Outlook 기반 GTD 시스템 구축 #3

Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축에 있어 환경이 개인 수준과 여러 서버들이 구성된 기업 환경에서의 범위는 차이가 있을 수 있다. Outlook/OneNote의 단독 구성된 경우에 비하여 협업을 위한 서버 제품과 연결된 경우 그 편의성이나 활용성은 상당한 차이가 있는 것이 분명하다. 하지만 나의 지향점이기도 하지만 조직이나 집단이 아닌 개인적인 목적 달성을 GTD 시스템 구축을 지향하고 있다는 시각을 현재 이 포스팅을 작성하고 있다.

3. 수집(Collecting)

GTD에서 수집이란 글자 그대로 일로서의 처리 대상(아닐 수도 있는)을 수집하는(수집함으로 넣는) 과정일 뿐이다. 이를 위해서는 먼저 처리 대상을 임시로 넣을 수 있는 유무형의 수집함이 존재해야 하고, 이후 수집 과정은 단순하다. 대상이 크든 작든 앞으로 일거리나 고민거리가 될 가능성이 있다면 모두 수집의 대상으로 본다. 문제는 수집이라는 행동, 과정의 구현이라고 볼 수 있다. 일단 원칙적으로 수집 단계에서는 수집 이외 혹은 이후의 단계를 생각할 필요가 없다. 시스템에 익숙해 지거나 자신에 맞는 처리 과정을 구축한 경우가 아니라면 이 원칙을 단순하게 준수하는 것이 최선이라고 본다. 이어서 수집 대상에 대한 최소한 구분을 규정하도록 한다. 크게 본다면 물리적인 형태를 가진 대상과 컴퓨터 환경에서 구현된 대상 그리고 현재 내 머릿 속에 들어있는 불명확한 형태의 일이 있다. 머릿 속에 들어있는 대상은 어떤 식으로든 물리적인 형태나 컴퓨터 내로 이전될 수 있기 때문에 이 단계에서는 특별히 다루지 않고자 한다. 또한 물리적 형태의 대상, 물건 역시 수집이라는 실제 행동이 수반되는 것이므로 Outlook 기반의 수집과정에서는 역시 생각하지 않도록 한다. 남은 대상은 결국 Outlook이나 OneNote 기반의 GTD 시스템에서의 수집 대상은 E-메일 메시지나 컴퓨터 내에 구현되거나 입력된 정보들이다. 마직막 이러한 대상에 대하여 Outlook과 OneNote이 GTD 시스템의 수집 도구로서의 그 역할을 원할하게 수행하도록 시스템을 설정하느냐의 문제가 남게 된다.

GTD 각 단계 중 수집 과정은 가장 단순하면서도 명확한 방식으로 구현될 필요가 있다. 수집 처리 과정 자체가 복잡하거나 어렵다면 제대로 수집 과정이 이뤄지기를 기대할 수는 없다. Outlook에서의 수집 기능은 그 대상은 E-메일 메시지와 컴퓨터 내에서 생성되는 파일 형태의 정보 그리고 사용자가 직접 입력하는 정보로 구분할 수 있다. 우선 E-메일 메시지는 이미 E-메일 클라이언트로서 정해진 ‘받은 편지함(Inbox)’으로 모든 메시지가 자동 수집되기 때문에 수집 단계에 대해 고민할 필요는 전혀 없다. Outlook과 같이 E-메일 클라이언트와 업무관리시스템이 통합된 경우 발생하는 사안인 수신된(수집된) E-메일 메시지를 통하여 새로운 일이 발생하게 되는 경우가 많다. 이러한 경우도 수집 이후의 단계로 본다. 마찬가지로 수신된 E-메일 메시지에 대하여 자동적으로 적용되는 룰로 동일하다고 본다. 이러한 사안에 대해서는 다음 단계에서 언급하고자 한다. 그리고 컴퓨터 시스템을 이용하는 과정에서 생성된 파일 형태의 자료도 기본적으로 하나의 폴더에 저장되도록 한다면 E-메시지와 동일한 수준에서 생각할 수 있다. 남은 대상은 현재 우리 머릿 속을 채우고 있는 일로서의 대상을 Outlook이나 OneNote의 수집함에 직접 입력하는 것이다.

이를 위해 일단 Outlook과 OneNote에 수집함(Inbox) 역할을 위한 공간을 마련한다. Outlook의 경우에는 ‘내 작업’ 내에 개별 항목을 직접 입력해야 하므로 ‘내 작업’ 폴더 그룹 내에 Inbox 폴더를 만들 수 있다. OneNote에서는 전자 필기장’에 섹션이나 페이지가 수집함의 역할을 할 수 있도록 하거나 새로운 Inbox 폴더를 만들거나 새로운 ‘전자 필기장’을 Inbox로 지정할 수도 있다. 중요한 사안은 각 플랫폼이나 환경에서의 수집함에 모든 것이 수집되어야 한다는 것이다.

1) E-메일 메시지

E-메일 메시지는 앞서 특별한 준비가 필요없는 사안이라고 언급했지만, 문제는 일반적으로 여러 개의 계정을 사용하는 경우 수집함을 별개로 사용할 수도 있고 더욱이 별개의 E-메일 클라이언트를 사용하는 경우도 적지 않다고 본다. 특히 개인과 직장을 구별하는 경우는 어쩔 수 없겠지만 같은 환경에서도 필요에 따라 여러 개의 E-메일 서비스 계정을 운용할 수 있을 것이다. 모든 경우에 완벽하게 적용할 수는 없다고 하더라도 GTD 시스템의 운용 측면에서는 하나의 E-메일 메시지 계정을 통합하거나 여러 개의 E-메일 메시지 계정을 운용할 수 밖에 없다고 하더라도 수집함은 하나를 사용하는 것이 효율적이다. 나의 경우는 IMAP나 POP를 지원하는 E-메일 서비스는 모두 Google Mail로 통합하고 있고, 그렇지 않더라도 메시지 포워딩 등 적용 가능한 모든 방법으로 통하여 하나의 수집함에 모여 질 수 있도록 하고 있다.

2) 문서 & 데이터

컴퓨터를 사용하게 되면 언제나 수 많은 파일이 생성된다. 하지만 GTD 시스템에서는 통상 문서라는 불리는 형식의 파일과 관련된 미디어(이미지, 동영상, 및 기타 멀티미디어 파일) 그리고 일이나 참고자료에 연관된 파일을 다루게 된다. 우선 이 모든 것을 가능한한 하나 혹은 최소 수량의 폴더에 저장하도록 한다. 물론 현재 컴퓨터 환경에서 저장 공간의 용량이 문제가 되는 경우는 드물겠으나 하나 고려할 수 있는 사안은 최근의 클라우드 서비스를 이용할 때이다. 즉, 수집함을 여러 장소의 컴퓨터나 모바일 환경에 적응하기 위해 DropBox나 Google Drive 그리고 Office 365 사용자라면 SkyDrive 등을 사용하는 경우, 일반적인 다운로드된 대상 중 설치 파일이나 저장 미디어 등 일부 파일 등의 용량이 수백 MB에서 수 GB에 달하는 경우도 적지 않기 때문에 이러한 상황에 대응할 수 있도록 환경을 구축하는 것이 필요하다. 예로 단순한 설치 파일이나 대용량의 미디어 파일은 클라우드 서비스를 사용하는 경우라도 컴퓨터 내의 일반 다운로드 폴더에 저장하는 것이 좋다. 현재는 나는 DropBox 내에 Inbox 폴더를 만들어서 집, 회사 그리고 랩탑 등 모든 기기에서 공유를 하고 있기 때문에 덩치 큰 파일이나 미디어 파일은 처음부터 데스크 탑이나 네트워크 서버에 별도 저장하고 필요한 경우 원격 접속으로 확인하는 방법을 사용하고 있다.

3) E-메일 메시지의 첨부 파일

우리의 수집함으로 들어 오는 많은 파일은 E-메일 메시지에 첨부되어 오는 경우가 많다. 이때 E-메일 메시지에 첨부된 파일을 별도의 수집함으로 저장하는 과정이 수집 단계인지 평가 단계인지 모호한 경우라고 볼 수 있다. 나는 원칙적으로 어떠한 형태의 수집함이든 그 곳으로 들어오는 과정을 수집이라고 규정하고 있다. 다시 말해, 수집함에 들어 온 대상에 대해 어떤 식으로 손이 가해지는 과정은 수집 단계를 넘어 섰다고 본다. 이렇게 하는 편이 오히려 명확하다고 생각된다. 물론 업무와 관련하여 현재 작업 파일들이 E-메일 메시지에 포함된 경우 이런 저런 불편함과 GTD 플로우의 각 단계에 맞지 않는 경우가 많다는 것은 분명하지만, 일단 수집 과정은 단순화하기로 했다.

4) 머릿 속 비우기

우리의 머릿 속은 온갖 생각으로 가득 차 있을 것이다. 어떤 것으로 끊임없이 반복되고 또 다른 것은 기억해야 함에도 필요한 때에 생각나지 않는 것도 많다. 이를 위해 일단 머릿 속의 모든 것을 Outlook이나 OneNote의 수집함으로 던져 넣어야 한다. 던지는 과정은 Outlook의 수집함 폴더에 내 생각을 하나 씩 생성해 나가는 것이다. 마찬가지로 OneNote의 수집함에도 생각나는 모든 것을 적는다. Outlook이든 OneNote든 상관없으며 또한 반복적인 사안이라하더라도 고민하지 말고 입력하도록 한다. Outlook/OneNOte에 생각을 수집한다는 것은 결국 글로서 대상을 표현하는 것이다. 수집 단계에서는 너무 상세하게 입력할 필요는 없다고 본다. 상세하게 입력한다는 자체가 스트레스를 유발하거나 에너지를 과도하게 소비할 수 있게 때문에 당장 생각나는 대로 가벼운 마음으로 처리할 수 있도록 한다. 물론 수집함에 비워지지 않아 잔뜩 쌓여 있는 것을 보면서 가벼운 마음을 가질 수 있는 것이 쉽지는 않겠지만 수집하는 것과 수집함을 비우는 것은 분명 별개 과정이다.

5) 스마트 수집 도구

이미 세상은 스마트 폰이나 태블릿 기반의 컴퓨터 시스템이 대세로 자리잡고 있는 상황에서 아이폰 등을 이용하여 위치와 이동에 상관없이 수집도구로서의 역할은 입력한 정보가 실시간으로 이미 구축된 Outlook이나 OneNote의 수집함으로 동기화되도록 할 수 있다. 이를 위해서는 Outlook이나 OneNote와 완벽하게 연동되는 앱이 필요하게 된다. 먼저 OneNote의 경우로 본다면 운좋게도(?) Microsoft의 iPhone 및 iPad를 위한 OneNote를 사용할 수 있다. OneNote for iOS에서 OneNote와 동일한 구성을 유지하는 방법도 좋지만 iPhone 사용의 효과를 극대화하고자 한다면 이전 포스팅에서 언급한 바와 같이 OneNote의 특정 전자 필기장을 빠른 노트로 연결하므로 써 즉각적인 정보 입력도구로 만들 수 있다. 특정 전자 필기장이 빠른 노트로 지정되면 OneNote for iPhone의 홈 화면에서 빠른 노트 버튼(+)으로 입력한 정도는 지정한 전자 필기장에 빠른 노트라는 섹션이 만들어지면서 저장되고 이후 생성되는 빠른 노트들은 추가 페이지로 생성된다.

이에 비해 Outlook의 작업 항목을 직접 입력하기 위한 아이폰 앱은 당장 사용할 수는 것이 없다고 본다. 물론 일부 유료 앱에서는 지원이 가능하긴 하지만 추가적인 비용까지 지불하면서 운용할 정도의 품질이라고는 보지 않는다. 그리고 어차피 OneNote와 Outlook의 작업 간에 전환이 가능하기 때문에 굳이 Outlook을 직접 지원하는 앱을 찾으려고 노력할 필요가 없다고 본다.

그리고 언제 어디서라도 Outlook/OneNote를 사용할 수 있다록 하더라도 항상 수집 도구가 언제나 Outlook/OneNote에 기반할 필요는 없을 것이다. 이동 중이더라도 아이폰이나 아이패드를 사용하는 것보다 직접 수첩에 적는 것이 더 빠르고 편한 경우가 많다는 것도 사실이다. 가능하면 스마트 폰과 함께 작은 수첩과 필기구도 준비해두는 것이 매우 효율적이다.

이상에 내용에서 한가지 언급하지 않은 사항이 앞서의 E-메일 메시지의 첨부 파일과 유사한 경우로서 물리적인 수집함과 컴퓨터 내의 수집함에 저장된 내용으로 생성되는 새로운 일 대상에 관한 것이다. 여기에서 중요한 것은 방금 언급한 사안은 이미 일이나 참고자료로서 평가된 경우와 아직 판단이 보류된 경우가 모두 해당된다. 이미 일로서 평가된 경우는-수집 과정은 일인지 아닌지를 처리하는 단계가 아니므로-Outlook/OneNote의 수집함이 아닌 직접 할 일 목록에 입력한다. 진행 중인 프로젝트에 해당되는 사안이라면 프로젝트로 이동 시킨다. 다시 말해 어떤 형태의 수집함에 들어 간 대상에 대해서 우리는 이미 일이나 참과자료 대상인지를 판단할 필요가 없다는 것을 알고 있기 때문이다. GTD 시스템은 일을 고민없이 처리할 수 있도록 하는 시스템이며 이를 위해 최초 수집 대상이 일로서 평가될 수 있는 지에 따라 다음 과정이 이어지게 된다. 그러므로 우리가 이미 일(단순히 일이 아닌 어느정도 방법과 절차가 정해진)이라고 알고 있는 대상을-완벽하게 명확하지 않다는 이유 등으로-다시 수집함에 넣을 것이 ‘일’이 없도록 한다.

이상에 적은 내용은 GTD 시스템을 구축하거나 사용하는 사람에 따라 맞는 경우는 물론 전혀 인정하지 못하는 경우도 있을 것이다. 하지만 나의 GTD 시스템 운용 경험에 비춰 볼 때 수집 단계에서 너무 많은 경우의 수를 고려하거나 보다 다양하고 복잡한 방법으로 수집함을 준비하는 것은 결코 효율적이지 못하다는 생각하기 때문이다. 어차피 GTD 플로우의 평가 및 관리 단계는 복잡하고 일이 많다는 것을 알고 있기 때문에 고려해야 할 다른 사안은 다음 단계에서 처리하는 편이 좋다고 본다. 수집 단계가 정확하고 단순하게 진행된다면 GTD 시스템 운용의 절반은 성공이라고 본다.

OmniFocus 2 for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus 2에 앞서 iPhone을 위한 OmniFocus 2 for iPhone이 먼저 앱 스토어 등장했고 IOS7으로의 업그레이드 이후 당장 구입했다. OmniFocus 2를 기다리는 많은 이들의 기대와 달리 OmniGroup에서는 일단 새로운 iOS 7 기반에 먼저 대응하기로 결정한 모양이다. iOS7의 디자인과 인터페이스 변경에 대해서는 사람마다 각자 호불호가 있겠지만 결국 적응의 시간 문제라고 볼 때 주요 앱들의 변화 역시 당연한 것으로 본다. OmniFocus 2 for iPhone는 iOS 7에서 구동된다. OmniFocus for iPhone은 iOS 6과 iOS 7에 모두 운용이 가능하지만 향후 지원 등을 기대하기란 어려울 것 같다. iOS 7 덕분에 OmniFocus 2 for iPhone의 변화된 디자인과 인터페이스는 이전과 상당한 차이를 보이고 있는데, 각 단계 및 항목을 색상으로 쉽게 파악할 수 있는 동일한 스타일의 컬러 세트로 바뀌었다. 하지만 GTD 시스템으로서의 기능적인 측면에서는 디자인의 변화 만큼 그 차이가 명확하지 않아, OmniFocs for iPhone와 OmniFocus 2 for iPhone 간에는 더해진 기능도 빠진 기능도 없는 것으로 보인다.

새로운 Save+는 OmniFocus의 Quick Entry와 같은 역할이긴 하지만 아직까지 그 효용성이 의문스럽다(Save+는 계속 수집 입력 모드를 유지하는 것이며 Save는 홈 화면으로 돌아간다). GTD 플로우의 각 단계 별로 새로운 혹은 개선된 기능이라는 OmniGroup의 소개에도 불구하고 사용자 입장에서는 iOS 7의 변화에 부응하기 위한 변화 이외에 특별한 변화는 없어 보인다. GTD 시스템의 구조를 색깔로 구분한다거나 남은 일 현황을 점의 연결로 표시한 다는 것 등은 사용자들에게 향후 보다 나은 편의성을 제공해 줄 수 있을지는 모르겠지만 당장의 개선으로 받아들여지지는 않을 것 같다. 이에 반해 혹시나 기대했던 변화는 역시나 혼자 만의 바램이 아니었나 싶다. 예로 OmniFocus for iPhone 운용에서 경우에 따라 가장 불편한 사항은 프로젝트가 아닌 하위 업무 항목을 포함한 계층 구조의 Action을 이동하는 것인데, 폴더, 프로젝트 그리고 계층적 할일 목록 등이 모두 혼재할 때에 발생한다. 현재의 계층적 할일 목록을 다른 폴더에 있는 다른 프로젝트로 옮기고자 하는 경우에는 먼저 폴더로 옮기고 다시 할일 목록을 선택하여 폴더 내의 프로젝트로 이동해야 한다. 특별힌 불편한 사항은 아닐 수 있겠지만 관리나 검토 단계에서 작업이 많은 사용자라면 이러한 일을 빈번하게 처리해야 한다면 면에 여간 귀찮은 일이 아닐 수도 있다. 이러한 문제가 개선의 대상인지는 보기에 따라 다를 수 있겠지만 OmniFocus 2 for iPhone에서도 여전히 이러한 구조는 유지되고 있다.

주관적인 판단일 수 있겠지만 아이폰이나 스마트 폰 기반의 GTD 어플리케이션으로 GTD 플로우의 전 단계를 원할하게 사용하기란 효율적이지 못할 수 있다고 본다. 결국 OmniFocus를 비롯한 스마트 폰의 GTD 앱은 기능상 수집 단계에서 그 효용성이 가장 크다고 볼 수 있고 이동 중 잠시 시간이 있을 때 평간 및 관리 단계를 운용하거나 완료된 일에 대한 확인 과정을 간단히 수헹할 수 있는 장점이 있다. 이러한 면에서 결국 OmniFocus 2 for iPhone은 여전히 OmniFocus나 OmniFocus 2와 함께 운용해야만 보다 완벽한 GTD 시스템을 구축할 수 있는 장점과 단점을 유지하고 있다. 어쨌든 OmniFocus 2 for iPhone에 대하여, GTD 시스템으로서 새로운 기능과 함께 기존의 편리한 개선의 개선도 기대한다.

PS. OmniFocus 2 for iPhone에서 홈 화면으로 돌아가기 위해서는 왼쪽 상단의 Home 메뉴를 사용하거나 Home 메뉴가 없는 경우는 현재 왼쪽 상단의 메뉴를 길게 누르면 된다.OmniGroup은 OmniFocus의 이전 버전에 대한 공급이나 지원을 새로운 버전으로 대체했기 때문에 OmniFocs 2라는 명칭은 곧 OmniFocus를 지칭한다.

Outlook 기반 GTD 시스템 구축 #2

2. Microsoft Outlook의 추억

이전 포스팅에서 GTD 시스템 구축에 있어 Outlook이 결단 최적의 구축 환경을 제공하지 못한다고 했다. 이러한 판단은 Outlook과 나의 오랜 인연을 통해 내린 사심 가득한 나름의 결론이다. 근 10년 가까이 GTD 시스템 구축에 관심을 가지고 항상 새로운 방법론을 제공하는 플랫폼의 등장을 기대하면서도 어쩔 수 없이 오랜 기간 Outlook을 사용해오면서 느낀 문제점에 기안한 것이다. 덕분에 Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축을 포스팅하면서 본의 아니게 Outlook에 대한 예전의 기억 혹은 추억 덕분에 이러저런 자료를 찾아보고 검색해보기도 했다. 그런 이유로 잡설일 수도 있겠지만 나름 의미를 기억하기 위해 역시나 사심 가득한 정리의 공간을 마련했다. 사실 Outlook이 내용을 주를 이루지만 아쉽게도 사라져 버린PC/Windows 환경에서의 개인정보관리시스템들에 대한 추억이라는 표현이 더 맞을 것 같다.

1) Borland SideKick

개인정보관리시스템 운용에 대한 욕심은 MS-DOS 이전부터 내가 사용하던 Apple II 환경에서부터 시작되었다. 하지만 8-비트 PC를 마치 게임기로 생각하던 일반 사용자들이 많아 개인적인 바램에도 불구하고 큰 효과나 역할을 기대할 수는 없었다. Apple II 시절 내가 주로 사용했던 정보관리시스템으로는 SPC의 pfs:File이나 Microsoft의 Multiplan이었고 CP/M 환경에서 dBASE II를 이용해 보기도 했다(이 프로그램들은 MS-DOS 시스템에서도 동일하게 구동되었다). Apple은 Macintosh 이전에는 공식적으로 한국에 제품을 공급하지 않았기 때문에 AppleWorks나 기타 비즈니스 레벨의 소프트웨어를 운용할 수 있는 Apple IIe/IIc 환경을 접하지 못했다. 때문에 PC에서의 개인정보관리시스템은 MS-DOS 기반의 IBM PC(실제로는 호환기종) 환경에서부터 시작되었다고 볼 수 있다. 물론 Apple II 시절에 비해 상황은 크게 나아지지 않았다. 단순히 8-비트 게임기에서 16-비트 게임기로의 변환 정도였고, 한글 처리가 가능하게 되면서 워드프로세싱 머신으로서 활용은 비교할 수 없는 환경이 되었고, 그리고 다들 기억하는 Lotus 1-2-3와 같은 비즈니스 어플리케이션은 업무용 레벨에서 급확산되었다. 하지만 여전히 애타게 찾고 있던 개인정보관리프로그램은 썩 눈에 띄지 않다가 우연히 알게된 것이 볼랜드(Borland)의 SideKick이었다. 당시에는 램상주 프로그램의 대명사로 많이 소개되기도 했지만, 어쨌거나 달력, 주소록 계산기 등이 갖추어진 개인정보 관리시스템이다. 하지만 한글 입출력이 제대로 되지 않은 환경에서는 특별히 효용성이 없었다. 그래도 새로 시스템을 설치하면 의식을 하듯 SideKick도 함께 설치하고 했다. SideKick은 DOS, OS/2, Macintosh 버전까지 공급되면서 놀랍게도 Windows 버전은 1999년말 까지 계속 출시되었다.

2) Microsoft Mail & Schedule Plus

Microsoft Windows 3.X 환경이 PC의 주 사용 운영체제가 되면서 MS-DOS 시절과 달리 눈에 띄닌 개인정보관리시스템들을 많이 접할 수 있었다. 하지만 기억에 남는 것은 Outlook의 시초가 된 Microsoft Mail, Schedule+ 그리고 너무 다양하고 앞선 기능을 제공한 덕분에 사용하기가 부담 되었던 Lotus Organizer 정도이다. 내가 사용한 Windows는 당시 Gateway 2000 시스템에 번들된 Windows for Workgroup 3.11로서 Mail, Schedule+와 같은 프로그램이 포함되어 있었다. 이들 프로그램은 단독으로 사용될 수도 있었지만 Windows Server 및 Exchange Server와 같은 메시징 서버들과 연결되어 본격적인 메시징을 비롯한 협업체제를 운용할 수 있었다. Mail은 Windows 95의 Inbox로 대체되었고, Schedule+는 Outlook 97로 통합 대체될 때가지 Office 95의 네트워크 어플리케이션으로 포함되었다.

 

하지만 욕심에 비해 실제 생활에서 Microsoft Mail이나 Schedule Plus를 사용할 기회가 그리 많지 않았다. 일단 한글 지원이 넉넉치 않았고 별도로 Microsoft Mail Server나 Exchange Server를 운용하지 않았기 때문이었다. 1990년대 초, 개인적인 E-메일의 활용도는 지금처럼 그리 크지 않았고 업무와 관련한 메시지는 이미 HP-UX 기반 서버 시스템을 사용하고 있었다.

3) Lotus Organizer

Lotus Organizer에 포함된 수 많은 기능을 제대로 운용할 수만 있다면 사실 Outlook과 비교과 되지 않을 정도의 탐하는 개인정보관리시스템이지만, 아마도 Outlook의 협업체제와 비교한다면 Lotus Notes를 사용해야 한다는 것이 단점이 아닐까 싶다. Lotus Organizer나 자체적인 E-메일 클라이언트나 협업을 위한 메시징 기능을 갖추었다면 어떘을지 궁금하기도 하다.

Lotus Organizer는 개인정보관리 기능 자체로 본다면 필요한 모든 기능과 운용성 면에서 Outlook과 비교할 수 없을 정도라 생각되었다. 하지만 문제는 Windows 95 이후 Lotus SmartSuite와 Microsoft Office와의 비교로 인해 Lotus Organizer는 본의아닌 불공정한 비교를 받게 되었다. 어차피 E-메일 클라이언트로서 Outlook을 설치해야 하는 상황에서, 대충 기능을 한눈에 알아 볼 수 있는 Outlook에 비해 다양한 기능을 가진 Organizer는 추가로 설치해야 하는 불편함과 함께 인터페이스나 디자인 너무 복잡했다. 업무 환경에서의 이러한 상황에 더하여1995년 Macintosh PowerBook 520을 구입하면서 나의 메인 플랫폼이 Macintosh로 옮겨지게 되었다.

4) Claris Em@iler & Organizer

Macintosh PowerBook 520과 함께 구입했던 Claris의 E-메일 클라이언트인 Emailer와 개인정보관리 프로그램인 Organizer는 다른 특별한 선택의 여지가 없기도 했지만 다른 프로그램의 필요성을 느끼지 못할 만큼 기능면에서 충분한(Macintosh라는 환경을 고려할 때 상대적으로) 어플리케이션이었다. 하지만 Outlook이나 Organizer에 비한다면 가장 기본적인 기능을 제공하는 정도였기 때문에 언제나(실질적으로는 아니지만) 기능의 부족함을 느끼게 했다.

 

내가 구입한 버전은 한글 Claris Organizer라는 이름의 한글판이었으나 한글 입출력이 된다는 점 이외에 특별한 기능은 없었다. 이후 나의 PowerBook 520이 Mac OS 8 그리고 9 등의 새로운 OS과 다른 어플리케이션(특히 Microsoft Office)의 운용이 힘겨워하자 본체와 함께 구입한 소프트웨어 일체를 처분하고 말았다.

5) Microsoft Outlook

최초 Outlook은 Microsoft Exchange Server의 클라이언트로 공급되었다. 이후 Microsoft Office 97의 멤버가 되면서 20년이 지난 오늘에 이르러서는 PC/Windows 환경에서 E-메일 클라이언트 및 개인은 물론 기업의 업무관리 시스템의 핵심 도구가 되었다. 90년대 중반, 난 개인적으로 Power Macintosh를 사용하고 있었지만 업무와 관련하여 사용하는 시스템이 PC/Windows 환경이다 보니 Microsoft Office로 부터 자유로울 수 없었다. E-메일 클라이언트 역시 Outlook을 사용하는 것이 가장 무난할 수 밖에 없었다. 다만 Macintosh 환경에서의 Outlook은 여전히 Exchange Client로만 사용할 수 있었기 때문에 그림의 떡이었다. 업무용 그룹웨어의 클라이언트가 아닌 단독으로 구동되는 Outlook(학교에서의 업무용 시스템은 Lotus Notes를 사용하는 관계로)은 운용상의 문제는 없었지만 그렇다고 꼭 필요한 도구로서의 인식을 완전히 자리 잡지는 못했다. 오히려 E-메일 클라이언트로는 Windows에 기본으로 포함된 Outlook Express가 더 가볍고 편리하여 많은 사람들이 이를 선호하기도 했고, Outlook을 사용하는 경우라하더라도 책상 위의 달력과 메모지를 대체하지는 못했다. 이러한 환경은 거의 10년 가까이 직장이나 업무 내용이 바뀜에도 변화가 없었다.

Outlook 2007에 이르러 Microsoft Office의 사용자 환경이 리본 메뉴로 바뀌면서 잠시 혼란이 있기는 했지만 현재 2013에 이르기까지도 개인적인 활용도에서 본다면 역시나 큰 변화가 없다고 본다. 가장 큰 변화는 Office 2003에서 OneNote가 포함되었다는 것이다. 이 포스팅에서도 계속 언급하겠지만 OneNote의 도움없이 Outlook 만으로 GTD 시스템 구축에는 현실적 한계가 크다고 본다.

6) Entourage

2006년, Macintosh PowerBook 520이후 거의 10년 만에 중고이긴 하지만 iBook(G3 600 Dual USB)을 구입하게 되었다. iBook을 구입하게 된 계기는 바로 당시 GTD 프로그램의 iGTD를 제대로 한번 운용해보고 싶어서 였다. 그전 까지 나의 개인정보관리 시스템에 대한 욕심은 주로 Franklin Planner와 같은 수첩 도구와 Outlook 환경을 벗어나지 못하고 있었다. 그리고 Mac OS X 환경의 Microsoft Office 2004 버전과 함께 Entourage가 등장했다. Outlook에 익숙했던 입장에서 Entourage는 Microsoft 제품임에도 그 Outlook 이상이었고, Macintosh 사용자들은 아마도 더 이상 Outlook를 찾는 경우는 거의 없었다고 본다.

Entourage는 Mac OS X 환경에서 Address Book이나 iCal 등과 정보를 공유할 수 있음은 물론 특히 새로운 프로젝트 관리 기능은 개인정보관리시스템이라는 측면에서 Outlook에 비해 한 걸음 더 나아갔다고 볼 수 있었다. 하나의 프로젝트에서 관련한 파일, E-메일 메시지, 연락처 및 메모 등을 모두 관리할 수 있는 점은 GTD 시스템 구축을 위한 환경으로서 충분히 활용 가능성이 높았다.

하지만 Macintosh를 위한 Office 2011에서는 Entourage가 빠지고 새롭게 Outlook이 포함되었다. 이전의 Exchange Client가 아닌 PC/Windows 환경과 동일한 스탠드얼론 구동이 가능하다는 점에서 매우 반갑지만 Entourage의 유용한 기능도 빠지고 더욱이 PC/Windows 환경에서 Outlook이 제공하는 일부 기능 조차 빠져버렸다. 물론 OneNote는 존재하지 않는다. 아마도 이어진 Office 365를 위한 전략의 하나가 아닌가 싶은데, 이도저도 아닌 어중간한 Outlook을 사용하기 보다는 Entourage의 계속 운용이 훨씬 효율적이라고 본다.

7) Office 365

현재 사용 중인 Office 365가 이전 Office 패키지와는 기능적으로 무엇이 다른 지는 크게 와닿지 않는다. 매우 다르다고 주장하는 전문가들도 있지만 내가 볼 때는 기존 Office에 클라우드와 같은 최근의 유행에 걸맞는 환경에서 운용이 가능하게 정도라고 본다. 특히나 Outlook/OneNote는 GTD 시스템 구축을 위해 이전 버전과 다른 무언가 기대한 입장에서는 실망스럽다.

Outlook/OneNote 기반의 GTD 시스템 구축을 위한 포스팅을 하면서 지금까지 생각난 몇몇 옛 추억을 더듬어 보았다. 어떤 것은 기억조차 가물가물했고 또 어떤 것은 너무도 반갑기도 했다. 그때나 지금이나 주변의 수 많은 좋은 프로그램들이 기능이나 성능이 아닌 단순한 효용성으로 이유로 사라져가고 있다.