GTD는 이전까지의 자기 계발 기법이나 업무 관리 체계에서의 개념, 적용 방법 그리고 시스템에서 상당한 차이를 보여주고 있다. 무엇보다도 개별 일의 가치보다는 실행 가능 여부에 더 집중하는 방식이라는 점에서 사람 마다 이견이 있는 것 같다. 지금까지 우리는 대개 일에 대해 실행에 대한 현실적 가능성 보다 완수에 대한 의무감을 더 생각했다고 볼 수 있다. 업무나 일에 대한 실행은 당연한 전제로서 생각되었기 때문에 굳이 언급할 필요가 없었기도 했지만 사실은 실행에는 상당한 부담이 따르기도 한다. 특히 해야 함에도 불구하고 하기 싫은 일이나 어려운 일 그리고 귀찮은 일 등은 더욱 그러하다.
어떤 체계나 시스템을 일상의 관리 도구로 사용하고자 할 때 이를 위한 준비 단계는 대개 소홀한 편일 수 있다. 하지만 경험에 비춰 GTD는 다른 관리 체계 보다 더욱 준비가 필요하다고 생각하게 되었고, 그 완성도에 따라 시스템 운용의 성과가 크게 좌우될 수 있다고 본다. 실제 GTD에도 준비 단계가 언급되어 있기는 하지만, 많이 이들이 이러한 준비 단계를 당연한 것으로 보고 넘기는 경우가 많은 것 같다.
예전에는 GTD를 위한 준비를 도구를 마련하거나 마음을 다잡는 것까지 생각했지만 보다 단순하게 생각하면서 필요한 것에 집중하는 것이 효율적이라고 판단한다. 무엇보다도 GTD 운용을 위한 별도 공간을 마련하기 좋다. 물리적인 공간일 수도 있고 컴퓨터의 소프트웨어처럼 가상의 공간이어도 된다. 핵심은 가능한한 하나의 공간에 집중하여 GTD를 관리할 수 있도록 하는 것이다. 직장 등에서라면 대놓고 개인적인 영역을 구축하기가 힘들 수도 있지만 나름의 방법으로 관리 범위를 정하는 것이 필요하다. 그리고 팩스나 복사기 등의 공용 물품으로의 접근이 수월한 방향이나 방식을 선택하는 것도 좋다.
- 0. 컨텍스트
거창하게 GTD의 핵심 관리 요소인 컨텍스트를 준비의 첫 대상으로 올렸지만 다른 사안들에 비해 우선적으로 준비해 두는 것은 중요하게 생각한다. 물론 컨텍스트를 완벽한 구성을 준비할 필요는 없다. 이 과정에서 언급하고자 하는 것은 시스템으로 전환 전에 현재 자신의 업무 진행 현황에 대한 파악이 필요하기 때문이고, 그 가운데 업무 진행을 위한 조건들을 컨텍스트 목록으로 미치 작성해 두기를 바란다. 현재 업무가 주로 이뤄지는 장소, 공간 그리고 업무에 주로 사용되는 도구 및 장비에 목록을 작성한다. 그리고 함께 일하는 대상들과 그들과 협력하고 소통하는 방식에 따라 필요한 사항들도 정리해 둔다. 가능하면 시간적인 조건들도 염두에 두고 정리할 수 있도록 한다. 이때 작성한 목록의 각 대상들이 처음 시작하는 GTD의 컨텍스트로 활용할 수 있도록 한다. 주의할 점은 이미 제시되어 있는 GTD 가이드의 컨텍스트를 염두에 두지 말고 앞서 말한 바와 같이 현재 본인의 업무를 기준으로 작성하는 것이다.
1. 수집함
GTD 관리 체계가 시작되는 곳으로 사용자의 업무나 일 혹은 그와 관련한 모든 대상을 모으는 Collect 단계를 위한 물리적 혹은 가상의 박스이다. 실제로 존재하는 물품을 옮기기 어렵거나 불가능한 경우라면 해당 물품을 메모지에 적어 모을 수 있다. 가능하면 큰 박스를 이용하는 것이 좋다. 최초 수집 과정이 이후에도 상대적으로 필요한 수집 공간이 줄어 들게 된다. 하지만 물리적인 대상이 아닌 컴퓨터 내에 존재하는 파일이나 E-메일의 메시지 같은 것은 별도의 폴더나 어플리케이션 내의 수집 영역으로 옮기도록 한다. 실제로 컴퓨터 내에 쌓인 엄청난 수와 크기의 파일과 한번도 비워지지 않은 E-메일 메시지를 가능할 지 의문이 들 수도 있지만 한번은 수행해야 한다. E-메일의 경우 POP3나 IMAP 기능으로 메일 서버에 사본을 남겨 두지 않는 것도 좋은 방법이라 생각되면 파일의 경우라면 마찬가지로 복사본을 생성하지 않도록 한다.
2. 쓰레기통
수집 과정에서 상당한 양이 더 이상 쓸모 없거나 기능 수행에 문제가 있어 버려져야 할 것들이 있다. 개인적이며 일상의 제품이라면 이번 기회에 버려버리도록 한다. 단 개인적인 추억이나 취미 차원에 수집한 대상들은 별도로 구분한다. 업무 기준으로 구분하면서 이런 것들은 처분하고 나면 나중에 후회할 수 있다.
3. 분류 박스
수집 단계 이후에 필요한 GTD 작업용 분류 박스나 폴더도 미리 준비하도록 한다. 가능하다면 0. 컨텍스트 단계에서 업무 영역으로 구분한 내용으로 마련하도록 한다. 그리고 필요에 따라 참고 사항들을 저장하기 위한 별도 보관용 박스도 준비한다. 박스는 들어 가는 내용을 명확하게 지정할 수 있도록 라벨을 붙이도록 한다. 만일 분류를 미리 하지 않았다면 넉넉한 수량의 박스를 준비하여 혼란이 생기지 않다록 한다. 한글이나 영문 순서로 개별 박스를 준비하는 것도 좋지만 사무실의 책상 위안 책장 등에 놓일 것이라면 공간적인 제약이 있지 않을까 싶다. 박스 준비에서 주의할 점은 Process/Organize 단계에서 특정 항목의 박스가 넘쳐나는 경우에 대응할 수 있도록 한다. 또한 물리적인 박스들의 위치를 가능한 업무 행동 범위 내에 두도록 한다.
만일 전반적으로 종이 문서를 다루는 양이 많지 않다면 박스나 폴더 보다는 얇은 파일 폴더 등을 많이 준비하여 대응하는 방법도 좋다고 본다. 그리고 GTD의 또 다른 특징적 관리 방식은 Tickler 폴더를 구성하기 위해 1~31일 그리고 1월~12월로 구분된 43개의 파일 폴더를 책상이나 서랍에 마련해 둔다.
David Allen은 GTD에서 다뤄지는 많은 폴더에 손쉽게 이름을 붙이기 위한 레이블 프린터의 효용성을 매우 부각하고 있다. 솔직히 처음에는 그 필요성이 크게 느끼지 못했지만 시간이 갈수록 가장 효용성이 큰 도구가 되었다. 가격이 싼 제품은 폰트의 종류나 크기가 제한적이라는 한계가 있지만 효과는 충분하다고 본다. 간혹 컴퓨터와 연동되는 레이블 프린터를 준비하는 경우를 보는데 이런 경우에도 반드시 수동 입력도 가능한 제품을 선택할 수 있도록 한다.
4. 책상 위의 여러 도구 (데스크 툴)
앞서 레이블 프린터와 같이 책상 위에 놓일 필요한 도구들이다. 대부분 일상에서 사용하는 사무 용품이지만 특별히 스테플러 대신 사용할 클립이나 집게 등도 마련하는 것이 좋다. 그리고 필기구나 테이프 그리고 문서 사이에 끼워 넣을 메모용 포스트-잇 등도 준비하는 것이 좋다. 이러한 물품들은 사용 후 분실 등의 우려가 크기도 하고 이후 매번 필요한 경우마다 보이지 않는 것을 찾느라 고생하는 일이 없도록 별도의 보관함을 만들어 책상 위에 두도록 한다.
5. 플래너와 다이어리
GTD를 사용하면서도 굳이 FP와 같은 플래너나 몰스킨 등 여러 스타일의 다이어리를 사용하고자 하는 사람도 많을 것이다. David Allen의 GTD에서는 플래너나 다이어리 보다는 한장 씩 뜯어 수집함에 넣을 수 있는 작은 수첩, Note Taker 을 선호 한다.
6. PDA와 GTD 소프트웨어
지금은 사용빈도가 거의 없지만 스마트 보급이전 전자수첩이나 PDA 혹은 기기를 많이 사용했다. 이제는 스마트 폰이 이런 기기들의 모든 기능을 대신할 수 있기 때문에 특별히 따로 언급할 필요가 없지만 iPhone 출시 이전에는 상당한 제약이 있었다고 해도 과언이 아닐것이다. iPhone 출시 이전에는 iPod Touch가 그 역할을 대신해 주기도 했다.
그리고 GTD 전용 소프트웨어가 아닌 Outlook 등을 비롯한 PIM을 GTD 용도로 사용할 수도 있고, Google의 G-Mail이나 E-Mail 클라이언트를 이용하면 GTD 시스템을 활용하는 경우도 많다. 특정 도구나 방식이 GTD에서 선호되지는 않지만 가능한 하나의 어플리케이션에서 업무 대상들을 통합적으로 관리하거나 별도의 프로그램들이라면 연동 체계가 구축이 수월한 제품을 사용하는 것이 좋다.
