달력(캘린더)은 오래도록 특정 날짜나 시간에 실행해야 하거나 마감해야 할 일들을 기록하고 이를 늘 확인할 수 있는 도구로 사용 되어 왔다. 그럼에 간혹 주요한(하지만 관심없는) 날을 잊는 경우도 적지는 않다. 달력을 사용하는 방식은 크게 두 가지로 나눠 볼 수 있다. 우선 중요한 사안이나 일정만 적어 놓고 필요 시 확인하는 경우와 다음으로 날짜와 시간을 포함한 모든 일정을 기록하여 정기적으로 확인하는 경우로 볼 수 있다.
달력은 GTD를 포함한 모든 업무 관리 체계를 기본 도구 임에 분명하다. 새해가 밝으면 우리는 기념일이나 생일 등을 새 달력에 옮겨 적는 일을 의식처럼 행하기도 한다. 하지만 달력은 그저 당일 날짜가 가지는 의미를 적는 것일 뿐이 해야 할 일에 대한 사안을 적기는 불편 한다. 대략 큰 맥락의 제목을 적는 정도로 활용할 수 밖에 없다. 실제 할 일들에 대한 고민은 그 날짜 주변으로 새로 고민하기도 한다. 이러한 공간적인 제약은 업무 및 일정 관리용 컴퓨터 소프트웨어로서 달력 기능을 사용하게 되면서 해결되었다고 본다.
Outlook이나 iCal을 사용하면 달력 화면에 특정 날짜에 해야 할 일은 명확하게 지정할 수 있다. 주소록 등과의 연동으로 함께 일을 처리해야 하는 경우에 대한 대응도 가능하게 된다. 처음에 이런 일정관리 소프트웨어를 사용하게 되면 시각적으로 불편하기도 하지만 이내 적응되면 특별한 문제가 되지는 않는다. 웹 기반의 서비스를 사용하면 일정 확인을 위한 공간적인 제약에서 벗어 날 수 있게 되었다.
그럼에도 사무실 책상 위에는 대부분 탁상용 달력이 놓여 있고 언제나 연말이 되면 관련 업체로부터 선물이 들어 온다. 컴퓨터 소프트웨어의 기능이 좋아지고 스마트 폰에서 언제나 일정 확인이 가능하지만 책상 위의 달력은 좀처럼 그 자리를 떠나지는 않을 것 같다. 정확하게 말할 수는 없지만 업무나 일정 관리를 떠나 잠시 눈을 돌려 달력에서 한 주의 남은 날을 계산하는 것으로 작은 위안을 받는 것 같다.
GTD에서 달력은 업무나 일의 실행을 관리하는 도구로 사용되지는 않는다. 업무 관리 소프트웨어에서는 업무 목록의 내용이 연동되어 출력되는 것이기 때문에 달력 기능의 고유 역할과는 구분한다. 하지만 특정 날짜를 상기해야 하는 사안이나 앞서 말한 기념일 등을 점검하는 역할에서는 다른 어떤 도구보다 효과적이라고 볼 수 있다. 즉 결혼기념일을 잊지 않는 것과 결혼기념일 선물을 준비하는 일은 동일한 목적을 위한 사안이지만 일과 일고 구분되지 않은 별개의 사안이다. 이와 같이 달력은 특정 날짜나 약속 등을 상기 시켜주는 보조 역할로는 효율적으로 사용될 수 있다. 그리고 Review 단계에서 다음 주나 향후 업무 계획에 대한 검토 과정에서 활용된다.
정리하자면 GTD 시스템의 운영에서 달력의 용도와 활용 범위를 명확하게 구분하는 것이 필요하다. 업무 실행과 관련한 내용은 달력을 이용하지 않도록 해야 하고, 세부 실행 사안이 없는 항목 등은 또한 달력을 이용하는 체계로 정립하는 것이 필요하다.
