OmniFocus 3의 수신함이 일거리(정확히는 일거리 후보)로 가득 채워졌다면 다음 과정은 Clarify, 평가 단계의 진행이다. 물론 OF3의 수신함이 물리적 공간이 아니기 때문에 수집 이후의 모든 과정 역시 수신함에서 진행된다. 하지만 이후 단계로 진행 전에 OF3의 원할한 운용을 위해 미리 염두에 두어야 할 사안을 생각해 볼 필요가 있다.
본 포스팅 내용은 OF3에 관한 사안이기도 하지만 전체적인 GTD 시스템의 구축과 운용에 관한 사안이기도 하다. 먼저 간단한 사안부터 적자면, OF3를 GTD 시스템을 운용함에 있어 관리 구조를 어떻게 구축할 것인가에 관한 것이다.
- 관리 구조의 선택
컴퓨터 프로그램으로서 OF3는 계층적 구조를 가진다는 것 외 다른 특별한 관리 구조가 있는 지 의문이 들 수도 있다. 하지만 예로 사용자가-직접 실행해야 하는 일이 아닌-타인에게 위임된 일들을 어떻게 관리할 것인지에 따른 운영 즉 관리 구조에 큰 차이가 난다. 일반적으로 OF3에서는 다음 몇 가지 방법을 적용할 수 있다.
- 풀더 관리 - 예의 위임된 일로 평가 되어 진행 중인 항목을 OF3의 프로젝트 공간에 별도로 작성된 위임 폴더로 이동해서 다른 일과 구분하여 관리하는 방법이 있다. 좀더 과감하게-복잡한-트리 구조의 폴더로 유사 사항들을 관리할 수도 있을 것이다. 그리고 정기적으로 위임 폴더 내의 위힘 사항들의 진행 현황이나 완료 여부를 확인한다. 별도 폴더를 사용하는 구조는 OF3의 일반적 항목과 다른 관리 요소를 구분하여 관리한다는 점에서 효과적이라고 볼 수 있다.
- 태그 관리 - 예의 위임된 일이나 대기 항목을 위한 별도의 폴더를 생성하지 않고, OF3의 일반적 구조의 개별 목록이나 프로젝트 내에 있으면서 ‘위임’ 이라는 태그(혹은 컨텍스트)를 지정하여 다른 항목과 동일한 수준에서 관리하는 것이다. 그리고 OF3의 태그 화면에서 위임 태그 목록에서 위임된 일의 진행을 관리할 수 있다.
- 외부 관리 - 상대적으로 부담이 가는 방법이지만 경우에 따라 위임된 일과 같은 항목들을 OF3에서 직접 관리하지 않고 외부에 별도 목록이나 일정표 혹은 다른 프로그램에서 관리하는 방법도 있다. 이 경우는 협업이 많은 프로젝트 보다는 개별적 위임 사항이 많은 업무가 있다면 더 적합할 수 있다. 특히 업무와 관련되어 외부적 관리가 필요한 경우가 많다면 별도의 관리 프로그램을 운용하는 방법도 나름 효과적이라고 보며, 몇몇 어플리케이션의 OF3와 연동도 가능할 수 있기 때문에 필요와 상황에 따라 충분히 선택할 수 있는 방법이다.
어느 경우를 선택하느냐에 OF3 사용자의 상황과 판단에 따라 다르겠지만, 효율성을 기대하면서 폴더와 태그 등 여러 방법을 조합하여 사용하는 것은 결과적으로 관리 부담이 증가와 함께 GTD 시스템의 일관성 유지에 어려움이 많을 수 있다는 점에서 좋은 방법이 아니라고 본다.
이어서 좀더 복잡하고 심각한 사안을 적자면, OF3의 모든 항목을 평가하고 분류하기 위한 전체적인 업무 관리의 기준과 세부적 프로젝트의 관리 기준을 명확하게 수립하고 이해하는 것이다. 만일 OF3를 일상적 업무 관리나 일정 관리 용도로 사용한다면 이러한 사안에 대한 고민이나 생각은 크게 주요하지 않을 수 있겠지만, GTD 프로그램으로 운용에서는 반드시 사전에 정리해두어야 할 내용이다.
- 관리 기준의 이해와 적용
GTD 시스템에서 수집함에 모인 대상들에 대한 Clarify 및 Organize 과정을 빠른 시간 내 그리고 정확하게 진행하기 위해서는 이러한 평가 과정을 정확하고 신속하게 판단할 수 있는 기준이 필요하다. 그리고 이 기준은 GTD 시스템의 운용을 통하여 사용자가 궁극적으로 얻고자 하는 목적과 개별 프로젝트의 목표에 명확한 인식에 기반한다.
사실 실행이 요구되는 모든 일에-비록 목적과 목표에 대한 인식이 명확함에도-객관적이고 합리적인 평가를 한다는 자체가 쉬운 일이 아는 것은 분명하다. 하물려 그런 기준이 없거나 그 인식이 모호하다면 조금만 애매한 성격의 일도 정확하게 평가 요소를 지정하기란 어려울 수 밖에 없다.
하지만 수신함에서 특정 항목이 가야할 목적지(폴더)나 목에 다른 이름(태그)를 걸고 다른 이들과 섞여 잘못된 곳과 잘못된 일로 처리될 위험에 처하게 되고 더불어 그런 상황을 인식하고 같은 처지의 친구들이 늘어나게 되면 OF3의 신뢰성에 큰 의문을 느끼게 될 수 있다.
단순하게는 볼때 하나의 프로젝트 그리고 하나의 일에는 반드시-우리가 인식하지 못하는 경우도 있긴 하지만-목적과 목표가 존재한다. 일반적으로 일의 실행에 따른 성공적 결과에 대한 기대 혹은 예측이라고 할 수 있다. 개별적인 일들의 집합체인 프로젝트의 목적과 목표는 보다 거창하거나 그 결과에 따른 파장이 상대적으로 클 수도 있다.
OF3를 비롯한 어떤 GTD 프로그램을 사용하더라도 이러한 목적과 목표 나아가 GTD 시스템에서 관리해야 할 범위를 설정해야 하고, 또한 지속적으로 점검할 필요가 있다. 주요한 사항이라고 언제나 우리가 기억하고 인식하고 있다고 생각하지는 않는다. 평범한 단순한 일상의 힘은 우리의 예상대로 훨씬 강력하다.
- 일, 업무의 관리 가치
마지막으로 GTD 시스템에서 일은 실행, 즉 행동을 요구한다. 그러면서도 실행의 결과가 기대한 바대로 이어지도록 관리되어야 한다. 그런 점에서 단순히 실행만이 요구되는 일 혹은 실행하지 못한 경우 발생하는 문제 내지는 대응이 주요하지 않은 항목들은 굳이 OF3에 관리될 필요가 있는 지를 평가할 필요가 있다. 일반적으로 이런 항목은 단일 실행 목록으로 이전될 것이지만, 준비할 사안이 많거나 절차가 요구되는 경우에는 프로젝트로 관리될 수 있다. 하지만 과연 업무적 측면에서 OF3와 같은 GTD 프로그램에서 관리되어야 할 필요는 없다.
예로 친구와의 저녁 식사 약속이 있다면, 이런 일은 달력의 해당 날짜와 시간에 약속을 표기한 후 매일 달력을 확인하는 과정으로 남겨두어도 충분하다. 반면 업무와 관련한 미팅과 식사 일정이라면 단순한 모임에 참석하는 외에 여러 결과에 따른 조치가 필요할 수 있다. 이런 경우라면 OF3의 프로젝트 항목으로 관리될 수 있다.
이러한 측면에서 GTD 시스템을 구축할 때 특히 OF3나 Things와 같은 GTD 프로그램을 사용할 때 관리 구조나 태그 등을 사전에 설정하고 진행하는 것 안정된 시스템 운용에 도움이 될 수 있지만, 적용할 대상이 아직 명확하지 않은 상태에서 필요한 요소들을 사전에 설정하는 것에는 분명 한계가 있다. 때문에 시스템을 운용하기 시작하면서 관리 요소를 정확하고 필요한 만큼 구성하는 것이 효율적이지만, 수집 대상이 많아지게 되면 수집함을 비우는 후속 과정의 진행에 지쳐서 명확한 태그나 폴더 구성에 집중하지 못할 수 있다는 사실도 우려할만한다. 때문에 어느 경우든 하나의 과정은 일순간에 마무리 한다는 과한 욕심을 부르지 않는 것이 더 주요하다고 본다.
