Things에서 프로젝트 계층 구조 응용

Things 사용자 입장에서 OmniFocus와 비교에서 항상 거슬리는 점이-그 효용성 여부를 떠나-계층적 프로젝트 혹은 업무 관리 기능이라고 볼 수 있다. 이전 포스팅에서 언급했듯이 OF의 계층적 업무 관리 기능은 프로젝트의 계층화이기도 하지만 내부 업무 관리적인 기능이라고 볼 수 있기 때문에 Things가 크게 불리한 점이라 할 수는 없다. 물론 계층화를 지원하지 않는다는 자체는 여러 경우에 불편함을 초래하기도 한다. 그렇더라도 GTD가 다루는 일이나 업무의 내용이 상대적으로 단기적이라고 볼 때 계층화된 프로젝트 구성이 절대적으로 필요하다고 생각하지 않을 수도 있다. 사실 Things의 가장 큰 불편한 점은 프로젝트를 일반 개별 업무로 전환할 수 없다는 점이다.

        그럼에도 불구하고 장기적이고 대규모 큰 내용에 관한 프로젝트를 Things에서 운용하고자 한다면 나름의 간단한 방법이 있다. 아마 많은 사람들이 유사한 방법을 사용할 것으로 생각한다. Things의 프로젝트는 각 프로젝트에 여러 일들을 포함할 수 있지만 프로젝트 간에 서로 연결이 불가능하다. 다행히 Area 영역이 있어 조금 나은 편이지만 내용이 많아지만 계층화 지원 미비에 대한 아쉬움이 여전하게 되나. 그래서 이러한 경우에 대응하여 사용할 수 방법이 프로젝트 목록을 정렬하는 ‘Sort Project by Title’ 기능을 이용하는 것이다. 즉, 각 프로젝트를 몇 개의 그룹으로 구분 짓기로 정한 후 프로젝트 이름 앞에 000 이나 001 등의 같은 숫자로 우선 순위를 기입한다. 그리고 하부 프로젝트는 숫자 이후 적절한 기호나 공백으로 계층을 구분할 수 있게 한다. 예로 다음과 같이 몇 개의 프로젝트로 구성된 Thigns의 프로젝트 리스트이다.

        더 큰 규모의 내용은 Area 폴더를 이용하여 동일하게 적용할 수 있다. 물론 이렇게 하더라도 하위 프로젝트가의 완료 상황이 상위 프로젝트에 영향을 미치는 기능 등을 기대할 수는 없지만 전체적으로 프로젝트 간의 우선 순위와 관련성을 파악하는 데에는 나름 괜찮게 활용할 수 있다고 본다. 프로젝트 이름 앞에 번호를 붙인 것인 눈에 거슬릴 수도 있겠지만 Things의 멋진 인터페이스 디자인 덕에 크게 표 나지는 않는다.

Things 가이드

OmniFocus 2 등장과 이어진 Wunderlist 3의 업데이트로 인해 사람들의 관심이 살짝 비껴나 있긴 하지만 Things는 여전히 OmniFocus에 대응할 수 있는 GTD 프로그램의 하나이다. 2013년 말 Things의 1백만 카피에 대한 내용을 소개하면서 Things 3에 대해서도 잠시 언급했지만 계속 알파 테스팅 중인 것 같다.

Culturedcode의 제품 업데이트가 늦은 것이 워낙 일상이다보니 그러려니 하고 있었지만 OF2와 Wunderlist 3 덕에 기대되면서도 지쳐가고 있다. 개인적으로 Things의 멀티 태그 방식의 혼란스러움 때문에 OF를 선호하는 편이긴 하지만 지금은 특정 소프트웨어 플랫폼이나 프로그램에는 특별히 신경을 쓰지 않고 있다. 대신 관리해야 할 대상이 늘다보면 OF의 인터페이스가 사람을 좀 지치게 하는 경향이 있다는 것을 요즈음 많이 느낀다. 그러던 중 지난 달 Cultured Code 블로그에는 Things 2에 대한 사용 안내에 대한 간단한 포스팅이 있어 이를 다시 한번 읽어보게 되었다. 처음에도 이미 다 알고 있고 특별한 것이 없다고 생각했지만 충분히 다시 읽어 볼 만한 내용이라 간력히 정리하여 보았다.

1. 매일, 모든 것을 Inbox에 모은다
2. Inbox의 일에 대한 시작을 Today, Next, Scheduled 그리고 Someday로 결정한다
3. 해당 일의 절차와 구조에 따라 Project를 구성하여 관리한다.
4. 일의 내용과 목적에 따라 Area of Responsibility 영역을 지정할 수 있도록 한다.
5. 매일 아침, 그 날 일정을 확인하고 변경 사항을 관리한다

5.번의 일상의 과정을 좀더 상세히 본다면 매일 아침 Today 폴더에서 오늘 새롭게 할 일을 점검하고 바뀐 일정이나 새로운 일 혹은 명확하지 않은 일에 대한 연기나 변경 작업을 진행한다. 그리고 이미 완료한 일이나 혹은 진행 순서 간에 대한 확인도 함께 진행한다. 만일 오늘 할 일에 대한 세부 사항들이 있을 경우 이에 대한 일을 순서대로 생성하고 전체적인 Project들의 진행 현황들을 간략한 점검하면서 필요하면 추가 조치들도 입력하거나 수정한다. 이상은 GTD 스타일에서 본다면 주간 리뷰에서 점검할 사안을 일일 점검 항목에서 많이 확인하는 정도의 차이이다-실제 GTD 운용에서도 정확하게 주간 리뷰를 하기는 매우 힘들다. 또한 4.번의 경우와 같이 Things 출시 이후 약간은 활용성이 명확하지 않었던 Area of Responsibility를 본격적으로 폴더 스타일로 사용할 수 있는 것을 강조하고 있다; 물론 이미 다 그런 식으로 사용하고 있을 것이지만.

OF2에 대한 기대가 너무 컸던 탓인지 혹은 다소 복잡한 인터페이스에 대한 지루함의 탓인지 시각적으로나 인터페이스 측면에서 보다 단순화된 GTD 운용 환경에 대한 고민을 하고 있다.

Standard vs. Pro - OmniFocus 2

이미 OmniGroup의 여러 제품을 사용하고 있는 입장에서는 그러려니 할 수도 있겠지만, OmniFocus로 특히 OmniFocus 2로서 새롭게 OmniGroup과 인연을 맺고자 하는 경우 $40의 Standard 버전과 $80의 Professional 버전 사이에서 분명 고민할 사용자가 적지 않을 것이다. 이전 OF도 처음 출시 당시 $80라는 경쟁제품의 두 배나 되는 가격으로 나름 욕(?)을 먹었던 것으로 기억한다. 그리고 이번 OF2와 함께 구분된 표준 버전과 프로 버전의 차이도 상당히 애매하게 보일 수 있다. 굳이 긍정적인 면에서 보자면 일반 사용자들에겐 불필요한 기능을 제거하므로 써 가격을 낮춘 표준 버전을 공급하다고 볼 수 있겠지만 그 기능이 웬만한 사용자에겐 필수적인 기능이라면 결국 눈가리고 아웅하는 식이라고 보일 수 있기 때문이다. 일단 OF2의 표준과 프로를 구분하는 세가지 기능을 살펴보았다.

1. Focus

Focus 기능을 작동시킨 후의 해제는 Unfocus이지만 이전 버전에는 Show All이었다. 글자 그대로 하나 이상의 프로젝트에 대하여 Focus를 지정하면 라이브러리나 폴더의 다른 항목들은 보이지 않게 된다. Focus로 지정된 프로젝트와 관련된 Context 등을 비롯한 OF의 모든 기능이 지정된 범위에서만 보여지게 된다. 덕분에(?) 다른 내용에 눈이 돌아가지 않고 해당 프로젝트에만 집중할 수 있도록 해주는 기능이다. 하지만 Standard 버전에서는 사이드 바를 감추면 동일한 화면으로 볼 수 있기 때문에, 일반 사용자도 특별히 아쉬워할만한 기능은 아니다. 단 두 개 이상의 프로젝트를 한꺼번에 선택하여 집중(!)할 수 있다는 점에서는 큰 차이가 있다고도 볼 수 있다.

하지만 OF와 같은 GTD 프로그램의 사용에 있어 Focus와 같이 특정 프로젝트에 주목할 수 있도록 해주는 기능이 어떤 효용성이 있을까 싶다. 단순하게 하나의 목표 그룹이 집중할 수 있도록 해주는 것은 상대적으로 효용성이 있을 지 모르겠지만, 그 기능의 유무로 인한 효용성이 전면에 내세울 만한 가치가 있다고 보여지지는 않는다.

2. Custom Perspective

Focus에 비하면 나름 유용하다고 볼 수도 있는 것이 Perspective를 만들어 사용할 수 있도록 해주는 기능이다. 모든 일 중에서 특정 시간 안에 끝낼 수 있는 일, 특정 장소에서 여러 조건이 만족되어야만 할 수 있는 일 등으로 개인화 시킨 화면을 볼 수 있도록 Perspective를 설정할 수 있다. Perspective를 잘 활용한다면 OF가 지원하지 않는 멀티 태그 기능와 유사한 결과를 얻을 수도 있다고 본다. 하지만 대부분의 사용자들이 굳이 개별적인 Perspective 화면을 구성하고 사용하고 있는 지 않을 것 같다. 실제 OF의 기본 화면인 Due나 Flagged 등도 이미 만들어진 Perspective이다. 경험에 비춰 오히려 Perspective를 남발하게 되면 시각적으로나 관리적으로 비효율적일 수도 있다. 특히 검색 기능을 포함한 Perspective를 구성할 때 그 조건이 메인 화면에 그대로 남아 있어 일일이 검색 조건을 삭제해야 하는 짜증을 유발할 수도 있다.

3. AppleScript

앞의 두 기능이 나름 없더라도 기능적으로 큰 문제가 없는 반면 AppleScript 기능은 이전과는 전혀 다른 기능이기 때문에 경우에 따라서는 Pro 버전 선택에 큰 기준이 될 수도 있다. AppleScript를 이용하면 현재 OF에 부족하거나 혹은 개선할 수 있는 기능을 구현할 수 있다. 이미 OF를 위한 유용한 몇몇 유틸리티이 인터넷에 공개되어 있다. 사실 경쟁 제품과 비교하여 $80에 이르는 가격을 보상받을 만한 기능이라고 할 수도 있다. 그리고 일반 사용자들이 시간 써가며 Apple Script를 배우는 경우는 거의 없을 것이니 결과적으로 본다면 OF의 기능 확장 여부가 그 기준이다. 실제 공개된 일부 유틸리티가 제공하는 기능들은 OF 운용에서 부족한 많은 부분을 채워주고 있다.

결론적으로 OF Standard 버전과 Professional 버전을 구분할 가치가 있는 정도라면 AppleScript의 사용 정도이지만 직접 만들 수 없는 입장에서는 OmniGroup이나 인터넷 웹 사이트에서 구할 수 있는 AppleScript 살펴보고 그 가치를 판단하면 좋을 듯 하다. 반면 이러한 기능들이 필수적이라고 생각된다면 굳이 OF 외부의 도움을 받아야만 하는 가에 대한 생각도 들게 된다.

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OmniGorup의 다른 주력 제품인 OmniOutliner 4(이하 OL)도 $40의 표준 버전과 $70의 프로 버전으로 구분되어 있다. 그리고 그 구분을 나누는 가장 큰 기준 역시 AppleScript의 지원 여부로 볼 수 있다(때문에 GTD 붐이 맥킨토시를 달구기 시작할 즈음 눈길을 끌었던(그리고 OmniFocus의 원형이 되는) Kinkless GTD를 사용하기 위해서는 프로 버전을 구매해야만 했다). 하지만 GTD 운용에 한정된 OF와 비교할 때 OL의 경우 활용성이나 기능 면에서 표준 버전과 프로 버전의 차이를 일반 사용자 입장에서 충분히 수긍할 만하다고 본다. 물론 10년 넘게 사용되어 오고 있는 프로그램으로서 이미 충분히 그 차이에 대한 검증이 되었다고도 하겠지만, 아직 OF2는 이전 OF에 비해서도 부족한 부분이나 안정화시킬 부분이 많다고 본다.

OmniFocus 2 유감

어느덧 OmniFocus 2(OF2)를 사용해오고 있는 지가 1년을 훌쩍 넘은 지 오래다. 하지만 여전히 내 맥북프로에는 OmniFocus(OF)가 그대로 설치되어 있고 사용 빈도는 두 프로그램이 거의 비슷하거나 OF가 더 높은 편이다. OF2 베타가 공개되고 정식 버전이 출시 된 기간으로 상당함에도(물론 그 사이 OS X 10.9와 iOS7의 공개에 따라 OmniGroup 개발 계획이 오락가락한 적도 있지만) OF2는 예전 OF 만큼 내 GTD 스타일에 큰 역량을 발휘해 주지 못하고 있다. 물론 OF2 탓만은 아니겠지만 나의 답답함도 사라지지 않고 있다.

전체적인 제공 기능 면에서 OF와 OF2의 큰 차이는 없다. 화면 디자인과 인터페이스도 바뀌기는 했지만 특별하다고는 할 수 없다. 사실 GTD 도구로서 OF가 기능에 뭔가 특별한 것을 기대한다는 것은 무리한 욕심이 아닌가 싶기도 하다. 그러므로 사용에 큰 문제나 불만을 제기할만한 사안을 없다. 그럼에도 OF2에 느끼는 가장 아쉬운 점은 반응 속도 문제이다. OF에 비하여 개별 항목은 물론 프로젝트나 전체 리스트를 가지고 작업할 때 손에 느껴지는 반응 속도는 답답하기도 하고 불안하기도 하다. 이것인 나의 2010년 맥북프로의 성능 탓일 수도 있겠지만 OF를 포함한 다른 GTD 프로그램의 반응과 비교해 볼 때 차이가 확연하는 것이다.

화면이나 인터페이스의 변화도 아직까지 그 효과를 체감하지 못하고 있다. 특히 OF에 있던 화면 디자인 구성 기능이 아직 제공되지 않고 있기 때문에 그나마 커스터마이징할 여지조차 없다. 그런 상황에서 iOS 기반 OmniFocus가 유사한 이미지는 Mac OS X 환경의 다른 어플리케이션들과 함께 사용할 때 느껴지는 어색함이 여전하다. 특히 새로운(?) Forecast 기능도 기대한 것 만큼 큰 효용성이 없는 것 같다. 다만 사라졌던 Mac OS X의 캘린더와의 연동 기능이 다시 부활했다는 측면에서는 그나마 다행이라고 것은 분명하다. 그리고 활용 면에서 굳이 Standard와 Professional 버전으로 구분한 효과가 과연 어떨지도 의문이다.

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의도하지 않게 OF2에 대한 불만으로 보일 수도 있겠지만 OmniGroup의 OF에 대한 지원이 계속될 이유는 없는 상황에서 굳이 OF와 비교한 이런 넋두리 조차 별 의미는 없을 것이다. 이제 시각을 약간 달리하여 OF2를 바라보는 관점을 다시금 정리해 보고자 했다. 상당한 주관적인 나의 GTD 스타일을 생각하지 않고 OF2가 제공하는 일반적인 기능면에서 위 문제를 생각해보았다. OF2(혹은 이전 OF)가 제공하는 기능을 단순하게 업무 목록 및 일정 관리 더 나아가서는 라이프 스타일 관리라는 측면에서 보자만 충분히 만족할 만하며 훌륭하다고 평가된다. 굳이 GTD라는 범주에서 OF2를 바라보지 않는다면 경쟁 제품에 비해 단연 돋보인다. 아래 리스트는 OmniGroup의 OF2 소개 영상에서 나온 사항들이다.

• the big things, the little things
• the everyday things, the once in a lifetime thing
• the things have to do, love to do
• big projects, little plans
• long term goals, daily reminders

전체적이며 큰 규모의 일들과 작고 소소한 일들을 비교하면서 OF2의 기능을 소개하고 있다. 이러한 기능들 자체는 분명 GTD 스타일 구현에 충분하다. 하지만 OF2을 Outlolok이나 Entourage와 같은 프로그램과 비교하자면 또 이야기는 달라지게 된다. 업무 관리 면에서 통합(?) 기능을 제공하는 이러한 프로그램들의 규모에 OF2를 비교할 수가 없기 때문이다. 더하여 Merlin이나 OmniPlan 더 나아가 Microsoft Project와 비교하게되면 더욱 한계와 차이는 확연 해진다. 결국 OF2의 GTD의 범주에서 벗어나게 된다면 오히려 더 곤란한 제품이라는 것이다.

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아마 GTD나 Mac에 관심을 가진 이들 중 상당수가 OF2의 등장에 기대한 바가 클 것이다(물론 나 역시 마찬가지이고). 하지만 앞서 언급했듯이 곰곰히 생각해보면 GTD 환경의 구축에서는 Outlook이나 Microsoft Project처럼 많은 기능과 심오한 체계가 필요하지는 않다. 그럼에도 어느 새 우리는 OF2와 같은 프로그램들을 마치 그러한 프로그램처럼 바라보고 기대하게 된 것 같다는 생각이 든다. 본의 아니게 GTD’의 가장 큰 지뢰밭인 관리를 위한 관리’의 단계로 빠져들게 된 것이다. 이러한 상황에 놓이게 된다면 당연히 생각해 볼 수 있는 것은 언제나처럼 ‘기본으로 돌아가라’는 것이다.

세삼스럽게 GTD가 과연 내 인생을 얼마나 바꿔 놓았는지 그리고 바꿔 놓고 있는지는 사실 알 수 없으며 확인할 방법도 없다. 무언가를 하지 않는 것보다 해보는 것인 분명 나은 것이라는 근거없는 믿음을 가지고 지금까지 GTD 스타일에 몸을 맞추고 있는 상황에서 새로 의구심을 가질 필요는 없다고 본다. 하지만 언제 기본의 자세와 생각으로 다시금 지금의 상황을 돌이켜 보는 여유가 언제나 필요한 것 같다.

Midnight Inbox 개발 보류

몇 일전 OmniFocus 2가 발매되면서 관심을 가진 여러 블로그 페이지에서 소식을 접할 수 있다. 나 역시 OmniFocus 2의 개발판을 계속 써오면서 정식 버전의 발매를 기다리고 있었다. 특히나 한국어 처리에 관해 몇 가지 주문한 내용이 제대로 작동하는 지가 궁금해서 개발판이 업데이트될 때마다 계속 확인하고 있다. 아직 개발판의 한달 이상 사용할 수 있는 관계로 바로 OmniFocus 2로의 업그레이드를 생각하고 있지는 않지만, 불만이나 문제가 있더라도 결국 구매할 것은 분명하다. 그러나 OmniFocus 2 보다 내가 더 기다리고 있던 제품은 Midnight Beep의 Midnight Inbox 였는데, 얼마전 맥 버전의 개발이 보류되었다는 내용이 웹 페이지에 나타났다. 향후 Inbox의 플랫폼은 iOS가 될 것이라는 내용인데, 맥용 Inbox에 대한 결정이 Midnight Beep의 회사 규모나 상황으로 볼 때 보류라고는 했지만 특별한 계기가 없는 이상 중지라고 보여진다.

실제로 맥킨토시용 Midnight Inbox 2의 개발 소식은 이미 2010년부터 시작되었기 때문에 개발 중지나 포기라고 해도 별로 이상할 게 없을 정도로 여겨진다. 그 사이 iPhone용 Inbox Mobile과 iPad용 Inbox Touch가 개발되어 앱 스토어에 등록되었지만 다른 GTD 앱에 비해 관심을 받지 못했다. 맥 앱 스토어에 올려진 Midnight Inbox의 경우도 크게 사정은 다르지 않다. 아마도 이러한 분위기로 인해서인지 이미 앱 스토어에 등록된 Inbox Mobile과 Inbox Touch에 집중하려는 의도가 아닌가 싶기는 해도 그 오랜 시간을 기다린 입장에서는 당황스럽기까지 하다. 이러한 분위기가 결국 GTD 어플리케이션의 한계로 인한 어느 정도 예상된 결과로 볼 수 있다. OmniFocus의 경우 상황이 좀 다르기는 하지만 GTD 어플리케이션의 사용 목적에 비춰 기능의 확장 혹은 활용의 한계가 분명하기 때문이다. 그 범위를 넘어 서게 되면 GTD가 지향하는 목적을 벗어나 엉뚱한 관리용 프로그램으로 왜곡할 위험이 크기 떄문이다. 어쨌거나 OmniFocus 2의 정식 발매와 함께 Midnight Inbox의 개발 보류 소식은 지금의 내 개인적인 현실에 비춰 많은 점을 생각해 보게 한다.

Outlook 기반 GTD 시스템 구축 #3

Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축에 있어 환경이 개인 수준과 여러 서버들이 구성된 기업 환경에서의 범위는 차이가 있을 수 있다. Outlook/OneNote의 단독 구성된 경우에 비하여 협업을 위한 서버 제품과 연결된 경우 그 편의성이나 활용성은 상당한 차이가 있는 것이 분명하다. 하지만 나의 지향점이기도 하지만 조직이나 집단이 아닌 개인적인 목적 달성을 GTD 시스템 구축을 지향하고 있다는 시각을 현재 이 포스팅을 작성하고 있다.

3. 수집(Collecting)

GTD에서 수집이란 글자 그대로 일로서의 처리 대상(아닐 수도 있는)을 수집하는(수집함으로 넣는) 과정일 뿐이다. 이를 위해서는 먼저 처리 대상을 임시로 넣을 수 있는 유무형의 수집함이 존재해야 하고, 이후 수집 과정은 단순하다. 대상이 크든 작든 앞으로 일거리나 고민거리가 될 가능성이 있다면 모두 수집의 대상으로 본다. 문제는 수집이라는 행동, 과정의 구현이라고 볼 수 있다. 일단 원칙적으로 수집 단계에서는 수집 이외 혹은 이후의 단계를 생각할 필요가 없다. 시스템에 익숙해 지거나 자신에 맞는 처리 과정을 구축한 경우가 아니라면 이 원칙을 단순하게 준수하는 것이 최선이라고 본다. 이어서 수집 대상에 대한 최소한 구분을 규정하도록 한다. 크게 본다면 물리적인 형태를 가진 대상과 컴퓨터 환경에서 구현된 대상 그리고 현재 내 머릿 속에 들어있는 불명확한 형태의 일이 있다. 머릿 속에 들어있는 대상은 어떤 식으로든 물리적인 형태나 컴퓨터 내로 이전될 수 있기 때문에 이 단계에서는 특별히 다루지 않고자 한다. 또한 물리적 형태의 대상, 물건 역시 수집이라는 실제 행동이 수반되는 것이므로 Outlook 기반의 수집과정에서는 역시 생각하지 않도록 한다. 남은 대상은 결국 Outlook이나 OneNote 기반의 GTD 시스템에서의 수집 대상은 E-메일 메시지나 컴퓨터 내에 구현되거나 입력된 정보들이다. 마직막 이러한 대상에 대하여 Outlook과 OneNote이 GTD 시스템의 수집 도구로서의 그 역할을 원할하게 수행하도록 시스템을 설정하느냐의 문제가 남게 된다.

GTD 각 단계 중 수집 과정은 가장 단순하면서도 명확한 방식으로 구현될 필요가 있다. 수집 처리 과정 자체가 복잡하거나 어렵다면 제대로 수집 과정이 이뤄지기를 기대할 수는 없다. Outlook에서의 수집 기능은 그 대상은 E-메일 메시지와 컴퓨터 내에서 생성되는 파일 형태의 정보 그리고 사용자가 직접 입력하는 정보로 구분할 수 있다. 우선 E-메일 메시지는 이미 E-메일 클라이언트로서 정해진 ‘받은 편지함(Inbox)’으로 모든 메시지가 자동 수집되기 때문에 수집 단계에 대해 고민할 필요는 전혀 없다. Outlook과 같이 E-메일 클라이언트와 업무관리시스템이 통합된 경우 발생하는 사안인 수신된(수집된) E-메일 메시지를 통하여 새로운 일이 발생하게 되는 경우가 많다. 이러한 경우도 수집 이후의 단계로 본다. 마찬가지로 수신된 E-메일 메시지에 대하여 자동적으로 적용되는 룰로 동일하다고 본다. 이러한 사안에 대해서는 다음 단계에서 언급하고자 한다. 그리고 컴퓨터 시스템을 이용하는 과정에서 생성된 파일 형태의 자료도 기본적으로 하나의 폴더에 저장되도록 한다면 E-메시지와 동일한 수준에서 생각할 수 있다. 남은 대상은 현재 우리 머릿 속을 채우고 있는 일로서의 대상을 Outlook이나 OneNote의 수집함에 직접 입력하는 것이다.

이를 위해 일단 Outlook과 OneNote에 수집함(Inbox) 역할을 위한 공간을 마련한다. Outlook의 경우에는 ‘내 작업’ 내에 개별 항목을 직접 입력해야 하므로 ‘내 작업’ 폴더 그룹 내에 Inbox 폴더를 만들 수 있다. OneNote에서는 전자 필기장’에 섹션이나 페이지가 수집함의 역할을 할 수 있도록 하거나 새로운 Inbox 폴더를 만들거나 새로운 ‘전자 필기장’을 Inbox로 지정할 수도 있다. 중요한 사안은 각 플랫폼이나 환경에서의 수집함에 모든 것이 수집되어야 한다는 것이다.

1) E-메일 메시지

E-메일 메시지는 앞서 특별한 준비가 필요없는 사안이라고 언급했지만, 문제는 일반적으로 여러 개의 계정을 사용하는 경우 수집함을 별개로 사용할 수도 있고 더욱이 별개의 E-메일 클라이언트를 사용하는 경우도 적지 않다고 본다. 특히 개인과 직장을 구별하는 경우는 어쩔 수 없겠지만 같은 환경에서도 필요에 따라 여러 개의 E-메일 서비스 계정을 운용할 수 있을 것이다. 모든 경우에 완벽하게 적용할 수는 없다고 하더라도 GTD 시스템의 운용 측면에서는 하나의 E-메일 메시지 계정을 통합하거나 여러 개의 E-메일 메시지 계정을 운용할 수 밖에 없다고 하더라도 수집함은 하나를 사용하는 것이 효율적이다. 나의 경우는 IMAP나 POP를 지원하는 E-메일 서비스는 모두 Google Mail로 통합하고 있고, 그렇지 않더라도 메시지 포워딩 등 적용 가능한 모든 방법으로 통하여 하나의 수집함에 모여 질 수 있도록 하고 있다.

2) 문서 & 데이터

컴퓨터를 사용하게 되면 언제나 수 많은 파일이 생성된다. 하지만 GTD 시스템에서는 통상 문서라는 불리는 형식의 파일과 관련된 미디어(이미지, 동영상, 및 기타 멀티미디어 파일) 그리고 일이나 참고자료에 연관된 파일을 다루게 된다. 우선 이 모든 것을 가능한한 하나 혹은 최소 수량의 폴더에 저장하도록 한다. 물론 현재 컴퓨터 환경에서 저장 공간의 용량이 문제가 되는 경우는 드물겠으나 하나 고려할 수 있는 사안은 최근의 클라우드 서비스를 이용할 때이다. 즉, 수집함을 여러 장소의 컴퓨터나 모바일 환경에 적응하기 위해 DropBox나 Google Drive 그리고 Office 365 사용자라면 SkyDrive 등을 사용하는 경우, 일반적인 다운로드된 대상 중 설치 파일이나 저장 미디어 등 일부 파일 등의 용량이 수백 MB에서 수 GB에 달하는 경우도 적지 않기 때문에 이러한 상황에 대응할 수 있도록 환경을 구축하는 것이 필요하다. 예로 단순한 설치 파일이나 대용량의 미디어 파일은 클라우드 서비스를 사용하는 경우라도 컴퓨터 내의 일반 다운로드 폴더에 저장하는 것이 좋다. 현재는 나는 DropBox 내에 Inbox 폴더를 만들어서 집, 회사 그리고 랩탑 등 모든 기기에서 공유를 하고 있기 때문에 덩치 큰 파일이나 미디어 파일은 처음부터 데스크 탑이나 네트워크 서버에 별도 저장하고 필요한 경우 원격 접속으로 확인하는 방법을 사용하고 있다.

3) E-메일 메시지의 첨부 파일

우리의 수집함으로 들어 오는 많은 파일은 E-메일 메시지에 첨부되어 오는 경우가 많다. 이때 E-메일 메시지에 첨부된 파일을 별도의 수집함으로 저장하는 과정이 수집 단계인지 평가 단계인지 모호한 경우라고 볼 수 있다. 나는 원칙적으로 어떠한 형태의 수집함이든 그 곳으로 들어오는 과정을 수집이라고 규정하고 있다. 다시 말해, 수집함에 들어 온 대상에 대해 어떤 식으로 손이 가해지는 과정은 수집 단계를 넘어 섰다고 본다. 이렇게 하는 편이 오히려 명확하다고 생각된다. 물론 업무와 관련하여 현재 작업 파일들이 E-메일 메시지에 포함된 경우 이런 저런 불편함과 GTD 플로우의 각 단계에 맞지 않는 경우가 많다는 것은 분명하지만, 일단 수집 과정은 단순화하기로 했다.

4) 머릿 속 비우기

우리의 머릿 속은 온갖 생각으로 가득 차 있을 것이다. 어떤 것으로 끊임없이 반복되고 또 다른 것은 기억해야 함에도 필요한 때에 생각나지 않는 것도 많다. 이를 위해 일단 머릿 속의 모든 것을 Outlook이나 OneNote의 수집함으로 던져 넣어야 한다. 던지는 과정은 Outlook의 수집함 폴더에 내 생각을 하나 씩 생성해 나가는 것이다. 마찬가지로 OneNote의 수집함에도 생각나는 모든 것을 적는다. Outlook이든 OneNote든 상관없으며 또한 반복적인 사안이라하더라도 고민하지 말고 입력하도록 한다. Outlook/OneNOte에 생각을 수집한다는 것은 결국 글로서 대상을 표현하는 것이다. 수집 단계에서는 너무 상세하게 입력할 필요는 없다고 본다. 상세하게 입력한다는 자체가 스트레스를 유발하거나 에너지를 과도하게 소비할 수 있게 때문에 당장 생각나는 대로 가벼운 마음으로 처리할 수 있도록 한다. 물론 수집함에 비워지지 않아 잔뜩 쌓여 있는 것을 보면서 가벼운 마음을 가질 수 있는 것이 쉽지는 않겠지만 수집하는 것과 수집함을 비우는 것은 분명 별개 과정이다.

5) 스마트 수집 도구

이미 세상은 스마트 폰이나 태블릿 기반의 컴퓨터 시스템이 대세로 자리잡고 있는 상황에서 아이폰 등을 이용하여 위치와 이동에 상관없이 수집도구로서의 역할은 입력한 정보가 실시간으로 이미 구축된 Outlook이나 OneNote의 수집함으로 동기화되도록 할 수 있다. 이를 위해서는 Outlook이나 OneNote와 완벽하게 연동되는 앱이 필요하게 된다. 먼저 OneNote의 경우로 본다면 운좋게도(?) Microsoft의 iPhone 및 iPad를 위한 OneNote를 사용할 수 있다. OneNote for iOS에서 OneNote와 동일한 구성을 유지하는 방법도 좋지만 iPhone 사용의 효과를 극대화하고자 한다면 이전 포스팅에서 언급한 바와 같이 OneNote의 특정 전자 필기장을 빠른 노트로 연결하므로 써 즉각적인 정보 입력도구로 만들 수 있다. 특정 전자 필기장이 빠른 노트로 지정되면 OneNote for iPhone의 홈 화면에서 빠른 노트 버튼(+)으로 입력한 정도는 지정한 전자 필기장에 빠른 노트라는 섹션이 만들어지면서 저장되고 이후 생성되는 빠른 노트들은 추가 페이지로 생성된다.

이에 비해 Outlook의 작업 항목을 직접 입력하기 위한 아이폰 앱은 당장 사용할 수는 것이 없다고 본다. 물론 일부 유료 앱에서는 지원이 가능하긴 하지만 추가적인 비용까지 지불하면서 운용할 정도의 품질이라고는 보지 않는다. 그리고 어차피 OneNote와 Outlook의 작업 간에 전환이 가능하기 때문에 굳이 Outlook을 직접 지원하는 앱을 찾으려고 노력할 필요가 없다고 본다.

그리고 언제 어디서라도 Outlook/OneNote를 사용할 수 있다록 하더라도 항상 수집 도구가 언제나 Outlook/OneNote에 기반할 필요는 없을 것이다. 이동 중이더라도 아이폰이나 아이패드를 사용하는 것보다 직접 수첩에 적는 것이 더 빠르고 편한 경우가 많다는 것도 사실이다. 가능하면 스마트 폰과 함께 작은 수첩과 필기구도 준비해두는 것이 매우 효율적이다.

이상에 내용에서 한가지 언급하지 않은 사항이 앞서의 E-메일 메시지의 첨부 파일과 유사한 경우로서 물리적인 수집함과 컴퓨터 내의 수집함에 저장된 내용으로 생성되는 새로운 일 대상에 관한 것이다. 여기에서 중요한 것은 방금 언급한 사안은 이미 일이나 참고자료로서 평가된 경우와 아직 판단이 보류된 경우가 모두 해당된다. 이미 일로서 평가된 경우는-수집 과정은 일인지 아닌지를 처리하는 단계가 아니므로-Outlook/OneNote의 수집함이 아닌 직접 할 일 목록에 입력한다. 진행 중인 프로젝트에 해당되는 사안이라면 프로젝트로 이동 시킨다. 다시 말해 어떤 형태의 수집함에 들어 간 대상에 대해서 우리는 이미 일이나 참과자료 대상인지를 판단할 필요가 없다는 것을 알고 있기 때문이다. GTD 시스템은 일을 고민없이 처리할 수 있도록 하는 시스템이며 이를 위해 최초 수집 대상이 일로서 평가될 수 있는 지에 따라 다음 과정이 이어지게 된다. 그러므로 우리가 이미 일(단순히 일이 아닌 어느정도 방법과 절차가 정해진)이라고 알고 있는 대상을-완벽하게 명확하지 않다는 이유 등으로-다시 수집함에 넣을 것이 ‘일’이 없도록 한다.

이상에 적은 내용은 GTD 시스템을 구축하거나 사용하는 사람에 따라 맞는 경우는 물론 전혀 인정하지 못하는 경우도 있을 것이다. 하지만 나의 GTD 시스템 운용 경험에 비춰 볼 때 수집 단계에서 너무 많은 경우의 수를 고려하거나 보다 다양하고 복잡한 방법으로 수집함을 준비하는 것은 결코 효율적이지 못하다는 생각하기 때문이다. 어차피 GTD 플로우의 평가 및 관리 단계는 복잡하고 일이 많다는 것을 알고 있기 때문에 고려해야 할 다른 사안은 다음 단계에서 처리하는 편이 좋다고 본다. 수집 단계가 정확하고 단순하게 진행된다면 GTD 시스템 운용의 절반은 성공이라고 본다.

OmniFocus 2 for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus 2에 앞서 iPhone을 위한 OmniFocus 2 for iPhone이 먼저 앱 스토어 등장했고 IOS7으로의 업그레이드 이후 당장 구입했다. OmniFocus 2를 기다리는 많은 이들의 기대와 달리 OmniGroup에서는 일단 새로운 iOS 7 기반에 먼저 대응하기로 결정한 모양이다. iOS7의 디자인과 인터페이스 변경에 대해서는 사람마다 각자 호불호가 있겠지만 결국 적응의 시간 문제라고 볼 때 주요 앱들의 변화 역시 당연한 것으로 본다. OmniFocus 2 for iPhone는 iOS 7에서 구동된다. OmniFocus for iPhone은 iOS 6과 iOS 7에 모두 운용이 가능하지만 향후 지원 등을 기대하기란 어려울 것 같다. iOS 7 덕분에 OmniFocus 2 for iPhone의 변화된 디자인과 인터페이스는 이전과 상당한 차이를 보이고 있는데, 각 단계 및 항목을 색상으로 쉽게 파악할 수 있는 동일한 스타일의 컬러 세트로 바뀌었다. 하지만 GTD 시스템으로서의 기능적인 측면에서는 디자인의 변화 만큼 그 차이가 명확하지 않아, OmniFocs for iPhone와 OmniFocus 2 for iPhone 간에는 더해진 기능도 빠진 기능도 없는 것으로 보인다.

새로운 Save+는 OmniFocus의 Quick Entry와 같은 역할이긴 하지만 아직까지 그 효용성이 의문스럽다(Save+는 계속 수집 입력 모드를 유지하는 것이며 Save는 홈 화면으로 돌아간다). GTD 플로우의 각 단계 별로 새로운 혹은 개선된 기능이라는 OmniGroup의 소개에도 불구하고 사용자 입장에서는 iOS 7의 변화에 부응하기 위한 변화 이외에 특별한 변화는 없어 보인다. GTD 시스템의 구조를 색깔로 구분한다거나 남은 일 현황을 점의 연결로 표시한 다는 것 등은 사용자들에게 향후 보다 나은 편의성을 제공해 줄 수 있을지는 모르겠지만 당장의 개선으로 받아들여지지는 않을 것 같다. 이에 반해 혹시나 기대했던 변화는 역시나 혼자 만의 바램이 아니었나 싶다. 예로 OmniFocus for iPhone 운용에서 경우에 따라 가장 불편한 사항은 프로젝트가 아닌 하위 업무 항목을 포함한 계층 구조의 Action을 이동하는 것인데, 폴더, 프로젝트 그리고 계층적 할일 목록 등이 모두 혼재할 때에 발생한다. 현재의 계층적 할일 목록을 다른 폴더에 있는 다른 프로젝트로 옮기고자 하는 경우에는 먼저 폴더로 옮기고 다시 할일 목록을 선택하여 폴더 내의 프로젝트로 이동해야 한다. 특별힌 불편한 사항은 아닐 수 있겠지만 관리나 검토 단계에서 작업이 많은 사용자라면 이러한 일을 빈번하게 처리해야 한다면 면에 여간 귀찮은 일이 아닐 수도 있다. 이러한 문제가 개선의 대상인지는 보기에 따라 다를 수 있겠지만 OmniFocus 2 for iPhone에서도 여전히 이러한 구조는 유지되고 있다.

주관적인 판단일 수 있겠지만 아이폰이나 스마트 폰 기반의 GTD 어플리케이션으로 GTD 플로우의 전 단계를 원할하게 사용하기란 효율적이지 못할 수 있다고 본다. 결국 OmniFocus를 비롯한 스마트 폰의 GTD 앱은 기능상 수집 단계에서 그 효용성이 가장 크다고 볼 수 있고 이동 중 잠시 시간이 있을 때 평간 및 관리 단계를 운용하거나 완료된 일에 대한 확인 과정을 간단히 수헹할 수 있는 장점이 있다. 이러한 면에서 결국 OmniFocus 2 for iPhone은 여전히 OmniFocus나 OmniFocus 2와 함께 운용해야만 보다 완벽한 GTD 시스템을 구축할 수 있는 장점과 단점을 유지하고 있다. 어쨌든 OmniFocus 2 for iPhone에 대하여, GTD 시스템으로서 새로운 기능과 함께 기존의 편리한 개선의 개선도 기대한다.

PS. OmniFocus 2 for iPhone에서 홈 화면으로 돌아가기 위해서는 왼쪽 상단의 Home 메뉴를 사용하거나 Home 메뉴가 없는 경우는 현재 왼쪽 상단의 메뉴를 길게 누르면 된다.OmniGroup은 OmniFocus의 이전 버전에 대한 공급이나 지원을 새로운 버전으로 대체했기 때문에 OmniFocs 2라는 명칭은 곧 OmniFocus를 지칭한다.

Outlook 기반 GTD 시스템 구축 #2

2. Microsoft Outlook의 추억

이전 포스팅에서 GTD 시스템 구축에 있어 Outlook이 결단 최적의 구축 환경을 제공하지 못한다고 했다. 이러한 판단은 Outlook과 나의 오랜 인연을 통해 내린 사심 가득한 나름의 결론이다. 근 10년 가까이 GTD 시스템 구축에 관심을 가지고 항상 새로운 방법론을 제공하는 플랫폼의 등장을 기대하면서도 어쩔 수 없이 오랜 기간 Outlook을 사용해오면서 느낀 문제점에 기안한 것이다. 덕분에 Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축을 포스팅하면서 본의 아니게 Outlook에 대한 예전의 기억 혹은 추억 덕분에 이러저런 자료를 찾아보고 검색해보기도 했다. 그런 이유로 잡설일 수도 있겠지만 나름 의미를 기억하기 위해 역시나 사심 가득한 정리의 공간을 마련했다. 사실 Outlook이 내용을 주를 이루지만 아쉽게도 사라져 버린PC/Windows 환경에서의 개인정보관리시스템들에 대한 추억이라는 표현이 더 맞을 것 같다.

1) Borland SideKick

개인정보관리시스템 운용에 대한 욕심은 MS-DOS 이전부터 내가 사용하던 Apple II 환경에서부터 시작되었다. 하지만 8-비트 PC를 마치 게임기로 생각하던 일반 사용자들이 많아 개인적인 바램에도 불구하고 큰 효과나 역할을 기대할 수는 없었다. Apple II 시절 내가 주로 사용했던 정보관리시스템으로는 SPC의 pfs:File이나 Microsoft의 Multiplan이었고 CP/M 환경에서 dBASE II를 이용해 보기도 했다(이 프로그램들은 MS-DOS 시스템에서도 동일하게 구동되었다). Apple은 Macintosh 이전에는 공식적으로 한국에 제품을 공급하지 않았기 때문에 AppleWorks나 기타 비즈니스 레벨의 소프트웨어를 운용할 수 있는 Apple IIe/IIc 환경을 접하지 못했다. 때문에 PC에서의 개인정보관리시스템은 MS-DOS 기반의 IBM PC(실제로는 호환기종) 환경에서부터 시작되었다고 볼 수 있다. 물론 Apple II 시절에 비해 상황은 크게 나아지지 않았다. 단순히 8-비트 게임기에서 16-비트 게임기로의 변환 정도였고, 한글 처리가 가능하게 되면서 워드프로세싱 머신으로서 활용은 비교할 수 없는 환경이 되었고, 그리고 다들 기억하는 Lotus 1-2-3와 같은 비즈니스 어플리케이션은 업무용 레벨에서 급확산되었다. 하지만 여전히 애타게 찾고 있던 개인정보관리프로그램은 썩 눈에 띄지 않다가 우연히 알게된 것이 볼랜드(Borland)의 SideKick이었다. 당시에는 램상주 프로그램의 대명사로 많이 소개되기도 했지만, 어쨌거나 달력, 주소록 계산기 등이 갖추어진 개인정보 관리시스템이다. 하지만 한글 입출력이 제대로 되지 않은 환경에서는 특별히 효용성이 없었다. 그래도 새로 시스템을 설치하면 의식을 하듯 SideKick도 함께 설치하고 했다. SideKick은 DOS, OS/2, Macintosh 버전까지 공급되면서 놀랍게도 Windows 버전은 1999년말 까지 계속 출시되었다.

2) Microsoft Mail & Schedule Plus

Microsoft Windows 3.X 환경이 PC의 주 사용 운영체제가 되면서 MS-DOS 시절과 달리 눈에 띄닌 개인정보관리시스템들을 많이 접할 수 있었다. 하지만 기억에 남는 것은 Outlook의 시초가 된 Microsoft Mail, Schedule+ 그리고 너무 다양하고 앞선 기능을 제공한 덕분에 사용하기가 부담 되었던 Lotus Organizer 정도이다. 내가 사용한 Windows는 당시 Gateway 2000 시스템에 번들된 Windows for Workgroup 3.11로서 Mail, Schedule+와 같은 프로그램이 포함되어 있었다. 이들 프로그램은 단독으로 사용될 수도 있었지만 Windows Server 및 Exchange Server와 같은 메시징 서버들과 연결되어 본격적인 메시징을 비롯한 협업체제를 운용할 수 있었다. Mail은 Windows 95의 Inbox로 대체되었고, Schedule+는 Outlook 97로 통합 대체될 때가지 Office 95의 네트워크 어플리케이션으로 포함되었다.

 

하지만 욕심에 비해 실제 생활에서 Microsoft Mail이나 Schedule Plus를 사용할 기회가 그리 많지 않았다. 일단 한글 지원이 넉넉치 않았고 별도로 Microsoft Mail Server나 Exchange Server를 운용하지 않았기 때문이었다. 1990년대 초, 개인적인 E-메일의 활용도는 지금처럼 그리 크지 않았고 업무와 관련한 메시지는 이미 HP-UX 기반 서버 시스템을 사용하고 있었다.

3) Lotus Organizer

Lotus Organizer에 포함된 수 많은 기능을 제대로 운용할 수만 있다면 사실 Outlook과 비교과 되지 않을 정도의 탐하는 개인정보관리시스템이지만, 아마도 Outlook의 협업체제와 비교한다면 Lotus Notes를 사용해야 한다는 것이 단점이 아닐까 싶다. Lotus Organizer나 자체적인 E-메일 클라이언트나 협업을 위한 메시징 기능을 갖추었다면 어떘을지 궁금하기도 하다.

Lotus Organizer는 개인정보관리 기능 자체로 본다면 필요한 모든 기능과 운용성 면에서 Outlook과 비교할 수 없을 정도라 생각되었다. 하지만 문제는 Windows 95 이후 Lotus SmartSuite와 Microsoft Office와의 비교로 인해 Lotus Organizer는 본의아닌 불공정한 비교를 받게 되었다. 어차피 E-메일 클라이언트로서 Outlook을 설치해야 하는 상황에서, 대충 기능을 한눈에 알아 볼 수 있는 Outlook에 비해 다양한 기능을 가진 Organizer는 추가로 설치해야 하는 불편함과 함께 인터페이스나 디자인 너무 복잡했다. 업무 환경에서의 이러한 상황에 더하여1995년 Macintosh PowerBook 520을 구입하면서 나의 메인 플랫폼이 Macintosh로 옮겨지게 되었다.

4) Claris Em@iler & Organizer

Macintosh PowerBook 520과 함께 구입했던 Claris의 E-메일 클라이언트인 Emailer와 개인정보관리 프로그램인 Organizer는 다른 특별한 선택의 여지가 없기도 했지만 다른 프로그램의 필요성을 느끼지 못할 만큼 기능면에서 충분한(Macintosh라는 환경을 고려할 때 상대적으로) 어플리케이션이었다. 하지만 Outlook이나 Organizer에 비한다면 가장 기본적인 기능을 제공하는 정도였기 때문에 언제나(실질적으로는 아니지만) 기능의 부족함을 느끼게 했다.

 

내가 구입한 버전은 한글 Claris Organizer라는 이름의 한글판이었으나 한글 입출력이 된다는 점 이외에 특별한 기능은 없었다. 이후 나의 PowerBook 520이 Mac OS 8 그리고 9 등의 새로운 OS과 다른 어플리케이션(특히 Microsoft Office)의 운용이 힘겨워하자 본체와 함께 구입한 소프트웨어 일체를 처분하고 말았다.

5) Microsoft Outlook

최초 Outlook은 Microsoft Exchange Server의 클라이언트로 공급되었다. 이후 Microsoft Office 97의 멤버가 되면서 20년이 지난 오늘에 이르러서는 PC/Windows 환경에서 E-메일 클라이언트 및 개인은 물론 기업의 업무관리 시스템의 핵심 도구가 되었다. 90년대 중반, 난 개인적으로 Power Macintosh를 사용하고 있었지만 업무와 관련하여 사용하는 시스템이 PC/Windows 환경이다 보니 Microsoft Office로 부터 자유로울 수 없었다. E-메일 클라이언트 역시 Outlook을 사용하는 것이 가장 무난할 수 밖에 없었다. 다만 Macintosh 환경에서의 Outlook은 여전히 Exchange Client로만 사용할 수 있었기 때문에 그림의 떡이었다. 업무용 그룹웨어의 클라이언트가 아닌 단독으로 구동되는 Outlook(학교에서의 업무용 시스템은 Lotus Notes를 사용하는 관계로)은 운용상의 문제는 없었지만 그렇다고 꼭 필요한 도구로서의 인식을 완전히 자리 잡지는 못했다. 오히려 E-메일 클라이언트로는 Windows에 기본으로 포함된 Outlook Express가 더 가볍고 편리하여 많은 사람들이 이를 선호하기도 했고, Outlook을 사용하는 경우라하더라도 책상 위의 달력과 메모지를 대체하지는 못했다. 이러한 환경은 거의 10년 가까이 직장이나 업무 내용이 바뀜에도 변화가 없었다.

Outlook 2007에 이르러 Microsoft Office의 사용자 환경이 리본 메뉴로 바뀌면서 잠시 혼란이 있기는 했지만 현재 2013에 이르기까지도 개인적인 활용도에서 본다면 역시나 큰 변화가 없다고 본다. 가장 큰 변화는 Office 2003에서 OneNote가 포함되었다는 것이다. 이 포스팅에서도 계속 언급하겠지만 OneNote의 도움없이 Outlook 만으로 GTD 시스템 구축에는 현실적 한계가 크다고 본다.

6) Entourage

2006년, Macintosh PowerBook 520이후 거의 10년 만에 중고이긴 하지만 iBook(G3 600 Dual USB)을 구입하게 되었다. iBook을 구입하게 된 계기는 바로 당시 GTD 프로그램의 iGTD를 제대로 한번 운용해보고 싶어서 였다. 그전 까지 나의 개인정보관리 시스템에 대한 욕심은 주로 Franklin Planner와 같은 수첩 도구와 Outlook 환경을 벗어나지 못하고 있었다. 그리고 Mac OS X 환경의 Microsoft Office 2004 버전과 함께 Entourage가 등장했다. Outlook에 익숙했던 입장에서 Entourage는 Microsoft 제품임에도 그 Outlook 이상이었고, Macintosh 사용자들은 아마도 더 이상 Outlook를 찾는 경우는 거의 없었다고 본다.

Entourage는 Mac OS X 환경에서 Address Book이나 iCal 등과 정보를 공유할 수 있음은 물론 특히 새로운 프로젝트 관리 기능은 개인정보관리시스템이라는 측면에서 Outlook에 비해 한 걸음 더 나아갔다고 볼 수 있었다. 하나의 프로젝트에서 관련한 파일, E-메일 메시지, 연락처 및 메모 등을 모두 관리할 수 있는 점은 GTD 시스템 구축을 위한 환경으로서 충분히 활용 가능성이 높았다.

하지만 Macintosh를 위한 Office 2011에서는 Entourage가 빠지고 새롭게 Outlook이 포함되었다. 이전의 Exchange Client가 아닌 PC/Windows 환경과 동일한 스탠드얼론 구동이 가능하다는 점에서 매우 반갑지만 Entourage의 유용한 기능도 빠지고 더욱이 PC/Windows 환경에서 Outlook이 제공하는 일부 기능 조차 빠져버렸다. 물론 OneNote는 존재하지 않는다. 아마도 이어진 Office 365를 위한 전략의 하나가 아닌가 싶은데, 이도저도 아닌 어중간한 Outlook을 사용하기 보다는 Entourage의 계속 운용이 훨씬 효율적이라고 본다.

7) Office 365

현재 사용 중인 Office 365가 이전 Office 패키지와는 기능적으로 무엇이 다른 지는 크게 와닿지 않는다. 매우 다르다고 주장하는 전문가들도 있지만 내가 볼 때는 기존 Office에 클라우드와 같은 최근의 유행에 걸맞는 환경에서 운용이 가능하게 정도라고 본다. 특히나 Outlook/OneNote는 GTD 시스템 구축을 위해 이전 버전과 다른 무언가 기대한 입장에서는 실망스럽다.

Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축을 위한 포스팅을 하면서 지금까지 생각난 몇몇 옛 추억을 더듬어 보았다. 어떤 것은 기억조차 가물가물했고 또 어떤 것은 너무도 반갑기도 했다. 그때나 지금이나 주변의 수 많은 좋은 프로그램들이 기능이나 성능이 아닌 단순한 효용성으로 이유로 사라져가고 있다.

Outlook 기반 GTD 시스템 구축 #1

PC/Windows 사용자들에게 있어 Outlook은 개인 혹은 업무용 메시지 및 일정 관리 클라이언트의 대표로 불리어 왔다. 덕분에 GTD 시스템의 구축을 도구로서 Outlook의 선택은 가장 일반적이며 합리적인 결정이라고도 볼 수 있다. 하지만 이후 많은 제약들에 의해 사안을 확인하면서 Outlook이 GTD 시스템 구축의 최적 혹은 최상의 도구가 아니라는 것은 확인할 수 있을 것이다. 그럼에도 GTD를 구현하고자 하는 많은 이들에게 Outlook은 아마도 선택의 여지가 없을 수 있다는 점에서 이 포스팅이 나름의 의미가 있지 않을까 싶다.

개인 사용자들은 Outlook을 로컬 환경에서 직접 사용하는 경우가 많은 반면, 기업 사용자들은 MS의 Exchange Server나 SharePoint Server의 클라이언트로서 협업 체계로 운용하고 있는 경우가 많을 것이다. GTD 자체가 특정한 도구에 특화되어 있지 않다는 점에서 어떤 소프트웨어를 사용한다고 하더라도 문제는 없지만 기업 환경처럼 사용자가 환경 설정의 자유도가 떨어지는 경우는 일반적으로 GTD 구현에 적합하지 않다고 볼 수 있다. 때문에 Outlook을 사용하더라도 특정 협업 서버 환경에 구속된 경우보다는 일반적인 개인 사용자 환경을 중심으로 GTD 도구로서의 역할을 우선하고자 한다. 기업 환경에서 Outlook에 대응되는 것의 하나로 IBM의 Lotus Notes가 있다. Notes도 Outlook과 마찬가지로 Domino Server와 연결되어 기업 협업체계를 구축하지만, Domino Server와 연결없이 로컬 환경에서는 E-메일 클라이언트 이외 기능은 사용할 수 없다. 참고로 David Allen의 경우 자신의 회사 시스템과 연결된 Lotus Notes(Notes with eProductivity)를 사용하여 GTD를 운용하고 있다. 사실 이러한 Outlook이나 Lotus Notes 기반의 GTD 시스템 구축을 언급하게 되는 또 다른 이유 중의 하나는 최근까지도 PC/Windows 환경에서 쓸만한 GTD 전용 소프트웨어가 없었기 때문이라고 볼 수 있다. 하지만 Wunderlist와 같은 Windows 환경에서도 잘 구동되는 어플리케이션의 등장으로 Outlook과 같은 환경에서의 이전은 충분히 고려해 볼만 하다.

Outlook은 Office 97 버전에 포함된 이후 현재까지 PC/Windows 환경에서 표준 E-메일 클라이언트 및 일정 관리 프로그램으로 사용되어 왔다. 그리고 Office 2003 버전에 OneNote가 포함되면서 Outlook의 부족한 정보 관리 기능이 보완되게 되어, Outlook/OneNote 조합으로 GTD 시스템 구축에 적용해 볼만하게 되었다. 현재 나는 Office 2010/2013 그리고 Office 2011 for Mac을 사용하고 있다. 기본적으로 Outlook은 E-메일 메시지, 주소록, 할 일, 달력, 메모 등 정형화된 정보를 다루는 반면 OneNote는 비정형화된 메모 형식 정보와 여러 멀티미디어 정보를 다룰 수 있다. 하지만 이러한 기능별 차이 때문에 Outlook과 OneNote의 사용 범위를 미리 고정하게 되면 GTD 시스템 구축에 여러 문제가 생길 수도 있기 때문에 Outlook/OneNote의 통합 체계로 진행하는 것이 효과적이다. 특히, Outlook의 각 개별 기능들이 우수하기 하지만 서로 간에 완벽한 연동 환경을 제공하지는 못하고 있다. 이러한 점에서 GTD 시스템 구축을 위한 PC/Windows 환경에서 Outlook과 OneNote의 설정에서 시작하며, 이후 포스팅에서 각 단계별로 운용에 대한 자세한 내용을 적고자 한다.

1. Outlook/OneNote 환경 설정

1) 컨텍스트 지정

Outlook 환경 설정의 최우선 사안은 컨텍스트(Context)의 지정이다. Outlook에서의 컨텍스트는 색상별 범주(Category)를 이용한다; 덕분에 하나의 관리 대상에 대하여 복수의 컨텍스트 지정이 가능한 장점이 있다. 컨텍스트는 관리 편의를 위한 일반적으로 @로 시작하는 @Home, @Work와 같은 이름을 정한다. 또한 프로젝트 관리의 편의성을 위해 .Project와 같이 목록의 최상위에 위치하도록 점(DOT)로 시작하는 이름을 사용한다.

GTD 시스템에 있어 사소하면서도 중요한 문제가 각 컨텍스트의 이름을 어떻게 정하느냐이다. 컨텍스트 이름은 일의 명확한 실행 조건으로서 큰 의미가 있기 때문에 명칭과 수 그리고 계층 구조에 대해서 효율적으로 설정할 필요가 있으며, 경우에 따라 즉각적인 수정을 통하여 대응할 수 있어야 한다. 대체로 컨텍스트는 장소(위치 및 역할), 기능(역할 및 도구) 및 행위 주체 등으로 구분하게 되는데, 특정한 구조나 갯수에 구애받지 않고 일의 수행에 적합한 정도로 명확하게 지정하는 것이 좋다.

전체적으로 볼 때, 우리가 가장 일반적으로 사용하는 E-메일 메시지, 일정 및 할 일 등이 Outlook을 통하여 GTD 시스템 핵심 기능으로 관리된다. 새로운 일의 생성도 마찬가지로 이러한 체계에서 이루어지게 되고 아닌 참고 자료 등은 별도 관리한다. 이 중 가장 일이 많으며 규정화시키기 어려운 부분이 E-메일 메시지에 대한 사안으로, E-메일 메시지의 내용에 의한 새로운 일이나 참고 자료가 생성되기 때문이다. Outlook은 E-메일 메세지로 부터 생성된 일이나 참고 자료들의 처리가 본래의 E-메일 메시지에 즉시 적용되지 않기 때문에 일과 메세지를 함께 관리해야 하는 문제가 생긴다; 이러한 문제는 Outlook의 문제는 아니며 E-메일 메시지 기반의 GTD 시스템 구축에서 동일하게 발생하는 사안이다. 다시 말해, 대부분의 E-메일 메시지를 일을 생성하면서도 그 메시지 자체가 참고 자료로 남겨지게 되는 경우가 많기 때문이다.

2) 수집 기능 설정

Outlook에서의 수집 대상은 기본적으로 E-메일 메시지와 그외 업무 사안/일정에 대한 사안이다. OneNote에서는 Microsoft Office의 데이터를 포함한 여러 종류의 멀티미디어 파일기 가능하다.

E-메일 메시지는 자동으로 수집함으로 들어오는 것에 반해 그외 업무 대상들의 수집은 사용자가 직접 입력해야할 뿐만 아니라, 별도의 수집함 기능이 존재하지 않으므로 Outlook이든 OneNote이든 입력하는 수집 대상의 정보가 최초로 저장되는 수집함을 만들어야 한다. Outlook에서는 선택의 여지없이 ‘내 작업’ 페이지에서 그리고 OneNote는 ‘전자 필기장’ 내의 ‘섹션’ 이나 ‘페이지’ 중 선택하여 수집함으로 생성한다. 일단 수집함이 생성되었다면, 웹 페이지나 메모 등의 정보가 OneNote의 Inbox에 저장될 수 있도록 옵션을 기본 수집함으로 설정한다. 그리고 OneNote의 경우 입력된 정보는 기본적으로 유동(Fluid) 상태이기 때문에 정형화된 표현으로 정보를 다루기를 원하다면 용도에 따라 템플릿을 만들어 적용하는 방법도 유용하다.

OneNote에서 이용할 수 있는 또 다른 유용한 수집 방법은 ‘빠른 노트’ 기능을 이용하여 특정 전자 필기장과 그 내부의 빠른 노트 섹션(자동 생성)라는 이름의 수집함에 연결하는 것이다. 이를 사용하면 빠른 ‘노트 기능’을 수행하여 입력한 항목은 항상 지정한 전자 필기장 내의 ‘빠른 노트’라는 섹션 내의 페이지로 생성된다.

3) 평가 기능 설정

평가 과정은 수집된 대상에 대하여 GTD 기준의 일 혹은 참고자료로의 분류 과정이다. 일이나 참고자료가 아닌 경우는 폐기, 일인 경우 현재 수행 가능 여부에 따라 즉시 수행과 다음의 단일 행동 및 진행 중인 프로젝트의 세부 행동 그리고 위임 사안 등으로 나누는 과정으로 대상을 지정한 폴더로 이동하는 기능이 수행된다고 볼 수 있다. 사실 Outlook/OneNote에 직접 입력하는 경우 쓸모없는 사안은 상대적으로 거의 없을 것이다. 일단 평가를 시작하면 반드시 수집함이 비워지도록 노력할 필요가 있다. 그리고 E-메일 메시지 수집함에 대한 평가 과정은 상대적으로 가장 복잡한 경우이므로 이후 포스팅에서 별도로 다룰 계획이다. 대상은 이동은 마우스를 이용하는 직접 지정하거나 해당 항목에 대하여 이동 명령을 수행하는 방법을 사용할 수 있다.

4) 관리 기능 설정

관리 과정은 수집함을 떠나 기본 폴더로 이동된 일이나 참고자료로서의 관리 대상에 대하여 기능이나 역할에 부합되는 조건을 지정하는 과정이다. 이전 평가 단계에 비해 좀더 세부적인 조건들이 지정되는 단계로 볼 수 있다. 위임되는 일은 누구에게, 버려질 대상은 즉시 삭제, 단일 일이라는 행동 리스트로, 프로젝트의 세부 일이라면 해당 프로젝트로 이동, 참고자료는 지정된 참고 폴더로 이동을 직접 발생하는 단계이다. 그리고 이러한 각 기능들에 따라 미리 준비된 컨텍스트라는 조건표가 붙여지게되는 단계이기도 하다.

세부적으로 본다면, 수행 대상의 다음 일에 대하여 일의 명확한 표기, 시작일, 마감일, 위임여부, 프로젝트 내에서의 순서 그리고 컨텍스트가 정확하게 지정된다. 그리고 참고 자료는 분류 기준에 따라 만들어진 폴더 중 가장 정확한 곳으로 이동된다. 이러한 조건에 명확하게 되면 다음 단계인 다음 행동의 후보로서 대기하고 있다가 필요시 즉시 사용자에게 제공될 수 있도록 한다. Outlook에서는 일의 위임이 자동적으로 E-메일 메시지로 전달하도록 할 수 있고, 답장에 따라 진행 현황을 보고 받을 수 있다.

- Ticker

GTD에서는 미래의 기간, 마감일 등이 정해져 있고 이를 사용자가 준비할 수 있도록 관리해 주는 기능을 Ticker라고 한다. 다소 복잡한 방식이 적용될 수도 있지만 단순하게는 미리 알림(Reminder)의 기능이라고 볼 수 있다. Outlook에서는 하나의 작업에 대하여 미리 알림 설정을 할 수 있으므로 이를 활용한 Tickler 기능을 사용한다. 실제 Tickler에서는 해당 조건이 만족되지 않으면 사용자에게 드러나지 않아야 한다.

- 달력

달력에는 평가 및 관리 과정을 거친 계획된 일의 일정이 도달되는 곳일뿐만 아니라 전체적인 프로젝트 관리 차원에서 운용되는 편이 효율적이다. 또한 굳이 입력될 필요가 없음에도 마치 달력 채우기 마녕 여러 정보로 장식하는 것은 지양해야 한다. 위의 Ticker와 같은 방식으로 꼭 필요한 정보를 필요한 때에 확인할 수 있도록 구성하는 것이 좋다.

- 프로젝트

Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템에서 가장 어려운 부분인 프로젝트 관리라고 볼 수 있다. 프로젝트는 하나의 목표를 달성하기 위한 여러 일들의 집합이다. 프로젝트 이름 역시 프로젝트 완료 상황이 가장 잘 반영될 수 있는 목표로서 만들어 지는 것이 효율적이다. 프로젝트는 작업 기능에서 하나의 폴더로서 만들어지고 내부에는 세부 항목들이 관리 조건에 따라 배열되며, 프로젝트 내에는 세부 항목들이 프로젝트를 구성할 수 있어 때문에 계층적 생성이 가능하다. 문제는 프로젝트가 폴더 단위로 관리되기 때문에 하부 프로젝트의 완료를 위한 기능이 없다. 때문에 완료된 프로젝트를 표시하지 않기 위해서는 직접 삭제해야 한다. 그리고 전체 폴더의 모든 일을 보기 위해서는 할 일 모음 목록에서만 파악이 가능하다. 2013의 Exchange ActiveSync 버전에서는 작업 내 하부 폴더가 생성되지 않는다.

프로젝트 관리에서의 Outlook/OneNote의 최대 문제는 이상과 같이 지정한 프로젝트들이 서로 간에 연결이 되지 않는다는 것이다. 하지만 세부 항목들은 연동이 가능하기 때문에 필요한 프로젝트는 Outlook과 OneNote에서 별도로 생성해야 한다. 이러한 문제 때문에 일부에서는 Outlook과 OneNote에서 다루는 프로젝트나 대상을 별도로 구분하여 사용하기도 한다.

Outlook을 이용하여 프로젝트 내 작업 항목 관리에서 유용한 점은 업무 위임을 직접 할 수 있다는 점이다. 위임되는 업무는 E-메일 메시지로 위임자에게 전달되고, 위임자가 입력한 사안들이 회신된다. 작업 항목 내의 각 일에 대하여 컨텍스트(범주), 시작일, 종료일, 진행 상태, 위임 여부, 우선 순위(이전 작업 완료 후), 문서 첨부 및 내용 작성 등을 수행할 수 있다.

참고 자료의 관리는 어렵게 GTD 소프트웨어에서 직접할 필요는 없다. 관리 범위에 있기만 하면 되기 때문에 전체 사안에 대해서만 확인할 수 있도록 목록을 만들고 나머지 내용이나 실제 물리적 사안들은 별도의 저장소에서 관리한다. 목록의 관리 OneNote에서 별도의 페이지를 만들거나 각 분류별 페이지에서 관리할 수도 있다. 참고자료를 Outlook/OneNote 간에 공유해야 할 때에 하나의 문제는, 두 어플리케이션 간의 상호 운용이 하나의 사안에 대해 날짜가 지정되어야 만 가능하게 되는 경우이다. 즉, OneNote의 사안에 날짜가 지정됨에 따라 Outlook의 작업 목록에 나타나게 된다. 이러한 경우, 참고자료를 서로 공유해야 할 때에는 의미없는 날짜 정보가 지정되기 때문에 참고자료로 최종 처리된 대상에 대해서는 이에 대한 지정을 직접 삭제한다. 더불어 OneNote의 항목에 대해 Outlook에서와 같은 정보를 지정하고자 할 때에는, 메뉴의 ‘Outlook 항목으로 열기’를 사용하므로 써 상세 요건의 지정이 가능하다.

사실 Outlook의 수집 기능은 E-메일 메시지 보관함 외에 별도의 수집 기능은 없다. 단순하게 할 일 목록의 구분된 영역을 수집 용도로 사용할 수는 있기도 하고 상대적으로 사용 빈도가 약한 메모(노트) 기능을 이용할 수도 있을 것이지만, GTD의 주요한 핵심 수집 도구로서의 역할을 수행하기는 크게 부족하다. 이런 상황에서도 등장한 것이 바로 OneNote이며, OneNote 덕분에 Outlook은 그나마 제대로 된 GTD 시스템 도구로서의 역할을 할 수 있게 되었다. OneNote의 가장 큰 역할을 Outlook의 허접한 수집 기능을 대체할 수 있게 되었다는 것이다. 일단 OneNote에 모두 사안을 입력하고, 평가 작업에서 입력된 각 항목의 마감일을 지정하게 되면 Outlook의 할 일 목록에 공유되어 나타난다. 하지만 완료된 일에 대한 OneNote에서의 조치는 Outlook에 전달되지만 반대의 경우는 되지 않는다. Outlook 기반의 GTD 시스템 구축의 성공은 Outlook/OneNote 간의 조화로운 운용이라고 해도 과언이 아니다. OneNote를 단순히 참고자료 관리용으로 사용하기에는 Outlook의 확장성이 너무 제한적이다.

5) 검토 기능 설정

일과 프로젝트의 관리는 작업 화면을 이용한다. 일의 생성은 작업 화면에서 직접 생성하거나 메모 화면에서 생성된 메모를 마우스를 끌어 작업 화면 폴더나 오른 쪽 할 일 모음으로 옮겨 놓는다. . 그리고 작업 화면에서는 개별 별에 대한 평가 작업과 함께 프로젝트 폴더로의 이동을 관리할 수 있다. 프로젝트의 생성은 작업 화면에서 작업항목으로써 폴더를 생성하고 명확한 프로젝트 이름을 입력한다. 각 프로젝트는 현재보기에서 ‘범주별로’를 사용한다. 프로젝트 폴더 내에서는 시작 날짜와 기한 등으로 이용하므로 써 각 작업 간의 우선순위 정렬이 가능하다. 작업 화면에서 개별 사안의 관리는 시작 날짜와 기한, 범주, 되풀이를 지정할 수 있고 특히 다른 사람에게 위임 건으로 작업 할당을 지시할 수도 있다. 더불어 Outlook의 기능을 이용하여 파일, 메일 메시지, 연락처를 비롯한 MS Office의 여러 개체를 삽입할 수 있다.

Outlook에서의 프로젝트 관리에서 고려할 사안은 .Project를 별도 컨텍스트로 지정한 경우, 작업 항목으로서의 프로젝트와의 관리가 다르다는 것이다. 우선 별도 컨텍스트 항목으로 프로젝트를 관리하는 경우에는 프로젝트도 하나의 작업 항목으로 만들고 세부 항목들은 텍스트 서식을 이용하여 관리하는 방식이다. 또 다른 방법은 작업 항목으로 프로젝트를 만들어서 내부에서 개별 작업을 관리할 수 있지만 Things의 Area of Responsibility와 같이 프로젝트 완료를 처리할 수 없다.

6) 실행 기능 설정

GTD 시스템에서 실행의 목적은 성공 혹은 실패가 아니라 완료이며, 성공과 실패는 단순하게 실행의 결과일 뿐이다. 만일 우리가 GTD 시스템을 통하여 성공이라는 목표를 지향하게 되면 시스템은 복잡해지고 일관성을 잃어버리게 될 수 있다. 그러므로 Outlook/OneNote는 사용자가 실행할 수 있는 조건이 만족되면 일의 대상을 드러나게 해주어야 한는 것이 GTD 시스템으로서 기능의 핵심이다. 이런 측면에서 시간 기준으로 일을 처리하는 Outlook 스타일은 GTD 운용에 있어 불편하다는 단점이 있다. 즉, 지금 해야할 일들을 항상 Outlook이나 OneNote에서 확인해야만 한다는 것이다. GTD 시스템의 성공은 우리가 얼마나 덜 시스템을 보느냐에 따라 평가할 수도 있다고 본다.

어쨌거나 작업 목록중 실행 조건이 충족된 일은 수행해야만 하고, 수행 후 완료된 일에 대해서 확인 및 다음 실행 건에 대한 확인 과정을 진행하여 변경이나 취소되는 일에 대해서는 수정, 위임 혹은 삭제할 수 있도록 한다.

위 작업들을 통해 어느 정도 Outlook을 이용한 GTD 시스템 구축의 기본 골격이 완성되었다고 볼 수 있다. 일반적으로 GTD 시스템으로서 Outlook/OneNOte 환경을 선택하게 되는 경우는 다음과 같다고 볼 수 있다.

- Microsoft Windows 운영체제에서 Office를 비롯한 Microsoft의 제품 중심으로 작업 환경이 구축되어 있는 경우, 특히나 Exchange Server나 SharePoint Server 기반의 협업 체계로 구축된 경우라면 선택의 여지가 없다.

- 단순하고 명확한 것보다는 복잡하고 번거롭더라도 이런 저런 기능이 풍부한 시스템을 선호하는 경우, 스스로의 자신이 컴퓨터 기반의 업무 환경에 능숙하다고 생각하는 이들의 대부분이라고 본다.

Wunderlist 협업 기능 활용

현재 Mac OS X 플랫폼에서의 주요 GTD 어플리케이션으로 지키보고 있는 것은 OmniFocus, Wunderlist, Things 그리고 The Hit List가 있다. OmniFocus의 경우 베타 버전을 사용하고 있기 때문에 계속 관심을 가지고 있지만, Wunderlist를 제외한 다른 어플리케이션들은 요즈음 특히나 잠잠한 편이다. 그래도 관련하여 iOS용의 이들 버전들은 나름 개선이 조금씩이나마 진행되고 있다. Things나 THL가 조용한 덕분인지 현재 관심은 역시나 OF2와 Wunderlist에 집중되어 있는데, OF2 베타에 대한 실망감으로 인해 Wunderlist에 대해 급호감이 일고 있는 실정이다. 특히 일의 범위와 영역이 복잡해지면서 하나의 어플리케이션 화면에서 모든 것은 관리하기 버거운 시점에서, 일의 범위와 영역에 따라 구분이 자연스러운 방식을 찾다가 Wunderlist의 협업 기능을 이용함에 따라 그 효과가 매우 만족스러웠기 때문이다.

E-mail의 경우를 예로 들어, 개인이 사용하는 메일 주소와 업무용 직장의 메일 주소 그리고 비밀스러운 비공개 메일 주소로 별도 계정으로 Wunderlist을 사용하므로 써, 해당 계정에서만 수행되어야 하는 일을 지정하는 방식을 사용하게 되자 굳이 회사에서 개인적이거나 집의 일과 관련된 사항을 일부러 보지 않는 이상 확인하지 않아도 된다. OmniFocus의 경우에는 이러한 협업 기능이 없기 때문에 일일이 별도의 디렉토리를 구성하여 관리해야 하는데, 일의 양이나 범위가 워낙 많이 일일이 구분하여 관리하는 것이 결코 만만치가 않다. Things와 THL는 별도의 위임 기능이나 탭 기능으로 이를 어느 정도 보완할 수 있다.

GTD를 처음 접하게 되면서 애초 위임 기능은 단순히 나 아닌 다른 이나 조건에 의해 수행되는 사안으로 생각했기 때문에 특별히 요건으로 생각하지 않았다. 하지만 앞서 언급한 것처럼 나 스스로의 일의 양이 지속적으로 증가하고 그 범위나 역할이 확장되거나 정리되면서 하나의 입장에서 일을 바라보는 단계에서 여러 입장에서 일을 바라보는 경우가 많아 졌다. 이러한 모든 일을 별도의 디렉토리나 폴더 구조를 통하여 관리하는 것이 일반적이겠지만 절대적 양의 증가는 관리 자체를 매우 피곤하게 한다. 그러므로 GTD의 원할한 운용을 위해서는 어떤 경우라도 절대적인 양과 시간의 범위를 규정하고 이를 지키는 것이 중요하다. 이를 위해 나는 순수하게 개인적인 일, 집이나 가족과 관련된 개인의 일, 그리고 직장 업무의 일로 명확하게 구분하기로 했다. 하지만 이것이 GTD 시스템 내에서 함께 구분되어 관리되기는 어렵기 때문에 이 자체를 물리적으로 구분하는 방법을 찾게 되었고 Wunderlist의 협업 기능을 이용하게 되었다. 알다시피 Wunderlist의 협업 기능은 직장에서의 업무 협업, GTD 측면에서는 업무의 위임 관리를 위한 기능이었지만 나는 보다 개인적으로 측면에서 활용해 보기 한 것이다.

1. 업무 영역별로 구분되는 E-mail 주소를 정리한다. 개인적인 일에는 icloud 계정, 직장에서는 회사의 이-메일 계정, 전체 관리적인 목적에서는 gmail 계정 등을 확인하고 하나의 컴퓨터 시스템이나 영역에서는 하나의 계정만 사용하도록 한다.
2. 나는 전체 관리목적으로 Google Mail 기반의 계정을 프로-서비스로 전환하고 맥북프로에서만 사용한다. 집, 회사 등 각 계정에 대한 Wunderlist의 리스트를 만든다. 그리고 앞서 각 영역의 계정을 리스트의 멤버로 추가한다. 만일 실제 협업을 수행해야 할 경우에는 다른 이의 계정도 추가한다.
3. 일반적인 GTD 시스템으로 사용하면서 수집되어 정리된 일들을 해당 계정에서 수행해야 할 일들로서 각 리스트로 이전 시킨다. 개별적인 일의 순서 관리는 각 계정의 Wunderlist에서 관리할 수 있도록 한다.
4. 특정 장소나 범위에서 사용하기로 한 계정으로 Wunderlist에 로그인하여 지정된 일을 수행할 수 있도록 한다. 만일 아이폰과 같은 경우 여러 범위에서 걸쳐진다면 해당 계정을 여러 리스트에 걸쳐 지정할 수 있다.

결과는 Wunderlist의 기능적인 비교는 빼고서라도, 일의 관리적인 측면에서는 매우 효과적이었다. 메인이 되는 프로-서비스 계정에서 구분된 협업 계정을 지정하고 해당되는 일이나 세부 사안을 지정하게 되고, 이를 직장에서와 같은 별도 계정으로 로그인 하여 직장에서의 일만 관리하도록 하는 방식(위치나 환경에 따라 단 하나 관리 시스템을 운용하는 것이 매우 중요하다)이 되므로 써 특별히 확인하지 않는 이상 다른 일에 신경을 쓸 필요가 없게 되었다. GTD 시스템 운용의 효율성을 위해 일의 생성과 실행 그리고 관리를 간략화하는 과정에서 OmniFocus의 복잡한 기능을 선호하는 현상이 점점 사라지고 있는 시점에서 특정 시스템의 세부적 기능에 너무 집착하지 않게 되었다.

비용적인 측면에서 볼 때, Wunderlist의 프로-서비스가 년 $49.99이니 싸다고 볼 수는 없겠지만 충분히 활용한다면 그 정도의 비용을 생각하지 않을 수 있지 않을까 싶다.

Wunderlist Pro 서비스

6Wunderkinder에서는 Wunderlist 2로의 업그레이드와 함께 새로운 Wunderlist Pro 서비스가 시작되었다. 최근의 OmniFocus 2의 알파 테스트에 이어 새로운 제품에 대한 기대가 높아진 상태에서의 변화라 개인적으로 큰 기대를 가지게 있었다. 과연 Wunderlist 2와 프로 서비스와 함께 기존 GTD 어플리케이션 기장의 강자들과 어떻게 경쟁해 나갈지 궁금하다. 전체적으로 본다면 Wunderlist 2는 어떤 식이든 간에 하위 업무 관리가 가능하게 되었고 플랫폼 독립적인 환경에서 협업(?) 체제를 구축할 수 있게 되었다.

1. 하위 업무 관리

Wunderlist 2의 하위 업무 관리는 예상했던 방식과는 달랐는데, 아마 OmniFocus나 The Hit List처럼 계층적 표현을 기대한 사용자들에게는 실망이지 않았을까 싶다. Wunderlist의 하위 업무 관리는 하나의 리스트 내에 여러 개의 아이템들이 있고 각 아이템이 여러 개의 서브 태스크를 포함하는 식이다. 그리고 서브 태스크에 대해서는 아이템과 같이 리마인더나 마감일 및 반복을 지정할 수 없으며, 서브 태스크가 모두 완료되더라도 아이템이 완료되지 않기 때문에 앞으로 개선해야 할 사안이 많다고 본다. 프로-서비스에서는 서브 태스크 생성에 제약이 없다고 한다(아직까지 그렇게 많은 하위 항목을 생성해보지는 못해서..)

2. 협업 체제

협업 체제는 하나의 리스트에 대하여 공동 작업자 및 위임 작업자를 지정할 수 있고, 모든 작업자들 간에 리스트 정보를 공유할 수 있다. 하지만 리스트 내의 개별 아이템에 대한 업무 위임(리스트에 등록된 사용자)은 프로 서비스를 사용하는 경우에만 가능하다.

3. 프로-서비스

현재는 맥킨토시와 iOS 기기들에서만 프로 서비스의 연결을 지원한다. AppStore 내에서 월 혹은 년 단위로 구입하면 바로 진행되도록 되어있다. 현재 지원하는 프로-서비스의 수준으로 볼 때 월 $4.99에 비용에 대해 아마 의견이 많을 듯 하다. 물론 실제 회사 업무 적용을 위한 팀 단위의 협업 체제에서는 나름 효과가 있다고 보지만, 이제 시작이니 앞으로 많은 개선이 필요할 듯 하다.

4. 파일 첨부 기능 추가

협업을 위한 위임 혹은 지정된 리스트의 일에 파일 첨부 기능이 추가되었다.

OmniFocus 1.10.5 업데이트 후 OmniFocus 2 시작

OmniGroup이 시작한 OmniFocus2에 대한 Private Test 메시지를 받았다. 드디어 고대하던 OmniFocus2에 대한 궁금증을 풀 수 있게 되었다. 하지만 아직 Alpha 버전 수준이기 때문에 정식 버전 출시까지는 역시나 상당한 기간이 걸릴 듯 하다. 일단 OmniFocus2에 대한 모든 정보는 공개하지 않는다는 약속을 했으므로 특별한 정보를 포스팅할 수 없다는 점이 아쉽다.

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OmniFocus 2의 테스트 버전을 사용하면서도 여전히 OmniFocus를 기본 GTD 시스템을 사용하고 있다. 테스트 버전이라는 이유도 있겠지만 아직까지는(당연하겠지만) 에러가 발생하는 경우도 있고 또한 전체 운용 기능에서 이전에 비해 OmniFocus 2가 상당히 불편하기 때문이다. 한마디로 테스트 버전에서 크게 벗어나지 않는다면, OmniFocus 2의 모습이나 기능을 기대하고 있다면 OmniFocus for iPad나 OmniFocus for iPhone의 데스크 탑 버전이라고 생각하면 되지 않을까 싶다. 최근 OmniFocus 2 for iPhone이 출시되면서 OmniFocus 2의 모습이 애초 OmniGroup이 발표한 모습과 사뭇 달라지지 않을까하는 기대 혹은 우려가 없지도 않다. 어떤 것이 장단점이 있는지는 모르지만 확실히 OmniFocus가 이전의 Omni 스타일을 벗어나 일반적인(혹은 대중적인) 스타일을 지향하는 것이 아닌가 싶다.

Private Test 룰에 벗어나지 않는 범위 내에서 몇 가지 느낀 점을 적자면, 일단 Mac OS X 10.8 이후 캘린더와의 동기화 기능이 제거되었으나 iOS 기반 OmniFocus들이 가진 Forecast 기능이 추가됨에 따라 이를 대체할 수 있게 되었다는 점은 방식이나 스타일을 떠나 많은 이들에게 호응을 받지 않을까 싶다. 하지만 역시나 iOS 기반의 OmniFocus에서와 마찬가지로 OmniFocus 2의 Forecast의 항목들도 캘린터에서 제거하지 않는 이상 OmniFocus 2 내에서는 완료 처리가 되지 않기 때문에 단순히 리스트의 역할 이외에는 큰 효용성이 없다는 점이 아쉽다. 물론 이것은 OmniFocus의 문제가 아니라 캘린더에 기입된 사안을 ‘행동이 필요하고 결과가 명확하게 도출되는’ 일로 보느냐 그렇지 않느냐의 시각의 차이이다.

• 참고 포스팅: 일의 완료와 결과

그리고 이전과 가장 큰 차이의 하나로서 OmniFocus 2는 OmniFocus와 달리 화면 왼쪽에 Inbox, Projects, Contexts, Forecast, 그리고 Review가 하나의 메뉴로 나열되어 있다. iOS 기반 OmniFocus가 동일한 방식이지만 iPhone이나 iPad에서는 오히려 구분되어 있는 것에 반해 Macintosh 기반 OmniFocus에서는 한꺼번에 화면에 나타날 수 있기 때문에 혼란스러울 수도 있고 특히나 대상이 많거나 계층적 구조가 복잡할 경우에는 더욱 그러하지 않을까 싶다. 또한 Forecast와 같은 화면이 열리게 되면 Projects나 Contexts로 이동시 메뉴를 확장하거나 축소하는 일이 반복되는 것이 여간 귀찮지 않다.

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1) 그외 여러 OmniGroup의 시도에 대해 각자의 호불호가 있겠지만 OmniFocus와 같이 GTD 시스템을 지향하는 어플리케이션에서는 여간해서 그 기본 체제를 벗어나기 힘들지 않을까 싶고 만일 벗어나게 되면 이전 인터페이스나 스타일과도 상당한 차이가 날 수 밖에 없다고 보인다. 덕분에 만일 Mac OS X 10.9에 대응하여 추가적인 변화가 이뤄진다면 어떨지가 더 궁금해 진다.

2) OmniGroup은 Mac OS X 10.9의 공급에 대응하기 위해 OmniFocus 2의 개발 진행이 생각만큼 만족하지 않은 것인지 일단 OmniFocus의 업데이트를 먼저 진행했다. 예전 OmniFocus의 베타 버전 시절 정식 버전의 출시를 기다리는 정도 까지는 되지 않겠지만 예상보다는 OmniFocus 2의 정식 발매가 늦춰지지 않을까 우려스럽기도 하다.

OmniFous 2 공개

2013년 1월 31일, 고대하던 OmniGroup의 OmniFocus 2가 윤곽을 드러내는 듯 하다. 일단 드러난 내용은 OmniGroup 웹 사이트에서 자세히 알 수 있으니 굳이 설명할 필요는 없을 것 같고, 그럼에도 예상하지 못했던 몇 가지 특별한 사안에 대해 생각해보려고 한다. 일단 정식 버전의 발표 일자가 정해져 있지 않고, 더우기 OmniGroup의 또 다른 플래그 쉽이라고 할 수 있는 OmniOutliner 4까지 함께 출시 계획이니 아마도 한참을 기다려야 하지 않을까 싶다; OmniGroup의 블로그에서는 2013년 1분기라고 하지만, 시연회 참석 후 AsianEfficiency에 올라온 글에서는 2013년 후반기라고 적고 있다.

Standard vs. Professional

이번 발표에서 많은 이들이 OmniFocus의 새로워진 디자인에 주목하고 있다. 하지만 내게 가장 눈에 띄는 점은 OmniFocus가 드디어(?) 일반용(Standard)과 전문용(Professional)으로의 구분되었다는 것이다. 두 버전의 차이는 현재의 OmniFocus에서 지원되는 Perspective 기능과 AppleScript 지원 기능의 유무라고 보인다. 하지만 이미 OmniFocus에서의 Perspective 기능과 AppleScript 지원 기능의 효용성을 알고 있는 사람이라면 이 차이가 실제로 상당하다는 것을 알고 있을 것이다. 그러나 이에 대한 불만(?)은 다름아닌 iOS 버전 OmniFocus에서 지원되고 있는 Forecast 기능과 일반 사용자들이 OmniFocus를 통한 업무 관리가 쉽지 않다는 점에서 이를 해소하기 위한 Review 기능이 추가되므로 써 덮어질 것으로 보인다. 굳이 비유하자면 OmniOutliner의 Standard 버전과 Professional 버전의 차이라고도 생각된다; 이미 Outliner Professional 버전을 사용하는 입장에서 Standard 버전으로의 복귀는 쉽지 않다고 본다.

Professional 버전에서만 지원될 것이라는 Perspective 기능은 OmniFocus의 고급 기능이며 GTD 체제 구성을 위한 핵심 도구라고 볼 때, OmniFocus의 이러한 결정은 많이 사용자들이 OmniFocus를 GTD 시스템이라기 보다는 일정/업무 관리 혹은 프로젝트 관리 수준으로 활용하는 편이 높다는 점을 지적하는 것이 아닌가 싶다. 이러한 점에선 Forecast 기능의 추가는 확실히 OmniFocus 2의 효용성 증진에 효과가 클 것으로 보인다. 사실 OmniFocus는 일정/업무 관리용으로는 기능이 아깝지만 프로젝트 관리 도구서로는 기능이 너무 미약하다. 새로운 Review 기능 역시 정확하게 달라진 기능과 디자인을 아직 확인할 수는 없지만 현재의 iOS 버전에서 제공하고 있는 Review 기능의 개선으로 예상된다.

Interface & Design

공개된 스크린 샷을 보면 한 눈에도 OmniFocus에 비해 OmniFocus 2의 디자인이 달라졌으며 특히 iOS 버전과 유사하다는 점을 알 수 있다. 이러한 변화가 운용성에 어떤 차이를 가져 올지는 아직 모르겠지만 좀더 쉬운 사용성을 제공할 것으로 보이고, OmniFocus 2에 맞춰 iOS 버전의 특별한 개발 계획이 없다는 점에서도 각 버전 건의 유사한 인터페이스 체계가 유지될 것으로 보인다.

Forecast

Vimeo에 공개된 시연회에서 단연 Forecast가 가장 주목받는 기능이었다. iOS 버전에 이미 Forecast 기능이 있는 관계로 어느 정도 예상할 수 있었지만 실제 공개된 디자인이나 기능은 기대 이상이었다고 생각된다. 특히 월 별 달력 형식으로서 월 단위의 관리가 가능하기 때문에 일정 관리 기능의 효용성이 매우 클 것으로 보인다. 특히 특정 날짜나 요일 단위로 선택을 할 수 있어, 예를 들어 주중 업무와 매 주말 계획을 구분하여 관리할 수 있다.더불어 현재 Mac OS X 10.8에서 사용할 수 없는 캘린더와의 동기화도 다시 구동될 것으로 기대된다.

하지만 iOS 버전에서 사용해보면 알 수 있겠지만 GTD 시스템을 위한 Forecast 기능은 특별히 있어서 좋거나 없어서 나쁘거나 할 만한 사안이 아니기 때문에 운용 측면에서는 큰 개선이 있을 지 의문이다.

Reviewing

Forecast와 함께 새로운 기능으로서 기대되었던 Review에 관한 전모는 시연회에서 완전히 공개되지 않았다. 우선 화면에 보이는 Review은 일단 iPad 버전과 유사하게 보이지만 아마도 아직 개발 과정에 있는 것을 보면 무언가 다르거나 추가적인 기능이 기대된다. Asian Efficiency에서도 iPad 버전보다 개선된 Review에 대한 기대를 언급하고 있는 것으로 볼 때, 새로운 기능이 공개되지 않은 것이 가장 아쉬운 부분이다.

GTD 시스템 체제의 보다 완벽한 정비를 지향하는 입장에서는 OmniFocus 2의 이러한 외형적인 변화보다는 세부적인 변화에 더 관심이 있다. 특히 버전의 분리가 OmniFocus가 다른 경쟁제품에 비해 가지고 있던 장점에 대한 향후 지속적 개선을 미루게 되는 일이 없었으면 좋겠다. 일단 확실한 정식 버전 출시까지 OmniGroup이 어떤 기능을 추가할지는 아직 모른다는 점에서 여전히 기대를 하고 있다.

Things 2

2012년 여름, CulturedCode의 Things가 거의 4년 간의 오랜 침묵을 깨고 버전 2로 업그레이드 되었다. 기다렸던 소식이긴 하지만 사실 Things는 출시 전후의 관심과 호평에 비하면 현재는 상당히 정체된 느낌을 주고 있었다. 특히 경쟁 제품이었던 OmniGroup의 OmniFocus가 지속적인 기능 개선으로 Mac 기반 GTD 플랫폼의 선두로 올라섰다는 점에서 더욱 그러하다고 본다. 이러한 현상은 OmniGroup의 노력에 따른 것이기도 하겠지만 CultureCode가 iPhone/iPad 버전에 집중하면서 Mac 버전의 기능 개선이 상대적으로 부진했기 때문이라고 생각된다.

Things의 장점은 무엇보다도 단순함과 유연성을 들 수 있다. 깔금하고 세련된 인터페이스가 제공하는 단순한 업무 처리 방식은 OmniFocus와 같은 복잡한 구조의 어플라케이션 운용에 비해 월등한 작업 효율을 제공하면서 즉각적인 학습도 가능하다. 또한 하나의 일이 특정 컨텍스트에 제한되지 않도록 멀티-태그를 사용하므로 써 GTD 시스템의 기본 구조에 너무 경직되지 않고 유연하게 업무 처리가 가능하도록 해 준다.

Things 2의 새로운 기능

Things 2의 GTD 활용성을 위해 개선된 가장 주요한 기능은 Tickler로서 운용될 수 있는 Daily Review 화면이 Today 폴더에 생성되는 것이다. Daily Review는 각 항목들이 Due Date 이전 지정된 날짜만큼 이전에 미리 Today 폴더에 별도로 나타나므로 써 미리 준비 작업을 하거나 혹은 실제 작업 시작일로서 운용할 수 있다.

새로운 Things Cloud 서비스로 이를 통하여 모든 Macintsoh, iPhone 및 iPad 간에서 신속하게 데이터를 공유할 수 있게 되었다. 사용 경험에 비춰 동기화 속도는 거의 실시간으로 수행된다. 하지만 Things Cloud는 기능에 대한 공개 이후 정상적으로 서비스되기 까지 거의 1년 가까운 시간이 걸렸다.

또한 OS X Mountain Lion의 Reminders(미리 알림)의 업무 사항들이 자동으로 Inbox에 동기화되도록 설정할 수 있다. Things는 이 기능을 이용하여 iOS 버전에서 Siri를 통해 입력된 미리 알림의 목록을 Inbox 폴더로 자동 Import 할 수 있는 상태로 만들어 준다.

E-메일 메시지나 웹 브라우저 등의 내용을 그대로 Quick-Entry로 이전할 수 있는 Autofill 기능을 이용하므로 써 새로운 일의 작성이 수월하도록 개선되었다.

Things 2는 그럼에도 기대했던 계층적 프로젝트 관리 기능이 빠져있다. 물론 Project, Area of Responsibility 그리고 Contact 폴더를 잘 이용하는 방법도 있고, 아니라면 굳이 계층적 관리가 필요한 가에 대한 의문도 제기할 수 있겠지만 많은 일 거리들을 작은 디스플레이에서 체계적으로 관리하기 위해서는 분명 어려움이 있다. 하지만 이러한 점도 오히려 Things가 복잡한 구조의 관리 체계에 지친 GTD 사용자에게는 더 매력적으로 다가올 수도 있지 않을까 싶다.

그러나 여전히 Inbox에 저장된 항목을 바로 디렉토리로 생성할 수 없다는 점과 삭제된 항목들의 복원을 위한 기능을 지원하지 않고 있다. 특히 디렉토리 내 항목들에 대한 분류 작기능이 없기 때문에 항목 들간의 우선 순위를 사용자가 직접 관리해야만 한다.

GTD Inbox 수집을 위한 도구

GTD 시스템의 신뢰성은 수집 단계에서부터 시작된다. 일반적으로 GTD 시스템을 처음 접하게되면 새로운 수집의 즐거움(?)으로 인해 여러 개의 수집함과 수집 도구를 갖추고 수집 과정을 수행하게 된다. 이 과정에서 너무 무리한 나머지 몸이 지쳐서 GTD 시스템의 구축 자체가 지지부진해주는 경우와 수집 대상을 찾기 위해 혈안이 되는 두 경우로 나뉜다.

수집은 글자 그대로 가공이 포함된 정리가 아닌 몸과 마음에 신경쓰이는 대상을 한 곳으로 모으는 과정이다. 하나의 물리적인 공간을 기준으로 하나의 수집함을 두는 이상적이다. 디지털 환경에서는 사용하는 기기들에 따라 여러 개의 수집함이 존재할 수도 있겠지만 이럴 경우에도 각 수집함의 자료들이 동기화되어 서로 중복되지 않도록 하는 것이 좋다. 이번 포스팅에서는 현재 내가 운용중인 수집 도구들과 그 운용 방식에 대해 적고자 한다. 물론 이와 관련한 내용들은 앞으로도 계속 언급되지 않을 수 없겠지만...

1. 맥북프로

현재 ’일’의 대상을 수집하는 기본 도구는 맥북프로에서의 OmniFocus for Mac이 그 중심이 된다. Inbox에서 직접 입력하거나 quick entry 기능을 사용한다. OmniFous에서는 quick entry에서 제목에 더하여 프로젝트, 컨텍스트 및 기타 요소를 지정하거나 입력할 수 있지만 나는 수집 과정의 명확성을 위해 가능한한 제목만 입력하여 Inbox로 보낸다. 하지만 GTD의 원칙주의자 입장에서 볼 때, 수집 과정에서는 수집 이외 작업이 진행되어서는 안된다. 때문에 수집과 평가 작업을 동시에 수행할 수 있는 quick-entry 기능은 초기에 사용자들에게 상당한 비난을 받은 부분이다. 그 외 웹 브라우저, E-mail 클라이언트 등 다른 어플리케이션에서 전송되는 정보들도 quick entry를 통하여 저장된다.

E-mail의 경우는 맥북프로의 Mail Inbox에서 자동으로 수신된다. 책상 위의 노트를 대체하기 위해 Mail의 memo 기능을 사용하기도 했으나 사용성나 빈도는 극히 저조하다. 곧 출시될 Mountain Lion에서의 Notes에 기대를 하고 있다. 하지만 역시나 효용성면에서 손으로 직접 저는 노트 기능을 대체하기는 어려울 듯 보인다.

그리고 맥북프로에서 생성되거나 네트워크를 통하여 다운로드되는 파일들은 Dropbox의 Inbox 폴더에 저장된다. Dropbox를 통하여 내가 사용중인 모든 기기들에서 문서를 비롯한 파일들을 함께 사용할 수 있도록 했다. Mail이나 Safari에서 다운로드되는 파일들도 모두 Dropbox에 저장되도록 한다.

2. 아이폰 & 아이패드

현재 iPhone 4S와 iPad 1세대를 사용하고 있는데, 가장 주요하게 수집도구로서 사용하는 것이 카메라 앱이다. 촬용된 사진과 동영상은 물론 메신저를 통하여 다운로드된 사진들도 iCloud를 통하여 맥북프로와 다른 iOS 기기들로 전송된다.

물리적인 iPhone 4S의 음성메모 앱 기능 역시 가장 많이 사용되는 수집 도구이다. 예전에는 별도의 녹음기 등을 사용하므로 써 사용에 상당한 불편함이 있었으나 이를 완벽하게 대체할 수 있다. 음성메모는 itunes를 통하여 맥북프로로 동기화되고 필요시 사용할 수 있도록 보관된다. 사실 외부에서 iPhone과 iPad의 메모 앱을 사용할 수 있는 상황이 만들기가 쉽지가 않으므로 음성메모는 외부 활동시 사진 앱과 함께 매우 강력한 수집도구가 된다.

하지만 무엇보다도 OmniFocus for iPhone과 OmniFocus for iPad를 사용하게 됨에 따라 OmniFocus를 보다 완벽하게 GTD 시스템의 중심 도구로서 활용할 수 있게 되었다. 이제 GTD 시스템 운용과 관련하여 유사시에 굳이 맥북프로를 사용하지 않아도 된다는 점에서 심리적으로 상당히 안정을 가질 수 있게 되었다.

3. 수집함

GTD 시스템을 위한 전통적인 수집 방식을 위해 사무실 책상 위(최근에 뒤로 옮겨졌다)에 Sysmax 2단 트레이를 수집함으로 사용하면서 업무 중 발생하는 서류나 물품들을 모은다. 수집함에 가장 많이 넣어지는 것은 타 부서에 받은 문서나 업무와 관련하여 출력된 문서들 그리고 각장 우편물과 정보지들이다. 기본적으로 수집함은 1~2일 간격으로 비우려고 계획했지만 어떤 경우에는 수집함이 쉽게 넘칠 정도로 서류나 책들이 쌓이게 된다. 다른 업무에 신경을 쓰다보면 어느새 수집함을 비워야 할 시점 임을 알게 된다. 만일 이러한 경우 평가 단계로서 수집함 비우기를 진행하지 않게 되면 수집함은 새로운 부담거리로 다가올 수도 있다는 점을 주의해야만 한다. 그리고 책상이 비좁아 순간적으로 서류나 물품을 수집함에 넣었다고 옮기지 않거나 하면 수집함을 비우는 과정에서 곤란한 문제가 생길 수도 있다.

수집함 외에 책상 위에는 수집 도구로서 사용될 수 있는 일반적인 문구류를 준비해 두고 있다. 메모는 물론 각종 아이디어를 그리거나 다른 직원과의 협의 내용을 적는 메모지, 연필, 지우개, 일반적인 형광펜 대신 사용하는 STAEDTLER Textsurfer dry, 클립, 여러 크기의 집게 그리고 Post-It 등이다.

평상시 맥북프로와 아이패드를 넣어 출퇴근 및 출장 시에 사용하는 LEXON Airline 가방에는 메모를 위한 노트와 서류 등 넣을 수 있는 파일 폴더를 그리고 필기구를 넣어 두고 있다. 일단 회사로 돌아오면 가방의 모든 ‘일’을 위한 요소와 수집 대상은 책상 위의 수집함으로 옮겨 가방을 비운다.

PS. 얼마 전 까지 나는 GTD 시스템의 관리 대상에서 집(혹은 가정)을 제외시켰었다. 여러가지 이유가 있겠지만 대한민국 직장인의 대부분은 업무 영역에 있어 집과 직장의 구분이 없기 때문이었다. 사실 난 평생동안 직장의 업무를 집에서 엄격히 분리시키기 위해 꾸준히 노력해왔다. 하지만 지금은 직장의 일이 아닌 순수하게 나와 집의 일을 위한 GTD 시스템을 적용시키려고 확장하고 있다. 물론 이 과정에서 아내의 협력이 절대적으로 필요했기 때문에 아내를 포섭하기 위한 나름 많은 노력을 기울이고 있다.

OmniFocus Theme

아이폰 등장이후 GTD를 시작하는 단계에서 가장 먼저 하는 일이 적절한 앱을 선택하는 것이 일상화된 것 같다. 아마도 이 블로그를 보는 이들의 많은 기대도 그와 같을 것으로 예상된다. 이제 본격적으로 GTD 시스템 도구들이 신뢰성을 가지고 내 삶에서 얼마나 평온하게 해 주었고 또하 고민스럽게 만들고 있는 그리고 이를 어떻게 해결하는지에 대해 적고자 한다.

OmniFocus가 요즈음은 GTD 시스템을 위한 최고의 도구 중 하나로 평가받고 있지만 출시 당시에는 OmniGroup의 명성에 먹칠한다는 욕을 먹기까지 했다. 그 이유는 GTD를 적용하기 위한 도구로서 너무 복잡하다는 점이었다. iGTD나 Things에 비해 메뉴 구조는 물론 세부적 기능도 많았으며, 특히 GTD가 컴퓨터 환경에 적용되기 시작한 즈음에서 단결별 기능의 구현이 명확하지 않다는 점이 가장 큰 단점으로 지적되었다. 그러던 것이 어느덧 지금은 OmniFocus의 장점으로 인식되었고 이전의 비난은 사라진 듯 보인다. 예로 OmniFocus는 다른 GTD 프로그램들과 달리 화면의 글꼴이나 상태 변화를 나타내는 표현 등을 수정하고 이를 theme 파일로 저장하고 호출할 수 있다. 초기에는 GTD 시스템 도구에 왜 이런 쓸데없는 기능이 있는지 비난을 받았다. 하지만 GTD 시스템 도구들이 점점 컴퓨터 기반으로 집중되면서 사용자가 필요에 의해 환경을 변경할 수 있는 이러한 기능들은 어느 시점에 이르러 나름 유용하게 운용될 수 있다.

OmniFocus에서 스타일 설정을 변경하기 위해서는 Preference 메뉴에서 Style 항목을 사용한다. 마음에 드는 환경으로 각 요소들에 대한 스타일을 변경한 후 theme을 저장할 수 있다. 이러한 기능을 이용하여 일부 사용자들이 자신만의 theme를 만들고 공개하기도 한다. 아래 사이트에서 몇몇 theme를 다운로드하여 적용할 수 있지만 아직 수가 많지는 않아서 그런지 완벽하게 마음에 드는 것은 없는 듯 하다.

http://ofthemes.com

아래는 OmiFocus를 The Hit Lists처럼 보이도록 한 theme을 적용한 결과이다. 단, theme을 적용하기 전에 이전 theme은 별도로 저장해두는 것이 좋다.

2012년 맥킨토시를 위한 GTD 프로그램 현황

GTD 프로그램의 선택은 현대적인 GTD 라이프 스타일에서 매우 주요한 일의 하나다-최근 이 사안에 대해 매우 긴 글을 쓰고 있다. 이전 iGTD나 kGTD 같은 프로그램이 널리 알려지면서 GTD 프로그램은 GTD 시스템 자체를 널리 알리는 데 큰 공헌을 했다고도 생각할 수 있다. 그리고 본격적인 상용 프로그램들이 속속 등장하면서 여러 기능들로 비교되어 지고 있다. 나 역시 이런저런 프로그램을 사용해보다가 결국 OmniFocus를 선택하겠다. 이후 몇년이 지났지만 Things 이후 시장에 큰 변화는 없다가 최근 아이폰과 아이패드 버전으로 GTD 프로그램이 새롭게 출시되면서 시장이 관심이 높아지고 있다. 그렇더라도 일단 아직까지는 맥킨토시 버전이 기능적인면에서나 금액적인면에서 주력이라고 보고 이에 비교를 간단히 적어 보았다. 각 프로그램들이 GTD에 관하여 지향하는 바가 서로 다르겠지만 개인적인 측면에서 각 프로그램이 가진 단점을 어떻게 평가하고 혹은 필요에 따라 극복할 수 있는가도 주요한 일이다. 물론 순전히 개인적인 취향에 따라 적혀진 글이란 점을 염두에 두면 좋을 듯…

Things(Cultured Code)

프로젝트 관리의 효율성을 위한 계층적 디렉토리 구성을 지원하지 않는다. Things의 다른 모든 장점을 덮을 정도로 치명적인 사항이라고 여겨진다. 하지만 GTD 시스템에서 프로젝트들이 계층적으로 관리되어야만 하느냐 혹은 그렇지 않아도 되느냐의 이론적이고 기능적인 측면에서의 단점이 아니다.

그리고 맥, 아이폰 그리고 아이패드 버전 간의 동기화에 대한 기능 구현과 사용자들의 불만이 높다고 한다. 마찬가지로 여러 버전의 동기화 기능이 사용 편의성에서 매우 주요한 것이긴 하지만 GTD 프로그램의 기능적 측면에서 선결 조건인지는 의문이 있다.

The Hit List(Potion Factory)

The Hit List(이하 THL)은 기능적인 면에서 Things의 모든 불만을 해소해 주고 있다. 계층적 프로젝트 관리가 가능하며 컨텍스트 및 태그 운용을 지원한다. 특히 폴더, 리스트 그리고 스마트 폴더를 프로젝트와 태그를 이용하여 구성할 수도 있다. OmniFocus를 구매하기 전에 Things와 THL 사이에서 고민하다가 거의 1년 가까이 THL를 사용했다. THL도 0.9.X에서 정식 1.0 버전으로 업데이트되는데 거의 1년 이상 걸리지 않았나 싶다.

THL는 Things에 대해 인터페이스 운용이 다소 불편하고 지원되는 각 기능이 완벽하거나 세련되지 못한 느낌을 제공한다. 이런 기능적인 면이야 익숙해지면 불편없이 사용할 수 있는 것이 GTD 프로그램의 특징이기도 하긴 하지만 Things와 상대적으로 많이 비교되어 본의아니게 상대적으로 저평가되기도 했다. 무엇보다도 iCal의 캘린더 동기화가 오직 하나의 캘린더와 태그 혹은 리스트(프로젝트)에 대해서만 가능하다. 마찬가지로 이러한 조건 역시 사용자가 적용하고 효용성있게 운용한다면 큰 문제가 될 것이 없는 것이긴 하지만 비교 대상에서는 손해보는 요건이기도 하다.

Inbox(Midnight Beep SoftWorks)

Inbox 1.5의 경우, 가장 큰 특징은 수집기능이라고 볼 수 있다. 개인 홈 디렉토리에 연관된 파일, 캘린더 항목, 북마크 그리고 E-Mail 항목을 자동으로 수집한다. 사용자는 각 항목에 대하여 처리를 별도 지정된 화면에서 진행만 하도록 구성되어 있다. GTD 프로그램의 기능적인면에서 본다면 가장 표준적으로 일을 관리할 수 있는 기능을 제공하는 반면, 다른 프로그램에 비해 수집된 항목에 대한 처리 과정을 일일이 진행해야 하기 때문에 너무 복잡하고 유연성이 떨어진다. Inbox 2에서 이런 기능이 수정된다면 최고의 GTD 프로그램이 되지 않을까 기대한다. 그러나 Inbox 2는 2년째 Coming Soon으로 표시되어 있다.

Wunderlist(Wunderkinder)

Things와 비견될만한 인터페이스를 가지고 세간의 관심을 모았지만 Things와 같이 계층적 프로젝트를 운용하지 못하는 단점을 가지고 있다. Wunderlist의 가장 큰 장점은 맥킨토시나 iOS 장치 뿐만 아니라 다양한 운영환경을 전제로 만들어져서 각 운영체제나 장치 간의 동기화가 가능하다는 점이지만 시스템 전체적으로 볼 때 아직 많은 개선이 필요한 듯 하다.

OmniFocus(Omni Group)

OmniFocsu의 단점은 Thngs나 THL에 복잡하다는 것이다. 굳이 기능면에서 Things나 THL와 비교한다면 이들이 GTD의 업무처리 자체만을 다룬다고 볼 수 있는 반면 OmniFocus는 사용자가 설정한 일의 진행에 대한 다양한 조건을 이용하므로 써 보다 높은 관리 수준을 제공한다. 실제 이러한 기능의 사용 유무에 따라 OmniFocus의 평가는 극과 극을 다룬다. 그리고 기능적인 단점이라면 무엇보다도 태그를 사용할 수 없다는 것이다. 태그를 선호하는 사람이라면 OmniFocus가 매우 불편하기도 하겠지만 나처럼 태그를 이용하는 방식을 크게 선호하지 않는다면 굳이 불편한 점이라고 볼 수 없을 수도 있다. 또 다른 단점은 날짜나 시간별로 분류(sorting)가 생각대로 적용되지 않는다는 것이다. 그나마 이전 버전에서는 분류 자체가 오류가 많았다.

OmniFocus를 사용하는 입장에서 이런저런 글을 쓰더라도 결국 OmniFocus 옹호론자가 되지 않을까 싶다. 그렇더라도 내가 OmniFocus를 선택한 이유는 기능 자체가 어려운 것이 웬지 고급스러워 보였고 이를 활용한 여러가지 방법을 기대했기 때문이기도 하다. 하지만 더 큰 이유는 개발사인 Omni의 영향인지 모르겠지만 OmniFocus가 Mac OS X 운영체제는 물론 그 기본 프로그램과 다른 프로그램과의 연결성이 매우 뛰어났다고 생각했다. 단순히 GTD 운용성에서 본다면 Things나 THL가 더 생산성이었고 GTD 시스템의 구조에서본다면 Inbox가 훨씬 도전해 볼 만 했다. 더우기 Things나 THL 그리고 Inbox의 경우, 아이폰과 아이패드 시장이 급속히 확장되면서 맥킨토시 프로그램은 약간 뒷전으로 밀린 느낌을 받지 않을 수 없었다. 그에 비해 OmniFocus난 다른 iOS 장치들과 함께 지속적으로 업데이트되면서 관심을 가지게 한 것이 계속적인 사용자를 확보하고 있는 이유 중의 하나라고 본다.

[책] 체크리스트

비슷한 분야에서의 여러 종류 서적들을 읽다보면 대체로 다 거기서 거기까지인 내용을 담고 있다. 그럼에도 불구하고 혹시나 싶어 시간과 돈을 들여 책을 읽는 이유는 그나마 나름 가치있는 내용들이 가끔씩 나오기 때문이다. 아툴 가완디의 ‘The Checklist Manifesto, 체크리스트’는 그런 의미에서 근래에 보기 드문 책이 아닐까 싶다.

다만 기대한 바와 내용이 크게 다르진 않지만 결코 내용이 쉽지는 않다. 의사인 저자가 주로 의료 현장에서의 이야기를 다루다보니 일반인이 정독을 하려고 하면 이내 포기하기가 십상일 수도 있이다. 때문에 오직 저자가 주장하는 의도를 염두에 두고 생각하고 읽어 나가야 짧은 시간에 마무리할 수 있다. 이런 책을 하루나 이틀 만에 읽는 것이 효용성이 있는지 의문이지만, 잘못했다간 내용이 어려워 진도 나가기가 쉽지 않기 때문이다.

항상 그러하지만 이 책에서도 나무도 당연한 핵심을 적고 있다. 그러나 우리가 언제나 잊고 있는 내용이다. 업무나 기타 일상의 일을 정확하게 그리고 안전하게 진행하기 위해서는 사전에 확인해야 할 사안에 대한 점검표, 즉 체크리스트를 작성하고 매번 점검해야 한다는 주장이다. 이 사실을 모르는 이는 없을 것이다. 하지만 저자는 체크리스트가 필요로 했던 의도에서부터 작성 그리고 적용까지 나름 상세하게 그리고 친절하게 설명하고 있다(여러 분야의 예를 들고 있지만 단연 의료분야의 예가 많다). 비록 상황이 의학 관련한 내용이라 그냥 넘어가더라도 그 의도는 충분히 파악할 수 있다.

체크리스트 활용에서 가장 중요한 것은 어떠한 상황이 발생했을 때 충분히 인식할 수 있는 가치와 즉각적 효용성을 가질 수 있도록 만들어져야 한다는 것이다. 하지만 책의 후반부에서도 언급하지만 그런 체크리스트를 작성하고 나아가 매번 활용한다는 것은-작성의 단순함에 비해-결코 쉽지가 않다. 우리 모두가 알고 있는 사실이다. 그런 수준의 체크리스트를 만들기 위해서는 나름의 경험과 노력 그리고 시간이 요구될 수 있다. 실제 저자가 이를 위해 많은 노력을 했다는 것은 책을 읽으면서 어렵지 않게 느낄 수 있었다.

어쩌면 이 책을 덮고 나서 우리는 언제나 그렇던 늘 하던 실수를 반복하고, 또 그 실수에 대한 대책을 수립하지만 언제나처럼 실수는 다시 반복된다. 다행히 대부분 일상의 작은 일로 마무리 되기도 하지만 언젠가 감당 못할 큰 일이 될 수도 있다. 이 책을 읽고 느낀 바가 있다면 그것이 무엇이든 당장 실행해야 할 것이다.

PS. 책을 읽으면서 느끼는 또 다른 수확이라면 절대 아프거나 해서 병원이 가면 안될 것 같기 때문에 열심히 건강을 지키기 위한 노력을 해야 한다는 것이다.

Note Taker

OmniFocus나 iPhone과 같은 도구가 있지만 항상 지니고다닐 수는 있더라도 항상 사용하기는 쉽지가 않다. 아직까지는 회의 도중에 iPhone을 꺼내 입력하는 모습이 일상적이지는 않은 것이 사실이고, 아무래도 손을 직접 쓰는 그 자체가 여러모로 효용적이기도 하다. 하지만 A4 사이즈와 같은 큰 노트는 회의나 업무에는 필요하지만 이동 중에는 마땅치 않다. 때문에 손에 쥘 수 있는 작은 노트를 사용해야 하는데, 주머니에 넣을 수 있는 크기는 물론 쉽게 기록하고 뜯어 낼 수 있어야 기능적이라고 본다. 그런데 이러한 까다로운 요구 사항을 만족시키는 노트를 찾는게 생각처럼 쉽지는 않았다-아마 개인적인 취향의 차이에 따라 그렇지 않다 싶다. 여건이 된다면 David Allen의 Notetaker Wallet과 같은 제품을 사용하는 것도 좋겠지만 해외에서 구입 비용이나 가격대 성능비로 본다면 선택이 쉽지 않은 것도 사실이다. 문구점이나 전문점에 갈 때마다 한참을 뒤지기도 했지만 마음에 드는 것을 발견하지 못했다. 그러던 중, 몇 번 들렀던 HotTracks에 갔다가 꽤나 마음에 드는 Note Taker를 발견했다.

가장 마음에 드는 점은 노트를 한 장씩 뜯어내는 것이 깔금하다는 점이다. 대개 노트를 뜯어낼 때 자국이 남아 눈에 거슬리는 경우가 많다. 또한 링으로 만들어진 노트의 경우 뜯어낸 자국이 상당히 보기 싫게 된다. 그리고 표지를 완전히 뒤로 젖혀 메모장처럼 두고 사용할 수 있다는 점도 마음에 든다. 가격은 1,000원.

OmniFocus - Ticklers

GTD 시스템이 다른 자기계발 시스템과 다른 기능적인 사항은 일의 실행 순서를 정함에 있어 가치보다는 실행 가능성을 우선한다는 점이다. 그리고 일의 실질적 실행 일자가 정해지거나 사용자가 설정한 일자를 GTD 시스템이 관리할 수 있게 됨에 따라 우리는 현재 할 수 없거나 할 필요가 없는 일에 대한 생각을 머릿 속에서 지워 버릴 수 있게 된다. GTD 시스템은 Tickler는 이상과 같은 수행하기 위한 단순하면서도 효율적인 방법의 하나로 사용된다.

Tickler는 일의 마감일 혹은 마감 전 준비를 시작해야 하는 날을 지정하고 해당 날짜가 되기 전까지는 시스템에 나타나지 않다가, 지정한 날짜 조건이 부합되는 날에 시스템에 등장하여 사용자가 화인할 수 있도록 해 준다. 일반적인 방법으로 사용하는 달력과 비교한다면, 많은 일이나 정보가 기록되면 점점 달력을 보면서 일의 상세 내용을 확인하기가 쉽지 않게 되고, 달력에 적히는 항목들에 대한 기준을 따로 마련해야 하는 일도 생기기 된다.

OmniFocus와 같은 컴퓨터 기반 GTD 프로그램이 아닌 실제 물리적인 환경에서는 Tickler 폴더로 구성될 수 있다. Tickler 폴더에는 일, 월 별로 구분된 43 개의 파일 폴더를 구비한다. 1 ~ 13일 그리고 1 ~ 12 개 월로 구분된 각 Tickler 폴더에는 해당 일자 혹은 월에 해야 할 일에 대한 사항과 관련 서류들이 저장된다. 사용자는 매일 당일에 해당되는 Tickler 폴더의 내용을 확인함에 따라 잊지 않고 계획한 일을 실행할 수 있도록 해 준다. GTD 시스템을 구성할 때 사용자들이 가장 필요하다고 생각되는 도구가 Tickler 폴더인데, 사실 개인적으로는 몇 년간의 사용 경험에 비춰 여간 부지런하지 않고서는 기대한 성과를 얻기가 쉽지 않기 때문에 처해진 상황에 따라 무작성 사용한다면 그 유용성의 효과를 완전하게 기대하기 힘들다. 이러한 문제를 개선하기 위해서는 Tickler 폴더 자체를 가능한한 눈에 잘 뛰면서 쉽게 손이 갈 수 있는 장소와 위치에 배치하는 것이 가장 중요하다.

OmniFocus와 Things를 비교할 때 OmniFocus가 상대적으로 복잡하고 어렵다고 하지만, 반면 OmniFocus의 여러 기능을 제대로 사용하는 경우도 많지 않다고 생각된다. 그리고 그 중의 하나가 Tickler 기능이기도 하다. OmniFocus에서의 Tickler를 사용하기 위해서는 그 대상이 되는 ‘미래(오늘 포함)의 일이 시작되는 날짜가 지정하는 것으로 시작한다. 즉, OmniFocus의 Action 혹은 Project에 대하여 Start date와 Flag를 지정한다. 그러면 일반적인 경우에는 나타나지 않다가 지정된 일자에 할 일이 화면에 나타나게 된다. OmniFocus를 사용하면서도 하루에도 몇 번이고 Due 화면이나 Project 화면을 보면서 앞으로의 일정을 확인하고 있다면 아직 제대로 Tickler 기능을 활용하지 못하고 있는 것이다.

아직 대형 문구점에서도 David Allen의 GTD System Folders와 딱 맞는 폴더 제품을 찾지 못했다. 때문에 일반적으로 사용하는 황색 폴더를 이용하여 직접(고생해서) 만들어 사용했다. 이후에는 Sysmax의 Handy Box 폴더를 사용하기도 했다.

PS. OS X 10.8 Mountain Lion의 캘린더와 OmniFocus의 Sync 기능이 해제됨에 따라 Tickler 기능을 더 이상 두 시스템 간에 연동해서 사용할 수는 없다.

GTD의 컨텍스트에 대한 착각

참고는 참고일 뿐, 컨텍스트는 자신의 것이다.

돌이켜 볼 때 GTD 시스템를 나름(!) 복잡한 삶에 적용하고자 나 역시 별의별 짓을 다했다고 생각한다. GTD 시스템의 현실적 운용에서는 항상 많은 것들이 의문스러웠다. 예로 컨텍스트라는 필요 조건이 만족되었고 일의 실행에 남은 것은 오직 나의 실천 의지 만이 있을 뿐이었다. 하지만 컨텍스트 조건의 충족 여부와 상관없이 일은 제대로도 원활하게도 실행되지 않았고 여전히 GTD 시스템이 아닌 머릿 속에 남아 있는 경우를 겪게 되었다. 이에 대하여 근본적인 원인과 해결 방안을 찾게되면서 나의 GTD 시스템에서의 컨텍스트가 너무나 형식적이지 않은 가에 대한 의문이 들었다. 이전 컨텍스트의 선택이라는 포스팅에서와 같이 나의 컨텍스트로 일반적인 구성에게 크게 벗어나 있지는 않다. 덕분에 생각해보면 일의 컨텍스트 지정을 이미 규정한 몇 가지 컨텍스트 구조에 맞추려고 애를 쓰는 것 같았다. 사실 그렇게 하는 것이 더 효율적이라고 생각했다.

그렇다면 현재의 컨텍스트 구조가 현실적이지 못하다 것인가? 물론 이러한 문제의 답이 멀티 컨텍스트는 분명 아니다. 멀티 컨텍스트를 사용하지 않는다면 가장 중요한 핵심 사안을 컨텍스트로 지정하게 된다. 이것은 핵심 컨텍스트가 되지 못한 많은 다른 부수적인 조건들의 충족을 전제로 한다. 하지만 GTD 시스템에서 컨텍스트가 지정된 일에 대하여 그 지정된 항목에만 집중하게 되는 경우가 많았다. 덕분에 컨텍스트의 충족에도 불구하고 일의 진척을 더디거나 시작도 못하는 경우도 발생했다.

이에 대한 나의 해결책은 크게 몇 가지로 구분하였다. 우선 가장 일반적인 방법으로써 하나의 일을 가능한한 최소 단위로 구분하여 컨텍스트를 지정하는 것이었다. 물론 이러한 방법은 일을 세부화하는 과정에서 너무 비효율적인 구분까지 진행되기고 했다. 분명 단순하고 쉬우면서도 어렵고 복잡한 일이기도 하다. 또 다른 방법은 프로젝트로 운용하는 것이다. 내부적인 방법이야 동일하다고 보겠지만 하나의 프로젝트로 만들고 컨텍스트 조건으로 세부적인 일을 구분하는 것이었다. 시각을 달리하여 컨텍스트를 구체적으로 세분화하는 방법도 있다. GTD 시스템의 운용을 시작하게 될 때, 컨텍스트의 구성과 구조를 너무 정형화하는 실수를 저지르기도 한다. 즉, 이미 GTD 시스템을 사용하면서 이에 대한 소개를 한 웹 사이트나 블로그 등의 컨텍스트 구조를 참고가 아닌 그대로 자신의 시스템에 적용하려고 하는 경우가 있다. 여기에서 컨텍스트에 대한 우리의 착각이 시작된다. 컨텍스트란 자신의 업무 범위에 따라 스스로 설정하는 것이 핵심 임에도 레퍼런스에 집중하므로 써 컨텍스트에 자신의 시스템이나 업무 스타일을 맞추려고 하는 일을 벌이게 된다. 더 나아가 컨텍스트를 장식하려는 경우도 있다. 일의 수행에 솔직한 전제조건이 아니라 우아한(?) 구성에 억지로 맞추려고 하는 것이다. 마치 부모가 읽을 것을 아는 어린 아이의 일기처럼.

결국 GTD 시스템을 접하게 되면 컨텍스트라는 조건이 마치 일을 완료시켜주는 사안인 것처럼 착각하는 경우가 많다는 것이다. 마치 컨텍스트가 GTD 시스템 내에서 만들어져 있는 것처럼 생각하는 경우로 볼 수 있다. 자신을 삶을 투영하는 컨텍스트를 만드는 것은 자신이 가장 잘 할 수 있는 일임에도 대부분의 사용자들은 무언가 확실하고 명쾌하면서 만족할만한 컨텍스트의 예를 찾기위해 애쓰는 모습이 보인다.

PS. 하나의 일을 여러 개의 일로 나눈 것과 프로젝트로 만드는 것의 차이는 의외로 간단한 것이 프로젝트는 그 자체로서 마감일을 가진다. 만일 하나의 일을 굳이 여러 개로 조각을 냈다고 해서 이를 프로젝트로 만들 필요는 없다.

MindNode Pro

브레인 스토밍을 위한 마인드 맵핑 어플리케이션으로 뭘 살까 고민하다가 오늘 질렀다. MindNode Pro의 매력은 여러 마인드 맵 가운데 가장 이쁘거나 혹은 귀엽다는 점이다. 마인드 맵이 다소 업무적인 측면에서 운용 이미지가 크다보니 마인드 맵 자체가 직선화되고 구조화된 플로우 챠트를 보는 듯한 경우가 있다. 그리고 비용 역시 만만치 않은 것도 사실이다. 그런 점에 비춰 MindNode Pro는 마인드 맵을 가볍게 시작하는 용도로 적합하며, 또한 메모장처럼 부담없이 운용할 수 있는 용도로 적당하다.

사실 마인드 맵 프로그램 사용에 있어 가장 어려운 점이 맵핑 그 구성 자체에 완벽성이 요구되는 듯한 복잡하고 어려운 기능을 제대로 활용하기 쉽지 않다는 부담감이다. MindNode Pro는 그런 부담이 상대적으로 적도록 만드는 가볍고 쉬운 인터페이스를 제공한다. 아니 제공하는 인터페이스가 가장 기본적인 차원이다.

하지만 다른 상용 제품에 비해 맵핑 외 주변 기능이 많이 부족하다니 다양한 기능을 기대하는 분들에게는 적극 비추하고 싶다. 물론 MindNode Pro 자체가 오랫동안 경쟁에서 생존한다면 그 사실 자체가 부족한 기능을 충분히 보완하고 있다는 사실을 의미하지는 않을까 싶다.

마인드 맵핑

마인드 맵핑은 놀랍게도 1970년대 등장한 20세기의 기술이다. 종종 마인드 맵핑의 일상적 표현 덕분에 고대 사회부터 이어져온 전통적 방안이라고 오해하는 경우도 있다. 그만큼 마인드 맵핑의 기능적 방법은 특별한 것이 아니라고도 할 수 있다. 다만 이러한 기능적 표현을 생각의 정리나 업무 진행의 도구로 적용했다는 점에서 차이 혹은 개발자의 역량을 미뤄 짐작할 수 있다.

일반적으로 마인드 맵핑의 창시자로 토니 부잔이라 하지만, 그의 개발 이전에도 유사한 관리 기법들은 많이 존재했다고 볼 수 있었다. 하지만 토니 부잔은 현대 사회의 일상에서 수 많은 일 그리고 일의 계획과 진행에 고민하는 이들의 문제를 해결하과 도움을 주는 기술로서 마인드 맵핑을 하나의 새로운 관리 기법으로 변화시켰다는 것에서 그의 공헌이 칭송받을만하다. 하지만 이후 수 많은 사람들이 마인드 맵핑 자체를 가지고 고민하는 것을 보면 역시 천재는 아무나 될 수 없는 것이 분명하다.

마인드 맵핑의 최대 효용성은 그 기술적 방법의 이해가 매우 쉽다는 것이다. 아무리 좋은 업무 관리 기술이나 일 처리 방식을 이전까지 접하지 않은 이에게 온전히 전달하기란 쉽지 않은 일이다. 그에 반해 마인드 맵핑은 처음 접하는 경우에도 쉽게 기능적 구현이 수월하고, 바로 적용이 가능하다는 점에서 다른 어떤 관리 기술보다 효과적이라고 하지 않을 수 없다. 또한 마인드 맵핑을 접하는 많은 이들이 그 기술적 효용성에 감탄을 하지 않을 수 없다는 것도 특별한 점이다.

그러나 마인드 맵핑은 누구라도 접근이 쉬운 반면, 운용 목적에 비춰 제대로 된 혹은 기대한만큼의 효과적 운영이 만만치 않는 것도 사실이다. 마인드 맵핑의 운용 목적이 현재 머리 속을 가득 채운 복잡한 생각의 정리 그리고 불명확한 계획의 객관적 진행을 사전 점검하고 관리하기 위함이라고 볼 때, 단순한 기능적 접근에 비해 기대하고 추구하는 목표의 달성을 위해서는 보다 깊은 기술적 접근이 필요하다.

GTD에서도 복잡하고 난잡한 현재 상태는 물론 미래의 계획을 명확하게 설정함에 있어 마인드 맵핑 기법을 추천하고 있다. 마인드 맵핑은 GTD 사용자의 입장에서 보자면 현재 상태의 현황 파악에 매우 탁월한 관리 도구라고 할 수 있으며, 또한 GTD가 제공하지 못하는 장기적 관점에서의 프로젝트 관리나 인생 설계를 위한 기능을 보완할 수 있다는 점에서 함께 운용할 필요가 있는 시스템이다.

마인드 맵핑의 기술적 목적과 기능적 방법론은 이미 여러 서적이나 웹 사이트 그리고 블로그에 소개되었기 때문에 관련된 정보의 입수는 매우 용이하다. 하지만 마인드 맵핑은 운용하는 사안에 따라 그 구현 방식도 천차만별이라는 것도 특징이라고 할 수 있다. 즉 참고할 수 있는 수 많은 마인드 맵핑 사례 가운데 자신에게 적합한 경우를 찾아 활용하기가 쉽지 않을 수 있다. 그러므로 마인드 맵핑의 효과적 운용을 위해서는 다른 참고 사례를 찾기 위해 노력하는 것보다 마인드 맵핑에 대한 정확한 이해와 학습을 통해 자신에게 적합한 구현 방식을 찾아내는 것이 훨씬 효과적인 활용방안이라고 발 수 있다.

마인드 맵의 활용 분야

마인드 맵핑은 활용은 대개 서너가지로 구분할 수 있는데, 가장 일반적이며 기술적인 활용도가 높은 부문이 이른바 브레인 스토밍이다. 브레인 스토밍 기법은 20세기 초, 문제 해결을 위한 아이디어 도출 기법으로 소개되었으며 마인드 맵핑은 기능적인 표현에서 브레인 스토밍을 위한 매우 효과적인 도구로 평가받았다. 일반적으로 현재 해결 해야 할 문제나 프로젝트의 목표를 마인드 맵의 중심에 두고 전개해 나간다.

다른 하나의 정보의 수집 및 평가 그리고 관리 도구로서의 활용이다. 수집되는 수 많은 정보 가운데 중복되거나 반복되는 혹은 유사한 요소간의 관계를 시각적으로 한 눈에 파악하고 이를 정렬하고 관리하는 용도로서 마인드 맵핑만큼 탁월한 기능을 제공하는 기법은 없다고 본다. 일반적으로 대개의 관리 기법이 순차적 나열에 대한 각 요소 간의 비교라는 점에서 모든 정보를 같은 수준에서 동시에 파악할 수 있는 마인드 맵핑이 제공하는 시각적 평가 기술에 대응할 수 없다고 본다.

그 외 기존 수집 자료를 바탕으로 새로운 아이디어를 도출하는 용도로서도 매우 효과적이라 할 수 있다. 특히 기존 정보 간의 유사성 혹은 종속성을 파악하고 필요한 추가 요소를 도출하는 용도로서 사용할 수 있다는 점에서 다양한 분야에 적용될 수 있다.

한마디로 마인드 맵핑은 도구가 필요 없는 도구로서 다른 어떤 생각 정리 혹은 업무 관리 도구에 비해 기능적 접근성이 낮기 때문에 언제 어디서 누구와도 활용이 가능한 업무 처리 기술이라고 할 수 있다.

마인드 맵핑 활용 도구

종이와 연필만 있으면 완벽한 준비가 된다는 점에서 마인드 맵핑의 기능적 구현이 자유롭기는 하지만, 마인드 맵핑 작업이 일시에 마무리될 수 있는 경우는 드물기 때문에 이를 연속적으로 유지하고 관리해야 한다는 점에서 별도의 도구가 필요한 것 역시 충분한 근거가 있는 주장이다. 특히나 컴퓨터 시스템과 인터넷 활용이 일상인 시점에서 애써 종이 위에 쓰고 그려가면서 마인드 맵핑 작업을 한다는 것은 일반적인 운용 방법이라고 할 수 없다. 이미 수 많은 마인드 맵핑을 구현한 소프트웨어가 출시되어 있으며, 직접적이지는 않지만 간접적인 방식으로 마인드 맵핑을 지원하는 경우까지 본다면 선택의 폯은 매우 넓다고 할 수 있다. 그 결과의 선택의 고민에 빠지게 되어, 농담반 진담반 어떤 마인드 맵핑 소프트웨어를 선택할 것인지에 대한 마인드 맵핑을 하기도 한다.

마인드 맵핑 소프트웨어의 수십 개가 출시되어 있지만 기본적인 기능은 동일하다는 측면에서 어떤 제품을 선택해도 마인드 맵핑 도구로서의 활용도는 아무런 문제가 없다고 볼 수 있다. 단지 화면에 구현된 각 요소의 배치나 표현을 시각적으로 효과적으로 구현했다거나 여러 사용자들이 공유할 수 있는 기능을 제공한다거나 혹은 마인드 맵이 아닌 다른 그래프로 표현할 수 있는 기능 나아가 마이크로소프트 오피스나 인터넷 웹 브라우저 등과 함께 사용할 수 있는 기능 등의 차이로 가격과 규모의 차이가 발생한다. 때문에 마인드 맵핑은 무료로 제공되는 작은 프로그램에서 매우 비싼 덩치 큰 프로그램까지 다양하다. 또한 최근 스마트 패드나 스마트 폰에서의 운용을 위한 전용 앱도 적지 않은 실정이다.

개인적으로는 가볍고 빠른 프로그램을 선호하고 비용적인 면에서도 유리하다는 점에서 Mindnode와 Xmind를 주로 사용했지만, 최근에는 Xmind의 무료 기능 수준에서 모든 마인드 맵핑을 활용하고 있다. 유료 버전을 사용한 경우에도 실질적 기능 활용도는 거의 무료 버전이 제공하는 기능이 한정되었었다. 결국 마인드 맵핑 활용 도구로서 마인드 맵핑 프로그램의 선택은 특별한 제한이 없다고도 볼 수 있다. 프로그램이 제공하는 기능적 한계로 마인드 맵핑을 제대로 운용할 수 없는 경우는 없다.

마인드 맵핑에 대한 오해

마인드 맵핑은 현재 생각에 대한 평가와 미래에 대한 사전 점검의 용도로서는 탁월하지만, 현재 진행형의 프로젝트나 업무를 관리하는 용도로서 사용하기는 부적합하다. 그럼에도 마인드 맵을 프로젝트 관리 도구로 활용하는 경우를 적지 않게 보는데, 기능적으로 불가능하다고 할 수는 없지만 시각적으로 매우 복잡하며 현재 진행 상황 파악에도 많은 어려움을 있어 별도의 도구 등을 활용해야 한다. 하지만 마인드 맵이 주는 시각적 우월성으로 인해 프로젝트 관리 도구로 고집하기도 한다.

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개인적으로 경험에서 볼 때, 마인드 맵핑은 현재 복잡함 머릿 속을 명확하게 객관적으로 파악하기 위한 도구로서 그 효과가 매우 크다고 본다. 복잡한 머리에 가득한 온갖 생각과 계획을 시각적으로 표현하고, 그 가운데 관리 대상으로 되어야 할 것을 GTD의 수집함으로 이전한다. 하지만 너무 많은 요소들이 도출되게 되면 유사하고 반복적인 요소로 가득하게 되고, 전체 마인드 맵 자체가 혼란스럽게 된다는 점에서 협업이나 회의 도구로서의 전반적 활용에도 주의를 해야 하지 않을까 싶다. 즉 어느 정도의 구성이 갖추어진 마인드 맵을 가지고 회의를 진행하면서 의견을 검토하고 마인드 맵의 요소로 추가하거나 수정하는 등의 과정에서는 효과적이라고 볼 수 있지만, 회의 과정을 통해 처음부터 마인드 맵을 구성하기란 매우 번거롭고 비효율적이라고 느꼈다.

하지만 마인드 맵핑이 아무리 효과적인 아이디어 도출 기능과 현재 업무 파악 기능을 제공하더라도, 의도적으로 활용하기 위해 노력하지 않으면 역시나 지금까지의 수 많은 관리 기법처럼 그 사용도는 급격히 낮아진다는 것도 사실이다. 마인드 맵핑의 구현이 있어 또 다른 문제는 아직 대부분의 사람들이 문제를 하나의 중심 사안을 기준으로 병렬적으로 보고 평가하는 것에 익숙하지 않다는 점이다. 때문에 처음 접하게 된 이후 마인드 맵핑의 구현에 대한 부담 적지 않아 거의 대부분이 포기한다는 것이었다.

처음에 부서장으로서 마인드 맵핑을 직원들에게 반강요하여 보급하기는 했지만, 몇번의 평가를 거치면서 그나마 필요한 경우에라도 마인드 맵핑을 활용하는 직원은 한두명도 되지 않는 것이 현실이었다. 그렇더라도 마인드 맵핑이 절대적 위상을 갖는 도구가 아니라는 점에서 지나친 강요을 할 수는 없었고-제조기업 이라는 업무 분야에 따른 차이일 수도 있겠지만-결과적으로 부서 단위에서의 활용은 실패라고 보았다. 물론 개인적으로는 여전히 마인드 맵핑을 최고의 생각 정리와 업무 점검을 위한 도구로서 활용하고 있다. 부서에서의 가장 인상적인 마인드 맵핑 사례는 아이러니하게도 부하 직원의 다른 회사 이직을 위한 미래 계획에 관한 것이었다.