때가 때인-12월이-만큼, 올 해의 여러 프로젝트가-대부분 기대 이하의 성과로-마무리되었지만 다음 해의 여러 프로젝트가-대부분 기대가 섞여서-추진 계획을 작성되고 있다.
프로젝트가 시작될 때마다 항상 갖는 고민이 도대체 뭘로 어떻게 이 기약 없는 프로젝트를 준비하고 또 관리하느냐는 것이다. 컴퓨터에는 강력한 기능의 제공을 자랑하는 값 비싼 프로젝트 관리 프로그램이 있지만, 내 능력의 부족인지 언제나 부족하고 불만스럽고 더욱이 아무리 오랜 기간 사용해도 여전히 불편하다.
그래서 언제나-프로젝트 규모와 상관없이-실질적 프로젝트의 관리 도구는 결국 한/글과 엑셀 그리고 커다란 화이드 보드가 그 역할을 대체했다. 컴퓨터 화면의 프로젝트 현황은-그나마 잘 보지도 않지만-순전히 경영자를 위한 전시용이었다. 물론 기업의 규모나 수준에 따라 이런 어플리케이션을 잘 사용하고 또한 절실하게 필요로 하는 곳도 많을 것이다. 하지만 그 수가 얼마나 될지는 의문이다.
이런 전문 관리 체계를 개인적 수준에 적용한다면, 분명 소 잡는 칼로 닭은 잡는다고 할 수 있겠지만, 그나마 제대로 운용하기 힘들다. 너무 복잡하고 어렵고 기능도 부족하다. 사람이 하는 일을 사전에 미리 규정하고 변화되는 과정을 관리하기란 역시 만만치 않다.
개인적으로는-업무용이나 개인용이든-프로젝트 관리에 마인드 맵과 아웃라이너 그리고 화이트 보드를 이용했다. 마인드 맵과 아웃라이너는 순전히 나를 위한 용도이며, 화이트 보드는 외부적 공개를 위한 위한 것이다. 화이트 보드가 유리판이었기 때문에 이를 매우 선호했다(이른바 쓰고 그리는 또 지우는 손맛이 있었다). 그리고 난-실제로-커다란 창문을 화이트 보드 대용으로 사용하기도 했다. 시작하기 다소 부담스럽지만 한번 해보면 무척 편리하다.
현재 컴퓨터 시스템, Mac에서 마인드 맵은 XMind Pro를, 아웃라이너로는 OmniOutliner Pro를 사용하고 있다. 솔직 사용하지도 않을 Pro 버전의 기능이 매우 아깝다. 기능적으로 보자면 마인드 맵이나 아웃라이너는 전용 어플리케이션이 아니더라도 주변 여러 어플리케이션을 활용하여 쉽게 운용할 수 있다.
물론 대형 프로젝트의 관리에는 여러 이유로 높은 수준의 관리 체계가 요구되어야 하는 것이 분명하지만, 어차피 사람이 하는 일은 예상치 못한 별의별 문제와 오류 그리고 수정이 반복되기 마련인데, 나름 규칙이 정해진 관리 체계에서는 유연하고 창의적 대응을 구현하기 쉽지 않다.
마인드 맵과 아웃라이너을 이용한 프로젝트 계획과 관리의 효용성은 그 특징이 명확하다. 매우 유연하게 변화되는 상황에 적절하게 대응하는 체계의 구현이 용이하다. 반면 체계적 관리를 벗어나 상상의 나래로 확장될 위험도 있다. 때문에 각 어플리케이션에서 제공되는 여러 부수적 기능을 적절히 사용하여 프로젝트 관리 수준의 계획한 의도 범위에서 유지될 수 있도록 해야 한다.
기능적으로 볼때, 사용하는 어플리케이션에 따라 마인드 맵과 아웃라이너는 정보의 공유가 수월할 수도 있다. 예로 XMind에서는 마인드 맵에 대한 아웃라이너 표시 기능을 제공할 뿐 아니라, 여러 어플리케이션에서 작성된 아웃라인 형식 문서도 마인드 맵 형식으로 불러 올 수도 있다.
마인드 맵과 함께 아웃라이너 프로그램을 함께 사용하게 된 이유는, 마인드 맵으로 프로젝트 관리함에 있어 각 항목의 순차적 혹은 절차적 관계를 규정하여 보기가 쉽지 않기 때문이었다. 마인드 맵이 너무 확장된 경우에는 절차적 관리가 너무 복잡하다. 아웃라이너는 반대로 내용이 길어지면 전체적인 프로젝트의 윤곽을 파악하기 힘들어진다.
1983년 Apple II에서 Living VideoText의 Thank Tank가 등장한 이후 아웃라이너는 오늘날 OmniGroup의 OmniOutliner에 이르기까지 기본 기능과 구성에서 거의 변화가 없다는 점에서, 마인드 맵과 비교하여 확장된 개념과 정보의 표현에는 한계가 분명하다.
반면 오늘날 무척이나 빠른 컴퓨터 시스템 성능에 비춰 단순한 기능의 아웃라이너 전용 프로그램은 매우 가볍고 빠르게 운용할 수 있는 장점이 있다. 마치 Windows 시대에 DOS 어플리케이션을 사용하는 느낌일 수도 있다. 계획 초기 단계에서 다양한 변화가 요구되는 과정에서 무거운 프로젝트 관리 프로그램이나 워드프로레서 등을 이용하는 것은 꽤나 부담스럽다. 그렇다고 메모장이나 엑셀 등을 이용하기에는 프로젝트 내용에 집중하기 힘든 점이 있다.
그리고 복잡하고 큰 규모의 프로젝트라도 기획 초기 단계에 마인드 맵과 아웃라이너를 이용하여 기초안을 작성 후, 전문적인 프로젝트 관리 프로그램으로 이전하여 관리하는 방법도 효율적일 수 있다.
