최근 iGTD와 iGTD2의 업데이트가 공식적으로 중지되었다. 개발자가 직간접적으로 관심을 두지 못하는 상황에서 혹시나 하는 기대가 없지는 않았지만 아쉬운 결과가 되었다. 이렇게 멋진 GTD 소트프웨어가 그것도 한창 무륵 상태에서 사라지게 된다니. 그렇더라도 불안정한 하기는 했어도 iGTD2를 통하여 난 GTD 소프트웨어의 기능과 구성 그리고 활용에 대한 많은 경험을 하게 되었다. 절대 이루어 질 수 없겠지만 언젠가 iGTD의 후속 버전이 나올 수 있을까?
PS. 개발자가 Things를 개발한 CulturedCode로 들어갔다니~
iGTD2에 대한 리뷰를 작성하고자 할 때 이런 저런 고민이 많았다. 일단 어플리케이션 자체가 알파 버전인데다가 향후 업데이트에 대한 기약이 불안하기 때문에, 과연 이러한 어플리케이션을 나 자신이나 GTD에 관심있는 다른 이들을 위해 추천할만한가에 대한 의문 때문이었다. 하지만 나를 포함한 iGTD 및 iGTD2 사용자들의 바램으로 조만간에 새로운 업데이트가 등장하든지 혹은 완전히 업데이트에 대한 기대를 포기하든지에 대한 결론이 날 것으로 기대(?)하고 있다.
iGTD2는 맥킨토시용 GTD 어플리케이션의 대표격으로 알려진 iGTD의 후속 버전으로 개발 진행중이었다. 하지만 개발자인 Bartel의 개인 사정으로 알파 버전이 공개된 이후 1년 이상 업데이트가 중지되고 있다. 또한 Inbox, OmniFocus, Things 등과 같이 새로운 GTD 어플리케이션의 등장으로 iGTD2는 더 이상 비교 대상에서 순위가 낮아 지고 있는 실정이다. 그럼에도 불구하고, iGTD2가 추구하는 GTD 기반 라이프-스타일이 내 취향에 맞다고 판단하여 시스템의 불안정성과 향후 지속성의 보장에 대한 우려에도 사용하고 있다.
iGTD2가 비록 iGTD의 다음 버전이기는 하지만 iGTD에 비해 많은 변화가 있었다. 가장 눈에 띄는 변화는 기존의 왼쪽 화면에서 사용하도록 지정된 Project와 Context라는 GTD의 고정된 영역이 좀더 유연하게 사용할 수 있도록 설계되었다. Context의 경우 동일하게 왼쪽 화면에 위치한다고 볼 수 있지만, 사용자가 Context를 일일이 구분하는 것이 아니라 주제(topics), 위치(places), 자원(resources), 시간(due dates) 등으로 대분류가 구성되어 있다. 원래 계획에는 사람(people)도 포함될 예정이었으나 현재는 따로 구분되어 있지 않다. 그리고 Project의 내용이 오른쪽으로 완전히 옮겨지면 iGTD의 고정 화면으로 인해 긴 프로젝트나 액션 이름이 제대로 보이지 않는 문제가 해결되었으며, iGTD2에서는 각 화면의 크기 조정이 가능하다. 단순한 화면이 개선이지만 이 부분에서 많은 차이점을 발견할 수 있다. 그 가운데 가장 새로운 점은 '탭'과 '포커스' 기능이다.
1. 웍플레이스/탭 기능
iGTD2는 위에서 언급한 바와 같이 iGTD의 명확한 Context/Project 구분을 사용자에게 보다 많은 유연성을 주기 위한 방법으로 새롭게 설계되었다. 대표적인 것이 대상을 다루는 웍플레이스라는 새로운 '탭' 방식의 스타일이다. 이것은 개별 Project나 Action을 보다 심도 깊게 관리할 수 있다는 면에서 iGTD2를 단순한 GTD 어플리케이션에서 정보의 입력과 관리 도구로서도 운용할 수 있게 해 준다.
비록 사용자들에게 적극적인 활용을 기대할 수 있을 지는 의문이지만, 동시에 여러가지 Project나 Action을 관리해야 하는 경우에는 여러 화면이나 디렉토리를 헤매지 않고 작업을 진행할 수 있다면 면에서 큰 장점이 될수도 있다고 본다. GTD 어플리케이션의 운용에 있어 하나의 Project나 Action이 즉각적인 판단이 어려운 경우을 많이 접하게 된다. 이러한 경우 각 대상에 대해 이런 저런 판단을 위한 자료의 입력이나 분석 등을 별도의 도구를 사용하기도 하지만 매우 번거롭다. iGTD2는 여러 사안에 대하여 기본적인 메모, 노트 및 링크 그리고 사람 등에 대한 정보를 각 웍플레이스로 구분하여 다룰 수 있다.
문제는 현재로서는 워크플레이스의 생성은 가능하지만 삭제가 지원되지 않고 있으며, 워크플레이스 내에서 포커스로 지정된 사항들이 가끔씩 사라지는 경우가 있다는 것이다.
2. 포커스/필터 기능
iGTD2의 포커스 기능은 앞서 언급한 Context/Project의 명확한 구분이 가지는 문제를 해결하기 위한 방안의 하나이다. iGTD2에서는 포커스 기능의 구현을 위해 강화된 태그 기능을 사용한다. iGTD에서 태그 기능은 검색을 위한 키워드 수준으로 이용되는 정도였다면 iGTD2에서는 가장 주요한 역할을 한다.
수집함으로 모인 대상들은 필요에 따라 Project, Action 혹은 Reference로 분류된다. iGTD2는 각 대상들에 대하여 여러 개의 세부 태그로 필터를 지정할 수 있다. 이미 입력한 태그는 첫 분류 기준으로 자동으로 입력된다.
이어 context에는 해당되는 단일 혹은 복수 태그의 필터에 의해 Project, Action 그리고 기타 사항들이 자동으로 나타나게 된다. iGTD2는 이러한 각 context를 주제, 장소, 자원 그리고 시간별로 구분해 놓고 있다. 그리고 사용자는 이미 설정된 context 외에 다른 태그 조건으로 필터를 구성하여 새로운 context를 설정할 수 있다.
또한 각 context는 다른 context들과 조합으로 새로운 필터를 구성할 수 있다. iGTD2에서는 context 개별 혹은 조합으로 이루어진 사항을 task라고 한다.
일반적으로 GTD 어플리케이션에서 하나의 사안에 대하여 Context가 지정되게 되지만, 다른 Context와의 연관성이 있는 경우 두 개 이상의 Context를 필요로 하는 경우 가 있다. 예를 들어 CulturedCode의 Things는 새로운 멀티 태그 기능으로 이러한 유연성의 부족 문제를 완벽하게 해결한 사안으로 볼 수 있다. iGTD2에서는 각 Context 간의 조합(포커스)을 방안으로 제시했다. 즉, 각 사항이 가지는 주제, 현재 분류된 장소, 자원 그리고 시간에 대한 세부 Context에 대한 태그 필터를 이용하여 '이번 주 내로 집에서 맥북으로 새로운 기획안 작성하기'와 같은 새로운 포커스를 만들 수 있다.
하지만 현 단계의 iGTD2에서는 포커스 기능과 관련하여 몇 가지 문제(버그)들이 있다. 기본적으로 포커스 기능의 문제라기 보다는 Context들이 개별 Action에 대해서는 필터에 작동하지만 Project에 대해서는 아직 적용되지 않는 문제가 있다. 또한 새로운 포커스나 태스크 생성을 위한 인터페이스가 꽤나 번거롭다는 점이 아쉽다. 그럼에도 이러한 포커스/필터를 이용한 태스크 관리는 다루어야 할 내용이 많은 경우 매우 효과적이다.
이러한 포커스/필터 기능은 Inbox, Tasks, Note & Links 그리고 Archive와 같은 iGTD2의 모든 화면에서 동일하게 적용할 수 있다.
3. Project & Task
iGTD2는 다른 GTD 어플리케이션과 마찬가지로 단일 작업에 대해서는 task, 복수 작업에 대해서는 project로 지정할 수 있다. 차이는 project의 경우 폴더 형태로 나타난다는 것 이외에는 특별한 차이는 없고, task와 project 간에는 서로 전환이 가능하다. Task 윈도우에서 직접 생성된 task와 project는 서로 간이 전환이 되지 않는 문제가 있다. 하지만 어차피 두 사항에 대하여 계층 구조를 생성할 수 있기 때문에 사용에 문제가 있는 것은 아니다.
이처럼 iGTD2는 iGTD에서와 같이 task나 project에 대한 하부 사항으로 계층적 구조를 생성할 수 있다. 이때 계층적 구조에서 하부 사항들이 모두 완료되면 상부 사항은 자동으로 완료된다. 때문에 해당 작업 완료 후 다른 작업들이 있는 경우라도 미리 후속 작업을 지정해 두지 않으면 상위 작업이나 프로젝트가 모두 archived 윈도우로 이동할 수 있다. 때문에 계층적 구조를 제대로 구성하기 위해 각 작업 간의 우선 순위에 신경을 쓸 필요가 있다. 단순히 작업의 우선 순위는 각 작업의 순차적인 절차로 지정하면 되지만, 일반적으로 GTD 어플리케이션에서 계층적 구조를 지원하는 경우 애써 구조화를 시키려는 경향이 있기 때문이다.
이에 반해 아쉽게도 반복적인 작업을 위한 Repeating이 항목이 있긴 하지만 작동하지 않는다. 덕분에 불편하지만 일일이 작성하거나 아예 iCal에서 관리하도록 해야 한다.
4. iGTD2의 문제점
위에 개별적으로 언급한 사안들 외에 시스템이 불안정하다는 것이 가장 큰 문제이긴 하지만 이런 경우에도 데이터 자체에는 거의 손실이 없다는 점에서 별도로 언급할 필요는 없다고 본다. 어차피 알파 버전에서 시스템 안정성을 강요하는 것 자체가 큰 무리가 있다고 본다. 하지만 시스템이 가볍기 때문에 특별한 시간적 손실없이 재구동이 가능하다. 그리고 현재 iCal의 동기화가 정상적으로 지원되지 않고 있다. 프리퍼런스나 태스크 설정에는 iCal과의 동기화 항목이 나타나지만 이런 사항들이 실제로 적용되지는 않는 것 같다.
이외 가장 큰 문제는 특징으로 언급한 주요 기능의 세부 사항들이 완성되지 않았다는 점이다. 항목들의 폰트 형태나 색상 지정 등과 같은 사안들이다.
새로운 맥킨토시 OS X환경에서 Apple 의 Mail.app, Address Book 그리고 iCal은 가장 기본적이면서도 반드시 필요한 기능이자 어플리케이션이다. 특히 OS X 10.5 Leopard에서는 이들의 개별 혹은 상호 운용성이 더욱 높아 졌다. 때문에 맥킨토시에서의 GTD 시스템 구축에서 이들 중 iCal은 그 핵심에 있다. GTD 시스템에서 달력이 차지하는 비중은 일부분이라고 볼 수 있겠지만, OS X 환경의 GTD 시스템에서는 iCal은 달력으로서 기능은 물론 To Do 리스트 관리 및 Address Book과의 연결 등에서 보아 GTD 시스템의 핵심이라고 보아도 틀린 말이 아니다. 이 때문에 맥킨토시의 모든 GTD 소프트웨어에서 iCal과의 동기화는 필수적인 조건이 되었다.
하지만 iCal의 비중이 점점 증가하게 되면서 GTD 시스템 운용 자체의 의미와 효율성을 퇴색시키는 면이 있다는 것을 발견하게 되었다. 일반적으로 GTD 시스템의 태스크 매니지먼트는 별도의 GTD 어플리케이션을 이용하는 경우가 많다고 볼 때, iCal의 캘린더 기능 이외의 업무 관리 기능과 중복 심지어는 충돌이 발생할 수도 있다. 초기 난 iCal의 캘린더를 업무, 강의, 개발, 사업 등등과 같이 마치 프랭클린 플래너에서의 사회적 위치와 역할 그리고 가치와 비슷하다고 구성하여 운용하고자 했다. 하지만 GTD 시스템의 핵심 체제로서의 역할을 강화하기 위해 iCal에 더 많은 정보가 입력되도록 힘을 쏟았다. 덕분에 GTD 어플리케이션은 물론 iCal에서도 업무와 일정 관리를 모두 수행할 수 있었다.
맥킨토시 OS X 환경의 GTD 시스템에서 iCal가 이러한 핵심적인 위치를 가질 수 있게된 것은 무엇인가를 다시 한번 확인해 보고자 한다. 이러한 글을 이미 여러 전문가들에 의해 언급되었으며, Merlin Mann의 iCal에 대한 예찬의 글에서도 몇가지 사항들을 들 수 있었다. iCal은 Microsoft의 Outlook이나 Entorage 등의 소프트웨어와 달리 업무나 일정을 그룹 및 항목 단위의 캘린더로 구분하여 다룬다. 때문에 GTD 소프트웨어에서의 컨텍스트를 캘린더에 할당된다. 예를 들어, E-Mail, 프린팅, 맥북 등의 컨텍스트를 개별 캘린더 혹은 '컴퓨터'라는 캘린더 그룹으로 정할 수도 있다. 이러한 기능은 OS X 환경에서 구동되는 프로젝트나 플래닝 소프트웨어에서도 프로젝트를 iCal의 캘린더에 대응할 수 있는 기능으로 매우 강력하고도 유연하게 운용될 수 있다. 또한 iCal의 To Do나 Event에는 날짜, 시간, 관련 인물 정보, 링크, 파일 등도 함께 입력할 수 있어 상대적으로 작고 빠른 운용 성능을 제공한다. 그리고 각 캘린더 별로 출력하여 해당 프로젝트나 업무용 출력물로서의 활용성도 뛰어 나다. 더하여 OS X 10.5에서는 Mail.app의 To Do와 통합으로 GTD 시스템으로서의 활용성이 한층 더 높아 졌다고 볼 수 있다. 최근 Apple이 .Mac을 대신하여 Me.com을 출시하면서 이를 통한 Mail.app, iCal 그리고 Address Book의 공유로 Mac, PC (Windows)라는 플랫폼 그리고 여러 소프트웨어의 제약으로부터도 훨씬 더 자유로워지게 되었다.
이러한 iCal의 단순명료하면서도 강력한 기능은 앞선 언급했듯이 GTD 어플리케이션과의 운용에서 우선 순위의 변화를 가져오게 되었다. 이러한 변화가 상호작용을 통한 효율증진으로 나타나는 경우도 있으나, 기능의 충돌로 사용자를 혼란스럽게 할 수 있다. 혼란스러움은 GTD 시스템에서 가장 먼저 제거해야할 대상이다. 이 시점에서 다시 한번 GTD 시스템의 기본적인 배경을 생각해 볼 필요가 있겠다. 만일 iCal과 Mail.App 만으로 GTD 시스템을 구축하고자 하는 경우가 아니라면, iCal는 GTD 시스템에서 달력의 역할을 담당하게 된다. 달력에는 시간이나 날짜가 정해진 약속이나 업무가 기록되는 곳이다. 다시 말해, 시간이 정해지지 않았거나 날짜가 시작일 혹은 마감일에 대한 명확한 기준을 제공하지 못하는 경우라면 iCal에서 굳이 다루지 않아도 상관없다고 볼 수 있다. 결국 Someday 혹은 마감일이 정해져 있지 않은 Next에 해당되는 업무는 기록될 필요가 없다.
사실 이 블로그의 시작에 iGTD가 있었다. 폴란드 출신의 JAVA 프로그래머인 Bartek Bargiel가 개발한 iGTD는 Mac OS X 환경에서의 GTD를 구현한 시스템으로 기능적으로나 활용성 면에서 가장 우수한 소프트웨어라고 생각된다. 이는 나 뿐만 아니라 다른 여러 웹 사이트들에서의 평가도 다르지 않았다.
OmniFocus나 Things 등이 정식으로 등장하기 전부터 iGTD는 GTD 시스템로서 필요한 기능을 충분히 제공하고 있었고, 사람들은 iGTD Pro와 iGTD 2와 같은 다음 버전에 큰 기대를 하고 있었다. 하지만 불행히도 개발자의 사정으로 iGTD 2의 알파 버전이 공개된 이후 약 1년 가까이 업데이트나 개정이 없는 상태였다. 그리고 2009년 가을 예상치(?) 못하게 Bartek은 Things의 개발사인 CulturedCode에 합류했다. 덕분에 Things에 대한 기대를 한층 더 높아졌다. 그렇다고 Things의 인터페이스 구성으로 볼 때 iGTD처럼 될리는 만무하니 그가 어떤 역활을 할 지는 모르겠다.
OmniFocus나 Things에 비해 iGTD는 다양한 기능을 제공하는 것이 가장 큰 차이였다. 물론 그 개별적인 기능의 필요성이나 효용성에 대해서는 사람들마다 평가가 다르겠지만, 웹 사이트 주소, E-Mail은 물론 파일 정보 등을 InBox에 저장할 수 있는 Quick Add 기능과 무엇보다도 계층적 컨텍스트 및 프로젝트 구조를 제공하므로 써 이미 이러한 환경에 익숙한 사용자에게 편의성을 주고 있다. 그리고 인터페이스가 화려하지 못해서 그런 것인지 처리 속도도 단연 빠르다. 그리고 개인적으로 큰 효과를 보지 못하고 있지만 많은 Mac OS X 사용자들이 사용하는 QuickSilver와의 연동 역시 가장 큰 장점으로 꼽혔다. 다른 GTD 소프트웨어에서는 지원이 미흡한 iCal 등과의 동기화등 다른 어플리케이션과의 연동 기능도 매력적이다. 그럼에도 iGTD는 무료로 공개되었다는 점에서 비교 불가라고 보겠다. iGTD의 인터페이스가 복잡하고 화면 구성 등에서는 불편한 점이 있지만 그 어떤 불만도 앞서의 장점들에 묻히기에 충분하다.
하지만 이후 업데이트나 에러 수정이 더뎌지고 특히 Mac OS X 업데이트가 계속되면서 운용이 불안정하게 되었다. 그리고 GTD 시스템 확산에 따른 OmniFocus나 Things의 등장으로 비록 돈이 들기는 하겠지만 iGTD를 대신할 다른 프로그램이 생겼다고 볼 때 iGTD가 더 이상의 GTD 소프트웨어로서 계속 사용되기는 힘들 것 같다.
개인적으로 GTD를 접하기 이전부터-무슨 이유에서인지 몰라도-난 시간 관리, 일정 관리 그리고 프로젝트 관리 등과 같은 일상적 업무 관리 체계에 관심이 많았고, 이를 생활에 적용하고자 나름 애를 썼다. 학창 시절이나 직장의 일상에서 언제나 관리되지 못한 일에 허둥대다 보니, 이를 극복하기 위해 무언가 외부적 도구의 도움이 절실하다고 생각하지 않았나 싶다. 물론 컴퓨터나 기타 디지털 기기에 대한 접근성이 오늘날과 같은 시절은 아니었다.
그러다보니 컴퓨터를 사용하게 되면서 소프트웨어 기반의 업무 관리에 한참 몰두하지 않을 수 없었다. 그러는 과정에서 자연스럽게-누구가 그렇듯이-다이어리와 플래너 등의 또 다른 형태의 관리 도구도 접하게 되었다. 당연한 수순인지도 모르겠지만 지금도 최종 보스라고 할 수 있는 프랭클린 플래너(이하 FP)를 알고 나서 이를 이해하고 실천해 보기 위해 많은 시간과 정열을 쏟았다. 사실 그때나 지금이나 내게 FP는 적응하기 쉽지 않은 구조와 절차의 시스템이었지만 그래도 제법 몇번에 걸쳐 적응하기 위해 노력했다. 물론 결과는 언제나 만족스럽지 못했다.
웹 페이지나 블로그 등에 소개된 FP를 이용한 업무 성과에 관한 내용이 적지 않은 것을 보면 나름의 효용성이 충분한 것은 분명하지만 내겐 유독 어려웠다. 마치 컴퓨터 프로그램으로 PhotoShop 같았다. 난 PhotoShop의 기능이 정말 유용할 것이라 생각해서 최소한의 기본 기능이라고 배워보려고 수차례 시도했지만 모두 실패했다. 적성에 안맞는 것인지 그렇지 않으면 그런 식의 처리 방식이나 구조를 제대로 이해하지 못한 탓인지 알 수가 없다.
내가 제대로 된 업무 관리 프로그램으로서 사용해 본 것은 8-비트 Apple II에서 구동 되었던 Desk Calendar II 프로그램이다. 아직도 그 느낌은 여전히 생생하지만, 몇번의 시도에도 한국 실정에서 사용하기에 무리였다. 그럼에도 이러한 프로그램들에 본격적인 관심을 가질 수 있도록 만든 계기가 아니었나 싶다.
앞서 언급한 바와 같이 일상 업무 관리를 방안으로 FP만한 것이 없었던 시절이라 기회가 있을 때마다 FP에 관심을 가지기는 했지만, 어느 순간부터 인생에서 추구하는 목적과 가치가 달라지면서 지금까지의 일상적인 업무 관리에 대한 의문을 가지게 되었다. FP를 통해 나름 성공한 일화의 현실성에 의구심이 들기도 했다. 성공한 입장에서는 돌이켜 볼 수 있는 모든 것이 자신의 노력 덕분이니.
비용 역시 만만치 않았다. 물론 그 정도 비용은 인생 성공을 위한 작은 투자라고 볼 수 있지만, 왠지 비용과 노력 대비 얻는 성과는 거의 없었을 뿐더러, 혼란스럽고 자괴감이 들기까지 했다. 돌이켜보면 머리 속이 복잡하고 할 일이 산더미 같이 쌓여 정리되지 않은 시점에서 그 해결 방안의 하나로 계속 FP으로 해결하고자 했던 같다.
앞으로 무수히 다루게 되겠지만-FP 못지 않게 업무 관리 시스템으로서-항상 마음 후보로 거론되었던 대상은 Microsoft Outlook(이하 OL)이었다. PC 환경이 Windows 운영체제 기반으로 전환된 이후 이런 종류의 프로그램이 상당 했지만, 초기 Windows 3.X 환경에서 Schedule+에서 시작하여 OL까지 Microsoft의 제품들에 관심이 갔다.
물론 현실적으로 OL은 직장에서 업무 용도로 사용하지 않을 수 없는 경우가 대부분이다. 하지만 OL 역시 FP는 다른-기능의 풍족함에도 불구하고-아쉬움을 느끼게 했다. 어쩌면 풍요 속의 빈곤이라는 표현이 적절하지 않을까 싶다. 기능의 부족함이 아니라 너무 많은 기능들이 자연스럽게 연동되지 못하는 느낌이었고, 특히 업데이트가 될 수록 점점 무거워졌다. 비용의 부담을 무릅쓰고 경쟁 제품이었던 Lotus Organizer 혹은 빈약하지만 가벼운-Macintosh에서 사용하기 위한-Claris Organizer 등도 사용해 보았지만 OL의 문제를 해소할 만한 주역이 되지는 못했다.
그런 어느 날, iGTD에 대한 정보를 우연히 접하게 되고 이후 왠지 모르게 GTD에 대해 급관심을 가지게 되었다. 확실히 iGTD는 그전까지 보아 온 업무 관리 프로그램과는 전혀 다른 느낌이었다. 이 일로 구형 iBook G3/600을 신형 MacBook White 2008로 바꾸게 되었다. 이후 David Allen의 GTD를 비롯한 여러 서적 그리고 웹 사이트의 정보를 보면서 GTD의 개념과 그 효용성을 파악할 수 있게 되었다. 돌이켜 볼 때 iGTD에 받은 그 감흥을 대체하기는 힘들지 않을까 싶다.
사람마다 GTD를 선택하게 된 이유는 다양하겠지만, 내게 있어서는 무엇보다도 삶을 보다 자유롭게 그리고 개인적인 측면에서는 바라볼 수 있는 관점을 적용할 수 있는 시스템이라 판단했기 때문이다. 이러한 생각에서 다시 새롭게 블로그 포스팅을 시작하게 되었다.
