새로운 계획 수립 vs. 지나간 계획 관리

만나는 많은 이들이 개인적으로든 업무적으로든 일상 프로젝트)를 위한 계획 수립에 고민하고 있다. 대놓고 고민을 토로하는 이도 있지만, 말이 없더라도 대개 얼굴에 고민이 역력해보인다. 큰 프로젝트에서 한 개인의 역할이 최종 의사결정권자가 아닌 다음에야-어떤 위치에 있든-제한적일 수 밖에 없음에도, 너무 지나친 고민에 빠져 있지 않나 싶다. 반면 내 삶의 최종 결정권자는 분명 내 자신이 되어야 하기에 역시 나름의 계획 수립을 고민해야 하겠지만, 대개 자신의 삶에는 무관심하다. 현실적으로 일상이 업무의 연장선 혹은 업무 결과에 지대한 영향을 받는다는 점에서 자기 중심의 관리에 집중한다는 것이 무리가 있는 것도 사실이긴 하다.

여하튼 회사 일이든 개인 일이든 그리고 크든 작든 계획을 마련하게 된다, 하지만 계획을 수립하는 것은-원하는 기대에 비례해서-결코 만만치 않은 일이 분명하다. 그래서 항상 일을 위한 계획은 본의 아니게 새로운 일을 만들어 내게 된다.

특히 미래가 불확실한 혹은 장기적 계획이라면 더욱이 개인적 측면에서의 준비 과정은 더욱 어려울 수 밖에 없다. 일반적으로 내가 듣는 고민의 가장 대표적 예는 어떤 내용을 어떤 식으로 계획해야 할 지 모르겠다는 것이다. 솔직히-그 계획 자체에 관여하지 않고 있는 입장에서-난들 어떻게 안다고 이런 푸념을 들어야 하나 싶기도 하다. 내가 참여 한다고 해도 당사자나 상황이 크게 다르지 않을 것인데. 다들 나의 관심사를 알고 있는 덕분에 이러한 고민을 무언가 기술적으로 해결할 수 방안이나 최적화된 어플리케이션이 없는지 묻기도 한다. 솔직히 말하지만 그런 완벽한 해결책은 없다. 그렇다고 그런 식으로 답해 줄 없으니 그저 짧은 경험에 기반한 나름의 간단한(매우 단기적인) 나 만의 방안을 제안해 보게 된다.

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계획이란 앞으로 발생할 가능성이 높은 일에 대한 예상과 그에 대한 대응을 가정하고 수립된다. 때문에 모든 계획은 100% 완벽할 수 없으며 어떤 식으로든 수정될 수 밖에 없고-자신과 주변의 관심도에 비례하여-빈번하게 폐기 되는 사태를 겪게 된다.

때문에 안전한 계획 수립을 위한 전제는 계획 자체를 명확하게 규정하고 준수할 수 있다는 전체를 세우지 않는 것이다. 계획의 폐기 혹은 포기 역시 계획의 일부라고 할 수 있다. 물론 계획의 폐기를 계획의 일부로서 진행한다는 자체는 모순적일 수도 있다. 그런 상황에서 오늘도 끝 없는 계획이 수립되고 진행되면서 반복된다.

모든 계획의 내용과 범위가 사람 마다 혹은 업무 마다 다를 것이니 효율적 계획 수립을 위한 방안 개발은 공허한 구호이지 않나 싶다. 다만 어떤 내용과 실행안이 계획의 대상으로 만들져야 할 지 혹은 만들어 질 수 있는 지에 대한 사항은 생각해볼 수 있다. 어떤 내용을 계획에 포함시키고 향후 변화의 폭을 짐작하는 것만으로 효과적인 계획 수립에 큰 도움이 될 수 있다고 본다.

그런 점에서 개인적으로 제안하는 방안의 하나는, 계획 수립을 위한 참고 자료서 다가올 수 있는 미래에 대한 여러 고민에 앞서 이미 완료된 계획에 대한 기록을 정리하는 것이다.

계획이란 것이 사람 마다 업무 마다 내용과 범위가 다르기 했지만, 여러 과정 중 한 단위에서 보자면 일정 범위에서-일상의 삶과 같이-유사한 구성과 내용이 반복된다고 볼 수도 있다. 즉 새로운 제목과 대상으로 규정된 절차라도 한 개인이나 조직에서 수행할 수 있는 기능적 범위는 거의 유사한 경우가 많기 때문이다. 또한 그 수행의 주체 역시 변함없는 나 그리고 우리이니.

이러한 방안의 효용성은, 이미 끝난 일의 결과는 분명할 것이고, 그 결과의 원인, 과정 그리고 대응 역시 충분히 객관적으로 파악 가능하다고 보기 때문이다. 또한 추진 과정에서의 수정 이유 그리고 수정에 따른 변화 역시도 파악이 가능하다. 그러므로 성공 여부와 무관하게 지나간 계획에 관련된 정보는 새로운 계획의 수립을 위한 유용한 참고 자료로 활용될 수 있다.

하지만 바쁜 일상에서 지나간 계획의-미래 활용을 위한 목적이기는 해도-관리는 시간적으로나 절차적으로나 쉬운 일이 아닐 뿐더러 특히나 지속하기가 매우 어렵다. 무엇보다도 미래의 참고 자료로서 활용 가치를 유지하기 위해서는, 계획이 완료된 시점에서 빠른 시일내에 마무리 되어야만 한다. 시일이 지날 수록 지난 계획에 대한 정리는 점점 불가능한 상태로 전락하게 된다. 개인적으로 하나의 계획이 완료되면, 마무리된 당일이나 다음날 정도에 정리할 수 있도록 습관을 들이고자 애를 쓰고 있다.

지나간 혹은 완료된 계획을 정리하기 위해서는 하나의 대전제가 우선되어야 하는데, 계획의 성공 여부와 상관 없이 솔직하고 객관적으로 평가되어야 한다는 점이다. 대개 지난 계획의 결과에 대해서는 상대적으로 호의적일 수도 있지만, 이럴 경우 새로운 계획을 위한 참고 자료로서 활용성할 수 있는 신뢰성을 갖추기 어렵다. 계획이란 자체한 불안정한 일임에도 참고할 자료 역시 불안정한 평가를 포함하고 있다면, 계획 수립의 어려움은 더욱 혼란해 질 수 있다. 하지만 역시 사람이 새로운 일은 물론 지난 일에 대하여 객관적 시각을 유지한다는 것은 분명 쉽지 않다.

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이러한 이유에서 지나간(완료 되거나 폐기된) 계획의 세부 항목이나 일정을 관리하기 용도로 두 가지 기능적 방법을 사용하고 있다. 간단하게 일의 목적과 목표를 설정하고 계획하고 진행한 내용 그리고 그 결과를 적을 수 있는 메모를 사용한다. 그리고 매번 같은 식으로 반복하기 위해 미리 정규화된 형식을 이용하는데, 문서 작성용 어플리케이션 등을 사용하여 템플릿을 만들어 사용한다. 개인적으로 워드프로세서 보다는 운용이 가벼운 OmniOutliner를 사용하여 템플릿을 만들어 사용하고 있다.

워드프로세서를 이용하면 좀더 많은 내용을 편리하기 입력하도록 구성할 수 있지만, 가능한 간단한 구성이 새로운 습관의 지속에 훨신 유리하기 때문에 OmniOutliner 같은 가벼운 아웃라이너 등을 사용하는 것이 좋다. 직접 종이에 출력하여 활용하는 방법도 있지만 예상 외로 시간과 수고가 많이 들기 때문에 부담스러울 수 있다. 손을 글을 쓴다는 건 생각 외로 노동 강도가 심하다.

템플릿은 아래 예와 같이 간단하게 회의나 미팅, 개별 주체별 사안, 그리고 업무 항목이나 기능별로 구분한다. 하지만 가능한한 최소한의 템플릿을 사용하려고 한다.

이러한 지난 계획에 대한 평가 관리에서 가장 주요한 어떤 대상을 참고 자료로 활용한 것인가에 대한 결정이다. 비록 내용만으로 주요하다고 판단되더라도 한 프로젝트에 여러 사안이 많다보니 일일리 관리하기는 불가능하다. 참고 자료로서의 평가와 관리를 위한 대상을 선정하기 위한 나름의 노력이 필요하다. 괜히 모든 사안을 다 관리할 수 있다는 단순히 욕심을 부리다가는 작심삼일이 분명하다. 그러므로 보다 활용 가치가 있는 지난 계획을 선택할 수 있도록 하는 자신만의 기준을 세울 수 있도록 한다.

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하지만 이런 지난 계획에 대한 상세 평가 및 반성 용도을 위한 관리는 시간적으로 육체적, 정신적으로 부담이 적지 않기 때문에 모든 사항에 대한 지속하기 쉽지 않고, 더욱이 예정한 시간 내에 수행하기도 만만치 않다. 때문에 이를 보완하기 위한-더욱 간단한-방법으로 달력을 이용한다. 물론 이전 지난 계획 정리와는 별개로 운용하는 것이 좋을 수도 있다.

일단 계획한 하나의 일이 완료되면, 달력이 계획한 일이 표시되어 있다면 완료 상황에 따라 조정하면 되고 없었다면 지난 일정으로 달력에 표시를 한다. Mac OS X의 달력이나 Outlook의 달력 기능으로 충분하다. 두 어플리케이션 사이의 기능적 비교로는 Outlook의 효과적이지만 역시 이론 용도로 활용하기엔 너무 무겁다.

우선 해당 어플리케이션에서 지난 계획 관리를 위한 별도의 캘린더를 하나 만들어서, 지나간 개별 일정을 모두 표시할 수 있도록 한다. 프로젝트 단위로 별도의 캘린더를 만들어 사용할 필요는 없다. 이미 지난 계획은 지난 계획일 뿐이며 참고자료로서 동일하게 관리하는 것이 이러한 관리 습관의 지속에 효과적이다.

이 방법의 효용성은 앞서 지나간 개별 계획이 나름 상세한 사항을 기록해야 하는 부담이 있는 반면, 달력에 직접 일자, 시간, 위치 그리고 관련 정보를 직접 입력할 수 있기 때문에 쉽게 적용할 수 있는 것이다.

이러한 상세 내용은 아마도 프로젝트 관리 어플리케이션이나 별도의 관리를 위한 달력 등에 표시되어 있지만, 이미 지난 프로젝트에 대한 내용을 다시 전용 어플리케이션에서 본다는 것은 시각적으로 정신적으로 꽤나 피곤한 일이다. 이러한 관리의 목적은 단순히 지난 계획의 사항을 새로운 계획에 활용하기 위한 참고 자료라는 점에서 보다 쉽게 볼 수 있도록 하는 것이 주요하다. 특별히 주요하게 구분하여 관리할 필요가 있다면 별도의 캘린더를 생성하고 구분되는 색깔을 이용할 수도 있을 것이다.

이러한 달력을 이용한 지나 계획의 관리를 개인적으로 선호하는 이유는 동일하거나 유사한 계혹의 수립 과정에 소요 시간이나 다른 계획간의 관계를 눈을 보면서 파악하는 것이 꽤 효율적이다.

또한 이러한 노력을 일상의 기록으로 적용해 보는 것도 나름 좋은 방법이다. 그러면 본의 아니게 맛볼 수 있는 최고의 성과는 달력에 표시된 내용을 보면서, 지난 일상에서 나 자신이 얼마나 열심히 삶을 살았는지 확인할 수 있다는 점이다. 예상 외로 달력이 여러 일들로 가득 채워진 것에 놀랄 수도 있다. 개인적인 일이든 집안 일이든 그리고 학교와 회사 일 등 생각 외로 쉬지 않고 자신이 살고 있음을 느낄 수 있다.

물론 이러한 방법도 결코 쉽지 않다. 하루 이틀은 흥미를 가지고 자신의 일상을 기록하는 재미가 있을 수도 있겠지만, 생각 외로 몇 십분 혹은 몇 시간 전에 자신이 한 일을 명확하게 규정하기 어렵다는 점에 좌절감을 느낄지도 모른다.

이러한 관리 방법은-업무와 관련된 일만이 업무에 영향을 주는 것이 아니며, 일상의 일이 일상에 한정된 일도 아니기 때문에-모든 일은 서로가 영향을 미치며 수정되고 변경되어 삶의 진행에 관여되어 있다는 것도 인식할 수 있게 한다.

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지난 계획에 관리 습관은 마치 매일 일기를 쓰는 것의 어려움과 비슷하다고 볼 수 있다. 물론 학창 시절 짧은 방학 기간 동안의 일기도 어려운데 매일 일기를 쓰는 보통 이상의 능력을 가진 대단한 친구를 본 적도 있기는 하다. 지난 일에 대한 관리가 일기처럼 일상의 부담으로 다가온다면 이러한 관리 방식이 지속되기 매우 힘들다. 때문에 나름의 관리 방식의 설정과 유지를 위한 체계의 구축과 유지를 위한 노력이 필요하다.

하지만 사람이란 것이 나이가 들수록 일상의 습관이나 업무 스타일이 변하기를 기대한다는 것은 사실상 불가능하다. 그러므로 몇 일 혹은 몇 주, 지난 일정에 대한 기록만으로 일상에서의 자신의 모습과 역량을 쉽게 파악할 수 있다. 하지만 곧 지쳐서 이를 지속하기 쉽지 않을 수도 있다.

만일 이러한 방식까지 활용하여 지난 계획을 참고할 필요성은 못느낄 수도 있겠지만, 언급한 바와 같이 개인적인 경험에 비춰-어떤 방식으로 든-지난 계획의 성과를 기록하고 관리하는 것은 확신하건데 새로운 계획의 참고 자료로서 가치가 매우 높다고 생각한다.

Things 3.11.2 업데이트

Things 3.11 업데이트가 크리마스 기념으로 진행되었다. Culturedcode에서 소개한 내용처럼 검색 기능이 강화되었다. Things 내부의 모든 사항(항목 이름, 태그, 날짜 및 시간 등)을 Quick Find 기능으로 검색이 가능하다. 검색은 이미 완료 되었거나 삭제된 항목에 대해서도 적용된다. 특히 각 항목 요소의 머릿말로도 검색이 가능하다는 점에서 일부 요소로도 검색할 수 있다.

그리고 검색된 내역이 남아 최근에 검색한 내용을 쉽게 확인할 수 있다. 그리고 각 항목에 대한 정보를 확인할 수 있는 Get Info 명령을 사용하여 지난 일정의 시작과 완료일을 따로 볼 수 있지만, 이를 실행하기 위한 별도의 명령이 없다. 혹시 Mac OS X 환경에서 정보 확인하기 용도의 Command+I 명령이 있을 것으로 헛갈릴 수 있는데.. 향후 사용 빈도가 높아지면 어찌될 지 모르겠다.

3.11 업데이트에서 검색 기능이 강화되었다는 점에서 보자면, 이미 지나간 내용에 대한 검색이나 현재 사항에 대한 검색이 많은 경우에 유용하겠다. 하지만 GTD 시스템으로서의 운용에서 보자면 검색 기능은 크게 주요하지 않다는 개인적으로 크게 효용성이 없는 기능이지만, Things를 일반적인 할 일 관리 용도로 운용한다면 검색 기능은 주요한 역할을 할 수 있다. 상대적으로 Things 사용층의 운용 용도를 짐작케 하는 것 같다.

아웃라이너 기반 프로젝트 관리 체제로 전환

때가 때인-12월이-만큼, 올 해의 여러 프로젝트가-대부분 기대 이하의 성과로-마무리되었지만 다음 해의 여러 프로젝트가-대부분 기대가 섞여서-추진 계획을 작성되고 있다.

프로젝트가 시작될 때마다 항상 갖는 고민이 도대체 뭘로 어떻게 이 기약 없는 프로젝트를 준비하고 또 관리하느냐는 것이다. 컴퓨터에는 강력한 기능의 제공을 자랑하는 값 비싼 프로젝트 관리 프로그램이 있지만, 내 능력의 부족인지 언제나 부족하고 불만스럽고 더욱이 아무리 오랜 기간 사용해도 여전히 불편하다.

그래서 언제나-프로젝트 규모와 상관없이-실질적 프로젝트의 관리 도구는 결국 한/글과 엑셀 그리고 커다란 화이드 보드가 그 역할을 대체했다. 컴퓨터 화면의 프로젝트 현황은-그나마 잘 보지도 않지만-순전히 경영자를 위한 전시용이었다. 물론 기업의 규모나 수준에 따라 이런 어플리케이션을 잘 사용하고 또한 절실하게 필요로 하는 곳도 많을 것이다. 하지만 그 수가 얼마나 될지는 의문이다.

이런 전문 관리 체계를 개인적 수준에 적용한다면, 분명 소 잡는 칼로 닭은 잡는다고 할 수 있겠지만, 그나마 제대로 운용하기 힘들다. 너무 복잡하고 어렵고 기능도 부족하다. 사람이 하는 일을 사전에 미리 규정하고 변화되는 과정을 관리하기란 역시 만만치 않다.

개인적으로는-업무용이나 개인용이든-프로젝트 관리에 마인드 맵과 아웃라이너 그리고 화이트 보드를 이용했다. 마인드 맵과 아웃라이너는 순전히 나를 위한 용도이며, 화이트 보드는 외부적 공개를 위한 위한 것이다. 화이트 보드가 유리판이었기 때문에 이를 매우 선호했다(이른바 쓰고 그리는 또 지우는 손맛이 있었다). 그리고 난-실제로-커다란 창문을 화이트 보드 대용으로 사용하기도 했다. 시작하기 다소 부담스럽지만 한번 해보면 무척 편리하다.

현재 컴퓨터 시스템, Mac에서 마인드 맵은 XMind Pro를, 아웃라이너로는 OmniOutliner Pro를 사용하고 있다. 솔직 사용하지도 않을 Pro 버전의 기능이 매우 아깝다. 기능적으로 보자면 마인드 맵이나 아웃라이너는 전용 어플리케이션이 아니더라도 주변 여러 어플리케이션을 활용하여 쉽게 운용할 수 있다.

물론 대형 프로젝트의 관리에는 여러 이유로 높은 수준의 관리 체계가 요구되어야 하는 것이 분명하지만, 어차피 사람이 하는 일은 예상치 못한 별의별 문제와 오류 그리고 수정이 반복되기 마련인데, 나름 규칙이 정해진 관리 체계에서는 유연하고 창의적 대응을 구현하기 쉽지 않다.

마인드 맵과 아웃라이너을 이용한 프로젝트 계획과 관리의 효용성은 그 특징이 명확하다. 매우 유연하게 변화되는 상황에 적절하게 대응하는 체계의 구현이 용이하다. 반면 체계적 관리를 벗어나 상상의 나래로 확장될 위험도 있다. 때문에 각 어플리케이션에서 제공되는 여러 부수적 기능을 적절히 사용하여 프로젝트 관리 수준의 계획한 의도 범위에서 유지될 수 있도록 해야 한다.

기능적으로 볼때, 사용하는 어플리케이션에 따라 마인드 맵과 아웃라이너는 정보의 공유가 수월할 수도 있다. 예로 XMind에서는 마인드 맵에 대한 아웃라이너 표시 기능을 제공할 뿐 아니라, 여러 어플리케이션에서 작성된 아웃라인 형식 문서도 마인드 맵 형식으로 불러 올 수도 있다.

마인드 맵과 함께 아웃라이너 프로그램을 함께 사용하게 된 이유는, 마인드 맵으로 프로젝트 관리함에 있어 각 항목의 순차적 혹은 절차적 관계를 규정하여 보기가 쉽지 않기 때문이었다. 마인드 맵이 너무 확장된 경우에는 절차적 관리가 너무 복잡하다. 아웃라이너는 반대로 내용이 길어지면 전체적인 프로젝트의 윤곽을 파악하기 힘들어진다.

1983년 Apple II에서 Living VideoText의 Thank Tank가 등장한 이후 아웃라이너는 오늘날 OmniGroup의 OmniOutliner에 이르기까지 기본 기능과 구성에서 거의 변화가 없다는 점에서, 마인드 맵과 비교하여 확장된 개념과 정보의 표현에는 한계가 분명하다.

반면 오늘날 무척이나 빠른 컴퓨터 시스템 성능에 비춰 단순한 기능의 아웃라이너 전용 프로그램은 매우 가볍고 빠르게 운용할 수 있는 장점이 있다. 마치 Windows 시대에 DOS 어플리케이션을 사용하는 느낌일 수도 있다. 계획 초기 단계에서 다양한 변화가 요구되는 과정에서 무거운 프로젝트 관리 프로그램이나 워드프로레서 등을 이용하는 것은 꽤나 부담스럽다. 그렇다고 메모장이나 엑셀 등을 이용하기에는 프로젝트 내용에 집중하기 힘든 점이 있다.

그리고 복잡하고 큰 규모의 프로젝트라도 기획 초기 단계에 마인드 맵과 아웃라이너를 이용하여 기초안을 작성 후, 전문적인 프로젝트 관리 프로그램으로 이전하여 관리하는 방법도 효율적일 수 있다.

Things 3.10.1 업데이트

macOS 10.15 Catalina 업데이트가 되자마자 Culturedcode의 Things 3.10도 업데이트되었다. 주요 개선 사항으로는 iOS 버전에서 지원 되었던 macOS의 미리 알림, Reminders의 항목을 Import 할 수 있도록 메뉴 기능이 추가되었다는 것인데, macOS 10.15 Catalina에서 지원이 가능하다.

개인적으로 Catalina의 안정화를(?) 기대하면 업데이트를 하지 않아 아직 실제 불러오기 기능의 품질을 확인하지는 못했다. 하지만 동기화 기능이 아닌 불러 오기 기능이라는 점에서 활용성에 의문이 들기도 한다.

다른 개선 기능으로는 다크 모드 기능의 연장선으로 해가 지면 자동적으로 다크 모드로 전환될 수 있도록 설정할 수 있다. 솔직히 굳이 애써 추가할만한 기능인지는 의문스럽다.

그리고 Things가 최근 다양한 외부 기능과의 연동 등으로 추가하다 보니 잦은 오류 발생 빈도가 높다는 점에서 상대적으로 기능 수정이 많은 편이다.

맥 디스크 분석 유틸리티, 데이지 디스크(DaisyDisk)

컴퓨터를 사용한 이후 저장 공간이 풍족했던 적은 없었다. 카세트 테이프, 플로피 디스크 그리고 하드 디스크 나아가 오늘날 클라우드 서비스에 이르기까지 언제나 저장 공간 부족에 허덕였다. 물론 비용을 지불하면 그만큼 많은 공간을 확보할 수 있는 것은 분명하지만, 시간의 문제일뿐 다시금 공간 부족은 곧 당시의 문제가 된다. 저장 공간이 넓어졌다는 것은 디스크 장치 외 다른 모든 컴퓨터 시스템의 부품 성능이 개선되었다는 것을 의미하고, 다시 이것은 우리가 다루는 파일의 해상도나 품질이 높아지고 덩달아 용량도 커졌다는 것을 의미한다. 이제 수 기가는 물론 십 수 기가의 프로그램이나 파일을 보는 것이 더 이상 드문 일이 아니다.

그러다보니 컴퓨터 시스템 사용자의 필수 프로그램 목록에서 디스크 등 저장 공간의 활용성을 높이는, 즉 쓸데없는 파일을 찾아내고 그리고 삭제하는 유틸리티가 하나 씩 있기 마련이었다. 더 나아간다면 중복된 이름은 물론 내용까지 찾아 공간의 낭비를 절감할 수 있는 유틸리티를 사용하기도 한다.

그런 용도를 필요로 하는 맥 사용자라면 나름 알려진 프로그램으로 데이지 디스크, DaisyDisk를 알고 있을 것이다. 개인적으로 데이지 디스크는 거의 10년 넘어 사용해 오고 있다. 처음 등장했을 때에는 화려한 컬러의 그래픽스 효과로 주목 받았다. 유틸리티를 이렇게 이쁘게 만들 수도 있나 싶었다. 그저 문자의 나열이나 사각형 픽셀 구성이 아닌 파이 그래프 형식이라는 점에서 유틸리티의 사용감은 최고였다.

최초 구입시에 개별적으로 구입했는 지 아니면 번들 패키지로 구입했는 지 기억나질 않지만 몇번 업그레이드 했다가 사용하지 않다가, 또 다른 번들 패키지에 포함되어 있는 덕에 다시 사용하기도 했다. 지금도 번들 패키지에 포함된 라이센스로 계속 사용하고 있다.

요즈음 데이지 디스크 정도의 디자인이나 UI는 일상 수준이라고 할 수 있을 정도로 다양하고 화려한 인터페이스와 구성을 가진 유틸리티도 많기 때문에 특별하다고는 할 수 없지만 그럼에도 여전히 눈에 뛰는 화면은 처음 보는 이를 유혹하기에 충분하다.

하지만 기능적으로 본다면 추천할만다고 하긴 힘들다. 그나마 SSD가 보편화되고 또 기능적 개선으로 삭제된 항목을 실간으로 반영하는 기능이 들어 있어 다행이지만, 몇 전만해도 파일 이동이나 삭제 후에는 다시 전체 디스크를 스캐닝해야 했다. 용량 큰 하드 디스크라면 꽤나 시간이 걸리기도 했다.

전체적인 폴더 구성을 기준으로 현재 사용 용량을 파악하기에는 충분하지만, 파일을 옮기너나 삭제하거나 혹은 다른 파일 관련 작업을 하기 위해서는 파인더 상태에서 작업을 해야 했다. 그나마 요즈음 버전에서는 속도나 기능이 조금 나아진 것은 분명하다.

보기 좋고 사용하고 싶어지는 유틸리티 프로그램인 것은 분명한데, 막상 사용해보면 잠시 가지고 놀 장난감이나 군것질 마냥 크게 효용성 없다. 이 정도 수준의 프로그램을 만든 개발자라면 조금만 신경써 필수적인 파일 관리 기능만 추가한다면 지금 보다는 효용성이 매우 높은 유틸리티가 될 수 있지 않을까 싶다.

하지만 이러한 불편과 불만에도 맥 유틸리티 환경에서는 데이지 디스크를 직접적 대체할만한 유틸리티가 마땅치 않다. 유사한 기능들이 몇몇 통합 유틸리티에 포함되어 있지만, 일부러 그런 기능의 사용을 일상의 염두에 두기란 쉽지 않다.

더욱이 이러한 유틸리티를 자주 사용한다는 자체가 이상한 경우라고 할 수 있다. 현재 저장 공간이 부족하여 데이지 디스크와 같은 유틸리티를 주 단위로 사용한다면 어떤 방식으로든 저장 공간을 확장하거나 다른 저장 공간을 이용해야 하는 상황이다. 유틸리티로서 해결될 수 있는 문제가 아니다.

OmniFocus 3.4.6 업데이트

OmniGroup의 새로운 서브스크립션이 어떻게 적용 되려나 궁금하던 OmniFocus 3.4가 드디어 등장했다. 역시 예상대로 변화된 많은 부분이 서브스크립션과 관련된 내용이었다.

이제 점차 어플리케이션 운용은 서브스크립션 방식이 대세로 자리 잡는 것 같다. 경기도 나빠지고 경쟁도 심해지니 안정적이고 지속적인 수입 확보를 위해서 많은 경우-욕을 들어먹으면서도-서브스크립션 방식으로 전환하는 것 같다. 물론 이런 변화에 대하여 이런 류의 여러 프로그램을 일정 기간 일정 비용을 내고 Setapp 서비스 등도 점차 확대될 것 같다.

OmniFous 3.4에서는 메뉴에서 직접 Omni Account를 확인할 수 있게 되었다. 개인적으로 서브스크립션 방식으로 전환활 생각은 없지만 조만간 분명 선택의 여지가 없을 것이다. 결국 Autodesk도 PTC도 내가 운용하는 어플리케이션의 상당수가 그런 식으로 바뀌었다.

삭제 vs. 삭제

그런데 황당한 상태가 발생했다. OmniFocus 3.4로 업데이트되면서 지금까지 많은 사용자들이 원했던(?) 기능 하나가 적용 되었다. 일단 영어로 표기하면 ‘Dropped’ 기능이다. 즉 GTD 시스템 내에서 ‘실행’되는 일은 계획대로 ‘완료’ 되거나 ‘실행 보류’ 되거나 혹은 불필요한 경우 ‘삭제’가 되지만 부득이하게 ‘중단’ 되는 경우가 있을 수 있다. 즉 삭제하지는 않지만 현재 시스템 현황에 드러나지 않도록 하기 위함이 ‘중단’이라고 할 수 있지만, 한글 메뉴에서는 ‘삭제’로 표기되었다. 결국 OmniFocus에는 삭제가 두 개의 경우로 생겨나게 되었다. ‘보류’나 ‘중단’이나 비슷한 뜻이기도 하지만 그렇다고 ‘중단’이라는 표기했다는 점에서 OmniFocus에 한글 관련 메뉴 작업을 하는 인력의 수준을 예상할만하다. 그렇다고 시스템을 사용하지 못하거나 하는 건 전혀 아니니 일단 다른 문제로 생각하겠다.

어쨌거나 OmniFocus 3.4에서는 개별 항목에 대해서는 ‘삭제’라고 선택하고 ‘중단’이라는 생각할 수 있는 기능이 추가되었다. 이 기능은 핵심은 ‘삭제’ 일시가 기록된다는 점이다. 즉 사용자가 언제 이 항목을 중단했는 지가 표시가 된다는 주요한(?) 사실이다.

하지만 이러한 새로운 개별 항목에 대한 ‘삭제’ 기능을 사용하기 위해서는 우선 중요한 선택을 결정해야 하는데, OmniFocus의 데이터베이스를 새로운 형식으로 전환해야 한다는 것이다. 별일 아닌 거 같지만 만일 OmnFocus 3.X와 함께 OmniFocus 2.X를 함께 운용하는 사용자라면 이제 두 시스템 간의 구형 정보를 사용하는 기기와의 동기화를 포기해야 한다는 점이다. 이런 식으로 OmniFocus 2 사용자를 죽이는구나 싶기도 해서.. 놀랍다. 뭐 나와 같은 경우는 거의 없으리라 생각하니 특별한 문제가 아닐 수도 있겠다 싶다.

태그 사용 강화

OmniFocus 3.4에서는 이전과 달리 태그 활용성을 좀더 개선 내지는 개량했다고 볼 수 있다. 위에서 언급한 ‘삭제(Dropped)’ 기능을 태그에도 적용할 수 있는 ‘삭제’ 태그가 적용된 항목은 실행 및 관리 가능한 항목에서 제외된다. 단 다른 실행 가능한 태그도 함께 있는 경우에는 그 태그의 속성을 따르게 된다. 또한 ‘보류’ 태그가 지정된 경우에도 실행 가능한 항목에서 제외된다. 앞서와 다른 점은 ‘보류’ 태그가 하나라도 지정되어 있으면 자동적으로 제외된다는 점에서 다르다.

물론 태그에 앞서 상태가 ‘완료’ 혹은 ‘삭제(Dropped)’로 설정 되면 해당 설정에 우선하게 된다. 그리고 태그가 지정되어 있지 않은-컨텍스트가 없는-경우에도 실행 가능 항목으로 관리할 수 있도록 되었다. 컨텍스트 없는 GTD 시스템이라니...? 실제로 컨텍스트가 태그로 대치되면서 기존 예상치 못한 사소한 오류가 자주 발생된다고 한다.

이상 두 가지 변화가 OmniFocus 3.4의 가장 큰 변화인데.. 기능적인 문제가 아니라 표현적인 문제로 사태를 파악하는데 한참 걸렸다.

Things.. Big & Nothing

지난 달 Things 3.9가 업데이트되면서 Culturedcode 블로그에서는 새로운 업데이트 기능에 대한 소개와 함께 농담반 진담반 특별한 건 없다고 했다.

사실 이것이 현재 GTD 기반 업무 관리 어플리케이션의 현실적 상황이다. 특별한 기능을 기대하기는 하지만 바라지는 않고 있다. 더 이상 특별함이란 추가되지 않을 것 같고 추가된다고 하더라도 GTD 기반 업무 관리에 적합할 지가 더 의문이기도 하다. Things는 물론 OmniFocus 역시 마찬가지이다. 이 두 어플리케이션이 이런데 Wunderlist를 비롯한 다른 제품은 굳이 언급할 사안도 없다. 한때 수없이 등장했던 PIM이나 스케쥴 관리 프로그램들 마냥 기능적 한계에 다다른 것을 서로가 인정하는 분위기 아닌가 싶다.

이런 상황에서는 Culturedcode는 웃자고 하는 말인지 모르겠지만 애플이 9 버전과 X 버전의 차이를 만든 것처럼 자신들도 뭔 일을 저지르겠다고 하는데.. 그렇다면 이후 Things 4의 모습과 기능은 과연 어떨까?

OmniFocus for Web 서브스크립션 구매의 가치 ?

베타 테스트 과정을 거친 OmniFocus for Web의 서브스크립션 기반 구동이 드디어 개시 되었다. 새로 서브스크립션을 구입하거나 기존 사용자가 웹 서브스크립션 애드-온을 구입할 수 있다. 걱정했던 기존 단독 어플리케이션의 판매는 지속될 것이라고 재차 OmniGroup의 공지는 믿고 싶지만 딱히 신뢰할 수 있을 지는 모르겠다. 그래서 과연 내게 혹은 이미 여러 환경에서 OmniFocus를 운용하는 있는 이들에게 과연 이 서비스를 적지 않을 비용을 지불하고 사용할만한 효용성이 있는 지 다시 고민해보있다.

이미 OmniFocus for Mac을 사용하는 입장에서는 OmniFocus for iOS 나 OmniFocus for Web 가운데 선택이 가능하다는 점에서 고민할 가치는 있다는 것이다. Mac OS 환경에서 OmniFocus for Mac을 사용하는 경우라면 맥 시스템을 사용할 수 없거나 갑작스럽게 컴퓨터 시스템이 없는 경우 웹 브라우저를 통해 기존 정보를 확인하고 변경할 수 있는 장점이 있을 것이다. 하지만 이 기능을 굳이 OmniFocus for Web을 통해 진행해야 할 이유는 없다. 스마트 폰, iPhone 사용자라면 OmniFocus for iOS를 별도 앱을 구입하는 것이 나을 것이다.

반면 OmniFocus for Mac 없이 OmniFocus for iOS만을 사용하는 경우라면 OmniFocus for Web를 이용하여 OmniFocus for Mac의 역할을 미약하나마 대체할 수도 있을 것이다. 하지만 이런 경우도 기능적으로 OmniFocus for Web이 OmniFocus for iOS에 미치지 못하기 때문에 적절한 대응 조치라고 평가하기는 어렵다.

결국 OmniFocus for Web이 필요한 사람은 OmniFocus for Mac을 사용하지 않는 OmniFocus for iOS 사용자이라고 할 수 있다. 하지만 월 5천원 혹은 년 5만원의 서브스크립션 비용이 정액 5만원 정도의 OmniFocus for Mac 나 10만원 정도의 OmniFocus Pro for Mac의 효용성에 비교될 수는 없을 것이다. 물론 이런 점을 고려하여 OmniGroup에서도 월 1만원 혹은 년 10만원으로 Mac, iOS 그리고 Web 버전을 모두 사용할 수 있는 서브스크립션도 함께 제공하고 있다.

만일 OmniFocus for Mac을 사용하든 아니든 혹은 OmniFocus for iOS를 사용하든 아니든 OmniFocus for Web의 사용을 기대한다면 완전한 별도의 기능으로 독립된 웹 어플리케이션을 출시될 때를 기다리는 것을 나을 것 같다. 하지만 과연 독립된 웹 어플리케이션, OmniFocus for Web의 등장할 지는 의문이다.

Things 3.9.2 업데이트

Things 3.8 업데이트 이후 거의 6 개월만에 메이저 업데이트 3.9가 진행되었다. 지난 3.7 업데이트가 워낙 다크 모드와 관련한 기능에 집중되었고 3.8 업데이트는 iOS 업데이트에 맞춘 수준이라 기능적으로 큰 변화를 느끼지 못했다. 이번 3.9 버전에서는 Inbox 수집 기능의 강화라고 할 수 있는 웹 브라우저 및 메일 어플리케이션에서의 ‘Quick Entry with Autofill’ 기능이 추가되었다. 기능 자체는 macOS 뿐만 아니라 iOS 기반 앱에서도 동일하게 추가되었는데, iOS 버전을 사용하고 있지 않으니 실질적 기능 향상 추후에 확인해야 할 것 같다

Quick Entry with Autofill은 Mac OS 환경에서 여러 어플리케이션이 제공하는 이미 익숙한 기능이라고 할 수 있다. 특정 URL은 물론 현재 페이지의 정보를 특정 어플케이션의 수집함이나 문서로 자동 저장하는 유용한 기능인데, DevonThink나 Evernote를 사용할 때 자주 사용하게 된다.

Quick Entry with Autofill을 사용하기 위해서는-지정된 링크에서 다운로드할 수 있는-Thing Helper를 추가로 설치하고 나서, Preference에서 Quick Entry with Autofill 기능을 활성화할 수 있다.

이후 지정한 키보드 조합으로 웹 브라우저나 메일 화면 혹은 파인더 화면에서 실행할 수 있다. 웹 페이지 정보나 메일 내용 그리고 파인더에서 지정한 파일 등의 정보가 Things의 Quick Entry로 입력되고, 제목이나 내용을 수정한 후 Inbox에 저장하게 된다. 특히 E-메일 메시지의 내용을 Inbox로 수집할 때 훨씬 편하게 사용할 수 있게 되었다고 본다. 만일 웹 브라우저 등에서 키 조합을 사용하기 어려울 경우에는 ‘공유’ 옵션을 이용하여 Things의 Quick Entry에 입력할 수 있다.

사실 이러한 기능이 유용하기는 한데 동일한 목적의 기능을 제공하는 어플리케이션이 많다보니 각 어플리케이션마다 사용하는 키 조합을 기억하기도 힘들고 또한 효율적인 키 조합이 한계가 있어 여러 종류 어플리케이션을 효과적으로 사용하기 쉽지 않다는 점도 문제라고 할 수 있다. 예로 DevonThink, Evernote, OmniFocus 그리고 Things를 함께 사용한다면 키 조합 기억이 보통 일이 아니다.

DevonThink 3 리뉴얼.. 에디션 업그레이드

DevonThink 3 출시와 함께 각 에디션이 새롭게 정리되었다. 처음에 DevonThink Pro 2를 사용하는 입장에서 업그레이드 가격을 보고 순간 놀라 당황했다. DevonThink Pro 가격이 원래 이 정도였나? 수년 전에 구입한 라이센스라 기억이 가물가물하다. 계정 정보를 보니 2013년에 구입한 걸로 기록되어 있다. 너무 오랜만에 메이저 업그레이드가 되어 이렇게 가격이 높아졌나 아니 예전에도 그랬나 싶은 등 온갖 생각이 얽히고 섥히는 상태가 지속되었다.

그러다가 DevonThink 3의 리뉴얼 에디션 구성에 대한 항목을 보고 나서야 현재 상황을 이해하게 되었다. 이전 DevonThink Pro는 DevonThink Standard로 강등되고 DevonThink Personal은 퇴출되었다. 그리고 DevonThink Pro Office는 DevonThink Pro와 DevonThink Server로 나눠졌다. 그러니 예전 DevonThink Pro의 업그레이드 비용은 $49가 된다. 개인적으로 볼 때 일단 다행스럽지 않을 수 없다.

DevonThink Server는 그냥 웹 서버 기반 어플리케이션. 그말은 어디서라도 DevonThink에 접속이 가능한 상태가 된다는 말인데 웹 연결에 대한 개별 라이센스는 정확하게 파악하지 못했다. 그런데 가격 차이는 거의 $300이니 아마도 웹 접속은 제한이 없지 않는 싶다.

이번 리뉴얼 업그레이드의 각 에디션은 두 개의 시트 라이센스를 제공하는데, 기본적으로 데스크 탑과 모바일 환경을 염두에 둔 사안이라고 한다. 하나의 라이센스에 대하여 시트의 추가는 가능하다고 하는데, Standard 에디션의 경우에는 $49이고 Pro/Server 에디션의 경우에는 $99라고 한다.

Mac을 사용하는 많은 이들이 그렇겠지만 내게 있어서도 DevonThink는 거의 닫혀 있는 경우가 없는 어플리케이션이다. 그러나 새로운 버전의 등장에 기대가 큰 것이 사실이지만 새로운 기능이 언제나 만족스럽거나 하지는 않았다는 점에서 언제나 업그레이드는 항상 고민스럽다. 일단 현재 베타 테스트 중이니 우선 라이센스 구입은 나중에 생각해보기로 하고 한번 검토하는 시간을 가져봐야 할 것 같다.