OmniFocus 3 안내서 - 프로젝트 구조의 구성 #2

이전 포스팅에서는 OmniFocus를 사용하면서 과다한 프로젝트의 계층 구조를 만드는 것은 좋지 않다고 적었다. 하지만 OF가 프로젝트 관리 도구는 아니지만 일에 따라 범위나 깊이가 일상적으로 다루는 수준이 이상일 경우도 드물지 않을 것이다. 그런 경우 하나의 프로젝트를 2 ~ 3 단계 수준으로 유지하게 될 때, 내부에 너무 많은 세부 프로젝트가 생성될 수 있다.

이런 경우에 대한 대응은 단순하게 하나의 프로젝트를 시간 기준으로든 내용 기준으로든 여러 개의 프로젝트로 분할하는 것이다. 그렇더라도 별도로 모아 순차적 관리가 필요하다면 폴더를 만들어 한 곳에서 관리할 수도 있다. 그러하다고 해도 한 화면에 수십개를 넘어 100 여개의 프로젝트가 쌓일 수도 있다. 시각적으로 결코 좋은 그림은 아니다.

이때 눈으로 보이는 화면을 보다 이쁘게 구조적으로 만들려고 과도한 정리를 해서는 안된다. 물론 충분히 계층화된 처리가 효과적인 업무라면 당연히 계층 구조를 이용하면 구성하는 것이 좋다. 다만 눈에 보기 좋도록 하기 위한 조치는 자제하는 것이 좋다. GTD 시스템으로 OF의 운용은 관리 기준에 따라 관리 대상을 점검하는 방식으로 진행하는 것이 전체 프로젝트 현황을 보고 관리하는 것 보다 백배 효율적이다.

OF에서는 각 프로젝트(세부 프로젝트에서는 불가하다)에 대한 검토 기간을 설정할 수 있기 때문에, 수정이 잦거나 자주 점검해야 하는 프로젝트라면 최소 1일 단위로까지 검토 기간을 줄일 수 있다. 때문에 분할된 각 프로젝트를 일일 검토 사안으로 관리한다면 전체 프로젝트에 대한 관리 수준에서도 큰 어려움이 없을 것이다.

하지만 계층화된 프로젝트를 여러 개의 프로젝트로 분할하기 위해서는 각자 나름의 요령이 필요하다. 물론 그 과정을 한번에 모두 완성 시킬 필요는 없다. 프로젝트에 대한 관리가 지속되면서 검토 단계에서 지속적으로 수정할 수 밖에 없다.

일반적으로 회사나 사업과 연관된 일의 프로젝트라면 상대적으로 양도 많고 복잡할 것이다. 이런 프로젝트를 분할하여 여러 프로젝트로 만든다는 것은 쉽지 않기 때문 내부 각 단계의 세부 목표를 명확하게 정하고 이에 따라 분할하는 방법을 적용하는 것이 좋다. 특히 프로젝트의 규모와 내용 그리고 기한 등이 상대적으로 크고 많고 그리고 길다면 분할의 기준을 잡기 모호할 수 있다는 점에서, 한번에 분할하려고 너무 애를 쓰는 건 좋지 않다고 본다.

반면 나의 경우는 전체 프로젝트를 일단 조각을 낸 후, 폴더 단위로 넣어 검토 기간을 짧게 지정한 후 여러 프로젝트를 검토 과정에서 일괄 관리하는 방법을 사용한다. GTD 시스템으로서 OF는 전체 프로젝트가 아닌 개별 사안을 검토 기간에 맞춰 관리하는 방식을 최대한 활용하려는 스타일을 취한다.

이전 포스팅에서도 언급했지만 OF의 모든 프로젝트를 일괄적으로-프로젝트 개요 중심으로-관리하는 방법과 검토 기간에 맞춰-검토 개요 중심으로-관리하는 방법으로 나눌 때, 어느 하나의 방법이 전적으로 우수하다고 하기는 힘들다. 결국 업무 내용과 범위에 따라 달라질 수 밖에 없다. 하지만 GTD 시스템이란 것이 자신의 업무 관리 스타일에 맞도록 시스템을 운용하는 것이기도 하지만, 자신의 업무 관리 스타일을 보다 GTD 시스템이 지향하는 바에 적응하는 식으로 활용할 수도 있다.

OmniFocus 3 안내서 - 프로젝트 구조의 구성 #1

OmniFocus(OF)의 경쟁 우위의 인기 요인 가운데 하나는 프로젝트 심지어 태그(컨텍스트)에 대한 계층 구조를 지원한 덕분이라고 해도 과언이 아닐 것이다. 물론 다른 GTD 어플리케이션에서도 계층 구조의 프로젝트를 지원하지 않은 것은 아니지만, OF와 경쟁 관계의 제품 가운데에서 전체적인 완성도면에서 OF는 단연 선택 우위에 있다.

GTD 시스템에서 계층화된 구조의 프로젝트는 업무 관리를 위한 매우 효율적인 기능 요소가 분명하다. 하지만 어플리케이션을 개발하는 입장에서는 프로젝트와 같은 요소를 계층화하는 것은 어려운 일이 아님에도, Things와 같이 프로젝트의 계층 구조를 지원하지 않는 경우는 나름의 목적이 있다고 생각해 볼 수도 있지 않을까 한다.

물론 OF의 계층 구조 프로젝트는 기능적으로 아무런 문제 혹은 단점이 없다. 반대로 계층 구조의 프로젝트가 지원되지 않은 GTD 시스템을 사용할 경우 그 답답함은 굳이 언급할 필요가 없을 것이다. 하지만 아마도 OF의 사용자 가운데 많은 이들이 프로젝트의 계층화 구조 함정에 빠져 곤란을 겪어본 경우가 적지 않을 것이라는 생각한다.

만일 OF의 프로젝트 구조가 3 단계를 넘어 확장된다면-일단 폴더 구조를 제외하더라도-관리의 문제가 발생할 위험이 매우 높다. 폴더 구조까지 사용한다면 대충 하나의 업무 사항까지 4 ~ 5 단계 수준까지 확장된 것이다. 경험에 비춰 3 단계 이상 확장되면 관리 자체의 부하가 급격히 증가하며, 그러한 경우가 대부분이라면 일이 아닌 관리 체계를 관리해야 하는 수준이라고 본다.

늘 강조하지만 GTD 시스템은 특정 업무에 집중된 프로젝트들을 관리하는 도구가 아니며, 더욱이 OF3를 비롯한 모든 GTD 어플리케이션이 그러한 기능을 제대로 갖추고 있지 못하다. 프로젝트라는 기능적 용어로서 업무 목록에 대한 계층화 구조가 지원된다고 하더라도 이것은 일반적인 프로젝트 관리 기능과는 애초부터 비교될 수 없다.

때문에 OF를 이용하여 GTD의 프로젝트를 관리한다는 것은 일반적인 목표가 분명한 프로젝트를 관리하는 것이 아니라, 단순하게 하나의 목표 달성을 위한 다수의 세부 항목을 포함하는 업무 그룹을 관리하는 방식을 뜻한다.

다시 말해 GTD의 프로젝트를 기대한 목표 달성을 위한 기준으로 필요한 모든 사항을 포함하는 완벽한 프로젝트 관리 구조로 구성하려고 한다면 매우 어렵고 험난한 일이다. 개별 업무의 실행 및 수정에 집중하는 것이 아니라 프로젝트 구조의 완벽성에 집중하게 되는 순간 GTD 시스템은 신뢰성을 잃게 된다.

GTD 시스템에서 관리 되는 프로젝트의 수가 많다고 걱정할 수도 있다. 현재 OF의 프로젝트 수가 100개가 넘어가서 화면에 제대로 보기 힘들다고 일부러 계층화된 프로젝트로 전환한다는 것은 GTD 시스템을 오해하고 있는 것이다.

물론 예전 포스팅에서 너무 많은 프로젝트 혹은 항목을 관리하는 것은 비효율적이라고 적었던 것으로 기억한다. 다만 GTD 시스템으로 관리해야 할만한 일이 아님에도 무조건 수집하고 프로젝트로 구성했다면 분명 프로젝트를 정기적으로 정리할 필요가 있다. 하지만 하나의 프로젝트가 3 단계 이하로 확장될 정도로 복잡해진다면 앞서 언급한 바와 같이 다수의 프로젝트는 분해하는 것이 더 효과적이다.

프로젝트의 구조가 너무 확장되면 GTD 시스템이 지향하는 개별 사안의 실행과 수정을 통한 현재 실행 가능한 일의 우선적 처리라는 기본 핵심을 제대로 운용하기 어려워 질 수 있다. 특히 계층화된 프로젝트의 세부 프로젝트와 프로젝트의 각 항목의 설정 요소를 제대로 지정하지 않았지만 실행 시기나 완료 시기에 대한 확인 역시 어렵게 된다.

단순하게 정리하자면 OF를 사용하면서 Things의 단순함이 가지는 효용성을 적절히 이용할 필요가 있다. Things에 대한 경험이 없는 경우라면 이런 점에서 사용해볼만 하다고 생각한다.

일상의 악몽, 유령 프로젝트

악몽이라는 단어가 주는 느낌이 극단적일 수도 있지만 딱히 부적합 하지는 않은 게 일상적인 꿈도 계속 반복되면 뭔가 싶은 생각이 점점 커지면서 어느 순간 눈을 감는게 두려울 떄가 있다.

무언가 일을 위한 계획에서도 마찬가지인 것이 오늘 계획한 것이 분명 지날 달, 지난 해 계획한 바와 같거나 크게 다르지 않음을 직감하면 처음에는 푸념 섞인 웃음으로 넘기지만 계속 반복되면 자괴감이 들고 나중에는 계획을 세우고 점검하는 과정 자체에 대한 회의감이 들기도 한다.

물론 대부분의 일상에서는 이런 사안을 사소하게 넘길 수 밖에 없다. 눈 앞에 닥친 크고 작은 일들이 얼마나 많은데~

나의 GTD 시스템을 가득 채운 프로젝트 목록 가운데에도 작년, 재작년 혹은 그 이전부터 자리잡고 있던 대상들이 많다. 몇몇은 장기간 계획한 바에 의해 지속되고 있는 경우도 있다. 반면 다른 몇몇은 매 년 심지어는 매 계절 삭제되었다가 다시 올려진 대상들이다. 처음 수집 당시 제목은 다르지만 내용적으로 결국 동일하다. 그리고 이런 경우의 상당수는 앞으로도 같은 과정이 반복될 가능성이 농후하다.

GTD 시스템에서 불필요한 사안으로 평가되어 결국 삭제 됨에도, 신기하게도 교묘하게 유령처럼 다시 등장한다. 사실 그런 반복적 대상을 처리할 별도의 대안은 없다.

이러한 상황에서 지금까지 수 많은 포스팅에서 언급한 것처럼 해당 사안을 다시 삭제하거나 실행해야 한다고 적는다면 오늘의 글을 아무 의미가 없을 것이다. 좀더 다른 시각에서 나를 괴롭히는 친구들을 대할 필요가 있기도 하다.

일반적으로 업무가 아닌 일상의 개인적 일을 다루는 관리 시스템에서 단골로 등장하는 사안들은 분명 나름의 의미가 있다. 업무적 측면에서 삭제와 재등장이 반복적되는 경우는 정말 불필요한 대상이니 따로 언급할 필요가 없다.

오랜 시간 동안 GTD 시스템 내에서 사라진 듯 하다가 어느새 다시 모습을 드러내고 떠들고 있는 대상 프로젝트를 이제 마주해야 할 떄가 되었는 지도 모른다. 지금까지 그 프로젝트가 아닌 의미를 외면했는 지 모른다. 여러 이유가 있을 수 있겠지만 분명한 하나의 이유는 나에게 시간이 넉넉하다고 판단했기 때문일 것이다. 그러나 삶의 어느 순간 내게 주어진 시간이 넉넉하지 않음을 인식하게 된다. 나아가 인정하지 않을 수 없게 된다.

그러므로 GTD 시스템을 통해 처리되지 못한 그런 사안의 존재를 마주해야 한다. 중요한 것일 수도 있고 소중한 것일 수도 있고 혹은 필요한 것일 수도 있다. 마찬가지로 지금까지 단순하게 부담스러워 회피한 사안일 수도 있다. 어떤 것을 선별하고 관리하라고 할 수는 없다. 이미 수 많은 관리의 과정과 시간을 거쳤음에도 여전히 유령처럼 시스템에 남겨져 있다면 그 가치에 의미를 부여하지 않을 수 없다.

결국 포기해야 한다. 지금까지 포기할 수 밖에 없음을 외면했던 것이다. 그렇지 않다면 그것이 아닌 악몽이 아닌 진짜 꿈에 대한 바램을 살릴 마지막 기회가 오늘 주어진 것이다. 다만 이런 일이라면.. 목표를 바라볼 필요는 없다. 이룰 수 있는 목표라면 이미 시작 되었고 결과에 이르렀을 것이다. 오직 목적만이 가치가 있을 뿐이다. 지난 온 길을 돌아볼 때 서 있는 자리로 이어진 발자국이 없다는 것이 악몽이다.

OmniFocus 3 안내서 - 아웃라인 보기 옵션, 사용 가능 vs. 남은 항목

OF3를 GTD 시스템으로 사용함에 있어 가장 핵심적 효용성을 제공하는 기능의 하나를 꼽으라면, 프로젝트에 대한 아웃라인 보기 옵션의 활용이라고 자신한다. 반대로 만일 현재 OF3이 제대로 활용되지 못하고 있다는 생각이 든다면 아웃라인 보기를 어떻게 설정되고 사용하는 지를 평가해볼 필요가 있다고 생각한다.

경험에 비춰 OF3가 효율적으로(혹은 정상적으로) 사용될 수 있도록 하기 위해서 아웃라인 보기를 ‘사용 가능’으로 설정 한다. 그러면 OF3에는 관리되는 모든 일에 대하여-지연되거나 보류되는 일이 아닌 대상 가운데-현재 그리고 향후 순차적으로 먼저 해야 할 일들이 표시된다. 병렬 프로젝트에서는 같은 순위의 일들이 모두 표시된다. 그리고 현재 해야하는 일을 처리하면 다음 일이 나타나게 된다.

아웃라인의 ‘사용 가능’ 설정과 함께 유사한 ’첫번째 사용 가능’ 설정이 위에 있는데, ‘첫번째 사용 가능’은 프로젝트의 내용이나 구성과 무관하게 정렬된 순서에서 최우선(최상단) 대상 만을 보여준다. 그런 점에서 ‘사용 가능’ 설정과 크게 다르지 않다고 볼 수 있지만, 병렬 프로젝트의 경우에도 최상단 항목만 보이기 때문에 ‘사용 가능’과 비교하여 실질적 효용성은 없다고 본다.

하지만 문제는 ’사용 가능’이나 ‘첫번째 사용 가능’ 설정과 무관하게 OF3가 표준 개요 화면의 프로젝트 항목들에 대해서 자동 정렬을 지원하지 않기 때문에 입력 조건 등의 변경에 따라 실행 순서를 수동으로 변경해주어야 하는 경우도 있다.

때문에 각 프로젝트 내 항목에 대한 정렬은 자동 정렬을 지원하는 검토 개요나 사용자 개요 등을 활용해야 한다. 다시 말해 현재 프로젝트에 대한 내용을 파악하기 위해 아웃라인 보기 옵션을 바꾸지 말고 검토 개요를 사용할 수 있도록 한다.

그리고 아웃라인의 ‘사용 가능’에 대응되는 다른 보기 옵션이 ‘남은 항목’이다. ‘남은 항목’은 단순하게 현재 프로젝트 내의 해야하거나 계획된 모든 일을 보여 준다. 프로젝트의 모든 항목을 볼 수 있다는 점에서 대부분의 OF3 사용자에게 거의 기본 설정과 같다고 본다. 만일 프로젝트 내의 항목이나 세부 프로젝트의 수가 적거나 혹은 단순하다면 큰 문제가 없겠지만 그렇지 않을 경우에는 화면에 너무 많은 대상들이 보여 시각적으로 혼란스러울 수 있다.

한편으로 언제나 프로젝트 내의 모든 항목을 볼 수 있다는 점에서 전체적 관리가 용이할 수도 있겠지만, 개인적으로는 관리의 집중도를 떨어뜨릴 수 있다는 점에서 추천하고 싶지는 않다.

OF3의 ’사용 가능’ 보기와 ‘남은 항목’ 보기 간의 우열을 비교할 수는 없지만, GTD 시스템으로 효율적 운용을 위한 ‘사용 가능’을 선택했다면 화면에 나타나는 ’사용 가능’ 항목과 이후 나타날 ‘사용 가능’ 항목들간의 순위가 항상 신뢰할 수 있도록 Reflect, 관리 단계에서 프로젝트를 점검할 수 있도록 해야 한다는 것이다.

그렇지 않다면 일상적으로 두 보기 옵션 간의 선택을 지속적으로 반복해야 한다. 하지만 그런 경우에는 대부분 결국 자연스럽게 프로젝트의 전체적인 내용을 파악할 수 있는 ‘남은 항목’ 보기를 선택하게 될 것이다.

새로운 계획의 수립이 어렵다면, 지난 계획의 평가를 먼저 ?

2021년 첫 한 주가 지나고 있다. 지난 2020년 마지막 주말에 세웠던 한 해이 정말 예상 그대로 실행되지 않고 있음을 나를 포함한 많은 이들이 경험하고 있을 것이다. 그럼에도 언제난 계획을 세운다는 일 자체는 의미있는 과정이 아니라고 폄하할 수는 없다. 다만 보다 기대와 예상을 만족 시키는 계획을 수립할 수 있기를 기대한다. 때문에 향후 계획을 보다 신속하게 그리고 불안정하지 않도록 수립하기 위한 작은 방안을 활용해 볼 수 있다.

그런 점에서 보다 신뢰성 있는 계획을 수립하는 방안의 하나로 생각할 수 있는 것이 이전 포스팅에서도 언급한 적이 있었던 새로운 계획의 수립 이전에 지난 계획의 확인과 점검이다. 일상의 삶에서 어제와 오늘 그리고 내일이 크게 다르지 않을 것이라는 점에서 지난 일에 대한 확인은 여러모로 충분히 활용성이 높다고 본다. 다만 지난 일이라는 특성으로 별도로 가능한 즉각적으로 기록하지 않으면 정확하게 표기하기 쉽지 않다.

개인적으로 이러한 과정을 Mac의 캘린더에 그대로 사용했다. 다른 달력 프로그램을 사용해도 마찬가지라고 본다. 사용은 간단하게 한 주 동안 한 일을 캘린더, 달력 프로그램에 기록한다. 가능하면 특정한 일은 물론 일상의 일을 마무리한 후 그 내용을 캘린더에 기록하는 식으로 진행했다.

일반적으로 일정 프로그램이나 업무 프로그램 혹은 달력에 기록하지만 계획은 계획이다 보니 작든 크든 변화와 수정이 발생하다 보니 언제나 이후에 편집이 발생하는 경우가 많다. 그런 점 때문에 일정 관리 프로그램이나 달력 등에 표시하는 것에 큰 의미를 두지 않는 경우도 많이 보았다.

대략적으로 업무와 관련한 내용뿐 아니라 일상에서 무언가 ‘일’로서 실행한 행위는 모두 기록하고자 했다. 물론 모든 일을 기록하기란 힘들었다. 그럼에도 특히 신경을 쓴 부분은 동시적으로 수행했다고 볼 수 있는 일, 예로 아침 TV에서 뉴스 공장을 시청하면서 급한 이-메일 기반의 업무 사항을 하나 처리했다면 그 두 가지 사안을 모둑 기록했다. 직접 TV를 시청하지는 않았지만 귀로 들으며 다른 일을 했다면 분명 내게 유익이 되는 시간이었다고 볼 수 있다.

마찬가지로 컴퓨터에서 두 개 이상의 프로그램을 운용하면서 동시적으로 혹은 순차적으로 일을 진행했다면 그 두 가지 사안을 모두 기록했다. 물론 잠자는 시간을 기록하지 않았다. 일주일이 지나 한번에 본 화면은 뭔지는 모르지만 의외로 아무것도 하지 않은 시간은 거의 없는 듯 했다. 중간에 빈 시간 역시 뭔가를 한 것 같지만 그게 뭔지 기억이 나질 않았다. 항상 실시간으로 기록할 수 없는 경우가 적지 않다보니 기억을 더듬어 보더라도 빈 시간이 생겼다.

일주일 정도 혹은 두세 주 정도 혹은 한두 달이 지나고 나서 지난 기록을 본다면 일단 무언가를 한 것은 분명하다. 결과를 있는 일, 마무리 되지 못한 일, 혹은 솔직히 의미 없다고 생각되는 일 등 다양한 일을 실행 했음을 알 수 있다. 그리고 결과가 기대 이하인 경우, 마무리 되었다고 생각했지만 어떤 식으로든 계속 반복되는 경우 또는 정말 의미가 없지만 그럼에도 지속하는 일등에 대한 스스로 평가를 할 수 있다.

이런 사례를 활용하면 실제 계획의 수립이나 계획 수정 및 변경 등에 대한 보다 명확한 대응이 가능한 작은 관리 수단을 찾을 수 있지 않을까 생각한다. 유의할 점은 업무적 용도가 아닌 일상적 용도를 기록하는 용도로서는 가능한 별도의 캘런더 항목을 생성하여 따로 입력하고 관리하는 것이 이후 정리에 효과적이다. 물론 이 포스팅 사례의 예이며 지금은 이런 방식을 굳이 사용하지는 않고 있다.

OmniFocus 3 안내서 - 5. Engage, 실행

GTD의 네 번째 과정인 Reflect, 리뷰 이후는 다섯 번째 Engage, 실행으로 이어진다. 단순하게 표현하지만 이제 시스템에서 실행 해야 할 일을 그냥 실행하는 것이다. 물론 어떤 업무 관리 체계든 실행 자체는 시스템이 아닌 사용자의 몫이다. 사실 GTD를 비롯한 모든 업무 관리 혹은 시간 관리 체계는 수 많은 업무들 가운데 해야 할 일을, 해야 할 시간에 잊지 않고 실행하기 위함이다.

이러한 내용을 적용한 컴퓨터 프로그램의 활용에서 보자면, 해당 실행 항목을 시스템이 사용자에게 알려주는 방식이 있는 반면 시스템에서 체계적으로 분류된 업무 목록 가운데 사용자가 실행 항목을 확인하는 방식으로 나눌 수 있다. 이러한 구분에서 볼때 GTD는 후자의 방법에 더 가까운 방식이라고 할 수 있는데, OmniFocus3(이하 OF3)의 경우에는 macOS(Mac OS X) 환경에서는 후자의 경우라고 할 수 있지만, iOS 환경에서는 전자의 경우로 운용이 가능하다.

어떤 종류의 GTD 시스템을 사용하느냐에 따라 약간의 차이가 있을 수 있겠지만 OF3의 경우는 시스템에서 규정된 컨텍스트나 태그 요건이 충족되면 특정 날짜 그리고 시간에 실행을 계획된 업무나 일을 목록을 나타내주고, 사용자는 이를 바탕으로 현재 상황에서 실제적으로 실행 가능한 사안을 실행하게 된다.

물론 현실은 실행 목록의 업무를 모두가 실행 가능하다고 할 수는 없다. 현실에서는 언제나 기대하거나 예상하지 못한 사태가 시시각각으로 발생하기 때문이다. 그러므로 현실적 문제에 어느 정도 대응이 가능하도록 혹은 이러한 문제가 발생하지 않도록 하기 위해서, GTD의 전 과정을 명확하게 그리고 체계적으로 관리해야만 한다. 물론 이러한 노력으로 실행 가능한 상태에 되었더라도 실행한 일이나 업무가 성공적으로 완료 된다는 것은 전혀 별개의 사안이다.

OF3를 GTD 시스템으로서 나름의 방식과 규정을 가지고 잘 운용하고 있다면, 시간, 장소 등 현재 사용자에게 설정한 조건에 부합되는 실행 가능한 일을 파악할 수 있고, 실행할 수 있는 상황을 파악할 수도 있다. 다만 성공적 실행을 위한 OF3의 효율적 운용은 실행 자체와는 별개로 나눠 포스팅 할 예정이다.

언급했듯이 Mac 환경에서 OmniFocus는 일반적인 업무 관리 프로그램에 대한 기대와 달리 특정 시간에 알림 통보를 해주는 방식으로 사용하기 힘들다. 이-메일 클라이언트나 일상의 업무 관리 프로그램처럼 항상 화면에 열어 두고 사용하기 힘들다. 물론 스마트 폰의 환경에서는 이러한 제약이 해소 되어, 설정된 시간이나 현재 정보에 따라 실행 가능한 업무를 확인하거나 알림을 나타나도록 설정할 수 있다. 개인적으로 선호하지 않는다고 했지만 기능적으로만 본다면 OF3 for iOS의 구입 이유로 충분하다고 본다.

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GTD 시스템의 실행은 일차적으로 ‘오늘’ 날짜 혹은 ‘한 주 내지는 특정 기간의 시작 날로서 오늘’ 날짜가 기준이다. 만일 ‘오늘’이나 ‘이번 주’라는 날짜나 기간을 기준으로 하루 전이나 이전에 미리 점검한다면 해당 업무는 ’내일’ 혹은 ‘다음 주’의 특정 일자에 실행할 목록으로 나타난다. 혹은 지난 일의 실행 여부를 확인하는 검토 용도라면 해당 업무는 ‘어제’나 ‘오늘’ 혹은 ‘지난 주’의 실행 했어야 하는 일의 목록으로 나타난다.

간단히 정리하자면 OF3가 제공하는 ‘검토 개요’ 화면에 나타난 업무 목록을 오늘 혹은 향후의 실행 목록으로 활용할 것인지 혹은 이미 실행 한 일의 여부를 확인하는 용도로 활용할 것인지에 대한 선택의 문제이다. 이전 포스팅에서 언급한 OF3의 ‘검토 개요’ 화면에는 지정된 날짜 간격으로 대상이 나타나기 때문에 이를 실행 예정 목록으로서 프로젝트나 업무를 실행하는 방식으로 사용하는 것이다. 이러한 용도로서의 활용을 위한 ‘예측 개요’ 기능이 마련되어 있다고 볼 수 있다. 또는 업무 실행 자체에 대한 관리는 ‘프로젝트 개요’나 ‘태그 개요’을 이용하고 지정한 날짜 간격으로 프로젝트나 업무가 제대로 실행 되었는 지 혹은 그렇지 못했는 지 나아가 수정이나 변경이 발생했는 지를 검토하는 용도로 사용하는 것이다.

OF3를 GTD 시스템으로 사용한다면 당연히 후자의 경우가 상대적으로 효과적이라 본다. 반면 일상적 업무 관리 체계로서 요구가 더 높다면 전자의 방식으로 활용할 수도 있다. 물론 일반적인 업무 관리 프로그램이 제공하는 기능에 비교하자면 매우 불편하다. 이는 거듭 강조했지만 GTD 시스템 자체가 소프트웨어로서의 운용을전제로 개발되지 않았다는 점 더불어 GTD의 각 과정이 순차적이면서도 동시적이라는 특징으로는 프로그램으로 구현하기 어려운 특성에 기인한 덕분이다.

‘예측 개요’든 ‘검토 개요’든 어떤 방식으로 OF3에서 일의 실행 목록을 확인하고 점검하는 것은 사용자의 선택이다. 실제로 OF3의 기능은 물론 어떤 종류 혹은 구조의 업무를 수행하느냐에 따라 하나의 방법이 효과적이라 일방적으로 단언할 수는 없다. 하지만 이 두 경우를 적당히 섞어 쓰기에는 OF3의 각 개요 기능의 기능이 유연하지는 않다고 본다.

OF3의 간력한 안내서라는 제목으로 몇 차례 포스팅을 했지만 거의가 기능과 구조에 관한 내용이었다. GTD 시스템이든 OF3든 혹은 다른 프로그램 역시 사용자에 따라 구성과 운용이 다르다는 점에서 좀더 구체적이고 실제적인 예로서 효율적 사용에 관한 내용을 다루고자 한다.

새로움의 반복.. 문제는 앞이 아닌 뒤에 있다 ?

주변의 많은 이들도 어느새 다가 온 새해를 준비했고 혹은 느닷없이 닥친 새해 첫 날에 신년 계획 준비에 한창이다. 업무적인 또는 사업적인 경우라면 이런 계획으로서의 계획을 준비한다는 것은 이미 기계적으로 처리할 정도로 이골이 났음에도, 사람이라서 그런지 언제나 새로움이라는 그 신비로움이 주는 부담은 만만치 않다. 다만 계획은 계획일뿐이니 크게 마음을 쓰지는 않지만 주변에 눈이 적지 않다면 연말연시를 열심히 고민하는 모습을 보여주는 것도 나쁘지 않다.

그러한 정성을 보다 순전히 개인적인 측면으로 관심을 가져보자면, 상황과 입장에 따라 다를 수 있겠지만 짧은 새해 첫 연휴에는 새로운 계획 보다는 이미 계획했던 일에 대한 평가에 집중하고자 한다. 내일부터 시작할 많은 새로운 일을 돌이켜 보면 상당수가 지난 올 해가 새로운 한 해였던 시절 계획했던 일이라는 사실 때문이다.

큰 일도 있고 작은 일도 있고, 어려운 일도 있고 쉬운 일도 있겠으나 결국 하지 않은 또는 하지 못한 많은 일의 대부분이고 그런 친구들이 다시 올 해의 시작, 지난 해의 시작에 새로움이란 꼬리표가 붙어 다시 목록에 올라와 있다. 한심스럽기도 하지만 한편으로 도대체 어떤 점이 이들을 이토록 오랫동안 새로움으로 가득하게 만들고 있는 지 궁금하지 않은가 ?

그 이유에 대한 고민은 각자의 몫이긴 하지만, 이러한 고민을 하기까지 우리는 수 많은 일들을 수 년 혹은 그 이상의 시간에 걸쳐 계획이나 실행 목록에 올려 놓고 지내왔다는 사실에서 근거하여 볼 때, 이들에 대한 조치나 대응을 할 시점은 바로 지금 이 순간이라는 것이다. 다만 계속 다음의 새로운 계획으로 이전되고 있다는 것은 분명 이유 이상의 의미가 있을 수도 있다.

거창하지만 현실적 실현 가능성이 지극히 낮은 장기적 계획일 수도 있고, 실제적 가치가 다른 일에 의해 자꾸만 뒤로 밀려 나갈 수 밖에 없는 사소하고 소박한 계획일 수도 있다. 하지만 GTD 시스템을 운용하는 입장에서 이런 일의 크기나 가치 그리고 중요성은 동일하다. 결과는 한 일과 하지 않은 일 혹은 못한 일로 나뉠 뿐이다. GTD 시스템에서 성공과 실패는 실행 이후의 결과이며 GTD 시스템의 실제적 관리 사항이 아니다. 그럼에도 오랫동안 실행하지 못하고 있는 일들이 시스템에 계속 나타나고 있다면 분명 아군이 아닌 적군의 성향을 가진 대상이라고 봐도 무당하다.

새해를 몇 일 앞둔 연휴나 새해 연휴 동안 해야 할 일은 분명하다. 불확실한 앞으로의 일이 아닌 확실하게 지연되고 있는 지난 일을 정리하고-만약 지속해야 할 가치가 분명하다면-이를 실질적 실현 가능한 새로운 계획에 반영한다. 계획에 집중하는 것 보다 실행에 집중하는 것은 GTD 시스템의 운용성과 신뢰성을 보장하는 가장 중요하다면서 단순한 원칙이다. 예로 적어도 2년 이상 유사한 이름과 내용으로 반복되고 계획이나 그 계획의 일부라면 추진 가능성이나 집중할 수 있는 여력 나아가 실행 의지를 전제로 볼때 과감히 버려야 한다. 혹은 그 가운데 실행 가운데 사안만을 골라 내어야 한다. 그 마저도 아니라면 지금 당장 실행해야 한다. 실행해야만 그 전체적 실행 가능성을 그나마 짐작이라도 할 수 있다.

우리의 삶을 힘들게 하는 건 미래의 불확실한 기대(혹은 실망)라고 하지만 좋든 그르든 결국 그 미래의 아직 오지 않았다는 사실에서 지금 이 순간의 원흉은 어제 하고자 했으나 오늘 하지 않았고, 내일 할 수 있을 것으로 기대 했으나 내일이 오늘이 되어 버리는 일들이 여전하기 때문이다. 그리고 그 결과를 알면서도 작은 기대를 가지고 뒤로 뒤로 넘기며 희망을 가진다. 누군가는 이를 게으름이라고 정의할 것이다.

앞이 잘 보이지 않을 때에는 지금 뒤를 돌아보면 아마도 내 발목을 잡고 있는 것이 뭔지 알 수 있지 않을까 싶다. 물론 거기서 헤어날 수 있을 지는 솔직히 모르겠다. 그렇더라도 최소한 내가 지금 늪에 빠진 것인지 혹은 길 위에 멈춰 있는 것인지는 알 필요가 있다.

OmniFocus 3 안내서 - 4. Reflect, 리뷰(검토)

GTD 시스템 운용의 네번 째 과정 Reflect, 즉 리뷰 단계는 GTD 시스템 운용에서 가장 중요한 역할을 한다. 그리고 이어지는 실제적 실행 및 운영 단계인 Engage 과정에서 진행되는 모든 일에 대한 설계와 평가를 담당하는 부분이기도 하다. 하지만 실제 실행 과정은 OF3와 무관하기 때문에 GTD 프로그램으로서의 운용은 Reflect 과정이 마지막이라고 할 수 있다.

OF3를 시작한 하루, 한 차례에 걸쳐 이전 Capture 과정에 이은 Clarify와 Organize 과정이 마무리 되었다면, 수신함은 비워지고 실행을 앞둔 모든 항목들은 프로젝트 그룹으로 옮겨진 상태가 된다. 결국 OF3의 기본 작업 환경은 수신함과 프로젝트 그룹으로 나눠져 있다고 볼 수 있다.

GTD 시스템의 Reflect 과정은 실제 실행 과정인 Engage 과정에 앞서 계획을 확인하고, 이후 결과를 반영한 관리를 위한 과정이라면 점에서, OF3에서는 프로젝트 화면에서 모든 실행 사항을 계획하고 실행한다. 그리고 정기적으로 OF3의 검토 화면을 통해 업무의 실행 및 진행 여부를 확인할 수 있도록 한다.

그리고 검토 개요가 정기적인 업무 진행 관리 상황을 위한 것이라면, OF3의 프로젝트 개요와 예측 개요는 일상적이고 즉각적인 업무 진행 관리를 위한 기능이라고 할 수 있다.

더불어 특정 상황, 위치 그리고 조건에 따른 업무 현황 관리를 위한 태그 개요과 플래그 지정됨 개요를 함께 활용할 수도 있다. 물론 OF3를 좀더 개인화된 상황에 적합하도록 꾸밀 수 있는 능력이 된다면, Pro 버전을 이용하여 개요를 새로 생성할 수도 있다.

• 프로젝트 개요

프로젝트 개요 즉 프로젝트 화면은 실행 가능한 모든 일상과 업무 항목이 개별 혹은 프로젝트로 구성되어 배치된 곳이다. Reflect 과정의 주된 관리 작업이 프로젝트 개요와 아래 예측 개요에서 진행되는 것에 반해, 태그나 예측 그리고 플래그 지정됨 개요는 상대적으로 사용 빈도나 효용성이 제한되어 있다고 볼 수 있다. 특히 OF3를 GTD 시스템으로서 보다는 일정 관리 시스템으로서의 사용 비중이 높다면 예측 개요를 많이 사용할 수도 있겠으며 그런 경우라면 달력이나 별도 일정 관리 프로그램을 사용하는 것이 더 효율적이라 본다.

OF3의 프로젝트 개요에서는 현재 관리되는 진행이거나 보류중인 모든 프로젝트나 업무 목록을 볼 수 있다. OF3에서의 모든 항목은 순차적 배열이 아닌 사용자가 입력한 순서나 입력한 위치에 설정되기 때문에 마우스를 이용하면 프로젝트와 업무 항목의 순서를 조정할 수 있다. 이점이 OF1 시절과 가장 다른 점인데, OF1에서는 프로젝트나 업무 목록의 각 항목은 마감일이나, 소요 시간 등 여러 요소로 정렬이 가능했다.

프로젝트 구성과 운용은 OF3의 기본적인 운용 방식이기 때문에 별도의 포스팅으로 적어보고자 한다. 만일 OF3에서 프로젝트 단위의 업무 진행 현황이 아닌 전체 관리 항목의 순차적 진행 현황을 기준으로 관리를 하고 싶은 경우에는 아래의 예측 개요를 이용할 수 있다.

• 예측

프로젝트 개요가 계층적 프로젝트 구성으로 OF3에서 관리하는 전체 업무 현황을 보여주는 것에 반해, 예측 개요 화면은 단순하게 보자면 날짜별 업무 목록의 나열이라는 점에서 일반적인 업무 목록 관리 기능이라고 할 수 있다.

실제 프로젝트와 같은 특정 목표를 기준으로 진행 상황을 점검하는 기능이 아닌 날짜별로 연속된 업무 일정을 확인할 용도가 종종 있다. 다만 일 단위로 해야 하는 일이 많다면 화면이 작은 경우 시각적으로 다소 불편할 수도 있다.

예측 개요의 화면 왼쪽에는 한달 치 달력이 배치되어 있고, 해당 일의 업무 항목 수가 표시되어 있으며, 오른쪽 목록에는 마감일 기준 미완료 항목과 현재 실행 항목 그리고 미래 항목이 순차적으로 나열된다. 각 항목의 색상은 마감일 이후 완료 확인하지 못한 항목은 빨간색, 마감일 임박한 항목은 노란색으로 나타난다.

그리고 예측 개요 화면의 오른쪽 업무 목록에 macOS의 달력 프로그램에서 관리되는 사항을 함께 볼 수 있게 되었는데, 표시 화면 구성에서 전체 혹은 일부 달력을 선택할 수 있다.

• 태그 개요

태그 개요의 화면은 개별 업무 항목의 태그 및 프로젝트가 지정된 태그를 임의 순서로 보여준다. 배열 순서는 사용자가 역시 임의로 구성이 가능하다. OF3는 멀티 태그에서도 기존 컨텍스트와 같이 계층 구조를 지원하기 때문에 다양한 구조의 태그 배치가 가능하다.

태그 자체의 활용성과 달리 OF3의 태그 개요 화면을 효용성은 사용자에 따라 다를 수 있는데, 각 태그가 지정된 업무 항목들은 동일한 사전 조건 요소를 공유하고 있다는 점에서 관리 대상에 지정된 사전 조건들이 유사한 사항들과 비교되면서 태그 지정의 적절성을 검토할 수 있다.

GTD 시스템에서의 컨텍스트가 가지는 의미에서 태그의 활용성은 전체 시스템의 운용성과 신뢰성을 유지할 수 있는 요소라는 점에서 활용을 위한 관심과 노력이 필요한 부분이다. 하지만 GTD 시스템의 운용 방식이나 적용 사안에 따라 태그의 범위나 구조가 제각기일 수 있다는 점에서 일률적으로 특정한 태그 구조나 적용 방식 그리고 분류를-비록 참고는 가능할 수 있지만-그대로 따라 한다는 것은 시스템 운용에 심각한 피로감을 초래할 수 있다. 물론 다양한 사용자의 태그 사용과 구조의 효율성을 참고하여 자신에게 맞는 최적의 태그 구성과 구조를 개발하는 것도 나쁜 방법이라 할 수는 없지만, 강조했듯 GTD 시스템을 완벽한 체계로 전제하고 운용하기란 불가능하기 때문에 태그의 구성과 운용 역시 사용자의 상황에 따라 즉각적인 수정이나 변경이 가능한 대상이다.

• 플래그 지정됨

OF3의 플래그 지정됨 개요는 태그와 같은 구조로 연동된다. 즉 태그의 목록 순서나 구조가 변경하면 플래그 개요의 목록로 함께 변경된다. 물론 반대의 경우도 마찬가지이다. 그런 점에서 플래그 지정됨 개요는 플래그 지정이 많지 않다면 사용 빈도가 적을 수 밖에 없다.

반면 플래그 사용이 많다면 즉 의도적으로 활용을 한다면, 별도로 관리할 수 있는 화면을 제공한다는 점에서 효율적인 활용이 가능하다고 볼 수 있다. 결국 OF3의 사용자가 플래그를 어떤 용도로 사용 하느냐에 따라 그 활용성이 결정된다고 볼 수 있다. 예로 GTD 시스템의 주요 관리 규칙에 비춰 어쩔 수 없이 예외적 관리 대상이나 주의해야 할 업무 항목을 별도로 구분하여 사용하는 용도로 활용할 수 있으며, 또는 GTD 시스템에 관리하는 업무 범위 외적인 요소임에도 별도 프로젝트나 폴더로 구분하여 사용할 수 없는 요소에 플래그를 지정하여 운용할 수도 있을 것이다.

• 검토

마지막 검토 개요는 Reflect 과정의 핵심적인 기능 화면으로 앞서 프로젝트 및 각 업무 항목에 설정된 검토 간격에 따라 정기적으로 점검하는 곳이다. 즉 앞서 프로젝트 개요나 예측 개요 혹은 태그 개용 등이 일상적 즉각적 관리를 위한 용도라면 검토 개요는 일주일이나 3일 등 정해진 간격으로 업무 진행 여부 파악과 수정 등을 전체적으로 검토하는 곳이다.

하지만 각 항목에 설정된 검토 간격이 다르기 때문에 일률적이 아닌 해당 간격에 따라 검토 개요에 나타나는 관리 요소가 다르다. 매일 검토해야 할 대상이 있을 수 있고, 일주일이나 이주일에 한번씩 검토해야할 대상도 있을 것이다. 이런 측면에서 개별 항목의 반복 기간과 헛갈릴 수 있는데, 반복 기간은 기본적으로 반복 업무 항목의 추가적 생성을 위한 것이지만 검토 기간은 정해진 일정 간격 단위로 현재 업무 상태를 보여주는 역할을 한다.

GTD 시스템에서 원칙적으로 개별 업무나 프로젝트의 각 항목의 실행 및 완료 그리고 수정 여부는 Refelect, 리뷰 과정에서 수행하는 것이다. 하지만 현실적으로 하루이틀은 커녕 몇 시간만에 진행 여부를 확인해야 하는 경우도 잦은 것이 일상이다. 사실 그런 개별적인 업무는 GTD 시스템에서 관리될 수 없다. 때문에 일정 관리나 별도의 업무 관리 프로그램이 필요한 것이기도 하다. GTD 시스템은 그러한 개별 업무의 실행 여부 보다는 전체적인 시각으로 프로젝트나 주요한 업무의 실행 및 완료 여부를 관리하기 위한 목적이다. GTD 시스템의 이런 보수적, 폐쇄적 기능 구조는 애초부터 컴퓨터 프로그램 운용을 크게 주요하게 다루지 않은 덕분이라고 할 수 있다.

하지만 현재는 GTD 시스템도 현실적인 필요성을 외면할 수 없기 때문에 새롭게 리뉴얼 되면서 리뷰 과정의 반복 기한에 대한 보수적 시각을 해제 되어, 리뷰 과정을 가능한 자주 진행하도록 권장하고 있는 편이다.

때문에 OF1 시절만해도 현재의 Reflect, 검토 과정은 Review 개요에서만 운용하는 것을 원칙으로 했다고 볼 수 있었지만, OF2와 OF3에서는 구조와 인터페이스가 변경되면서 현재와 같은 구성으로 유지되고 있다. 다시 말해 OF3에서는 일상적 업무 입력과 진행에 대한 관리는 프로젝트와 태그를 중심으로 진행하고, 정기적으로 정해진 간격의 업무들은 검토 화면에서 진행을 관리하는 방식이다.

그리고 OF3의 기능적 관리 구성과 구조를 파악했다면, 이러한 리뷰 즉 검토 기능을 어떻게 자신의 업무와 생활 습관에 맞춰 실질적인 Refelct 과정을 구현하는 가에 대한 운용 측면을 생각해볼 필요가 있다.

OmniFocus 3 안내서 - 3. Organize, 구성

GTD 시스템의 Clarify 과정에 이은 Organize 과정은 구분된 절차일 수도 있지만 통합적 절차이기도 하다. 물리적 대상을 다루는 GTD 시스템이라면 사용자가 수집된 대상에서 대하여 이후 관리 대상으로서 평가하고 구성하는 과정을 절차적이면서도 동시적으로 수행할 수 있다.

하지만 OF3에서 GTD 시스템의 이러한 순차적이면서도 병렬적으로 운용하기 위해서는 명확한 적용과 설정 기준이 필요하다. 물론 OF3를 사용하면서 GTD의 원칙을 지켜려고 무리하게 애를 쓰는 것도 효율적이지 않다. 때문에 가능한한 GTD가 지향하는 바를 이해하고 더불어 자신에 맞춰 활용하는 것이 필요하다. 그리고 이러한 모순적 선택과 적용을 통해 자신에게 가장 적합한 OF3의 최적화가 이뤄질 수 있다. 이를 위해 우선 OF3의 Organize 과정에 적용하고 활용할 수 있는 기능적 사안에 대한 파악이 필요하다.

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일단의 Clarify 과정이 완료된 OF3의 수신함에는 본격적인 업무 사항으로 관리될 항목이 남아 있는 상태라 할 수 있다. 참고자료는 별도 공간으로 이전 되었으며, 단순한 일정은 달력에 기록되어 있고 직접 처리할 수 없는 일은 위임 되었거나 별도 공간으로 이전될 준비가 되어 있는 상태이다. 물론 이 과정의 대상들이 별도 프로그램이나 외부로 이동 되었을 수도 있고 OF3의 별도 폴더로 이동했거나 이동을 준비하고 있을 것이다.

Organize 과정을 거치면 업무 항목은 개별 업무 목록이나 해당 프로젝트로 이전되거나 혹은 새로운 프로젝트로 시작되게 된다. 이를 위해 수신함의 남은 항목에 대하여 여러 관리 속성을 지정하고 정리함으로써 수신함은 완전히 비워지게 된다. 이러한 모든 속성 설정 과정은 OF3의 화면 오른쪽에 있는 속성 화면에서 진행할 수 있다. OF3의 속성 설정 화면은 수신함이나 프로젝트 그리고 기타 화면에서 거의 동일하다.

프로젝트, 태그, 마감일 그리고 플래그 설정 등 몇몇 사안은 속성 설정 화면 외 개별 항목에서도 설정할 수도 있다. 만일 상세 지연 시간이나 반복 정보 등은 추후 설정할 계획이라면 속성 설정 화면을 이용하지 않고 수신함 목록에서 주요 속성 지정 후 바로 정리할 수 있다. 하지만 일단 OF3의 속성 설정 화면에서 가능한 필요한 모든 속성을 설정한다는 것으로 보자면,

• 제목

OF3에서 관리되는 각 일, 업무와 프로젝트의 이름을 입력하고 수정할 수 있다. 하지만 각 항목의 제목은 개별 사항 목록에서 직접 수정하는 것이 일반적이다.

언제나 강조하지만 GTD 시스템에서 관리 대상의 제목의 실행과 진행 그리고 평가를 위한 가장 기본적이면서도 주요한 기준이 될 수 있다는 점에서 정기적인 관리 과정에서 항시 상황에 따라 수정할 수 있도록 한다.

• 수신함 항목 / 작업

- 상태: OF3는 각 업무 항목과 프로젝트의 상태를 활성, 보류, 완료 그리고 삭제로 지정할 수 있다.

업무의 상태를 설정하는 속성으로서 수신함에서는 ‘수신함 항목’으로 나타나고 프로젝트나 다른 화면에서는 ‘작업’으로 나타난다. OF3에서는 개별 항목을 마우스 오른쪽 버튼의 상태 메뉴에서 상태를 설정할 수 있기 때문에 일반적으로 Review 과정에서 업무 항목의 상태를 확인하는 용도로 주로 사용될 수 있다.

• 활성 상태가 의미하는 것은 OF3의 정상적인 관리 상탸에 있다는 것을 의미한다.
• 완료는 업무가 완료된 경우로서 입력한 시간이 완료 일자로 기록된다. GTD 시스템에서의 업무 완료는 실행 항목의 성공 혹은 실패에 따른 평가가 아닌 단순히 마무리 자체를 지정하는 것이다.
• 삭제는 업무 관련성이 사라졌거나 업무 자체가 취소된 경우 제거한다. 하지만 단순히 Delete 키를 이용하여 삭제한 경우와 삭제 속성을 통하여 삭제한 경우는 사용자 측면에서 다르지 않지만, OF3는 삭제 속성이 지정된 항목은 시스템에서 제거하지 않고 삭제된 항목으로 저장하게 된다. 즉 모든 항목 보기에서 삭제된 항목으로 나타나게 된다. 즉 OF3가 항목 삭제 전 삭제 여부를 묻는 경우는 영구히 삭제되지만, 삭제 속성이 설정되면 자동으로 삭제 항목으로 저장된다.

그리고 OF3의 완료 및 삭제 속성이 설정된 항목은 ‘파일’ 메뉴에 있는 ’이전 데이터를 아키이드로 이동’ 명령이 수행되면 지정된 날짜 이전의 삭제 항목은 현재의 OF3 데이터이베이스 사라지게 된다.

- 플래그

작업 상태 속성 옆에는 플래그 지정 항목이 있다. OF3에서 플래그를 어떤 용도로 사용하느냐에 따라 다르기 때문에 다양한 용도로 활용할 수 있다. OF3는 프로젝트와 태그 기능을 활용하여 개요 생성 등이 가능하지만 간단하게 즉각적으로 사용활용할 수 있는 요소로는 플래그가 거의 유일하다고 볼 수 있다.

OF3에서도 태그의 주요하게 활용될 수 있다는 점에서 ‘플래그 지정됨’이란 별도의 개요 화면을 기본 환경을 제공하고 있다. 개인적으로 관심을 가져야 할 일이나 혹은 지연되고 일이나 프로젝트 가운데 심각한 수정이나 변경이 요구될 수 있는 일 등에 대한 주의를 하는 용도로 사용할 수도 있다. 그런 점에서 플래그 지정을 남발한 경우에는 그 효과를 기대하기 힘들 수 있다는 있다.

- 프로젝트

해당 업무 항목이 포함될 기존 프로젝트를 지정하거나 지정될 새로운 프로젝트가 생성할 수 있다. 각 항목의 프로젝트를 지정한 후 최종 이동은 Organize 과정의 마무리로서 정리 버튼을 눌러 진행한다.

새로운 프로젝트의 항목으로 구성할 경우에는 프로젝트 이름을 입력 후 Command + Enter를 눌러 생성한다. 만일 업무 항목 자체를 새로운 프로젝트로 구성하고자 한다면, 마우스를 이용하여 직접 프로젝트 개요로 이동할 수 있지만, Organize 과정의 진행이라는 측면과 정확한 프로젝트 제목의 설정이라는 면에서 새로운 프로젝트를 구성하고 개별 항목을 포함시키는 것이 절차적 일관성을 유지함에 있어 더 효과적이다.

• 프로젝트

선택한 항목이 개별 업무 항목이 아닌 여러 업무 항목을 포함하고 있는 프로젝트라면 속성 설정 화면에는 프로젝트 관리를 위한 별도의 화면이 나타난다.

- 프로젝트 상태

프로젝트 상태는 개별 업무 항목과 동일하지만 보류 상태가 추가되어 있다. 즉 프로젝트 자체가 진행 중 혹은 진행 전 중단 혹은 대기 상태인 경우 보류로 속성을 설정할 수 있다.

- 프로젝트 유형

OF3가 제공하는 프로그램 유형은 병렬, 순차적, 그리고 단일 목록으로 구성할 수 있다. 하지만 OF3의 프로젝트는 유형이 고정된 것이 아니라 유형 속성에 따라 자유로이 변경이 가능하다. 그런 점에서 병렬이나 순차적 그리고 단일 목록과 같은 유형에 설정이 집중할 필요는 없다.

OF3의 프로젝트 특징은 각 설정된 프로젝트 유형이 다른 유형의 여러 프로젝트나 업무 목록을 포함할 수 있는 계층적 구조를 지원한다는 점에서 자유도가 매우 높다.

• 병렬 구조의 프로젝트는 프로젝트 내 개별 항목이 모두 동일한 우선 순위을 가지며, 시간 속성에 따라 관리된다.
• 순차적 구조의 프로젝트는 나열된 각 세부 항목의 순서에 따라 실행 우선 순위를 가지기 때문에, 사용 가능 보기 설정에서는 프로젝트 내 최우선 순위 항목만 나타난다.
• 단일 목록의 모든 항목의 계층적 구조를 가지지 않는 각 항목 간의 연관성없는 업무 항목들이 나열되어 있다.

GTD 시스템을 위한 프로그램으로서 OF3의 성공은 프로젝트를 자신의 업무나 일상 환경을 구성하느냐에 따라 달렸다해도 과언이 아닐만큼 높은 유연성을 제공한다. 반면 그런 점에서 계층 구조가 너무 복잡해지면 관리의 어려움이 크다는 점에서 유의해야만 한다.

• 태그

GTD 시스템의 고유한 핵심 철학의 하나라고 할 수 있었던 단일 컨텍스트의 전통을 유지해 오던 OmniFocus가 OF3에서 멀디 태그를 채용한 것은 사용자의 편의성이나 활용성에 있어 우위에 있다는 사실을 인정한 것이다. 그럼에도 GTD가 단일 컨텍스트를 선택한 것은 일의 처리에 있어 우리가 너무 많은 주변 사안에 휩쓸려 정작 핵심적인 요소를 인식하지 못하고 있다는 사실 때문이었다.

하지만 하나의 일에 얽힌 수많은 조건 가운데 핵심 사안을 파악한다는 것은 쉬운 일이 아니다보니 단일 컨텍스트의 신뢰성에 의문을 가질 수 밖에 없다. 결국 이러한 문제의 극복은 예상되는 여러 개의 조건을 모두 관리하는 비효율적이지만 단순하고 효율적인 멀티 컨텍스트를 채용하는 것으로 대응할 수 있다.

때문에 단일 컨텍스트와 마찬가지로 멀티 태그의 설정은 GTD 프로그램로서 OF3에 있어 가장 주요한 기능이라고 할 수 있다. 역시나 태그 사용에 있어 가장 주의할 점은 불필요한 태그를 과하게 사용하지 않은 것이다.

컨텍스트와 마찬가지로 태그 사용에 있어 가장 고민스러운 것이 이미 사용할 주요 태그를 미리 설정하고 가능한한 새로운 태그의 생성의 최소화하는 것에 대한 의견이다. 물론 미리 생성해두고 나중에 필요한 것은 따로 추가하는 현명한 방법이 있겠지만, 현실적으로는 태그에 따른 업무 실행 요건 충족 여부를 관리해야 한다는 측면에서 썩 효율적이지 않다.

OF3의 태그는 프로젝트와 마찬가지로 계층화 구조를 지원하기 때문에 유사한 조건으로 그룹을 만들어 사용할 수도 있지만, 태그의 수나 구조 자체가 복잡해진다는 것은 GTD 시스템의 관리적 효율성을 유지하기 위해 신경쓸 부분이 많다는 것이기도 하다.

• 날짜

OF3에서 있어 프로젝트와 태그가 관리 구조를 구성하는 주요한 사안이라면, 날짜와 시간은 개별적 사안의 실질적 운용과 지속적 관리를 위한 사안이다. 실제 OmniFocus가 업데이트될 수록 날짜와 관련한 속성이 계속 확대되었다.

- 예상 기간

해당 업무나 프로젝트의 실행에 소요되는 시간이다. 물론 프로젝트의 전체 기간을 입력할 수도 있겠지만 하루 이상의 시간은 모두 시간 단위로 표시된다는 것에 개발 업무 사항의 관리를 위한 요소임을 알 수 있다.

GTD 시스템에서 개별 업무 항목에 소요되는 시간은 일상의 짜투리 시간을 활용하기 위한 요소라 사용된다. 이는 iOS 기반 OmniFocus를 이용할 때 매우 효과적임을 알 수 있다.

- 지연 기한

지연 기한이라는 애매한 이름으로 표시되어 있지만 개별 업무 항목(혹은 프로젝트)의 실행 개시 시간이다. OF3의 ‘사용 가능’ 화면 표시에서는 지연 기한이 현재 시간이 될 때까지 나타나지 않게 된다. 즉 지연 기한에 설정한 시간이 되어야 OF3의 실행 항목으로 나타나 실행 대상이 된다는 점은 GTD 시스템에서 매우 주요한 기능 요소라고 할 수 있다.

시간 정보를 직접 수정할 수도 있지만 속성 설절에서 일, 주 그리고 월 단위로 연장할 수 있다.

- 만료

지연 시간에서 시작한 업무 항목의 마감 시간으로 OF3의 모든 관리 기능 화면에서 업무 완료를 위한 기준 정보로 사용된다. 실제 업무의 실행과 완료를 위한 핵심 관리 요소이며, 만료 기한을 넘기면 지연 상태로 전락하게 되고 경고 색상으로 나타난다.

지연 기한과 마찬가지로 직접 수정 하거나 속성 설정에서 일, 주 그리고 월 단위로 연장할 수 있다.

- 부동 시간대 사용

macOS의 현재 시간 정보를 이용하여 해당 업무 지역의 시간에 맟춰 항목의 지연 및 완료 시간이 자동으로 변경되길 원하는 경우 부둥 시간대 사용 기능을 사용할 수 있다.

- 완료됨

OF3에서 업무가 완료된 지정된 일자가 저장된다. 일반적으로 직접 입력하거나 수정할 경우는 없다.

- 삭제됨

OF3의 항목이 삭제된 일자가 저장된다. OF3의 삭제 속성은 사용자가 일상적인 지우는 행위가 아닌 업무 자체의 삭제를 의미하는 것은 사라지는 것이 아니라 OF3에 삭제된 대상으로 저장되게 된다.

단순하게 불필요한 사안의 처리가 아닌 관리적 측면에서 제거된 사항을 의미한다. 즉 Delete 키를 통한 삭제 대상은 단순히 제거되지만 수신함이나 작업 화면에서 삭제로 처리된 항목은 삭제된 관리 저장로 OF3에 저장되어 필요한 경우 내용을 검토할 수 있다.

• 반복

- 반복 간격

OF3의 각 업무 항목 혹은 프로젝트를 분 단위에서 년 단위 간격으로 반복되도록 설정할 수 있다. 단순한 반복 기능의 설정이지만, OF3의 기능적인 요소로 볼때 가장 복잡한 부분이라고 할 수 있다. 일반적으로 반복은 개별 업무 항목에 주로 설정되며, 프로젝트의 경우에는 반복 수행의 대상이 극히 드물다.

분과 시간 단위의 반복은 단순하게 시간 간격으로 설정할 수 있고, 주와 월 단위 반복은 주중 해당 일 혹은 월중 해당 일을 지정할 수 있으며, 또한 특정 날짜 뿐 아니라 순차적으로 지정할 수도 있다.

- 이 항목에 반복

OF3의 반복 항목은 ‘지정 날짜’ 기준과 ‘만료’ 기준으로 구분하여 설정할 수 있다. 이 두 기준의 공통점은 일단 하나의 항목이 완료되어야 다음 항목으로 진행되는 것이다.

하지만 지정 날짜의 경우는 이전 항목의 완료 날짜 여부와 상관없이 순차적으로 지정된-다음 반복 날자의-항목이 나타되는 반면, 만료 기준의 경우에는 이전 항목이 완료 날짜, 즉 만료된 날짜가 기준 날짜 이후의 가능한 반복 항목이 나타난다.

즉 지정 날짜의 경우, 오후 1 시에 시작하여 15분 단위로 1 시간 내 네 번 반복되는 일이 있다면, 만일 오후 1시 20분에 첫번째 일을 완료했다면 두번째 즉 오후 1시 15분에 해야할 일이 실행 목록에 나타난다.

하지만 만료 기준의 경우에는 앞서와 동일하게 오후 1시 20분에 첫번째 일을 완료 했다면, 두번째 1시 15분에 해야할 일의 실행 시간이 이미 지났기 때문에 오후 1시 20분 이후 실행 가능한 다음의 일 즉 오후 1시 30분의 일이 실행목록 나타나게 된다. 다시 말해 두번째 반복 항목 1시 15분에 해야하는 일은 사라지게 된다.

만일 반복 구간이 업무 항목의 전체 기간을 일 단위로 넘어 가는 경우, 완료 요건 기준 설정에 대한 다음 업무 시작 시간을 최초 지연 날짜로 할지 혹은 만료 날짜로 할지 설정할 수도 있다.

• 알림

업무 항목에 대해 설정된 다음 지연 기한과 만료 속성을 기준으로 현재 상황의 업무에 대한 알림 정보가 표시된다. 즉 계획한 일의 시간과 완료가 얼마나 지연되었는 가를 확인할 수 있다. 당연히 지연 기한이나 만료 속성이 설정되지 않은 경우에는 알림 정보가 없다.

- 알림추가

macOS의 알림 기능과 연동하여 OF3의 만료 항목에 대하여 사전 알림 기능을 적용할 수 있다. 1 시간 단위로 지정할 수도 있고 사용자가 지정한 날짜와 시간을 지정할 수도 있다.

• 검토

검토 속성은 프로젝트에 지정되는 GTD의 다음 단계인 Reflect, 리뷰 과정에 사용되는 핵심 사안으로 OF3의 각 프로젝트에 대한 정기적-반복적-검토 기간을 설정한다. 개별 항목들은 단일 목록이라는 프로젝트의 검토 기간을 기준으로 관리될 수 있다.

단 검토의 대상이 되는 프로젝트는 계층 구조의 최상위 프로젝트에만 해당되며 하나의 프로젝트 내의 계층화된 하부 프로젝트에는 나타나지 않는다.

- 다음 검토

아래 검토 간격을 기준으로 다음 번 검토 날짜가 나타난다. 사용자가 직접 다음 번 검토 날짜를 입력할 수도 있다.

- 검토 간격

정기적 검토 간격을 일, 주, 월 그리고 년 단위로 설정할 수 있다. 아래에는 이전 검토 마지막 검토 되었던 일자가 나타난다.

• 메모

OF3의 항목에 대한 메모 입력 사안이 나타나는 영역으로 필요한 참고 사안이나 참고 파일을 링크할 수도 있다.

정리

OF3의 Organize 과정의 최종 마무리는 이 모든 것이 완료되어 관리 체계로 이전하는 것이다.

정리 버튼을 누르면 프로젝트와 태그 혹은 둘 중 하나가 지정된 모든 항목은 해당 프로젝트나 목록으로 이동되다.

이상과 같이 OF3의 Organize 과정은 Clarify에서 기본적 분류를 마친 실질적 일로서 관리 대상에 대한 프로젝트, 태그 그리고 날짜 정보를 입력하는 과정을 수행하게 된다. Organize 과정 이후에는 GTD의 핵심 관리 과정인 Reflect, 리뷰 과정을 진행하게 된다.

OmniFocus 3 안내서 - 2. Clarify, 평가

GTD 시스템의 구축과 운영의 기본이자 핵심이라고 주목받는 Capture(수집) 과정에 이어 진행하는 두번 째 단계가 Clarify(평가) 과정이다. 이전 GTD 시스템 절차에서는 Process라는 이름으로 표기되었지만, 현재 보다 명확하게 Clarify로 명명된 것으로 보인다.

Clarify 과정의 수행에 앞서 유의할 점은, 여러 GTD 프로그램에서-특히 OF3의 경우도-Clarify 과정과 다음 Organize 과정이 단계적 구분을 명확하게 나눠 수행하기 어렵다는 것이다. 그러므로 Clarify 단계의 목적이 수신함에 수집된 대상 가운데-GTD 시스템에서 관리되어야 할-일로서 평가된 대상을 다음 과정으로 이전하는 것이긴 하지만, OF3에서 이 과정을 이후 과정과 구분하여 진행할 것인지 혹은 통합하여 진행할 것인지에 대한 고민이 필요할 수도 있다. 그런 점에서 Clarify 과정과 Organize 과정은 OF3 사용자가 지향하는 GTD 시스템의 운용 방향에 따라 선택되어 질 수 있다.

그렇더라도 OF3의 기능적 구분이 아닌 GTD 프로그램으로서의 관리적 측면에서 구분할만한 필요성과 효용성은 충분하다고 보기 때문에, 일단 구분하여 적고자 한다. 그리고 이전 포스팅에서 따로 언급했지만 Clarify 과정과 Organize 과정 그리고 이후 GTD 시스템 운용 과정을 빠른 시간 내 정확하게 진행하기 위해서는 먼저 현재 진행 중이거나 앞으로 계획 중인 일과 프로젝트를 평가하기 위한 명확한 기준이 필요하다.

Clarfy 과정은 GTD 시스템에서 수집된 일을 사용자의 관리 기준에 의해 평가하여 관리될 만한 그리고 관리될 가치가 있는 일을 골라내는 것이다. 즉 주변의 많은 일 가운데 모든 것이 굳이 OF3에서 입력하여 관리될 필요는 없다. 이에 대한 결정이 사용자의 몫이긴 하지만 사용자 스스로 자신의 일상이나 업무에 대한 명확한-비록 자주 바뀔 수 있더라도-판단을 할 수 있어야 한다.

OF3에서 Clarify 과정은 GTD 시스템에서 관리될만한 일인지의 구분 그리고 새로운 관리 항목인지 혹은 기존 관리 항목과 연관된 항목인지에 대한 기본적 구분을 위한 평가를 한다. 즉 이런 평가 기준에 따라 수집된 수 많은 대상들이 삭제되거나 OF3를 벗어나 다른 관리 시스템으로 이전될 수도 있다.

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먼저 OF3의 수신함에 수집된 각 항목에 대하여 일, 즉 실행 가능한 대상인지 또는 그 대상이 향후 실행 가능한 요소를 필요로 하는 지를 평가한다. 이 과정은 사용자에 따라 실행 가능한 대상을 먼저 선택하는 경우와 반대로 실행 불가능한 대상을 먼저 선택하여 버리는 경우로 구분할 수 있는데, 개인적으로 후자를 적극 선호한다.

평가 대상에 대한 명확한 실행 요소가 즉각적으로 떠오르지 않는다면, 실행 불가능한 대상으로서 버려질 것인지 혹은 참고자료로 보관할 것인지를 역시 즉각적으로 판단한다. 물론 즉각적이란 표현은 시간적 기준을 말하는 것이 아니라 내용적으로 절차적으로 후속 과정이 머리 속에 그려지느냐에 관한 것이다. 때문에 그런 사항이 불명확하다면 즉시 삭제한다. 만일 주요한 사안을 실수로 삭제될까 걱정할 염려는 없다. 정말 주요한 사안이라면 곧 자신의 실수를 깨닫게 된다.

1. OF3의 수신함에서 선택한 평가 대상이 실행 할 수 없는 혹은 실행 여부가 불명확한 사안이라면 즉시 다음의 각 조치 가운데 하나를 결정한다.

• 즉시 삭제(Delete) - OF3는 기본적으로 별도의 휴지통 기능이 없기 때문에 삭제된 항목이 따로 보관되는 영역, 즉 휴지통이 없다. 하지만 삭제된 대상은 화면에서 보여지지 않을 뿐 해당 폴더에 삭제된 채로 그대로 남아 있다. OF3의 모든 항목 보기를 하면 삭제된 대상이 최종 위치했던 곳에 그대로 나타난다.
• 참고 자료(Reference) 이동 - 실행이 요구되는 일은 아니지만 내용적으로 현재 혹은 향후 활용성이 있는 자료로 평가된다면, 별도 보관 장소로 이동한다. OF3에 이를 위한 폴더를 생성하여 관리하거나 컴퓨터 시스템의 다른 폴더나 별도의 관리 프로그램을 사용할 수도 있다.
  • 만일 OF3에 참고 자료로 폴더를 만들고 관련된 자료에 태그 등을 지정하여 관리하고자 하면, 이동 과정은 Clarify 단계에서 진행할 지 혹은 다음 Organize 단계에서 진행할 지 결정할 필요가 있다. 다른 외부 관리 프로그램으로 이동할 경우에는 Clarify 단계에서 바로 해당 프로그램으로 이동하는 것이 좋다. OF3에서 참고 자료로 평가된 경우에도, 일단 수신함을 벗어나 별도 폴더로 옮길 수 있도록 한다. 마찬가지로 태그를 이용하여 참고 자료로 구분할 경우에도 Reference와 같은 태그를 지정한 후 별도 폴더로 옮기는 것이 좋다. 그렇지 않으면 Clarify 단계를 마치고 다음 Organize 단계를 기다리고 있는 업무 관리 항목과 함께 처리해야 하지만 쉽지 않은 방법이다.
  • 더불어 미래 활용성을 기대하고 참고자료로 관리(보관) 되지만, 현실적으로 외부의 시야에서 벗어난 곳으로 옮겨지고 나면 효용성은 크게 낮아질 수 있다는 점을 항상 염두에 두어야 한다. 일부러 찾으려 애를 쓰지 않으면-존재한다는 것을 알면서도-관심과 노력에서 멀어질 수 밖에 없다. 때문에 정기적으로 보관함을 점검하여 일정 기간 활용되지 않은 자료는 유지 여부를 검토해야 한다. 물리적 대상이라면 그 심각성을 쉽게 인식하여 조치를 취하는 등의 대응이 훨씬 수월하지만 컴퓨터 시스템에서는 그런 기대가 유지되기 힘들뿐더러, OF3와 같은 프로그램은 전체 컴퓨터 시스템 운영 환경 측면에서도 골치거리로 전락할 수 있다.
• 대기 목록(Incubate/Someday) 이동 - 즉시 삭제를 결정하기 모호하거나 참고 자료로 보관할 필요성도 모호하며 그리고 일로서 관리될 가능성도 있지만, 아직 여타 조건이 명확하게 드러나지 않아 일로서 실행 내용이나 목적이 명확하지 않으나 상대적으로 중요성이 있는 대상을 일단 옮겨 향후 재검토할 수 있도록 한다. 대기 목록 대상은 내용에 따라 대략 두 가지로 구분한다.
  • 특정 날짜가 되어야 실행 여부가 결정 되는 대상 - 해당 날짜에 대상을 재평가하여 실행 항목으로 이전 여부를 확인할 수 있도록 날짜로 지정한다. OF3의 별도 폴더나 달력 등에 기록한다.
  • 향후 실행 가능성을 검토할 주요 대상 - 정해진 날짜가 없기 때문에 실행 항목으로 이전 평가를 정기적으로 점검한다. 하지만 사전에 정한 일정 점검 횟수나 기간이 지난 대상이라면 삭제한다.

이상과 같은 실행 항목이 아닌 대상의 관리에서 주의해야 할 것은 참고자료 폴더나 대기 목록을 평가하기 모호한 즉 이도저도 아닌 애매한 대상을 임시로 저장하는 곳으로 사용해서는 안된다는 것이다. 가능하면 참고 자료나 대기 목록으로 이동 역시 냉정하게 평가하여, 막연한 기대나 희망 보다는 현실적 활용성을 기준으로 OF3를 운용할 필요가 있다.

2. OF3의 수신함에 있는 대상에 대한 삭제 등 비 실행 요소로서의 평가가 끝나면, 다음과 같은 몇 가지의 실행 가능한 대상만 남아 있다. 우선 즉시 실행 가능한 대상이라고 평가된 항목은 바로 실행하도록 한다. 그리고 실행을 위한 준비나 조건에 충족되어야 할 수 있는 일은 OF3의 관리 체계로 이전되어 단일 항목인지 혹은 프로젝트 관련 항목인지에 따라 구분되어 저장된다. 프로젝트는 GTD 관리 체계에 있어 매우 주요한 구조로서 여러 일들이 연결되어 하나의 일이 완료된 이어진 다음 실행 항목(Next Action)이 순차적 혹은 병령적으로 대기하고 있다. 실제 OF3의 효율적 활용은 프로젝트의 구조와 구성을 어떻게 하느냐에 따라 결정된다고 해도 과언이 아니다.

단일 실행 목록이나 프로젝트로 이전 혹은 신규 프로젝트 생성 과정에서 주요하게 생각해야 한 사안은, 실행 목록 혹은 프로젝트 요소는 분명하지만 실행 결과에 대한 성공적 완료나 실패에 따른 대응이 불필요한 실행 항목은 OF3에서 관리될 수 필요가 없다는 것이다. 예로 특정 날짜외 시간에 친구들과 식사를 참석하거나 영화를 보는 사안이 있다면, 오고 가고 그리고 모임을 위한 여러 준비가 필요할 수 있지만 모임의 참석 여부 혹은 참석에 따른 결과가 현재 진행중인 업무와 관계없다면 굳이 OF3에서 관리되어야만 할 사항이 아니라는 것이다. 이러한 약속은 책상 위 달력이나 달력 프로그램에서 관리하는 것으로 충분하다. 다행스럽게도 OmniFocus 2 이후부터는 macOS(Mac OS X)의 달력에 기록된 일정을 예측 화면에서 확인할 수 있기 때문에 달력을 보지 못해 약속 시간을 놓칠 염려는 없다.

• 즉시 실행(Do It) - 후속 실행 항목, 즉 행동이 필요치 않으면서도 즉시 처리가 가능한 일은 바로 실행하고 수신함에서 완료 표시로 마무리 한다. GTD 시스템에서는 약 2 분 정도의 짧은 완료가 가능하다면, 즉시 실행이 가능한 일은 별도의 관리 체계로 이전하지 말고 바로 처리하라고 권장하고 있다. 물론 2 분이란 짧은 시간을 의미하는 예의 기준이며 실제로는 사용자마다 그리고 상황에 따라 다르지만, 3분 이상을 초과하지 않는 것이 좋다. 만일 즉시 실행 시간을 5분 정도로 했다면, 수집 대상이 많을 경우 전체 Clarify 과정이 오래 걸릴뿐 아니라 실제 실행 시간이 5분 이상을 초과할 가능성이 매우 크다. 5분 이상 지속되는 일은 중단하거나 지속하기를 결정하기 매우 모호한 상태를 만들 수 있다.
• 위임(Delegate) 항목 - 실행과 그에 따른 기대한 결과가 요구되는 일이지만 자신이 할 수 없거나 혹은 다른 사람이 하고 있는 일로서 그 결과만을 확인해야 하는 경우라면 해당 조건에 부합되는 사람이나 다른 팀에게 일을 위임하거나 위임된 일의 실행 결과를 기다리면서 결과에 따른 다음 실행 항목을 준비한다. 문제는 OF3에서는 위임된 일의 경우 일반적 점검 항목이 아니기 때문에 관리 단계에서 정기적으로 점검해야만 한다. 위임된 일에 대한 관리는 별도의 위임 목록을 생성하거나 또는 현재 프로젝트 내에서 태그를 이용하여 관리할 수도 있다.
  • 이미 위임된 일이라면 위임 폴더로 이동하거나 위엄 태그를 설정하면 되지만, 즉시 실행 항목과 마찬가지로 짧은 시간에 위임 처리를 할 수 있는 일은 전화나 E-메일 혹은 다른 소통 체계를 통하여 가능하면 바로 진행할 수 있도록 노력할 필요도 있다.
  • 위임된 업무는 그 결과의 확인 여부 방식에 따라 사용자가 직접 확인해야 하는 사안과 결과가 사용자에게 통보되는 사안으로 구분할 수 있는데, 전자의 경우는 단순히 위임 폴더나 태그 지정 후 정기적인 검토가 필요한 반면 후자의 경우는 정기적 검토가 필요 없는 것은 아니지만 결과의 통보가 정상적 업무 처리 과정이라는 점에서 단순한 위임과는 구별되어 관리될 필요도 있다. 예로 전자 Delegate 태그로 지정하여 별도 항목으로 관리할 수도 있고, 후자는 Waiting 태그로 구분하여 현재 진행 항목으로 관리할 수도 있다.
• 지연(Defer) 항목 - 실행 항목은 분명하지만 아직 특정 실행 날짜가 결정되지 않았거나 사전 요건이 충족되지 않아 본의 아니게 지연 되고 있는 항목이다. 지연 항목이 대기 목록의 대상과 다른 점은 이미 실행 여부 및 요소가 결정되어 있기 때문에 상대적으로 시간 제한 없이 기다릴 자격을 가지고 있다는 것이다. 즉 앞서 대기 항목과 다른 점은 별도의 공간으로 이전하는 것이 아니라 현재 진행중인 업무 목록과 프로젝트로 이동 된다는 점에서 큰 차이가 있다. 단순하게 보자면 잠시 실행이 보류된 상태일 뿐이며 곧 개시가 가능한 상태가 유지되고 있는 것이다.
  • 만일 실행 가능 일이지만 명확한 사전 조건은 없고 결과에 대한 기대 역시 주요하지 않은, 즉 앞서 언급한 친구와의 식사 약속 등과 같은 실행 항목 역시 Defer 항목으로 관리 한다면, OF3가 아닌 달력 등에 기록될 수 있도록 한다.
• 단일(Single)/프로젝트(Project) 항목 - GTD 시스템의 가장 중요한 관리 항목이면서 OF3에서도 가장 핵심적으로 관리해야 할 요소이다.실행을 위한 날짜와 시간이 명확하면서 현재 진행 중 업무로서의 개별 실행 항목이거나 여러 개의 일로 구성된 프로젝트의 세부 항목으로 평가되는 대상이다. 개별적 업무 항목이라면 개별 목록으로, 진행 중 프로젝트에 관련된 항목이라면 해당 프로젝트로 이동을 될 수 있다.

이상 OF3의 수신함에서 실행 항목으로 다뤄지고 있는 위 네 가지 대상에 대한 평가가 완료되었지만, 아직 OF3의 정리(모든 항목을 해당 위치로 이동) 버튼이 눌러지지 않은 상태이다. 이 정리 버튼은 앞서 평가한 사안에 대한 정확한 분류 및 구성 과정이 완료된 이후 눌러져야 한다. 즉 OF3에서는 수신함에서 Clarify 과정과 Orgazine 과정이 함께 이뤄지게 된다.

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참고로 앞서 설명한 내용으로 현재 OF3에서 아래와 같은 디렉토리와 태그 형식으로 구성될 수 있다. 개인적으로 OF3의 태그 항목은 영어를 사용한다. 개인적으로 오랜 OmniFocus 사용 경험에 비춰 컨텍스트로 태그 입력이나 지정이 한글보다 효율적이었기 때문이다. 그리고 OF3의 작업 환경 구성에서 태그를 먼저 설정하기도 하지만, 이런저런 경험에 비춰 볼때 실제 운용을 하면서 필요한 사안마다 생성하는 것이 더 효과적이라고 본다.

* 프로젝트 화면에서의 디렉토리 구성

• Miscellaneous - 단일 목록
• Works - 폴더
  • Project 1 - 순차적 디렉토리
    • 업무 항목 1-1
    • 업무 항목 1-2
  • Project 2 - 순차적 디렉토리
    • 업무 항목 2-1
    • 업무 항목 2-2
• Home - 폴더
  • Project 3 - 병렬 디렉토리
    • 업무 항목 3-1
    • 업무 항목 3-2
    • 업무 항목 3-3
• Personal - 폴더
• Someday(대기) - 단일 목록
• Reference - 단일 목록 ➝ 참고 항목은 별도 프로그램, Devonthink Pro로 이동

        

* 태그 화면에서의 태그 구성

• Home
• Office
• School
• Errand
  • Errand: Contact
  • Errand: Shopping
• Computer
• E-Mail
• Phone
• Car
• Waiting
• Defer(지연)
• Delegated(위임)