GTD 시스템 사용자로서 가장 고민스러운 것 가운데 주요한 것이 OmniFocus나 Things 등과 같은 별도의 어플리케이션을 사용한다고 할때, 업무의 많은 부분은 차지 하는 영역이 이들 어플리케이션과 연동되지 않을 수 있다는 것이다. 때문에 Outlook과 같은 통합 어플리케이션에서는 그런 점에서는 유리한 점이 분명하다. 어떤 식으로든 여러 개의 개별 어플리케이션을 운용한다는 것은 하나의 어플리케이션으로 운용되는 것에 비해 불편한 점이 있다는 것은 사실이다.
Mac OS X 환경에서 가장 많이 사용하는 이-메일 클라이언트 프로그램은 단언컨데 애플 메일(이하 Mail)이 분명할 것이다. 기본 탑재 프로그램으로서 딱히 다른 어플리케이션으로 전환할만한 치명적 이유가 없을 정도로 기본이 탄탄한 프로그램이기 때문이다. Windows 환경에서의-비록 기본 탑재 프로그램은 아니지만 그 역할을 충실히 수행하는-Outlook에 비해 가볍고 빠르다. 더하여 Outlook에 제공하는 여러 기능은 Mac OS X의 다른 기본 탑재 프로그램과의 연동성으로 완벽하게 대응할 수 있다. 물론 Outlook은 Mac OS X 환경에서도 사용할 수 있다.
하지만 GTD 시스템을 운용하는 입장에서, 특히 이-메일이 업무의 주요한 한 축을 차지하고 있다면 애플 메일은 장점과 단점이 분명하다. 물론 그 단점을 앞서 언급한 치명적인 이유가 되지 못하는 것은 분명하다. 앞서 언급했듯이 기능적 측면에서 보자면 Outlook에 GTD 시스템 구축에 필요한 기능을 모두 포함한 것에 비하지만, Mail은 분리된 여러 프로그램이 유기적으로 작동하긴 하지만, 하나의 단일 관리 체계를 제공하지 못한다는 점에서 불편한 단점이 분명하다. 그렇더라도 Mail과 Outlook을 직접적으로 비교할 필요나 이유는 각자의 사용 환경에 따라 다르니 따로 언급하지 않고, 이-메일 메시지 관리하는 본연의 기능으로 보더라도 역시나 규모나 기능에서 비교될만한 상대가 아닌 것 역시 분명하다.
Mail은 기능도 실질적으로 이-메일 관리 측면에서의 부족함이 아니라 GTD 시스템 사용자의 욕심으로서 다소 불편하고 부족한 면이 있는 것이다. 때문에 이러한 기능을 보완하는 여러 유틸리티가 개발되어 왔다. 그 가운데 나는 거의 십년 가까이 Indev의 MailTags를 사용해왔다.
현재는 사명이 SmallCubed로 바뀌었고 개별 유틸리티로 판매되던 MailTags도 현재는 Mail Act-On 등 몇몇 이-메일 관리 유틸리티와 합쳐진 통합 패키지 MailSuite로 공급되어 있다. 덕분에 가격도 $60로 높아졌을 뿐 아니라 앞으로 점차 구독형 서비스로 전환되어 갈 예정이라고 한다.
MailTags는 이름 그대로 Mail의 메시지에 태그(현재는 키워드)를 지정할 수 있는 기능을 제공한다. 그리고 특정 메시지에 지정 날짜(Tickler Date)를 설정할 수 있다. 그리고 OmniFocus, Things, 및 The Hit Lists의 프로젝트와 태그를 불러올 수 있는 기능이 있다. Mail을 사용하는 GTD 시스템 사용자에게 꼭 필요한 기능이라 아니할 수 없다. 더하여 태그와 지정 날짜를 Mail의 규칙에 적용하여 보다 유연한 방식으로 이-메일 관리를 자동화할 수 있다.
그외 MailSuite에는 보내고 받는 메일을 보다 손쉽게 자동화할 수 있는 Mail Act-on, 메시지를 좀더 편리하게 구분하여 보여주는 Mail Perspectives, 그리고 메시지의 사인 정보를 관리할 수는 SigPro 등이 포함되어 있지만, 무엇보다도 핵심적인 기능은 모두 MailTags에 기반하고 있다고 할 수 있다. 사실 MailTags 외 다른 기능의 효용성은 상대적으로 거의 없다고 보인다.
MailTags의 사용법은 매우 간단하고 편리하다. 태그를 지정하거나 날짜를 설정하거나 하고 싶은 메시지를 마우스 오른쪽 버튼으로 선택하면 MailTags의 모든 기능을 지정할 수 있으며, 기존 Mail의 관리 기능 역시 그대로 사용할 수 있다.
하지만 오해하지 말아야 할 것은, MailTags와 같은 이-메일 메시지 관리 기능이 하루 지나면 산더미처럼 쌓이는 메시지를 처리하는 핵심 기능 자체를 대응하지 못한다. 그저 Mail을 GTD 시스템의 하나로서 좀더 효과적으로 운용하고자 하는 필요를 지원하는 위한 유틸리티이다. 혹시 제목이나 발신자를 통한 자동 분류 기능이 필요해 별도 유틸리티가 있어야 한다면 생각하면 이 정도 기능은 모든 이-메일 서비스나 이-메일 클라이언트가 기본적으로 제공하는 기능이다.
만일 MailTags를 통하여 지금까지 미뤄놨던 메시지 정리가 좀더 수월하게 될 것이라고 기대한다면 역시나 비용은 비용대로 지불하고 메시지는 여전히 Inbox 폴더에 쌓여가고 있을 것이다. 언제나 그렇듯 지원 부대가 주력 부대가 할 일을 대신해 주지는 않는다.
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MailTags와 같은 Mail 관리 지원 프로그램의 가장 큰 문제는 역시 애플의 잦은 업데이트에 따른 호환성 문제인데 특히 MailTags는 그러한 경우가 상당히 심한 편이었다. 때문에 오랜 사용 기간에 비춰 MailTags를 실질적으로 사용하지 못한 기간도 제법된다고 생각된다. 솔직히 뜬금 없이 당하는 일이라 당황한 경우가 많았다. 아마 MailTags가 제공하는 기능에 비해 순위권에서 다뤄지지 못하는 가장 큰 이유 중 하나일 것이라 생각한다.
