GTD를 접한 이후 가장 혼란스러워 개념 혹은 방식이 프로젝트 구성에 관한 것이었다. 쉽게 생각할 수도 있겠지만 일상에서 프로젝트라는 용어가 가지는 의미로 인한 GTD의 프로젝트에 대한 오해가 생길 수도 있다. 단순하게 보자면 GTD의 프로젝트는 같은 목표 달성을 위해 필요하고 계획한 업무 그리고 업무의 세부적 행동의 집합이다. 프로젝트의 이름은 일반적으로 생각하는 거창한 목표 달성이 될 수도 있으며 일상의 소소한 일이 되기도 한다. 필요에 따라 거창한 목표를 가진 프로젝트 아래에 수 많은 업무나 행동들이 모여 있을 수도 있고 보다 상세한 목표를 가진 여러 프로젝트로 나뉠 수도 있다. 당연히 프로젝트 안에 세부 프로젝트가 포함될 수도 있지만, 이러한 경우 세부 프로젝트의 목표는 최종 프로젝트가 가지는 목표에 비해 좀더 일상적일 수 있다. 다시 말해 세부 프로젝트는 완료 후에도 목표 달성이라는 의의를 찾기 힘들 수도 있다. 그러므로 개별 프로젝트들을 관리할 것인지 하나의 큰 프로젝트를 관리할 것인지가 중요한 문제가 될 수 있다.
그러므로 프로젝트의 이름 역시 업무나 일의 표현처럼 목표 달성을 명확하게 확인할 수 있도록 명명되어야 한다. 만일 명확하게 표현될 수 없다면 이러한 대상은 별도의 관리 그룹을 만들어야 한다. 프로젝트가 아닌 업무나 일의 집합은 프로젝트와 달리 시작과 끝의 기준이 없을 수 있다. 예로 ‘건강을 위해 운동하기’라는 프로젝트를 만들었다면 GTD에서는 이에 대한 시작과 끝 그리고 평가를 할 수 없다. 때문에 ‘올해 체중 10Kg 감량하기’처럼 구체적으로 표현되고 이를 위한 상세 행동들이 포함된다면 GTD의 프로젝트가 된다.
그렇다면 일상의 직장 등에서 다뤄지는-거창한-프로젝트는 GTD에서 어떻게 다루어 질 수 있는가? 답은 이런 프로젝트는 GTD에서 다뤄지지 말아야 한다는 것이다. GTD의 프로젝트는 딱히 정해진 기준은 없지만 크기와 시간에서 제한적이라고도 할 수 있다. 때문에 직장이나 단체에서의 프로젝트를 GTD 체계에서 다루기에는 범위나 변수가 너무 많다. 이러한 프로젝트들은 심하게는 시간 단위로 진척 상황을 확인해는 하는 경우도 적지 않으므로 GTD 체계로 대응하기에는 부족한 면이 크다. 실제로 이러한 프로젝트는 별도의 프로젝트 관리 프로그램이나 관리 팀에서 주도하는 것이 정상이다. 개인의 입장에서는 그 가운데 사용자에게 주어진 세부적인 업무를 자신의 GTD 시스템에서 관리할 수 있다.
GTD의 프로젝트가 주는 용어적 부담감으로 인해 프로젝트의 구성이 어렵게 느껴질 수 있다. 하지만 GTD는-우리가 익히 알고 있고 이야기하는-프로젝트 관리 도구가 아니다. 다른 더 좋은 표현이 있을 지는 모르겠지만 단지 하나의 목표를 위한 같은 수준의 업무 집합체로 이해해야 한다. 종종 GTD에서 10년 20년 후의 달성 목표를 프로젝트 이름으로 정하는 경우도 있지만 이것은 세부적인 업무들의 집함체라기 보다는 시각적으로 목표를 확인하는 수단 정도의 역할을 하는 수준이라고 생각하면 된다.
