Things

2008년 10월, CulturedCode의 Things가 아직까지 정식 버전으로 출시되지 않고 있다. 2007년 말 베타 버전 공개 이후, 정식 출시 예정은 2008년 봄이었으나 여름으로 그리고 가을로 미뤄졌었고, 2009년 1월 7일 맥월드 엑스포에서 버전 1.0 출시가 알려지고 있다. 거의 1년 가까운 출시 일정 연기로 인해 초기의 폭발적 인기가 식은 면도 있지만 여전히 GTD 프로그램 가운데 가장 많은 관심과 사용자를 확보하고 있다고 본다. 이러한 출시 예정 연기는 CulturedCode가 iPhone과 iPod Touch 버전 Things 개발에 집중하고 있기 때문이 아닌가 생각된다. 그럼에도 나의 Things에 대한 기대는 아직도 여전한데, 그 몇 가지 사항을 적고자 한다.

1. 멀티-태그 (Tags)

Things는 iGTD나 OmniFocus와 같은 맥킨토시용 GTD 프로그램에 비하면 GTD 원칙적인 기준에서 벗어나 보인다. Things에는 컨텍스트라는 GTD의 핵심 운용 요소가 빠져있는 것으로 보인다. 그러나 별도의 컨텍스트라는 요소가 없기는 하지만 하나의 일이나 프로젝트에 대하여 여러 개의 태그를 지정하고 이 태그 들 간의 조합으로서 컨텍스트의 역할을 수행하도록 한다. 이러한 Things의 멀티-태그 운용 방식은 기존 GTD 프로그램에서 반드시 하나의 일에 하나의 컨텍스트 가 지정되어야 한다는 문제를 해소할 수 있다. 즉, 멀티-태그를 이용하여 하나의 일이 여러 개의 컨텍스트에 지정될 수 있다. 실제 일 처리 과정에서 하나의 일을 하나의 컨텍스트에 종속시키는 것이 쉽지 않은 경우가 많다. 하나의 일에 위치 , 시간 혹은 형식 등 필요한 조건을 모두 지정하므로 써 유연한 업무 관리가 가능하게 된다. 또한 입력된 태그에 대한 자동 완성 기능이 제공되기 때문에 일관된 태그 사용에 도움을 주며, Things에는 시간이나 우선 순위에 대한 예가 이미 포함되어 있다. 특히 태그의 양이 많아지게 되면 유사한 태그들을 하나의 그룹을 묶어 계층적으로 관리할 수 있어 매우 편리하다.

2. FOCUS

Things에서도 GTD 시스템으로서의 시작은 수집함에서 시작된다. Inbox에서 직접 새로운 항목을 생성하거나 Quick Add 기능을 사용할 수 있다. 수집된 항목들에 대하여 태그, 내용, 마감일 그리고 미리 알림 기간 등을 정할 수 있는 GTD 시스템의 평가 및 관리 단계를 수행한다. Things는 별도로 컨텍스트를 지정하는 과정이 없기 때문에 기본적으로 Due Date에 기반한 실행 시기에 따라 분류되고, 각 항목들은 이에 따라 Next, Someday 그리고 Scheduled 폴더로 이동된다.

Next 폴더에는 Due Date가 지정된 관리 대상의 일들이 대기하고 있다가 오늘 날짜에 해당되는 일이 되면 자동적으로 Today 폴더로 이동된다. Someday 폴더에는 즉각적인 실행을 필요로 하지 않은 일들이 저장된다. Scheduled(이전 Postponed) 폴더에는 Today 혹은 Next 폴더에서 특정 날짜로 미뤄지거나 혹은 특정 날짜에 반복되는 일들이 저장되고 해당 날짜가 되면 Today 폴더에 나타난다.

3. Project & Area of Responsibility

프로젝트(Project) 는 하나의 목적이나 결과를 얻기위한 일들의 집합이다. 프로젝트 내의 일은 Next 폴더는 물론 Scheduled 폴더에 저장되어 있을 수 있다. 그리고 책임 영역(Area of Responsiblity)은 지속되어야 할 가치나 목표를 위한 관리 폴더로서 여러 개의 프로젝트와 일들이 함께 저장될 수 있다. 하지만 프로젝트와 달리 자동적으로 완료될 수는 없다.

특별히 Things는 다른 GTD 프로그램들과 달리 Area of Responsibility에 프로젝트 폴더가 이동되는 경우를 제외하고는 계층적 프로젝트 관리를 지원하지 않는다. 때문에 프로젝트와 책임 영역 폴더의 구분만으로 많은 일과 복잡한 구조의 업무를 관리하기에는 어려움이 있을 수 있다. 때문에 무엇보다도 정식 버전이나 향후에는 계층적 프로젝트 관리가 지원되길 기대한다.

4. People

특이하게 Things에서는 Mac OS X의 Address Book에 등록된 사람이나 회사를 팀 메이트(Team Mate)로 연결하여 일을 할당할 수 있다. 이를 통하여 GTD의 위임 기능을 매우 효율적으로 관리할 수 있다. 위임 시에 일일이 해당되는 사람이나 부서를 생성해야하는 것에 비해 매우 효과적이라고 본다.

5. iCal Sync

최근 업데이트된 Things의 iCal 싱크 기능은 Inbox, Today, Next 그리고 Someday라는 Focus의 각 폴더에 하나 혹은 그 이상의 iCal 캘린더를 동기화할 수 있다. 반대로 말하자면 Things는 iGTD나 OmniFocus처럼 iCal의 각 캘린더를 개별적으로 동기화할 수 없다. 그리고 OS X 10.5(Leopard)에서는 iCal과 Mail의 To Do 항목이 서로 공유되기 때문에 그리고 동기화된 Things의 Focus 항목들이 중복 복사되는 문제가 생기기도 했다. 이러한 경우, Things를 주 입력 도구로 사용하여 캘린더 항목을 관리해야만 한다. Today와 Next 폴더는 같은 항목을 다루고 있기 때문에 동시에 동기화할 필요가 없으며, 특정 태그를 가진 일들이 동기화되도록 설정할 수도 있다.

현재까지 정식 버전 출시 전이기 때문에 모든 기능들이 완벽하게 구현되고 있는 상태이지만 Things는 단순한 처리 구조와 이쁜 인터페이스로 계속 관심의 대상이 되고 있다. 하지만 기능적인 면에서 iGTD나 OmniFocus에 비해 상대적으로 부족하기 때문에 사용자에 따라 평가도 크게 엇갈리는 것 같다. 어쨌거나 2009년 1월의 정식 버전의 출시가 기대되며, 현재의 프리뷰 버전에서의 인기가 약 $50의 비용을 지불해야하는 상황으로 바뀔 때에도 그대로 지속될지 궁금하다.

Things: Things 리스트의 이해

의도했는지는 몰라도 Things는 애초 GTD 프로그램으로서 발표되지는 않았다. 하지만 OmniFocus나 iGTD와 같이 복잡한 인터페이스를 가진 프로그램들에 비해 Inbox, Today, Next, Scheduled 그리고 Someday로 구분된 디지인과 멀티 태그의 편의성으로 단숨에 최고의 GTD 프로그램으로 평가되었고 현재까디고 가장 사용자가 많은 GTD 프로그램의 하나가 되었다.

현재 Things 2.1이 출시되었는데 내부의 각 항목 리스트는 초기와 크게 다르지 않은데, OmniFocus에 비하여 단순하면서도 내부적으로 일의 관리가 효율적으로 진행되도록 체계가 잘 잡혀있다.

• Inbox - 새로운 일의 수집함
• Today - 오늘 수행 할 일의 목록
• Next - 향후 수행 할 일의 목록
• Scheduled - 수행 일자가 정해진 일의 목록
• Someday - 수행 여부가 정해지지 않은 일이나 자료의 목록
• Projects - 진행 프로젝트의 목록
• Area of Responsibility - 책임 범위에 따른 일의 구분을 위한 폴더
• Contact - 위임 목록
• Logbook - 완료된 일의 목록

Inbox에 수집된 항목들 중 특정 날짜에 수행되도록 지정된 일들은 Scheduled 리스트로 보내져서 관리된다. Due Date가 오늘 날짜가 되면 Today 리스트에 할 일이 나타나며, 일정이 정해지지 않은 모든 일들은 Next 목록에 저장된다. 정확한 날짜가 정해지지 않았다는 면에서 Next와 Someday가 유사할 수 있지만, Next는 실행 예정인 일의 목록인 것에 비해 Someday는 아직 실행 여부가 결정되지 않은 일과 일이 아닌 사안들의 목록이다. 때문에 일로서 실행 여부가 결정되었다면 Next 목록으로 이동시킨다. 이러한 단순한 기능이지만 각 폴더 및 목록 간의 이동이 자동적으로 이뤄지기 때문에 할 일 목록의 관리와 실행 여부의 판단을 직관적으로 운용할 수 있다. 하지만 Things는 다른 GTD 프로그램들과 달리 계층적 프로젝트 관리를 지원하지 않으며, 또한 각 목록 내에서 일의 순서도 일정에 따라 자동으로 정렬되지 않는다. 때문에 유일하게 계층적 관리를 할 수 있는 방법이 Area of Responsibility를 이용하여 범위 별로 프로젝트와 할 일을 구분하는 것이다. Things에서 일의 위임은 Address Book의 정보에 직접 위임할 일을 지정하고 관리하는 방법을 사용한다. PS. Things 2로 업그레이드되면서 클라우드 서비스나 새로운 Siri를 이용한 기능 등이 강화되었지만 여전히 계층적 디렉토리 기능을 기대한 입장에서는 아쉬움이 많다.

Things: 멀티 컨텍스트의 매력

CulturedCode의 Things는 아직 정식 버전이 출시되기 이전이지만, OS X 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 가장 선두에 있는 프로그램으로 iGTD와 OmniFocus와 비교된다. Things를 사용하게 되면서 느낄 수 있는 가장 큰 특징은, Things가 명확하게 GTD 스타일을 따르지 않는 GTD 프로그램이라는 것이다. 우선 컨텍스트와 프로젝트 화면의 구분이 없다는 점에서 다른 프로그램들과 가장 큰 차이를 보여준다. 그리고 이러한 차이는 바로 Tag의 활용을 극대화하므로 써 극복하거나 혹은 유연하게 활용할 수 있도록 해 준다. 즉, Things는 컨텍스트가 고정된 조건으로 지정되지 않을 수도 있다는 점에서 특히 회사나 가정 혹은 개인 일정이 뒤섞여 사는 우리나라 사람들에게 잘 어울린다고 생각된다.

GTD의 컨텍스트는 행동의 수행될 수 있는 가장 주요한 조건 중의 하나이다. 우리가 중요하고 가치있는 행동이라는 실천할 수 없는 상황이라면, 고려 대상에서 제외되는 GTD의 특정은 하나의 행동이 여러 군데에서 실행 혹은 검토되어야 하는 경우가 많은 우리나라 사람들에게는 어느 하나만의 컨텍스트를 지정하는 것은 매우 어려운 문제로 생각된다-이것은 정도의 차이가 있겠지만 다른 나라의 경우도 마찬가지라고 생각된다. 이럴 때 Things는 하나의 행동에 요구되는 장소, 환경, 도구 그리고 대상을 하나의 이상으로 태그로 지정할 수 있다. 예를 들어 하나의 행동이 회사와 집에서 선택할 수 있는 경우이거나 혹은 두 위치 간의 연속적인 진행이 필요하다면, iGTD나 OmniFocus에서는 이러한 조건 중 가장 중요하고 모든 하부 컨텍스트를 포괄하는 상위 컨텍스트를 생성해야만 한다. 하지만 Things에서는 아래와 같이 태그 내에 또 다른 태그를 적용할수 있는 계층적 구조의 멀티 태크 기능을 이용하여, 예를 들어 각각의 장소를 컨텍스트로 설정하고 입력한 행동에 대하여 둘 이상의 태그를 멀티 컨텍스트로 지정할 수 있다.

이러한 멀티 태그는 컨텍스트 뿐만 아니라 행동의 중요도나 연관된 인물(아직 Things는 Address Book과는 연동되지 않기 때문에)등 필요한 모든 정보의 객체를 다룰 수 있기 때문에, GTD 프로그램에서 사용자가 느낄 수 있는 초기의 부자연스러움에 대한 극복이나 다양한 정보의 입력 기능으로 활용할 수 있다.

하지만 너무 많은 태그를 할당하게 되면 오히려 각 행동의 실천 여건에 검토가 주요한 조건이 되어 본의아니게 스트레스의 원인이 될 수 있다. GTD 프로그램의 선택에 있어 다양한 기능과 사용 편의성을 선택함에 있어 iGTD와 Things의 비교에서 Things를 쉽게 포기하지 못하는 이유가 바로 이러한 멀티 컨텍스트의 편리함 때문이다. 만일 이러한 멀티 태그로 인해 좀더 명확한 컨텍스트이 필요한 경우에는 Area (of Responsibility) 폴더를 이용하면 편리하다. 그러나 Things의 멀티 태그 기능의 유용성을 떠나 실질적으로 효과적인 GTD 라이프 구현을 위해 필요한 기능인가에 대한 판단은 결국 사용자의 몫이다. 즉, 멀티 태그 기능이 없어 제대로 된 GTD 스타일을 구현할 수 없다고하는 사람은 없을 것이라 본다.