만일 GTD 시스템의 효용성 나아가 신뢰성에 의문을 가진 경우라면, 점검해야 할 여러 사안 중 첫 번째가 관리되어야 할 모든 사안이 수집되어 관리되고 있느냐는 것과 점검하지 않아도 될 여러 사안이 괜히 수집되어 관리되고 있지 않느냐에 대한 것이다.
GTD 시스템을 사용하면서 의외로 많은 수집 자체에 흥미를 가지고 이것 저것 가리지 않고 수집 과정을 진행하게 되는데, 대개의 경우는 수집 과정에서 지치게 된다. 문제는 그러한 과정을 거치고 나면 수집에 부담을 느끼게 되고 실제 수집되어야 할 대상과 수집되지 않아도 돌 대상을 구분하기 쉽지 않은 상태로 몰리게 된다.
GTD 시스템이란 것이 다른 자기 계발이나 시간 관리 체계와 달리 정기적 점검이 매우 주요하다보니, 수집 단계에서부터 부담을 가지게 되면 이후 과정도 매우 불안정하게 된다.
그리고 GTD 시스템에서는 관리 효용성이 없는 잡다한 내용들로 깔끔하고 세련되게 구성된 프로젝트가 가득하지만, 현실적 관리는 전혀 하지 못하는 상태로 전락하게 된다.
이런 문제에 직면했다면 일차적 해결책은 제대로 된 수집 과정을 진행하는 것이다. 일단 옆에 수집함을 준비하고 머리 속에서 잠시 현실적 문제를 지운다. 그리고 수집한다. 수집하는 과정에서 현실적 문제 역시 가능한한 모두 수집되도록 한다.
수집 과정은 GTD의 가장 단순한 기구이면서도 가장 중요한 절차하는 사실을 항상 염두에 두어야 한다. 수집 과정에서 실제적 효용성을 생각할 필요는 없다. 이어지는 평가와 분류 과정에서 자연스럽게 정리될 수 있다. 수집 과정에서는 수집 대상에 평가가 아닌 수집 자체에 집중해야 한다.
GTD 시스템이 다른 여러 관리 체계와 비교하여 가장 부담이 없는 점은 프로젝트나 폴더 관리가 요구되지 않는다는 점이다. 하지만 많은 GTD 사용자들이 GTD 프로그램의 프로젝트를 프로젝트 관리 프로그램에서와 같이 구성하거나 항상의 절차를 아웃라인 프로그램처럼 구성하려고 한다. 애초 GTD 시스템이 그러한 관리 체계의 문제로 부터 벗어나기 위한 방식이라는 점을 생각하면, GTD 프로그램을 너무 혹사시키는 격이다.
이런 점 덕에 많은 GTD 시스템 혹은 GTD 프로그램 사용자들이 쉽게 GTD를 포기하거나 버리게 되는 것도 분명한 사실이라고 본다. 만일 현재의 상태에서 조금 더 나아간다면 GTD는 프로젝트 관리 체계로 변질될 수 있고, 다시금 업무 관리의 근본적 고민으로 되돌아 갈 수 밖에 없다.
현재 ’일’의 대상을 수집하는 기본 도구는 맥북프로에서의 OmniFocus for Mac이 그 중심이 된다. Inbox에서 직접 입력하거나 quick entry 기능을 사용한다. OmniFous에서는 quick entry에서 제목에 더하여 프로젝트, 컨텍스트 및 기타 요소를 지정하거나 입력할 수 있지만 나는 수집 과정의 명확성을 위해 가능한한 제목만 입력하여 Inbox로 보낸다. 
E-mail의 경우는 맥북프로의 Mail Inbox에서 자동으로 수신된다. 책상 위의 노트를 대체하기 위해 Mail의 memo 기능을 사용하기도 했으나 사용성나 빈도는 극히 저조하다. 곧 출시될 Mountain Lion에서의 Notes에 기대를 하고 있다. 하지만 역시나 효용성면에서 손으로 직접 저는 노트 기능을 대체하기는 어려울 듯 보인다.
그리고 맥북프로에서 생성되거나 네트워크를 통하여 다운로드되는 파일들은 Dropbox의 Inbox 폴더에 저장된다. Dropbox를 통하여 내가 사용중인 모든 기기들에서 문서를 비롯한 파일들을 함께 사용할 수 있도록 했다. Mail이나 Safari에서 다운로드되는 파일들도 모두 Dropbox에 저장되도록 한다.
현재 iPhone 4S와 iPad 1세대를 사용하고 있는데, 가장 주요하게 수집도구로서 사용하는 것이 카메라 앱이다. 촬용된 사진과 동영상은 물론 메신저를 통하여 다운로드된 사진들도 iCloud를 통하여 맥북프로와 다른 iOS 기기들로 전송된다.
물리적인 iPhone 4S의 음성메모 앱 기능 역시 가장 많이 사용되는 수집 도구이다. 예전에는 별도의 녹음기 등을 사용하므로 써 사용에 상당한 불편함이 있었으나 이를 완벽하게 대체할 수 있다. 음성메모는 itunes를 통하여 맥북프로로 동기화되고 필요시 사용할 수 있도록 보관된다. 사실 외부에서 iPhone과 iPad의 메모 앱을 사용할 수 있는 상황이 만들기가 쉽지가 않으므로 음성메모는 외부 활동시 사진 앱과 함께 매우 강력한 수집도구가 된다.
GTD 시스템을 위한 전통적인 수집 방식을 위해 사무실 책상 위(최근에 뒤로 옮겨졌다)에 Sysmax 2단 트레이를 수집함으로 사용하면서 업무 중 발생하는 서류나 물품들을 모은다. 수집함에 가장 많이 넣어지는 것은 타 부서에 받은 문서나 업무와 관련하여 출력된 문서들 그리고 각장 우편물과 정보지들이다. 기본적으로 수집함은 1~2일 간격으로 비우려고 계획했지만 어떤 경우에는 수집함이 쉽게 넘칠 정도로 서류나 책들이 쌓이게 된다. 다른 업무에 신경을 쓰다보면 어느새 수집함을 비워야 할 시점 임을 알게 된다. 만일 이러한 경우 평가 단계로서 수집함 비우기를 진행하지 않게 되면 수집함은 새로운 부담거리로 다가올 수도 있다는 점을 주의해야만 한다. 그리고 책상이 비좁아 순간적으로 서류나 물품을 수집함에 넣었다고 옮기지 않거나 하면 수집함을 비우는 과정에서 곤란한 문제가 생길 수도 있다.
평상시 맥북프로와 아이패드를 넣어 출퇴근 및 출장 시에 사용하는 LEXON Airline 가방에는 메모를 위한 노트와 서류 등 넣을 수 있는 파일 폴더를 그리고 필기구를 넣어 두고 있다. 일단 회사로 돌아오면 가방의 모든 ‘일’을 위한 요소와 수집 대상은 책상 위의 수집함으로 옮겨 가방을 비운다.