긴 쉼은 비용이며 업무 생산성의 장애물이다 ?

일상에서의 휴식은 소중하지 않을 수 없다. 심지어 쉬기 위해 일한다고들 하지 않나 싶다. 긴 연휴나 휴가는 물론 일상의 주말이 없었다면 지리한 삶을 어떻게 지속할 수 있었을 지 의문이다. 하지만 길든 짧든 휴식을 위해 주어진 시간 동안 쉴 수 있는 여유를 가졌는 지는 의문이다. 더욱이 다시 찾아오는 일상의 부담으로 짧았던 기억은 곧 사라진다. 물론 다시 찾아 올 주말과 연휴를 기다리며 일상의 시간을 보낸다.

직장 생활 혹은 학업이나 다른-나름-규칙적 일상에서 항상 고민스러우면서도 흥미로운 것이 휴식의 시간을 보낸 후 다시금 일상을 시작할 때마다 밀려오는 정신적, 유첵적 부담이다. 대부분의 서민적 삶에서 휴식이나 휴가 그리고 휴일은 거의 비슷한 시기를 공유할 것이니 전 세계적으로 많은 이들이 동시에 겪는 증상이라고 할 수 있을 것이다.

어느날 회장을 모시고 담소할 기회가 있었는데, 한 기업의 소유자이자 대주주인 회장이나 그 가족은 우리와 다른 일정을 살고 있었다. 과장해서 보자면 남들 쉴때 무언가를 하고 남들 일할 때 쉬는 경향을 보였다. 물론 기업에서 회장이 자주 쉰다는 것은 직장인 입장에서 환영하지 않을 수 없다. 덕분에 사장도 맘 편히 쉬는 것 같다. 당연히 사장이 쉰다고 직원들도 그럴 수 있다는 것은 아니지만, 사장 얼굴 보지 않는 자체로 만족하지 않을까 한다.

회장은 주중에 관광지의 유명 호텔을 이용하면 예약도 수월하고 값도 훨씬 저렴하며 또한 사람도 없어 정말 편하다고 했다. 그러면서 왜 사람들이 주말에 몰려 다니는 지 모르겠다는 뉘앙스를 풍겼다. 정말 모르는 것인지 일부러 그러는 지는 알 수 없지만, 내용적인 면에서 사실이다. 돈 많고 시간 많은 이들이 주중의 시간을 여유롭게 즐기는 반면, 나를 포함한 대부분은 주어진 휴식의 시간에 마저 경쟁을 해야 한다. 남들 다 쉬는 기간에는 어딜 가더라도 일상 보다 높은 비용이 발생하며, 숙박이든 식사든 상대적으로 부실하기도 하다. 그나마 그 부실함 마저도 차지하기도 쉽지 않다. 개인적으로는 그런 시기 주차 전쟁이 가장 짜증스럽다. 비용적으로 보자면 주말이나 연휴때 비용은 주장이나 비수기 시즌에 비해 적게는 2 배 일상적으로 4 배 이상의 비용 차이가 난다. 당연히 가족의 수가 증가하면 비용도 증가한다.

그러다보니 애초 기대한 바와 달리 긴 휴식도 실제적 삶의 여유를 주지 못하는 경우가 많다. 물론 힘들더라도 가족과 함께 시간을 보낸다는 자체가 의미가 있다는 것도 사실이다. 물론 그런 시간과 비용을 지출하고서도 쉼을 누리기 어렵다. 가족이 있으니 더더욱~.

쓸데 없는 이야기로 한참을 돌아 왔는데, 결국 쉰다는 것도 나름의 비용이 소요된다. 쉬는 시간의 비용이기도 하지만 쉼이 끝난 후 몰려오는 업무의 부담에 따른 비용은 더욱 부담이다. 마치 다른 세상에 있다가 현실로 돌아온 다음의 적응 시간이다. 한숨으로 시작하여 하품과 기지개로 순환된다. 이러한 과정은 평생에 걸쳐 겪기 마련이다.

그런 이유에서 쉰다는 것은 정말 일하는 것 이상의 기술적 요령이 필요한 일이다. 하지만 우리 대부분은 쉼에 대한 생각한 적이 없다. 손에서 일을 놓으면 쉰다고 생각했고, 하교나 퇴근 후 집에 오는 것으로 쉼에 들어간다 생각했다. 결국 두 과정의 이전에 따른 피곤함만이 가득하게 된다. 간혹 그런 구분에 따른 문제를 해소하기 위해 쉼 자체를 제거하고 모든 삶을 업무의 영역으로 만드는 곳도 있다. 학교나 기업이 학생이나 직장인에게 강제로 쉼을 가지도록 할 수는 없다. 앞선 적은 바와 같이 쉼이란 스스로를 위한 스스로에 의한 것이기 때문이다.

하지만 쉼과 일을 명확하게 구분한다는 것 역시 좋은 선택은 아니다. 일을 하지 않는다면 모를까 하루이틀이 아닌 일주일 정도 쉬게 되면 업무 상태로 돌아가기 위해 제법 시간이 걸린다는 것은 누구나 알 것이다. 그러므로 현명한 이라면 쉼의 시간과 상관없이 상황의 전환에 따른 업무 생산성이 영향을 받지 않도록 자신만의 시스템을 운용할 필요가 있다.

여러 방안이 있겠지만 개인적으로 추구하는 방법은-상당히 GTD 스타일 다운-일과 쉼의 명확한 구분이다. 다시 말해 일상 업무를 떠난 후에는 모든 것을 잊는 것이다. 이를 위해서는 다시 업무로 돌아 갔을 때 즉시 일 할 수 있는 시스템 체계가 마련되어야 한다. 글로 간단히 적었지만 상당한 관리 능력이 요구된다. 이 시스템에서는 마찬가지로 주말 등에 업무를 수핼할 경우 완전히 업무적 일상으로 전환한다. 즉 달력의 날짜로 일과 쉼을 구분하는 것이 아니라, 나 자신이 업무와 쉼에 대한 결정으로 관리하는 것이다.

이를 위해서는 주변의 도움이 필요하다. 특히 가족의 이해가 핵심이기도 하다. 강제로 독단적인 대응은 간단하지만 후폭풍이 심각할 수도 있다. 이러한 결정은 일이 아닌 쉼을 위한 과정의 하나라는 점을 잊지 말아야 한다. 일을 위해 쉼을 희생하는 것이 아니라 쉼을 위해 일의 연속성과 생산성을 확보하려는 대응이다. 그러나 대부분 그 반대의 결과로 몰락하지 않나 싶다.

미래의 업무 환경.. 종이 없는 사무실 ?

지난 주 한국 HP(HP, Inc.)에서 주최한 HP 브랜드 데이에 다녀왔다. 애초 방문 목적은 HP가 본격적으로 출시한 산업용 3D 프린터의 전시를 기대하고 갔었지만, 예상과 달리 일반 업무용 프린터를 비롯한 사무용 제품 소개가 핵심이었다. 워크스테이션, PC, 모니터, 프린터 그리고 VR 등에 대한 제품 소개와 시장 전략 그리고 제품 전시가 진행되었는데, 역시 핵심 주제는 HP 답게 프린터 그리고 프린터 판매 전략이었다. 방문 목적에 비춰 보자면 기대한 제품에 대한 구경은 커녕 소개도 없어 소득 없는 시간 낭비가 될 수도 있었지만, 다시 생각해 보면 GTD 시스템의 구축이나 운용에 있어 컴퓨터, 모니터를 비롯한 여러 디지털 제품이 차지하는 비중이 크다는 점에서 자신과 주변을 돌아볼 수 있는 시간을 가졌다고도 볼 수 있다. 그리고 그 생각은 중심 역시 바로.. 프린터였다.

컴퓨터 시스템, 특히 업무용 데스크 컴퓨터 혹은 터미널 장치가 보급되면서 많은 컴퓨터 회사들이 내세웠던 구호가 ‘종이 없는 사무실’ 그리고 ‘협업 환경의 사무실’ 더불어 ‘재택 근무 가능’등과 같이 모든 경영자 혹은 직장인이 꿈꾸던 희망에 대한 내용이었다. 특히 그 가운데 사무 자동화의 핵심 홍보 문구가 디지털 환경으로 전환된 업무 환경에서 더 이상 수작업에 의해 서류 작업이 사라지게 되고 결과적으로 종이의 사용량이 대폭 줄어 들게 될 것이라고 ‘종이 없는 사무실’이었다. 아마 거의 반 세기 전부터 회자되기 시작한 말이었고, 1980년대 PC 혁명의 시기를 정의하는 주요한 이상이기도 했다.

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하지만 오늘날 현실에서 보면, 내 주변은 여전히 종이, 대부분 프린터에서 출력된 종이로 가득하다. 그리고 쌓인 종이에 뭐가 출력되어 있는 지 알 수 없을 정도로 여기저기 흩어져 있기도 하다. 수집함에도 참고 폴더에도 가방에도 책장에도.. 종이 출력물이 없는 곳을 찾기란 불가능하지 않을까 싶다. 물론 이런 현실을 해소하기 위해 정기적으로 혹은 기분 날 때 주변을 정리하여 종이 출력물을 정리하기도 하지만, 이내 몇 일 지나지 않아 다시 예전과 동일하거나 심지어 더 심각한 상태로 되돌아 가는 경우를 반복하여 겪게 된다.

만일 종이가 필요없는 환경이 구축되어 지속된다고 가정할 때, 일반적인 업무 환경 특히 책상 위에는 데스크 탑 컴퓨터나 노트북 컴퓨터 그리고 모니터에 앞에 놓이게 될 것이고 필요에 따라 키보드나 마우스가 추가될 것이다. 더할 수 있다면 눈을 위해 준비한 스탠드가 앞에 놓일 것이다. 하나 또 빠질 수 없는 것은 아마도 스마트 폰과 충전 케이블일 것이다. 물론 세상 그 누구의 책상 위에도 이 정도의 구성으로 업무 환경이 갖춰진 경우는 없을 것이다. 책상 위에 반드시 놓이게 되는 또 다른 핵심 도구는 메모지나 노트 그리고 필기구일 것이다. 그리고 옆이나 뒤 혹은 몇 발자국 떨어진 곳에 프린터가 놓여 있을 것이다.

같은 내용을 포함하고 있는 종이 출력물과 디지털 파일의 가장 큰 차이는 파일에는 파일 이름을 부여할 수 있지만 종이 출력물에는 별도 관리를 위한 이름을 직접적으로 부여하기 어렵다. 물론 이러한 문제를 해결하기 위해 종이 출력물을 다시 이미지 등의 디지털 파일 등으로 변환하는 과정을 생각할 수는 없다. 내용이 파악된 종이 출력물에 대한 후속 조치가 있어여 한다고 할 때, 보관하거나 혹은 버리거나의 과정으로 진행되게 된다는 것이다. 나의 경우는 내용이 수명을 다한 경우에는 그냥 버린다. 물론 영수증이나 내용을 실물로 일정 기간 유지해야 하는 종이 출력물은 따로 참고 폴더에 보관한다. 물론 내용 확인의 효율성과 가독성은 종이 출력물이 단연 뛰어날 수도 있지만 이 포스팅에서 그런 장점을 강조할 의도는 없다.

결국 관리 부하를 높이는 종이 출력물은 가능하면 생산하지 않는 것이 좋다. 사무실에 앉아 보면 부하 직원들이 프린터에서 출력된 종이를 가지러 가기 위해 쉴새 없이 일어났다 앉았다를 반복한다. 같은 문서를 작성하는 과정에서 수 차례 혹은 십여 차례를 출력을 반복한다. 글자 한자 틀린 경우에도 새로 출력하고, 잠시 후 이 과정은 몇 차례에 걸쳐 반복된다. 물론 이런 행위를 부담없이 할 수 있는 핵심은 종이나 토너 혹은 잉크도 내 것이 아니기 때문이다. 어쨌거나 몇 장의 문서를 출력하기 위해 수 십장의 버려질 종이가 쓰레기 통에 가득 쌓이거나 파쇄기로 들어 간다. 이면지 사용을 위한 폴더에는 거의 들어가지 않는다. 심지어 이면지 폴더가 넘쳐 다시 쓰레기에 쏟아 내기도 한다.

GTD 시스템 운용이나 생산적인 업무 환경 유지를 위해서는 가능한한 동일한 정보나 내용의 매체가 중복되어 존재하지 않는 것이 좋다. 디지털 형태이든 물리적 종이 형태이든 어느 것이 더 좋은 가를 각자의 몫이지만 둘 이상의 존재하지 않는 것이 좋다. 하지만 디지털 문서의 장점이면서 단점이 복사본을 얼마든지 생성할 수 있다는 것이며, 더불어 프린터로 얼마든지 출력이 가능하다는 것이다.

무언가를 찾고자 할 때, 같은 파일 이름의 파일이든 동일한 내용의 문서이든 중복된 대상으로 존재하는 것보다는 차라리 없는 것이 관리적인 측면에서는 안전할 수 있다. 물론 업무 진행의 측면에서는 최악이지만 순전히 관리 시스템의 신뢰성 측면에서는 없는 것이 더 나을 수도 있다. 현실적으로 두 경우 모두 문제일 수 밖에 없지만, 디지털 파일은 그나마 중복된 이름에 대한 검색이 가능하기도 하다. 반명 종이 출력물을 종이된 대상을 찾기도 쉽지 않으며 내용을 비교하기란 거의 불가능하다.

결론적으로 프린터를 출력된 출력물, 문서는 가능한한 생성하지 않는 것이 좋다. 생성된 경우에는 목적에 부합된 상황이 끝나면 수정 사항을 디지털 파일에 적용한 후, 버리도록 한다. 만일 종이 출력물을 보관해야만 하는 상황이라면 별도 폴더로 옮기고 디지털 파일에는 태그나 컬러를 부여하여 별도 출력본의 보관 사항을 표시 한다. 이런 측면에서 운영 환경에서의 태그나 컬러 운용이 편리한 macOS(Mac OS X)는 정말 효율적이다. 포스팅을 정리하자면,

1. 문서 작성이나 수정 과정에서 내용 확인을 위한 프린터 출력을 통한 사본의 생성은 최소화한다. 작성 과정에서 어쩔 수 없이 생성된 임시적인 종이 문서는 내용 확인 후 이면지 통으로 보내거나 쓰레기 통에 버린다. 혹은 내용 유출이 우려되는 경우는 파쇄한다.
2. 최종 출력 후, 목적과 용도가 완료된 문서의 출력 원본 혹은 사본을 보유한 경우 그 사용 용도나 기한이 만료된 후 보관의 필요성이 없다면 버리거나 파쇄한다.
3. 완료된 문서에 수정 사항이 발생했다면, 원본 문서 파일에 수정 사항을 적용한 후, 문서는 버리거나 파쇄한다.
4. 사인이나 물리적 조치가 더해져 따로 보관해야 하는 출력 문서는 별도 폴더로 옮겨 보관하고, 문서 파일에는 태그 혹은 컬러 등을 이용하여 해당 종이 문서가 존재하고 있음을 표시한다.
5. 필요시, 문서 파일에 대한 중복성 검사를 진행하여 하나의 파일을 유지한다.

종이에 출력된 문서는 관리 범위를 벗어나게 되면 내용은 물론 가치에 대한 판단에 매우 어려울 수 있기 때문에 계속 주변에 쌓여 갈 수 있다. 때문에 정기적으로 쌓인 문서를 처리하지 않게 되면 관리 불능의 사태가 발생할 수 있다는 점에서 지속적으로 관리해야 한다.