Start vs. Due

GTD 시스템을 구축하면서 아마 이런 의문을 가진 적이 있을 지 모르겠다. 현재 사용중인 OmniFocus를 비롯하여 The HitList, Things 등 여러 뛰어난 기능의 GTD 지향 어플리케이션을 사용하면서 하나 공통적인 기능 혹은 어색한 느낌 그렇지않다면 문제점이라고 생각되는 것이 모든 행동과 프로젝트의 기준은 시작(Start)가 아닌 끝 혹은 마감(Due)라는 것이다. iCal과의 동기화를 할 때에도 Due로만 단독 설정되어야 된다.

행동에 있어 시작과 끝을 비교하는 것이 어떤 의미가 있는지 잘 모르겠지만, 중요한 일은 대개 마감 시간이나 일자가 정해져 있다. 그리고 이런 일은 가능한한 빨리 시작하면 좋다. 심지어 시작이 가능한 일자가 정해져 있어 그 이후에나 가능하다고 할지라도 마감일에 완료되지 않는 다면 아무런 의미가 없게 된다. 덕분에 GTD 시스템에서 행동의 완료는 마감일까지로 정해져 있다. 물론 일에 따라 마감이후에도 진행이 되거나 혹은 마감 자체를 연기할 수도 있지만 이런 일은 지금까지 언급한 나의 의지에 의해 연장될 수 있는 마감일은 아닌 것이다. 그렇다면 여러 행동이나 프로젝트가 있을 때 그 우선 순위를 정함에 있어서도 마감일 기준으로 할 것인지 시작일 기준으로 할 것인지 결정해야 하는 경우도 있을 것이다; 아직 대부분의 GTD 어플리케이션에서는 이에 대한 지원이 매우 부족한 것이 사실이다. 만일 자신의 행동이 시작과 끝 중에서 기준으로 하는 경우가 비슷하다면 현재 GTD 어플리케이션에서는 매우 곤란한 상황이 일어나게 된다. 상대적으로 기준으로 정한 행동과 프로젝트 만이 눈에 띄이에 되고 심리적으로 매우 불안하게 된다. 비싼 돈주고 구입한 GTD 시스템이 반쪽짜리로 전락하게 되는 것이니 말이다.

하지만 이러한 고민에 대한 다시 한번 행동과 프로젝트의 시작과 끝에 대한 자신의 기준을 명확히 할 필요가 있다고 생각된다. 일반적으로 하나 혹은 둘 이상의 연관된 행동(프로젝트)에 있어 시작과 끝이라는 항목에 더 중요한 것은 끝이라는 점이다. 끝은 다음 시작과의 연결점이기 때문이다. 또한 시작은 가능한 때에 대한 선택의 폭이 상대적으로 넓은데 비해 업무나 대외적인 행동에 대한 마감은 선택의 여지가 없다. 때문에 시작과 끝의 비교에서는 끝이 당연히 주요하게 되고 결과적으로 GTD 어플리케이션에서는 모두 끝이나 마감을 기준으로 시스템을 관리하게 된다. 그런데 문제는 하나의 행동이 아닌 프로젝트와 같은 경우에서 발생한다. 하나의 행동은 시작이든 끝이나 그 하나로 종료되니 시스템에서 큰 문제를 야기하지 않는다. 마감이 정해진 프로젝트의 경우에도 내부에는 여러 행동들이 존재하게 되고 그 행동들간의 시작과 끝의 선택에 대한 문제가 발생하는 이는 사람에 따라 다르겠지만 나의 경우에는 종종 매우 머리를 복잡하게 한다. 일이나 행동이라는 것인 하나가 완료되고 다음으로 이어지는 경우도 있지만 여러가지 일이나 행동이 동시에 혹은 거의 비슷한 시기에 시작해야 하는 경우도 많다. 더불어 시작하는 순서가 정해져 있는 경우도 허다하다. 상식적으로 이런 일들은 시작과 끝 모두가 중요하기 때문에 둘 모두를 기준으로 삼는다면 별 문제가 없을 것이다. 그러나 앞서 언급했듯히 지금의 GTD 어플리케이션들은 이 점에서 있어 너무 유연성이 없다.

OmniFocus의 경우 하나의 행동에 대하여 시작과 끝을 모두 입력한다고 할 때, 앞서 언급했듯이 iCal와 동기화가 되지 않는다. iCal의 Mac OS X 및 그 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 차지하는 절대적 비중을 고려할 때 이것은 매우 심각한 문제라고 여길 수 있는 사람도 많을 것이다. 당연히 시작만 지정된 경우에도 마찬가지 결과를 보여준다. TheHitList의 경우 나는 @iCal 태그로 지정된 모든 행동을 iCal로 동기화하도록 했다. TheHitList는 이 덕분에 시작과 끝에 대한 지정없이 동기화되지만 마찬가지로 끝이 지정된 경우에만 iCal의 To do 리스트에 날짜가 나타난다. 결국 시작이 중요한 일의 경우에는 역시나 반쪽짜리 기능으로 전락하게 된다.

이상에서 문제는 명확하다고 볼 수 있다. iCal의 To do에서 시작일과 마감일의 지정에 관한 사항이 없으며, 예정일과 완료 표시만이 있다. 그리고 iCal의 예정일은 모든 GTD 어플리케이션에서 마감일로 자동적으로 연결된다. 행동의 시작과 끝에 모두 예정이 있을 수 있음에도 사용자들은 iCal의 예정일을 GTD 어플리케이션의 시작과 끝에 연결되도록 선택할 수 없다. 사실 이것이 너무나도 당연하다도 생각하면 지금까지의 이런 저런 언급은 별 영양가없는 잡담이라고 치부할 수도 있다. 또한 내가 사용하는 환경이 Mac OS X가 아니며 iCal에 대한 비중이 이 정도까지 아니라면 이런 글은 시작도 하지 않았을 것이다. 그렇다면 해결책은?

답은 간단하면서도 단순하게 생각해 볼 수 있다. 모든 행동의 시작은 가능한한 빨리 실행한다라고 정하는 것이다. 그리고 각 행동들 간의 우선 순위 만을 고려하는 것이다. 모든 행동은 어떤 식으로든 결과를 낯게 된다. 만일 결과를 예측할 수 없거나 무한정 시간이 소비되는 경우라면 이는 GTD에서 다루는 행동의 범주에 들어 가지 않는다. 때문에 GTD에서 행동의 원하는 결과를 기대하기 위해서는 반드시 정해진 기한 내에 완료되어야 한다. 이 점에 있어 마감이나 끝은 매우 중요하다. 또한 결과의 진행은 매우 순차적으로 구조적이다. 이에 반해 행동의 시작은 병렬적일 수도 있으며 덜 순차적이며 덜 구조적일 수 있다. 때문에 하나의 프로젝트 내의 행동들은 시작일을 지정하지 않는다. 그리고 하나의 행동이 다른 행동에 영향을 미치는 경우에는 순차적인 행동들의 정렬을 구성한다. OmniFocus에는 프로젝트 내의 행동들의 순차적 및 병렬적 수행을 강제적으로 지정하는 옵션으로 실행 여부를 파악하게 해준다. GTD에 관한 모든 의문의 답이 그렇듯 간단하게 단순하게 생각하고 처리하는 것이 결론적으로 효율적인 답이다. 억지로 iCal의 항목을 시작일로 인식하기 위해 행동의 이름이나 내용을 어렵게 구성하지 않는 편이

iCal: GTD의 핵심

새로운 맥킨토시 OS X환경에서 Apple 의 Mail.app, Address Book 그리고 iCal은 가장 기본적이면서도 반드시 필요한 기능이자 어플리케이션이다. 특히 OS X 10.5 Leopard에서는 이들의 개별 혹은 상호 운용성이 더욱 높아 졌다. 때문에 맥킨토시에서의 GTD 시스템 구축에서 이들 중 iCal은 그 핵심에 있다. GTD 시스템에서 달력이 차지하는 비중은 일부분이라고 볼 수 있겠지만, OS X 환경의 GTD 시스템에서는 iCal은 달력으로서 기능은 물론 To Do 리스트 관리 및 Address Book과의 연결 등에서 보아 GTD 시스템의 핵심이라고 보아도 틀린 말이 아니다. 이 때문에 맥킨토시의 모든 GTD 소프트웨어에서 iCal과의 동기화는 필수적인 조건이 되었다.

하지만 iCal의 비중이 점점 증가하게 되면서 GTD 시스템 운용 자체의 의미와 효율성을 퇴색시키는 면이 있다는 것을 발견하게 되었다. 일반적으로 GTD 시스템의 태스크 매니지먼트는 별도의 GTD 어플리케이션을 이용하는 경우가 많다고 볼 때, iCal의 캘린더 기능 이외의 업무 관리 기능과 중복 심지어는 충돌이 발생할 수도 있다. 초기 난 iCal의 캘린더를 업무, 강의, 개발, 사업 등등과 같이 마치 프랭클린 플래너에서의 사회적 위치와 역할 그리고 가치와 비슷하다고 구성하여 운용하고자 했다. 하지만 GTD 시스템의 핵심 체제로서의 역할을 강화하기 위해 iCal에 더 많은 정보가 입력되도록 힘을 쏟았다. 덕분에 GTD 어플리케이션은 물론 iCal에서도 업무와 일정 관리를 모두 수행할 수 있었다.

맥킨토시 OS X 환경의 GTD 시스템에서 iCal가 이러한 핵심적인 위치를 가질 수 있게된 것은 무엇인가를 다시 한번 확인해 보고자 한다. 이러한 글을 이미 여러 전문가들에 의해 언급되었으며, Merlin Mann의 iCal에 대한 예찬의 글에서도 몇가지 사항들을 들 수 있었다. iCal은 Microsoft의 Outlook이나 Entorage 등의 소프트웨어와 달리 업무나 일정을 그룹 및 항목 단위의 캘린더로 구분하여 다룬다. 때문에 GTD 소프트웨어에서의 컨텍스트를 캘린더에 할당된다. 예를 들어, E-Mail, 프린팅, 맥북 등의 컨텍스트를 개별 캘린더 혹은 '컴퓨터'라는 캘린더 그룹으로 정할 수도 있다. 이러한 기능은 OS X 환경에서 구동되는 프로젝트나 플래닝 소프트웨어에서도 프로젝트를 iCal의 캘린더에 대응할 수 있는 기능으로 매우 강력하고도 유연하게 운용될 수 있다. 또한 iCal의 To Do나 Event에는 날짜, 시간, 관련 인물 정보, 링크, 파일 등도 함께 입력할 수 있어 상대적으로 작고 빠른 운용 성능을 제공한다. 그리고 각 캘린더 별로 출력하여 해당 프로젝트나 업무용 출력물로서의 활용성도 뛰어 나다. 더하여 OS X 10.5에서는 Mail.app의 To Do와 통합으로 GTD 시스템으로서의 활용성이 한층 더 높아 졌다고 볼 수 있다. 최근 Apple이 .Mac을 대신하여 Me.com을 출시하면서 이를 통한 Mail.app, iCal 그리고 Address Book의 공유로 Mac, PC (Windows)라는 플랫폼 그리고 여러 소프트웨어의 제약으로부터도 훨씬 더 자유로워지게 되었다.

이러한 iCal의 단순명료하면서도 강력한 기능은 앞선 언급했듯이 GTD 어플리케이션과의 운용에서 우선 순위의 변화를 가져오게 되었다. 이러한 변화가 상호작용을 통한 효율증진으로 나타나는 경우도 있으나, 기능의 충돌로 사용자를 혼란스럽게 할 수 있다. 혼란스러움은 GTD 시스템에서 가장 먼저 제거해야할 대상이다. 이 시점에서 다시 한번 GTD 시스템의 기본적인 배경을 생각해 볼 필요가 있겠다. 만일 iCal과 Mail.App 만으로 GTD 시스템을 구축하고자 하는 경우가 아니라면, iCal는 GTD 시스템에서 달력의 역할을 담당하게 된다. 달력에는 시간이나 날짜가 정해진 약속이나 업무가 기록되는 곳이다. 다시 말해, 시간이 정해지지 않았거나 날짜가 시작일 혹은 마감일에 대한 명확한 기준을 제공하지 못하는 경우라면 iCal에서 굳이 다루지 않아도 상관없다고 볼 수 있다. 결국 Someday 혹은 마감일이 정해져 있지 않은 Next에 해당되는 업무는 기록될 필요가 없다.

달력의 활용

달력(캘린더)은 오래도록 특정 날짜나 시간에 실행해야 하거나 마감해야 할 일들을 기록하고 이를 늘 확인할 수 있는 도구로 사용 되어 왔다. 그럼에 간혹 주요한(하지만 관심없는) 날을 잊는 경우도 적지는 않다. 달력을 사용하는 방식은 크게 두 가지로 나눠 볼 수 있다. 우선 중요한 사안이나 일정만 적어 놓고 필요 시 확인하는 경우와 다음으로 날짜와 시간을 포함한 모든 일정을 기록하여 정기적으로 확인하는 경우로 볼 수 있다.

달력은 GTD를 포함한 모든 업무 관리 체계를 기본 도구 임에 분명하다. 새해가 밝으면 우리는 기념일이나 생일 등을 새 달력에 옮겨 적는 일을 의식처럼 행하기도 한다. 하지만 달력은 그저 당일 날짜가 가지는 의미를 적는 것일 뿐이 해야 할 일에 대한 사안을 적기는 불편 한다. 대략 큰 맥락의 제목을 적는 정도로 활용할 수 밖에 없다. 실제 할 일들에 대한 고민은 그 날짜 주변으로 새로 고민하기도 한다. 이러한 공간적인 제약은 업무 및 일정 관리용 컴퓨터 소프트웨어로서 달력 기능을 사용하게 되면서 해결되었다고 본다.

Outlook이나 iCal을 사용하면 달력 화면에 특정 날짜에 해야 할 일은 명확하게 지정할 수 있다. 주소록 등과의 연동으로 함께 일을 처리해야 하는 경우에 대한 대응도 가능하게 된다. 처음에 이런 일정관리 소프트웨어를 사용하게 되면 시각적으로 불편하기도 하지만 이내 적응되면 특별한 문제가 되지는 않는다. 웹 기반의 서비스를 사용하면 일정 확인을 위한 공간적인 제약에서 벗어 날 수 있게 되었다.

그럼에도 사무실 책상 위에는 대부분 탁상용 달력이 놓여 있고 언제나 연말이 되면 관련 업체로부터 선물이 들어 온다. 컴퓨터 소프트웨어의 기능이 좋아지고 스마트 폰에서 언제나 일정 확인이 가능하지만 책상 위의 달력은 좀처럼 그 자리를 떠나지는 않을 것 같다. 정확하게 말할 수는 없지만 업무나 일정 관리를 떠나 잠시 눈을 돌려 달력에서 한 주의 남은 날을 계산하는 것으로 작은 위안을 받는 것 같다.

GTD에서 달력은 업무나 일의 실행을 관리하는 도구로 사용되지는 않는다. 업무 관리 소프트웨어에서는 업무 목록의 내용이 연동되어 출력되는 것이기 때문에 달력 기능의 고유 역할과는 구분한다. 하지만 특정 날짜를 상기해야 하는 사안이나 앞서 말한 기념일 등을 점검하는 역할에서는 다른 어떤 도구보다 효과적이라고 볼 수 있다. 즉 결혼기념일을 잊지 않는 것과 결혼기념일 선물을 준비하는 일은 동일한 목적을 위한 사안이지만 일과 일고 구분되지 않은 별개의 사안이다. 이와 같이 달력은 특정 날짜나 약속 등을 상기 시켜주는 보조 역할로는 효율적으로 사용될 수 있다. 그리고 Review 단계에서 다음 주나 향후 업무 계획에 대한 검토 과정에서 활용된다.

정리하자면 GTD 시스템의 운영에서 달력의 용도와 활용 범위를 명확하게 구분하는 것이 필요하다. 업무 실행과 관련한 내용은 달력을 이용하지 않도록 해야 하고, 세부 실행 사안이 없는 항목 등은 또한 달력을 이용하는 체계로 정립하는 것이 필요하다.