2019년 7월 25일 목요일

맥 디스크 분석 유틸리티, 데이지 디스크(DaisyDisk)

컴퓨터를 사용한 이후 저장 공간이 풍족했던 적은 없었다. 카세트 테이프, 플로피 디스크 그리고 하드 디스크 나아가 오늘날 클라우드 서비스에 이르기까지 언제나 저장 공간 부족에 허덕였다. 물론 비용을 지불하면 그만큼 많은 공간을 확보할 수 있는 것은 분명하지만, 시간의 문제일뿐 다시금 공간 부족은 곧 당시의 문제가 된다. 저장 공간이 넓어졌다는 것은 디스크 장치 외 다른 모든 컴퓨터 시스템의 부품 성능이 개선되었다는 것을 의미하고, 다시 이것은 우리가 다루는 파일의 해상도나 품질이 높아지고 덩달아 용량도 커졌다는 것을 의미한다. 이제 수 기가는 물론 십 수 기가의 프로그램이나 파일을 보는 것이 더 이상 드문 일이 아니다.

그러다보니 컴퓨터 시스템 사용자의 필수 프로그램 목록에서 디스크 등 저장 공간의 활용성을 높이는, 즉 쓸데없는 파일을 찾아내고 그리고 삭제하는 유틸리티가 하나 씩 있기 마련이었다. 더 나아간다면 중복된 이름은 물론 내용까지 찾아 공간의 낭비를 절감할 수 있는 유틸리티를 사용하기도 한다.

그런 용도를 필요로 하는 맥 사용자라면 나름 알려진 프로그램으로 데이지 디스크, DaisyDisk를 알고 있을 것이다. 개인적으로 데이지 디스크는 거의 10년 넘어 사용해 오고 있다. 처음 등장했을 때에는 화려한 컬러의 그래픽스 효과로 주목 받았다. 유틸리티를 이렇게 이쁘게 만들 수도 있나 싶었다. 그저 문자의 나열이나 사각형 픽셀 구성이 아닌 파이 그래프 형식이라는 점에서 유틸리티의 사용감은 최고였다.

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최초 구입시에 개별적으로 구입했는 지 아니면 번들 패키지로 구입했는 지 기억나질 않지만 몇번 업그레이드 했다가 사용하지 않다가, 또 다른 번들 패키지에 포함되어 있는 덕에 다시 사용하기도 했다. 지금도 번들 패키지에 포함된 라이센스로 계속 사용하고 있다.

요즈음 데이지 디스크 정도의 디자인이나 UI는 일상 수준이라고 할 수 있을 정도로 다양하고 화려한 인터페이스와 구성을 가진 유틸리티도 많기 때문에 특별하다고는 할 수 없지만 그럼에도 여전히 눈에 뛰는 화면은 처음 보는 이를 유혹하기에 충분하다.

하지만 기능적으로 본다면 추천할만다고 하긴 힘들다. 그나마 SSD가 보편화되고 또 기능적 개선으로 삭제된 항목을 실간으로 반영하는 기능이 들어 있어 다행이지만, 몇 전만해도 파일 이동이나 삭제 후에는 다시 전체 디스크를 스캐닝해야 했다. 용량 큰 하드 디스크라면 꽤나 시간이 걸리기도 했다.

전체적인 폴더 구성을 기준으로 현재 사용 용량을 파악하기에는 충분하지만, 파일을 옮기너나 삭제하거나 혹은 다른 파일 관련 작업을 하기 위해서는 파인더 상태에서 작업을 해야 했다. 그나마 요즈음 버전에서는 속도나 기능이 조금 나아진 것은 분명하다.

보기 좋고 사용하고 싶어지는 유틸리티 프로그램인 것은 분명한데, 막상 사용해보면 잠시 가지고 놀 장난감이나 군것질 마냥 크게 효용성 없다. 이 정도 수준의 프로그램을 만든 개발자라면 조금만 신경써 필수적인 파일 관리 기능만 추가한다면 지금 보다는 효용성이 매우 높은 유틸리티가 될 수 있지 않을까 싶다.

하지만 이러한 불편과 불만에도 맥 유틸리티 환경에서는 데이지 디스크를 직접적 대체할만한 유틸리티가 마땅치 않다. 유사한 기능들이 몇몇 통합 유틸리티에 포함되어 있지만, 일부러 그런 기능의 사용을 일상의 염두에 두기란 쉽지 않다.

더욱이 이러한 유틸리티를 자주 사용한다는 자체가 이상한 경우라고 할 수 있다. 현재 저장 공간이 부족하여 데이지 디스크와 같은 유틸리티를 주 단위로 사용한다면 어떤 방식으로든 저장 공간을 확장하거나 다른 저장 공간을 이용해야 하는 상황이다. 유틸리티로서 해결될 수 있는 문제가 아니다.

2019년 7월 3일 수요일

OmniFocus 3.4.6 업데이트

OmniGroup의 새로운 서브스크립션이 어떻게 적용 되려나 궁금하던 OmniFocus 3.4가 드디어 등장했다. 역시 예상대로 변화된 많은 부분이 서브스크립션과 관련된 내용이었다.

이제 점차 어플리케이션 운용은 서브스크립션 방식이 대세로 자리 잡는 것 같다. 경기도 나빠지고 경쟁도 심해지니 안정적이고 지속적인 수입 확보를 위해서 많은 경우-욕을 들어먹으면서도-서브스크립션 방식으로 전환하는 것 같다. 물론 이런 변화에 대하여 이런 류의 여러 프로그램을 일정 기간 일정 비용을 내고 Setapp 서비스 등도 점차 확대될 것 같다.

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OmniFous 3.4에서는 메뉴에서 직접 Omni Account를 확인할 수 있게 되었다. 개인적으로 서브스크립션 방식으로 전환활 생각은 없지만 조만간 분명 선택의 여지가 없을 것이다. 결국 Autodesk도 PTC도 내가 운용하는 어플리케이션의 상당수가 그런 식으로 바뀌었다.

삭제 vs. 삭제

그런데 황당한 상태가 발생했다. OmniFocus 3.4로 업데이트되면서 지금까지 많은 사용자들이 원했던(?) 기능 하나가 적용 되었다. 일단 영어로 표기하면 ‘Dropped’ 기능이다. 즉 GTD 시스템 내에서 ‘실행’되는 일은 계획대로 ‘완료’ 되거나 ‘실행 보류’ 되거나 혹은 불필요한 경우 ‘삭제’가 되지만 부득이하게 ‘중단’ 되는 경우가 있을 수 있다. 즉 삭제하지는 않지만 현재 시스템 현황에 드러나지 않도록 하기 위함이 ‘중단’이라고 할 수 있지만, 한글 메뉴에서는 ‘삭제’로 표기되었다. 결국 OmniFocus에는 삭제가 두 개의 경우로 생겨나게 되었다. ‘보류’나 ‘중단’이나 비슷한 뜻이기도 하지만 그렇다고 ‘중단’이라는 표기했다는 점에서 OmniFocus에 한글 관련 메뉴 작업을 하는 인력의 수준을 예상할만하다. 그렇다고 시스템을 사용하지 못하거나 하는 건 전혀 아니니 일단 다른 문제로 생각하겠다.

어쨌거나 OmniFocus 3.4에서는 개별 항목에 대해서는 ‘삭제’라고 선택하고 ‘중단’이라는 생각할 수 있는 기능이 추가되었다. 이 기능은 핵심은 ‘삭제’ 일시가 기록된다는 점이다. 즉 사용자가 언제 이 항목을 중단했는 지가 표시가 된다는 주요한(?) 사실이다.

하지만 이러한 새로운 개별 항목에 대한 ‘삭제’ 기능을 사용하기 위해서는 우선 중요한 선택을 결정해야 하는데, OmniFocus의 데이터베이스를 새로운 형식으로 전환해야 한다는 것이다. 별일 아닌 거 같지만 만일 OmnFocus 3.X와 함께 OmniFocus 2.X를 함께 운용하는 사용자라면 이제 두 시스템 간의 구형 정보를 사용하는 기기와의 동기화를 포기해야 한다는 점이다. 이런 식으로 OmniFocus 2 사용자를 죽이는구나 싶기도 해서.. 놀랍다. 뭐 나와 같은 경우는 거의 없으리라 생각하니 특별한 문제가 아닐 수도 있겠다 싶다.

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태그 사용 강화

OmniFocus 3.4에서는 이전과 달리 태그 활용성을 좀더 개선 내지는 개량했다고 볼 수 있다. 위에서 언급한 ‘삭제(Dropped)’ 기능을 태그에도 적용할 수 있는 ‘삭제’ 태그가 적용된 항목은 실행 및 관리 가능한 항목에서 제외된다. 단 다른 실행 가능한 태그도 함께 있는 경우에는 그 태그의 속성을 따르게 된다. 또한 ‘보류’ 태그가 지정된 경우에도 실행 가능한 항목에서 제외된다. 앞서와 다른 점은 ‘보류’ 태그가 하나라도 지정되어 있으면 자동적으로 제외된다는 점에서 다르다.

물론 태그에 앞서 상태가 ‘완료’ 혹은 ‘삭제(Dropped)’로 설정 되면 해당 설정에 우선하게 된다. 그리고 태그가 지정되어 있지 않은-컨텍스트가 없는-경우에도 실행 가능 항목으로 관리할 수 있도록 되었다. 컨텍스트 없는 GTD 시스템이라니...? 실제로 컨텍스트가 태그로 대치되면서 기존 예상치 못한 사소한 오류가 자주 발생된다고 한다.

이상 두 가지 변화가 OmniFocus 3.4의 가장 큰 변화인데.. 기능적인 문제가 아니라 표현적인 문제로 사태를 파악하는데 한참 걸렸다.

2019년 6월 11일 화요일

Things.. Big & Nothing

지난 달 Things 3.9가 업데이트되면서 Culturedcode 블로그에서는 새로운 업데이트 기능에 대한 소개와 함께 농담반 진담반 특별한 건 없다고 했다.

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사실 이것이 현재 GTD 기반 업무 관리 어플리케이션의 현실적 상황이다. 특별한 기능을 기대하기는 하지만 바라지는 않고 있다. 더 이상 특별함이란 추가되지 않을 것 같고 추가된다고 하더라도 GTD 기반 업무 관리에 적합할 지가 더 의문이기도 하다. Things는 물론 OmniFocus 역시 마찬가지이다. 이 두 어플리케이션이 이런데 Wunderlist를 비롯한 다른 제품은 굳이 언급할 사안도 없다. 한때 수없이 등장했던 PIM이나 스케쥴 관리 프로그램들 마냥 기능적 한계에 다다른 것을 서로가 인정하는 분위기 아닌가 싶다.

이런 상황에서는 Culturedcode는 웃자고 하는 말인지 모르겠지만 애플이 9 버전과 X 버전의 차이를 만든 것처럼 자신들도 뭔 일을 저지르겠다고 하는데.. 그렇다면 이후 Things 4의 모습과 기능은 과연 어떨까?

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2019년 5월 30일 목요일

OmniFocus for Web 서브스크립션 구매의 가치 ?

베타 테스트 과정을 거친 OmniFocus for Web의 서브스크립션 기반 구동이 드디어 개시 되었다. 새로 서브스크립션을 구입하거나 기존 사용자가 웹 서브스크립션 애드-온을 구입할 수 있다. 걱정했던 기존 단독 어플리케이션의 판매는 지속될 것이라고 재차 OmniGroup의 공지는 믿고 싶지만 딱히 신뢰할 수 있을 지는 모르겠다. 그래서 과연 내게 혹은 이미 여러 환경에서 OmniFocus를 운용하는 있는 이들에게 과연 이 서비스를 적지 않을 비용을 지불하고 사용할만한 효용성이 있는 지 다시 고민해보있다.

이미 OmniFocus for Mac을 사용하는 입장에서는 OmniFocus for iOS 나 OmniFocus for Web 가운데 선택이 가능하다는 점에서 고민할 가치는 있다는 것이다. Mac OS 환경에서 OmniFocus for Mac을 사용하는 경우라면 맥 시스템을 사용할 수 없거나 갑작스럽게 컴퓨터 시스템이 없는 경우 웹 브라우저를 통해 기존 정보를 확인하고 변경할 수 있는 장점이 있을 것이다. 하지만 이 기능을 굳이 OmniFocus for Web을 통해 진행해야 할 이유는 없다. 스마트 폰, iPhone 사용자라면 OmniFocus for iOS를 별도 앱을 구입하는 것이 나을 것이다.

반면 OmniFocus for Mac 없이 OmniFocus for iOS만을 사용하는 경우라면 OmniFocus for Web를 이용하여 OmniFocus for Mac의 역할을 미약하나마 대체할 수도 있을 것이다. 하지만 이런 경우도 기능적으로 OmniFocus for Web이 OmniFocus for iOS에 미치지 못하기 때문에 적절한 대응 조치라고 평가하기는 어렵다.

결국 OmniFocus for Web이 필요한 사람은 OmniFocus for Mac을 사용하지 않는 OmniFocus for iOS 사용자이라고 할 수 있다. 하지만 월 5천원 혹은 년 5만원의 서브스크립션 비용이 정액 5만원 정도의 OmniFocus for Mac 나 10만원 정도의 OmniFocus Pro for Mac의 효용성에 비교될 수는 없을 것이다. 물론 이런 점을 고려하여 OmniGroup에서도 월 1만원 혹은 년 10만원으로 Mac, iOS 그리고 Web 버전을 모두 사용할 수 있는 서브스크립션도 함께 제공하고 있다.

만일 OmniFocus for Mac을 사용하든 아니든 혹은 OmniFocus for iOS를 사용하든 아니든 OmniFocus for Web의 사용을 기대한다면 완전한 별도의 기능으로 독립된 웹 어플리케이션을 출시될 때를 기다리는 것을 나을 것 같다. 하지만 과연 독립된 웹 어플리케이션, OmniFocus for Web의 등장할 지는 의문이다.

2019년 5월 13일 월요일

Things 3.9.2 업데이트

Things 3.8 업데이트 이후 거의 6 개월만에 메이저 업데이트 3.9가 진행되었다. 지난 3.7 업데이트가 워낙 다크 모드와 관련한 기능에 집중되었고 3.8 업데이트는 iOS 업데이트에 맞춘 수준이라 기능적으로 큰 변화를 느끼지 못했다. 이번 3.9 버전에서는 Inbox 수집 기능의 강화라고 할 수 있는 웹 브라우저 및 메일 어플리케이션에서의 ‘Quick Entry with Autofill’ 기능이 추가되었다. 기능 자체는 macOS 뿐만 아니라 iOS 기반 앱에서도 동일하게 추가되었는데, iOS 버전을 사용하고 있지 않으니 실질적 기능 향상 추후에 확인해야 할 것 같다

Quick Entry with Autofill은 Mac OS 환경에서 여러 어플리케이션이 제공하는 이미 익숙한 기능이라고 할 수 있다. 특정 URL은 물론 현재 페이지의 정보를 특정 어플케이션의 수집함이나 문서로 자동 저장하는 유용한 기능인데, DevonThink나 Evernote를 사용할 때 자주 사용하게 된다.

Quick Entry with Autofill을 사용하기 위해서는-지정된 링크에서 다운로드할 수 있는-Thing Helper를 추가로 설치하고 나서, Preference에서 Quick Entry with Autofill 기능을 활성화할 수 있다.

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이후 지정한 키보드 조합으로 웹 브라우저나 메일 화면 혹은 파인더 화면에서 실행할 수 있다. 웹 페이지 정보나 메일 내용 그리고 파인더에서 지정한 파일 등의 정보가 Things의 Quick Entry로 입력되고, 제목이나 내용을 수정한 후 Inbox에 저장하게 된다. 특히 E-메일 메시지의 내용을 Inbox로 수집할 때 훨씬 편하게 사용할 수 있게 되었다고 본다. 만일 웹 브라우저 등에서 키 조합을 사용하기 어려울 경우에는 ‘공유’ 옵션을 이용하여 Things의 Quick Entry에 입력할 수 있다.

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사실 이러한 기능이 유용하기는 한데 동일한 목적의 기능을 제공하는 어플리케이션이 많다보니 각 어플리케이션마다 사용하는 키 조합을 기억하기도 힘들고 또한 효율적인 키 조합이 한계가 있어 여러 종류 어플리케이션을 효과적으로 사용하기 쉽지 않다는 점도 문제라고 할 수 있다. 예로 DevonThink, Evernote, OmniFocus 그리고 Things를 함께 사용한다면 키 조합 기억이 보통 일이 아니다.

2019년 5월 4일 토요일

DevonThink 3 리뉴얼.. 에디션 업그레이드

DevonThink 3 출시와 함께 각 에디션이 새롭게 정리되었다. 처음에 DevonThink Pro 2를 사용하는 입장에서 업그레이드 가격을 보고 순간 놀라 당황했다. DevonThink Pro 가격이 원래 이 정도였나? 수년 전에 구입한 라이센스라 기억이 가물가물하다. 계정 정보를 보니 2013년에 구입한 걸로 기록되어 있다. 너무 오랜만에 메이저 업그레이드가 되어 이렇게 가격이 높아졌나 아니 예전에도 그랬나 싶은 등 온갖 생각이 얽히고 섥히는 상태가 지속되었다.

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그러다가 DevonThink 3의 리뉴얼 에디션 구성에 대한 항목을 보고 나서야 현재 상황을 이해하게 되었다. 이전 DevonThink Pro는 DevonThink Standard로 강등되고 DevonThink Personal은 퇴출되었다. 그리고 DevonThink Pro Office는 DevonThink Pro와 DevonThink Server로 나눠졌다. 그러니 예전 DevonThink Pro의 업그레이드 비용은 $49가 된다. 개인적으로 볼 때 일단 다행스럽지 않을 수 없다.

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DevonThink Server는 그냥 웹 서버 기반 어플리케이션. 그말은 어디서라도 DevonThink에 접속이 가능한 상태가 된다는 말인데 웹 연결에 대한 개별 라이센스는 정확하게 파악하지 못했다. 그런데 가격 차이는 거의 $300이니 아마도 웹 접속은 제한이 없지 않는 싶다.

이번 리뉴얼 업그레이드의 각 에디션은 두 개의 시트 라이센스를 제공하는데, 기본적으로 데스크 탑과 모바일 환경을 염두에 둔 사안이라고 한다. 하나의 라이센스에 대하여 시트의 추가는 가능하다고 하는데, Standard 에디션의 경우에는 $49이고 Pro/Server 에디션의 경우에는 $99라고 한다.

Mac을 사용하는 많은 이들이 그렇겠지만 내게 있어서도 DevonThink는 거의 닫혀 있는 경우가 없는 어플리케이션이다. 그러나 새로운 버전의 등장에 기대가 큰 것이 사실이지만 새로운 기능이 언제나 만족스럽거나 하지는 않았다는 점에서 언제나 업그레이드는 항상 고민스럽다. 일단 현재 베타 테스트 중이니 우선 라이센스 구입은 나중에 생각해보기로 하고 한번 검토하는 시간을 가져봐야 할 것 같다.

2019년 4월 6일 토요일

OmniFocus 3.3.2 업데이트

역시 거의 3 개월 만에 OmniFocus 3.3이 업데이트되었다. 업데이트의 가장 큰 사항은 이전 포스팅에서 언급한 OmniFocus Subscription 기능이다. 다른 소소한 업데이트나 수정 사항이 있지만 신경쓸만한 건 없는 것 같다.

그런데 OmniFocus for Mac 3.3의 업데이트 릴리즈 화면은 OmniGroup에 공개된 메시지와는 다른 기존 버전 사용자에 대한 추가적인 서브스크리션 링크가 올라와 있는데 해당 링크는 아직 작동하지 않고 있다. 생각 보다는 뭔가 빨리 준비하는 것 같기도 하다.

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그런데 3.3 업데이트가 되자마자 계속 Test 업데이트가 진행되는 걸 보면 OmniFocus Subscription 기능이 집중하다보니 작은 업데이트 사항에 빠진 것이 적지 않나 싶다... 그냥 괜한 투정 같다.

2019년 4월 5일 금요일

OmniFocus Subscription 개시

마침내(?) OmniFocus에 대한 서브스크립션 서비스가 시작되었다. 아직 완벽하지는 않지만 일단, 신규 고객 입장에서 월 $9.99(년 $99.99)으로 OmniFocus for Mac, iOS 그리고 Web 버전을 모두 사용할 수 있다. 월 비용으로 보자면-년간 비용이 다소 저렴하니-대략 년 10만원 정도 소요되지 않을까 싶다. 하지만 현재는 OmniFocus for iOS의 인-앱 결제로 구입할 수 있는데, OmniGroup에서는 조만간 OmniFocus for Mac이나 OmniFocus for iOS 구매자에 대하여 별도 웹 서비스로 월 $5.00 수준에서 제공할 계획이라고 한다.

인-앱 결제 후 혹은 트라이얼 기간이 활성화된 이후 Omni Sync Server 계정이나 새로운 Omni Account를 생성하여 서브스크립션을 사용할 수 있다. OmniFocus for Mac이 3.3 업데이트되면서 매뉴 항목이 Subscription이 추가되었다.

단순하게 보자면 OmniFocus for Mac과 OmniFocus for iOS를 함께 구입하여 사용하는 입장에서 위의 가격은 약간 애매하기 하지만 향후 각 별도 버전의 업그레이드 비용까지 고려할 때 일정 부분 할인이 적용된다면 충분히 고려할만하다고 본다. 하지만 데스트탑 버전과 스마트기기 버전을 모두 사용하는 입장에서는 웹 버전을 사용해야 하는 경우는 얼마나 될지 의문이다. 그러니 결과 OmnFocus for Web은 장식이고 OmniFocus for Mac과 OmniFocus for iOS 버전을 모두 서브스크립션으로 전환하려는 속셈이 분명하지 않을까 싶다. 분명히 개별 버전의 가격과 업그레이드 비용은 높게 유지될 것이다.

이미 많은 어플리케이션 제공 업체들이 단품 판매나 영구 라이센스 판매를 년 혹은 월 단위 서브스크립션으로 전환하고 있다. Dassault의 CATIA를 비롯한 제품은 진작 서브스크립션 체계였으며 최근에는 PTC 그리고 Autodesk가 CAD 패키지를 비롯한 PDM/PLM 제품에 대하여 서브스크립션으로 전환했다. 이제 돈이 있어도 소프트웨어, 어플리케이션을 사지 못하고 기간 구독해야 한다. 당장 큰 돈은 아니지만 결국 그것이 성공하면 엄청난 이익이라걸 안다. 하지만 사용자를 위해서는 옳은 방향인지 모르겠다.

2019년 3월 23일 토요일

미래의 업무 환경.. 종이 없는 사무실 ?

지난 주 한국 HP(HP, Inc.)에서 주최한 HP 브랜드 데이에 다녀왔다. 애초 방문 목적은 HP가 본격적으로 출시한 산업용 3D 프린터의 전시를 기대하고 갔었지만, 예상과 달리 일반 업무용 프린터를 비롯한 사무용 제품 소개가 핵심이었다. 워크스테이션, PC, 모니터, 프린터 그리고 VR 등에 대한 제품 소개와 시장 전략 그리고 제품 전시가 진행되었는데, 역시 핵심 주제는 HP 답게 프린터 그리고 프린터 판매 전략이었다. 방문 목적에 비춰 보자면 기대한 제품에 대한 구경은 커녕 소개도 없어 소득 없는 시간 낭비가 될 수도 있었지만, 다시 생각해 보면 GTD 시스템의 구축이나 운용에 있어 컴퓨터, 모니터를 비롯한 여러 디지털 제품이 차지하는 비중이 크다는 점에서 자신과 주변을 돌아볼 수 있는 시간을 가졌다고도 볼 수 있다. 그리고 그 생각은 중심 역시 바로.. 프린터였다.

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컴퓨터 시스템, 특히 업무용 데스크 컴퓨터 혹은 터미널 장치가 보급되면서 많은 컴퓨터 회사들이 내세웠던 구호가 ‘종이 없는 사무실’ 그리고 ‘협업 환경의 사무실’ 더불어 ‘재택 근무 가능’등과 같이 모든 경영자 혹은 직장인이 꿈꾸던 희망에 대한 내용이었다. 특히 그 가운데 사무 자동화의 핵심 홍보 문구가 디지털 환경으로 전환된 업무 환경에서 더 이상 수작업에 의해 서류 작업이 사라지게 되고 결과적으로 종이의 사용량이 대폭 줄어 들게 될 것이라고 ‘종이 없는 사무실’이었다. 아마 거의 반 세기 전부터 회자되기 시작한 말이었고, 1980년대 PC 혁명의 시기를 정의하는 주요한 이상이기도 했다.

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하지만 오늘날 현실에서 보면, 내 주변은 여전히 종이, 대부분 프린터에서 출력된 종이로 가득하다. 그리고 쌓인 종이에 뭐가 출력되어 있는 지 알 수 없을 정도로 여기저기 흩어져 있기도 하다. 수집함에도 참고 폴더에도 가방에도 책장에도.. 종이 출력물이 없는 곳을 찾기란 불가능하지 않을까 싶다. 물론 이런 현실을 해소하기 위해 정기적으로 혹은 기분 날 때 주변을 정리하여 종이 출력물을 정리하기도 하지만, 이내 몇 일 지나지 않아 다시 예전과 동일하거나 심지어 더 심각한 상태로 되돌아 가는 경우를 반복하여 겪게 된다.

만일 종이가 필요없는 환경이 구축되어 지속된다고 가정할 때, 일반적인 업무 환경 특히 책상 위에는 데스크 탑 컴퓨터나 노트북 컴퓨터 그리고 모니터에 앞에 놓이게 될 것이고 필요에 따라 키보드나 마우스가 추가될 것이다. 더할 수 있다면 눈을 위해 준비한 스탠드가 앞에 놓일 것이다. 하나 또 빠질 수 없는 것은 아마도 스마트 폰과 충전 케이블일 것이다. 물론 세상 그 누구의 책상 위에도 이 정도의 구성으로 업무 환경이 갖춰진 경우는 없을 것이다. 책상 위에 반드시 놓이게 되는 또 다른 핵심 도구는 메모지나 노트 그리고 필기구일 것이다. 그리고 옆이나 뒤 혹은 몇 발자국 떨어진 곳에 프린터가 놓여 있을 것이다.

같은 내용을 포함하고 있는 종이 출력물과 디지털 파일의 가장 큰 차이는 파일에는 파일 이름을 부여할 수 있지만 종이 출력물에는 별도 관리를 위한 이름을 직접적으로 부여하기 어렵다. 물론 이러한 문제를 해결하기 위해 종이 출력물을 다시 이미지 등의 디지털 파일 등으로 변환하는 과정을 생각할 수는 없다. 내용이 파악된 종이 출력물에 대한 후속 조치가 있어여 한다고 할 때, 보관하거나 혹은 버리거나의 과정으로 진행되게 된다는 것이다. 나의 경우는 내용이 수명을 다한 경우에는 그냥 버린다. 물론 영수증이나 내용을 실물로 일정 기간 유지해야 하는 종이 출력물은 따로 참고 폴더에 보관한다. 물론 내용 확인의 효율성과 가독성은 종이 출력물이 단연 뛰어날 수도 있지만 이 포스팅에서 그런 장점을 강조할 의도는 없다.

결국 관리 부하를 높이는 종이 출력물은 가능하면 생산하지 않는 것이 좋다. 사무실에 앉아 보면 부하 직원들이 프린터에서 출력된 종이를 가지러 가기 위해 쉴새 없이 일어났다 앉았다를 반복한다. 같은 문서를 작성하는 과정에서 수 차례 혹은 십여 차례를 출력을 반복한다. 글자 한자 틀린 경우에도 새로 출력하고, 잠시 후 이 과정은 몇 차례에 걸쳐 반복된다. 물론 이런 행위를 부담없이 할 수 있는 핵심은 종이나 토너 혹은 잉크도 내 것이 아니기 때문이다. 어쨌거나 몇 장의 문서를 출력하기 위해 수 십장의 버려질 종이가 쓰레기 통에 가득 쌓이거나 파쇄기로 들어 간다. 이면지 사용을 위한 폴더에는 거의 들어가지 않는다. 심지어 이면지 폴더가 넘쳐 다시 쓰레기에 쏟아 내기도 한다.

GTD 시스템 운용이나 생산적인 업무 환경 유지를 위해서는 가능한한 동일한 정보나 내용의 매체가 중복되어 존재하지 않는 것이 좋다. 디지털 형태이든 물리적 종이 형태이든 어느 것이 더 좋은 가를 각자의 몫이지만 둘 이상의 존재하지 않는 것이 좋다. 하지만 디지털 문서의 장점이면서 단점이 복사본을 얼마든지 생성할 수 있다는 것이며, 더불어 프린터로 얼마든지 출력이 가능하다는 것이다.

무언가를 찾고자 할 때, 같은 파일 이름의 파일이든 동일한 내용의 문서이든 중복된 대상으로 존재하는 것보다는 차라리 없는 것이 관리적인 측면에서는 안전할 수 있다. 물론 업무 진행의 측면에서는 최악이지만 순전히 관리 시스템의 신뢰성 측면에서는 없는 것이 더 나을 수도 있다. 현실적으로 두 경우 모두 문제일 수 밖에 없지만, 디지털 파일은 그나마 중복된 이름에 대한 검색이 가능하기도 하다. 반명 종이 출력물을 종이된 대상을 찾기도 쉽지 않으며 내용을 비교하기란 거의 불가능하다.

결론적으로 프린터를 출력된 출력물, 문서는 가능한한 생성하지 않는 것이 좋다. 생성된 경우에는 목적에 부합된 상황이 끝나면 수정 사항을 디지털 파일에 적용한 후, 버리도록 한다. 만일 종이 출력물을 보관해야만 하는 상황이라면 별도 폴더로 옮기고 디지털 파일에는 태그나 컬러를 부여하여 별도 출력본의 보관 사항을 표시 한다. 이런 측면에서 운영 환경에서의 태그나 컬러 운용이 편리한 macOS(Mac OS X)는 정말 효율적이다. 포스팅을 정리하자면,

  1. 문서 작성이나 수정 과정에서 내용 확인을 위한 프린터 출력을 통한 사본의 생성은 최소화한다. 작성 과정에서 어쩔 수 없이 생성된 임시적인 종이 문서는 내용 확인 후 이면지 통으로 보내거나 쓰레기 통에 버린다. 혹은 내용 유출이 우려되는 경우는 파쇄한다.
  2. 최종 출력 후, 목적과 용도가 완료된 문서의 출력 원본 혹은 사본을 보유한 경우 그 사용 용도나 기한이 만료된 후 보관의 필요성이 없다면 버리거나 파쇄한다.
  3. 완료된 문서에 수정 사항이 발생했다면, 원본 문서 파일에 수정 사항을 적용한 후, 문서는 버리거나 파쇄한다.
  4. 사인이나 물리적 조치가 더해져 따로 보관해야 하는 출력 문서는 별도 폴더로 옮겨 보관하고, 문서 파일에는 태그 혹은 컬러 등을 이용하여 해당 종이 문서가 존재하고 있음을 표시한다.
  5. 필요시, 문서 파일에 대한 중복성 검사를 진행하여 하나의 파일을 유지한다.

종이에 출력된 문서는 관리 범위를 벗어나게 되면 내용은 물론 가치에 대한 판단에 매우 어려울 수 있기 때문에 계속 주변에 쌓여 갈 수 있다. 때문에 정기적으로 쌓인 문서를 처리하지 않게 되면 관리 불능의 사태가 발생할 수 있다는 점에서 지속적으로 관리해야 한다.

2019년 3월 9일 토요일

Evernote의 iPad 1 지원 효용성

개인적으로 에버노트의 Evernote를 GTD 체계의 도구로서 사용하고 있지는 않지만 그럼에도 여전히 유지하고 있는-특별하지는 않지만 효과적인-이유가 있다. 다름 아닌 이미 일상적으로 사용되지 않고 있을 애플의 iPad 1에서 완벽하게 지원이 가능하기 때문이다. 솔직히 iPad 1을 아직 사용하고 있을 지 의구심이 들기는 하지만 특정 업무 도구로서 활용성이 여전할 수 있기 때문이다. 특히 특정 항목에 대한 팝업 도구로서의 용도로 상당히 효과적이기도 하다.

에버노트가 의도했는지 안했는지는 몰라도 아직까지 iPad 1에서 운용이 가능한 앱에서 현재 버전의 Evernote와 데이터 동기화가 지원된다는 사실이 놀랍기도 했다. 현재 그리고 영원히 iPad 1에서 운용 가능한 iOS의 버전은 5.1.1(9B206)이다. 비슷한 용도와 기능의 대부분의 앱이 설치가 되지 않거나 혹은 iPad 1에서 지원이 되는 구 버전이 설치되더라도 현재 제공되는 기능을 사용할 수 없다. 이에 비해 Evernote의 기본 기능은 큰 문제 없이 사용이 가능하다. 현재 사용하고 있는 iPad 1에 설치되어 사용하고 있는 Evernote의 버전은 5.4.3으로 현재 8.X 버전과는 시간적 기능적 간격이 상당하다.

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이러한 iPad 1에서의 운용 지원은 에버노트에서 제작된 앱 상당수에 해당된다. Skitch와 Penultimate 등의 앱에서 Evernote와 여전히 연동되어 구동이 가능하다. 반면 OmniFocus 1에서는 애초부터 iPad 1을 지원하지 않았고 Things의 경우도 Things 2 이후부터 지원되지 않는다. MidnightBeep의 Inbox Touch가 앱 스토어에서 삭제되었다.

문제는 Evernote의 프리미엄 회원이 아닌 무료 회원의 경우 일, 월 업로드 및 저장 용량에 한계가 있다는 점이지만, 더욱 중요한 것은 무료 회원의 경우 동기화가 가능한 장치가 2개로 제한되기 때문에 일상적으로 Evernote를-무료 회원으로서-사용하는 경우라면 iPad 1을 현실적으로 추가하기란 힘들다. 이를 위해 프리미엄 계정으로 업그레이드하는 것을 생각하기로 힘들 것이다. 물론 별도 계정을 생성하고 필요한 노트를 공유하여 사용할 수도 있다.

이미 사용 용도가 거의 상실된 장치이긴 하지만 필요한 업무와 공간에 따라 이러한 구형 장치를 이용하여 효과적인 지원 체계 구축에 활용하는 것도 나름 생산적인 관리 체계의 요소로 볼 수도 있지 않을까 싶다.