Things: Things 리스트의 이해

의도했는지는 몰라도 Things는 애초 GTD 프로그램으로서 발표되지는 않았다. 하지만 OmniFocus나 iGTD와 같이 복잡한 인터페이스를 가진 프로그램들에 비해 Inbox, Today, Next, Scheduled 그리고 Someday로 구분된 디지인과 멀티 태그의 편의성으로 단숨에 최고의 GTD 프로그램으로 평가되었고 현재까디고 가장 사용자가 많은 GTD 프로그램의 하나가 되었다.

현재 Things 2.1이 출시되었는데 내부의 각 항목 리스트는 초기와 크게 다르지 않은데, OmniFocus에 비하여 단순하면서도 내부적으로 일의 관리가 효율적으로 진행되도록 체계가 잘 잡혀있다.

• Inbox - 새로운 일의 수집함
• Today - 오늘 수행 할 일의 목록
• Next - 향후 수행 할 일의 목록
• Scheduled - 수행 일자가 정해진 일의 목록
• Someday - 수행 여부가 정해지지 않은 일이나 자료의 목록
• Projects - 진행 프로젝트의 목록
• Area of Responsibility - 책임 범위에 따른 일의 구분을 위한 폴더
• Contact - 위임 목록
• Logbook - 완료된 일의 목록

Inbox에 수집된 항목들 중 특정 날짜에 수행되도록 지정된 일들은 Scheduled 리스트로 보내져서 관리된다. Due Date가 오늘 날짜가 되면 Today 리스트에 할 일이 나타나며, 일정이 정해지지 않은 모든 일들은 Next 목록에 저장된다. 정확한 날짜가 정해지지 않았다는 면에서 Next와 Someday가 유사할 수 있지만, Next는 실행 예정인 일의 목록인 것에 비해 Someday는 아직 실행 여부가 결정되지 않은 일과 일이 아닌 사안들의 목록이다. 때문에 일로서 실행 여부가 결정되었다면 Next 목록으로 이동시킨다. 이러한 단순한 기능이지만 각 폴더 및 목록 간의 이동이 자동적으로 이뤄지기 때문에 할 일 목록의 관리와 실행 여부의 판단을 직관적으로 운용할 수 있다. 하지만 Things는 다른 GTD 프로그램들과 달리 계층적 프로젝트 관리를 지원하지 않으며, 또한 각 목록 내에서 일의 순서도 일정에 따라 자동으로 정렬되지 않는다. 때문에 유일하게 계층적 관리를 할 수 있는 방법이 Area of Responsibility를 이용하여 범위 별로 프로젝트와 할 일을 구분하는 것이다. Things에서 일의 위임은 Address Book의 정보에 직접 위임할 일을 지정하고 관리하는 방법을 사용한다. PS. Things 2로 업그레이드되면서 클라우드 서비스나 새로운 Siri를 이용한 기능 등이 강화되었지만 여전히 계층적 디렉토리 기능을 기대한 입장에서는 아쉬움이 많다.

Things: 멀티 컨텍스트의 매력

CulturedCode의 Things는 아직 정식 버전이 출시되기 이전이지만, OS X 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 가장 선두에 있는 프로그램으로 iGTD와 OmniFocus와 비교된다. Things를 사용하게 되면서 느낄 수 있는 가장 큰 특징은, Things가 명확하게 GTD 스타일을 따르지 않는 GTD 프로그램이라는 것이다. 우선 컨텍스트와 프로젝트 화면의 구분이 없다는 점에서 다른 프로그램들과 가장 큰 차이를 보여준다. 그리고 이러한 차이는 바로 Tag의 활용을 극대화하므로 써 극복하거나 혹은 유연하게 활용할 수 있도록 해 준다. 즉, Things는 컨텍스트가 고정된 조건으로 지정되지 않을 수도 있다는 점에서 특히 회사나 가정 혹은 개인 일정이 뒤섞여 사는 우리나라 사람들에게 잘 어울린다고 생각된다.

GTD의 컨텍스트는 행동의 수행될 수 있는 가장 주요한 조건 중의 하나이다. 우리가 중요하고 가치있는 행동이라는 실천할 수 없는 상황이라면, 고려 대상에서 제외되는 GTD의 특정은 하나의 행동이 여러 군데에서 실행 혹은 검토되어야 하는 경우가 많은 우리나라 사람들에게는 어느 하나만의 컨텍스트를 지정하는 것은 매우 어려운 문제로 생각된다-이것은 정도의 차이가 있겠지만 다른 나라의 경우도 마찬가지라고 생각된다. 이럴 때 Things는 하나의 행동에 요구되는 장소, 환경, 도구 그리고 대상을 하나의 이상으로 태그로 지정할 수 있다. 예를 들어 하나의 행동이 회사와 집에서 선택할 수 있는 경우이거나 혹은 두 위치 간의 연속적인 진행이 필요하다면, iGTD나 OmniFocus에서는 이러한 조건 중 가장 중요하고 모든 하부 컨텍스트를 포괄하는 상위 컨텍스트를 생성해야만 한다. 하지만 Things에서는 아래와 같이 태그 내에 또 다른 태그를 적용할수 있는 계층적 구조의 멀티 태크 기능을 이용하여, 예를 들어 각각의 장소를 컨텍스트로 설정하고 입력한 행동에 대하여 둘 이상의 태그를 멀티 컨텍스트로 지정할 수 있다.

이러한 멀티 태그는 컨텍스트 뿐만 아니라 행동의 중요도나 연관된 인물(아직 Things는 Address Book과는 연동되지 않기 때문에)등 필요한 모든 정보의 객체를 다룰 수 있기 때문에, GTD 프로그램에서 사용자가 느낄 수 있는 초기의 부자연스러움에 대한 극복이나 다양한 정보의 입력 기능으로 활용할 수 있다.

하지만 너무 많은 태그를 할당하게 되면 오히려 각 행동의 실천 여건에 검토가 주요한 조건이 되어 본의아니게 스트레스의 원인이 될 수 있다. GTD 프로그램의 선택에 있어 다양한 기능과 사용 편의성을 선택함에 있어 iGTD와 Things의 비교에서 Things를 쉽게 포기하지 못하는 이유가 바로 이러한 멀티 컨텍스트의 편리함 때문이다. 만일 이러한 멀티 태그로 인해 좀더 명확한 컨텍스트이 필요한 경우에는 Area (of Responsibility) 폴더를 이용하면 편리하다. 그러나 Things의 멀티 태그 기능의 유용성을 떠나 실질적으로 효과적인 GTD 라이프 구현을 위해 필요한 기능인가에 대한 판단은 결국 사용자의 몫이다. 즉, 멀티 태그 기능이 없어 제대로 된 GTD 스타일을 구현할 수 없다고하는 사람은 없을 것이라 본다.

GoalEnforcer

GoalEnforcer는 지금까지의 여러 플래닝 및 프로젝트 소프트웨어들과 같으면서도 다른 분위기를 제공하는 어플리케이션이다. 그리고 그 단순한 인터페이스 측면에서는 GTD 시스템에 적용할 때 매우 효과적이라고 볼 수도 있을 것 같다.

하나의 프로젝트를 지정하는 원을 생성하고 이를 수행하기 위해 행동이나 행동의 그룹의 원을 순차적으로 생성하여 프로젝트를 중심으로 배치한다. 그리고 각 원에는 시간, 진행 상황 등을 설정하여 운용할 수 있다. 각 항목의 진해 상황을 리스트나 그래프로 확인할 수도 있다. GoalEnforcer는 사용함에 있어 특별한 사항을 배울 필요 없을 만큼 간단하다.

Mail.App: 스마트 메일박스 활용

내가 사용하는 Mail.App는 OS X의 포함된 메일 클라이언트로 윈도우즈의 Outlook Express나 Office Outlook의 메일 클라이언트 기능에 대응되는 제품이다. Outlook의 경우 많은 POP, IMAP, HTTP 등 다양한 메일 서버를 지원하고 메일 클라이언트 용도로는 꽤 훌륭하고, 또한 일정 관리, 할 일, 주소록에 포함된 정보와의 상호 운용성도 뛰어나다. 하지만 비싼 돈주고 사는 제품으로서 이정도는 당연하다. 그럼에도 난 윈도우즈 환경에서도 Mozilla의 Thunderbird를 사용한다. 내게 있어 Outlook의 메일 클라이언트는 필요한 다양한 용도에 적용하기가 너무 불편하고, 또한 시스템 자원이 넉넉치 않은 환경에서 너무 무겁다.

이에 반하여 OS X의 Mail.App은 GTD 시스템 구축이라는 측면에서 매우 효율적이다. 특히 사용자가 생성할 수 있는 메일 폴더는 물론 스마트 메일박스를 이용하게 되면 Mail.App 자체만으로 GTD 시스템의 역할까지 수행할 수 있다. Mail.App를 GTD 시스템으로 활용함에 있어 가장 주요한 기능은 메일박스와 스마트 메일박스라고 볼 수 있다.

특히 스마트 메일박스는 메일 자체의 이동없이 Mail.App의 각 메일에 지정된 여러가지 항목 그리고 그에 대한 조건을 이용하여 내가 원하는 모든 경우에 적합한 메일 만을 보여줄 수 있게 때문에 GTD 시스템에서 요구되는 컨텍스트나 행동 관리 측면에 완벽하게 적용할 수 있다. 만일 Mail.App에 보다 많은 유연성을 추가하고 싶다면, MailTags ($29.95)라는 플러그-인 소프트웨어를 사용할 수도 있다.

나의 경우는, 오늘 날짜에 처리해야 할 일에 대하여 Today라는 스마트 메일박스를 생성하고, 중요하다고 깃발 표시를 한 경우에 대한 메일 만을 따로 Flagged라는 스마트 메일박스로 관리한다. 그리고 진행 중인 주요한 프로젝트와 별도로 관리되어야 할 컨텍스트에 대한 스마트 메일박스를 운용하고 있다. 그리고 Address Book과 연동하여 특정 그룹이나 지역에서의 메일도 별도로 확인할 수 있으며 이러한 것은 일반적으로 받은 메일에 뿐만 아니라 보낸 메일 혹은 휴지통에 있는 메일들에도 함께 적용할 수 있다.

물론 언급한 기능들이 Mail.App만에 있는 것은 아니다. 하지만 사용자가 제대로 쉽게 쓸 수 있도록 해주어야 하는 것도 아주 중요한 기능의 하나라고 본다. 인터넷에서는 Maill.App의 스마트 메일박스를 이용한 GTD 시스템 운용에 대해서는 매우 많은 정보를 얻을 수 있다.

• Merlin Mann, Some handy Mail.app Smart Mailboxes