내가 사용하는 Mail.App는 OS X의 포함된 메일 클라이언트로 윈도우즈의 Outlook Express나 Office Outlook의 메일 클라이언트 기능에 대응되는 제품이다. Outlook의 경우 많은 POP, IMAP, HTTP 등 다양한 메일 서버를 지원하고 메일 클라이언트 용도로는 꽤 훌륭하고, 또한 일정 관리, 할 일, 주소록에 포함된 정보와의 상호 운용성도 뛰어나다. 하지만 비싼 돈주고 사는 제품으로서 이정도는 당연하다. 그럼에도 난 윈도우즈 환경에서도 Mozilla의 Thunderbird를 사용한다. 내게 있어 Outlook의 메일 클라이언트는 필요한 다양한 용도에 적용하기가 너무 불편하고, 또한 시스템 자원이 넉넉치 않은 환경에서 너무 무겁다.
이에 반하여 OS X의 Mail.App은 GTD 시스템 구축이라는 측면에서 매우 효율적이다. 특히 사용자가 생성할 수 있는 메일 폴더는 물론 스마트 메일박스를 이용하게 되면 Mail.App 자체만으로 GTD 시스템의 역할까지 수행할 수 있다. Mail.App를 GTD 시스템으로 활용함에 있어 가장 주요한 기능은 메일박스와 스마트 메일박스라고 볼 수 있다.
특히 스마트 메일박스는 메일 자체의 이동없이 Mail.App의 각 메일에 지정된 여러가지 항목 그리고 그에 대한 조건을 이용하여 내가 원하는 모든 경우에 적합한 메일 만을 보여줄 수 있게 때문에 GTD 시스템에서 요구되는 컨텍스트나 행동 관리 측면에 완벽하게 적용할 수 있다. 만일 Mail.App에 보다 많은 유연성을 추가하고 싶다면, MailTags ($29.95)라는 플러그-인 소프트웨어를 사용할 수도 있다.
나의 경우는, 오늘 날짜에 처리해야 할 일에 대하여 Today라는 스마트 메일박스를 생성하고, 중요하다고 깃발 표시를 한 경우에 대한 메일 만을 따로 Flagged라는 스마트 메일박스로 관리한다. 그리고 진행 중인 주요한 프로젝트와 별도로 관리되어야 할 컨텍스트에 대한 스마트 메일박스를 운용하고 있다. 그리고 Address Book과 연동하여 특정 그룹이나 지역에서의 메일도 별도로 확인할 수 있으며 이러한 것은 일반적으로 받은 메일에 뿐만 아니라 보낸 메일 혹은 휴지통에 있는 메일들에도 함께 적용할 수 있다.
물론 언급한 기능들이 Mail.App만에 있는 것은 아니다. 하지만 사용자가 제대로 쉽게 쓸 수 있도록 해주어야 하는 것도 아주 중요한 기능의 하나라고 본다. 인터넷에서는 Maill.App의 스마트 메일박스를 이용한 GTD 시스템 운용에 대해서는 매우 많은 정보를 얻을 수 있다.
- Merlin Mann, Some handy Mail.app Smart Mailboxes
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