생각과 기록 그리고 실행

무언가 지금 생각한 혹은 생각난 것이 있다면 가능한 바로 기록하는 것이 필요하다. 처음 느낀 그 순간의 감정으로 기록된 생각은 실행을 위한 가장 주요한 결정과 판단의 기준이다. 순간의 생각이 지향하는 목적과 목표는 단순하면서도 명확하기 떄문이다.

하지만 글로 표현하려는 시간이 길어질 수록 그 명료함은 혼란스러움으로 바뀐다. 그러나 일상에서 기록은 대개 생각의 순간에 이어 상당한 시간이 지나서야 이루어지고, 그 사이 그리고 다시 기록하는 동안 많은 변화와 선택의 사안이 더해진다. 심지어는 그 놀라웠던 생각이 다시금 머릿 속에 들어오지 않을 때도 있다. 그런 답답함을 느껴본 적이 적지 않을 것이다. 그 결과, 실행을 목표한 많은 일이 실행 단계에 수 많은 걸림돌을 마주하게 된다.

우리는 대개 생각과 고민을 구분하지 못한다. 서로 다르지 않기 때문이다. 다만 생각이 길어지고 깊어지는 순간 고민으로 바뀐다는 것이다. 생각으로 있을 때 기록될 수 있다. 고민이 되면 기록이 되기 힘들고 또한 수 많은 모호함이 가득할 수 있다. 그런 일은 어떤 관리 체계에서도 실행이 쉽지 않다.

그렇기 때문에-GTD 시스템 사용자 시각으로 보자면-생각을 위한 작은 수집 도구가 하는 역할이 매우 주요하다. 누구나 인정하지만 역시 작은 수첩이 최적이다. 손으로 기록이 어려울 수 있으니, 작은 녹음기도 꽤 효용성이 좋다. 요즈음은 스마트폰 녹음 기능을 이용할 수 있기 때문에 따로 준비할 필요가 없다.

하지만 의외로 손으로 직접 글을 쓰고, 말을 녹음하는 것이 익숙하지 않는 경우도 많다. 연필로 종이에 글을 쓸 일도 적고, 글을 말로 기록하는 것 역시 마찬가지이다. 보고 듣는 것에 너무 익숙한 탓인지로 모르겠다. 요즈음 다시 스마트 기기를 위한 펜이 인기를 얻고 있으니 이제 글을 쓴다는 것이 다시금 익숙한 시절이 올 수 있을까 ?

유의할 점은 작은 수첩을 일상의 수집 도구 마냥 사용해서는 안된다. 그런 순간 작은 수첩은 순간의 생각을 기록하는 도구가 아닌 길고 복잡하고 많은 정보를 담는 평범한 수집 도구로 전락하게 된다. 이 평범함이 곧 특별함으로 변질될 수 있다.

실행을 위한 일의 표현은 간단명료해야 한다. 하지만 일을 간단명료하게 표현하기란 쉽지 않다. 생각이 많고 고민까지 있다만 적절한 표현을 선택하기 힘들다. 하나의 표현에 너무 많은 감정을 담기란 더욱 어렵다. 처음 머리와 가슴에 와닿은 그것이 가장 명료하다.

 

주말, 연휴 그리고 휴가.. 그저 하나만 제대로~

계획의 실패나 지연은 상당한 무력감을 유발한다. 더하여 동일한 계획과 결론적으로 동일한 결과의 연속은 자괴감 마저 들게 한다. 특히 주말, 연휴, 직장인이라면 휴가, 학생이라면 방학 등 나름 긴 시간이 주어진다면-스스로 생각해도 과한-많은 계획을 수립하고 첫 날을 앞둔 날 큰 기대에 부풀어 눈을 감게 된다. GTD 수집함에 무언가 잔뜩 모여 있을 것이다. 하지만 아무리 긴 시간이라고 마지막을 앞둔 시점에는 대개 비슷한 상황에 놓인다. 또 이전과 변함이 없구나 싶다.

그러니 아무리 긴 여유가 주어진다고 한들 많은 계획을 세워야하는 부담에 빠지지 말아야 한다. 그저 작지만 일상에서 주요한 의미가 있을 수 있는(물론 의미가 없더라고 상관없다) 하나의 목표만 완수하기로 한다. 사실 그 마저도 쉽지 않은 것이 현실이다. 주말이나 연휴는 나의 시간이 아니라 가족과 세상의 시간일뿐이다. 긍정적으로 보자면 일상에 바쁜 우리에게 그 동안 미룬 타인에 삶에 관여하라고 주어진 시간이다.

하나의 계획을 어떻게 세워야 할 지 고민한다면 이 글을 취지를 오해하고 있는 것이다. 그저 작은 일상의 목표이다. 아마 그 목표는 수 개월 혹은 수 년에 걸쳐 미뤄지고 있었는 지 있었을 지 모른다.

2023년 설날을 맞이하여 많은 가족이 모일 집을 청소할 계획을 잡았을 것이다. 많은 이들이 설날을 목표로 수 일 이나 수 주를 미뤘을 것이다. 하지만 그럴 여유가 있을 지 의문이다. 말끔히 치워진 책상 앞에 앉을 자신을 기원한다.

GTD, 소박한 기대를 위한 작은 도구

GTD에 관한 주변에 이야기를 하면-일단 수긍하는 경우에 한정해서-무언가 자신의 삶이나 지금 진행에 어려움을 겪는 문제를 해결할 수 있는 새로운 업무 처리 방식 혹은 복잡한 삶의 구원자 처럼 생각하는 경우가 있다. 전혀 사실이 아니다. GTD는 그저 자신의 무언가를 해야 하는 사안을 했는 지 그리고 하지 않은 혹은 하고자 하는 일이 무엇인지 상기 시키는 도움 정보를 주는 말 그대로 아주 작은 일상의 도구일뿐이다. 다루는 일 조차 거대하고 복잡한 규모의 일도 아닌-그런 일이 모여지는 커다란 일의 주요한 부분일 수도 있지만-하나하나 일로 보자면 대개 한두 번의 행위가 규정할 수 있는 단순한 일이다.

그렇다도 GTD가 그러한 일을 다루는 용도는 아니다. 오히려 어렵고 복잡하고 그러한 단순하고 의미가 축소된-오직 실행 자체의 가능성을 높이는 목적의-일로 변환하는 용도이라고 할 수 있다. 그런 이유에서 처리하고자 하는 일을 명확하게 파악하면 할 수록 세분화는 수월해진다. 그렇다고 일을 너무 세분화 시키면-일의 목적과 의미는 사라지고-그저 단순하게 처리해야 할만 늘어난다. 모든 업무 처리 방식에서 유의해야 할 사항이다. 많은 일을 한 것 같지만 실제 진척은 거의 없는 이른바 관리 순간에 안도의 한숨만을 쉬게 할 뿐이다.

일의 진행이나 진척을 확인하기 위한 체계는 이른바 프로젝트 관리라고 할 수 있다. 하루 단위, 주 단위로 목표한 일의 진행 여부 그리고 진척 상황을 확인하고 대응하기 위한 용도이다. 업무 영역에서라면 시간 단위로 프로젝트를 관리하는 경우도 많다. 항상 강조하면 GTD는 이러한 용도로 전혀 적합하지 않다. GTD는 일의 목록에서 그저 오늘 해야 할 일과 오늘 하지 않은 일이 어떤 것이 알려주는 수준 그 이상도 이하도 아니다.

덕분에 GTD에 대한 오해를 하면 이어 설명하기가 꽤나 난감하다. 전혀 효용성 없는 단순한 일 처리 방식으로 전락할 수도 있고, 한편으로 이해되지 않은 이상한 일 처리 방식으로 생각될 수도 있다. 하지만 가장 어려운 것은 GTD를 위한 무엇을 준비해야 하는 가에 대한 것으로, 대개 무언가 새로운 도구나 앱 등을 생각할 때 그저 일 처리에 대한 시각의 변화나 일일 폴더 정도라고 하면.. 실망스러운 표정을 보이기도 한다. 일상을 충격적으로 바꿀 새로운 도구의 등장에 기대를 저버린 듯 느낌에 오히려 내가 당황스러움을 느끼기도 한다.

그럼 나 역시 뜬금 없는 결론 아닌 결론으로 마무리한다. 내가 만나는 많은 이들, 특히 젊은 친구는 현재 삶에 비해 무언가 기대하는 바가 큰 것 같다. 그러다 보니 나아가는 걸음이 큰 보폭이 아닌 잔걸음이면 눈에 차지 않나 싶다. 그런 마음에 GTD는 당장 적합하지 않은 분명하다. 마음과 도구의 준비가 너무 소박한 덕분이 아닌가 싶다. 하지만 원래 우리 삶은 의외로 소박하다. 학교 일도, 직장의 일도, 그리고 집안 일도.. 나의 일이기도 하고 아니기도 하다.

GTD 실패의 극복 - 수집의 오류 ?

GTD를 접하는 처음 많은 이들이 가장 흥미를 느끼는 점이 자신과 주변의 잡다한 사항을 한 곳에 수집한 후, 이를 평가 및 분류하여 컨텍스트를 부여하여 관리하는 새로운 절차적 방식이다.

그리고 GTD의 단순하면서도 강력한 관리 방식의 핵심이 그 첫 단계인 수집에서 시작된다. 이 단순한 기능이 놀랍게도 그 동안 여러 다양한 시간 관리와 업무 관리 방식들이 관심을 두지 않았다는 점에서 흥미롭다. 하지만 그 효용성 여부와 상관없이-안타깝게도-GTD를 섣부르게 이해한 많은 이들이 착각하면서 가장 많은 실수와 오류를 겪으며 그러면서도 문제를 인식하지 못하는 부분도 바로 수집 단계이다.

GTD의 수집 기능은 자신을 둘러싼 모든 주변 사항을 수집함이라는 물리적, 가상적 공간에 모으는 과정이다. 이 과정을 처음 겪어 보는 사람들이라면 자신 주변에서 이렇게 많은 사안을 있다는 점에 놀라면서 GTD의 매력에 빠지게 된다.

하지만 섣부리게 수집이라는 행위에 집중하다보니 수집 대상과 그 대상의 표현 그리고 구성에 관해서는 불완전하거나 불명확하게 규정한 채로 수집하는 경우가 많다. 사실 수집 과정 자체가 예상 보다 지리하고 힘들다는 점에서 어쩔 수 없이 발생하는 문제이기도 하다. 다른 한편으로는 단순히 모우기 과정이라는 방식으로서 수집 과정을 너무 쉽게 이해한 결과이기도 하다. 사실 수집함을 채울 대상은 일상에서 끊임없다.

물론 이렇게 수집된 대상은 이후 평가와 분류 과정에서 정확하게 구성할 수 있기 때문에 다소 불명확하고 불완전한 표현으로 수집된 대상이 시스템의 전체적 운용에 반드시 문제가 된다고 볼 수는 없다.

하지만 대부분의 GTD 운용자가 일단 수집함으로 들어간 그리고 수집함에서 끄집어 낸 대상에 대한 다시 한번 명확하거나 완전하게 형태로 규정하는 과정을 진행한다고 보기는 어렵다. 아마 99%의 사용자는 그대로 다음 단계로 넘겨 진행하게 된다.

결과적으로 일상의 불안정하고 혼란스러움이 가득한 현실을 개선하고자 도입한 GTD 시스템에, 해소하기 위해 수집된 온갖 대상들이 불안정하고 혼란스러운 채로 모인 후 시스템 내부를 돌아 다니면서 어느 순간부터 망각의 대상이 되고 힘겹게 구축한 GTD 시스템의 관리 체계를 심각하게 위협하는 요소가 되고 만다.

더 심각한 문제는 대부분의 GTD 운용자들은 이러한 상황에 대한 원인을 자연스럽게 자신의 게으름이나 무능이라 오해하거나 GTD 시스템의 현실적 운용성을 비판하게 된다. 그리고 몇 차례 GTD 시스템을 재정비, 재설치 하거나 혹은 현재 사용중인 GTD 플랫폼을 포기하고 새로운 시스템을 적용하고자 한다. 그러나 여전히 같은 문제는 지속되고 같은 상황도 반복된다.

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많은 사람들이 GTD의 수집 기능에 관심을 집중한 반면, 업무 및 일상의 관리 체계로서 GTD 시스템이 지금까지 개발된 여타 시간 관리 혹은 업무 관리 체계와 구별되는 것은 핵심 사안인 정기적 관리 단계는 잊어버리거나 너무 작의적으로 운용하고 있다.

관리 단계는 GTD에서 가장 어려운 부분이기도 하고, 특히 소프트웨어로 처리하기 힘들다는 측면에서 현실적으로 완전한 시스템의 구축이 쉽지 않다. GTD 시스템이 가장 비판을 많이 받는 부분 역시 너무 이상적 관리 체계를 지향하고 또한 강요하고 있기 때문이기도 하다. 특히 우리나라와 같은 GTD 업무 처리 방식을 수용하기에는 상당히 괴리감기 크다.

어떠한 경우든 언급한 불안정하고 불완전한 수집 요소들이 이후 단계에서 제대로 관리 되지 않는다면 GTD 시스템에 있어 치명적인 악영향을 미치게 된다. 그리고 이러한 요인들로 인해 GTD 관리 자체가 일이 되어버리는-GTD 시스템 도입 측면에서 보자면-최악의 사태로 이어진다.

사실 시스템이 이 정도 상황이라고 느낀다면 복구는 현실적으로 불가능하다. 또한 더불어 동일한 습관이나 인식으로는 GTD 시스템을 아무리 재설정 혹은 재설치한다고 한들 상황은 반복된다.

그러므로 GTD 시스템을 신뢰할 수 있는 관리 체계로 정비하고 유지하기 위해서는 수집함에서 꺼내어지는 모든 대상을 명확하게 규정하는 과정이 필요하다. 이 과정은 대부분의 대상에 있어 단순할 수도 있는 반면 일부는 상당한 고민을 요할 수도 있다. 그런 일은 이후 평가 과정에서 명확하게 규정할 수 있도록 별도로 표기하여 넘긴다면 이후 과정에서 어렵지 않게 대응할 수 있다.

그런 대응이 어렵다면 GTD의 대기 폴더로 옮기는 것도 이후 대응을 위한 방법이기도 하다. 물론 이 경우에도 반드시 향후 파악이 가능한 표식이 필요하다. 만일 이후 대응이 계속 지연된다면 어쩌면 GTD 시스템에서의 관리 범위를 벗어나 일이라고 볼 수도 있다. 버려지거나 관리 가능하도록 세분화할 수 있도록 한다.

GTD 시스템이 플랭클린 플래너 등 다른 주요한 업무 및 시간 관리 방식과 다른 점은 절대적으로 일, 업무 처리를 위한 용도에 집중할 수 있다는 점이다. 물론 업무적 일과 일상의 구분하기가 모호하다는 점에서 큰 약점이 될 수 있는 것도 분명하지만, 스스로 그러한 구분을 명확하고 냉정하게 무엇보다도 습관적이며 절차적으로 처리할 수 있다면 우리의 일상은 의외로-기대한 바와 같이-평온할 수 있다.

시간 관리.. 시간은 언제나 부족하다

나름 스스로 만족스러운 삶을 살고 있다고-아무리 생각해도 이들 대부분이 타인에 의해 평가 받고 싶은 심정을 대놓고 드러내지 않고 있지만-그런 생각을 하는 이들이 다들 한마디 하는 것이 시간 관리에 관한-지도력 섞인-의견이자 충고이다. 그리고 결론은 자신은 나름 성공적인 시간을 하고 있고 덕분에 나름 성공한 삶을 지속하고 있다는 것이다. 나 역시 부하 직원들이나 어린 학생들에게 이런 조언이나 충고하는 시간을 소중하게 생각했는데, 다 쓸데없는 꼰대 짓의 전형이다. 어차피 같은 시간, 같은 장소, 그리고 같은 위치에 있는 이들 조차 처지가 다르다. 결국 자신의 경험에 얻은 가치있는 결론은 타인에겐 잘해야 스쳐 지나가는 참고일 뿐이다.

동서고금을 통털어 시간은 금이라는 명언이 전해져 왔다. 정말 명언이라 하지 않을 수 없다. 하지만 반대로 결코 금은 시간이 될 수 없다. 그럼에도 많은 이들이 돈을 통해 시간을 확보할 수 있다고, 즉 시간을 절약할 수 있다고 생각한다. 만일 금으로 얻어진 시간이 있더라도 원래 주어진 시간 만큼 가치있게 생각하지 않을뿐더러 그렇게 활용 되지도 않는다. 삶에 주어진 시간 조차 제대로 가치 있게 쓰지 못하는 삶에서 덤으로 얻어진 시간이 주는 가치를 기대하기란 어렵다. 그저 자리에 앉아 눈을 감고 멍한 채 앉아 있는 시간이 연장될 뿐이다. 그 시간을 어떻게 사용하는 가는 사람마다 다르겠지만-평균적으로 보자면-그저 주어진 여가 시간일 뿐이다. 그런 시간에 한두 가지 일에 열정을 다했다고 남은 시간도 그렇게 사용되리라 기대한다는 것은 잠시 동안의 자아도취라고 본다.

결국 시간 자체 대해서는 넣거나 빼거나 할 수 없다. 단지 주어진 시간을 관리할 수 있을 뿐이다. 시간 관리라는 학문이 있다면 세부 과목이 많은 종합 학문일 것이라는 점에서 여러 시각과 분야에서 의견이 나올 수 있지만, 가장 오해하는 부분이 특정 활동으로 인해 일상의 시간이 낭비된다는 의견이다.

대표적으로 스마트폰의 사용 그리고 유뷰트나 페이스북 등과 같은 SNS 활동에 너무 많은 시간을 낭비하고 있다는 시각이다. 틀리지 않은 의견이다. 하지만 솔직히 대부분의 사람이 그 시간에 스마트폰을 사용하지 않았다면 다른 생산적인 일이나 해야하는 일을 할 것이라 생각하고 있다면 인간에 대해 크게 오해하고 있다고 생각한다. 그럼 이전에는 생각이 넉넉했다는 말인데, 단지 TV나 라디오 혹은 잡담에 소비한 시간이 다른 기기로 대체되었을 뿐이다.

짜투리 시간이라도 많은 일에 활용할 수 있다고 생각하는 입장에서는 오늘날 스마트 기기에 빠져 있는 시간이 얼마나 아까운 시간인지 충분히 이해할 수 있지만, 사람의 일이란게 일 자체의 중요성과 함께 일을 바라는 입장이 다르고 더욱이 그 시각도 시시각각으로 변한다는 점에서 일률적으로 시간이 남거나 혹은 시간이 확보되면 해야할 일을 할 것이라 기대할 수 없다. 정말 독한 사람, 혹은 그런 입장에 놓인 절박한 상황에서라면 충분히 가능한 일인지도 모른다.

하지만 경험에 의해 능력이 확보된 상태에서는 10%의 노력으로도 90%의 효과를 얻는다는 사실을 체험한 입장에서-어차피 100%의 성과를 확보하기 힘들뿐더러, 그 평가 역시 타인에 의해 주관적으로 결정되기 때문에-해야만 하는 일을 하는 것으로 만족할 뿐이지 완벽하게 하기란 쉽지 않고 그러기도 어렵다. 그러니 함부로 의미없는 일 때문에 정작 해야하는 일을 못한다고 단정할 수는 없다.

그렇다면 우리가 시간이 부족한 혹은 부족하다고 느끼는 이유는, 어이 없는 답일 수도 있지만 원래 그런 것이다. 일이란 끊임없이 생각나기 때문에 시간이란 요소로 일의 기준에서 부족할 수 밖에 없다. 앞서 언급했듯이 다른 가치에 소요되는 시간을 줄여 필요한 부족한 시간을 확보하는 것도 효율적인 방법이긴 하지만, 주어진 시간 자체를 효과적으로 활용하는 방법도 필요히다. 시간이 충분해도 제대로 기대한 성과를 내지 못하는 경우가 허다하고, 부족한 시간임에도 기대 이상의 성과를 달성한 경험은 이미 충분하지 않은가. 그리고 우리 일상에서 이런 상황은 오늘도 계속 반복된다.

그러므로 어떤 경우든 주어진 시간에 최대한 기대한 바가 달성되기를 위해 노력하는 수 밖에 없고, 이를 위해 GTD 시스템을 비롯한 주변의 도움을 적극적으로 활용하기 위한 또 다른 노력을 하게 된다. 그렇더라도 단순히 시간을 줄이는 방법을 위해 외부적 도움이나 비용 지출로 대응할 수는 없다. 즉 다양한 도구를 통하여 시간의 절대적 활용성을 보장 받을 수 없다. 시스템의 운용의 또 다른 개인 역량이 소요되는 부문이기도 하다. 그러므로 끊임없이 새로운 업무 생산성 관리 도구를 탐구하는 것 역시 누군가에는 그야말로 시간 낭비가 될 수 있다.

혹자는 시간관리라는 측면을 단순하게 전체적 소요 시간의 줄이는 것으로 평가한다. 그런 측면에서 보자면 일 하지 않고, 일상의 산책이나 사색의 시간에 시간을 쓰는 것은 정말 의미 없는 시간 낭비가 될 수도 있다. 하지만 우리는 이미 알고 있다. 책상 앞에 앉아 있다고 공부하는 것이 아니고, 앉아 있는 시간에 비례해서 성적이 오르지 않는다는 것을 이미 경험했다.

나의 경우, 바쁜 와중에도 일부러 장을 보거나 산책 동중에 카페에 들른다. 비록 현재 상황에서 시간이 부족한 것이 사실임에도, 그러한 시간이 낭비가 아니라 현재 혹은 미래의 여러 일을 주요하게 정리하는 시간이 되기도 하기 때문이다. 혹은 긴 시간을 내어 여행이나 드라이브를 하기도 한다. 대개 이러한 행동을 재충전이라고 표현하기도 한다. 내게 있어 이러한 과정은 문제를 해결하기 위한 방안의 하나일 뿐이다.

피곤한 업무에서 벗어나-재충전이라고 했듯-여행이나 일상의 탈출이 권장하지만, 여행에서 돌아오면 문제는 여전하다. 그러므로 여행이-종종 그런 경우도 있기는 하지만-문제의 해결책을 주지 않는다. 안타깝지만 여행은 문제를 안고 떠다는 또 다른 일의 연장이다. 다만 다른 환경에서 새로운 시각으로 다른 해결책을 찾는 과정이다. 이런 핑계로 난 가능한 몸을 혹사하는 여행을 자제하는 편이다. 조용한 곳에서 한가한 시간을 가지며 현재 문제에서 잠시 벗어나는 것이 아니라 현재의 해결책과 다른 해결책을 도출하고 비교하는 시간을 진행한다.

우리는 시간이 부족한 이유를 너무 거창하게 세상의 발전과 환경의 변화 차원에서 다룬다. 하지만 그 이유는 간단하다. 우리의 능력이나 협업 관계가 부족하거나 또는 여유를 부리는 것이다. 시간은 언제나 부족했고, 결코 충분한 날은 없을 것이다. 충분한 시간을 즐기는 순간 이미 시간은 부족해진다. 그러니 시간이 부족한 원인을 찾아 개선하기 보다는 지금 당장 주어진 시간을 어떻게 효과적으로 그리고 앞으로 주어질 시간에 효율적으로 대응할 것인지 고민해야 한다.

그런 측면에서 GTD는 그 단순함이라는 기능적 특징으로 다른 어떤 시간 관리 방식에 비해-비록 자신의 철저한 관리 체계 유지 능력에 비례한다는 문제가 있지만-효과적인 도구가 될 수 있다고 보았다. 하지만 도구가 효과적인 것과 효과적으로 사용한다는 것은 분명 차이가 있다.