생각과 기록 그리고 실행

무언가 지금 생각한 혹은 생각난 것이 있다면 가능한 바로 기록하는 것이 필요하다. 처음 느낀 그 순간의 감정으로 기록된 생각은 실행을 위한 가장 주요한 결정과 판단의 기준이다. 순간의 생각이 지향하는 목적과 목표는 단순하면서도 명확하기 떄문이다.

하지만 글로 표현하려는 시간이 길어질 수록 그 명료함은 혼란스러움으로 바뀐다. 그러나 일상에서 기록은 대개 생각의 순간에 이어 상당한 시간이 지나서야 이루어지고, 그 사이 그리고 다시 기록하는 동안 많은 변화와 선택의 사안이 더해진다. 심지어는 그 놀라웠던 생각이 다시금 머릿 속에 들어오지 않을 때도 있다. 그런 답답함을 느껴본 적이 적지 않을 것이다. 그 결과, 실행을 목표한 많은 일이 실행 단계에 수 많은 걸림돌을 마주하게 된다.

우리는 대개 생각과 고민을 구분하지 못한다. 서로 다르지 않기 때문이다. 다만 생각이 길어지고 깊어지는 순간 고민으로 바뀐다는 것이다. 생각으로 있을 때 기록될 수 있다. 고민이 되면 기록이 되기 힘들고 또한 수 많은 모호함이 가득할 수 있다. 그런 일은 어떤 관리 체계에서도 실행이 쉽지 않다.

그렇기 때문에-GTD 시스템 사용자 시각으로 보자면-생각을 위한 작은 수집 도구가 하는 역할이 매우 주요하다. 누구나 인정하지만 역시 작은 수첩이 최적이다. 손으로 기록이 어려울 수 있으니, 작은 녹음기도 꽤 효용성이 좋다. 요즈음은 스마트폰 녹음 기능을 이용할 수 있기 때문에 따로 준비할 필요가 없다.

하지만 의외로 손으로 직접 글을 쓰고, 말을 녹음하는 것이 익숙하지 않는 경우도 많다. 연필로 종이에 글을 쓸 일도 적고, 글을 말로 기록하는 것 역시 마찬가지이다. 보고 듣는 것에 너무 익숙한 탓인지로 모르겠다. 요즈음 다시 스마트 기기를 위한 펜이 인기를 얻고 있으니 이제 글을 쓴다는 것이 다시금 익숙한 시절이 올 수 있을까 ?

유의할 점은 작은 수첩을 일상의 수집 도구 마냥 사용해서는 안된다. 그런 순간 작은 수첩은 순간의 생각을 기록하는 도구가 아닌 길고 복잡하고 많은 정보를 담는 평범한 수집 도구로 전락하게 된다. 이 평범함이 곧 특별함으로 변질될 수 있다.

실행을 위한 일의 표현은 간단명료해야 한다. 하지만 일을 간단명료하게 표현하기란 쉽지 않다. 생각이 많고 고민까지 있다만 적절한 표현을 선택하기 힘들다. 하나의 표현에 너무 많은 감정을 담기란 더욱 어렵다. 처음 머리와 가슴에 와닿은 그것이 가장 명료하다.

 

GTD 사용자의 물건 정리 규칙 ?

정리란 무엇인가? 단순하게 보자면 현재 필요성을 기준으로 향후 활용성을 평가하여 상대적으로 효용성 없는 대상을 버리는 것이다. 물리적 대상이라면 공간적 제약이 우선적으로 검토될 것이며, 디지털 형태 파일이라면 관리 효율성을 우선 검토해야 될 것이다. 물론 정리의 효과는 물리적 대상이 확실한 체감 성능을 제공한다. 더불어 정리 자체의 과정도 효과가 좋다. 디지털 파일에 대해서는 생각할 사안이 많으니-자주 언급한 사안이기도 하고-뒤에 다시 생각해보기로 할까 싶다.

어떤 대상이든 정리가 되면 시각적으로 확연한 효과를 맛볼 수 있다. 그러나 지난 수십년간의 자의적 타의적 정리 과정을 거친 최종적 결과를 한다미로 적자면, 이 세상에 필요없는 물건은 없다는 것이다. 지금 당장 불필요한 것은 분명한 사실이지만, 시간이 지나면 그 쓰임새가 발생하거나 혹은 몰랐거나 잊었던 활용성을 발견하게 된다. 물론 그 사이의 긴 시간과 보관 비용으로 볼때 현실적 효용성에 비춰 버리지 않고 보관하는 것과 새로 구입하거나 마련하여 대응하는 것의 차이는 비교할 수 있어야 할 것이다.

문제는 짧게는 수년 길게는 십수년이 지난 후, 정리되고 버려진 물건의 필요성이 요구될 때이다. 특히 대상 물건의 기능성을 대체하기 위한 상당한 비용이 초래되거나 심지어 대응이 불가능한 경우도 있었다. 실제적으로 그 물건이 차지하는 공간적 요구나 관리 비용을 돌이켜 보면 굳이 정리 대상이 되었어야 한다고 생각까지 든다면 너무 비약적인지는 몰라도 정리가 주는 효용성에 의문이 들 수도 있다. 몇 번의 경우는 상당한 시간과 비용이 초래되기도 하면서 후회한 경우도 있었다.

결국 정리한 것을 단순하게 버리는 것으로 한정할 수 없다. 적절한 보관 역시 정리의 방법이다. 하지만 보관에는 공간적 비용은 물론 관리적 비용이 발생할 수 있다. 개인적으로 운좋게 여유있는 창고가 있긴 하지만 일상 공간과는 제법 떨어진 곳이라 날 잡아 시간 내어 물건을 옮기고 해야 하니 다소 부담이 되기도 하지만, 버리는 것 보다는 창고에 보관하는 방법을 선택하고 있다. 사실 창고에 보관하더라도 별도의 관리 체계가 없다면 버리지 않았다 뿐이지 이후 필요가 있을 때 제대로 기억하고 활용하기 어렵다는 점에서는 결과적으로 버리는 것이라 비슷한 상황이 될 수 있다는 점을 유의해야 한다.

그렇게 본다면 역시나 이 세상에 나와 인연은 맺은 모든 유무형의 물건 가운데 크든 작은 나름의 의미와 가치를 가지는 것 같다. 세상 만물, 문의한 것은 없다. 현명한 생각이 모르지만 반백년 넘은 시간을 흘려 보낸 다음에 이런 생각이 드는 것에 쓴 웃음이 지어지기도 한다.

물론 정리함에 있어 보관과 버림 가운데 선택을 해야 한다면 당연히 버려야 한다. 돌이켜 아쉬운 경우는 억지로 정리의 대상으로 만들어 고민하지 않았나 싶다. 즉 대상을 보고 느낀다면 굳이 정리할 필요가 없다고 생각되지만 정리라는 커다른 주제에 묻혀 함께 처리된 경우가 많다. 특히나 상당한 공간을 차지하거나 그렇지 않더라도 일상의 사용 빈도가 지극히 낮은 경우라면 일시적으로 정리 상황에 몰리면 제대로 된 가치나 의미를 판단하기 어렵다. 그런 점에서 정리라는 과정이 일상의 정기적 과정으로 관리되지 않고, 프로젝트 수준의 이벤트로 진행하다가 그런 문제를 겪게 될 수 있다.

우리는 내 손이 닿은 물건이 어떤 의미와 가치를 가진 것인지 잘 알고 있다. 때문에 그 효용성에 대한 의문에도 불구하고 쉽게 버리지 못한다. 하지만 그러한 물건들이 제대로 된 위치를 차지하지 못하고 일상의 다른 물건과 섞여 있다면 어느 순간 정리의 대상이 되고 만다. 그러나 나름의 의미든 가치든 조금이라도 평가될 수 있는 사안이 있다면 별도의 위치에 자리하든 목록으로 구성된 나름의 관리 대상으로 자리잡고 있어야 한다.

그리고 물건에 대한 자신의 마음, 정성적 판단을 믿지 말아야 한다. 인간의 마음은 언제나 추억의 대상에 대해 그때 기분에 따라 다양한 판단을 내리게 된다. 때문에 정량적 판단이 없다면 쉽게 정리의 대상으로 전락할 수도 있다.

GTD 수집 방식의 숨겨진 함정 ?

GTD를 처음 접하는 사람들이 쉽게 빠져드는 이유 중 하나가 수집이라는 단순하면서도 흥미로운 과정 혹은 단계라고 할 수 있다. 누구나 생각할 수 있으면 특별한 도구나 환경의 준비 없이 시작이 가능하기 때문이다. GTD의 인기는 수집 기능에 시작되었다고 해도 과언이 아니다.

하지만 곧 GTD의 실망 혹은 부담을 느끼기 사람들의 가장 큰 이유 중 하나 역시 수집이라는 어렵고 모호한 기술과 기능 때문이다. 시간이 지날 수록 수집해야 할 대상은 늘어나고, 수집된 대상에 대한 관리 부담은 더욱 가중되게 되고, 나중에는 수집 즉 관리 대상으로 해야할지 말지를 고민하다가 지치게 된다.

GTD의 수집 기능은 단순하고 특별한 상황에 이뤄지는 것이 아니라고 적었지만, 사람에 따라 혹은 경우에 따라 이 단순한 과정에 숨겨진 함정에 발이 빠질 수 있다. 그것은 GTD 수집 과정은 그저 컴퓨터 모니터를 바라고 보고 혹은 종이 위에 창작하듯 쓰는 절차적 기능으로 대부분 인식하고 있는 경우가 많기 때문이다.

예로 자신의 자동차에 관련된 여러 문제를 수집하여 실행하고자 할 때, 대부분은 자신의 늘 사용하는 자동차에 대한 모든 것을 알고 있다고 생각한다. 하지만 많은 경우에서 알 수 있듯 차 안에 앉아 혹은 운전하면서 느끼는 해결 혹은 대응해야 하는 크고 작은 생각거리는 차에서 내리고 나면 상당수 머리 속에서 사라진다. 운전하면서 수집 대상을 수집하기란 힘들다. 그렇다면 자동차에 관한 문제를 수집하기 위해서는 컴퓨터 앞이나 쇼파에 앉아 생각해야 하는 것이 아니라, 직접 자동차는 있는 곳으로 가서 둘러보고 자리에 앉아 어떤 문제를 생각했었는 지 기억을 돌이켜야 한다. 혹은 이후 운전하면서 그런 생각이 들때 잊지 않도록-안전하게-수집하는 방법도 생각해볼 필요가 있다.

이렇듯 자신이 생각하는 많은 문제를 수집할 때, 그 해당되는 문제의 대상을 보고 느끼며 수집하는 것이 아닌 모니터와 종이 위에 기록하는 것이 GTD 수집의 일상인 경우가 많다. 물론 이런한 방식이 나쁜 방법이거나 잘못된 방법은 아니다. 하지만 우리가 생각했던 많은 수집 대상으로의 문제를 다 잡아낼 수는 없다는 것이다.

나아가 이런 수집 방식에 의해 정작 수집되어야 할 여러 사안들이 드러나지 않고 숨어 계속적으로 우리의 머리 속을 휘젖고 다니면서 뭔가 아쉽거나 찜찜한 기분을 느끼게 한다는 것이다. 그러므로 수집 과정을 너무 단순하게 혹은 허술하게 인식해서는 안된다. 수집 과정의 이러한 문제는 GTD 시스템의 불안 요소로 자리잡을 수 있다.

아직 수집될 일이 가득하다 ?

만일 GTD 시스템의 효용성 나아가 신뢰성에 의문을 가진 경우라면, 점검해야 할 여러 사안 중 첫 번째가 관리되어야 할 모든 사안이 수집되어 관리되고 있느냐는 것과 점검하지 않아도 될 여러 사안이 괜히 수집되어 관리되고 있지 않느냐에 대한 것이다.

GTD 시스템을 사용하면서 의외로 많은 수집 자체에 흥미를 가지고 이것 저것 가리지 않고 수집 과정을 진행하게 되는데, 대개의 경우는 수집 과정에서 지치게 된다. 문제는 그러한 과정을 거치고 나면 수집에 부담을 느끼게 되고 실제 수집되어야 할 대상과 수집되지 않아도 돌 대상을 구분하기 쉽지 않은 상태로 몰리게 된다.

GTD 시스템이란 것이 다른 자기 계발이나 시간 관리 체계와 달리 정기적 점검이 매우 주요하다보니, 수집 단계에서부터 부담을 가지게 되면 이후 과정도 매우 불안정하게 된다.

그리고 GTD 시스템에서는 관리 효용성이 없는 잡다한 내용들로 깔끔하고 세련되게 구성된 프로젝트가 가득하지만, 현실적 관리는 전혀 하지 못하는 상태로 전락하게 된다.

이런 문제에 직면했다면 일차적 해결책은 제대로 된 수집 과정을 진행하는 것이다. 일단 옆에 수집함을 준비하고 머리 속에서 잠시 현실적 문제를 지운다. 그리고 수집한다. 수집하는 과정에서 현실적 문제 역시 가능한한 모두 수집되도록 한다.

수집 과정은 GTD의 가장 단순한 기구이면서도 가장 중요한 절차하는 사실을 항상 염두에 두어야 한다. 수집 과정에서 실제적 효용성을 생각할 필요는 없다. 이어지는 평가와 분류 과정에서 자연스럽게 정리될 수 있다. 수집 과정에서는 수집 대상에 평가가 아닌 수집 자체에 집중해야 한다.

GTD 시스템이 다른 여러 관리 체계와 비교하여 가장 부담이 없는 점은 프로젝트나 폴더 관리가 요구되지 않는다는 점이다. 하지만 많은 GTD 사용자들이 GTD 프로그램의 프로젝트를 프로젝트 관리 프로그램에서와 같이 구성하거나 항상의 절차를 아웃라인 프로그램처럼 구성하려고 한다. 애초 GTD 시스템이 그러한 관리 체계의 문제로 부터 벗어나기 위한 방식이라는 점을 생각하면, GTD 프로그램을 너무 혹사시키는 격이다.

이런 점 덕에 많은 GTD 시스템 혹은 GTD 프로그램 사용자들이 쉽게 GTD를 포기하거나 버리게 되는 것도 분명한 사실이라고 본다. 만일 현재의 상태에서 조금 더 나아간다면 GTD는 프로젝트 관리 체계로 변질될 수 있고, 다시금 업무 관리의 근본적 고민으로 되돌아 갈 수 밖에 없다.

OmniFocus 3 안내서 - 1. Capture, 수집

OmniFocus 3, OF3에 대한 포스팅을 할 계획이면서 앞서 이런저런 글이 많았다. 그만큼 오랜 GTD 시스템 그리고 OF3의 구성과 활용에 대해-순전히 개인적인 측면이지만-눈에 거슬리는 문제나 불만이 적지 않았고, 이러한 사안들이 GTD 시스템 운용에서 작지 않은 문제로 연결될 수 있다는 것을 경험했기 때문이다.

이제 OF3의 기능적 사안을 중심으로 GTD 시스템 운용에 관해 적고자 한는데, 모든 GTD 프로그램과 마찬가지로 OF3의 기능적 항목을 GTD 시스템으로 운용하는 것은 사용자의 상황이나 습관 그리고 현재 업무 내용에 따라 다를 수 밖에 없다.

즉 iGTD나 ThinkingRock 혹은 Inbox가 같은 이전 세대의 GTD 프로그램은 철저하게 GTD 시스템의 절차적 방식을 준수한 반면, OF3나 Things는 프로그램이 제공하는 기능을 이용하여 나름의 GTD 시스템으로 활용해야 한다.

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OF3의 GTD 프로그램로서의 가장 기본적이고 핵심적인 그리고 첫 기능적 내용이 수집(Capture) 기능이다.

현재 OF3의 한글 표기로는 Inbox를 통상 말하는 수집함이 아닌 수신함이로 사용하는 등 몇몇 용어가 상당히 어색하지만 일단 화면에 나타난 그대로 적고자 한다.

OF3에서의 일상적 수집은 수신함에 사용자가 직접 대상 항목을-입력하여-수집하거나 또는 E-메일을 통하여 간접적 방법으로 수집(수신)하는 것으로 나눌 수 있다. 따로 언급해야 할 사안이지만 E-메일을 이용하는 방법은 컴퓨터를 이용한 여러 상황에서 요긴하게 사용될 수 있다.

1. 수집 사항 입력

OF3의 수신함에 새로운 작업 대상 항목을 입력하기 방법으로 파일 메뉴의 새 항목 선택하거나, 도구 막대의 ‘+’ 아이콘을 이용하거나 키보드로 Command+N 명령을 사용할 수 있다.

그리고 OF3 화면이 아닌 상태에서-물론 OF3가 열려진 상태에서-OF3의 수신함에 바로 저장하는 빠른 입력, Quick Input을 사용할 수 있다. Quick Input은 단순한 수집 대상 항목의 이름 뿐 아니라 프로젝트나 태그 그리고 마감 날짜 등의 속성 정보도 입력할 수 있다.

하지만 macOS 환경에서는 여러 기능들이 단축키를 지원하다 보니 OF3의 Quick Input 외에도 다른 여러 기능과 함께 사용하기 위한 적절한 단축키 설정이 만만치 않다. 개인적으로는 Shift+Control+Option+Space를 Quick Input에 할당하고 있다. 이 정도 구성의 단축키라면 거의 사용하지 않는다는 반증이다.

이후에 따로 적겠지만 OF3의 수집 기능에는 직접 대상 항목을 입력하거나 파일을 경로 링크로 연결하거나 기록할 수 있다.

기능적 측면에서 대상 수집에 관해 언급할 사안은 없지만, 이후 GTD 시스템의 분류 및 평가 과정에서 원할하고 효율적인 작업을 위해 제목과 내용의 수정이 필요 없거나 최소화 되도록 명확한 절차와 결과를 담고 있는 문장으로 구성하는 것이 좋다.

수집 과정 중 처리 대상이 많다거나 혹은 빠른 처리를 위해 입력 항목의 이름을 너무 단순하게 작성하면, 이후 분류 과정에서 수정해야 할 경우가 많아지게 될 수 있기 때문에 가능한 항목을 명확하게 입력하는 습관이 필요하다. 이를 위해-OF3의 수집 기능과 무관한 사안이지만-GTD 프로그램의 수집을 위한 상시적 입력에 대한 나름의 절차적 규칙을 세우고 준수하도록 노력할 수 있어야 한다.

우리의 일상은 이미 OF3의 일반적 항목 수집 기능으로 감당하기 힘든 수준으로 확장되어 있다. 특히 업무적 환경에서 매번 개별적 항목을 사용자가 직접 키보드를 이용하여 수집하기 어렵다. E-메일 메시지, 사진, 그리고 다양한 포맷의 파일 등은 OF3에서 직접 다루기 어렵다.

필요하다면 이런 대상이 많다면 어쩔 수 없이 별도의 프로그램들을 이용해고 OF3와 함께 운용할 수 있도록 해야 한다.

예로 업무로든 일상으로든 사진을 찍고 고르고 수정하고 그리고 공개하는 것이 일의 주된 범위라고 한다면, 찍은 사진을 모으는 과정이 수집 절차이며 사진이 모이는 폴더나 저장 장치가 수집함 이자 관리 도구가 된다. 이러한 과정을 지원하는 사진 어플리케이션이 GTD 프로그램의 하나가 될 수 있다.

2. E-메일 메시지 수집

E-메일은 우리의 일상과 직장에서 일반화된 소통과 업무의 도구라고 할 수 있다. 물론 현재는 SNS 메신저가 많은 부분 대체하기 했지만-개인적으로도-여전히 업무의 주요한 부분을 담당하고 있다.

때문에 E-메일 클라이언트 혹은 웹 기반의 E-메일 서비스는 별도의 업무 관리 프로그램 혹은 그 자체로 OF3와 같은 하나의 GTD 프로그램이기도 하다. E-메일 관리 시스템 기반의 GTD 시스템 운용은 별도의 주제로 다룰만한 사안이라 할 수 있다.

어떤 경우든 OF3를 운용하더라도 직간접적으로 E-메일 관리 체계와 연동하여 사용할 수 밖에 없는 것이 현대적 업무 환경이다.

OF3와 E-메일 프로그램(나의 경우는 애플 Mail 어플리케이션)과의 연동에서 가장 큰 기능은, 대부분의 E-메일 메시지는 E-메일 클라이언트나 다른 업무용 어플레케이션에서 처리하지만, 별개의 일로 처리해야 하거나 새로운 업무로 생각되는 경우 OF3의 수신함으로 보낸다.

Mail 어플리케이션의 메시지를 OF3의 수신함으로 바로 드래그할 수 없기 때문에, 수신함에 새로운 항목을 생성 후 메시지를 드래그 하거나 Quick Input 기능을 통하여 새로운 항목을 생성해야 한다. 하지만 OmniGroup에서 제공하는 OF3 수집용 E-메일 주소를 사용하여, 해당 메시지를 포워딩하여 OF3의 수신함으로 바로 전달하는 방법을 사용할 수 있다.

E-메일 메시지를 OF3로 전달하는 경우에도 E-메일 메시지의 제목을 그대로 사용해도 되지만, OF3의 수집 항목 생성의 규칙을 적용하여 명확한 제목으로 작성하여 전달하는 것이 좋다.

3. OF3 for iOS & 미리 알림 연동 그리고 Siri 활용

Mac의 OF3(OmniFocus 3 for Mac)의 수집 기능이 아니기 때문에 단독으로 사용할 수 없지만, 만일 OF3 for iOS를 사용하고 있다면 Mac의 ‘미리 알림(Reminders)’ 프로그램과 iOS의 ‘미리 알림’ 앱과 연동하여 Mac의 OF3를 위한 입력 도구로 사용할 수 있다.

개인적으로는 GTD 프로그램으로서 OF3 of iOS는 적극 추천하지 않는 입장이지만, 굳이 구입의 효용성을 하나 꼽으로라면 미리 알림을 통한 OF3 수집 기능과 Siri를 통한 OF3 입력 기능을 활용한 GTD 입력 도구로서의 역할은 의미가 있다고 본다.

다만 OF3 for iOS에서는 미리 알림의 목록을 OF3의 수신함을 단방향 연동이지만 Mac과 iOS의 미리 알림을 함께 운용하면 양쪽 환경에서 모두 운용이 가능하다. 즉 맥의 미리 알림에 입력한 사안이 iOS의 미리 알림으로 동기화 되고, 이 항목이 OF3 for iOS에 연동된 목록에 있다면 OF3 for iOS의 수신함으로 입력되고 다시 동기화된 맥의 OF3 for Mac의 수신함으로 이동하는 긴 여정을 거치게 된다.

바라기는 Mac의 미리 알림 앱의 목록이 OF3의 수신함과 연동될 수 있다면, 굳이 OF3 for iOS가 필요 없을 것이다. 그리고 최근 Mac의 미리 알림 프로그램에서 iCloud 동기화 문제가 발생하기도 했기 때문에 특정 프로그램에 국한된 기능을 집중한다는 것은 여러 면에서 불안 요소가 될 수도 있다.

그리고 아쉽게도 아직 Mac에서는 OF3가 Siri를 지원하지 않는다. 다만 iOS에서는 Siri 지원이 가능하기 때문에 앞서 미리 알림 앱과 같은 방식으로 운용할 수 있다.

이러한 기능적 측면에서는 Things의 Mac/iOS 앱간 연동 기능이 OmniFocus에 비해 좀더 사용자 친화적임이 분명하다.

이와같이 현재 Mac의 OF3와 iOS의 OF3를 모두 사용한다면 여러모로 효과적인 운용이 가능한 것은 분명하다. 그렇더라도 일부러 Mac과 iOS 환경에서 공동 운용을 굳이 추구할 필요는 없다. 물론 외부 활동이 많은 경우라면 OF3 for iOS는 꽤 효율적인 입력 도구이자 위치 기반의 자뚜리 시간 활용을 위한 좋은 도구가 될 수도 있다고 본다.

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GTD 시스템에서 수집함(수신함)을 비우는 과정은 다음 평가 과정의 시작이다. 이제 OF3의 수신함에 주변의 온갖 사안이 수집되었다면 이제 수신함을 비우는 두번째 Clarify 과정으로 진행한다.

이 단계에서 현실적으로 가장 고민스러운 문제는 수신함을 비우는 즉 수집 이후 평가 및 구성 단계로 진행하는 과정을 얼마만에 수행하느냐이다. 물론 정해진 횟수는 없다. 일반적으로 하루 혹은 이틀에 한번 정도가 적당하다고 한다. 일이 많은 만다면 하루에 한번 이상도 가능할 것이다. 하지만 횟수 보다 주요한 것은 일단 수신함을 비우기 과정을 시작했다면 가능한 모든 항목에 대한 정리를 하는 것이 더 주요한다.

OF3와 같은 GTD 프로그램의 경우는 수집, 평가 그리고 구성의 과정이 실제적으로 수신함에서 진행된다는 점에서 수신함에 쌓인 대상이 너무 많다면 수신함 비우기에서 시작하여 항목 평가와 구성의 과정이 완료되지 못한 채 또 새로운 대상이 수집될 수 있다는 점에서 수집된 대상을 정리하는, 수집함 비우기 작업에 충분한 시간을 가지고 수행할 수 있어야 한다.

GTD 실패의 극복 - 수집의 오류 ?

GTD를 접하는 처음 많은 이들이 가장 흥미를 느끼는 점이 자신과 주변의 잡다한 사항을 한 곳에 수집한 후, 이를 평가 및 분류하여 컨텍스트를 부여하여 관리하는 새로운 절차적 방식이다.

그리고 GTD의 단순하면서도 강력한 관리 방식의 핵심이 그 첫 단계인 수집에서 시작된다. 이 단순한 기능이 놀랍게도 그 동안 여러 다양한 시간 관리와 업무 관리 방식들이 관심을 두지 않았다는 점에서 흥미롭다. 하지만 그 효용성 여부와 상관없이-안타깝게도-GTD를 섣부르게 이해한 많은 이들이 착각하면서 가장 많은 실수와 오류를 겪으며 그러면서도 문제를 인식하지 못하는 부분도 바로 수집 단계이다.

GTD의 수집 기능은 자신을 둘러싼 모든 주변 사항을 수집함이라는 물리적, 가상적 공간에 모으는 과정이다. 이 과정을 처음 겪어 보는 사람들이라면 자신 주변에서 이렇게 많은 사안을 있다는 점에 놀라면서 GTD의 매력에 빠지게 된다.

하지만 섣부리게 수집이라는 행위에 집중하다보니 수집 대상과 그 대상의 표현 그리고 구성에 관해서는 불완전하거나 불명확하게 규정한 채로 수집하는 경우가 많다. 사실 수집 과정 자체가 예상 보다 지리하고 힘들다는 점에서 어쩔 수 없이 발생하는 문제이기도 하다. 다른 한편으로는 단순히 모우기 과정이라는 방식으로서 수집 과정을 너무 쉽게 이해한 결과이기도 하다. 사실 수집함을 채울 대상은 일상에서 끊임없다.

물론 이렇게 수집된 대상은 이후 평가와 분류 과정에서 정확하게 구성할 수 있기 때문에 다소 불명확하고 불완전한 표현으로 수집된 대상이 시스템의 전체적 운용에 반드시 문제가 된다고 볼 수는 없다.

하지만 대부분의 GTD 운용자가 일단 수집함으로 들어간 그리고 수집함에서 끄집어 낸 대상에 대한 다시 한번 명확하거나 완전하게 형태로 규정하는 과정을 진행한다고 보기는 어렵다. 아마 99%의 사용자는 그대로 다음 단계로 넘겨 진행하게 된다.

결과적으로 일상의 불안정하고 혼란스러움이 가득한 현실을 개선하고자 도입한 GTD 시스템에, 해소하기 위해 수집된 온갖 대상들이 불안정하고 혼란스러운 채로 모인 후 시스템 내부를 돌아 다니면서 어느 순간부터 망각의 대상이 되고 힘겹게 구축한 GTD 시스템의 관리 체계를 심각하게 위협하는 요소가 되고 만다.

더 심각한 문제는 대부분의 GTD 운용자들은 이러한 상황에 대한 원인을 자연스럽게 자신의 게으름이나 무능이라 오해하거나 GTD 시스템의 현실적 운용성을 비판하게 된다. 그리고 몇 차례 GTD 시스템을 재정비, 재설치 하거나 혹은 현재 사용중인 GTD 플랫폼을 포기하고 새로운 시스템을 적용하고자 한다. 그러나 여전히 같은 문제는 지속되고 같은 상황도 반복된다.

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많은 사람들이 GTD의 수집 기능에 관심을 집중한 반면, 업무 및 일상의 관리 체계로서 GTD 시스템이 지금까지 개발된 여타 시간 관리 혹은 업무 관리 체계와 구별되는 것은 핵심 사안인 정기적 관리 단계는 잊어버리거나 너무 작의적으로 운용하고 있다.

관리 단계는 GTD에서 가장 어려운 부분이기도 하고, 특히 소프트웨어로 처리하기 힘들다는 측면에서 현실적으로 완전한 시스템의 구축이 쉽지 않다. GTD 시스템이 가장 비판을 많이 받는 부분 역시 너무 이상적 관리 체계를 지향하고 또한 강요하고 있기 때문이기도 하다. 특히 우리나라와 같은 GTD 업무 처리 방식을 수용하기에는 상당히 괴리감기 크다.

어떠한 경우든 언급한 불안정하고 불완전한 수집 요소들이 이후 단계에서 제대로 관리 되지 않는다면 GTD 시스템에 있어 치명적인 악영향을 미치게 된다. 그리고 이러한 요인들로 인해 GTD 관리 자체가 일이 되어버리는-GTD 시스템 도입 측면에서 보자면-최악의 사태로 이어진다.

사실 시스템이 이 정도 상황이라고 느낀다면 복구는 현실적으로 불가능하다. 또한 더불어 동일한 습관이나 인식으로는 GTD 시스템을 아무리 재설정 혹은 재설치한다고 한들 상황은 반복된다.

그러므로 GTD 시스템을 신뢰할 수 있는 관리 체계로 정비하고 유지하기 위해서는 수집함에서 꺼내어지는 모든 대상을 명확하게 규정하는 과정이 필요하다. 이 과정은 대부분의 대상에 있어 단순할 수도 있는 반면 일부는 상당한 고민을 요할 수도 있다. 그런 일은 이후 평가 과정에서 명확하게 규정할 수 있도록 별도로 표기하여 넘긴다면 이후 과정에서 어렵지 않게 대응할 수 있다.

그런 대응이 어렵다면 GTD의 대기 폴더로 옮기는 것도 이후 대응을 위한 방법이기도 하다. 물론 이 경우에도 반드시 향후 파악이 가능한 표식이 필요하다. 만일 이후 대응이 계속 지연된다면 어쩌면 GTD 시스템에서의 관리 범위를 벗어나 일이라고 볼 수도 있다. 버려지거나 관리 가능하도록 세분화할 수 있도록 한다.

GTD 시스템이 플랭클린 플래너 등 다른 주요한 업무 및 시간 관리 방식과 다른 점은 절대적으로 일, 업무 처리를 위한 용도에 집중할 수 있다는 점이다. 물론 업무적 일과 일상의 구분하기가 모호하다는 점에서 큰 약점이 될 수 있는 것도 분명하지만, 스스로 그러한 구분을 명확하고 냉정하게 무엇보다도 습관적이며 절차적으로 처리할 수 있다면 우리의 일상은 의외로-기대한 바와 같이-평온할 수 있다.

미래의 업무 환경.. 종이 없는 사무실 ?

지난 주 한국 HP(HP, Inc.)에서 주최한 HP 브랜드 데이에 다녀왔다. 애초 방문 목적은 HP가 본격적으로 출시한 산업용 3D 프린터의 전시를 기대하고 갔었지만, 예상과 달리 일반 업무용 프린터를 비롯한 사무용 제품 소개가 핵심이었다. 워크스테이션, PC, 모니터, 프린터 그리고 VR 등에 대한 제품 소개와 시장 전략 그리고 제품 전시가 진행되었는데, 역시 핵심 주제는 HP 답게 프린터 그리고 프린터 판매 전략이었다. 방문 목적에 비춰 보자면 기대한 제품에 대한 구경은 커녕 소개도 없어 소득 없는 시간 낭비가 될 수도 있었지만, 다시 생각해 보면 GTD 시스템의 구축이나 운용에 있어 컴퓨터, 모니터를 비롯한 여러 디지털 제품이 차지하는 비중이 크다는 점에서 자신과 주변을 돌아볼 수 있는 시간을 가졌다고도 볼 수 있다. 그리고 그 생각은 중심 역시 바로.. 프린터였다.

컴퓨터 시스템, 특히 업무용 데스크 컴퓨터 혹은 터미널 장치가 보급되면서 많은 컴퓨터 회사들이 내세웠던 구호가 ‘종이 없는 사무실’ 그리고 ‘협업 환경의 사무실’ 더불어 ‘재택 근무 가능’등과 같이 모든 경영자 혹은 직장인이 꿈꾸던 희망에 대한 내용이었다. 특히 그 가운데 사무 자동화의 핵심 홍보 문구가 디지털 환경으로 전환된 업무 환경에서 더 이상 수작업에 의해 서류 작업이 사라지게 되고 결과적으로 종이의 사용량이 대폭 줄어 들게 될 것이라고 ‘종이 없는 사무실’이었다. 아마 거의 반 세기 전부터 회자되기 시작한 말이었고, 1980년대 PC 혁명의 시기를 정의하는 주요한 이상이기도 했다.

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하지만 오늘날 현실에서 보면, 내 주변은 여전히 종이, 대부분 프린터에서 출력된 종이로 가득하다. 그리고 쌓인 종이에 뭐가 출력되어 있는 지 알 수 없을 정도로 여기저기 흩어져 있기도 하다. 수집함에도 참고 폴더에도 가방에도 책장에도.. 종이 출력물이 없는 곳을 찾기란 불가능하지 않을까 싶다. 물론 이런 현실을 해소하기 위해 정기적으로 혹은 기분 날 때 주변을 정리하여 종이 출력물을 정리하기도 하지만, 이내 몇 일 지나지 않아 다시 예전과 동일하거나 심지어 더 심각한 상태로 되돌아 가는 경우를 반복하여 겪게 된다.

만일 종이가 필요없는 환경이 구축되어 지속된다고 가정할 때, 일반적인 업무 환경 특히 책상 위에는 데스크 탑 컴퓨터나 노트북 컴퓨터 그리고 모니터에 앞에 놓이게 될 것이고 필요에 따라 키보드나 마우스가 추가될 것이다. 더할 수 있다면 눈을 위해 준비한 스탠드가 앞에 놓일 것이다. 하나 또 빠질 수 없는 것은 아마도 스마트 폰과 충전 케이블일 것이다. 물론 세상 그 누구의 책상 위에도 이 정도의 구성으로 업무 환경이 갖춰진 경우는 없을 것이다. 책상 위에 반드시 놓이게 되는 또 다른 핵심 도구는 메모지나 노트 그리고 필기구일 것이다. 그리고 옆이나 뒤 혹은 몇 발자국 떨어진 곳에 프린터가 놓여 있을 것이다.

같은 내용을 포함하고 있는 종이 출력물과 디지털 파일의 가장 큰 차이는 파일에는 파일 이름을 부여할 수 있지만 종이 출력물에는 별도 관리를 위한 이름을 직접적으로 부여하기 어렵다. 물론 이러한 문제를 해결하기 위해 종이 출력물을 다시 이미지 등의 디지털 파일 등으로 변환하는 과정을 생각할 수는 없다. 내용이 파악된 종이 출력물에 대한 후속 조치가 있어여 한다고 할 때, 보관하거나 혹은 버리거나의 과정으로 진행되게 된다는 것이다. 나의 경우는 내용이 수명을 다한 경우에는 그냥 버린다. 물론 영수증이나 내용을 실물로 일정 기간 유지해야 하는 종이 출력물은 따로 참고 폴더에 보관한다. 물론 내용 확인의 효율성과 가독성은 종이 출력물이 단연 뛰어날 수도 있지만 이 포스팅에서 그런 장점을 강조할 의도는 없다.

결국 관리 부하를 높이는 종이 출력물은 가능하면 생산하지 않는 것이 좋다. 사무실에 앉아 보면 부하 직원들이 프린터에서 출력된 종이를 가지러 가기 위해 쉴새 없이 일어났다 앉았다를 반복한다. 같은 문서를 작성하는 과정에서 수 차례 혹은 십여 차례를 출력을 반복한다. 글자 한자 틀린 경우에도 새로 출력하고, 잠시 후 이 과정은 몇 차례에 걸쳐 반복된다. 물론 이런 행위를 부담없이 할 수 있는 핵심은 종이나 토너 혹은 잉크도 내 것이 아니기 때문이다. 어쨌거나 몇 장의 문서를 출력하기 위해 수 십장의 버려질 종이가 쓰레기 통에 가득 쌓이거나 파쇄기로 들어 간다. 이면지 사용을 위한 폴더에는 거의 들어가지 않는다. 심지어 이면지 폴더가 넘쳐 다시 쓰레기에 쏟아 내기도 한다.

GTD 시스템 운용이나 생산적인 업무 환경 유지를 위해서는 가능한한 동일한 정보나 내용의 매체가 중복되어 존재하지 않는 것이 좋다. 디지털 형태이든 물리적 종이 형태이든 어느 것이 더 좋은 가를 각자의 몫이지만 둘 이상의 존재하지 않는 것이 좋다. 하지만 디지털 문서의 장점이면서 단점이 복사본을 얼마든지 생성할 수 있다는 것이며, 더불어 프린터로 얼마든지 출력이 가능하다는 것이다.

무언가를 찾고자 할 때, 같은 파일 이름의 파일이든 동일한 내용의 문서이든 중복된 대상으로 존재하는 것보다는 차라리 없는 것이 관리적인 측면에서는 안전할 수 있다. 물론 업무 진행의 측면에서는 최악이지만 순전히 관리 시스템의 신뢰성 측면에서는 없는 것이 더 나을 수도 있다. 현실적으로 두 경우 모두 문제일 수 밖에 없지만, 디지털 파일은 그나마 중복된 이름에 대한 검색이 가능하기도 하다. 반명 종이 출력물을 종이된 대상을 찾기도 쉽지 않으며 내용을 비교하기란 거의 불가능하다.

결론적으로 프린터를 출력된 출력물, 문서는 가능한한 생성하지 않는 것이 좋다. 생성된 경우에는 목적에 부합된 상황이 끝나면 수정 사항을 디지털 파일에 적용한 후, 버리도록 한다. 만일 종이 출력물을 보관해야만 하는 상황이라면 별도 폴더로 옮기고 디지털 파일에는 태그나 컬러를 부여하여 별도 출력본의 보관 사항을 표시 한다. 이런 측면에서 운영 환경에서의 태그나 컬러 운용이 편리한 macOS(Mac OS X)는 정말 효율적이다. 포스팅을 정리하자면,

1. 문서 작성이나 수정 과정에서 내용 확인을 위한 프린터 출력을 통한 사본의 생성은 최소화한다. 작성 과정에서 어쩔 수 없이 생성된 임시적인 종이 문서는 내용 확인 후 이면지 통으로 보내거나 쓰레기 통에 버린다. 혹은 내용 유출이 우려되는 경우는 파쇄한다.
2. 최종 출력 후, 목적과 용도가 완료된 문서의 출력 원본 혹은 사본을 보유한 경우 그 사용 용도나 기한이 만료된 후 보관의 필요성이 없다면 버리거나 파쇄한다.
3. 완료된 문서에 수정 사항이 발생했다면, 원본 문서 파일에 수정 사항을 적용한 후, 문서는 버리거나 파쇄한다.
4. 사인이나 물리적 조치가 더해져 따로 보관해야 하는 출력 문서는 별도 폴더로 옮겨 보관하고, 문서 파일에는 태그 혹은 컬러 등을 이용하여 해당 종이 문서가 존재하고 있음을 표시한다.
5. 필요시, 문서 파일에 대한 중복성 검사를 진행하여 하나의 파일을 유지한다.

종이에 출력된 문서는 관리 범위를 벗어나게 되면 내용은 물론 가치에 대한 판단에 매우 어려울 수 있기 때문에 계속 주변에 쌓여 갈 수 있다. 때문에 정기적으로 쌓인 문서를 처리하지 않게 되면 관리 불능의 사태가 발생할 수 있다는 점에서 지속적으로 관리해야 한다.

경쟁자들..? OmniFocus, Evernote & Things

2017 WWDC에서 iOS 11에 대한 소개 화면에서 영광스럽게도 OmniFocus2, Evernote 그리고 Things 3가 출연하는 광경이 벌어 졌다. iOS 11의 Siri Kit와 관련하여 정보의 상호운용 특히 업무 관리 기능을 지칭되면서 OmniFocus와 같은 앱이 언급되었다.

함께 등장한 앱 간의 연관성이 딱히 없어 보이는 상황에서 GTD와 관련된 세 가지 앱이 등장했다는 점에서 매우 이례적이라고 할 수 있을까? 그렇지 않다면 업무 관리 앱과 Siri 간의 여동성이 그만큼 활성화되고 있다는 반증이라고 할 수 있을까? 일단 AppStore에서 WeChat 앱의 평점이 형편없다는 점에서 기능적으로 우수한 이유로 선정되었다기 보다는 사람들이 많이 사용한다는 입장에서 선택된 것이 아닌가 싶다.

OmniFocus의 경우 Mac은 물론 iOS에서도 대표적인 업무 관리 프로그램이며 또한 Things의 경우 최근 출시되어 다시 관심이 급증했기 때문이라고 생각할 수 있지만 Evernote의 경우는 어떻게 생각할 수 있을까. 아마도 다른 이유에서 보다 사용자가 많은 프로그램의 하나라고 볼 수 있기 때문이 아닌가 싶다. Evetnote는 출시 이후 꾸준히 관심을 받다가 클라우드 환경에 대한 이해가 확산되면서 폭발적으로 사용자가 많아졌다.

하지만 2015년을 전후로 Evernote의 위기설이 흘러 나오고 있는 걸로 보아 현재는 지난 2010년 즈음의 고속 성장과 같은 기대를 바라기는 힘든 상항이라고 할 수 있다. 반면 OmniFocus나 Things는 사용자 수나 성장 현황을 따로 공개하지 않고 있지만 지속적으로 성장하고 있다고 예상된다. 사실 대부분이 무료 사용자인 Evernote와 유료 앱인 OmniFocus나 Things를 직접 비교한다는 것은 무리가 있다. 앱을 많이 사용하면 수익이 많을 수도 있지만 반드시 그렇다고 볼 수는 없다는 점에서 최근 Evernote의 유료화 전환은 여러모로 관련 앱 분야에서 시사하는 바가 크다고 생각된다. 특히 동기화 기기 수량 제한이라는 마이크로소프트나 특정 어플리케이션 공급사들이 하는 방안을 선택한 것으로 거의 반강제로 유료 사용을 강요한다고 볼 수 있다. Evernote도 마찬가지지만 거의 모든 앱 개발사들은 플랫폼으로 폭 넓은 사용층을 확보한 후 서서히 유료화로 전환하여 수익을 얻기 위한 방법을 선택하게 되겠지만.. 이미 수 많은 경쟁 앱이 넘쳐나고 있는 상황에서 그러한 시도가 성공적으로 받아 들여 질 수 있을 지는 의문이다.

GTD 관련 분야에서 Evernote가 관심을 받게 된 것은 기능적으로 GTD 스타일에 적용이 가능하기 때문이지만, Evernote가 직접적으로 GTD 플랫폼으로 OmniFocus나 Things에 대응 혹은 경쟁하기란 힘들다. 특히 OmniFocus의 기능과 구성에 비한다면 더욱 현격한 차이가 보인다. Evernote가 GTD 플랫폼으로 많이 채용될 수 있었던 것은 수집 기능이라는 측면에서 였다. 하지만 GTD는 수집된 정보의 평가와 관리가 핵심이라는 점에서 GTD 플랫폼으로서의 한계가 명확하다고 볼 수 있다.

최근 Things 3의 출시로 다시금 Mac과 iOS 기반의 GTD 플랫폼 간의 경쟁이 시작되었다고 볼 때 유료 기능의 Evernote는 이제 GTD 플랫폼으로의 기능은 상실했다고 볼 수 있지 않나 싶다. 나 역시 Evernote의 Premium 사용자이면서도 거의 1 년 이상 서비스를 이용하지 않았고 더 이상 라이센스 연장을 하지 않았다.

GTD Inbox 수집을 위한 도구

GTD 시스템의 신뢰성은 수집 단계에서부터 시작된다. 일반적으로 GTD 시스템을 처음 접하게되면 새로운 수집의 즐거움(?)으로 인해 여러 개의 수집함과 수집 도구를 갖추고 수집 과정을 수행하게 된다. 이 과정에서 너무 무리한 나머지 몸이 지쳐서 GTD 시스템의 구축 자체가 지지부진해주는 경우와 수집 대상을 찾기 위해 혈안이 되는 두 경우로 나뉜다.

수집은 글자 그대로 가공이 포함된 정리가 아닌 몸과 마음에 신경쓰이는 대상을 한 곳으로 모으는 과정이다. 하나의 물리적인 공간을 기준으로 하나의 수집함을 두는 이상적이다. 디지털 환경에서는 사용하는 기기들에 따라 여러 개의 수집함이 존재할 수도 있겠지만 이럴 경우에도 각 수집함의 자료들이 동기화되어 서로 중복되지 않도록 하는 것이 좋다. 이번 포스팅에서는 현재 내가 운용중인 수집 도구들과 그 운용 방식에 대해 적고자 한다. 물론 이와 관련한 내용들은 앞으로도 계속 언급되지 않을 수 없겠지만...

1. 맥북프로

현재 ’일’의 대상을 수집하는 기본 도구는 맥북프로에서의 OmniFocus for Mac이 그 중심이 된다. Inbox에서 직접 입력하거나 quick entry 기능을 사용한다. OmniFous에서는 quick entry에서 제목에 더하여 프로젝트, 컨텍스트 및 기타 요소를 지정하거나 입력할 수 있지만 나는 수집 과정의 명확성을 위해 가능한한 제목만 입력하여 Inbox로 보낸다. 하지만 GTD의 원칙주의자 입장에서 볼 때, 수집 과정에서는 수집 이외 작업이 진행되어서는 안된다. 때문에 수집과 평가 작업을 동시에 수행할 수 있는 quick-entry 기능은 초기에 사용자들에게 상당한 비난을 받은 부분이다. 그 외 웹 브라우저, E-mail 클라이언트 등 다른 어플리케이션에서 전송되는 정보들도 quick entry를 통하여 저장된다.

E-mail의 경우는 맥북프로의 Mail Inbox에서 자동으로 수신된다. 책상 위의 노트를 대체하기 위해 Mail의 memo 기능을 사용하기도 했으나 사용성나 빈도는 극히 저조하다. 곧 출시될 Mountain Lion에서의 Notes에 기대를 하고 있다. 하지만 역시나 효용성면에서 손으로 직접 저는 노트 기능을 대체하기는 어려울 듯 보인다.

그리고 맥북프로에서 생성되거나 네트워크를 통하여 다운로드되는 파일들은 Dropbox의 Inbox 폴더에 저장된다. Dropbox를 통하여 내가 사용중인 모든 기기들에서 문서를 비롯한 파일들을 함께 사용할 수 있도록 했다. Mail이나 Safari에서 다운로드되는 파일들도 모두 Dropbox에 저장되도록 한다.

2. 아이폰 & 아이패드

현재 iPhone 4S와 iPad 1세대를 사용하고 있는데, 가장 주요하게 수집도구로서 사용하는 것이 카메라 앱이다. 촬용된 사진과 동영상은 물론 메신저를 통하여 다운로드된 사진들도 iCloud를 통하여 맥북프로와 다른 iOS 기기들로 전송된다.

물리적인 iPhone 4S의 음성메모 앱 기능 역시 가장 많이 사용되는 수집 도구이다. 예전에는 별도의 녹음기 등을 사용하므로 써 사용에 상당한 불편함이 있었으나 이를 완벽하게 대체할 수 있다. 음성메모는 itunes를 통하여 맥북프로로 동기화되고 필요시 사용할 수 있도록 보관된다. 사실 외부에서 iPhone과 iPad의 메모 앱을 사용할 수 있는 상황이 만들기가 쉽지가 않으므로 음성메모는 외부 활동시 사진 앱과 함께 매우 강력한 수집도구가 된다.

하지만 무엇보다도 OmniFocus for iPhone과 OmniFocus for iPad를 사용하게 됨에 따라 OmniFocus를 보다 완벽하게 GTD 시스템의 중심 도구로서 활용할 수 있게 되었다. 이제 GTD 시스템 운용과 관련하여 유사시에 굳이 맥북프로를 사용하지 않아도 된다는 점에서 심리적으로 상당히 안정을 가질 수 있게 되었다.

3. 수집함

GTD 시스템을 위한 전통적인 수집 방식을 위해 사무실 책상 위(최근에 뒤로 옮겨졌다)에 Sysmax 2단 트레이를 수집함으로 사용하면서 업무 중 발생하는 서류나 물품들을 모은다. 수집함에 가장 많이 넣어지는 것은 타 부서에 받은 문서나 업무와 관련하여 출력된 문서들 그리고 각장 우편물과 정보지들이다. 기본적으로 수집함은 1~2일 간격으로 비우려고 계획했지만 어떤 경우에는 수집함이 쉽게 넘칠 정도로 서류나 책들이 쌓이게 된다. 다른 업무에 신경을 쓰다보면 어느새 수집함을 비워야 할 시점 임을 알게 된다. 만일 이러한 경우 평가 단계로서 수집함 비우기를 진행하지 않게 되면 수집함은 새로운 부담거리로 다가올 수도 있다는 점을 주의해야만 한다. 그리고 책상이 비좁아 순간적으로 서류나 물품을 수집함에 넣었다고 옮기지 않거나 하면 수집함을 비우는 과정에서 곤란한 문제가 생길 수도 있다.

수집함 외에 책상 위에는 수집 도구로서 사용될 수 있는 일반적인 문구류를 준비해 두고 있다. 메모는 물론 각종 아이디어를 그리거나 다른 직원과의 협의 내용을 적는 메모지, 연필, 지우개, 일반적인 형광펜 대신 사용하는 STAEDTLER Textsurfer dry, 클립, 여러 크기의 집게 그리고 Post-It 등이다.

평상시 맥북프로와 아이패드를 넣어 출퇴근 및 출장 시에 사용하는 LEXON Airline 가방에는 메모를 위한 노트와 서류 등 넣을 수 있는 파일 폴더를 그리고 필기구를 넣어 두고 있다. 일단 회사로 돌아오면 가방의 모든 ‘일’을 위한 요소와 수집 대상은 책상 위의 수집함으로 옮겨 가방을 비운다.

PS. 얼마 전 까지 나는 GTD 시스템의 관리 대상에서 집(혹은 가정)을 제외시켰었다. 여러가지 이유가 있겠지만 대한민국 직장인의 대부분은 업무 영역에 있어 집과 직장의 구분이 없기 때문이었다. 사실 난 평생동안 직장의 업무를 집에서 엄격히 분리시키기 위해 꾸준히 노력해왔다. 하지만 지금은 직장의 일이 아닌 순수하게 나와 집의 일을 위한 GTD 시스템을 적용시키려고 확장하고 있다. 물론 이 과정에서 아내의 협력이 절대적으로 필요했기 때문에 아내를 포섭하기 위한 나름 많은 노력을 기울이고 있다.