지난 주 한국 HP(HP, Inc.)에서 주최한 HP 브랜드 데이에 다녀왔다. 애초 방문 목적은 HP가 본격적으로 출시한 산업용 3D 프린터의 전시를 기대하고 갔었지만, 예상과 달리 일반 업무용 프린터를 비롯한 사무용 제품 소개가 핵심이었다. 워크스테이션, PC, 모니터, 프린터 그리고 VR 등에 대한 제품 소개와 시장 전략 그리고 제품 전시가 진행되었는데, 역시 핵심 주제는 HP 답게 프린터 그리고 프린터 판매 전략이었다. 방문 목적에 비춰 보자면 기대한 제품에 대한 구경은 커녕 소개도 없어 소득 없는 시간 낭비가 될 수도 있었지만, 다시 생각해 보면 GTD 시스템의 구축이나 운용에 있어 컴퓨터, 모니터를 비롯한 여러 디지털 제품이 차지하는 비중이 크다는 점에서 자신과 주변을 돌아볼 수 있는 시간을 가졌다고도 볼 수 있다. 그리고 그 생각은 중심 역시 바로.. 프린터였다.
컴퓨터 시스템, 특히 업무용 데스크 컴퓨터 혹은 터미널 장치가 보급되면서 많은 컴퓨터 회사들이 내세웠던 구호가 ‘종이 없는 사무실’ 그리고 ‘협업 환경의 사무실’ 더불어 ‘재택 근무 가능’등과 같이 모든 경영자 혹은 직장인이 꿈꾸던 희망에 대한 내용이었다. 특히 그 가운데 사무 자동화의 핵심 홍보 문구가 디지털 환경으로 전환된 업무 환경에서 더 이상 수작업에 의해 서류 작업이 사라지게 되고 결과적으로 종이의 사용량이 대폭 줄어 들게 될 것이라고 ‘종이 없는 사무실’이었다. 아마 거의 반 세기 전부터 회자되기 시작한 말이었고, 1980년대 PC 혁명의 시기를 정의하는 주요한 이상이기도 했다.
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하지만 오늘날 현실에서 보면, 내 주변은 여전히 종이, 대부분 프린터에서 출력된 종이로 가득하다. 그리고 쌓인 종이에 뭐가 출력되어 있는 지 알 수 없을 정도로 여기저기 흩어져 있기도 하다. 수집함에도 참고 폴더에도 가방에도 책장에도.. 종이 출력물이 없는 곳을 찾기란 불가능하지 않을까 싶다. 물론 이런 현실을 해소하기 위해 정기적으로 혹은 기분 날 때 주변을 정리하여 종이 출력물을 정리하기도 하지만, 이내 몇 일 지나지 않아 다시 예전과 동일하거나 심지어 더 심각한 상태로 되돌아 가는 경우를 반복하여 겪게 된다.
만일 종이가 필요없는 환경이 구축되어 지속된다고 가정할 때, 일반적인 업무 환경 특히 책상 위에는 데스크 탑 컴퓨터나 노트북 컴퓨터 그리고 모니터에 앞에 놓이게 될 것이고 필요에 따라 키보드나 마우스가 추가될 것이다. 더할 수 있다면 눈을 위해 준비한 스탠드가 앞에 놓일 것이다. 하나 또 빠질 수 없는 것은 아마도 스마트 폰과 충전 케이블일 것이다. 물론 세상 그 누구의 책상 위에도 이 정도의 구성으로 업무 환경이 갖춰진 경우는 없을 것이다. 책상 위에 반드시 놓이게 되는 또 다른 핵심 도구는 메모지나 노트 그리고 필기구일 것이다. 그리고 옆이나 뒤 혹은 몇 발자국 떨어진 곳에 프린터가 놓여 있을 것이다.
같은 내용을 포함하고 있는 종이 출력물과 디지털 파일의 가장 큰 차이는 파일에는 파일 이름을 부여할 수 있지만 종이 출력물에는 별도 관리를 위한 이름을 직접적으로 부여하기 어렵다. 물론 이러한 문제를 해결하기 위해 종이 출력물을 다시 이미지 등의 디지털 파일 등으로 변환하는 과정을 생각할 수는 없다. 내용이 파악된 종이 출력물에 대한 후속 조치가 있어여 한다고 할 때, 보관하거나 혹은 버리거나의 과정으로 진행되게 된다는 것이다. 나의 경우는 내용이 수명을 다한 경우에는 그냥 버린다. 물론 영수증이나 내용을 실물로 일정 기간 유지해야 하는 종이 출력물은 따로 참고 폴더에 보관한다. 물론 내용 확인의 효율성과 가독성은 종이 출력물이 단연 뛰어날 수도 있지만 이 포스팅에서 그런 장점을 강조할 의도는 없다.
결국 관리 부하를 높이는 종이 출력물은 가능하면 생산하지 않는 것이 좋다. 사무실에 앉아 보면 부하 직원들이 프린터에서 출력된 종이를 가지러 가기 위해 쉴새 없이 일어났다 앉았다를 반복한다. 같은 문서를 작성하는 과정에서 수 차례 혹은 십여 차례를 출력을 반복한다. 글자 한자 틀린 경우에도 새로 출력하고, 잠시 후 이 과정은 몇 차례에 걸쳐 반복된다. 물론 이런 행위를 부담없이 할 수 있는 핵심은 종이나 토너 혹은 잉크도 내 것이 아니기 때문이다. 어쨌거나 몇 장의 문서를 출력하기 위해 수 십장의 버려질 종이가 쓰레기 통에 가득 쌓이거나 파쇄기로 들어 간다. 이면지 사용을 위한 폴더에는 거의 들어가지 않는다. 심지어 이면지 폴더가 넘쳐 다시 쓰레기에 쏟아 내기도 한다.
GTD 시스템 운용이나 생산적인 업무 환경 유지를 위해서는 가능한한 동일한 정보나 내용의 매체가 중복되어 존재하지 않는 것이 좋다. 디지털 형태이든 물리적 종이 형태이든 어느 것이 더 좋은 가를 각자의 몫이지만 둘 이상의 존재하지 않는 것이 좋다. 하지만 디지털 문서의 장점이면서 단점이 복사본을 얼마든지 생성할 수 있다는 것이며, 더불어 프린터로 얼마든지 출력이 가능하다는 것이다.
무언가를 찾고자 할 때, 같은 파일 이름의 파일이든 동일한 내용의 문서이든 중복된 대상으로 존재하는 것보다는 차라리 없는 것이 관리적인 측면에서는 안전할 수 있다. 물론 업무 진행의 측면에서는 최악이지만 순전히 관리 시스템의 신뢰성 측면에서는 없는 것이 더 나을 수도 있다. 현실적으로 두 경우 모두 문제일 수 밖에 없지만, 디지털 파일은 그나마 중복된 이름에 대한 검색이 가능하기도 하다. 반명 종이 출력물을 종이된 대상을 찾기도 쉽지 않으며 내용을 비교하기란 거의 불가능하다.
결론적으로 프린터를 출력된 출력물, 문서는 가능한한 생성하지 않는 것이 좋다. 생성된 경우에는 목적에 부합된 상황이 끝나면 수정 사항을 디지털 파일에 적용한 후, 버리도록 한다. 만일 종이 출력물을 보관해야만 하는 상황이라면 별도 폴더로 옮기고 디지털 파일에는 태그나 컬러를 부여하여 별도 출력본의 보관 사항을 표시 한다. 이런 측면에서 운영 환경에서의 태그나 컬러 운용이 편리한 macOS(Mac OS X)는 정말 효율적이다. 포스팅을 정리하자면,
- 문서 작성이나 수정 과정에서 내용 확인을 위한 프린터 출력을 통한 사본의 생성은 최소화한다. 작성 과정에서 어쩔 수 없이 생성된 임시적인 종이 문서는 내용 확인 후 이면지 통으로 보내거나 쓰레기 통에 버린다. 혹은 내용 유출이 우려되는 경우는 파쇄한다.
- 최종 출력 후, 목적과 용도가 완료된 문서의 출력 원본 혹은 사본을 보유한 경우 그 사용 용도나 기한이 만료된 후 보관의 필요성이 없다면 버리거나 파쇄한다.
- 완료된 문서에 수정 사항이 발생했다면, 원본 문서 파일에 수정 사항을 적용한 후, 문서는 버리거나 파쇄한다.
- 사인이나 물리적 조치가 더해져 따로 보관해야 하는 출력 문서는 별도 폴더로 옮겨 보관하고, 문서 파일에는 태그 혹은 컬러 등을 이용하여 해당 종이 문서가 존재하고 있음을 표시한다.
- 필요시, 문서 파일에 대한 중복성 검사를 진행하여 하나의 파일을 유지한다.
종이에 출력된 문서는 관리 범위를 벗어나게 되면 내용은 물론 가치에 대한 판단에 매우 어려울 수 있기 때문에 계속 주변에 쌓여 갈 수 있다. 때문에 정기적으로 쌓인 문서를 처리하지 않게 되면 관리 불능의 사태가 발생할 수 있다는 점에서 지속적으로 관리해야 한다.
