OmniFocus 가격 인상..?

OmniGroup에서 OmniFocus를 포함한 어플리케이션의 가격 인상을 예고했다. 대체로 소리 소문 없이 가격이 올리는 것이 일반적 상황으로 볼때.. 더욱이 인상에 대한 나름 재미있는 대응으로 인플레이션에 따른 가격 가치를 계산할 수 있는 링크까지 연결해놓고 있다. 덕분에 가격 인상이 사실인지 아니면 만우절을 대비한 이벤트인지 헛갈리게 하고 있다. 물론 가격 인상 개시일을 2019년 3월 11일로 공지했으니 그럴 일이야 없겠지만 여하튼 재미있다.

OmniGroup의 말처럼 가격이 꽤나 오래 같은 수준으로 유지된 것은 사실이다. 그럼에도 OmniFocus는 OmniGroup의 제품 가운데 $100 이하로 OmniPlan이나 OmniGraffle에 비하여 매우 낮은 가격이다. 하지만 그런 어플리케이션이 이른바 비즈니스 레벨인 것에 비해 OmniFocus는 개인용이라 할 수 있으니 $80 정도도 싼 가격이라고 할 수는 없다. 더욱이 Mac 버전이 아닌 iOS 버전까지 생각하면 실제로는 더 많은 비용이 지출될 수 있다.

개인적으로 GTD 스타일의 적용을 위해 특별한 어플리케이션에 대한 종속성을 가지는 것은 지양해야 한다고 생각하기 때문에 현재 혹은 인상된 가격이 OmniFocus의 구입나 업그레이드에 어떤 영향을 미칠지 모르겠다. 특히 OmnFocus 3에 이르기까지 현격한 생산성 관리 기능을 추가되었다거나 하지도 않았고, 오히려 OmniFocus 1에 비해 더 복잡하고 어려운 체계로 변화되지 않았나 싶을 정도이다. 때문에 현재도 iOS 버전의 OmniFocus 3는 따로 유료 기능을 구매하지 않고 뷰어로서만 사용하고 있다. 간혹 아이폰에서 직접 처리해야 하는 일은 OmniFocus 2를 이용하고 있다. 다행히 OmniFocus 2는 iOS 기반에서 아직은 잘 작동하고 있다. 그런데 아마 이번 가격 인상 즈음하여 OmniFocus 2의 운명도 달라지지 않을까 걱정되기도 한다.

OmniOutliner 5.4.2 업데이트

지금까지도 OmniGroup의 핵심 어플리케이션의 최고을 손꼽으라면 단연 OmniOutliner라고 할 수 있다. OmniFocus가 일부 GTD 사용자들의 관심 대상인 것에 반해 OmniOutliner는 Mac 사용자의 필수 어플리케이션이라고 할 수 있을 정도로 사용층이 넓다. OmniOutliner가 지금의 위치를 유지하고 있는 이유 가운데 주요한 점은 특별한 경쟁 제품이 없는 것다는 것이다. 사실 가장 큰 경쟁 제품이라고 할 수 있는 것은 Microsoft Excel와 같은 스프레드시트라고 할 수 있다.

하지만 아마도 OmniOutliner는 Mac 사용자에게 있어 가장 구매를 고민하게 만드는 어플리케이션이다. Mac 사용자에게 있는 OmniOutliner는 가장 사용하고픈 어플리케이션이 분명하지만 구입이 망설여지는 이유는 일단 가격이 만만치 않다는 것이다. 현재 OmniOutliner 5의 Essential 버전 가격은 약 $10 수준이며 Pro 버전은 약 $60 수준이다. 그런데 이 가격이 현재 OmniGroup에서 판매하는 어플리케이션 가운데 가장 싼 제품이라는 것이다. 그럼에도 가격이 높게 느껴지는 것은 OmniOutliner의 활용성이 기대 이하일 수도 있다는 것이다.

분명한 것은 노트 혹은 아웃라인 용도로서 OmniOutliner는 최고 어플리케이션이 확실하다. 하지만 아웃라인 기능 자체를 대응할만한 어플리케이션은 상당히 많다. 예로 든 Microsoft Excel 등이다. Mac이든 Windows든 대부분의 PC 사용자는 그 활용성 여부를 떠나 Excel이 설치되어 있지 않은 경우는 드믈것이다. 사실 아웃라인 기능이라는 측면에 Excel은-다소 불편하지만-OmniOutliner을 능가하다. 기능적으로 OmniOutliner의 역할은 모두 Excel에서 구현이 가능하다.

Excel 덕분인지 실제로 굳이 OmniOutliner를 사용해야 하는 싶은 심정이 들때도 적지 않다. 어차피 프로젝트 수준으로 확대되거나 상세한 수치 계산 등이 필요하면 결국-운용의 불편함도 잠시일 뿐이니-Excel을 사용하는게 향후 작업을 위해 이롭다는 것을 인정할 수 밖에 없다. 이 말은 OmniOutliner의 내용이 상세해지고 증가되면 기능의 한계를 맞이하게 되거나 원하는 기능 구현이 상당히 어렵다는 것을 의미한다.

이에 대응해 OmniOutliner이 가지는 강점은 Excel과 같은 어플리케이션에 비해 가볍게 구동이 가능하다는 점이다. 하지만 이 역시 현재 OmniOutliner 5는 이전 OmniOuliner 3 시절에 비하면 상당히 무거워졌음을 느낄 수 있다. OmniOutliner의 가볍다는 장점은 Mac 사용자로서 언제라도 쉽게 구동하여 필요한 정보를 입력하고 확인할 수 있다는 것에서 업무 진행에서 매우 높은 생산성을 제공할 수도 있다.

그리고 Pro 버전에서는 OmniOutliner가 제공하는 API를 활용하여 자동화된 기능을 구현할 수 있다. OmniOutliner는 현재 자동화 기능을 위해 JavaScript를 지원한다. 물론 OmniOutliner Pro 사용자 중에 이런 기능을 사용하는 이가 얼마나 될지 의문이며, 이런 기능이 있는 것 조차 모르는 이도 적지 않을 것이다. OmniOutliner의 자동화 기능은 OmniGroup에서 다른 어플리케이션 활용과 마찬가지로 친절하게 설명해주는 사이트를 제공하고 있다.

개인적으로 아웃라인 어플리케이션은 8-비트 Apple II 시절, ThinkTank부터 사용했었다. 한글을 사용할 수도 없었지만 아웃라인의 특성상 간단한 영어 단어나 문장으로 구현이 가능했기 때문에 부담없이 사용할 수 있었다. 물론 나 역시 내용이 복잡해지게 되면 스프레드시트를 이용하는 경우가 많았고, 최종적으로 다시 Lotus 1-2-3나 MIcrosoft Excel 등에서 작업을 하게 되었다.

OmniGroup에서도 OminiOutliner의 미래 경쟁력에 대한 우려를 짐작했는지 OmniOutliner 5 이후부터는 약 $10 수준 가격의 OmniOutliner Essential을 발매했다. 예전 OmniOutliner Standard 버전에 비하면 거의 1/3 수준 가격이라할 수 있으며, 가장 적당한 가격이라고 할 수 있다. Pro 버전과 같이 다양하고 복잡한 구성은 물론 컬럼 추가도 되지 않지만 아웃라인 소프트웨어가 가져야할 최소 기능을 제공하고 있다는 점에서 Pro 버전에 비해 오히려 가격대비 성능이 높다고 느껴지기도 한다.

하지만 OmniOutliner Essential 정도의 아웃라인 기능을 제공하는 어플리케이션은 무료 제품도 적지 않다는 것이 문제라고 할 수 있다. 당장 Mac OS의 메모 어플리케이션도 이 정도 수준으로는 활용이 가능하기 때문이다.

결국 OmniOutliner는 기대한 효율성과 실제적 활용성에서-결국 사용자의 몫이지만-극과 극의 평가를 받을 수 밖에 없다고 본다. 특히 비싼 가격으로 구입한 Pro 버전 사용자 입장에서는 더욱 평가가 극명하지 않을까 싶다.

GTD E-메일 관리 완전 정복

GTD 시스템 운용에 있어 E-메일은-각자의 경우에 따라 다르겠지만-단순한 일상 업무 도구이이면서 중요한 업무 관리 체계인 반면 의외로 생산적인 운용이 쉽지않으며 또한 번거롭기도 한 골치덩이 가운데 하나이다. 그럼에도 대개 E-메일 시스템 혹은 메시지의 관리 자체는 특별히 어렵지 않고 언제라고 정리가 가능하다고 생각하기 때문에 정기적이거나 혹은 집중적인 관리를 하지 않는 경우가 대부분이다.

그러나 잠시 시간이 흐르면서 하루가 멀다하고 쌓이는 수 많은 E-메시지에 파묻혀 결국 관리가 불가능한 상태로 전락하게 된다. 덕분에 해마다 혹은 새로운 계기가 생길 때마다 E-메일 시스템을 정비하기 위한 노력하지만 결과는 언제나 그대로다.

E-메일을 GTD 시스템의 관리 요소로 생각하지 않고 운용할 수 있겠지만 대개 회사 업무와 관련한 일상적 업무들이-특정 업무 처리 시스템이 따라 구성이나 절차가 다르기는 하더라도-기능적인 측면에서는 E-메일에 기반하고 있는 경우가 많다.

새해 첫 아침 E-메일 시스템의 수집함은 완전히 비워져 있고 2019년의 새로운 메시지가 들어 온 상태인가? 아마 지난 해 혹은 어제까지도 읽지 못한 메시지가 가득할 것이다. 물론 대부분의 사람들은 E-메일 시스템이 쓸데없는 일상의 메시지나 스팸성 메시지로 가득하다고 생각하고 언제나처럼 크게 신경을 쓰지 않고 필요하면 그 가운데 원하는 메시지를 골라 읽고 관련한 일 처리를 진행할 수 있다고 생각한다. 이렇듯 대부분의 사람들은 무엇을 기대하든 의도와 상관없이 언제나 E-메일 시스템의 수집함은 읽지 않은 메시지로 가득 차 있고 또한 이미 수 많은 분류 폴더에도 역시나 읽지 않은 메시지들이 차고 넘칠 것이다.

효율적인고 E-메일 관리는 누구에게나 쉽지 않은 과제이다. 그래서 새해를 맞이한 느낌으로 E-메일 시스템을 보다 생산적으로 관리하기 위한 방안에 대한 내용을 포스팅하게 되었다.

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우선 E-메일 시스템의 수집함(inbox)을 비운다 혹은 정리한다는 것은 E-메일 메시지가 담고 있는 일에 관한 내용 즉 무언가에 대한 실행 조치를 고민하는 것이 아니라, GTD의 수집함 비우기 과정처럼 단순하게 E-메일 메시지를 지우고 옮기는 비우는 등의 작업을 의미한다는 점이 주요하다.

 대개 E-메일 메시지는 보게 되는 순간 그 내용 그리고 관련한 이후 실행 계획에 대해 고민하기 시작하고, 결국 다른 메시지로 넘어 가지 못한 채 일상의 다른 일로 빠지게 된다. 때문에 E-메일 시스템을 신뢰성있는 업무 관리 체계로 유지하기 위해서는 쌓여 있는 그리고 쌓여 가는 메세지에 대한 적절한 전체적 대응 방안이 필요하다. 즉 메시지가 내포한 일에 대한 조치는 수집함을 비운 이후의 단계에서 진행할 수 있도록 해야 한다.

이러한 과정에 대해 GTD의 창시자인 David Allen도 몇 가지 방안을 제시하기도 했다. 하지만 대부분의 사용자가 표준적이고 이상적인 E-메일 시스템 관리 방안을 직접적으로 적용할 수 있는 지에 대해서는 의문이 남는다. 기술적 이해는 가능하지만 기능적으로 현실적 운용은 만만치 않을 수 있다. 하지만 수 없는 시도에도 불구하고 제대로 된 E-메일 시스템 관리 체계를 구축하지 못한 경우라면, 분명 참고할 수 있는 효과적인 레퍼런스라고 할 수 있다. 하지만 먼저 이상적인 E-메일 시스템 관리가 현실적으로 쉽지 않은 몇 가지 이유에 대해 이해할 필요가 있다.

인터넷이 현재와 같이 일상화되기 이전에는 E-메일 서비스의 사용을 위한 계정은 두 개 이상 운용하기는 쉽지 않았다. 하지만 인터넷 시대로 들어서면 수 많은 무료 E-메일 서비스가 제공되면서 두 개 이상의 계정을 사용하는 것은 매우 자연스러운 상황이 되었고, 회사 업무, 학교 업무, 그리고 개인 업무 등에 따라 별도의 E-메일 계정을 운용하기도 한다.

문제는 표준적인 E-메일 메시지에 대한 관리가 어렵게 되는 여러 이유 가운데 하나는 현재 사용하는 여러 E-메일 서비스가 제공하는 기능적 범위와 각 계정에 대한 접속 방식이 결코 동일하지 않아 단일화된 관리 체계의 구축과 운용이 불가능하다는 점이다.

나 또한 마찬가지인데 주로 사용하는 E-메일 계정의 하나는 업무와 관련된 회사 계정이고 다른 하나는 대외 업무와 개인 용도로 사용하는 구글 계정이다. 두 계정 모두 E-메일 클라이언트, Apple Mail에서 IMAP로 연결되지만 회사 계정은 사외에서는 SMTP 서버에 연결되지 않아 메시지 전송이 되지 않는다. 결국 E-메일 클라이언트에서 회사 계정은 메시지를 확인하는 용도로 사용되며, 부득이 사외에서 답장을 해야 하는 경우에는 직접 웹 브라우저로 메일 서비스 사이트에 접속하여 메시지를 작성하거나 답장을 한다. 이런 불편함을 해소하기 위해 회사 계정을 구글 계정에 연동하여 사용하기도 했지만 상대적으로 낮은 수준의 회사 E-메일 서비스의 한계로 제대로 된 운용이 어려웠다. 다행히 그나마 메시지를 보내는 것 이외 메시지 삭제나 폴더 이동 등은 문제가 없어 E-메일 클라이언트에서의 메시지 관리 자체에 큰 문제가 되지 않는 점이 그나마 다행이다. 이렇듯 사용하는 E-메일 시스템 환경에서따라 다양한 변수들이 효율적 E-메일 메시지 관리 체계의 구축과 유지에 방해가 될 수도 있다.

더욱이 보안 등을 이유로 IMAP나 POP3 마저 지원하지 않는 E-메일 서비스라면 더 말할 필요가 없을 것이며, 이런 경우는 부득이 관리하는 E-메일 계정마다 별도의 관리 체계를 구축하여 적용할 수 밖에 없을 것이다. 더불어 업무와 관련한 회사의 E-메일 계정의 서비스의 기능 등은 내 의지와 상관없이-심지어는 더 열악하게-바뀔 수 있는 가능성도 있다.

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E-메일 시스템의 효율적 운용이 어려울 수 있는 또 다른 점은 어떤 E-메일 서비스 그리고 E-메일 클랑이언트를 사용하느냐에 따라 관리 기능의 차이가 있다는 점이다.

대표적인 E-메일 클라이언트인 Apple Mail, Microsoft Outlook, 그리고 Lotus Notes는 제공하는 기능의 차이는 물론 구현 방식에도 차이가 적지 않다. 또한 외부 플러그-인의 사용까지 고려하면 관리 기능의 범위는 비교하기 힘들다. 그리고 사용하는 E-메일 서비스 역시 기능의 활용성에서 큰 차이가 있다. 구글의 메일처럼 웹 기반으로 폭넓은 기능이 제공하는 E-메일 서비스가 있는 반면 대부분의 기업에서 운용하는 그룹웨어 기반의 E-메일 서비스는 제한된 기능을 가지고 있고, POP3 조차 지원되지 않을 수도 있다.

더불어 E-메일 메시지를 관리하는 시점에도 차이가 있다. 기본적으로 GTD에서 E-메일 메시지 역시 수집 대상의 하나로 볼때 정기적 관리로서 대응할 수 있지만, 업무와 관련한 많은 E-메일 메시지들은 즉각적인 확인과 대응을 필요로 하기도 한다. 즉 하루 이상 기간을 두고 관리할 수도 있지만 쉴새 없이 새로운 메시지를 확인해야 하는 경우도 있다. 이에 따른 개인적인 관리 취향의 차이 역시 E-메일 시스템 운용에 다양한 변수로서 고려될 수 있다.

습관이란 것이 쉽게 바뀔 수 있는 것이 아니므로 어떤 좋은 E-메일 클라이언트를 사용하거나 새로운 E-메일 서비스가 제공되더라도 기존 E-메일 시스템이나 관리 형식을 이전한다는 것은 거의 불가능하다. 특히 새로운 클라이언트나 서비스로 이전시 기존 E-메일 시스템의 정보가 완벽하게 이동되는 경우가를 기대하기는 쉽지 않다.

하지만 현재의 E-메일 메시지 관리 방식에 문제가 있다는 것을 분명히 인식하고 있다면 과감하게 새로운 E-메일 메시지 관리 방식의 변화를 추진할 필요가 있음은 분명하다.

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일반적인 E-메일 관리 시스템 운용에서 가장 기본적인 관리의 시작은 수집된 E-메일 메시지에 대한 메시지 제목 혹은 메시지에 대한 간략한 내용 파악에서 시작한다.

그리고 전체적인 E-메일 메시지 관리는 삭제, 보관 그리고 실행 대상으로 전환으로 구분할 수 있다. 또한-비록 포스팅의 내용은 순차적으로 기술되었지만-각 사항에 해당하는 조치를 관리 선호도에 따라 동시적 평가로도 진행할 수 있다.

1. 메시지 삭제

이-메일 수집함(inbox) 비우기의 가장 단순하면서도 핵심적인 과정이 지우기라고 할 수 있다. 즉 필요 없다고 판단되는 메시지에 대한 즉각적 삭제 조치이다. 하지만 기능적 조치의 단순함에도 불구하고 현실적으로 가장 어려운 부분이기도 하다.

메시지 제목을 읽는 순간 현재 혹은 미래 상황에서의 필요성이 거의 없다고 판단되거나 혹은 다소 모호성이 있다면 일단 즉각적 삭제의 대상이다. 이러한 과정이 무리없이 진행되기 위해서는 메시지의 상세 내용에 대해 집중하지 않도록 해야한다.

메시지가 담고 있는 내용 자체가 의미가 있다고 판단되더라도 현재 업무 진행이나 앞으로의 실질적 계획의 관점에서만 평가해야만 객관적 삭제가 용이해진다. 메시지가 담고 있는 내용에 집중하게 되면 향후 활용성이나 유용성의 기준에서 볼때 쉽게 삭제하기란 쉽지 않다. 심지어 스팸성 메시지의 내용에서 조차 참고할 사안을 찾고자 한다면 없지 않을 것이다. 메시지 제목을 읽는 순간 자신의 판단을 믿고 즉시 삭제하기 바란다.

그럼에도 충분히 보관해야 하는 대상으로 판단된다면 별도의 보관 폴더를 이동한다. 하지만 사실 이러한 판단으로 쌓인 메시지가 사실 E-메일 저장량의 대부분을 차지한다. 그러므로 무턱대고 보관 폴더로 보내기 보다는 차라리 삭제하는 편이 GTD 시스템의 신뢰성 유지에 훨씬 효율적이다.

메시지 삭제는 E-메일 관리에서 가장 단순한 기능이라는 점에서 스마트 폰 등 모바일 기기에서 쉽게 수행할 수 있다. 잠깐 시간적 여유가 있거나 이동 중 특별한 작업을 할 수 없는 상황에서 유용하다.

오랫동안 E-메일 시스템을 관리하지 않아 수집함에 새로운 메시지가 산적해 있다면 날짜 혹은 보낸 사람 등과 같이 기준 정보를 이용하여 이전 메시지를 일괄 삭제하는 등의 방식을 적용할 수도 있다.

만일 특정 제목, 내용 그리고 발신자의 E-메일 메시지를 계속 삭제하고 있다면, E-메일 발송 중단을 요청하거나 필터 기능으로 자동 삭제 혹은 분류되도록 조치하도록 한다.

2. 메시지 분류

삭제 대상이 아닌 E-메일 메시지는 참고할 정보를 포함하거나 혹은 실행 여부를 판단해야 하거나 혹은 실행 해야하는 대상일 것이다. 그 가운데 실제 업무 실행과 직접적 관련이 없지만 미래 가치의 정보로서 평가되다면 수집함을 떠나 별도의 폴더로 이동 시킨다. 대개 일반적으로 참고용 정보라고 할 수 있다.

참고용 E-메일 메시지에 대한 가장 일반적인 분류는 특정 주제 혹은 프로젝트 단위로 폴더를 구성하는 것이다. 하지만 이러한 분류는 업무의 종류와 범위에 따라 생성되는 폴더의 수가 증가되고 이를 별도로 관리해야 하는 새로운 부담이 생길 수 있다. 특히 계층화된 구조로 폴더를 구성하고 있다면 메시지 관리가 더욱 어려울 수도 있다. 때문에 이러한 방식에서는 적절한 폴더의 수는 규정할 수 없지만 가능한 최소한의 폴더 구성을 유지하는 것이 좋다.

또 다른 메시지 분류 방법은 실행 요소를 갖추지 않은 참고용 자료라면 점에서 하나의 폴더로 모아 관리할 수 있다. 복잡한 폴더 구조로 인해 관리의 어려움은 없지만 하나의 폴더에 너무 많은 메시지가 모인다는 점에서 필요한 정보를 정확하게 활용하기 어려울 수 있다. 때문에 날짜나 발신자 등의 정보에 기반한 정렬이나 필터 기능을 이용하여 내부적인 구분이나 분류로서 가상의 폴더, 스마트 폴더를 활용하는 방식을 이용할 수도 있다. 하지만 이 역시 과도한 가상 폴더가 쌓이게 되면 관리의 부담은 증가할 수 밖에 없다.

그러나 어느 경우라도 일정 기간 내에 분류된 메시지에 대한 추가적인 조치를 실행하지 않으면 곧 폴더는 읽지 않은 메시지로 쌓이게 되기 때문에 폴더 구성도 주요하지만 옮겨진 메시지에 대한 정기적 관리가 핵심이다. 수 년이 지났음에도 여전히 활용되지 못하고 참고 폴더에 존재하고 있는 E-메일 메시지라면 즉각적 삭제 대상이라고 해도 큰 무리가 없을 것이다.

간혹 지난 날짜의 E-메일 메시지에 대한 일괄 삭제 후 필요한 메시지를 찾게 되는 경우가 없지 않다. 이를 우려하여 참고 폴더에 가득한 메시지를 수년에 걸쳐 삭제하지 않는다는 것은 매우 비효율적이다. 때문에 무엇보다도 이러한 경우를 겪지 않도록 참고 폴더에 대한 정기적인 관리를 진행할 수 있도록 해야만 한다.

사실 참고 폴더로 옮겨진 E-메일 메시지의 상당수가 삭제 여부를 고민하다가 이전되었다는 점에서 대부분 삭제되어도 문제가 없다고 볼 수 있다. 때문에 참고 폴더에 옮겨진 E-메일 메시지에 대해서는 삭제 여부에 대한 추가적 검토 과정 없이 내용에 대한 즉각적 판단으로 정리 작업을 진행할 필요가 있다.

이상의 과정에서 메시지 삭제가 단순하면서 어려운 작업인 것에 비해 메시지 분류는 복잡하면서 어려운 작업이다. 하지만 폴더 구성 자체는 단순하기 때문에 많은 GTD 사용자들이 섵부린 과도한 폴더 구조의 생성과 관리 부재로 인해 E-메일 시스템의 관리 기능을 상실하게 만들고 있다는 염두에 두어야 한다.

3. 메시지 실행 및 위임

삭제되거나 참고용으로 분류되지 않은 E-메시지는 현재 및 향후 업무와 직간접적 관련이 있는, 즉 실행 요소나 실행 요구가 포함한 대상들이다.

우선 직접적인 실행 요소를 가진 메시지는 GTD 시스템의 새로운 수집 대상 혹은 기존 프로젝트 등의 실행 업무로 생성한다. 사용하는 GTD 어플리케이션에 따라 E-메일 클라이언트에서 메시지를 직접 이전하는 방법을 사용할 수도 있을 것이다.

그리고 직접적인 실행이 아닌 타인 혹은 외부의 실행에 의한 결과를 확인해야 하거나 이후 새로운 실행 작업이 생성되어야 하는 메시지는 위임 혹은 대기 임무는 구분하여 관리 한다.

실행 요소를 가진 E-메일 메시지의 관리는 각 메시지에 포함된 정확한 실행 및 완료 요소를 파악할 수 있도록 한다. 기존 업무와 관련된 사항이라면 메시지를 직접 프로젝트로 이전하거나 프로젝트 내에 새로운 업무로 생성한다. 절차적 방식은 사용하는 GTD 어플리케이션이 제공하는 기능에 따라 달라 질 수 있다.

직접 실행이 아닌 간접 실행, 위임 업무에 대한 확인 등은 일반적으로 특정 일자 및 시각을 마감일 혹은 시작일로 지정될 수 있기 때문에 GTD 시스템의 실행 요소로 입력하지 않아 달력 등에 표시하여거나 확인 사항을 Tickler 폴더에 입력하여 향후 확인할 수도 있다.

이상과 같이 실행 요소를 가진 E-메일 메시지의 관리는 사용하는 GTD 시스템과 기능에 따라 활용 방식이 달라질 것이다. 업무의 대부분이 E-메일 기반으로 진행되는 경우는 모든 업무 실행 관리를 E-메일 시스템 내에서 완료할 수도 있을 것이다. 실제 구글의 E-메일 서비스에 제공하는 다양하고 강력한 기능을 기반으로 GTD 시스템을 구성하여 활용하는 경우도 없지 않다.

개인적으로 E-메일 클라이언트로서 Apple Mail 그리고 GTD 시스템으로 OmniFocus를 사용하지만, E-메일 기반의 업무 사항이 많지 않기 때문에 Apple Mail에서 OmniFocus의 수집함이나 프로젝트 목록에 E-메일 메시지의 실행 정보에 기반한 새로운 실행 업무를 직접 생성하는 방식을 사용한다. 물론 OmniFocus의 E-메일 메시지 관리 기능을 이용할 수 있지만, 새로운 E-메일 메시지를 생성하여 발송하는 체계이기 때문에 불편해서 사용하지 않는다.

반면 Microsoft Outlook은 E-메일 시스템 기능과 달력, 일정 및 업무 관리 기능이 통합되어 있기 때문에 E-메일 메시지 기반의 업무 생성이 상대적으로 효과적이다.

일반적으로 볼 때 어떤 GTD 시스템 혹은 E-메일 시스템을 사용하더라도 실행 업무의 관리에 있어서 핵심은 이미 실행에 대한 알림, 실행 여부 확인 그리고 완료 검토 및 다음 실행 항목에 대한 알림 등으로 이어지는 GTD 관리 체계의 구현이다.

하지만 이러한 관리 방식에 대한 일상적 예외 사항이 있는데, 그것은 E-메일 메시지에 대한 답장 그리고 답장에 따른 후속 실행 업무의 생성에 관한 것이다. GTD 시스템에서 단순하게 보자면 답장 그리고 응답은 위임 업무에 해당될 수 있으며, 답장 후 조치는 앞서의 일반적인 E-메일 메시지와 관리와 동일하다. 그러므로 앞서 언급한 바와 같이 업무의 상당 부분이 E-메일 메시지의 전달로 진행되는 경우라면 이러한 기능을 온전히 수용하는 Microsoft Outlook 등으로 GTD 시스템을 구축하는 편이 효과적이다. 반대로 E-메일 메시지의 양과 업무 내용으로 판단하여 GTD 시스템과 E-메일 시스템을 완전히 구분하여 사용하는 방법으로 대응할 수도 있을 것이다.

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정기적 점검 관리

이상과 같은 E-메일 시스템 관리 방식에서 가장 주요한 사안은 수집함 비우기를 마친 후, 그리고 실행 요소의 메시지를 새로운 수집 사항으로 이전한 후, GTD 시스템에서의 일 처리 흐름에 따라 머릿 속에서 E-메일 메시지에 담긴 온갖 정보와 내용을 잊는 것이다. E-메시지에 의한 실행 업무 생성 및 실질적 업무는 E-메일 관리 이후의 단계이다.

그리고 E-메일 메시지 관리의 기본은 정기적으로 수집함의 메시지를 확인하고 수집함을 비우기를 완수하는 것이다. 만일 E-메시지가 수집함에 쌓이는 속도에 대응하지 못한다면 E-메일 시스템은 언제라도 관리 불능의 상태로 전락할 수 있다. 만일 일상의 업무용 E-메일이라는 몇 분 혹은 몇 시간 단위로 새로운 메시지가 들어 오고 또한 그에 따른 답장을 하는 등의 과정이 진행된다는 이에 맞도록 대응해야 한다.

결국 E-메일 시스템과 메시지 관리는 업무의 행태나 내용에 따라 일률적으로 좋은 방법과 나쁜 방법을 섣불리 판단할 수는 없다. 나쁜 방법이라고 효과적인 E-메일 시스템에 의해 적절히 대응할 수 있고 반대의 경우도 경험할 수 있다. 그러므로 현재의 E-메일 관리 방식이 자신의 업무 생산성 개선에 부응하지 못하거나 심하게는 생산성 저하의 원인일 수도 있다는 점에서 상황과 상태인지를 객관적으로 판단할 필요가 있다.

또한 E-메일 메시지의 관리는 물론 정기적으로 E-메일 시스템의 관리가 용이한 체계의 구축도 관심을 가질 필요가 있다. 특히 필요에 의한 현재의 메시지 정보를 저장하거나 이전하기 위한 방안도 사전에 검토할 기회를 가지는 것도 향후 E-메일 시스템 전환에 효과적으로 대응할 수 있는 방안이다.

Apple Mail이나 Microsoft Outlook 혹은 다른 E-메일 클라이언트는 물론 구글 메일과 같은 웹 기반의 E-메일 서비스들은 사용자의 업무 생산성 개선을 위한 여러 기능을 제공하지 있지만 대부분의 사용자들은 기본적인 E-메일 메시지 송수신 기능 수준에서 사용하는 경우가 일상적이다.

때문에 현재의 E-메일 시스템의 생산성을 개선하기 위한 기본적 대응 절차는 정기적인 현재 상태에 대한 현황 파악과 수집함을 비롯한 참고 폴더 비우기를 완수하는 과정이다. 그리고 이를 위한 최적의 관리 기간을 설정하여 철저히 준수할 수 있도록 한다.

OmniFocus 3.2.1 업데이트

OmniFocus 3.2가 3.1 업데이트 이후 3개월만에 출시되었다. 업데이트된 주된 사항은 macOS Mojave 환경에서 새로운 백그라운드 알림 기능이 추가된 반복 업무 사안에 필요한 조건을 좀더 개선한 것 같은데, 아직 Mojave 업데이트를 하지 않은 상황이라고 기능 확인을 하지 못하고 있다. 새로운 OS의 기능 활용에 적극적인 OmniFocus의 성향으로 볼때 곧 Mojave 업데이트가 필수적인 요건이 되지 않을까 싶기도 하다.

하지만 macOS Mojave의 지원 범위에서 벗어난 구형 Mac이 적지 않다보니 OmniFocus의 이러한 시도가 딱히 마음에 들지 않기도 하다. 물론 특별히 주요한 기능이라고 볼 수 없기 때문에 구형 시스템 사용자라 하더라도 새로운 업데이트에 따른 불편함이나 부족함으로 없다.

Asian Efficiency, GTD를 위한 최고의 어플리케이션 ?

포스팅 제목에서 최고라는 용어를 사용하기는 했지만 정말 언급하기 부담스러운 것도 사실이다. 최고라는 표현이 경우와 상황에 따라 적합하지 않은 경우가 너무 많기 때문이다. 하지만 가장 일반적인 일상의 경우로 생각할 때 결코 나쁘지 않다라는 의미라고 본다.

오랫동안 구독하고 있는 GTD 관련 서비스 가운데 하나인 AE(Asian Efficency)의 블로그에 새해를 맞이하여 이름도 거창하게 GTD를 위한 6 개의 최고 앱이라는 제목의 글이 올라왔다. AE의 스텝인 Brooks Duncan의 글인데 이 양반이 이런 스타일의 포스팅을 종종 올린다. 앱의 선정이 아무래도 주관적이기는 하지만 GTD 시스템이라는 것인 다른 생산성 관리 체계에 비해 워낙 단순하다보니 포스팅한 내용에 큰 이견을 없을 것이고, 현실에서 이건 나 혹은 AE 스텝 또는 그 누구라도 유사한 내용일 수 밖에 없다.

The 6 Best GTD® Apps For Getting Things Done

GTD를 최고의 어플리케이션이니 결국 컴퓨터 시스템의 운영체제에 기반하여 선정할 수 밖에 없고 Mac, iOS 그리고 Windows 등으로 구분했다. 물론 크로스 플랫폼이라는 측면에서 웹 서비스 기반 어플리케이션도 언급했다.

이 포스팅에서는 위 블로그의 내용과 큰 차이가 있다고 볼 수는 없지만 주요 GTD 시스템을 위한 어플리케이션에 대한 AE의 선정 기준과 나의 기준에 대한 차이를 적기 위함의 목적이다.

OmniFocus & Things

GTD에서 Mac 시스템 사용자는 Windows 시스템 사용자에 비해 어플리케이션에 대한 선택의 여지가 많았다는 것이다. 일반적인 데스탑 어플리케이션 현황과 달리 Mac을 위한 어플리케이션이 있으면서도 대부분의 Windows를 위한 어플리케이션들도 Mac 버전이 있는 실정이다. 물론 현재는 OmniFocus와 Things 투톱 체제로 정리되었다고 볼 수 있다.

OmniFocus와 Things를 비교할 때 핵심은 업무의 범위에 대한 단순함과 무거움이다. OmniFocus는 다른 GTD 시스템에 비해 다양하고 강력한 관리 기능을 제공하기 때문에 업무량이 많거나 복잡한 경우에 상대적으로 효과적이다. 반면 Things는 일상의 업무 관리를 위한 개인 혹은 개별 사용자들이 많이 선택한다.

두 어플리케이션 모두 iOS 버전이 있다. 하지만 iOS 버전에서는 Things의 단순하고 가벼운 구조가 훨씬 효과적이다. OmniFocus의 구조화된 처리 방식은 iOS 기반에서는 아직까지 불편한 점이 많다.

결론적으로 데스크탑 중심의 업무 환경이라면 OmniFocus 그리고 모바일 중심의 업무 환경이라면 Things의 운영이 효율적이다. 물론 두 어플리케이션의 데스크탑 및 모바일 어플리케이션을 모두 사용하면 더욱 효과적이다. 그리고 현재 OmniFocus의 웹 버전이 향후 어떤 식으로 지원되느냐에 관심이 높다.

Outlook

Mac 시스템에 OmniFocus가 있다면 Windows 시스템에는 단연 Outlook이 있다. Outlook의 GTD 시스템으로 운용한다는 것은 대개 자의반 타의반인 경우가 많다. 업무와 관련하여 Outlook을 사용할 수 밖에 없는 상황이니 굳이 다른 어플리케이션을 선택하기 위해 고민할 필요도 없다. 다만 애초 GTD 시스템을 기반으로 설계된 어플리케이션이 아니다보니 GTD 체계를 적용할 때 다소 불편한 점이 있지만 Outlook이 제공하는 통합 관리 기능이라는 장점에 비춰 큰 문제는 아니다.

Outlook의 강점은 업무 관리, 일정 관리 그리고 메시지 관리 등을 통합하여 운용한다는 점에서 기능적으로 OmniFocus나 Things와 직접적 비교할 수 없을 만큼 기능이 풍부하다. 물론 Mac 시스템을 위한 Outlook이 있지만 Windows 시스템의 Outlook에 비해서는 다소 기능이 부족하고 특히 무거운 느낌을 받는다.

언급한 바와 같이 애초 GTD 시스템의 구성을 갖추지 않았기 때문에 불편한 점도 분명있지만 사용자의 운용 방식에 따라 OmniFocus이상의 생산성을 발휘하기도 한다. 특히 OneNote를 비롯한 마이크로소프트 Office 어플리케이션과 완벽한 통합 기능을 효과적으로 운용할 수 있다면 비교할 대상이 없다고 볼 수도 있다. 하지만 여전히 복잡하고 불편하다.

Nozbe, Trello & Todoist

위 세 어플리케이션을 이른바 크로스 플랫폼으로 분류하여 선정하고 있지만 상대적으로 모바일 환경에서의 운용이 중심이라고 할 수 있다. 크로스 플랫폼 혹은 모바일 중심의 어플리케이션의 핵심은 각 플랫폼 간 정보 공유를 위한 동기화와 여러 사용자들간의 협업 환경 제공이라고 할 수 있다. 이 가운데 동기화 기능은 앞서 언급한 OmniFocus, Things 그리고 Outlook 역시 모바일 버전과 동기화가 지원되기 때문에 크로스 플랫폼으로서 강점은 거의 모든 어플리케이션의 기본 기능이 되었다고 볼 수 있다.

반면 이들 모바일 중심의 GTD 지원 어플리케이션이 제공하는 기능은 범위나 규모에 있어 아직까지는 제한적인 경우가 많고 여러 사용자들이 사용하는 환경에서 활용성 역시 호불호가 극명하게 나뉠 수 있다.

위 세 어플리케이션 가운데 가장 전통적인 GTD 시스템은 Todoist라고 볼 수 있다. 구성이나 인터페이스는 Things와 크게 다르지 않다고 볼 수 있지만 확장성이나 연결성은 크게 뛰어나다. DropBox나 Google Drive를 비롯한 일반적인 많이 사용되는 대부분의 어플리케이션과 연동하여 해당 정보를 활용할 수 있다.

확장성과 연결성면에서는 Nozbe도 개선되어 DropBox나 Google Drive 그리고 Evernote 등 GTD 사용자라면 사용 비중이 높은 앱과의 연동이 가능하도록 되었다. 사실 이 정도 수준의 어플리케이션 연동 기능은 이제는 장점이라고 내세울 수 없을 정도로 일반화되어 가고 있다.

Nozbe는 내가 거의 사용하지 않은 어플리케이션이지만 기본 구성이나 기능에서 Todoist와 큰 차이는 없다고 볼 수 있지만, 오래전부터 협업 체계의 구성이 강점으로 부각되었다고 한다. 또한 Nozbe의 데스크탑 버전은 다른 GTD 어플리케이션과 크게 다르지 않은 구조와 기능을 제공하지만 처음 Nozbe를 이용하는 사용자를 위한 튜토리얼 수준의 기본 구성이 잘갖춰져있다.

그리고 웹 기반 서비스인 Trello는 내 시각에서는 GTD 어플리케이션으로 직접 운용하기에는 적합하지 않다고 생각해 왔지만 시각적 관리 측면에서 특히 나름의 효과는 분명하다는 점은 인정할 수 있다. 비쥬얼 보드 스타일이다보니 역시 협업 작업에 대한 지원을 염두에 두고 서비스를 지속하고 있다.

개인적으로 Todoist를 비롯한 세 어플리케이션 혹은 유사한 최근의 어플리케이션을 GTD 시스템으로서 운용에 적용하지 않았던 이유는 가격이다. 기본적인 기능을 갖춘 무료 버전이 제공되는 경우도 있지만 본격적인 GTD 시스템으로 확장하기 위해서는 유료 버전을 사용하는 것이 필요한데, 월 단위 혹은 년 단위 가격이 OmniFocus나 Things의 구입 가격을 넘어선다. 기능적인 비교에서 우위를 논할 수 있다고 하더라도 비용대비 효능에 비춰 무리한 수준이라고 본다. OmniFocus나 Things는 동기화 기능을 제외한다면 사용자의 선호도에 따라 이전 버전을 그대로 지속하는 것이 가능하다.

위 언급한 어플리케이션 가운데 어느 것이 자신의 GTD 시스템에 적합한 가는 경우와 상황에 따라 다를 수 밖에 없다. 그럼에도 GTD 어플리케이션의 선정 대상은 일반적인 범위에서 크게 벗어나지 않음을 인정할 수 밖에 없다. 물론 모바일 환경 중심에서는 너무나 많은 앱과 서비스가 있기 때문에 어느 하나 둘을 최고라고 지정하기 어렵다.

사실 이 포스팅에서도 개인적으로 GTD는 데스크탑 중심이라는 뉘앙스가 가득함을 인정한다. 오랜 경험에 비춰 크고 작은 모든 업무 관리나 프로젝트 관리를 모바일 중심으로 관리하기는 한계가 분명하다. 데스크탑과 모바일 환경 사이를 웹 서비스로서 대응할 수 있지만 인터넷 연결이 언제나 보장되지 않는다는 점과 기능 운용의 무거움이라는 한계도 아직 존재한다.

결과적으로 현재까지 GTD 시스템을 위한 어플리케이션은 모바일 중심으로 구축하기에는 어려움이 많기 때문에 OmniFocus든 Outlook이든 데스크탑 또는 웹 서비스 중심으로 구축한 후 모바일 기기로서 지원하는 환경이 가장 합리적 선택이라고 생각한다.

Things, iOS 사용자를 위한 필수 앱 선정 ?

ITWORLD에서 Things가 Mac World에 의해 가장 인기 있는 iOS 앱의 하나로 선정되었다고 기사를 공개했다. 제목은 다음과 같다.

"유튜브, 인스타그램, 넷플릭스...다음은?" 요새 가장 인기 있는 iOS 앱 9가지

그런데 MacWorld의 원래 기사를 보니,

10 must-have apps for your new iPhone

느김이 확실히 쎄다. 어찌 되었든 Things는 iOS 사용자에게 있어 아주 훌륭한 기능의 할 일 목록 관리용 앱이라 말이다. 덕분에 이제 Things를 GTD 기반 어플리케이션이라고 지칭하는 경우는 거의 없는 것 같다.

하지만 Things의 가격으로 볼 때 조금만 주의를 기울이며 대체할만한 훌륭한 앱 역시 적지 않다. 또한 Things 역시 Mac 버전을 중심으로 운용하는 것이 그렇지 않은 경우에 비해 훨씬 생산성이라는 것도 iOS 버전 중심의 시각에서는 한번 고려해볼 수 있는 감춰진 사안이다.

Things 3.8.4 업데이트

Culturedcode에 대한 불안 혹은 우려 중 하나는 자주 언급했듯이 Mac OS 보다는 iOS에 집중한다는 점 때문이다. 물론 데스크탑 운영체제와 모바일 운영체제 간의 기능과 구동 플랫폼의 차이가 있기 때문에 두 분야 모두에서 만족할마한 어플리케이션의 완성도를 유지하기는 쉽지 않을 것이다. 그럼에도 Things 출시 당시 Mac 사용자들이 환호했던 기대에 비해 현재는 다소 주춤해 보이는 것도 사실이다. 특히 Things 버전 업데이트 넘버링을 의도적으로 Mac 버전과 iOS 버전을 동일하게 유지하려는 느낌에서 더욱 그러하다.

더욱이 3.7에서 3.8로의 메이저 업데이트에도 실질적인 기능의 추가와 개선이 없다는 것은 업데이트 수준에 대한 기대를 너머 남발하는 것이 아닌가 우려된다. Mac OS Mojave에서의 Dark Mode가 여러면에서 사용 환경에서 효용성이 있다고는 보지만 iOS에서의 지원에 맞춰 Mac OS 버전의 Things도 함께 업데이트 했다는 것은 솔직히 이해가 되지 않는다.

점점 Things는 GTD 플랫폼으로서도 보다는 다양한 활용성을 제공하는 업무관리 시스템으로 진화하는 경향이 보인다. GTD 플랫폼이 고정된 것이 아니라는 점에서 이런 변화가 나쁘다고는 할 수 없으며 또한 OmniFocus에 비해 유연하게 대응할 수 있는 선제적 조치가 아닌가 싶기도 하다.

원격접속관리 서비스, TeamViewer 대체

이전 GoToMyPC에서 TeamViewer로 전환해서 사용한 지 1년이 넘어 지났다. 처음에 가진 선입견에도 불구하고 그 동안 특별히 운용에 문제가 없었고 연결 품질도 꽤나 안정적이어서 별 불만을 느끼지 못했다. 무엇보다도 개인사용자에게는 무료로 제공된다는 점에서 딱히 쓰지 않을 이유가 없었다.

원격접속 관리 서비스, GoToMyPC 대체

일단 무료, 개인사용자로서 TeamViewer 운용에서 곤란할 수 있는 점은 ‘개인적 사용’이라는 표현이 칭하는 범위의 한계가 모호하다는 점이다. 예로 얼마전 평소에 접속하던 컴퓨터에 연결했는데 느닷없이 상업적 이용으로 판단되어 연결을 끊는다는 메시지가 나타났다. 이런 황당한 경우가... 평소와 다른게 뭐라고. 생각해보니 달라진 점은 늘 Mac OS에서 접속하다가 이번에는 Windows에서 접속한 것 외 다른 차이는 없었다. 그리고 여전히 Mac OS에서 접속하면 그런 메시지는 나타나지 않는다. 도대체 사용 사용에 대한 기준은 무엇이고 또한 그 사용을 점검 및 확인하는 방식이 궁금하지 않을 수 없었다.

이 경우에는 대한 메시지는 크게 두 가지인데 우선 상용 목적의 사용이 의심되니 사업용 계정으로의 전환을 검토하는 권고의 경우가 있고, 다른 하나는 상용 목적 사용이 확인되었으니 사업자 계정을 전환하라는 경고의 경우가 있다. 나의 경우는 후자의 경우를 접했다.

물론 이런 상황에 대한 TeamViewer의 대응은 충분히 이해할만하다. 앞서 언급한 바와 같이 TeamViewer가 개인 및 비영리 목적의 사용에 무료로 제공되지만 대부분(아마도 나 역시 포함된) 경우 개인적 사용과 사업적 사용의 구분은 모호하다. 예로 평소 개인적 사용에 운용하지만 간혹 업무와 관련하여 도움을 요청하는 상대방에서 연결하는 경우도 있다. 경우의 수로 본다면 일년에 몇 번 될까말까 한다. 반면 주변에 보면 무료 버전으로 일상의 업무를 보는 경우를 상당히 자주 본다. 대개는 TeamViewer 자체를 그냥 무료로 생각하고 있거나 유료 버전 구입 자체를 이해하지 못하기도 한다.

이들 사용자를 굳이 탓할 생각은 없지만 결국 이러한 상황은 개인 사용자에 대한 무료 지원에 이런저런 영향을 미칠 수 있다는 점을 고려할 수 있어야 한다. TeamViewer는 시간이 지날 수록 불법적 사용자를 탐색하는 알고리즘의 수준을 높일 것이고 AI 기반이라는 미명아래 일단 질러보는 조치가 시행할 것이 분명하다.

일단 TeamViewer가 웹 사이트에 공지한 개인 사용자의 기능 범위는 ‘가족/친지나 친구를 돕기 위한 경우’와 ‘집에 있는 개인용 컴퓨터에 접속하는 경우’로 다소 모호하게 언급하고 있다. 가장 중요한 의문은 접속하는 대상이 아니라 접속을 시도하는 위치에 대한 언급이 없다. 단순하게 보자면 언제 어디서라고 위와 같은 대상으로의 접속은 무료라는 것이다. 반면 유료 사용자에 기능 범위는 ‘고객이나 직장 동료를 돕는 경우’, ‘기업이나 단체에 대한 자발적 지원을 위한 경우’, 그리고 ‘홈 오피스에서 회사 컴퓨터에 접속하는 경우’로 적고 있다. 접속을 시도하는 요건은 홈 오피스라는 경우 뿐이다.

이런 조건에서 가장 궁금한 것은 학교와 같은 비영리 교육기관에서의 운용이다. 일단 결론은 학교 자체에서의 운용은 불법이다. 때문에 학교용 즉 교육용 TeamViewer 라이센스가 존재한다. 문제는 학교 자체가 아닌 개인으로적으로 학생이나 선생의 경우 외부에서 학내로 접속 또는 학내에서 외부로 접속하는 경우에 대한 모호성이다. 물론 불법이다. 학교는 결국 단체라고 할 수 있으며 단체 내의 모든 활동 역시 마찬가지의 제한을 받게 된다고 한다. 때문에 교육용 라이센스를 제공하는 것이다. 사실 이 문제는 다른 어플리케이션이 명확하게 학교라는 공간에 대한 지정하고 언급한 것에 비해 TeamViewer가 다소 모호하게 적은 덕분에 생긴 것이 아닌가 싶다. 결국 집이나 외부에서 학내의 컴퓨터 시스템에 대한 접속은 마치 ‘홈 오피스에서 회사 컴퓨터에 접속하는 경우’와 유사하므로 상용 라이센스를 사용해야 하는 경우가 된다.

그러나 이런 고민이나 의구심은 명확하게 무료가 아닌 경우 대개 불법적 사용에 해당된다는 것을 이미 대부분의 사용자는 알고 있으며 수 없이 경험했지만 암묵적으로 피차간 모르는 척 하고 있다고 할 수 있다. 하지만 이러한 상호묵시적 평화가 정작 드러내 놓고 개인용 라이센스를 업무와 사업 목적에 적용하는 이들 덕분에 수면에 계속 드러나고 있다는 사실이다.

장황하게 적었지만 결국 다소 모호하거나 명확하지 않은 범위에서의 개인 사용자는 조용히 사용하다가 적발되면 버티어 보다가 상용 라이센스로 전환하거나 다른 원격 접속 서비스로 이전하면 된다. 불법 즉 상용 목적의 사용에 대한 억울함은 TeamViewer에 직접 전달하면 대부분의 경우 해제가 가능하다. 물론 다소 시간이 걸릴 수도 있다. 이런 경우에는 대한 문의는 수도 없이 찾아볼 수 있다.

그렇다면 GoToMyPC나 LogMeIn 그리고 TeamViewer를 대체할 수 있는 또 다른 서비스는 무엇일까 찾고 있다. 일단 몇 가지 조건이 있다. 가장 우선적인 것은 서버로의 접근에 서버 측에서의 승인이 필요없는 자동 접속 기능이 제공되어야 한다는 것이다. 서버 측에서의 승인이 필요한 경우는 각 컴퓨터 시스템에 사용자가 있는 경우를 의미하니 개인이 다른 위치에 있는 자신의 컴퓨터에 접속하는 경우로만 한정한다.

GoToMyPC나 TeamViewer를 대체하기 위해 내가 원하는 유일한 기능은 서버 측에서의 클라이언트 측으로의 연결에 대한 자동 승인이다. 그리고 추가 적인 사항은 서버 측에서 연결 상태를 확인할 수 없는 보안 기능이다. 당연히 GoToMyPC나 TeamViewer에서는 지원하는 기능이다. 이 요구를 만족하면서 공짜 혹은 거의 공짜 수준의 원격관리 서비스는 뭐가 있을까 싶다.

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그래서 몇 주간의 고민 끝에 선택하게 된 것이 Chrome Remote Desktop과 Real VNC 서비스 이 두 친구라고 할 수 있다. 결과는 이전 두 서비스에 비할만한 최고의 선택은 아니지만 꽤나 만족스럽지 않을 수 없었다.

OmniFocus for Web 테스팅

웹 플랫폼의 옴니포커스가 드디어 등장했다. 아직 테스팅 단계라고 완전하게 마무리가 되지는 않았지만 그래도 예상보다 빨리 공개되었다. 물론 Mac OS X나 iOS 버전에 비하면 단순하지만 그래도 시도 자체는 긍정적이다.

OmniFocus for Web의 가장 큰 의의(?)는 현재까지 운용 기반이 Mac OS X(혹은 iOS)에 한정되어 관리되지만 앞으로 특정 플랫폼에서의 제한에서 벗어날 수도 있게 되었다는 것이다. 향후 완전한 웹 기반의 어플리케이션으로 확장된다면 플랫폼 독립적인 운용이 가능하게 되니 OmniGroup으로서는 수십년간 애플의 운영체제에 국한되었던 시장이 비교할 수 없는 크기로 커질 수 있다는 기대도 있을 것이다. 최근 유행하는 월 단위 정액 서비스로도 적용할 수 있을 것이다.

현재 OmniFocus for Web은 Omni Sync Server를 통하여 OmniFocus와 정보가 동기화된다. 테스팅 버전에서 제공되는 기능만으로도 기본적인 GTD 스타일의 관리에 무리가 없다고 볼 수 있을 정도인데, 이건 OmniFocus for Web의 기본 기능이 완성도가 높다기 보다는 GTD 체계가 워낙 단순하기 때문이다. 만일 현재 기능을 기준으로 해도 Things 수준의 운용이 충분한다.

또한 개인적으로 볼때 아이폰이나 아이패드에서 OmniFocus for iOS의 활용성이 낮아 굳이 iOS 버전을 구입할 필요가 없는 경우 매우 유용하다고 본다. 물론 사용 환경에 따라 반대의 경우도 마찬가지일 것이다. 물론 아직은 비록 웹 버전이라고 해도 작은 화면을 가진 스마트 폰의 웹 브라우저 기반으로 보기는 힘들다. 하지만 아이패드와 같은 태블릿에서라면 좀더 효용성이 있을 것이다.

그리고 가장 눈에 띄이는 것은 화면이나 인터페이스 구성이 OmniFocus 3.1.2 업데이트와 거의 동일하게 구현되었다는 점에서, 앞서 언급한 OmniGroup의 의도가 읽힌다. 언뜻 화면만 본다면 OmniFocus for Mac인지 OmniFocus for Web인지 잠시 헛갈릴 수도 있다.

아마 예상하건데 OmniFocus for Web의 성공은 향후 OmniOutliner 등과 같은 OmniGorup의 다른 어플리케이션의 시장 확장에도 적용될 수 있지 않을까 생각한다.

무료 온라인 PDF 유틸리티 서비스, Icecream PDF Candy

이제 PDF는 누구가 인정하는 표준이 되었다. 산업 표준 혹은 업계 표준인 시절을 지나 이제는 글로벌 표준이 되었다(물론 표준이라고 해서 강제 사항은 아니다). PDF가 처음 등장했을 때부터 사용했던 입장에서 이렇게까지 빨리 실제적 표준으로 자리 잡을 줄은 몰랐다.

하지만 문서를 교환하면서 내용을 보고 하는 상황에서는 아무런 문제가 없지만 PDF 문서를 수정이나 변경할 때는 상황이 달라진다. 이전 포스팅에서 이런 용도로 내가 사용하고 있는 유틸리티가 PDFPen이라고 했는데, 맥북프로와 맥 미니에 설치된 일상의 도구라고 할 수 있다. 아마 다른 경우는 대부분 Adobe의 Acrobat 어플리케이션을 사용하고 있을 것이다. 비용적인 면에서 Adobe Acrobat가 더 나을 수도 있겠지만 맥 환경 측면에서 PDF 생성 등에는 별다른 추가 비용이 소요되지 않기 때문에, 수정이나 OCR 등의 기능만이 필요하기 때문에 개인적 오히려 PDFPen과 같은 유틸리티의 효용성이 더 크다고 생각된다.

때문에 PDF 파일의 수정이나 OCR 등의 기능이 일상적이 않은 경우 적지 않은 비용을 들여 Adobe Acrobat이나 다른 유틸리티를 구입하기 애매할 수 있다. 하지만 컴퓨터를 사용하다보면 드물게 이러한 수정이 필요한 상황이 생기기도 한다. 또는 별도의 유틸리티를 사용할 수 있다하더라도 마침 컴퓨터를 사용할 수 있는 상황에 놓일 수도 있다. 이럴 때 요긴하게 사용될 수 있는 것이 이른바 온라인 PDF 유틸리티 사이트라고 할 수 있다.

예전에 비해 맥은 물론 Windows 환경에서도 PDF 생성이나 변환 등이 지원되기 때문에 이러한 유틸리티 사이트가 제공하는 모든 기능이 효용성이 있다고 할 수는 없지만, PDF에서의 특정 파일로의 변환 혹은 반대로의 변환 등 상대적으로 사용할 기회가 많을 수 있다.

Icecream Apps의 PDFCandy는 그러한 온라인 PDF 유틸리티 사이트 가운데 무료이면서 나름 제대로 된 서비스를 제공한다. 특이하게 PDF와 관련된 각 기능들이 40여개의 개별 항목으로 제공되기 때문에-사용에 불편할 수도 있지만-유틸리티를 실행하고 어떤 기능이 있나 찾는 어려움에 비하면 오히려 나쁘지 않은 방식이라고 볼 수 있다.

웹 사이트 기반의 무료 온라인 서비스이기 때문에 사용하는 운영체제의 제약은 거의 없다. 하지만 시간 당 사용 횟수 제한이 있기 때문에 무료라고 마구 사용하면 필요할 때 기다려야 하는 경우가 생긴다. 이런 제한에서 벗아나고자 한다면 유료 서비스를 구입해야 한다. 그리고 Windows 사용자라면 별도의 PDF Candy Desktop을 사용할 수 있지만-Pro 버전으로 업그레이드 하지 않으면-기능 사용이 제한된 시험 버전이다.

PDFCandy 사용의 불편한 혹은 아쉬운 점은 어플리케이션 기반의 파일을 PDF로 변환하는 자유도에 비해 PDF를 어플리케이션 파일로 변환하는 기능이 매우 제한적이라는 것이다. 마이크로소프트 Word 파일 외 Excel이나 Power Point 등 다른 어플리케이션 파일로 변환하는 기능을 제공하지 않는다. 앞서 언급했듯이 마이크로소프트 오피스를 비롯한 대부분의 어플리케이션에서 PDF 출력이 가능한 현실에서 보자면 PDFCandy 서비스가 제공하는 대부분의 기능은 현실적으로 별 도움이 되지 않는다. 그럼에도 OCR 변환 기능이나 파일 압축 기능은 필요시 매우 고맙게 사용할 수 있는 기능임은 분명하다. 하지만 안타까운 것은 한글 OCR을 지원하지 않는다.

결국 무료라는 점에서 PDFCandy는 부득이한 경우 혹은 PDF 관련 유틸리티가 없는 사용자들이 조건에 맞는 상황에서 필요한 서비스를 제공한다는 점에서 기억할만하다. 그러나 많은 어플리케이션에서 자체적인 PDF 관련 기능의 제공이 확대되고 있고 또한 주요 기능들이 서비스 한계가 분명하기 때문에 유료 서비스로의 전환은 다른 PDF 관련 유틸리티와의 비교에 대한 고민에 빠질 수 밖에 없지 않을까 싶다.