GTD의 네 번째 과정인 Reflect, 리뷰 이후는 다섯 번째 Engage, 실행으로 이어진다. 단순하게 표현하지만 이제 시스템에서 실행 해야 할 일을 그냥 실행하는 것이다. 물론 어떤 업무 관리 체계든 실행 자체는 시스템이 아닌 사용자의 몫이다. 사실 GTD를 비롯한 모든 업무 관리 혹은 시간 관리 체계는 수 많은 업무들 가운데 해야 할 일을, 해야 할 시간에 잊지 않고 실행하기 위함이다.
이러한 내용을 적용한 컴퓨터 프로그램의 활용에서 보자면, 해당 실행 항목을 시스템이 사용자에게 알려주는 방식이 있는 반면 시스템에서 체계적으로 분류된 업무 목록 가운데 사용자가 실행 항목을 확인하는 방식으로 나눌 수 있다. 이러한 구분에서 볼때 GTD는 후자의 방법에 더 가까운 방식이라고 할 수 있는데, OmniFocus3(이하 OF3)의 경우에는 macOS(Mac OS X) 환경에서는 후자의 경우라고 할 수 있지만, iOS 환경에서는 전자의 경우로 운용이 가능하다.
어떤 종류의 GTD 시스템을 사용하느냐에 따라 약간의 차이가 있을 수 있겠지만 OF3의 경우는 시스템에서 규정된 컨텍스트나 태그 요건이 충족되면 특정 날짜 그리고 시간에 실행을 계획된 업무나 일을 목록을 나타내주고, 사용자는 이를 바탕으로 현재 상황에서 실제적으로 실행 가능한 사안을 실행하게 된다.
물론 현실은 실행 목록의 업무를 모두가 실행 가능하다고 할 수는 없다. 현실에서는 언제나 기대하거나 예상하지 못한 사태가 시시각각으로 발생하기 때문이다. 그러므로 현실적 문제에 어느 정도 대응이 가능하도록 혹은 이러한 문제가 발생하지 않도록 하기 위해서, GTD의 전 과정을 명확하게 그리고 체계적으로 관리해야만 한다. 물론 이러한 노력으로 실행 가능한 상태에 되었더라도 실행한 일이나 업무가 성공적으로 완료 된다는 것은 전혀 별개의 사안이다.
OF3를 GTD 시스템으로서 나름의 방식과 규정을 가지고 잘 운용하고 있다면, 시간, 장소 등 현재 사용자에게 설정한 조건에 부합되는 실행 가능한 일을 파악할 수 있고, 실행할 수 있는 상황을 파악할 수도 있다. 다만 성공적 실행을 위한 OF3의 효율적 운용은 실행 자체와는 별개로 나눠 포스팅 할 예정이다.
언급했듯이 Mac 환경에서 OmniFocus는 일반적인 업무 관리 프로그램에 대한 기대와 달리 특정 시간에 알림 통보를 해주는 방식으로 사용하기 힘들다. 이-메일 클라이언트나 일상의 업무 관리 프로그램처럼 항상 화면에 열어 두고 사용하기 힘들다. 물론 스마트 폰의 환경에서는 이러한 제약이 해소 되어, 설정된 시간이나 현재 정보에 따라 실행 가능한 업무를 확인하거나 알림을 나타나도록 설정할 수 있다. 개인적으로 선호하지 않는다고 했지만 기능적으로만 본다면 OF3 for iOS의 구입 이유로 충분하다고 본다.
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GTD 시스템의 실행은 일차적으로 ‘오늘’ 날짜 혹은 ‘한 주 내지는 특정 기간의 시작 날로서 오늘’ 날짜가 기준이다. 만일 ‘오늘’이나 ‘이번 주’라는 날짜나 기간을 기준으로 하루 전이나 이전에 미리 점검한다면 해당 업무는 ’내일’ 혹은 ‘다음 주’의 특정 일자에 실행할 목록으로 나타난다. 혹은 지난 일의 실행 여부를 확인하는 검토 용도라면 해당 업무는 ‘어제’나 ‘오늘’ 혹은 ‘지난 주’의 실행 했어야 하는 일의 목록으로 나타난다.
간단히 정리하자면 OF3가 제공하는 ‘검토 개요’ 화면에 나타난 업무 목록을 오늘 혹은 향후의 실행 목록으로 활용할 것인지 혹은 이미 실행 한 일의 여부를 확인하는 용도로 활용할 것인지에 대한 선택의 문제이다. 이전 포스팅에서 언급한 OF3의 ‘검토 개요’ 화면에는 지정된 날짜 간격으로 대상이 나타나기 때문에 이를 실행 예정 목록으로서 프로젝트나 업무를 실행하는 방식으로 사용하는 것이다. 이러한 용도로서의 활용을 위한 ‘예측 개요’ 기능이 마련되어 있다고 볼 수 있다. 또는 업무 실행 자체에 대한 관리는 ‘프로젝트 개요’나 ‘태그 개요’을 이용하고 지정한 날짜 간격으로 프로젝트나 업무가 제대로 실행 되었는 지 혹은 그렇지 못했는 지 나아가 수정이나 변경이 발생했는 지를 검토하는 용도로 사용하는 것이다.
OF3를 GTD 시스템으로 사용한다면 당연히 후자의 경우가 상대적으로 효과적이라 본다. 반면 일상적 업무 관리 체계로서 요구가 더 높다면 전자의 방식으로 활용할 수도 있다. 물론 일반적인 업무 관리 프로그램이 제공하는 기능에 비교하자면 매우 불편하다. 이는 거듭 강조했지만 GTD 시스템 자체가 소프트웨어로서의 운용을전제로 개발되지 않았다는 점 더불어 GTD의 각 과정이 순차적이면서도 동시적이라는 특징으로는 프로그램으로 구현하기 어려운 특성에 기인한 덕분이다.
‘예측 개요’든 ‘검토 개요’든 어떤 방식으로 OF3에서 일의 실행 목록을 확인하고 점검하는 것은 사용자의 선택이다. 실제로 OF3의 기능은 물론 어떤 종류 혹은 구조의 업무를 수행하느냐에 따라 하나의 방법이 효과적이라 일방적으로 단언할 수는 없다. 하지만 이 두 경우를 적당히 섞어 쓰기에는 OF3의 각 개요 기능의 기능이 유연하지는 않다고 본다.
OF3의 간력한 안내서라는 제목으로 몇 차례 포스팅을 했지만 거의가 기능과 구조에 관한 내용이었다. GTD 시스템이든 OF3든 혹은 다른 프로그램 역시 사용자에 따라 구성과 운용이 다르다는 점에서 좀더 구체적이고 실제적인 예로서 효율적 사용에 관한 내용을 다루고자 한다.
