고 있거나 보류 중인 것도 있지만, 지금 해야하는 혹은 할 수 있는 일도 가득하다. 그런데, 별로 하고 싶지 않다. 아마도 실행 단계에서 요구되는 '심신 상태'가 만족되지 못하고 있나 보다고 자위한다.

생각해 보면 GTD 시스템에서 해야할 일이 쌓인 현실을 도피하기 위해 위와 같이 수집함에 무언가 새로운 일거리를 넣으려고 하는 것이었다. 역시 GTD에서도 행동, 컨텍스트, 시스템보다 실천이 핵심이다.

Virtual Inbox

2008-07-23T22:20:00.013+09:00

GTD 실천의 시작은 머리 속이나 컴퓨터 내부 그리고 주변의 모든 것을 수집함에 집어 넣는 것부터이다. 컴퓨터 내부의 정보들은 컴퓨터 밖으로 나올 필요가 없으므로 수집의 영역이 한정되어 있고, 머리 속도 사실 여러 잡다한 것이 가득하지만 결국 종이에 적어 별도의 수집함 속이나 GTD 소프트웨어의 Inbox 폴더에 넣을 수 있으므로 수집 자체의 영역이 한정되어 있다고도 볼 수 있다. 문제는 현실적으로 내 주위에 널려 있어 수 많은 물건들이 가장 큰 골치거리 임에 분명하다. 특히 최초 수집 과정에서는 그 양과 무게로 인하여 상당한 노력이 필요하게 된다.

일반적으로 무언 가를 담기 위한 수집함(Inbox)은 아주 커다란 상자나 여러 개의 박스로 마련할 수 있다. 큰 상자는 최초 수집 단계가 지나면 그 효용성이 적어 지기 때문에 쓰레기통으로 사용하면 된다. 작은 박스 상자들은 다음의 평가나 분류 단계에서 폴더로 사용하면 된다. 수집함은 크기가 중요하지 않을 수 있으나, 수집 도중 예상치 못한 큰 대상의 수집함으로 들어 가지 못하는 경우가 있음을 미리 염두에 두어야 한다. 이러한 수집함은 GTD 실천의 대상이 되는 장소에 맞춰 적당한 크기로 각각 준비한다. 나는 집, 사무실, 연구실 그리고 자동차에 사용할 것을 준비했다; 이상하게 내 차는 무언가가 자꾸 쌓이는 것 같다.

1. 수집 완료

그러나 나의 경우에는 결국 수집함을 준비하여 수집하는 과정을 몇 번의 시도 끝에 포기하고 말았다. 이유는 수집함에 넣을 것이 너무 많아서 적당한 크기의 박스를 준비할 수 없어서 였으며, 그 결과 수집함 자체가 오히려 수집의 대상이 되어 버리기 십상이었다. 그래서 생각해낸 방법은 바로 내가 수집함에 들어 와 있다는 것이었다. 결국 수집의 단계를 넘어 내 주위가 이미 수집된-아주 난잡하게-상태의 대상으로 가득하다고 생각하고, 수집이 완료된 다음의 단계-수집과 평가의 중간 정도-로 가기 위해 수집함 내부를 정리하는 과정을 수행하기로 했다. 그렇지 않고서는 초기 수집 단계를 제대로 완료하기가 거의 불가능할 것 같았다.

그러나 위와 같은 설정에서 실제 수집 작업은 하루 이틀에 끝날만한 상황이 아니라는 것은 쉽게 인식할 수 있다. 때문에 이러한 경우 제대로 수집 작업이 이뤄지지 못하면 하지 않으니만 못한 꼴이 될 수도 있기 때문에 어느 정도의 공간적인 구분이 필요하다. 나는 그 공간적 구분은 하나의 책상 단위로 했다. 대체로 관련된 일거리나 서류들은 상당 부분이 같은 책상 위에 놓여져 있기 때문에 상대적으로 다른 책상 위에 어지럽게 놓여진 대상들과는 어느 정도 구분이 된다는 판단에서 였고, 나름대로 괜찮은 성과를 올릴 수 있었다. 단, 계획한 모든 책상에서의 수집 작업이 마무리가 될 때까지 이미 처리한 책상에서의 변화는 최소화될 수 있도록 의식적으로 노력했으며 또한 전체 작업의 마무리를 가능한한 서둘렀다.

2. 모든 박스는 수집함

아마도 집이든 사무실이든 혹은 자동차 안이든 여러 가지 박스들이 나름의 공간을 차지하고 있을 것이다. 원치적으로 한다면 이러한 박스 안의 모든 내용도 모두 수집함 안으로 들어가야 하는 것이 겠지만, 너무 많은 손이 필요할 것 같았다. 때문에 지금 주위의 여러 박스들은 그나름의 수집함이라고 가정하기로 했다. 이것은 박스 뿐만 아니라 책상 아래 서랍이나 캐비닛에도 마찬가지이다. 이러한 박스들은 내용이 무엇이든 일단 관심 밖에 두고 책상 혹은 책꽂이 등 주위에서 먼저 눈에 거슬리는 대상들을 먼저 처리했다. 그 다음으로 책상 아래 혹은 캐비닛 위의 박스를 마치 수집함처럼 열어 각 내용물을 대한 평가 작업을 수행하기로 했다. 이 과정에서도 박스가 아닌 개별 혹은 여러 개가 뭉쳐져 책상 아래에 놓여진 있거나 한 대상은 미리 준비한 수집함에 넣거나 평가 작업을 진행하였다.

3. 집중 수집함

일련의 수집 과정 중에 당장 수집 혹은 평가 자체가 불가능한 경우가 있다면 이것은 즉시 가장 복잡한 다른 책상 위로 옮겨 놓았다. 이렇게 하면 결국 하나의 책상에 수집함에서 꺼내지 못하고 있는 모든 대상들이 모여 있는 것과 같이 되고, 이 상태에서 GTD의 수집 단계가 완료되었다 가정하고 각각의 물건에 대하여 수집함에서 꺼내기 작업을 수행하였다. 만일 이런 목적으로 물건이 쌓여 있는 책상으로 가기가 힘들거나 한다면, 바로 옆의 아직 수집함 처리가 완료되지 않은 책상으로 옮겨 놓고 거기서 작업을 하면 결국에는 목적한 책상으로 가게 될 것이다.

이상에서 수집함 혹은 Inbox는 사실 어떤 형태가 고정된 것은 아니며 수집 기능을 담당할수 있으면 된다. 수집되는 대상에 따라 수집함 자체는 유연하게 구비할 수 있다. 향후 GTD 시스템이 정상화된 이후에는 비싼 돈들인 FP나 몰스킨일 수 있고 혹은 들고 다니는 가방의 빈 공간이라고 해도 상관없다. 간단단 메모장도 효과적인 수집함이 된다. 의식적으로 수집함이나 Inbox를 거창하게 꾸미려고 애쓸 필요가 없다. 그러나 처음 시작하는 지금은 나의 모든 것이 수집함 속에 있다고 생각하고 있다.

GTD의 선택

2008-07-21T20:37:00.007+09:00

FP나 다른 개인 관리 도구를 사용한 입장에게 처음 GTD를 접하게 되었을 때, 상당한 호감을 가지게 되었다. 이런 반응은 주위에 보아도 대체로 비슷한 것 같다. 특별히 정해진 도구를 준비하지 않아도 되고, 절차 자체도 개념이 이해되고 나면 단순하기 때문에 실제 적용에 별 다른 문제가 없을 것으로 보이기 때문이다.

그런데 시간이 조금지나면서 GTD 시스템에 대한 약간의 회의(?)가 생기기 시작했다. 특별히 불만이라기 보다는 불편함이라고 해야 할 것이다. 이러한 것도 내 입장에서는 GTD 소프트웨어의 실천의 중심으로 잡고 나서 부터였다. 일단 GTD 소프트웨어의 기능에 대해 비교하고 이를 개선하는 방법을 찾는 등의 수선을 떨게 되었다. 그 결과는 GTD가 지양하는 스트레스는 알게 모르게 더 쌓이고 있는 것을 알았다. 더우기 오히려 다른 GTD 소프트웨어나 FP가 나의 이런 스트레스를 해결해 줄 수 있지 않을까 하는 생각까지 들기 시작했다.

다시금 마음을 가다듬고 있다. GTD 시스템은 기능적이 아니라 절차적인 것임을 상기하자.

행동과 행동들

2008-07-21T15:23:00.007+09:00

도서관에서 책 두 권을 대출했다; 난 책을 거의 사지 않고 도서관에서 빌려 본다. 때문에 GTD 소프트웨어의 달력에는 반납 일자들이 자주 나타난다. 그리고 세상도 좋아져 반납 기일이 프린팅되어 나온다. 이 프린트 메모는 투명 폴더에 '도서관 반납'이라는 이름이 붙어 해당 날짜의 박스 폴더에 넣어 진다. 그리고 이 일 자체를 상기 위해, 달력이나 GTD 소프트웨어의 캘린더 기능에도 해당 행동이 입력된다.

일단 각 폴더에 행동이 들어가고 나면, 반납일까지 별 다른 문제는 없다-내가 책을 다 보지 못했다는 것만 빼고, 아마도 나의 '책 읽기' 행동은 취소되었을 것이다. 일반적으로 도서관에 책을 반납하는 일이 나름 중요하기는 하지만, 그 절차를 모두 명확하게 해야 할 만큼 중요하거나 복잡하다고 생각되지는 않는다.

그런데 종종 GTD 시스템의 매력에 빠져 일(행동)을 만들고 이를 다시 프로젝트로 만드는 경우도 있다. 이러한 위험(?)은 대개 GTD 소프트웨어를 사용하면서 시스템을 장식하는 과정에서 발생하다. 소프트웨어가 아닌 종이에 기록하는 GTD를 실천한다면, 분명 '도서관에서 XXX 책 반납하기'라고 되고, 해당 날짜에 지나는 길에 들러 행동을 완료할 것이다. 억지스러운 예이기는 하지만, 도서관으로 이동하기', '주차하기' 그리고 '도서관에 들어가기' 마지막으로 '반납하기'와 '확인증 수령' 등으로 너무 세세하게 행동을 설정하는 경우도 없지 않을 것이다.

GTD는 미리 준비하거나 새롭게 생겨난 일들은 빨리, 스트레스없이 완료하기 위한 시스템이다. 하지만 GTD 시스템-특히 소프트웨어-을 사용하게 되면 행동보다는 시스템 자체를 꾸미는 일에 정열을 쏟을 수 있다. 이렇게 되면 오히려 시스템을 사용하는 일 자체가 스트레스가 될 수도 있지 않을까 싶다.

컨텍스트의 선택

2008-07-21T15:10:00.009+09:00

앞서 GTD에서의 컨텍스트의 이해에 대해 간략히 적었다. 더하여 컨텍스트의 사용에 대한 나름의 경험을 적고자 한다. 예를 들어 '모레까지 재산세 납부'라는 날짜가 정해진 메모나 E-Mail를 수집함으로부터 꺼냈다면 달력이나 캘린더 소프트웨어의 해당 마감 날짜에 '세금 납부'이라고 입력할 것이다. 이 행동에 대한 컨텍스트를 지정한다면 '은행' 혹은 '인터넷' 등이 될 수 있다. 혹은 외부 활동을 통칭하여 ‘Errands’로 지정할 수도 있을 것이다. 하지만 예의 일은 실천 의지보다도 세금을 납부할만큼 돈이 있는가에 좌우될 가능성이 더 크다. 결국 이 행동의 또 다른 컨텍스트는 '돈'이라고 볼 수 있다. 하지만 어느 행동에 대해 '돈'이라는 컨텍스트를 지정한다는 것은 썩 유쾌하지 않은 일이다. 이렇듯 컨텍스트를 지정한다는 것은 개인마다 혹은 환경마다 다르기 때문에 일반화시키기가 어렵다. 물론 집, 학교, 회사 등과 같이 위치적 장소인 사항은 별 문제가 없다고 볼 수 있다. 그러나 도구나 시간 등과 같이 위치적인 대상이 아니라면 역시나 쉽지 않은 결정이 된다.

대표적인 예로서 '전화'나 '노트북'과 같은 컨텍스트를 들 수 있다. 전화나 노트북은 현대인의 생활에 있어 이미 필수적인 도구가 된지 오래이며, 내 활동 시간의 대부분을 함께 하고 있다고 생각할 수 있다. 때문에 '전화'라는 컨텍스트는 사실상 GTD의 컨텍스트가 가지는 의미를 부여할 필요가 없을 수 있다. 내 손에서 휴대폰을 떨어져 있는 시간이 얼마나 된단말인가. 즉, 전화를 통하여 처리되는 일이라면 우리는 언제라도 가능한 환경에 놓여 있다고 볼 수 있다. 다만, 언제 전화를 누구에게 어떤 내용으로 연락해야 하는 문제가 더 실질적일 수 있다. 그러므로 '누군가에게 전화걸기'라는 행동의 컨텍스트는 '전화'라기 보다는 정해진 날짜나 시각이 보다 합리적인 컨텍스트에 대한 선택일 수 있다; GTD에서의 시간에 대한 우선 순위 지정 문제는 일단 생각하지 않는다.

예에서와 같이 일반적으로 GTD의 각 행동에 지정하게 되는 컨텍스트의 선택이 객관적이지 못하다는 것을 나 자신도 늘 인정하고 있다. 만일 우리가 모든 스트레스로 부터 벋어 나기 위해 GTD 시스템을 구축하고 그 안에서 행동과 자료를 관리하고자 한다면 좀 더 냉철할 필요가 있다고 본다. 명확한 컨텍스트의 지정은 행동의 실행가능성 뿐만 아니라 향후 계획에 대한 현실적인 범위를 제공해 주기 때문이다.

Remember The Milk

2008-07-21T14:35:00.008+09:00

웹 기반의 Remember The Milk (RTM) 서비스가 애초 GTD를 지향해서 구축된 서비스인지는 의문이지만, GTD 소프트웨어 비교에서 빠지지 않고 등장한다. 결론적으로-긍정적으로 판단해 볼때-미래의 Things가 될지는 모르겠지만, 처음부터 GTD 시스템 구축에 RTM을 사용하기 시작했다면 다른 어플리케이션으로 쉽게 넘어가기 힘들지 않을까 싶을 정도로 좋은 시스템이라고 본다.

iGTD나 Things를 사용하는 입장에서는 아직 베타 서비스의 RTM이 제공하는 기능이 불편하고 부족한 면이 있지만 이것도 적응하기 나름이 아닐까 싶다. RTM도 기본적으로 To Do 리스트를 중심으로 태그나 주소록 및 다른 리스트 서비스와 연결된다. 특이하게도 To Do의 위치 설정을 Google Map에 지정된다. 이것은 특징이면서도 우리나라와 같이 정보가 제대로 등록되지 않은 경우는 사용하기가 매우 곤란하다; 한글 서비스가 되는 실정에서 더더욱 고민스럽다. RTM은 Google의 서비스를 비롯한 주요 웹 기반 서비스와의 연동도 다양하다는 측면에서 그 활용성은 충분히 고려해 볼만하지 않을까 싶다.

휴대폰

2008-07-21T12:37:00.007+09:00

현재 사용하고 있는 맥북 화이트가 이전 iBook G3 (12-inch 600MHz Dual USB)에 비해 많이 가벼워 졌음에도 불구하고 시간이 지날 수록 상당한 무게감을 느낀다. 때문에 아직 랩탑이 불편하기도 하고 무선 인터넷이 안되는 곳도 많아 활용성이 떨어지기도 한다. 그리고 PDA나 스마트 폰 등을 사용하지 않고 있는 입장에서, 유일한 개인용 디지털 장비로는 휴대폰 뿐이다. 아이팟 나노가 있긴 하지만... 일단 현재 내가 GTD 시스템을 위한 구형 휴대폰을 사용하는 방법은 다음과 같다.

1. 단순하게 생각난 행동이나 참고 내용을 문자로 작성하여 내 E-Mail 주소로 전송하여 다른 E-Mail 메시지들과 같이 다루었다. 단, 내 팬택 KT-1500에서는 제목에 저장된 문장을 불러 올 수 없어 일일이 원하는 제목을 입력하기 힘들다. 그래서 제목없이 발송하고 Mail.App의 Inbox에서 "제목없음"이라는 지정된 메일을 MailTags의 노트/제목 변환 기능을 이용하여 원하는 제목으로 변경하였다.

2. 현재는 귀찮더라도 메일 제목에 컨텍스트로 지정하여 메시지를 발송하고 있다. 일반적으로 컨텍스트는 길이가 그리 길지 않도록 정했기 때문에 입력에도 큰 무리가 없다. 또한 특정 알파벳 문자를 이용하여 해당 컨텍스트로 인식되도록 Mail.app의 스마트 폴더를 구성한 후 Inbox에 저장된 휴대폰 문자 메일을 확인하고 있다.

3. 휴대폰이 낡아 문자 입력이 잘 되지 않아 너무 힘들다.

PS. 빨리 Apple의 iPhone 3G가 출시되면 좋겠다 - 수정, 2009년 7월 31일

행동의 완료와 결과

2008-07-21T11:46:00.007+09:00

GTD에서 하나의 행동(Action)이나 프로젝트(Project)는 일반적으로 하나 이상의 결과를 만들면서 완료된다. 완료되지 않은 경우는 진행 중이거나 취소되어 버려지는 경우이다. 행동과 결과가 중요한 것은 GTD에서의 행동은 다른 개인 생산성 관리 시스템에 비해 세부적이면서 구체적으로 표현된다는 점이다. 그러므로 제시된 행동을 보면 그 결과도 함께 예측할 수 있다. 때문에 우리가 행동이나 프로젝트를 보다 명확하면서 객관적으로 정하지 않으면 결과 혹은 그 결과를 이어지는 행동이나 프로젝트도 명확하지 않을 수 있다.

일반적으로 일의 완료와 그 결과는 같지 않을 수 있다. GTD에서의 하나의 행동에 의한 완료와 결과를 구분하지 않는다. 행동이 이미 그 결과를 내포하고 있기 때문이다. 행동이 완료되지 않으면 기대한 결과는 오지 않고 다음 행동으로 연결되지 않는다.

때문에 완료가 되었음에도 결과를 기대할 수 없는 식으로 행동이나 프로젝트를 표현하는 것은 좋지 않다. 예를 들어, 프로젝트를 '이쁜이의 홈 페이지 만들고 주고 약속한 용돈 받기'라고 설정했다면, 내가 홈 페이지를 만들었더라도 이후 용돈을 받을 수 있는 것은 그녀 마음에 달려있기 때문에 완료되지 않고 장기간 표류할 수도 있다. 그러므로 '이쁜이의 홈 페이지 만들기' 프로젝트와 '이쁜이로부터 약속 용돈 받아 내기' 식으로 명확하게 결과를 예측할 수 있는 행동이나 프로젝트를 구성하는 것이 GTD 시스템에서는 효율적이다.

iGTD

2008-07-20T22:31:00.010+09:00

iGTD는 내가 처음으로 접한 GTD 소프트웨어이자 가장 오랫동안 사용한 제품이기도 하다. 2008년 여름 현재 CulturedCode의 Things가 아직 정식 버전으로 출시되지 않은 실정에서 iGTD는 Mac OS X 환경에서 기능면으로나 활용성 면에서 가장 우수한 GTD 소프트웨어 중 하나라고 본다; iGTD에 대한 높은 평가는 이미 수 많은 웹 사이트들에서 확인할 수 있다.

특히 내가 선호하는 기능은 웹 사이트, E-Mail은 물론 파일 등의 모든 정보를 즉시 InBox에 저장할 수 있는 Quick Add와 계층적 컨텍스트 및 프로젝트 구성 기능으로 다른 제품과 비교할 수 없을 정도로 탁월하고 빠르다; 많은 사용자들이 QuickSilver와의 연동을 가장 우선적으로 장점을 꼽고는 있지만 내 입장에서는 별로 사용할 경우가 없다. 또한 일찌감치 내장된 iCal과의 동기화 기능과 함께 다른 여러 프로그램과의 연동도 인상적이다. 이러한 기능에도 불구하고 아직까지 iGTD는 공짜로 자유롭게 사용할 수 있는 제품이다. 덕분에 iGTD는 개발자의 개인적 문제로 인한 향후 개정의 불확실성과 Things, OmniFocus 등의 GTD 소프트웨어의 등장 등으로 많은 사용자들이 떠나고 있음에도 아직까지 가장 많은 사용자를 가지고 있는 GTD 소프트웨어 중의 하나로 남아 있다.

하지만 많은 사용자들이 인정하는 것처럼 iGTD의 인터페이스는 너무 불편하다; 적응되면 상관없을 수도 있겠지만 Inbox가 쌓이면서 내용이 증가하면 특정 행동에 대한 컨텍스트 혹은 프로젝트 지정이 여간 불편하지 않다. 컨텍스트 모드와 프로젝트 모드가 구분된 상태에서는 어쩔 수 없다고 생각하지만 다른 프로그램들과 비교해 보면 인터페이스로 충분히 해결이 가능하다고 본다. 또한 스마트 폴더나 태그 기능도 이미 지원되고 있지만 Mail.App나 Things 만큼 사용자들이 활용하기가 쉽지 않은 인터페이스를 가지고 있다. 그리고 현재 버전에서는 명확한 위임 기능이 지원되지 않는 것이 가장 아쉽다. 더불어 개발자가 제대로 신경을 못쓰고 있어서인지 Leopard 환경에서 아직까지 불안정한 것 같다.

컨텍스트의 이해

2008-07-20T16:50:00.010+09:00

GTD 시스템에서 가장 생소하면서 흥미롭게 느껴지는 대상이 바로 컨텍스트(context)이다. 컨텍스트는 행동의 실행 가능 여부를 결정짓는 GTD의 가장 주요한 요소이다. 행동이 전적으로 컨텍스트에 의해서만 결정되는 것은 아니지만, 컨텍스트가 만족되지 못하면 행동은 실행될 수 없을지도 모른다. FP(프랭클린 플래너)에서는 개인 혹은 사회적 가치에 의해 목표와 행동의 순위를 결정하고 이의 실행은 전적으로 각자의 의지에 의하지만 GTD에서는 우선적으로 행동의 실행 가능성을 판단하게 된다.

컨텍스트는 행동을 수행되는 전제 조건, 일반적으로 위치와 환경 요소를 의미한다. 즉 집에서만 할 수 있는 행동이라면 '집'이라는 컨텍스트가 만족되어만 그 행동은 실행이 가능하게 된다. 다시 말해 집에서만 할 수 있는 행동은 현재 상황을 만족되는 컨텍스트 (예로' 회사')에서는 실행이 불가능하기 때문에 그 행동의 실행은 물론 완료 시의 결과에 대해서도 고민할 필요가 없다는 것이다. GTD에서는 행동의 실천은 가치의 우선 순위나 실천 의지에 우선하게 된다. GTD는 오직 현재의 상태에서 할 수 있는 행동에만 집중하도록 하게 한다.

컨텍스트가 앞서 언급한 것과 장소와 같은 물리적인 위치나 기타 물리적인 도구 등으로 많이 사용하지만 고정된 개념은 아니다. 예를 들어 행동의 실행에 소요되는 시간을 5분이나 10분 등으로 구분하여 컨텍스트로 다룰 수 있다. 이를 통하여 업무 중간중간에 남는 짜투리 시간을 활용할 수도 있다; 하지만 GTD에서 시간은 컨텍스트라기보다는 행동의 우선 순위를 결정하는 요소로 사용하도록 권장하고 있다. 컨텍스트는 하나의 행동에 대하여 두 개 이상 존재할 수도 있고, 컨텍스트 간의 우선 순위 혹은 종속 관계의 구성도 가능하다. 그러나 컨텍스트를 세부적으로 구분하는 것은 오히려 비효율적이다. 예를 들어 한 건물이나 공간을 기능적인 면으로 일일이 컨텍스트로 구분하는 것은 GTD에서 말하는 행동의 실천에 큰 영향을 미치지 않는다. 오히려 행동의 실행 여부의 조건만 많이 만드는 격이 되는 것이다.

GTD를 처음 접하게 되면 컨텍스트가 주는 매력(?)에 빠져 본래의 목적을 망각하고 너무 장소나 도구 조건을 명확하게 하려고 고민하게 된다. 하지만 사람사는 데에 있어 모든 것을 명확하게 하기는 힘들다. 완벽한 구조의 컨텍스트를 구축하려고 할 필요는 없다. 컨텍스트는 GTD의 주요한 개념이지만 행동을 실천하도록 해 주지는 않다. 실천의 주체는 자신과 의지이기 때문이다.

수집함 비우기

2008-07-20T14:11:00.010+09:00

2010년 3월에 2008년 7월의 글을 돌아보며...

GTD는 처음 내 머리 속과 주변 환경에서 나와 관련된 모든 일(행동)과 정보를 수집하여 이를 평가하는 과정을 수행한다. 하지만 GTD를 처음 시작하는 단계에서는 수집 대상이 너무도 방대하여 이 단계를 완료하는 것만으로도 벅찬 것은 물론이거니와 불가능하다고까지 여겨지기까지 한다. 이러다보니 수집함 채우기와 비우기에 집착하는 습관(?)이 생겨 처음 단계와 모든 것이 되고마는 주객이 전도되는 사태가 발생하기도 한다. 이어수집함 비우기에서는 몇가지 행태의 문제를 겪게 되었다.

최초 수집 과정이 끝나고 다음 단계로 진행된 이후에도, 수집함에는 계속 일거리가 들어오게 온다. 이럴 때에 GTD에 빨리 적응하고자하는 조급함에 수집함을 일단 비우고 보자하는 의욕(?)을 발휘하게 된다. 물리적인 수집 상황에서는 몰론 E-메일의 경우에도 크게 다르지 않다. 수집함은 항상 비워져야 한다는 일종의 강박관념이 생긴 것인지 쉴새없이 메일 박스에서 새로운 메일이 없는지 궁금해 한다.

반면 수집함이 계속 쌓여가더라도 비우지를 않는 경우도 있다. 나의 경우 앞서와 같이 무조건 비우기를 시도하다가 어느 순간 몸과 마음이 지치게되면 수집함에 계속 행동이든 물건이든 쌓이는 것은 넋놓고 보고 있는 경우도 많다. 그러다보면 수집함은 이내 통제 불능의 상태게 빠지게 된다. 그러면 또 비우기게 급급하게 되고 제대로 된 평가(관리) 단계로의 진행이 불가능할 수도 있다.

GTD에서 일정 간격을 두고 수집함 비우기를 수행하도록 하게 한다. 일정 간격이란 아무도 개인별로 다르겠지만 무조건 비우기나 쌓아두기만 하기가 되어서는 안된다는 것은 분명하다. 하지만 내가 있어서는 수집함 비우기 자체가 너무도 힘든 일의 하나라는 것은 분명하다. 곰곰히 생각해 보면 이것은 수집함 비우기 그 자체에만 열정하다보니 GTD의 평가(관리) 단계에서 필요로한 기본적인 기준을 명확하게 정하지 않았기 때문이었다.

도대체 수집함 비우기의 정도가 있는 것인지 궁금하다. 만일 정도라는 것이 있고 내게 있어 그 대안을 생각한다면 즉시 비우고 싶은 욕망을 초래하는 일을 집어 넣지 않고 즉시 처리하는 방법 뿐이 아닌가 싶다. 더불어 갑자기 생각난 방법은 GTD 도입에 다소 위배가 될지는 모르겠지만 즉시 내지는 오늘 처리해야 할 일은 아예 수집함에 넣지 않고 따로 관리하는 것이다. 실천해 볼만 하지 않나 싶다.

마인드 리부팅

2008-07-19T20:33:00.007+09:00

이전에 이런 저런 포스팅을 많이 했지만 워낙 무개념의 글이 많아 한번 새롭게 정리했다. 현재 나의 인생 길잡이 도구로서 운용하고 있는 GTD (Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen) 시스템 운용 이전, 개인적으로는 Franklin Planner (이하 FP)로 대표되는 가치 기반의 목표 구현의 개인 생산성 향상 다이어리(굳이 플래너라고 고집하는 게 웬지 거부감이 들기도 하지만)의 완벽한 이해와 실천을 위해 제법 많은 시간과 정열을 쏟았다고 생각한다; 하지만 워낙 가격이 너무 비싸서 거의 돈을 들이지는 않았다. 우선 처음에는 FP도 꽤 이해하기 힘든 구조와 절차인 것으로 생각했고 적응도 만만치 않았다. 실제로 FP를 공급하는 국내 회사의 웹 페이지에는 제대로 된 나름의 운용 방법에 대한 소개가 상당한 것으로 보면 역시나 노력이 필요한 것임에는 분명하다.

하지만 내게 있어 FP에서처럼 자신이 추구하는 가치와 목표 등을 미리 완벽하게 정하고 이를 달성하기 위해 매진한다는 것은 보통사람으로서는 상당한 인내심을 요구하는 일이라고 생각했다. 솔직히 생의 가치와 목표를 미리 정한다는 것도 쉽지 않은 일이며 그걸 정했다하더라도 사람이 생각하는 가치는 환경에 따라 얼마든지 변하기 마련이다. 그래서 웹 사이트나 서적 등을 통해 소개된 실제 FP를 사용하는 이들의 성공적 사례를 보면 부럽고 존경스럽기까지 하다; 그렇더라도 왜 거긴 모두 사회적으로 성공했다는 이들의 일화만이 가득한 것도 내심 의문스럽다. 그리고 앞서 언급했지만 제대로 된 FP를 갖추는 것은 비용도 만만치 않다는 점이 나에게 있어서는 FP로의 몰입을 방해하는데 한 몫하기도 했다.

그럼에도 불구하고 FP에 대한 나의 관심과 욕망은 정기적으로 재발하기까지 했는데, 돌이켜보면 항상 머리 속이 복잡하고 해야 할 일이 산더미같이 쌓여 있는 시점에서 그 해결 방안의 하나로 고민했던 것이다. 그러나 지금까지의 경험에 비춰 이내 좌절감과 부담감을 맛보게 되고 곧 FP 운용을 포기하게 되었다. 얼마 전 가장 기본적인 체크-북 스타일 FP를 몇 개월을 사용한 것이 마지막 경험이었다; 내게 있어 문제는 과연 FP를 일반 다이어리와 어떻게 차별나게 사용할 수 있는지 였다.

그러던 차에 Mac OS X용으로 출시된 iGTD에 대한 정보를 우연히 접하게 되었다. 처음에는 FP와는 비교도 안될 정도로 복잡한 개념으로 인식되어 한참 동안 GTD 개념과 적용 방법에 대한 정보를 수집하고 나름 정리하는데에 제법 시간을 보냈다. 이후 David Allen의 GTD 과련 서적이나 웹 사이트 정보를 읽고 나서야 어느 정도 나만의 생각이 정리되었다. 하지만 역시나 아는 것과 행동하는 것은 별개라는 것도 사실이었다.

기록을 남긴다는 것

2008-07-11T08:24:00.001+09:00

요즈음과 같이 바쁜 세상을 살면서 무언가를 남긴다는 것은 생각해 보면 세삼 힘든 일이라 여겨진다. 그럼에도 개인이 일기를 쓸 때에도 자신에게 불리한 내용은 적지 않거나 혹은 미화하게 된다. 아마도 양심이라는 것이 존재하기 때문일 것이다. 아니면 자신의 기록이 혹시 역사가 될지도 모른다는 허망한 희망 때문일 수도 있겠다.

노무현 대통령이 재임 기간 남긴 기록물이 800만건이 넘는다고 한다. 개인적인 메모까지 포함되어 있는 지도 모르겠지만, 어쨌거나 대단한 양이다. 개인적으로 짐 정리를 하다가도 생각하고 싶지 않은 기록은 버리기 마련인데-물론 나중에 꼭 후회한다-그런 일이 있을 것이라 상상하더라고 대단한다.

관련하여 청와대의 e지원(知園) 시스템은 노무현 전 대통령이 직접 개발에 참여 한 것으로 알고 있다. 실제로 프로그래밍에 어느 정도 관여했는지는 모르겠지만, 예전 부산 시장 선거에서 토론회에 나왔을 때 당시 시정 운영에 관련하여 연구한 내용을 바탕으로 개발한 소프트웨어에 대한 소개를 한 것이 기억나는 걸로 보아 최소한 나보다는 뛰어난 컴맹이 아닐까 상상된다. 그리고 그는 누가 시장으로 당선되더라도 시스템과 그 정보를 제공하겠다고 했다. 물론 그때 누가 당선되었는지 기억나질 않으며 소프트웨어가 제공되었는지는 모르겠지만 분명 사용하지는 않았을 것이다. 그리고는 그 소프트웨어와 메뉴얼을 보여주며 ‘저는 결코 놀지 않았습니다’라고 자신있게 말하는 것을 보면서 선거에 지고 또 지고 하던 자신의 어려운 시절에 결코 실망하지 않는 모습을 한마디로 표현해 준 멋진 말이라고 기억된다.