GTD 시스템의 구축과 운영의 기본이자 핵심이라고 주목받는 Capture(수집) 과정에 이어 진행하는 두번 째 단계가 Clarify(평가) 과정이다. 이전 GTD 시스템 절차에서는 Process라는 이름으로 표기되었지만, 현재 보다 명확하게 Clarify로 명명된 것으로 보인다.
Clarify 과정의 수행에 앞서 유의할 점은, 여러 GTD 프로그램에서-특히 OF3의 경우도-Clarify 과정과 다음 Organize 과정이 단계적 구분을 명확하게 나눠 수행하기 어렵다는 것이다. 그러므로 Clarify 단계의 목적이 수신함에 수집된 대상 가운데-GTD 시스템에서 관리되어야 할-일로서 평가된 대상을 다음 과정으로 이전하는 것이긴 하지만, OF3에서 이 과정을 이후 과정과 구분하여 진행할 것인지 혹은 통합하여 진행할 것인지에 대한 고민이 필요할 수도 있다. 그런 점에서 Clarify 과정과 Organize 과정은 OF3 사용자가 지향하는 GTD 시스템의 운용 방향에 따라 선택되어 질 수 있다.
그렇더라도 OF3의 기능적 구분이 아닌 GTD 프로그램으로서의 관리적 측면에서 구분할만한 필요성과 효용성은 충분하다고 보기 때문에, 일단 구분하여 적고자 한다. 그리고 이전 포스팅에서 따로 언급했지만 Clarify 과정과 Organize 과정 그리고 이후 GTD 시스템 운용 과정을 빠른 시간 내 정확하게 진행하기 위해서는 먼저 현재 진행 중이거나 앞으로 계획 중인 일과 프로젝트를 평가하기 위한 명확한 기준이 필요하다.
Clarfy 과정은 GTD 시스템에서 수집된 일을 사용자의 관리 기준에 의해 평가하여 관리될 만한 그리고 관리될 가치가 있는 일을 골라내는 것이다. 즉 주변의 많은 일 가운데 모든 것이 굳이 OF3에서 입력하여 관리될 필요는 없다. 이에 대한 결정이 사용자의 몫이긴 하지만 사용자 스스로 자신의 일상이나 업무에 대한 명확한-비록 자주 바뀔 수 있더라도-판단을 할 수 있어야 한다.
OF3에서 Clarify 과정은 GTD 시스템에서 관리될만한 일인지의 구분 그리고 새로운 관리 항목인지 혹은 기존 관리 항목과 연관된 항목인지에 대한 기본적 구분을 위한 평가를 한다. 즉 이런 평가 기준에 따라 수집된 수 많은 대상들이 삭제되거나 OF3를 벗어나 다른 관리 시스템으로 이전될 수도 있다.
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먼저 OF3의 수신함에 수집된 각 항목에 대하여 일, 즉 실행 가능한 대상인지 또는 그 대상이 향후 실행 가능한 요소를 필요로 하는 지를 평가한다. 이 과정은 사용자에 따라 실행 가능한 대상을 먼저 선택하는 경우와 반대로 실행 불가능한 대상을 먼저 선택하여 버리는 경우로 구분할 수 있는데, 개인적으로 후자를 적극 선호한다.
평가 대상에 대한 명확한 실행 요소가 즉각적으로 떠오르지 않는다면, 실행 불가능한 대상으로서 버려질 것인지 혹은 참고자료로 보관할 것인지를 역시 즉각적으로 판단한다. 물론 즉각적이란 표현은 시간적 기준을 말하는 것이 아니라 내용적으로 절차적으로 후속 과정이 머리 속에 그려지느냐에 관한 것이다. 때문에 그런 사항이 불명확하다면 즉시 삭제한다. 만일 주요한 사안을 실수로 삭제될까 걱정할 염려는 없다. 정말 주요한 사안이라면 곧 자신의 실수를 깨닫게 된다.
1. OF3의 수신함에서 선택한 평가 대상이 실행 할 수 없는 혹은 실행 여부가 불명확한 사안이라면 즉시 다음의 각 조치 가운데 하나를 결정한다.
- 즉시 삭제(Delete) - OF3는 기본적으로 별도의 휴지통 기능이 없기 때문에 삭제된 항목이 따로 보관되는 영역, 즉 휴지통이 없다. 하지만 삭제된 대상은 화면에서 보여지지 않을 뿐 해당 폴더에 삭제된 채로 그대로 남아 있다. OF3의 모든 항목 보기를 하면 삭제된 대상이 최종 위치했던 곳에 그대로 나타난다.
- 참고 자료(Reference) 이동 - 실행이 요구되는 일은 아니지만 내용적으로 현재 혹은 향후 활용성이 있는 자료로 평가된다면, 별도 보관 장소로 이동한다. OF3에 이를 위한 폴더를 생성하여 관리하거나 컴퓨터 시스템의 다른 폴더나 별도의 관리 프로그램을 사용할 수도 있다.
- 만일 OF3에 참고 자료로 폴더를 만들고 관련된 자료에 태그 등을 지정하여 관리하고자 하면, 이동 과정은 Clarify 단계에서 진행할 지 혹은 다음 Organize 단계에서 진행할 지 결정할 필요가 있다. 다른 외부 관리 프로그램으로 이동할 경우에는 Clarify 단계에서 바로 해당 프로그램으로 이동하는 것이 좋다. OF3에서 참고 자료로 평가된 경우에도, 일단 수신함을 벗어나 별도 폴더로 옮길 수 있도록 한다. 마찬가지로 태그를 이용하여 참고 자료로 구분할 경우에도 Reference와 같은 태그를 지정한 후 별도 폴더로 옮기는 것이 좋다. 그렇지 않으면 Clarify 단계를 마치고 다음 Organize 단계를 기다리고 있는 업무 관리 항목과 함께 처리해야 하지만 쉽지 않은 방법이다.
- 더불어 미래 활용성을 기대하고 참고자료로 관리(보관) 되지만, 현실적으로 외부의 시야에서 벗어난 곳으로 옮겨지고 나면 효용성은 크게 낮아질 수 있다는 점을 항상 염두에 두어야 한다. 일부러 찾으려 애를 쓰지 않으면-존재한다는 것을 알면서도-관심과 노력에서 멀어질 수 밖에 없다. 때문에 정기적으로 보관함을 점검하여 일정 기간 활용되지 않은 자료는 유지 여부를 검토해야 한다. 물리적 대상이라면 그 심각성을 쉽게 인식하여 조치를 취하는 등의 대응이 훨씬 수월하지만 컴퓨터 시스템에서는 그런 기대가 유지되기 힘들뿐더러, OF3와 같은 프로그램은 전체 컴퓨터 시스템 운영 환경 측면에서도 골치거리로 전락할 수 있다.
- 대기 목록(Incubate/Someday) 이동 - 즉시 삭제를 결정하기 모호하거나 참고 자료로 보관할 필요성도 모호하며 그리고 일로서 관리될 가능성도 있지만, 아직 여타 조건이 명확하게 드러나지 않아 일로서 실행 내용이나 목적이 명확하지 않으나 상대적으로 중요성이 있는 대상을 일단 옮겨 향후 재검토할 수 있도록 한다. 대기 목록 대상은 내용에 따라 대략 두 가지로 구분한다.
- 특정 날짜가 되어야 실행 여부가 결정 되는 대상 - 해당 날짜에 대상을 재평가하여 실행 항목으로 이전 여부를 확인할 수 있도록 날짜로 지정한다. OF3의 별도 폴더나 달력 등에 기록한다.
- 향후 실행 가능성을 검토할 주요 대상 - 정해진 날짜가 없기 때문에 실행 항목으로 이전 평가를 정기적으로 점검한다. 하지만 사전에 정한 일정 점검 횟수나 기간이 지난 대상이라면 삭제한다.
이상과 같은 실행 항목이 아닌 대상의 관리에서 주의해야 할 것은 참고자료 폴더나 대기 목록을 평가하기 모호한 즉 이도저도 아닌 애매한 대상을 임시로 저장하는 곳으로 사용해서는 안된다는 것이다. 가능하면 참고 자료나 대기 목록으로 이동 역시 냉정하게 평가하여, 막연한 기대나 희망 보다는 현실적 활용성을 기준으로 OF3를 운용할 필요가 있다.
2. OF3의 수신함에 있는 대상에 대한 삭제 등 비 실행 요소로서의 평가가 끝나면, 다음과 같은 몇 가지의 실행 가능한 대상만 남아 있다. 우선 즉시 실행 가능한 대상이라고 평가된 항목은 바로 실행하도록 한다. 그리고 실행을 위한 준비나 조건에 충족되어야 할 수 있는 일은 OF3의 관리 체계로 이전되어 단일 항목인지 혹은 프로젝트 관련 항목인지에 따라 구분되어 저장된다. 프로젝트는 GTD 관리 체계에 있어 매우 주요한 구조로서 여러 일들이 연결되어 하나의 일이 완료된 이어진 다음 실행 항목(Next Action)이 순차적 혹은 병령적으로 대기하고 있다. 실제 OF3의 효율적 활용은 프로젝트의 구조와 구성을 어떻게 하느냐에 따라 결정된다고 해도 과언이 아니다.
단일 실행 목록이나 프로젝트로 이전 혹은 신규 프로젝트 생성 과정에서 주요하게 생각해야 한 사안은, 실행 목록 혹은 프로젝트 요소는 분명하지만 실행 결과에 대한 성공적 완료나 실패에 따른 대응이 불필요한 실행 항목은 OF3에서 관리될 수 필요가 없다는 것이다. 예로 특정 날짜외 시간에 친구들과 식사를 참석하거나 영화를 보는 사안이 있다면, 오고 가고 그리고 모임을 위한 여러 준비가 필요할 수 있지만 모임의 참석 여부 혹은 참석에 따른 결과가 현재 진행중인 업무와 관계없다면 굳이 OF3에서 관리되어야만 할 사항이 아니라는 것이다. 이러한 약속은 책상 위 달력이나 달력 프로그램에서 관리하는 것으로 충분하다. 다행스럽게도 OmniFocus 2 이후부터는 macOS(Mac OS X)의 달력에 기록된 일정을 예측 화면에서 확인할 수 있기 때문에 달력을 보지 못해 약속 시간을 놓칠 염려는 없다.
- 즉시 실행(Do It) - 후속 실행 항목, 즉 행동이 필요치 않으면서도 즉시 처리가 가능한 일은 바로 실행하고 수신함에서 완료 표시로 마무리 한다. GTD 시스템에서는 약 2 분 정도의 짧은 완료가 가능하다면, 즉시 실행이 가능한 일은 별도의 관리 체계로 이전하지 말고 바로 처리하라고 권장하고 있다. 물론 2 분이란 짧은 시간을 의미하는 예의 기준이며 실제로는 사용자마다 그리고 상황에 따라 다르지만, 3분 이상을 초과하지 않는 것이 좋다. 만일 즉시 실행 시간을 5분 정도로 했다면, 수집 대상이 많을 경우 전체 Clarify 과정이 오래 걸릴뿐 아니라 실제 실행 시간이 5분 이상을 초과할 가능성이 매우 크다. 5분 이상 지속되는 일은 중단하거나 지속하기를 결정하기 매우 모호한 상태를 만들 수 있다.
- 위임(Delegate) 항목 - 실행과 그에 따른 기대한 결과가 요구되는 일이지만 자신이 할 수 없거나 혹은 다른 사람이 하고 있는 일로서 그 결과만을 확인해야 하는 경우라면 해당 조건에 부합되는 사람이나 다른 팀에게 일을 위임하거나 위임된 일의 실행 결과를 기다리면서 결과에 따른 다음 실행 항목을 준비한다. 문제는 OF3에서는 위임된 일의 경우 일반적 점검 항목이 아니기 때문에 관리 단계에서 정기적으로 점검해야만 한다. 위임된 일에 대한 관리는 별도의 위임 목록을 생성하거나 또는 현재 프로젝트 내에서 태그를 이용하여 관리할 수도 있다.
- 이미 위임된 일이라면 위임 폴더로 이동하거나 위엄 태그를 설정하면 되지만, 즉시 실행 항목과 마찬가지로 짧은 시간에 위임 처리를 할 수 있는 일은 전화나 E-메일 혹은 다른 소통 체계를 통하여 가능하면 바로 진행할 수 있도록 노력할 필요도 있다.
- 위임된 업무는 그 결과의 확인 여부 방식에 따라 사용자가 직접 확인해야 하는 사안과 결과가 사용자에게 통보되는 사안으로 구분할 수 있는데, 전자의 경우는 단순히 위임 폴더나 태그 지정 후 정기적인 검토가 필요한 반면 후자의 경우는 정기적 검토가 필요 없는 것은 아니지만 결과의 통보가 정상적 업무 처리 과정이라는 점에서 단순한 위임과는 구별되어 관리될 필요도 있다. 예로 전자 Delegate 태그로 지정하여 별도 항목으로 관리할 수도 있고, 후자는 Waiting 태그로 구분하여 현재 진행 항목으로 관리할 수도 있다.
- 지연(Defer) 항목 - 실행 항목은 분명하지만 아직 특정 실행 날짜가 결정되지 않았거나 사전 요건이 충족되지 않아 본의 아니게 지연 되고 있는 항목이다. 지연 항목이 대기 목록의 대상과 다른 점은 이미 실행 여부 및 요소가 결정되어 있기 때문에 상대적으로 시간 제한 없이 기다릴 자격을 가지고 있다는 것이다. 즉 앞서 대기 항목과 다른 점은 별도의 공간으로 이전하는 것이 아니라 현재 진행중인 업무 목록과 프로젝트로 이동 된다는 점에서 큰 차이가 있다. 단순하게 보자면 잠시 실행이 보류된 상태일 뿐이며 곧 개시가 가능한 상태가 유지되고 있는 것이다.
- 만일 실행 가능 일이지만 명확한 사전 조건은 없고 결과에 대한 기대 역시 주요하지 않은, 즉 앞서 언급한 친구와의 식사 약속 등과 같은 실행 항목 역시 Defer 항목으로 관리 한다면, OF3가 아닌 달력 등에 기록될 수 있도록 한다.
- 단일(Single)/프로젝트(Project) 항목 - GTD 시스템의 가장 중요한 관리 항목이면서 OF3에서도 가장 핵심적으로 관리해야 할 요소이다.실행을 위한 날짜와 시간이 명확하면서 현재 진행 중 업무로서의 개별 실행 항목이거나 여러 개의 일로 구성된 프로젝트의 세부 항목으로 평가되는 대상이다. 개별적 업무 항목이라면 개별 목록으로, 진행 중 프로젝트에 관련된 항목이라면 해당 프로젝트로 이동을 될 수 있다.
이상 OF3의 수신함에서 실행 항목으로 다뤄지고 있는 위 네 가지 대상에 대한 평가가 완료되었지만, 아직 OF3의 정리(모든 항목을 해당 위치로 이동) 버튼이 눌러지지 않은 상태이다. 이 정리 버튼은 앞서 평가한 사안에 대한 정확한 분류 및 구성 과정이 완료된 이후 눌러져야 한다. 즉 OF3에서는 수신함에서 Clarify 과정과 Orgazine 과정이 함께 이뤄지게 된다.
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참고로 앞서 설명한 내용으로 현재 OF3에서 아래와 같은 디렉토리와 태그 형식으로 구성될 수 있다. 개인적으로 OF3의 태그 항목은 영어를 사용한다. 개인적으로 오랜 OmniFocus 사용 경험에 비춰 컨텍스트로 태그 입력이나 지정이 한글보다 효율적이었기 때문이다. 그리고 OF3의 작업 환경 구성에서 태그를 먼저 설정하기도 하지만, 이런저런 경험에 비춰 볼때 실제 운용을 하면서 필요한 사안마다 생성하는 것이 더 효과적이라고 본다.
* 프로젝트 화면에서의 디렉토리 구성
- Miscellaneous - 단일 목록
- Works - 폴더
- Project 1 - 순차적 디렉토리
- 업무 항목 1-1
- 업무 항목 1-2
- Project 2 - 순차적 디렉토리
- 업무 항목 2-1
- 업무 항목 2-2
- Project 1 - 순차적 디렉토리
- Home - 폴더
- Project 3 - 병렬 디렉토리
- 업무 항목 3-1
- 업무 항목 3-2
- 업무 항목 3-3
- Project 3 - 병렬 디렉토리
- Personal - 폴더
- Someday(대기) - 단일 목록
- Reference - 단일 목록 ➝ 참고 항목은 별도 프로그램, Devonthink Pro로 이동
* 태그 화면에서의 태그 구성
- Home
- Office
- School
- Errand
- Errand: Contact
- Errand: Shopping
- Computer
- Phone
- Car
- Waiting
- Defer(지연)
- Delegated(위임)
