OF3를 GTD 시스템으로 사용함에 있어 가장 핵심적 효용성을 제공하는 기능의 하나를 꼽으라면, 프로젝트에 대한 아웃라인 보기 옵션의 활용이라고 자신한다. 반대로 만일 현재 OF3이 제대로 활용되지 못하고 있다는 생각이 든다면 아웃라인 보기를 어떻게 설정되고 사용하는 지를 평가해볼 필요가 있다고 생각한다.
경험에 비춰 OF3가 효율적으로(혹은 정상적으로) 사용될 수 있도록 하기 위해서 아웃라인 보기를 ‘사용 가능’으로 설정 한다. 그러면 OF3에는 관리되는 모든 일에 대하여-지연되거나 보류되는 일이 아닌 대상 가운데-현재 그리고 향후 순차적으로 먼저 해야 할 일들이 표시된다. 병렬 프로젝트에서는 같은 순위의 일들이 모두 표시된다. 그리고 현재 해야하는 일을 처리하면 다음 일이 나타나게 된다.
아웃라인의 ‘사용 가능’ 설정과 함께 유사한 ’첫번째 사용 가능’ 설정이 위에 있는데, ‘첫번째 사용 가능’은 프로젝트의 내용이나 구성과 무관하게 정렬된 순서에서 최우선(최상단) 대상 만을 보여준다. 그런 점에서 ‘사용 가능’ 설정과 크게 다르지 않다고 볼 수 있지만, 병렬 프로젝트의 경우에도 최상단 항목만 보이기 때문에 ‘사용 가능’과 비교하여 실질적 효용성은 없다고 본다.
하지만 문제는 ’사용 가능’이나 ‘첫번째 사용 가능’ 설정과 무관하게 OF3가 표준 개요 화면의 프로젝트 항목들에 대해서 자동 정렬을 지원하지 않기 때문에 입력 조건 등의 변경에 따라 실행 순서를 수동으로 변경해주어야 하는 경우도 있다.
때문에 각 프로젝트 내 항목에 대한 정렬은 자동 정렬을 지원하는 검토 개요나 사용자 개요 등을 활용해야 한다. 다시 말해 현재 프로젝트에 대한 내용을 파악하기 위해 아웃라인 보기 옵션을 바꾸지 말고 검토 개요를 사용할 수 있도록 한다.
그리고 아웃라인의 ‘사용 가능’에 대응되는 다른 보기 옵션이 ‘남은 항목’이다. ‘남은 항목’은 단순하게 현재 프로젝트 내의 해야하거나 계획된 모든 일을 보여 준다. 프로젝트의 모든 항목을 볼 수 있다는 점에서 대부분의 OF3 사용자에게 거의 기본 설정과 같다고 본다. 만일 프로젝트 내의 항목이나 세부 프로젝트의 수가 적거나 혹은 단순하다면 큰 문제가 없겠지만 그렇지 않을 경우에는 화면에 너무 많은 대상들이 보여 시각적으로 혼란스러울 수 있다.
한편으로 언제나 프로젝트 내의 모든 항목을 볼 수 있다는 점에서 전체적 관리가 용이할 수도 있겠지만, 개인적으로는 관리의 집중도를 떨어뜨릴 수 있다는 점에서 추천하고 싶지는 않다.
OF3의 ’사용 가능’ 보기와 ‘남은 항목’ 보기 간의 우열을 비교할 수는 없지만, GTD 시스템으로 효율적 운용을 위한 ‘사용 가능’을 선택했다면 화면에 나타나는 ’사용 가능’ 항목과 이후 나타날 ‘사용 가능’ 항목들간의 순위가 항상 신뢰할 수 있도록 Reflect, 관리 단계에서 프로젝트를 점검할 수 있도록 해야 한다는 것이다.
그렇지 않다면 일상적으로 두 보기 옵션 간의 선택을 지속적으로 반복해야 한다. 하지만 그런 경우에는 대부분 결국 자연스럽게 프로젝트의 전체적인 내용을 파악할 수 있는 ‘남은 항목’ 보기를 선택하게 될 것이다.
