Mac 기반 GTD 프로그램 현황 2022

GTD이 소개된 지 20년 정도 지난 탓인지 관심이 예전만 못한 것 같다. GTD 시스템 외에도 여러 시간 관리 기법이나 자기 계발 이론들이 넘쳐난 덕분이기도 하겠지만, 복잡한 현실에 비춰 명확하게 적용이 어려운 점도 이유이지 않을까 싶다. 이론은 쉽지만 적용이 만만치 않다. 때문에 쉽게 시작했다면 역시 쉽게 포기하는 경우도-주변의 사례로 보아-많은 것 같다.

특히 소프트웨어 기반의 GTD 운용은 그 기능적 단순함의 한계로 인해 상당 기간 기능의 추가나 확장이 답보 상태에 머물수 밖에 없다는 점에서도 관심이 지속되기 쉽지 않을 것 같다. 예로 GTD 시스템 용도의 스마트 폰 앱을 보면, 어떤 앱을 구성과 인터페이스가 유사하고, 지루함을 느끼게 된다.

그래서 일단 컴퓨터 시스템, 맥 환경에서 운용되고 있는 GTD 지원 어플리케이션의 현황을 정리해보았다. 몇몇은 여전히 선두에서 경쟁하고 있는 반면, 일부는 개발이 중단되었거나 현실적으로 업데이트를 기대하기 어려운 상태로 보인다. 최근 등장한 제품의 경우는 일반적 GTD 프로그램이라기 보다는 협업 관리 등에 더 관심을 두는 경향도 보인다.

선두권

• OmniFocus(Omnigroup)
• Things(Culturedcode)

OmniFocus와 Things, 두 프로그램은 비교되는 선명한 특징으로 구분되다보니 GTD 시스템으로서 어느 것이 우위에 있다고 평가하기 어렵다. 예전에는 Things에 비해 단연 OmniFocus가 우위에 있었지만, Things에서도 나름의 계층 구조가 지원되면서 선택의 더 어렵게 되었다. 오히려 OmnFocus가 업데이트에 비해 실제적 활용성은 다소 정체된 느낌을 주기도 한다.

특히 OmniFocus가 최신 macOS의 새로운 기능 우선 지원에 따라 구버전 macOS에서 OmniFocus 지원을 중단했기 때문에, Things는 상대적으로 구버전 macOS 지원이 상당히 넓은 편이기 때문에 성능 차이가 많은 시스템은 쓰는 경우 선택의 여지가 없다.

추격권

• Pagico(NOTES 17)
• Firetask(Gerald Aquila)

최근 가장 활발한 업데이트를 보여주고 있는 Pagico는 기능적인 면에서 다른 경쟁 제품에 비해 우위에 있다. 다만 기능이 너무 많다보니 GTD 시스템으로 범위를 넘어 모든 기능을 활용하기에 부담이 되기도 한다. 특히 SetApp 번들에 포함되어 있어 비용적 측면에서 상당히 효용성이 있을 수 있다고 본다.

FIretask는 상당한 기대를 가질듯 한 분위기로 등장했지만, 예상 보다 제한된 기능으로 실망한 적이 있었다. 하지만 최근 버전에서는 선두권 프로그램이나 Pagico에 근접하게 접근하기 위해 노력하는 것 같다. GTD 시스템에 집중된 측면에서라면 Pagico에 비해 가볍고 빠르다.

탈락권

• The Hit List(Karelia)
• Inbox(Midnightbeep)

한때 OmniFocus, Things와 함께 Mac을 위한 3대 GTD 프로그램으로 손꼽히던 The Hit Lists는-아직 판매는 되고 있지만-추가 개발이 중단된 듯 수년간 업데이트가 없다. 다만 기본 기능이 탄탄하게 만들어졌고, 최신 운영체제에서도 지원이 되기 때문에 GTD 시스템으로 사용에는 전혀 문제가 없다.

Inbox의 경우는 더 심해서 버전 2.0의 출시를 예고한 지 거의 10년은 지나지 않았나 싶은데 상황은 여전하다. 개발사에서는 다른 앱을 판매하고 있는 것으로 보아 사업은 지속하고 있는 것 같지만 The Hit List와 마찬가지로 새로운 Inbox에 대한 기대를 접은 지는 오래다.

GTD의 업무 계층화, 프로젝트 관리에 대한 오해

GTD 시스템 운용이 쉽지 않거나 나름 제대로 된 운용을 하고 있다고 싶지만 뭔가 불안정한 상황이 이어지고 있다면 한번 쯤 뒤돌아 보아야 할 것이, GTD 시스템의 프로젝트 관리에 관한 사항이 아닐까 싶다.

OmniFocus(이하 OF)와 Things(혹은 Microsoft To Do, 이전 Wunderlist)의 GTD 구현 과정의 가장 큰 기능적 차이는-이른바 프로젝트로 불리는-업무 간의 계층적 구조에 대한 처리에 있다. 일단 기능적인 측면에서 OF는 Things에 비해 높은 혹은 복잡한 수준의 계층 구조를 지원한다. Things 역시 계층화 구조 구현에 대한 사용자들의 의견을 수용하여 상당 부분 계층적 구조에 대한 지원이 가능하도록 개선되었다. 그럼에도 반드시 기능적 구조에서 Things의 OF의 계층화 구조 프로젝트 관리에 대응할 수 없다.

물론 이러한 기능적 차이가 GTD 시스템의 기술적 우위를 가르는 일방적 기준이 될 수는 없다. 이전 여러 포스팅에서 이런 내용을 적었다. 하지만 어쩔 수 없은 기능의 존재과 구조에 따른 비교이다 보다 OF가 Things에 비해 우위에 있다는 사실을 부정할 수도 없다.

문제는 OF를 사용하든 혹은 Things를 사용하든 프로젝트 혹은 복잡한 계층화 구조의 기능을 제대로 이해하고 사용하지 못한다면 GTD 시스템 운용의 큰 낭패를 볼 수 있다는 점이다. 일반적으로 업무를 계층화된 구조로 구성하게 되면 어쩔 수 없이 상위에 있는 항목이 하위에 대해 주요한 위치를 차지하거나 혹은 관리 우선 순위에서 높은 곳에 있다고 생각하게 된다.

그러나 GTD의 가장 근본적 개념이 이러한 구조로 부터 벗어나 현실적으로 현재 실행 가능한 일을 수행하는 방식을 제공한다는 사실에서, 프로젝트에 대한 상세한 구성 및 관리에 지나친 집중을 하게 되면 GTD의 기능적 운용 범위를 초과하게 될 수 있다. 즉 GTD 시스템을 넘어 프로젝트 관리 시스템으로 진입하게 된다는 것이다.

우선 GTD의 개념적 측면 이전 계층화 구조의 업무 체계 즉 프로젝트 관리의 가장 큰 문제점을 한번 생각해 볼 필요가 있는데, 그것은 일의 시급성이나 중요도에 비해 전체적 구조에 묻혀 기대한 만큼 명확하게 드러나지 않는다는 것이다. 물론 개별 업무에 마감일, 중요도 혹은 플래그 등을 지정하여 운용하지만, 그 대상이 적지 않은 경우에 이 정도 수준의 관리 요소로서는 기대치를 만족시킬 수 없다는 것이다.

때문에 용어 비교 측면에서의 혼란이라고 할 수 있지만 전통적인 프로젝트 관리 체계와 GTD의 업무 요소의 관리 기능에서의 프로젝트가 동일한 용어를 사용함에 따라 시간이 지나 GTD 시스템의 관리 요소가 일정 수준 이상으로 증가하게 되면 이도저도 아닌 관리 방식이 되어 버릴 수 있다. GTD 시스템의 관리 범위가 넓은 경우라면 다들 비슷한 체험을 했으리라 예상된다.

물론 Things와 같은 다소 제한적 구조의 GTD 시스템에 느끼는 상대적인 답답함은 부정할 수 없다. 나 역시 OF의 선택에서 그런 이유가 가장 크다. 하지만 앞서 언급한 프로젝트 관리의 문제 역시 Things에 비해 OF를 운용할 때 더 심각하게 느껴질 수 있다.

그러므로 이러한 문제로 부터 벗어나 좀더 여유롭게 프로젝트 관리를 하기 위해선 OF 프로젝트 관리 기능을 명확하게 이해하고 자신만의 관리 기준을 정할 필요도 있다. 예로 프로젝트와 세부 프로젝트의 그룹 설정을 너무 순차적 내용으로 규정하려고 애를 쓸 필요가 없을 수도 있다. 사실 아직 일어나질 않은 일들의 관련성을 순차적으로 배치한다는 자체가 무리일 수 밖에 없고, 명확한 표현으로 구분되고 배열된 경우 수정이나 재배치가 상대적으로 힘들 수 있다. 계획은 언제나 계획일 뿐이라는 점에서 여유를 두는 것도 좋다. 일이 아닌 일의 관리 자체를 너무 완벽하게 작품처럼 꾸미는 것은-모든 경우는 아니겠지만-불필요할 수도 있다. 실제로 세부 계획이 명확하다고 수립된 프로젝트 조차 계획이 변경되는 것이 일상인 현실에서, GTD 시스템에서 아직 불분명한 사실들을 가지고 명확한 세부 계획을 수립하고 관리하기란 정말 어렵다.

또한 앞선 자심 언급한 바와 같이 계층화된 프로젝트에서 계층화는 일의 우선 순위에 따라 구성되고 배열될 뿐이지 일의 가치나 중요도에 따라 배치될 수는 없다. 왜냐하면 역시나 대부분의 일이 아직 실현 전의 상태이기 때문이다. 우리가 어떤 일이 얼마나 중요한 지 안다고 할지라도 실행이 요구되기 전이나 혹은 실행이 불필요한 상태에서도 실행할 수는 없다. 때문에 계층화 구성에서 의도한 가치에 따른 평가가 발생하지 않도록 해야한다.

더불어 계층화를 위한 요소를 너무 남발하지 않도록 해야 한다. 하나의 프로젝트가 여러 세부 프로젝트로, 또 각 세부 프로젝트의 내부는 또 다른 세부 요소로 구분될 때 발생할 수 있는 모든 요소를 일일이 점검해야 할 대상으로 수집하거나 입력할 필요는 없다. OF의 프로젝트는 실행하고 기대한 결과를 달성하기 위한 도구적 방식이지 프로젝트 자체를 우아하게 관리하는 위한 방식을 운용해서는 안되며 실제 그러한 기능을 제공하지도 않는다. 그런 점에서 OF에 만족하지 못하고 점점 프로젝트 관리 도구를 찾거나 관심을 보이게 되는 자신을 돌아 볼 수 있게 된다면 이러한 측면에서의 우려를 이해할 수 있으리라 본다.

마이크로소프트의 Project와 같이 대규모 프로젝트 관리 도구는 말 그대로 한 사람이 감당하기 힘든 범위의 프로젝트를 관리하기 위한 체계이다. 비록 한 개인이나 소그룹의 업무가 결코 복잡하지 않다고 할 수는 없더라도 그러한 많은 관리 자원을 다루기 위한 체계로 GTD의 계층적 업무 관리 체계의 불편함을 극복하려고 하는 것은 잘못된 판단이라고 본다.

빠른 맥으로 내 일상이 달라지지 않은 듯 ?

이미 한 세대를 지난 맥 사용자로서 애플의 제품 라인이 애플의 자체 마이크로프로세서, 즉 애플 실리콘으로 전환되고 있고, 또 출시된 M1 마이크로프로세서 탑재 모델의 성능에 대해-나의 예상과 달리-매우 우호적이다. 현재 나는 맥 미니 2018과 맥북프로 2011 13-인치를 사용하고 가끔씩 아내의 맥북프로 2019 13-인치를 몰래 사용하고 있다.

사실 맥 미니 2018이나 맥북프로 2019를 구입하게 된 것은 성능과 기능의 문제라기 보다는 맥북프로 2011에서 Mojave 운용체제의 지원가 공식적으로 중단되면서 대응하기 위한 방법이었다. 그렇다, 나의 GTD 시스템의 OmniFocus가 3.11 버전으로 업데이트되면서 Mojave 이상을 요구하기 시작했다. 그리고 OmniOutliner 5 마저 5.8 버전 이후부터 Mojave 이상을 요구했다.

그렇더라도 DevonThink와 Scrivener는 여전히 구형 OS에서도 잘 작동하기 때문에 버텨 볼 생각이었지만, 새로운 프로젝트 수행에 따른 시스템 구입 기회가 온 덕분에 마련할 수 있게 되었다.

그렇더라도 맥 미니 2018과 맥북프로 2019 모두 마이크로프로세서, CPU는 기본 사양으로 하고 여력의 비용으로는 메모리를 왕창 늘리고 주변기기 운용을 위한 여러 어댑터를 확보했다.

하지만 예전 같았다면 메모리나 내부 저장 장치 용량 보다는 우선 가장 빠른 CPU를 먼저 선정하고 나머지를 어떻게 구성하느냐로 고민했을 것이다. 언제부터인가 내게 있어 컴퓨터 시스템을 선택함에 있어 CPU는 가장 후순위로 밀려나게 되었다.

정확하게 언제인지는 기억나질 않지만 한참 워크스테이션이나 서버 도입의 최우선 기준이 ‘빠름’이었다. HP-UX 기반 워크스테이션과 서버를 사용하던 시절이었으니, CPU의 갯수가 늘어나거나 클럭 수가 한 단계 업그레이드 되는 건 거짓말 조금 보태서 거의 새로운 본체를 하나 구입하는 거랑 비슷한 수준이었다.

연구 개발의 성과는 빠른 CPU, 넘치는 메모리, 그리고 역시 빠른 3D 그래픽스 가속 장치에 의해 결정된다고 확신했다. 그리고 기대한 연구 성과가 부진한 탓을 컴퓨터 시스템의 성능 부족이나 필요한 소프트웨어의 부재로 변명했다.

하지만 명필은 붓을 탓하지 않는다고 했다는데, 어느 날 나의 연구 분야에서 세계 제일의 연구 성과를 내고 있는 미국의 모 대학의 P 교수 연구실을 보게 되었다. 사실 그의 명성에 비유하자만 연구실에 슈퍼 컴퓨터가 들어 앉아 있다고 해도 누구도 의문을 가지지 않을 수준이었다. 그러나 놀랍게도 그리고 당황스럽게도 그의 연구실에 있는 시스템은 출시된 지 한참이나 지금 더욱이 성능으로 보자면 도저히 이해할 수 있는 SGI와 SUN의 엔트리 레벨 워크스테이션들이 가득 했다. 정말 이게 다인지 눈을 의심했다.

사실 냉정하게 생각해보면 기하학적 이론에 기반한 3차원 비선형 곡면 모델링 연구에 고성능의 워크스테이션이나 서버가 반드시 요구되는 것은 아니다. 물론 있으면 좋겠지만 없어도 상관없다. 아무리 그렇더라도 내가 사용하는 하는 시스템에 비해 아마 열배는 느릴 것 같은 구형 시스템으로 그런 성과를 내고 있다는 것에 충격을 넘어 당황스럽고 황당하기까지 했다.

연구비는 차고 넘칠 것이니 일부러 그런 시스템을 여전히 사용하고 있다면 정말 그 자체로 충분하다는 것이다. 아니면 정말 학교 지하에 전용 슈퍼 컴퓨터를 숨겨 놓았는 지도 모르겠다.

어쨌든 이후 나의 빠른 컴퓨터에 대한 욕심 내지는 욕망은 일상의 우선 순위에서 다소 밀려나게 되었다. 물론 학교나 회사에서 시스템을 새로 구입하도록 해준다는 것에 대해 굳이 마다하지는 않았지만 개인적인 구입에 있어서는 빠른 성능 보다는 가능한 오래 사용할 수 있는 즉 업그레이드가 보장되는 제품 선택이 우선하게 되었다. 사실 비용적인 측면에서 보자면 후자가 더 비효율적일 수도 있다.

그래서 애플이 68K에서 PowerPC로 다시 X86으로 그리고 마침내 애플 실리콘으로 전환할 때에도 특별히 기대나 희망을 가지지 않았다. 더욱이 애플의 제품이나 아무리 속도나 빠르더라도 결구 지원 소프트웨어의 한계가 분명하니 결과는 예상하지 않아도 누구나 알 수 있었다. 물론 X86으로의 전환은 그 이전에 비해 매우 성공적이었다고 본다. 그러나 애플 실리콘으로 전환은 일단은 나쁘지 않은 선택이라고 하지만 최종 결과는 과연 어떻게 될지 누가 알겠는가.

빠른 업무 처리나 연구 개발의 완성을 위해 빠른 컴퓨터 시스템이 최우선적이라고 강변하는 이들을 보면 웃으면서 내 경험을 이야기해주기도 한다. 그리고 그 빠름으로 과연 오늘과 얼마나 다른 성과를 담보할 수 있는 지 스스로 한번 평가하는 시간을 가져보라고 한다. 충분 조건은 분명하지만 실제 필요 조건인지는 의문스러울 수 있을 것이다.

주변에서 오랜 맥 사용자인 내게 애플 새로운 M1 마이크로프로세서 그리고 곧 예고되는 M2 마이크로프로세서를 탑재한 맥 모델의 등장에 개인적으로 구입 의사에 대한 판단을 묻는 경우가 잦다. 그러면 한 마디만 해준다. 한/글(아래아 한글)이 현재 사용하고 있는 라이센스로 구동되지 않으니 직접 구입하셔야 합니다. 그리고 그 대응은 한결 같다.

Microsoft가 Asian Efficiency 인수한다면 ?

난데없는 이-메일이었다. 마이크로소프트가 GTD 활용이나 어플리케이션 소개와 관련한 가장 활발한-하지만 자그마한-서비스 회사인 Asian Efficiency를 인수했다고 한다. 순간 마이크로소프트에도 어떤 미친 친구가 있구나 싶었다. 하지만 이 느닷없는 메일은 뭔가 싶었다.

그리고 인수에 따른 당연한 결과로서 향후 Asian Efficieny는 이와 관련하여 향후 자신의 제품 소개나 기술적 정보는 마이크로소프트에 한정한다고 한다. 이건 배신이다. 특히 OmniFocus 기반으로 GTD 스타일을 운용하는 입장에서-Asian Efficency는 OmniFocus와 관련한 가장 큰 지원 사이트이니-배신이라 아니할 수 없다. 하지만 마이크로소프트에 뭐가 있지. 요즈음 밀고 있는 To Do 아니면 설마 Outlook으로 ?

그런데 이건 상식적으로 미친 짓이다. 마이크로소프트는 Aisian Efficiency를 인수할 이유는 전혀 없다. 왜냐하면 그냥 OmniFocus 아니 OmniGroup를 인수하면 더 간단하고 깔끔하기 때문이다. 단언컨데 마이크로소프는 OmniFocus는 커녕 Asian Efficieny의 존재도 모르지 않을까 싶다.

하지만 이어지는 문구에서 이 메일의 의도를 짐직할 수 있었다. Asian Efficieny의 모든 고객에서 마이크로소프트의 티-셔츠를 제공한다는 것이다. Asian Efficieny 회원들은 전 세계에 걸쳐 있는데 고작 회비가 얼마라고, 그 배송 비용만해도 Asian Efficiency의 한 해 매출 규모는 넘지 않을까 싶다. 아니면 Dojo 서비스 회원이 내 예상 이상으로 많은 것인가? 더욱이 지금껏 마이크로소프트의 인수와 관련한 이런 행사는 없었는데, 마이크로소프트의 인수가 얼마나 기쁜 일이라고 이런 짓을 벌인단 말인가.

평소 같으면 이런 메일은 그냥 그런가 보다 하고 대충 보고 넘어 갔을 것이지만, 뭔가 이상한 느낌에 아래로 쭈욱 흩어 보았다. 혹시나는 언제나 역시나이다.

다만 보낸 날짜가 4월 1일이 아닌 4월 2일이라는 것은 게으름인가 아니면 다른 꼼수인가. 혹시 OmniFocus를 이용하는 마이크로소프트의 누군가가 이 메일 받고 벌일지 모를 일에 대한 Asian Efficieny의 바램인가?

하지만 만일 정말로 마이크로소프트의 어떤 미친 양반이 GTD에 관심이 있어 Outlook을 OmniFocus로 대체하거나 OmniFocus의 기능과 구조를 사용한다면 어떨까 싶다. 특히 최근 To Do에 대한 마이크로소프트의 관심으로 볼때 불가능한 일은 아닐 것 같은데.. 정말 이 세상에 우연이란 없으니.

OmniFocus for Web 서브스크립션 구매의 가치 ?

베타 테스트 과정을 거친 OmniFocus for Web의 서브스크립션 기반 구동이 드디어 개시 되었다. 새로 서브스크립션을 구입하거나 기존 사용자가 웹 서브스크립션 애드-온을 구입할 수 있다. 걱정했던 기존 단독 어플리케이션의 판매는 지속될 것이라고 재차 OmniGroup의 공지는 믿고 싶지만 딱히 신뢰할 수 있을 지는 모르겠다. 그래서 과연 내게 혹은 이미 여러 환경에서 OmniFocus를 운용하는 있는 이들에게 과연 이 서비스를 적지 않을 비용을 지불하고 사용할만한 효용성이 있는 지 다시 고민해보있다.

이미 OmniFocus for Mac을 사용하는 입장에서는 OmniFocus for iOS 나 OmniFocus for Web 가운데 선택이 가능하다는 점에서 고민할 가치는 있다는 것이다. Mac OS 환경에서 OmniFocus for Mac을 사용하는 경우라면 맥 시스템을 사용할 수 없거나 갑작스럽게 컴퓨터 시스템이 없는 경우 웹 브라우저를 통해 기존 정보를 확인하고 변경할 수 있는 장점이 있을 것이다. 하지만 이 기능을 굳이 OmniFocus for Web을 통해 진행해야 할 이유는 없다. 스마트 폰, iPhone 사용자라면 OmniFocus for iOS를 별도 앱을 구입하는 것이 나을 것이다.

반면 OmniFocus for Mac 없이 OmniFocus for iOS만을 사용하는 경우라면 OmniFocus for Web를 이용하여 OmniFocus for Mac의 역할을 미약하나마 대체할 수도 있을 것이다. 하지만 이런 경우도 기능적으로 OmniFocus for Web이 OmniFocus for iOS에 미치지 못하기 때문에 적절한 대응 조치라고 평가하기는 어렵다.

결국 OmniFocus for Web이 필요한 사람은 OmniFocus for Mac을 사용하지 않는 OmniFocus for iOS 사용자이라고 할 수 있다. 하지만 월 5천원 혹은 년 5만원의 서브스크립션 비용이 정액 5만원 정도의 OmniFocus for Mac 나 10만원 정도의 OmniFocus Pro for Mac의 효용성에 비교될 수는 없을 것이다. 물론 이런 점을 고려하여 OmniGroup에서도 월 1만원 혹은 년 10만원으로 Mac, iOS 그리고 Web 버전을 모두 사용할 수 있는 서브스크립션도 함께 제공하고 있다.

만일 OmniFocus for Mac을 사용하든 아니든 혹은 OmniFocus for iOS를 사용하든 아니든 OmniFocus for Web의 사용을 기대한다면 완전한 별도의 기능으로 독립된 웹 어플리케이션을 출시될 때를 기다리는 것을 나을 것 같다. 하지만 과연 독립된 웹 어플리케이션, OmniFocus for Web의 등장할 지는 의문이다.

OmniFocus Subscription 개시

마침내(?) OmniFocus에 대한 서브스크립션 서비스가 시작되었다. 아직 완벽하지는 않지만 일단, 신규 고객 입장에서 월 $9.99(년 $99.99)으로 OmniFocus for Mac, iOS 그리고 Web 버전을 모두 사용할 수 있다. 월 비용으로 보자면-년간 비용이 다소 저렴하니-대략 년 10만원 정도 소요되지 않을까 싶다. 하지만 현재는 OmniFocus for iOS의 인-앱 결제로 구입할 수 있는데, OmniGroup에서는 조만간 OmniFocus for Mac이나 OmniFocus for iOS 구매자에 대하여 별도 웹 서비스로 월 $5.00 수준에서 제공할 계획이라고 한다.

인-앱 결제 후 혹은 트라이얼 기간이 활성화된 이후 Omni Sync Server 계정이나 새로운 Omni Account를 생성하여 서브스크립션을 사용할 수 있다. OmniFocus for Mac이 3.3 업데이트되면서 매뉴 항목이 Subscription이 추가되었다.

단순하게 보자면 OmniFocus for Mac과 OmniFocus for iOS를 함께 구입하여 사용하는 입장에서 위의 가격은 약간 애매하기 하지만 향후 각 별도 버전의 업그레이드 비용까지 고려할 때 일정 부분 할인이 적용된다면 충분히 고려할만하다고 본다. 하지만 데스트탑 버전과 스마트기기 버전을 모두 사용하는 입장에서는 웹 버전을 사용해야 하는 경우는 얼마나 될지 의문이다. 그러니 결과 OmnFocus for Web은 장식이고 OmniFocus for Mac과 OmniFocus for iOS 버전을 모두 서브스크립션으로 전환하려는 속셈이 분명하지 않을까 싶다. 분명히 개별 버전의 가격과 업그레이드 비용은 높게 유지될 것이다.

이미 많은 어플리케이션 제공 업체들이 단품 판매나 영구 라이센스 판매를 년 혹은 월 단위 서브스크립션으로 전환하고 있다. Dassault의 CATIA를 비롯한 제품은 진작 서브스크립션 체계였으며 최근에는 PTC 그리고 Autodesk가 CAD 패키지를 비롯한 PDM/PLM 제품에 대하여 서브스크립션으로 전환했다. 이제 돈이 있어도 소프트웨어, 어플리케이션을 사지 못하고 기간 구독해야 한다. 당장 큰 돈은 아니지만 결국 그것이 성공하면 엄청난 이익이라걸 안다. 하지만 사용자를 위해서는 옳은 방향인지 모르겠다.

OmniFocus 가격 인상..?

OmniGroup에서 OmniFocus를 포함한 어플리케이션의 가격 인상을 예고했다. 대체로 소리 소문 없이 가격이 올리는 것이 일반적 상황으로 볼때.. 더욱이 인상에 대한 나름 재미있는 대응으로 인플레이션에 따른 가격 가치를 계산할 수 있는 링크까지 연결해놓고 있다. 덕분에 가격 인상이 사실인지 아니면 만우절을 대비한 이벤트인지 헛갈리게 하고 있다. 물론 가격 인상 개시일을 2019년 3월 11일로 공지했으니 그럴 일이야 없겠지만 여하튼 재미있다.

OmniGroup의 말처럼 가격이 꽤나 오래 같은 수준으로 유지된 것은 사실이다. 그럼에도 OmniFocus는 OmniGroup의 제품 가운데 $100 이하로 OmniPlan이나 OmniGraffle에 비하여 매우 낮은 가격이다. 하지만 그런 어플리케이션이 이른바 비즈니스 레벨인 것에 비해 OmniFocus는 개인용이라 할 수 있으니 $80 정도도 싼 가격이라고 할 수는 없다. 더욱이 Mac 버전이 아닌 iOS 버전까지 생각하면 실제로는 더 많은 비용이 지출될 수 있다.

개인적으로 GTD 스타일의 적용을 위해 특별한 어플리케이션에 대한 종속성을 가지는 것은 지양해야 한다고 생각하기 때문에 현재 혹은 인상된 가격이 OmniFocus의 구입나 업그레이드에 어떤 영향을 미칠지 모르겠다. 특히 OmnFocus 3에 이르기까지 현격한 생산성 관리 기능을 추가되었다거나 하지도 않았고, 오히려 OmniFocus 1에 비해 더 복잡하고 어려운 체계로 변화되지 않았나 싶을 정도이다. 때문에 현재도 iOS 버전의 OmniFocus 3는 따로 유료 기능을 구매하지 않고 뷰어로서만 사용하고 있다. 간혹 아이폰에서 직접 처리해야 하는 일은 OmniFocus 2를 이용하고 있다. 다행히 OmniFocus 2는 iOS 기반에서 아직은 잘 작동하고 있다. 그런데 아마 이번 가격 인상 즈음하여 OmniFocus 2의 운명도 달라지지 않을까 걱정되기도 한다.

Asian Efficiency, GTD를 위한 최고의 어플리케이션 ?

포스팅 제목에서 최고라는 용어를 사용하기는 했지만 정말 언급하기 부담스러운 것도 사실이다. 최고라는 표현이 경우와 상황에 따라 적합하지 않은 경우가 너무 많기 때문이다. 하지만 가장 일반적인 일상의 경우로 생각할 때 결코 나쁘지 않다라는 의미라고 본다.

오랫동안 구독하고 있는 GTD 관련 서비스 가운데 하나인 AE(Asian Efficency)의 블로그에 새해를 맞이하여 이름도 거창하게 GTD를 위한 6 개의 최고 앱이라는 제목의 글이 올라왔다. AE의 스텝인 Brooks Duncan의 글인데 이 양반이 이런 스타일의 포스팅을 종종 올린다. 앱의 선정이 아무래도 주관적이기는 하지만 GTD 시스템이라는 것인 다른 생산성 관리 체계에 비해 워낙 단순하다보니 포스팅한 내용에 큰 이견을 없을 것이고, 현실에서 이건 나 혹은 AE 스텝 또는 그 누구라도 유사한 내용일 수 밖에 없다.

The 6 Best GTD® Apps For Getting Things Done

GTD를 최고의 어플리케이션이니 결국 컴퓨터 시스템의 운영체제에 기반하여 선정할 수 밖에 없고 Mac, iOS 그리고 Windows 등으로 구분했다. 물론 크로스 플랫폼이라는 측면에서 웹 서비스 기반 어플리케이션도 언급했다.

이 포스팅에서는 위 블로그의 내용과 큰 차이가 있다고 볼 수는 없지만 주요 GTD 시스템을 위한 어플리케이션에 대한 AE의 선정 기준과 나의 기준에 대한 차이를 적기 위함의 목적이다.

OmniFocus & Things

GTD에서 Mac 시스템 사용자는 Windows 시스템 사용자에 비해 어플리케이션에 대한 선택의 여지가 많았다는 것이다. 일반적인 데스탑 어플리케이션 현황과 달리 Mac을 위한 어플리케이션이 있으면서도 대부분의 Windows를 위한 어플리케이션들도 Mac 버전이 있는 실정이다. 물론 현재는 OmniFocus와 Things 투톱 체제로 정리되었다고 볼 수 있다.

OmniFocus와 Things를 비교할 때 핵심은 업무의 범위에 대한 단순함과 무거움이다. OmniFocus는 다른 GTD 시스템에 비해 다양하고 강력한 관리 기능을 제공하기 때문에 업무량이 많거나 복잡한 경우에 상대적으로 효과적이다. 반면 Things는 일상의 업무 관리를 위한 개인 혹은 개별 사용자들이 많이 선택한다.

두 어플리케이션 모두 iOS 버전이 있다. 하지만 iOS 버전에서는 Things의 단순하고 가벼운 구조가 훨씬 효과적이다. OmniFocus의 구조화된 처리 방식은 iOS 기반에서는 아직까지 불편한 점이 많다.

결론적으로 데스크탑 중심의 업무 환경이라면 OmniFocus 그리고 모바일 중심의 업무 환경이라면 Things의 운영이 효율적이다. 물론 두 어플리케이션의 데스크탑 및 모바일 어플리케이션을 모두 사용하면 더욱 효과적이다. 그리고 현재 OmniFocus의 웹 버전이 향후 어떤 식으로 지원되느냐에 관심이 높다.

Outlook

Mac 시스템에 OmniFocus가 있다면 Windows 시스템에는 단연 Outlook이 있다. Outlook의 GTD 시스템으로 운용한다는 것은 대개 자의반 타의반인 경우가 많다. 업무와 관련하여 Outlook을 사용할 수 밖에 없는 상황이니 굳이 다른 어플리케이션을 선택하기 위해 고민할 필요도 없다. 다만 애초 GTD 시스템을 기반으로 설계된 어플리케이션이 아니다보니 GTD 체계를 적용할 때 다소 불편한 점이 있지만 Outlook이 제공하는 통합 관리 기능이라는 장점에 비춰 큰 문제는 아니다.

Outlook의 강점은 업무 관리, 일정 관리 그리고 메시지 관리 등을 통합하여 운용한다는 점에서 기능적으로 OmniFocus나 Things와 직접적 비교할 수 없을 만큼 기능이 풍부하다. 물론 Mac 시스템을 위한 Outlook이 있지만 Windows 시스템의 Outlook에 비해서는 다소 기능이 부족하고 특히 무거운 느낌을 받는다.

언급한 바와 같이 애초 GTD 시스템의 구성을 갖추지 않았기 때문에 불편한 점도 분명있지만 사용자의 운용 방식에 따라 OmniFocus이상의 생산성을 발휘하기도 한다. 특히 OneNote를 비롯한 마이크로소프트 Office 어플리케이션과 완벽한 통합 기능을 효과적으로 운용할 수 있다면 비교할 대상이 없다고 볼 수도 있다. 하지만 여전히 복잡하고 불편하다.

Nozbe, Trello & Todoist

위 세 어플리케이션을 이른바 크로스 플랫폼으로 분류하여 선정하고 있지만 상대적으로 모바일 환경에서의 운용이 중심이라고 할 수 있다. 크로스 플랫폼 혹은 모바일 중심의 어플리케이션의 핵심은 각 플랫폼 간 정보 공유를 위한 동기화와 여러 사용자들간의 협업 환경 제공이라고 할 수 있다. 이 가운데 동기화 기능은 앞서 언급한 OmniFocus, Things 그리고 Outlook 역시 모바일 버전과 동기화가 지원되기 때문에 크로스 플랫폼으로서 강점은 거의 모든 어플리케이션의 기본 기능이 되었다고 볼 수 있다.

반면 이들 모바일 중심의 GTD 지원 어플리케이션이 제공하는 기능은 범위나 규모에 있어 아직까지는 제한적인 경우가 많고 여러 사용자들이 사용하는 환경에서 활용성 역시 호불호가 극명하게 나뉠 수 있다.

위 세 어플리케이션 가운데 가장 전통적인 GTD 시스템은 Todoist라고 볼 수 있다. 구성이나 인터페이스는 Things와 크게 다르지 않다고 볼 수 있지만 확장성이나 연결성은 크게 뛰어나다. DropBox나 Google Drive를 비롯한 일반적인 많이 사용되는 대부분의 어플리케이션과 연동하여 해당 정보를 활용할 수 있다.

확장성과 연결성면에서는 Nozbe도 개선되어 DropBox나 Google Drive 그리고 Evernote 등 GTD 사용자라면 사용 비중이 높은 앱과의 연동이 가능하도록 되었다. 사실 이 정도 수준의 어플리케이션 연동 기능은 이제는 장점이라고 내세울 수 없을 정도로 일반화되어 가고 있다.

Nozbe는 내가 거의 사용하지 않은 어플리케이션이지만 기본 구성이나 기능에서 Todoist와 큰 차이는 없다고 볼 수 있지만, 오래전부터 협업 체계의 구성이 강점으로 부각되었다고 한다. 또한 Nozbe의 데스크탑 버전은 다른 GTD 어플리케이션과 크게 다르지 않은 구조와 기능을 제공하지만 처음 Nozbe를 이용하는 사용자를 위한 튜토리얼 수준의 기본 구성이 잘갖춰져있다.

그리고 웹 기반 서비스인 Trello는 내 시각에서는 GTD 어플리케이션으로 직접 운용하기에는 적합하지 않다고 생각해 왔지만 시각적 관리 측면에서 특히 나름의 효과는 분명하다는 점은 인정할 수 있다. 비쥬얼 보드 스타일이다보니 역시 협업 작업에 대한 지원을 염두에 두고 서비스를 지속하고 있다.

개인적으로 Todoist를 비롯한 세 어플리케이션 혹은 유사한 최근의 어플리케이션을 GTD 시스템으로서 운용에 적용하지 않았던 이유는 가격이다. 기본적인 기능을 갖춘 무료 버전이 제공되는 경우도 있지만 본격적인 GTD 시스템으로 확장하기 위해서는 유료 버전을 사용하는 것이 필요한데, 월 단위 혹은 년 단위 가격이 OmniFocus나 Things의 구입 가격을 넘어선다. 기능적인 비교에서 우위를 논할 수 있다고 하더라도 비용대비 효능에 비춰 무리한 수준이라고 본다. OmniFocus나 Things는 동기화 기능을 제외한다면 사용자의 선호도에 따라 이전 버전을 그대로 지속하는 것이 가능하다.

위 언급한 어플리케이션 가운데 어느 것이 자신의 GTD 시스템에 적합한 가는 경우와 상황에 따라 다를 수 밖에 없다. 그럼에도 GTD 어플리케이션의 선정 대상은 일반적인 범위에서 크게 벗어나지 않음을 인정할 수 밖에 없다. 물론 모바일 환경 중심에서는 너무나 많은 앱과 서비스가 있기 때문에 어느 하나 둘을 최고라고 지정하기 어렵다.

사실 이 포스팅에서도 개인적으로 GTD는 데스크탑 중심이라는 뉘앙스가 가득함을 인정한다. 오랜 경험에 비춰 크고 작은 모든 업무 관리나 프로젝트 관리를 모바일 중심으로 관리하기는 한계가 분명하다. 데스크탑과 모바일 환경 사이를 웹 서비스로서 대응할 수 있지만 인터넷 연결이 언제나 보장되지 않는다는 점과 기능 운용의 무거움이라는 한계도 아직 존재한다.

결과적으로 현재까지 GTD 시스템을 위한 어플리케이션은 모바일 중심으로 구축하기에는 어려움이 많기 때문에 OmniFocus든 Outlook이든 데스크탑 또는 웹 서비스 중심으로 구축한 후 모바일 기기로서 지원하는 환경이 가장 합리적 선택이라고 생각한다.

OmniFocus for Web 테스팅

웹 플랫폼의 옴니포커스가 드디어 등장했다. 아직 테스팅 단계라고 완전하게 마무리가 되지는 않았지만 그래도 예상보다 빨리 공개되었다. 물론 Mac OS X나 iOS 버전에 비하면 단순하지만 그래도 시도 자체는 긍정적이다.

OmniFocus for Web의 가장 큰 의의(?)는 현재까지 운용 기반이 Mac OS X(혹은 iOS)에 한정되어 관리되지만 앞으로 특정 플랫폼에서의 제한에서 벗어날 수도 있게 되었다는 것이다. 향후 완전한 웹 기반의 어플리케이션으로 확장된다면 플랫폼 독립적인 운용이 가능하게 되니 OmniGroup으로서는 수십년간 애플의 운영체제에 국한되었던 시장이 비교할 수 없는 크기로 커질 수 있다는 기대도 있을 것이다. 최근 유행하는 월 단위 정액 서비스로도 적용할 수 있을 것이다.

현재 OmniFocus for Web은 Omni Sync Server를 통하여 OmniFocus와 정보가 동기화된다. 테스팅 버전에서 제공되는 기능만으로도 기본적인 GTD 스타일의 관리에 무리가 없다고 볼 수 있을 정도인데, 이건 OmniFocus for Web의 기본 기능이 완성도가 높다기 보다는 GTD 체계가 워낙 단순하기 때문이다. 만일 현재 기능을 기준으로 해도 Things 수준의 운용이 충분한다.

또한 개인적으로 볼때 아이폰이나 아이패드에서 OmniFocus for iOS의 활용성이 낮아 굳이 iOS 버전을 구입할 필요가 없는 경우 매우 유용하다고 본다. 물론 사용 환경에 따라 반대의 경우도 마찬가지일 것이다. 물론 아직은 비록 웹 버전이라고 해도 작은 화면을 가진 스마트 폰의 웹 브라우저 기반으로 보기는 힘들다. 하지만 아이패드와 같은 태블릿에서라면 좀더 효용성이 있을 것이다.

그리고 가장 눈에 띄이는 것은 화면이나 인터페이스 구성이 OmniFocus 3.1.2 업데이트와 거의 동일하게 구현되었다는 점에서, 앞서 언급한 OmniGroup의 의도가 읽힌다. 언뜻 화면만 본다면 OmniFocus for Mac인지 OmniFocus for Web인지 잠시 헛갈릴 수도 있다.

아마 예상하건데 OmniFocus for Web의 성공은 향후 OmniOutliner 등과 같은 OmniGorup의 다른 어플리케이션의 시장 확장에도 적용될 수 있지 않을까 생각한다.

OmniFocus for Web 출시 전망

OmniFocus가 Mac OS가 아닌 Windows나 Linux 운영체제에서도 곧 사용이 가능하게 되었다. 하지만 제목은 OmniFocus for Windows나 OmniFocus for Linux가 아닌 포스팅의 제목처럼 OmniFocus for Web이다. 사실 올해 초 OmniShow의 2018 제품 개발 로드맵에서 잠시 언급되었던 내용이 이제 본격적으로 공개될 시기가 오는 것 같다. 솔직히 그때는 설마하고 크게 기대하지 않았다.

Mac OS와 iOS를 위한 어플리케이션이었던 OmniFocus가 웹 기반으로 웹 브라우저에서 운용되게 될 것이다. 그렇다고 완전한 웹 어플리케이션으로 개발된다는 것은 아니다. 현재까지의 계획은 기존 Mac OS와 iOS 환경에서 OmniFocus를 운용하는 사용자를 위한 지원책의 하나라는 점에서 실질적으로 Windows나 Linux 환경을 위한 조치는 아니라고 할 수 있다. 개인적으로 OmniFocus를 사용하면서 업무 등을 위한 따로 맥이나 아이폰을 운용할 수 없는 경우를 위한 것이니 결국 Mac이든 iOS든 OmniFocus는 있어야 할 것 같다.

하지만 이런 접근은 얼마든지 웹 기반의 서비스로 분리되어 운용할 수 있고 이는 Mac OS의 제약으로부터 벗어날 수 있는 기반이기도 할 것이다. 물론 iWork의 경우나 혹은 Google Docs의 경우에서 볼 수 있듯이 대응되는 어플리케이션의 모든 기능과 편의성을 웹 기반으로 대체하기란 쉽지 않다. 때문에 OmnFocus와 별도로 분리된 서비스로 제공되어 완전히 주체적으로 운용될 수 있을 지는 아직 의문이다.

현재는 안드로이드 기반 스마트 기기에서의 운용을 위해 따로 개발을 진행하고 있지는 않고 있지만 결과적으로 웹 기반으로 운용된다면 데스크탑이나 스마트 기기의 운영체제에 따른 차이는 문제가 되지 않을 수도 있다고 본다.

Things 3.4.2 업데이트

겨우 두어 달 못되어 업데이트된 Things는 새로운(?) 인터페이스로서 ‘Things URL Scheme’ 기능을 포함하게 되었다. 간단하게 보자면 Mac OS의 다른 어플리케이션에서 Things의 기본 관리 기능 제어할 수 있도록 하는 것이다. GTD 스타일을 Things 외에 다른 어플케이션과 함께 운용하는 경우 이를 지원하게 된다면 유용할 수도 있다고 본다. 특히 Mac OS 환경에서의 새로운 어플리케이션을 개발하고자 하는 개발자라면 인기있는 Things와 연동되는 기능을 갖추록 한다면 나름 경쟁력을 갖춘 요소로 활용할 수 있을 것이다.

Things URL Scheme 기능은 Preferences.. 메뉴에서 사용 여부를 선택해야 한다.

이러한 ‘Things URL Scheme’은 외부 어플리케이션 뿐만 아니라 Mac OS 환경의 모든 사용자 요소에 의해 구현이 가능하다는 점도 강조하고 있다. 예로 Things URL Scheme의 기능을 일상의 경우로 보자면 많이 사용하는 런치 및 검색 기능 어플리케이션인 Alfred에서 다음과 같이 입력함으로 써 Things에서의 직접 입력없이 수집함에 ‘New Work’이라는 이름의 새로운 일거리를 집어 넣거나 혹은 프로젝트를 생성할 수 있다.

things:///add?title=New%0aWork - 입력 문구에서 공백(스페이스) 입력은 %0a로 표기해야 한다.

이런 단순한 기능에 더하여 Things 3.4에서는 업무 항목의 완료 등과 같은 Things에서의 다뤄지는 세부적인 사용자의 조작과 외부에서 제어가 가능해지게 되었다는 것이다.

그리고 이러한 기능(Things 링크)를 손쉽게 작성하고 배워볼 수 있는 빌더 페이지도 제공하고 있다. 예상과 달리 흥미롭고 재미있다. 또한 이것은 GTD 체계를 Things 단독이 아닌 OmniFocus 등 다른 GTD 어플리케이션과 함께 사용하면서 특정 경우를 공유하거나 정보를 전달해야 하는 경우에도 요긴하게 사용될 수 있는 기능이다. 특별히 iOS 기반 Things를 운용하는 경우 더욱 효과적일 수도 있다. Culturedcode의 소개에도 Launch Center Pro 등에서의 활용을 예로 들고 있다.

다음으로 외부 어플리케이션의 데이터를 Things로 이전, 양도하는 기능이다. 잠시 다른 이야기일 수 있지만(개인적인 생각이라 다소 억지스러울 수도 있지만) Things와 OmniFocus의-GTD 어플리케이션이 아닌-일반적인 업무 관리 기능으로서의 비교에서 OmniFocus가 보다 유연하고 효과적으로 사용될 수 있는 이유 중의 하나가 바로 OmniOutliner 때문이라고 본다. 비록 OmniFocus 만큼의 비용이 소요되지만 OmniOutliner가 가진 단순하면서도 체계적인 아웃라인 관리 기능은 타의 추종을 불허한다고 본다. 그리고 OmniOutliner에서 갖춰진 구조의 리스트를 그대로 OmniFocus에서 사용할 수 있기 때문이다(어이없게도 파일로 Import하려면 OmniOutliner 3 포맷을 이용해야 한다. 하지만 실제 사용에서는 그냥 복사하여 가져다 붙이면 된다).

이런 식으로 Things에서도 외부 어플리케이션의 정보, 데이터를-어떤 방식으로 한번에-가져오는 기능을 사용할 수 있게 되었다. 물론 Mindnode 등과 같은 특정 어플리케이션에서는 보다 직접적인 Export/Import가 가능하게 되었다. 예로 Mindnode에서 작성된 마인드 맵은 우측 상단에 있는 공유 아이콘에서 Things에서 대한 직접적 보내기를 선택할 수 있다.

하지만 주요한 것은 무작정 보내기가 아닌 업무 항목, 할일 목록을 기준으로 전달되기 때문에 Mindnode에서 특정 가지 항목을 할일로 지정해야 한다. 할일로 지정할 대상을 선택한 후 ‘파일 > 마디 > 할일 추가’로 지정한다.그렇지 않으면..?

화면을 보게 된다. 할일이 입력된(지정된) Mindnode는 마인드맵은 Things 3에서 새로운 프로젝트로 생성된다.

이전 Things 3.3의 ‘Mail to Things’ 기능에 더하여 Things 3.4에서는 외부와의 연결 및 연동을 위한 인터페이스가 꽤 다양하게 구축된 것으로 보인다. 그러나 이러한 Culturedcoded의 전략과 노력이 과연 GTD 플랫폼으로서 위상을 유지하는데 도움이 될지는 심히 의구심이 든다. 사실 Things는 GTD보다는 일반적인 업무 관리 체계로서의 입지 강화에 집중하고 있는 것 같다.

Things 3.4에 추가된 새로운(Things 입장에서의) 기능이 분명하지만 사실 OmniFocus 2(Mac OS 및 iOS)에서 이미 구현되어 제공되고 있는 기능이다. 그러나 대부분의 OmniFocus 사용자들은 이런 기능이 있는 지도 그리고 어떻게 활용하는 지도 모른다고 생각된다. 일반적인 하나의 어플리케이션에서 부족한 기능 내지는 다양한 기능의 확보를 위해 외부 어플리케이션과 연결을 위해 노력하는 것은 당연하다고도 보이지만 애초 GTD 플랫폼으로서는 큰 효용성이 없다고도 볼 수 있다. OmniGroup에서 조차 OmniFocus의 이런 기능을 대대적으로(?) 홍보하거나 활용 정보를 제공하지 않았다. 얼마나 많은 어플리케이션이 이러한 기능 제공에 협력할 지 보장할 수는 없다.

이러한 문제는 Things에만 국한된 것은 아니다. 곧(?) 출시를 계획하고 있는 OmniFocus 3의 경우에도 비슷한 처지로 보인다. 이 내용은 별도 포스팅에서 다뤄보고 싶다. 어쩌면 GTD에 기반한 여러 어플리케이션은 다양한 기능의 활용성과 GTD의 단순한 관리 기능 간의 모순에 빠진 것이 아닌가 싶기도 하다. GTD 플랫폼은 다양하고 기능도 필요하겠지만 보다 중요한 것은 GTD 스타일을 명확하게 제공할 수 있는 체계가 더욱 중요하다. 물론 편의성 역시 매우 중요하다. 덕분에서 OmniFocus와 Things는 각 어플리케이션이 추구하는 핵심 기능에 집중했지만 GTD 플랫폼으로서의 확장 한계를 극복하기 위해 결국 일반적인 업무 관리 체계로서의 기능을 강화하게 될 수 밖에 없었다. 다시금 이러한 변화가 GTD 사용자에게 도움이 될지는 의문스럽다.

[OmniFocus의 기본 운용] 구입 및 설치

현재 OmniFocus(이하 OF)는 맥킨토시 Mac OS 버전과 스마트 기기 iOS 버전으로 공급되고 있다. 때문에 여러 기기에서 함께 OF를 사용하고자 할 때 비용이 만만치 않은 것이 고민되는 부분이다. 하지만 운용의 효율성 측면에서 Mac OS 버전 없이 iOS 기반에서만 OF를 운용한다는 많은 불편함을 감수해야 할 수 있다. 때문에 OF에 대한 기능적 설명은 Mac OS 버전을 기준으로 한다.

1. OmniFocus 구입처

iOS 버전의 OF는 App Store를 통해 구입할 수 밖에 없지만 Mac OS 버전의 OF는 OmniGroup 사이트와 Mac App Store에서 구입할 수 있다. 기능적으로 동일하지만 빠른 업데이트나 베타 버전 사용의 편의성으로 본다면 OmniGroup 사이트에서 직접 구입하는 것이 더 편리하다. 학생이나 교육 기관에서는 교육용 버전을 구입할 수 있는데, OmniGroup에서는 교육용 버전에 대한 사용자 확인을 따로 진행하지 않는다. 물론 구입 과정이나 결제 방식 특히 등은 Mac App Store가 더 수월하다. 반면 Pro 버전으로의 업그레이드 등은 OmniGroup 사이트에서 구입하는 것이 더 편리하다. 더불어 OmniGroup 웹 사이트에서는 Mac OS 버전의 OF는 2 주간의 시험 사용 기간이 제공된다.

현재 OF는 OmniFocus 2를 지칭한다. 하지만 현재의 OF가 이전의 OminiFocus(이하 OF 1)에 비해 인상적이거나 기능적으로 효용성이 탁월하다고 보기는 힘들다. 하지만 이미 OF의 버전이 2.X까지 올라온 시점에서 OF 1과 비교한다는 것은 의미가 없기 때문에 OF 1에 대한 내용은 따로 다시 정리하고자 한다. 실제로 지금의 OF에 익숙한 입장에서는 OF 1의 구성과 기능이 낯설게 보일 수 있다. 개인적으로 볼 때 GTD 운용 측면에서 본자면 OF 1이 기능적으로 더 효율적일 수 있다고 생각한다. 현재도 OF의 데이터를 OF 1에서도 사용할 수 있기 떄문에 기회가 된다면 OF 1에 대한 경험을 해보는 것도 좋을 것 같다. 하지만 Mac OS의 버전이 업그레이드되면서 OF 1의 구동에 문제가 발생하는 경우가 빈번해지고 있다는 점은 안타깝다. iOS 버전에서도 마찬가지로 OF 2로 대체되었지만 Mac OS 버전 만큼의 변화를 느끼기는 힘들고 또한 이전 버전에 대한 다운로드 자체가 지원 되지 않기 때문에 버전 간의 비교나 구분은 의미없게 되었다.

2. Standard vs. Professional 버전

OF는 이미 OF 1 시절부터 표준(standard) 버전과 프로(professional) 버전으로 구분되어 공급되었다. 두 버전 간의 차이가 $40와 $80로 두 배라는 것에 비해 일반 사용자 입장에서 차이는 크지 않다. 여러 기능적 차이가 있지만 크게 본다면 프로 버전에서는 AppleScript 지원과 Perspective 화면 구성 기능을 사용할 수 있다는 정도라고 할 수 있다. 다시 말해 GTD 운용 체계로서의 기능 차이는 없다. 또한 프로 버전에서도 이런 추가 기능을 제대로 활용할 수 있는 기회를 가지는 것은 쉽지 않을 것이다. 향후 필요하면 언제라도 표준 버전에서 프로 버전으로 업그레이드가 가능하기 때문에 굳이 처음부터 괜히 프로 버전을 고집할 필요는 없다.

Perspective 기능은 화면 구성을 사용자화하여 OF의 활용성을 좀더 개선할 수 있다는 장점을 제공하지만 절대적이거나 필수적으로 사용할만한 기능이라고 볼 수는 없다. 특별히 개별 사안의 시간이나 특정 위치 등과 같은 조건을 사용하여 좀더 집중된 업무 목록을 구성하는 등에 이용할 수 있다. 예로 5분이나 10분 정도의 짜투리 시간에 처리할 수 있는 일이 많거나 집이나 회사가 아닌 특정 외부 장소에서 해야 할 일이 많은 경우라면 상황이나 조건에 맞는 Perspective 화면을 구성할 수 있다. 이러한 Perspective 화면은 특히 iOS 기반의 OF와 함께 사용할 때 매우 유용할 수 있다.

 iOS 버전에서도 표준 버전과 프로 버전으로 구분되는데 Mac OS에서의 만큼은 아니더라도 $40와 $60 간의 차이는 Perspective 기능 정도 만이 추가된 프로 버전으로 얻을 수 있는 효과가 의문을 가질 수 밖에 없다. 만일 Mac OS에서 프로 버전을 이미 사용하고 있다면 같은 구성을 공유할 수 있다는 점에서는 IOS에서도 프로 버전을 갖출 필요는 있을 것이다. iOS에서도 표준 버전에서 프로 버전으로 업그레이드가 가능하다.

3. Mac OS vs. iOS

OF는 Apple Watch를 위한 WatchOS 버전도 사용할 수 있는 현재 포스팅에서 이를 제외한다(내가 AppleWtach를 사용하고 있지 않기 때문이다). Mac OS를 사용하는 맥킨토시 뿐만 아니라 iOS 기반의 아이폰과 아이패드를 모두 갖추고 있는 경우라도 외부 이동중인 경우를 제외하고는 상대적으로 Mac OS 기반에서의 OF 운용에 집중될 수 밖에 없고 실제로 운용 효용성이 가장 높다고 볼 수 있다. 때문에 아이폰이나 아이패드에서 iOS 기반의 OF만을 사용한다는 것은 애초 OF가 제공하는 GTD 체계를 제대로 경험하기가 쉽지 않다. 상대적으로 넓은 화면의 아이패드가 아이폰에 비해 인터페이스 측면에서 나은 점이 있지만 맥킨토시에서 운용하는 것도 비교할 수는 없다. 하지만 사진이나 이미지 수집 그리고 위치 이동에 따른 업무 목록 파악 등은 맥킨토시 기반의 OF에 비해 매우 효율적이기 때문에 가능하면 Mac OS와 iOS 환경에서 OF를 함께 운용하는 점이 가장 좋을 수 있다. 물론 비용이 만만치 않게 부담이 될 수도 있지만. 그렇다라도 두 환경을 함께 사용하게 되면 이동이 잦다는 등과 같은 경우가 아니라면 Mac OS에서의 OF 운용에 더 힘이 가게되는 것은 어쩔 수 없는 사실이다.

비약으로 보일 수도 있겠지만 아이폰이나 아이패드에서만 OF를 사용하게 되면 GTD가 아닌 일반적인 업무 관리 도구처럼 전락하게 될 위험이 있다. 그리고 같은 절차를 수행함에 있어 맥킨토시에 비해 너무 피곤하다. 때문에 iOS 기반에서만 운용을 생각한다면 오히려 OF 보다는 Things가 보다 현명한 선택일 수 있다고 본다.

결과적으로 Mac OS와 iOS 환경에서의 OF 간의 선택은 의미 없는 비교하고 할 수 있다. 물론 Mac OS 환경에서 OF 사용을 위해 맥킨토시를 구입하는 경우를 예상할 수는 없겠지만, 맥킨토시 사용자라면 OF는 충분히 투자할 만한 가치가 있다고 본다. 개인적으로는 iGTD 그리고 OF를 운용하기 위해 PowerPC 기반의 iBook 그리고 MacBook으로 업그레이드한 당사자이기도 하다.

4. 설치 및 업그레이드

OF는 OmniGroup 웹 사이트나 Mac App Store에서 구입할 수 있는데, 이후 업그레이드나 버전 업 역시 해당 구입처에 제한된다. 그리고 교육용 버전의 경우는 OmniGroup 웹 사이트에서만 가능하다. 상용 버전으로 OmniGroup 웹 사이트에서 구입한 경우, 표준 버전에서 프로 버전으로의 업그레이드 그리고 OF 1의 OF 2로의 업그레이드가 가능하다. 구매 페이지의 업그레이드 링크로 들어가 아래와 같이 이전 라이센스에서 등록된 사용자 이름과 라이센스 키를 입력하면 적용 가능한 업그레이드 항목이 나타난다. 항목 선택 후 결제를 진행하면 OF의 라이센스가 발급된다.

만일 Mac App Store에서 구입한 경우라면, OF의 메뉴의 In-App Purchase을 선택하여 프로 버전을 구입하거나 업그레이드를 지정할 수 있다.

업그레이드의 경우 설치된 OF 1을 확인하기 위해 Verify 선택한 후 시스템에 OF 1이 설치되어 있어야 한다. 현재는 Mac App Store에서 OF 1의 다운로드가 불가능하므로 사용자의 구입 목록에서 선택할 수 있다. Verify가 완료되면 Buy로 변경된 진행할 수 있다. 이후 OF를 재설치할 경우에는 In-App Purchase에서 Restore Purchase를 선택하여 프로 버전으로 다시 업그레이드할 수 있다.

iOS 버전의 경우에는 App Store에서만 구입이 가능하다. 먼저 OF를 구입한 후 프로 버전으로 업그레이드는 Mac App Store의 OF와 마찬가지로 Settings 메뉴의 In-App Purchase을 통하여 구매할 수 있다. 만일 기존 OmniFocus 1을 사용하고 있다면, OF 1이 설치된 상태에서 OF 2를 새로 설치한 후 In-App Purchase에서 무료 업그레이드가 가능하다. 하지만 App Store의 In-App Purchase에서 무료 업그레이드가 불가능한 특징으로 인해 우선 업그레이드 구매을 진행한다. 그러면 자동으로 설치된 OF 1을 찾아 $0의 비용이 청구되면서 업그레이드가 완료된다. 일단 업그레이드가 되면 결제한 Apple ID를 이용하여 나중에도 재설치할 수 있는데, 다운로드한 표준 버전의 OF에서 Settings의 Upgrage to Pro 항목에서 Resotre Purchase를 선택하여 프로 버전의 설치가 가능하다. 다른 iOS 장치에서 설치 및 프로 버전 업그레이드가 필요한 경우에도 동일한 방법을 사용하면 된다.

Mac OS 버전이나 iOS 버전 모두 기존 OF 1이 설치된 상태에서 OF 2로 업그레이드된 이후 두 버전 모두 운용이 가능하기 때문에 이전 버전을 따로 삭제할 필요는 없다.

하지만 IOS 버전에서 약간의 문제(?)가 있었는데, OF 2가 아이폰 전용과 아이패드 전용으로 구분되어 출시된 이후 iOS 유니버셜 버전으로 다시 출시되었기 때문이다. 현재 아이폰 및 아이패드 버전의 OF 1 사용자의 경우는 모두 OF 2 유니버셜 버전을 구입하면 된다. 반면 이미 아이폰 전용 OF 2(유니버셜 버전과 구분하기 위한 OmniFocus Legacy Support 버전이라고 부르게 된다)를 구입한 경우에는 유니버셜 버전으로 무료 업그레이드가 아닌 OmniFocus Legacy Support Bundle을 50% 할인된 가격으로 구입하는 방식을 선택하게 된다(Mac App Store와 달리 App Store에는 Bundle 기능이 있어 그나마 다행이다). 아이폰 사용자 입장에서는 $20의 가격으로 아이폰, 아이패드 그리고 애플워치에서 사용 가능한 세 개의 앱을 얻는다고 볼 수 있지만 왠지 손해 보는 느낌이 들기도 한다. OmiGroup이나 사용자 입장에서는 아이폰 전용 OF를 더 이상 제공하지 않는 것이 편하겠지만 기존 구입자의 기능 업데이트를 위한 계속 App Store에서 제공되고 있다.

덕분에 이에 해당되는 사용자는 구입 목록에 아이폰 OF 2와 iOS OF 2가 함께 등록되어 향후 새로 설치할 때 굳이 설치할 필요없는 아이폰 버전을 설치한 후 다시 iOS 버전을 설치하는 혼란이 발생할 수 있다. 아이폰 전용 OF 2은 Pro Upgrade 지원에 문제가 있기 때문에 설치 후에 확인할 수 있게 된다.

개인적으로도 아이폰과 아이패드에서 OF 1를 각각 사용하다가 아이폰 OF 2가 먼저 출시되면서 구입했기 때문에 위 사항에 해당된다. 아이폰과 아이패드로 이어지는 과정에서 OmniGroup이 경쟁 제품을 너무 인식하여 아이폰 버전 출시에 너무 급하게 대응한 결과이지 않나 싶다. 그런 점에서 아이패드 버전 전용 OF 2는 아이폰 버전과 달리 유니버셜 버전으로 무료 업그레이드가 지원된다.

마지막으로 포스팅의 결론을 적자면 맥킨토시, Mac OS 버전의 OmniFocus를 운용하지 않는다면 굳이(?) iOS 버전의 OmniFocus 만으로 GTD 효율적 운용이 만족스럽지 않을 수 있다는 것이 개인적이 생각이다.

[OmniFocus의 기본 운용] Do, 실행 - Tickler & Forecast

GTD의 절차적 진행에서 보자면 Review 단계 이후는 실행 즉, Do 단계로서 계획한 업무를 수행하므로 써 프로세스가 완성된다. GTD 시스템에서의 실행 대상은 ‘다음 업무(행동)’로 구분되어 대기하고 있던 일들에 수행 조건을 충족하게 되므로 써 드러나게 된다. 그리고 이러한 일들은 수행이 가능하도록 이전 Review 단계에서 실행 조건들이 계속 검토되고 수정되어 관리되어 진다.

주요한 것은 GTD의 Do 단계는 실행 단계이기는 하지만 즉각적 실행을 강제하지는 않는다는 것이다. 즉 실행 가능 상태로의 일을 사용자에게 보여주고 사용자는 각 조건을 검토하여 실행 가능 상태의 대상 중 현실적인 요건들을 파악하여 실제 수행하게 된다. 예로 컨텍스트가 충족된 업무는 실행 가능 상태가 되고 반드시 실행되어야 하지만-변경할 수 없는-마감일 등과 같은 제약이 없다면 즉각적 실행 자체의 평가와 판단은 사용자의 몫이 된다. 다시 말해         컨텍스트가 충족되어 실행 대상이 된 업무들도 마감 상황과 함께 실제 실행에 소요되는 시간과 기대한 목표 달성을 위한 최적 시점의 결정 등이 검토되어야 한다. 또한 동일한 시점에 여러 개의 업무들이 실행 가능 대상으로 되었다면 사용자는 진행의 우선 순위도 결정해야 한다. 그리고 일상에서 가장 빈번하게 발생하는 예기치 못했거나-자신의 의사와 무관하게-긴급하게 처리를 요청하는 일에 대한 판단도 검토 되어야 한다.

1. 실행 가능 업무의 평가

1) 컨텍스트의 충족

GTD에서 컨텍스트는 다음 업무의 실행 가능을 결정하는 요소이지만 그 충족 여부 자체는 사용자가 판단해야 한다. OF에서도 사용자는 다음 업무인 대기 대상의 목록 중 컨텍스트가 충족된 항목를 파악하여 실행 가능을 결정 한다. iOS 기반의 OF를 사용할 경우에는 특정 장소 등의 조건으로서 컨텍스트는 위치 기반 정보를 활용하여 해당 장소에서 수행 가능한 업무를 판단할 수도 있다. 하지만 GTD 체계에서 컨텍스트가 업무 수행을 위한 유일한 평가 조건은 아니다. 다시 말해 컨텍스트는 업무의 실행 가능 상태를 판단할 수 있도록 하지만 실제 실행에는 그외 여러 추가적인 조건이 충족되어야 할 수도 있다.

2) 수행 시간의 충족

특정 업무가 컨텍스트가 충족 되어 실행 가능한 상태가 되었더라도 전체 업무 완료를 위한 수행 시간이 확보되어야 한다. OF는 복수의 컨텍스트를 지정할 수 없지만 시간 요건 등에 대해서는 추가 설정이 가능하기 때문에 이를 활용할 수 있다. 업무의 Inspect 설정에 시작 시간과 마감 시간 그리고 수행 시간이라는 항목을 입력할 수 있고, 이러한 시간적인 요건을 다른 컨텍스트와 연동하여 Perspective 기능으로 새로운 페이지를 구성할 수 있다. Things과 비교하자만 OF의 Perspective 구성 기능은 멀티 태그 환경을 운용할 수 없는 상황에서 나름의 필연적 해결책이라고 볼 수 있다.

3) 실행 여력의 충족

GTD 시스템에서는 실행 대상이 아닌 실행 주체, 사용자에 대한 조건을 평가할 수 없기 때문에 최종적으로 사용자가 현재 육체적, 정신적 그리고 상황적 판단에 의해 실행 대상을 결정하고 완료 가능성이 높은 일부터 선택해야 한다. 당연하겠지만 동일에 평가 대상의 업무 중 중요도 보다 완료 가능성을 우선적으로 판단하는 것이 효과적이다. 여러한 경우를 관리해야만 하는 상황이라면 이를 위한 별도의 컨텍스트로 구분하는 것도 방법이라고 본다.

4) 실행 우선 순의 결정

현실에서 일이라는 것이 한 순간에 하나만 드러나고 판단할 수 있는 경우는 거의 없다. 언제나 여러 일들이 갖은 조건으로 동시에 사용자 앞에 놓여지게 된다. 그러므로 결국 컨텍스트를 비롯한 각 조건들이 만족된 여러 실행 가능의 대상 중 우선 순위의 최종 결정은 사용자의 몫이다. 이 과정에서의 합리적 판단을 위해서는 해당 업무나 전체 프로젝트에 대한 우선 순위를 결정을 할 수 있는 충분한 검토 시간을 Review 단계 등을 통해 확인할 수 있도록 해야 한다.

2. Tickler & Forecast

1) Next Action

GTD에서 사용자가 할 일은 모두 다음 행동으로 분류된다. 그리고 다음 행동들은 필요한 혹은 계획한 시점에서 사용자에게 드러나도록 된다. OF에서는 이러한 다음 행동들은 프로젝트나 업무 목록에서 즉각적인 다음 행동과 가능 행동 그리고 나머지 목록으로 View 설정에서 구분하여 볼 수 있다. 즉각적인 다음 행동은 First Available로서 프로젝트 진행에서 현재 우선적으로 실행할 수 있는 대상으로 드러내며 가능 행동들은 Availabe로서 우선 순위가 아닌 현재 시점에서 처리할 수 있는 대상들을 보여준다. 나머지 목록은 Remaing 항목으로 프로젝트 내에서 실행되도록 계획된 모든 미완의 업무 목록을 나타낸다.

  OF에서 이러한 내용이 프로젝트의 구성이 병렬인지 순차인지에 따라 아래와 같이 구분되어 드러나게 된다.

순차적 프로젝트에서는 최우선 목록과 항목만 드러나게 되고 병렬적 프로젝트에서는 최우선 항목과 전체 항목으로 구분되어 보인다. 나머지 목록에서는 실행 가능한 모든 항목이 나타나게 된다. 즉 Remaining을 선택하여 전체 항목을 선택하지 않으면 순차적 프로젝트에서는 항상 최상위나 상위 항목 만을 관리할 수 있도록 되어 있다.

2) Tickler

OF에서 관리된 실행 가능한 일을 실천하기 위한 도구로서 제공되는 기능으로 Tickler를 우선 들 수 있다. Tickler는 컨텍스트와 함께 이전까지 일반적인 업무 관리 체계에서 보지 못한 GTD 시스템의 특징적 기능으로서 특정 조건이나 특정 날짜에 사용자에게 지정된 일의 실행 가능 여부를 알려주게 한다. 일을 실질적으로 생각하거나 실행해야 할 시점 이전까지 사용자가 염두에 두지 않도록 시스템이 별도로 보관하고 필요한 시기에 실행이 될 수 있도록 관리하는 체계를 제공하는 것이다.

 OF에서의 Tickler 기능은 업무 설정 정보인 Inspect 화면의 Dates 항목에서 지정할 수 있다. Defer Until 항목이 지정된 대상은 설정된 날짜와 시간 까지 사라져 있다가 해당 조건이 부합되면 실행 가능 혹은 검토 가능 업무로서 나타나게 된다.

일반적으로 GTD에서의 Tickler가 실제 실행을 전제하지만 일상의 환경에서는 Defer Until은 실행은 물론 실행을 위한 준비 등으로 운용할 수도 있다.

 같은 시각에서 또 다른 설정 항목인 Due 역시 실제 업무의 마감일로 지정할 것인지 혹은 실행 준비 과정의 마감으로 운용할 수도 있다. 일의 지연이 일상적으로 허용되는 경우라면 Due는 절대적 업무의 마감일로 잡는 것이 업무 관리의 신뢰성을 높일 수 있는 방법의 하나로 볼 수 있다. 하지만 OF의 기능적인 면에서 볼 때 특정 업무의 실행 및 완료를 평가해야 하는 경우라면 Due가 지정되지 않은 경우 Forecast 기능에서 관리할 수가 없다는 점이다. 때문에 일일 점검 항목 등과 같은 경우라면 Due를 지정한 후 완료 상황을 확인하는 방법을 사용할 수도 있다. 가장 중요한 것은 Due가 설정된 업무의 경우 해당 마감일에 반드시 업무가 처리되도록 하거나 마감일 지킬 수 없는 경우에는 지킬 수 있는 조건으로 Review 과정에서 미리 관리되어야 한다는 점이다. 그렇지 않으면 대외적인 조건에 의해 거의 절대적으로 설정된 마감일과 사용자의 계획에 의한 마감일 간의 구분이 없어지게 되고 이는 마감일 자체의 관리 기준을 혼란스럽게 할 수 있기 떄문이다.

 Defer Until 항목을 통한 Tickler 기능을 보다 효율적으로 운용하기 위한 방안으로 실제 업무 진행에 소요되는 예상 시간을 Estimated Time에 설정하여 관리할 수도 있다. 일반적으로 업무 예상 시간은 시간별 Perspective 화면 구축에 유용하게 쓰일 수 있지만 특정 시간이 정해진-예로 수업이나 회의 시간 등과 같은-일에는 사용하지 않는 것이 좋다. 이런 종류의 일은 캘린더에 기록되어 진다.

 마지막 Completed 항목에는 OF에서 업무가 완료로 입력된 날짜와 시간가 설정된다.

3) Forecast

OF 2에 새롭게 추가된 Forecast 화면은 Due 내용이 설정된 항목과 Mac OS X의 캘린더 이벤트이 출력된다. 화면 왼쪽에는 당월 기준의 달력 모양에서 일자별로 마감일의 업무 수가 표시되며 오른 쪽에는 일자별로 각 마감일의 업무가 출력된다. iOS 버전에서는 화면 크기의 제약으로 달력 범위가 월 단위가 아닌 주 단위로 상단에 나타난다.

 오른 쪽 화면에서 마감일이 지난 항목들은 빨간 색으로 표시되고 오늘자 마감 항목들은 노란 색으로 표시된다. 향후 업무 항목들은 회색으로 나타난다. 완료된 항목들은 완료 표시를 입력하므로 써 처리되지만 Mac OS X의 캘린더 이벤트는 확인만 할 수 있으면 세부 내용은 캘린더로 전환하여 확인할 수 있다(하지만 OF에서 캘린더로의 전환시 오류가 발생하거나 전환이 원할하지 않는 경우가 발생한다). 마감일 지난 업무들은 Review 단계에서 별도로 관리하거나 Forecast에서 직접 수정이 가능하다면 처리할 수 있도록 한다.

 Forecast는 Due 즉 마감일이 지정된 일에 대해서만 완료 여부를 확인할 수 있지만 OF를 일반적인 업무 관리 시스템을 이용하는 경향이 큰 경우에 유용하다고 볼 수 있다. 물론 이것은 Due 설정 여부에 따르기 때문에 앞서와 같이 Due를 절대적 기일이 정해진 대상에 한정한다면 Forecast의 용도가 달라진다고 볼 수 있다.

 이상의 내용에서 OF는 Defer Until이 지정된 업무와 Due가 지정된(Defer Until 지정 여부와 무관하게) 업무로 구분할 수 있다. OF를 통한 업무 관리 효율을 높이기 위해서는 개별 업무에 대하여 시작이 주요한 일과 마감이 주요한 일 혹은 두 가지 모두 해당되는 경우를 명확하게 지정하고 관리할 수 있어야 한다.

3. 업무 실행의 지연과 수정

앞서 Forecast에서 실행 업무 중 지연되고 있거나 수정이 필요로 한 개별 업무들을 Review 과정에서 미리 검토되고 조치되어야 한다고 했다. 이렇게 하므로 써 설정된 마감일을 당일에 작위적으로 미루거나 하는 등의 조치를 방지할 수 있다.

 하지만 더 심각한 경우는 계획하지 않았거나 전혀 예상치 못한 일들이 급하게 밀려 들어오는 경우가 일상적인 상황일 수도 있다. 기본적으로 사용자의 입장에서 대개 거부하거나 변경하기 힘든 경우라고 한다면 이러한 때에는 GTD 시스템 자체가 잠시 정지 상태로 전환되게 된다. 특히 단일 업무라면 OF의 운용을 잠시 중단한 채로 그 일에 대한 조치를 수행한다. 다행히 시간적으로나 단계적인 일 처리가 필요한 경우라면 OF에서 관리될 수 있도록 한다.

 다시 말해 OF 나아가 GTD 시스템 자체가 업무나 생활에서 발생하는 모든 일에 완벽하게 대응할 수 있다고 생각하지는 않는다. 그러므로 GTD 시스템의 관리 범위를 넘는 일이 발생하는 경우에는 애써 이를 관리 체계에 넣으려고 하지만 그 일 자체를 평가 가능한 상황으로 만들어야 한다. 자신이 구축한 시스템에서 모든 것을 관리하려고 하는 것은 지나친 욕심이다.

[OmniFocus의 기본 운용] Review, 프로젝트 관리

GTD의 Review 과정은 단순하게 보자면 계획한 일들이 실행하기에 앞서 필요한 조건이나 상황을 수정 및 정리하는 검토 과정이며 또한 진행 중인 업무나 프로젝트가 계획한 대로 잘 되어가고 있는 지를 정기적으로 검토 및 관리하는 단계이다. 그리고 OmniFocus(이하 OF)에서의 Review 단계는 GTD 운용에 있어 핵심적인 역할을 하는 과정일 뿐만 아니라 OF의 절차적 기능의 핵심이다.

 OF와 비교할 때 Things나 Wunderlist 등은 Review 단계에서의 관리를 사용자가 유연하게(구분된 기능이 없다고 볼 수 있기 때문에) 운용할 수도 있지만 대상 업무 일정이 너무 많은 경우 프로젝트 간의 계획과 검토가 혼란스러워 질 수도 있다. 반면 OF와 같이 Review 기능이 규정되어 있는 경우에는 기본적인 기능에 대한 학습이 선행되고 익숙해져야 효율적 관리가 가능하게 된다. 이런 점에서 OF의 Review 기능은 대부분의 사용자에게 있어 상당히 어색하고 이해하기 힘든 절차로 다가올 수도 있다.

 사실 OF를 시작하면서 처음부터 Review 기능을 적절하게 사용하기는 쉽지 않다. 기능적으로 어렵다기 보다는 이해가 잘 되지 않기 때문이다. 특히 일상에서 진행되는 업무의 양이 많은 것도 문제이지만 각 업무 별로 검토할 시간이 너무 짧게 느껴지기 때문에 느긋(?)하게 업무 관리 기간을 정기적으로 가지기도 쉽지 않다. 그리고 계획한 일들은 개 주변의 변화에 휩쓸려 예측과 다른 방향으로 진행되고 결과적으로 언제나 몸과 마음이 지쳐 있다. 하지만 처음에도 의도적으로라도 정기적으로 차분한 상태에서 OF의 Review 기능을 이해하고 시간을 가지고 적응하여 노력이 필요하다.

1. Review 환경 설정

OF의 Review 기능을 수행에 앞서 생각해야 할 것은 사용자가 Review 기간을 얼마 만에-정기적으로-진행할 것인 가에 대한 결정이다. 사실 OF는-물론 GTD에서도-이 과정은 가장 혼란스러운 부분 중 하나인데 이는 현실에서 Review와 일상의(일일) 업무 관리의 방식과 기준이 명확하게 구별하기 어렵기 때문이다. 일상의 업무 관리는 오늘 혹은-조건이 맞는다면-지금해야 할 일의 목록을 확인하고 실행하고 그리고 한 일에 대한 확인 과정이라고 볼 수 있다. 이에 반해 Review 과정은 일주일 혹은 정기적인 기간 동안 계획한(GTD에서 관리 중인) 전체 프로젝트의 진행 여부를 확인하고 문제가 있는 대상을 조정하는 과정이다. 기능적으로 큰 구별은 없다고도 볼 수 있다. 때문에 두 과정에서 실제 겹치는 부분이 많이 발생하게 된다. 굳이 구분하자면 일일 관리는 개별 업무를 중심으로 그리고 Review는 프로젝트 중심으로 진행된다고 볼 수 있지만, 각 과정의 관리 내용이나 범위를 너무 획일적으로 적용할 필요는 없다. 예로 오늘 해야 할 일 과정에서 전체 프로젝트를 수정할 사안이 있다고 이를 반드시 Review 기간까지 미뤄두거나 반대로 Review 과정 중 일일 업무 내용에 대한 검토를 하지 못할 이유는 없다.

 OF의 Review 기간은 Preferences의 Data & Time 설정에서 지정할 수 있다. GTD에서 추천 혹은 권장하는 Review 기간은 딱히 정해진 것은 아니지만 1 주일 내지는 1 주일을 넘지 않도록 하고 있다. 나는 최근에 이런 저런 일이 많아 3 일에 한번 Review 기간을 설정하고 있지만 상황에 따라 적절한 간격이라고 생각되는 기간으로 설정하면 된다. 하지만 Review 기간을 하루나 이틀 정도로 반복하는 것은 앞서 언급한 일일 업무 관리 범위와 중복될 수 있고 이로 인해 계획한 프로젝트에 대한 필요없는 잦은 변경이 가해질 위험도 있다. 그럼에도 OF의 사용자들은 대개 새로운 업무와 프로젝트 구성 후 자주 진행 상황을 검토하고 픈 의지가 생길 수 있다는 것도 사실이다. 무엇보다도 상황에 맞도록 최적의 기간을 설정하고 일관성 있게 유지하는 것도 중요하다.

 그리고 정기적인 점검 기간은 예로 일주일 단위로 설정했다면 금요일 오후나 토요일 오전 등의 효과적일 것이다. 하지만 Review 과정 자체가 너무 길어지지 않도록 15~30분(일주일 간격 기준) 정도를 미리 염두에 둔다. Review 기간이 짧을 수록 Review 과정의 시간도 짧아 지게 된다.

 Review 기간 설정에서 주의할 점은 기본 설정으로 지정된 기간에서 시작된 프로젝트나 개별적으로 Review 기간을 따로 설정한 프로젝트의 경우에는 기본 설정 기간이 바뀌더라도 기존 설정이 그대로 유지된다. 만일 이러한 경우 해당 프로젝트의 Review 기간을 새롭게 설정하고자 하면 Project 화면에서 해당 프로젝트를 선택한 후 한꺼번에 Review 기간을 재설정해 주어야 한다. 때문에 이러한 조건을 이용하여 특정 프로젝트의 Review 기간을 별도로 설정하므로 써 프로젝트 관리에 효욜적으로 이용할 수도 있을 것이다. 예로 장기적인 프로젝트의 경우 Review 기간을 월 단위로 지정할 수도 있을 것이다.

2. Review 작업 수행

Review 단계의 진행은 OmniFocus의 Project, Context 그리고 Review 화면에서 수행하게 된다. Review 화면 뿐만 아니라 Project나 Context 화면도 함께 사용하는 것은 Review 완료 후 전체 계획에 대한 검토에 따라 프로젝트 및 각 업무의 컨텍스트 수정도 함께 진행할 수 있기 때문이다. 따로 컨텍스트 별로 내용을 점검하는 시간을 가지기 쉽지 않으니 Review 수행 시에 여유가 되면 함께 진행할 수 있으면 좋을 것이다. 혹시나 OF의 Review에 대한 무언가 새로운 기대 혹은 오해를 가진 사용자들이 많을 수 있겠지만, 기능적으로 볼 때 OF의 여러 기본 기능과 다를 바 없다.

 OF의 Review 화면에는 지난 Review 완료 후 정해진 Review 시간에 해당되는 프로젝트들이 나타 난다. 그리고 한번도 Review 과정을 거치지 않은 프로젝트들은 계속 드러나게 있게 된다. 왼쪽에는 Review 대상 목록이 오른 쪽에는 해당 프로젝트의 전체 항목들이 나타난다. 기본적으로 Review 대상의 프로젝트는 활성화된 경우만 보여지고, 내부 목록에서도 완료된 일을 제외된다.

 Review 과정은 프로젝트를 보면서 계획대로 진행 중인지를 먼저 확인하고, 개별 항목 중 완료된 일 중 완료 처리가 되지 않은 항목을 먼저 처리 한다. 이어 전체 진행 상황을 고려하면서 각 항목 간의 우선 순위와 항목의 날짜나 컨텍스트 변경 사항이 있는 경우 이를 수정한다. 필요 없게 된 일이나 이름이나 내용이 수정된 경우도 즉시 변경한다. 검토가 완료된 프로젝트는 Review 완료로 처리한다. 혹은 프로젝트 진행 중 문제가 없거나 실행 전 대기 상태로 인해 별 다른 조치가 없는 프로젝트도 마찬가지로 Review 완료로 처리한다. 필요한 경우 프로젝트 자체를 삭제할 수도 있다. 하나의 프로젝트에 대하여 Review가 완료되면 다음 대상의 프로젝트로 진행되게 된다.

 Review 완료는 프로젝트 내용을 나타나는 화면 상단의 오른 쪽에 있는 ‘Mark Reviewed’를 선택하므로 써 목록에서 글자 색상이 옅어지면서 완료 처리가 된다. 같은 위치에는 Review 대상으로 나타난 프로젝트나 업무 목록은 전체 대상 수와 함께 Review 기간, 지난 번 Review 날짜 그리고 다음 Review 날짜가 나타난다. 아래 예에서 Review 간격은 3일이며 이전 Review 일자는 3월 10일 그리고 다음 Review 날짜는 오늘, 3월 13일로 보인다.

 이러한 방식으로 각 프로젝트에 대하여 이상의 과정을 진행하게 되면 전체 Review 과정이 완료되고 ‘All projects reviewd’ 메시지가 나타난다.

3. Review vs. 프로젝트 관리

OF의 Review 작업에서 가장 의문스럽게 생각될 수 있는 점은 전체 프로젝트 관리를 위해 Project 혹은 Context 화면에서 각 프로젝트나 컨텍스트의 업무 내용을 수정하는 것과 별도로 Review을 수행하는 것의 차이에 관한 것일 수 있다. 앞서 일일 업무 관리와 Review 진행의 차이에서 간략히 적었지만 기능적으로 볼 때 전체 프로젝트 관리와 Review 작업 간에도 기능적으로는 큰 차이가 없다.

 하지만 GTD의 목적이 현재 진행중인 업무들과 향후 추진해야 할 업무들로 인해 발생하는 스트레스를 미연에 예방하는 것이라는 점에서, 시간이 날 때 마다 자주 그리고 전체적으로 진행 중이거나 계획한 프로젝트를 검토하고 수정하는 것은 시간적으로 정신적으로 매우 힘든-또 다른-일이며 스트레이스가 될 수 있다. 때문에 프로젝트 관리를 정기적으로 그리고 기계적으로 처리하므로 써 관리 과정에서 발생하는 스트레스와 이로 인한 프로젝트 관리의 오류를 방지할 수 있도록 하기 위해 별도의 Review 작업을 진행한다고 볼 수 있다. 실제로 OF든 다른 어플리케이션에서 별도의 Review 작업이 아닌 단순한 프로젝트 관리나 컨텍스트 점검 등을 진행해보면 상당한 시간이 소요됨은 물론 작업 자체를 종료하기 힘든 경우도 많이 겪게 된다.

 처음에 OF의 Review 기능의 효용성을 느끼지 못한 상당 기간을 사용하지 않았지만 어느 시점 이후 나름 일관성을 가지고 정기적으로 Review 작업을 수행 함에 따라 실제로 프로젝트 관리 시간이 현저하게 줄어들게 되고 또한 프로젝트 자체에 대한 고민이나 걱정도 상당히 적어지게 되었다고 생각된다. 특히 언제나 현재 진행 중인 프로젝트에 대한 점검이 필요한 가에 대해 불안해 하던 경우도 사라지게 되었다.

 프로젝트 관리에서 다룰 내용이기도 하지만 만일 계획한 프로젝트가 현재 제대로 진행되고 있지 않다면 이에 대한 조치가 반드시 필요하다. 그 조치로는 지연되는 프로젝트의 실행 가능성을 다시 높이기 위해 내용을 점검하고 수정하거나 혹은 조건이 만족 될 때까지 일단 대기 상태로 만들어 다음 Review 작업 시 까지 잊어 버린다 등 다양한 방법이 있을 수 있다. 또한 아직 실행 되지 못하거나 지연 되고 있는 프로젝트라도 정기적으로 검토하므로 써 일상에서 갑자기 머리 속으로 들어와 생각을 복잡하게 만드는 일을 현저히 줄일 수 있게 된다.

4. 새로운 프로젝트의 점검

Review 기능의 일반적인 진행 절차에 포함되면서도 약간 차이가 난다고 볼 수 있는 것이 새로 진행하기 위해 추가된 업무나 프로젝트의 관리에 대한 것이다. 원칙적으로 이러한 대상들도 정기적인 Review 절차에 따라 진행하면 되겠지만 새로운 프로젝트의 경우 초기 입력이나 수정 사항이 많기 때문에 또한 진행 상황을 예측하기 어렵다보니 정기적인 Review 시간까지 기다리기 조급할 경우가 많다.

 이러한 경우를 위해 정기적인 Review 단계를 수행할 시점이 아니더라도 즉시 해당 프로젝트를 점검할 수 있도록 한다. 진행 중인 프로젝트와 달리 새로운 프로젝트의 경우 초기에 설정한 내부 업무에 대해 추가되는 사항도 많으며 수정 혹은 삭제되는 사항도 많다는 점에서 빨리 대응하지 못하면 제대로 된 관리가 힘들어 질 수도 있다고 본다. 만일 프로젝트의 내용 자체가 너무 많거나 복잡하면 OF의 Focus 기능을 사용하는 것도 효율적일 수 있다. 이러한 내용은 실제로는 OF의 프로젝트 구성과 관리 측면에서 다시 언급해야 할 사안이기도 하다.

5. iOS 기반 OF의 Review

Review 작업을 iPhone이나 iPad 버전에서도 수행할 수 있다. 기능적으로 iPhone이나 iPad에서의 Review 작업도 Mac OS X에서와 크게 다르지 않다. 그리고 상대적으로 iPad 버전의 OF에서의 작업이 iPhone 보다는 손이 덜 가기 때문에 수월하다. iPhone에서는 프로젝트와 내부 항목을 한번에 볼 수 없기 때문에 상당히 불편할 수 있다. 다만 역시나 프로젝트 내용이나 이름을 수정하는 등의 작업이 실제 마우스와 키보드를 사용하는 것에 비해 불편하다보니 iOS 기반으로만 Review 작업을 진행하는 것에 대해서는 고민할 필요가 있다고 본다.

[OmniFocus의 기본 운용] Process & Organize, 업무 분류 및 조직화

GTD의 절차적 진행 단계로 볼 때 수집 이후는 수집된 대상에 대한 분류와 평가 그리고 조직화(구성) 단계가 이어진다. 절차적으로 분류 및 평가는 이후 조직화와는 별개로 구분되지만 하나의 어플리케이션에서 이를 명확하게 분리하여 개별 기능으로 구현하기는 쉽지 않다. 또한 어느 하나의 단계의 구현에 치중하게 되면 다른 단계는 기능적으로 유명무실해 질 수 있는 다소 경계가 모호한 부분이기도 하다. 때문에 OmniFocus(이하 OF)와 같은 컴퓨터 기반의 어플리케이션들에서는 기능 구현은 GTD의 절차적 단계 진행과 다소 차이가 날 수 있다.

 우선 Porcess 단계의 첫 과정은 GTD의 관리 대상 여부의 판단부터 시작하게 된다. 다시 말해 수집함이나 Inbox의 대상에 대하여 ‘일’로서 ‘관리’해야만 할 대상인지를 평가하는 과정이다. 먼저 ‘일’은 행동과 결과를 모두 수반하는 대상이며 또한 단순하게 행동만 하므로 써 완수되는 간단한 대상이 아닌 나름 조건과 계획을 필요로 하는 수준이어야 한다. 예로 단순히 어느 지점으로 이동한다거나 뻔한 결과가 정해 진 정형화된 행동은 비록 일이지만 GTD에서 관리될 필요성까지는 없다고 본다; 물론 사안 마다 그리고 개인의 생각 마다 경우가 다를 것도 분명하다. 더불어 어렵고 복잡한 일처럼 보이지만 결과나 목표 그리고 목적 등이 명확하지 않거나 하는 대상 역시 GTD에서 모두 관리하기는 무리가 있다고 본다. 마찬가지로 수 년 후 미래의 바램 등과 같은 계획이나 기대 등도 동일한 경우로 볼 수 있다. 떄문에 이러한 일들이 GTD에거 관리되기 위해서는 명확한 일로 명시될 수 있어여 한다. 이러한 기준에서 OF의 수집함의 모인 대상에 대하여 다음과 같은 관리 단계를 적용한다.

1. 대상이 일로 판단되지 않고 참고자료의 필요성도 없다고 판단되면 Inbox에서 삭제한다. OF의 Inbox에서 삭제된 대상들은 별도로 저장되지 않기 때문에 이후 View 설정에서 All을 선택해도 보이지 않는다.
   • 물리적인 대상의 수집 과정에서 본의 아니게 일이나 업무와 무관한 개인적 범위의 대상이 수집되었다면 이는 반드시 GTD 적용과 무관하게 별도로 분류하여 보관한다.
2. 일이 아닌(명확한 행동을 요구하지 않는) 참고자료로 활용될 수 있는 대상은 별도의 관리 폴더로 옮긴다. 레퍼런스를 위한 별도의 그룹 폴더를 사용하거나 @Reference 컨텍스트를 지정할 수 있다. 만일 그 판단이 명확하지 않은 대상이라면 @Someday/Maybe 등과 같은 향후 검토용 컨텍스트를 지정할 수 있다. OF에서 이 두 컨텍스트는 별도로 관리되며 또한 두 경우 모두 직접적인 일로서 관리되지 않으므로 프로젝트를 지정하지 않도록 한다.
3. 기준 시간(2 ~ 5 분) 내에 실행이 가능한 일로 판단되면 즉시 처리한다. 하지만 현실적으로 OF와 같은 어플리케이션의 분류 작업 중간에 처리하기는 쉽지 않을 수 있기 때문에 상황에 따라 판단하도록 한다.
4. 일은 개별 업무 혹은 그리고 진행 중인 프로젝트 내의 업무 그리고 새로운 프로젝트 중의 하나가 된다.
   • 개별 업무나 기존 프로젝트 내의 업무지만 스스로 수행할 수 없거나 타인에 의해 수행되어 내 업무에 영향을 미치는 일이라면 위임 항목으로 별도 관리히다. OF에서는 @Delegated 컨텍스트로 지정할 수 있다.
   • 일 임에도 특정 날짜나 시간에 진행되어야 하는 사안은 별도 관리 체계, 캘린더 시스템에서 관리하도록 한다. 예로 ‘A씨와의 미팅’이라고 적힌 메모지가 있다면 이것은 일이 아닌 일정으로서 달력으로 옮겨져야 한다. 명확한 행동과 목표를 지정할 수 없기 때문이다. 실제 달력에 기입하거나 Mac OS X의 캘린더를 이용한다. OF 2에서는 Forecast 화면이 추가되어 OF의 업무 일정과 함께 Apple Calendar의 항목을 함께 볼 수 있다. 유용한 기능이긴 하지만 시각적 표현은 적절하지 않은 듯 하다.
   • 프로젝트가 아닌 개별 업무나 기존 프로젝트의 업무로 판단되면 해당 프로젝트와 컨텍스트를 지정 한다. OF에서는 프로젝트와 컨텍스트 중 하나 혹은 모두가 지정된 경우처럼 분류 작업의 완료 조건을 지정할 수 있다.
   • 신규 프로젝트로 설정되는 경우에는 이미 존재하는 프로젝트 이름과 너무 유사하지 않도록 정하는 것이 좋다. 또한 다른 프로젝트와 구별될 수 있는 범위에서 가능한한 길지 않게 설정하는 것이 좋다. 프로젝트의 경우 별도로 컨텍스트를 지정하지 않거나 @Project라는 컨텍스트를 지정할 수도 있을 것이다.
5. 추가로 OF의 각 항목에 대한 날짜 및 시간 조건을 입력할 수 있다. 일의 시작, 마감, 진행 및 반복 등과 같은 조건들의 입력은 OF에서 GTD의 Tickler 기능 구현을 위한 관리 요소이다. 만일 시간 조건이 명확하지 않다면 성급하게 지정하기 보다는 이후 Review 과정에서 설정할 수 있도록 한다.
   • OF의 일과 업무에 대한 시간 정보에서 시작 일과 마감 일에 대한 기준을 실제 업무 마감일로 할 것인지 마감을 위한 업무 시작일로 할 것인지에 대한 기준을 정해야 한다. 예로 OF는 Tickler 기능의 수행을 위해 시작일에 해당 대상을 다음 업무 목록으로 올리게 된다. 그러므로 OF에서의 업무 시작은 실제 시작일로 마감일은 해당 업무 자체에 지정된 마감일로 설정할 수 있다. 이때 마감일이 실제 해당 업무의 절대적 마감 기준인지 사용자가 임의로 지정할 수 있는 기준인지에 대해서도 명확해야 한다. 기본적으로 특정 마감일이 지나 업무 수행의 의미가 없어지는 마감일이 아닌 경우라면 절대적 기준으로서 마감일의 역할을 의미가 없다고 볼 수 있다.
6. Inbox의 전체 수집 대상에 대하여 위와 같은 조치가 완료되었으면 Clean Up 기능을 실행하여 각 항목은 대상 폴더로 이동될 수 있도록 한다.

 이상과 같은 분류와 조직화 과정의 핵심은 수집된 대상이 ‘일’로서 어떻게 관리할 것인지를 평가하는 단계이다. 하지만 수집 대상을 일로서 판단하는 과정(분류 단계) 이후 그 일을 위임이나 프로젝트 내로 이동하는 과정 혹은 단일 업무 목록으로 지정하는 과정(조직화 및 평가 단계)을 구분하여 진행하기란 매우 어색하고 비효율적일 수 있기 때문에 OF에서는 이러한 두 절차적 단계를 동시에 진행 된다.

• OF에서 굳이 두 단계를 구분하여 적용하고자 한다면 분류 단계에서는 Inbox의 수집 대상에 대하여 먼저 일이 아닌 대상을 삭제하고 이어 참고 자료나 대기 자료로 먼저 판단된 대상을 별도로 이동하고 남은 일로서의 후보들에 대하여 즉시 실행할 수 있는 업무를 실행하고 그리고 남은 업무 목록을 위임 사항과 다음 업무 목록으로 구분한다. 이어서 조직화 및 평가 단계에서는 각 위임 사항과 업무 사항에 대한 세부 분류 및 평가 작업을 따로 진행할 수 있다.

추가로 프로젝트 내로 옮겨진 신규 업무의 순서를 점검하여 새로 정렬하는 작업은 별도 과정으로 진행하거나 이후 Review 단계에서도 수행할 수 있다. 하지만 Review 단계는 기본적으로 진행 중인 프로젝트의 관리라고 볼 수 있으므로 신규 프로젝트의 배치나 프로젝트 업무 간 순서 조정은 별도로 진행하는 것이 효율적일 수도 있다. 하지만 이상의 이러한 원칙(?)적인 방법과 달리 OF에서는 모든 것을 무시하고 Quick Input 단계에서도 프로젝트와 컨텍스트 그리고 시간 조건 심지어는 완료 여부까지 을 즉시 입력하여 분류와 조직화는 마무리까지 할 수도 있다. 앞서의 여러 상황 중 어느 경우를 선택하는 것은 사용자의 몫이라고 할 수 있지만 가능한한 일관성을 유지하는 편이 좋다.

 이러한 과정을 iPhone이나 iPad에서 운용할 경우에도 크게 다르지 않다. 하지만 Mac OS X에서의 OF에 비해 키보드 운용이 불편할 수 있기 때문에 수정이나 이름 변경 등이 많은 경우 나름의 적응이 필요할 것으로 본다.

[OmniFocus의 기본 운용] Collect, Inbox 업무 수집

OmniFocus(이하 OF)의 Inbox는 GTD 시스템의 첫 과정인 수집, Collect 단계가 진행하는 곳이다. 이것은 미래에 일이 될 수 있는 모든 대상을 모으고 곳이며 또한 정기적으로 비워져야 할 곳이기도 하다. 물론 현실적으로 물리적 제약이 있지만 내 머리 속을 혼란스럽게 하는 혹은 할 위험의 대상을 모두 이곳으로 옮겨 놓을 곳이기도 하다. 가능한한 많은 대상을 Inbox에 수집할 수 있도록 한다. 수집 과정을 위한 수집함이 물리적인 것이든 OF와 같은 컴퓨터 프로그램의 수집함이든 그 수는 중요하지 않다. 핵심은 모든 수집함이 일관성을 가지고 수집되고 비워지는 기능을 정기적으로 수행할 수 있도록 유지하는 것이다. 이 포스팅에서 언급하는 것은 주로 내가 사용하던 방법이므로 사용자에 따라 선호도 등에 차이가 많을 것으로 생각되지만 운용에 큰 무리는 없다고 본다.

 수집 과정에서 중요한 것은 일단 수집 절차에 집중해야 한다는 점이다. 수집된 대상에 대해 이런저런 조치는 다음 과정에서 수행하면 되기 때문에 오류가 있거나 수정할 사안이 있더라도 수집 과정에 우선하도록 한다. 또한 어플리케이션 등을 기반으로 GTD를 운용하는 경우에는-수집함의 수가 중요하지 않다고는 했지만-가능하면 수집함은 최소화하여 집중할 수 있도록 한다.

1. Inbox 폴더로의 수동 입력

• Inbox 폴더에 직접 입력

 수집할 대상이 생각날 때마다 Inbox 폴더로 이동하여 직접 각 항목을 입력하는 일반적인 방법이지만 GTD의 효율적 사용을 위해서는 가급적 지양하는 것이 좋다. 기능적으로 볼 때 아무런 문제가 없지만 견물생심(見物生心)이라고 직접 입력하는 동안 사이드 바에 있는 다른 페이지로 가는 눈을 잡기 힘들기 때문에 결국 수집 이외의 일을 하게 될 수도 있다. 본의 아니게 예상치 못한 관리에 상당한 시간을 쏟을 수 있으므로 가급적 직접 입력을 회피하는 것도 나쁘지 않을 듯 하다.

• Quick Entry 스크린을 통한 입력

 Inbox에 직접 입력하는 경우와 함께 일상에서 주로 사용하는 입력 방식이며, 주로 단축키를 이용하여 드러난 화면에 입력하게 된다. 매킨토시에서 다른 작업을 하면서 생각나는 일들을 즉시 Inbox로 입력할 수 있는 용도로 사용되지만 단축키를 어렵게 지정하면 오히려 잘 사용되지 않을 수도 있다. Quick Entry에서는 대상의 수집은 물론 분류나 평가 작업도 함께 처리할 수 있다.

iPhone(혹은 iPad)을 자주 사용하게 될 때에는 하단 우측의 Quick Entry 아이콘을 통하여 입력할 수 있다.

2. Inbox 폴더로의 자동 입력

 이 포스팅에서 주로 언급할 내용이자 또한 나를 포함한 많은 게으른 이들의 관심사는 가능한한 많은 일거리들이 자동으로 Inbox로 수집되는 방법일 것이다. 이러한 방법은 인터페이스나 기능이 한계상 iOS  기반 앱에서는 설정 등이 쉽지 않기 때문에 주로 Mac OS X 환경과 어플리케이션들로부터의 자동 수집이라고 할 수 있다. 하나 염두에 둘 것은 네트워크 연결을 기반으로 진행되는 이러한 자동 입력 기능이 주변 환경이나 공급사의 상황에 따라 즉각적으로 그리고 항상 원할하게 처리되지는 않을 수도 있다는 점이다.

E-Mail 자동 수집

• Clip-o-Tron        

 전통적인(?) 방법으로서 OF 1  시절 사용하던 Clip-o-Tron 도구를 이용하면 Apple Mail(혹은 Mail.app)의 선택된 메시지들에 대하여 클리핑 키를 이용하여 메일 제목, 메일 내용, 첨부파일 그리고 원래 메시지에 대한 링크 까지 Quick Entry로 보낼 수 있다. 하지만 Mac OS X 10.10 이후에서는 Clip-o-Tron을 사용해도 메일 제목만 보내지고 원래 메시지에 대한 링크가 생긴다. 경우에 따라 큰 차이가 아닐 수도 있겠지만 첨부된 파일을 직접 관리해야 하는 경우 등에 종종 불편할 수 있다. 그리고 Clip-O-Tron은 OmniFocus 2에서는 삭제 되었기 때문에 별도로 다운로드하여 설치해야 한다.

Clipping from Mail using the OmniFocus Clip-o-Tron

• Mail Drop

 전통적이면서 새로운 방법이라고 할 수 있는 Mail Drop은 OF 1의 E-메일 메시지 자동 포워딩 기능을 수행한다. 하지만 OF 1과 달리 OF 2에서는 OmniSync Server로 부터 별도의 계정을 생성한 후 이 계정으로 들어 오는 E-메일 메시지에 대하여 OF의 Inbox로 자동 포워딩하게 된다. 귀찮을 수도 있겠지만 생성 자체가 간단하고 한번 구성해 놓으면 특별히 불편한 점은 없다. 또한 Clip-o-Tron과 달리 메시지의 모든 첨부 파일도 Inbox로 이동되게 된다. 그리고 목적에 따라 여러 메일 계정을 생성할 수 있기 때문에 필요한 경우 유용하게 적용해 볼 수도 있다.

 메일 계정 생성을 위해 Omni Sync Server에-OF의 Sync 기능 계정과 동일한 이름과 암호로-연결한 후 원하는 만큼의 계정을 생성할 수 있다. 물론 계정 이름은 자동으로 설정된다. 생성 후 삭제 지정한 계정은 로그아웃 후 자동 삭제된다.

Omni Sync Sever

 그리고 Apple Mail에는 이를 위한 OmniFocus라는 새로운 규칙이 생성되고 이후 지정한 메일로 들어 오는 모든 메시지는 OF의 Inbox로 향하게 된다. Inbox로 들어온 메시지는 제목과 본문 그리고 첨부 파일 등 전체 메시지를 확장 페이지나 오른 쪽 하단의 Note 항목에서 확인할 수 있다. Mail Drop를 이용하여 메일 프로그램의 Inbox에 수신된 메시지에 대하여 특정 조건에 적합한 메시지를 Mail Drop 계정으로 발송하는 규칙을 만들면 Apple Mail로 들어오른 여러 메시지들에서도 다양한 방식으로 적용이 가능하다. 예로 트위터 계정으로 부터 수신된 메시지를 Mail Drop 계정으로 재전송하기 위한 다음과 같이 간단한 Apple Mail의 규칙을 설정할 수 있다. 이후 Mail Drop 계정으로 재수신된 메시지는 OF 2의 OmniFocus 규칙이 수행하는 Mail Action 애플스크립트에 의해 OF의 Inbox로 보내진다.

 하지만 OF 2에서는 OF 1과 달리 Apple Mail 처리를 위한 설정 기능을 내장하고 있지 않기 때문에 아래 링크와 같이 애플스크립트를 별도로 다운로드 해야 사용이 가능하다.

Mail Action 다운로드

다운로드한 파일은 ~/Library/Application Scripts/com.apple.mail 폴더에 저장한다.

  Mail Drop 이용의 장점은 Mac OS X는 물론 Windows 환경 등에서 메일 메시지를 전달할 수 있으며 iOS에서도 큰 불편없이 사용할 수 있다. 또한 E-메일 메시지 기반의 여러 장비들과의 함께 운용할 수 있다는 점에서 충분히 활용성이 크다고 본다. 당연한 사실이지만 이것은 Omni Sync Server를 이용하므로 단일 시스템에서 Sync 기능을 사용하지 않은 경우에도 운용할 수 없다. Mail Drop 이용에서 다소 불편할 수도 있는 점은 E-메일 전송이 즉각적으로 반응하지 않을 수 있기 때문에 약간 여유를 가지는 것이 좋다.

3. 웹 페이지 및 어플리케이션으로부터 클리핑

 E-메일 메시지와 함께 가장 많이 수집되는 정보가 웹 페이지와 다른 어플리케이션 등에서 생성된 내용들이다. 간단하게는 마우스로 내용을 선택한 후 클리핑 단축 키를 이용하므로 써 내용을 Quick Entry 스크린을 옮길 수 있다. OF 1에서는 클리핑을 위한 별도의 설정 화면이 있었지만 OF 2에서는 Mac OS X 환경에서의 키보드 단축키 설정을 사용해야 한다.

특별히 OmniGroup의 OmniOutliner는 OF의 구성 체계와 완벽하게 결합된다. 파일을 직접 로딩할 수도 있으면 드래그 & 드랍 기능을 이용하여도 동일한 구성을 이용할 수 있다.

File > Import Outline Document

그리고 Import 되는 OmniOuliner의 파일의 컬럼 항목을 OF의 제목, 컨텍스트 등에 맞도록 지정할 수 있다.

4. iOS 환경에서 Siri와 Reminders 운용

 경우나 상황에 따라 다를 수 있겠지만 iPhone에서 Siri를 이용하여 OF의 Inbox에 수집하는 기능도 유용하게 사용될 수 있다. OF의 Siri 기능 지원은 iOS의 Reminders와 연동하여 사용자가 음성으로 입력한 내용을 수집하게 된다. 기능은 간단하게

Main 화면 > Setting > Capture Reminders > On

을 설정하므로써 작동하게 된다. Reminders의 특정 리스트를 지정하여 사용할 수도 있다. Siri를 통하여 Reminders에 저장된 업무 목록은 OF의 Inbox로 동기화되어지게 된다. 하지만 많은 경우 익숙하지 않은 방법일 수도 있다.

[OmniFocus의 기본 운용] 준비

정확한 수량은 모르겠지만 아마도-Mac OS X 기반에서-GTD 플랫폼으로 가장 많이 사용되는 어플리케이션은 OmniFocus(이하 OF)나 Things 중 하나가 선두에 있을 것이고 Wunderlist 정도가 뒤를 따를 것으로 생각된다. 다른 여러 어플리케이션들이 저마다의 특징으로 소개되고 있지만 현재까지 순위에는 큰 변화를 주지 못하고 있을 것으로 본다. 현재 OF는 나의 GTD 플랫폼이기도 하고 상대적으로 이런 저런 문의도 많고 해서 OF 운용에 대한 기본적인 내용을 정리하여 포스팅을 하기로 했다.

 Things나 Wunderlist에 비해 OF는 분명 어렵고 복잡하지만 그 만큼-본의 아니게 상대적으로-GTD 스타일로 만들어진 경우로 볼 수 있다. 사실 OF가 처음 출시되었을 때에는 GTD를 너무 어렵게 구현했다고 불만스러운 반응이 많았던 것으로 기억한다. 일단 OF의 사용을 위해서 GTD와 관련한 몇 가지 사안을 염두에 두어야 한다. 물론 이에 대한 상세한 설정은 OF에서 진행하게 된다.

1. 업무 항목의 표현

글로 적다보니 어렵게 보일 수도 있는데, GTD에서 볼 때 일을 상세하게 적는 것과 간략하게 적는 것의 차이는 상당하다. 예로 만일 일의 내용과 세부 사항까지 명확하게 이해하고 있다면 간단히 표현하는 것도 좋은 방법이다. 하지만 아직 일의 실행과 완료의 기준이 명확하지 않다면 관리 항목으로서 가능한한 명확하게 표현하는 것이 좋다. 대개 이런 경우 글은 길어 지게 된다. 취향의 문제로 생각할 수도 있지만 GTD를 처음 시작하는 입장이라면 명확하게 관리 항목을 표현하는 연습이 필요하기 때문에 가능한한 상세하게 대상을 표현하는 것도 좋은 방법이라고 생각한다.

 일 혹은 프로젝트는 목표 혹은 결과가 명확하고 그리고 이를 달성하기 위한 핵심 행동이나 실행 방안도 함께 표현될 수 있다면 더욱 좋다. 물론 이미 알고 있는 사안에 대해 굳이 상세하게 적을 필요는 없다. 그러므로 항목에 이러한 내용으로 표현될 수 없거나 포함될 수 있다면 일로 관리될 수 없다고도 볼 수 있다. 이후 포스팅에서도 언급되겠지만 단순한 일정이나 계획은 일로 관리될 수 없다. 이런 경우는 달력이나 알림 용도의 별도 관리 도구를 이용하여 약속을 잊지 않도록 하는 방법을 사용한다.

 또한 업무 항목을 얼마나 세분화하여 관리할 것인가에 대한 대략적인 기준도 미리 생각해 보는 것이 좋다. 예로 GTD에서는 한 장소에서 처리될 수 있는 일들은 하나의 개별 업무로 작성하는 것을 권장하고 있다. 행동이나 결과가 변동성이 거의 없고 또한 시간 차이도 없는 일들을 개별적으로 너무 상세하게 관리하는 것은 오히려 비효울적일 수 있다.

2. 컨텍스트 설정

컨텍스트(Context)는 GTD의 핵심 관리 기준이라는 점에서 아무리 강조해도 부족함이 없다. 반면 그 만큼 명확하게 컨텍스트를 규정하기란 쉽지 않다. 때문에 대략적으로 컨텍스트를 미리 설정해 두는 것도-어차피 진행 하면서 계속 수정될 수 밖에 없으므로-잦은 변경에 대비한 준비로 볼 수 있다.

 컨텍스트는 여러 표현이나 기능으로 설명될 수 있지만 일의 실행을 위한 전제 조건이라는 측면에서 OF에서는 하나의 항목에 하나의 컨텍스트 만을 지정할 수 밖에 없는 제약(?)이 있다. 이 전제 조건은 절대적이기 때문에 컨텍스트가 충족되면 반드시 일이 실행되어야 한다는 것이 원칙이다. 때문에 실제로 컨텍스트가 명확하지 않거나 혹은 그러한 조건으로서 생각되지 않게 되면 일이 제대로 수행되지 못하거나 미뤄지는 이유가 되기도 한다.

 Things등과 비교하여 OF의 운용에 불편함을 느끼는 대표적인 예가 단일 컨텍스트라고 볼 수도 있다. 비록 시간 조건 등은 따로 지정할 수 있기는 하더라도 명확하게 하나의 실행 조건을 지정하는 것은 쉽지 않다. 그러므로 충분한 시간을 가지고 다른 활용의 예를 참고하면서 자신에게 적합한 컨텍스트를 만들 수 있도록 하는 것이 좋다. 그리고 OF의 운용이 시작하면 가능한 변경하지 않는 것이 좋다고 생각된다. GTD에서는 기본적으로 프로젝트는 컨텍스트를 지정하기 않기 때문에 컨텍스트는 개별 업무의 실행 조건으로서만 생각해도 충분하다.

3. 업무 점건 기간 설정

단일 컨테스트의 제약과 함께 OF의 사용에 가장 혼란스러움을 느끼는 기능 중의 하나가 Review 작업이다. Review 관련한 포스팅에서 자세히 언급하겠지만 OF는 GTD의 리뷰, 관리 단계를 별도의 기능으로 구현하고 있다. 문제는 일반적인 업무 관리 시스템에서는 개별 혹은 전체 업무의 관리를 필요한 경우나 가능한 경우 제한없이 확인하고 점검할 수 있지만 OF에서는 별도의 정기적인 Review 작업으로 전체 업무를 관리하도록 한다. 그리고 기본적으로 대개 일주일 전후의 시간을 기준으로 보고 있다. 때문에 잦은 업무 내용 확인에 익숙한 사용자들은 이러한 절차적 제한이 거북하거나 필요없는 기능으로 생각될 수도 있다.

 하지만 일반 OF의 Reviw 기능을 사용한다고 할 때, 자신의 전체적 업무나 프로젝트 관리의 점검 기간을 어느 정도로 설정할 것인지를 생각해 볼 필요가 있다. 일반적인 불안감 때문에 잦은 계획 점검이나 계획 수정이 발생하는 경우라면 OF를 통하여-기대이기 하지만-좀더 여유있는 관리 자세를 습관화하는 것도 좋을 수 있다고 본다.

4. iOS 기반 스마트 기기의 운용

OF는 현재까지 애플의 맥킨토시, Mac OS X 환경과 iOS 기반의 아이폰이나 아이패드와 같은 스마트 기기 환경에서도 운용이 가능하다. 일단 두 운영환경 간의 OF 데이터는 완벽하게 호환성을 유지하며 실시간으로 동기화도 가능하기 때문에 운용 자체에는 큰 문제가 없다. 하지만 관리를 위한 인터페이스 운용의 효율성으로 볼 때 스마트 기기에서의 운용에는 상대적으로 한계가 있다. 그리고 iPhone과 iPad를 비교할 때 상대적으로 큰 화면을 운영할 수 있는 iPad 버전이 훨씬 사용이 편리할 밖에 없다고 본다. 하지만 이동이 잦거나 일일 업무 확인 사인이 많은 경우라면 iPhone도 효율적으로 운용할 수 있다고 본다.

 OF가 GTD 플랫폼으로서 다른 경쟁 제품에 비해 가지는 장점이면서 경우에 따라 단점으로 볼 수 있는 점은 Mac OS X의 업그레이드에 맞춰 신속하게 업데이트된는 것이다. 이러한 점은 운영체제의 새로운 기능을 어플리케이션에 빨리 수용한다는 점에서 좋지만 운영체제 업그레이드가 전제되어야 하기 때문에 경우에 따라 사용이 어려운 문제가 될 수도 있다. 예로 Things나 The Hit List 등은 선택할 수 있는 운영체제의 범위가 상대적으로 넓기 때문에 구형 맥킨토시에서의 사용도 여유가 있다. 또한 간혹 운영체제의 업그레이드를 지원하기 위해 업그레이드가 된 OF가 오류를 일으키는 경우도 없지 않았다.

 끝으로 OF는 Mac OS X 버전이나 iOS 버전 모두 기본 버전과 프로 버전을 구분하여 공급하고 있다. 이를 구입 사항에 대한 포스팅에서 별도로 다루고자 한다.

Standard vs. Pro - OmniFocus 2

이미 OmniGroup의 여러 제품을 사용하고 있는 입장에서는 그러려니 할 수도 있겠지만, OmniFocus로 특히 OmniFocus 2로서 새롭게 OmniGroup과 인연을 맺고자 하는 경우 $40의 Standard 버전과 $80의 Professional 버전 사이에서 분명 고민할 사용자가 적지 않을 것이다. 이전 OF도 처음 출시 당시 $80라는 경쟁제품의 두 배나 되는 가격으로 나름 욕(?)을 먹었던 것으로 기억한다. 그리고 이번 OF2와 함께 구분된 표준 버전과 프로 버전의 차이도 상당히 애매하게 보일 수 있다. 굳이 긍정적인 면에서 보자면 일반 사용자들에겐 불필요한 기능을 제거하므로 써 가격을 낮춘 표준 버전을 공급하다고 볼 수 있겠지만 그 기능이 웬만한 사용자에겐 필수적인 기능이라면 결국 눈가리고 아웅하는 식이라고 보일 수 있기 때문이다. 일단 OF2의 표준과 프로를 구분하는 세가지 기능을 살펴보았다.

1. Focus

Focus 기능을 작동시킨 후의 해제는 Unfocus이지만 이전 버전에는 Show All이었다. 글자 그대로 하나 이상의 프로젝트에 대하여 Focus를 지정하면 라이브러리나 폴더의 다른 항목들은 보이지 않게 된다. Focus로 지정된 프로젝트와 관련된 Context 등을 비롯한 OF의 모든 기능이 지정된 범위에서만 보여지게 된다. 덕분에(?) 다른 내용에 눈이 돌아가지 않고 해당 프로젝트에만 집중할 수 있도록 해주는 기능이다. 하지만 Standard 버전에서는 사이드 바를 감추면 동일한 화면으로 볼 수 있기 때문에, 일반 사용자도 특별히 아쉬워할만한 기능은 아니다. 단 두 개 이상의 프로젝트를 한꺼번에 선택하여 집중(!)할 수 있다는 점에서는 큰 차이가 있다고도 볼 수 있다.

하지만 OF와 같은 GTD 프로그램의 사용에 있어 Focus와 같이 특정 프로젝트에 주목할 수 있도록 해주는 기능이 어떤 효용성이 있을까 싶다. 단순하게 하나의 목표 그룹이 집중할 수 있도록 해주는 것은 상대적으로 효용성이 있을 지 모르겠지만, 그 기능의 유무로 인한 효용성이 전면에 내세울 만한 가치가 있다고 보여지지는 않는다.

2. Custom Perspective

Focus에 비하면 나름 유용하다고 볼 수도 있는 것이 Perspective를 만들어 사용할 수 있도록 해주는 기능이다. 모든 일 중에서 특정 시간 안에 끝낼 수 있는 일, 특정 장소에서 여러 조건이 만족되어야만 할 수 있는 일 등으로 개인화 시킨 화면을 볼 수 있도록 Perspective를 설정할 수 있다. Perspective를 잘 활용한다면 OF가 지원하지 않는 멀티 태그 기능와 유사한 결과를 얻을 수도 있다고 본다. 하지만 대부분의 사용자들이 굳이 개별적인 Perspective 화면을 구성하고 사용하고 있는 지 않을 것 같다. 실제 OF의 기본 화면인 Due나 Flagged 등도 이미 만들어진 Perspective이다. 경험에 비춰 오히려 Perspective를 남발하게 되면 시각적으로나 관리적으로 비효율적일 수도 있다. 특히 검색 기능을 포함한 Perspective를 구성할 때 그 조건이 메인 화면에 그대로 남아 있어 일일이 검색 조건을 삭제해야 하는 짜증을 유발할 수도 있다.

3. AppleScript

앞의 두 기능이 나름 없더라도 기능적으로 큰 문제가 없는 반면 AppleScript 기능은 이전과는 전혀 다른 기능이기 때문에 경우에 따라서는 Pro 버전 선택에 큰 기준이 될 수도 있다. AppleScript를 이용하면 현재 OF에 부족하거나 혹은 개선할 수 있는 기능을 구현할 수 있다. 이미 OF를 위한 유용한 몇몇 유틸리티이 인터넷에 공개되어 있다. 사실 경쟁 제품과 비교하여 $80에 이르는 가격을 보상받을 만한 기능이라고 할 수도 있다. 그리고 일반 사용자들이 시간 써가며 Apple Script를 배우는 경우는 거의 없을 것이니 결과적으로 본다면 OF의 기능 확장 여부가 그 기준이다. 실제 공개된 일부 유틸리티가 제공하는 기능들은 OF 운용에서 부족한 많은 부분을 채워주고 있다.

결론적으로 OF Standard 버전과 Professional 버전을 구분할 가치가 있는 정도라면 AppleScript의 사용 정도이지만 직접 만들 수 없는 입장에서는 OmniGroup이나 인터넷 웹 사이트에서 구할 수 있는 AppleScript 살펴보고 그 가치를 판단하면 좋을 듯 하다. 반면 이러한 기능들이 필수적이라고 생각된다면 굳이 OF 외부의 도움을 받아야만 하는 가에 대한 생각도 들게 된다.

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OmniGorup의 다른 주력 제품인 OmniOutliner 4(이하 OL)도 $40의 표준 버전과 $70의 프로 버전으로 구분되어 있다. 그리고 그 구분을 나누는 가장 큰 기준 역시 AppleScript의 지원 여부로 볼 수 있다(때문에 GTD 붐이 맥킨토시를 달구기 시작할 즈음 눈길을 끌었던(그리고 OmniFocus의 원형이 되는) Kinkless GTD를 사용하기 위해서는 프로 버전을 구매해야만 했다). 하지만 GTD 운용에 한정된 OF와 비교할 때 OL의 경우 활용성이나 기능 면에서 표준 버전과 프로 버전의 차이를 일반 사용자 입장에서 충분히 수긍할 만하다고 본다. 물론 10년 넘게 사용되어 오고 있는 프로그램으로서 이미 충분히 그 차이에 대한 검증이 되었다고도 하겠지만, 아직 OF2는 이전 OF에 비해서도 부족한 부분이나 안정화시킬 부분이 많다고 본다.

OmniFocus 2 유감

어느덧 OmniFocus 2(OF2)를 사용해오고 있는 지가 1년을 훌쩍 넘은 지 오래다. 하지만 여전히 내 맥북프로에는 OmniFocus(OF)가 그대로 설치되어 있고 사용 빈도는 두 프로그램이 거의 비슷하거나 OF가 더 높은 편이다. OF2 베타가 공개되고 정식 버전이 출시 된 기간으로 상당함에도(물론 그 사이 OS X 10.9와 iOS7의 공개에 따라 OmniGroup 개발 계획이 오락가락한 적도 있지만) OF2는 예전 OF 만큼 내 GTD 스타일에 큰 역량을 발휘해 주지 못하고 있다. 물론 OF2 탓만은 아니겠지만 나의 답답함도 사라지지 않고 있다.

전체적인 제공 기능 면에서 OF와 OF2의 큰 차이는 없다. 화면 디자인과 인터페이스도 바뀌기는 했지만 특별하다고는 할 수 없다. 사실 GTD 도구로서 OF가 기능에 뭔가 특별한 것을 기대한다는 것은 무리한 욕심이 아닌가 싶기도 하다. 그러므로 사용에 큰 문제나 불만을 제기할만한 사안을 없다. 그럼에도 OF2에 느끼는 가장 아쉬운 점은 반응 속도 문제이다. OF에 비하여 개별 항목은 물론 프로젝트나 전체 리스트를 가지고 작업할 때 손에 느껴지는 반응 속도는 답답하기도 하고 불안하기도 하다. 이것인 나의 2010년 맥북프로의 성능 탓일 수도 있겠지만 OF를 포함한 다른 GTD 프로그램의 반응과 비교해 볼 때 차이가 확연하는 것이다.

화면이나 인터페이스의 변화도 아직까지 그 효과를 체감하지 못하고 있다. 특히 OF에 있던 화면 디자인 구성 기능이 아직 제공되지 않고 있기 때문에 그나마 커스터마이징할 여지조차 없다. 그런 상황에서 iOS 기반 OmniFocus가 유사한 이미지는 Mac OS X 환경의 다른 어플리케이션들과 함께 사용할 때 느껴지는 어색함이 여전하다. 특히 새로운(?) Forecast 기능도 기대한 것 만큼 큰 효용성이 없는 것 같다. 다만 사라졌던 Mac OS X의 캘린더와의 연동 기능이 다시 부활했다는 측면에서는 그나마 다행이라고 것은 분명하다. 그리고 활용 면에서 굳이 Standard와 Professional 버전으로 구분한 효과가 과연 어떨지도 의문이다.

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의도하지 않게 OF2에 대한 불만으로 보일 수도 있겠지만 OmniGroup의 OF에 대한 지원이 계속될 이유는 없는 상황에서 굳이 OF와 비교한 이런 넋두리 조차 별 의미는 없을 것이다. 이제 시각을 약간 달리하여 OF2를 바라보는 관점을 다시금 정리해 보고자 했다. 상당한 주관적인 나의 GTD 스타일을 생각하지 않고 OF2가 제공하는 일반적인 기능면에서 위 문제를 생각해보았다. OF2(혹은 이전 OF)가 제공하는 기능을 단순하게 업무 목록 및 일정 관리 더 나아가서는 라이프 스타일 관리라는 측면에서 보자만 충분히 만족할 만하며 훌륭하다고 평가된다. 굳이 GTD라는 범주에서 OF2를 바라보지 않는다면 경쟁 제품에 비해 단연 돋보인다. 아래 리스트는 OmniGroup의 OF2 소개 영상에서 나온 사항들이다.

• the big things, the little things
• the everyday things, the once in a lifetime thing
• the things have to do, love to do
• big projects, little plans
• long term goals, daily reminders

전체적이며 큰 규모의 일들과 작고 소소한 일들을 비교하면서 OF2의 기능을 소개하고 있다. 이러한 기능들 자체는 분명 GTD 스타일 구현에 충분하다. 하지만 OF2을 Outlolok이나 Entourage와 같은 프로그램과 비교하자면 또 이야기는 달라지게 된다. 업무 관리 면에서 통합(?) 기능을 제공하는 이러한 프로그램들의 규모에 OF2를 비교할 수가 없기 때문이다. 더하여 Merlin이나 OmniPlan 더 나아가 Microsoft Project와 비교하게되면 더욱 한계와 차이는 확연 해진다. 결국 OF2의 GTD의 범주에서 벗어나게 된다면 오히려 더 곤란한 제품이라는 것이다.

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아마 GTD나 Mac에 관심을 가진 이들 중 상당수가 OF2의 등장에 기대한 바가 클 것이다(물론 나 역시 마찬가지이고). 하지만 앞서 언급했듯이 곰곰히 생각해보면 GTD 환경의 구축에서는 Outlook이나 Microsoft Project처럼 많은 기능과 심오한 체계가 필요하지는 않다. 그럼에도 어느 새 우리는 OF2와 같은 프로그램들을 마치 그러한 프로그램처럼 바라보고 기대하게 된 것 같다는 생각이 든다. 본의 아니게 GTD’의 가장 큰 지뢰밭인 관리를 위한 관리’의 단계로 빠져들게 된 것이다. 이러한 상황에 놓이게 된다면 당연히 생각해 볼 수 있는 것은 언제나처럼 ‘기본으로 돌아가라’는 것이다.

세삼스럽게 GTD가 과연 내 인생을 얼마나 바꿔 놓았는지 그리고 바꿔 놓고 있는지는 사실 알 수 없으며 확인할 방법도 없다. 무언가를 하지 않는 것보다 해보는 것인 분명 나은 것이라는 근거없는 믿음을 가지고 지금까지 GTD 스타일에 몸을 맞추고 있는 상황에서 새로 의구심을 가질 필요는 없다고 본다. 하지만 언제 기본의 자세와 생각으로 다시금 지금의 상황을 돌이켜 보는 여유가 언제나 필요한 것 같다.

OmniFocus 2 for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus for iPhone 2.0.2 업데이트

OmniFocus 2에 앞서 iPhone을 위한 OmniFocus 2 for iPhone이 먼저 앱 스토어 등장했고 IOS7으로의 업그레이드 이후 당장 구입했다. OmniFocus 2를 기다리는 많은 이들의 기대와 달리 OmniGroup에서는 일단 새로운 iOS 7 기반에 먼저 대응하기로 결정한 모양이다. iOS7의 디자인과 인터페이스 변경에 대해서는 사람마다 각자 호불호가 있겠지만 결국 적응의 시간 문제라고 볼 때 주요 앱들의 변화 역시 당연한 것으로 본다. OmniFocus 2 for iPhone는 iOS 7에서 구동된다. OmniFocus for iPhone은 iOS 6과 iOS 7에 모두 운용이 가능하지만 향후 지원 등을 기대하기란 어려울 것 같다. iOS 7 덕분에 OmniFocus 2 for iPhone의 변화된 디자인과 인터페이스는 이전과 상당한 차이를 보이고 있는데, 각 단계 및 항목을 색상으로 쉽게 파악할 수 있는 동일한 스타일의 컬러 세트로 바뀌었다. 하지만 GTD 시스템으로서의 기능적인 측면에서는 디자인의 변화 만큼 그 차이가 명확하지 않아, OmniFocs for iPhone와 OmniFocus 2 for iPhone 간에는 더해진 기능도 빠진 기능도 없는 것으로 보인다.

새로운 Save+는 OmniFocus의 Quick Entry와 같은 역할이긴 하지만 아직까지 그 효용성이 의문스럽다(Save+는 계속 수집 입력 모드를 유지하는 것이며 Save는 홈 화면으로 돌아간다). GTD 플로우의 각 단계 별로 새로운 혹은 개선된 기능이라는 OmniGroup의 소개에도 불구하고 사용자 입장에서는 iOS 7의 변화에 부응하기 위한 변화 이외에 특별한 변화는 없어 보인다. GTD 시스템의 구조를 색깔로 구분한다거나 남은 일 현황을 점의 연결로 표시한 다는 것 등은 사용자들에게 향후 보다 나은 편의성을 제공해 줄 수 있을지는 모르겠지만 당장의 개선으로 받아들여지지는 않을 것 같다. 이에 반해 혹시나 기대했던 변화는 역시나 혼자 만의 바램이 아니었나 싶다. 예로 OmniFocus for iPhone 운용에서 경우에 따라 가장 불편한 사항은 프로젝트가 아닌 하위 업무 항목을 포함한 계층 구조의 Action을 이동하는 것인데, 폴더, 프로젝트 그리고 계층적 할일 목록 등이 모두 혼재할 때에 발생한다. 현재의 계층적 할일 목록을 다른 폴더에 있는 다른 프로젝트로 옮기고자 하는 경우에는 먼저 폴더로 옮기고 다시 할일 목록을 선택하여 폴더 내의 프로젝트로 이동해야 한다. 특별힌 불편한 사항은 아닐 수 있겠지만 관리나 검토 단계에서 작업이 많은 사용자라면 이러한 일을 빈번하게 처리해야 한다면 면에 여간 귀찮은 일이 아닐 수도 있다. 이러한 문제가 개선의 대상인지는 보기에 따라 다를 수 있겠지만 OmniFocus 2 for iPhone에서도 여전히 이러한 구조는 유지되고 있다.

주관적인 판단일 수 있겠지만 아이폰이나 스마트 폰 기반의 GTD 어플리케이션으로 GTD 플로우의 전 단계를 원할하게 사용하기란 효율적이지 못할 수 있다고 본다. 결국 OmniFocus를 비롯한 스마트 폰의 GTD 앱은 기능상 수집 단계에서 그 효용성이 가장 크다고 볼 수 있고 이동 중 잠시 시간이 있을 때 평간 및 관리 단계를 운용하거나 완료된 일에 대한 확인 과정을 간단히 수헹할 수 있는 장점이 있다. 이러한 면에서 결국 OmniFocus 2 for iPhone은 여전히 OmniFocus나 OmniFocus 2와 함께 운용해야만 보다 완벽한 GTD 시스템을 구축할 수 있는 장점과 단점을 유지하고 있다. 어쨌든 OmniFocus 2 for iPhone에 대하여, GTD 시스템으로서 새로운 기능과 함께 기존의 편리한 개선의 개선도 기대한다.

PS. OmniFocus 2 for iPhone에서 홈 화면으로 돌아가기 위해서는 왼쪽 상단의 Home 메뉴를 사용하거나 Home 메뉴가 없는 경우는 현재 왼쪽 상단의 메뉴를 길게 누르면 된다.OmniGroup은 OmniFocus의 이전 버전에 대한 공급이나 지원을 새로운 버전으로 대체했기 때문에 OmniFocs 2라는 명칭은 곧 OmniFocus를 지칭한다.