OmniFocus - Ticklers

GTD 시스템이 다른 자기계발 시스템과 다른 기능적인 사항은 일의 실행 순서를 정함에 있어 가치보다는 실행 가능성을 우선한다는 점이다. 그리고 일의 실질적 실행 일자가 정해지거나 사용자가 설정한 일자를 GTD 시스템이 관리할 수 있게 됨에 따라 우리는 현재 할 수 없거나 할 필요가 없는 일에 대한 생각을 머릿 속에서 지워 버릴 수 있게 된다. GTD 시스템은 Tickler는 이상과 같은 수행하기 위한 단순하면서도 효율적인 방법의 하나로 사용된다.

Tickler는 일의 마감일 혹은 마감 전 준비를 시작해야 하는 날을 지정하고 해당 날짜가 되기 전까지는 시스템에 나타나지 않다가, 지정한 날짜 조건이 부합되는 날에 시스템에 등장하여 사용자가 화인할 수 있도록 해 준다. 일반적인 방법으로 사용하는 달력과 비교한다면, 많은 일이나 정보가 기록되면 점점 달력을 보면서 일의 상세 내용을 확인하기가 쉽지 않게 되고, 달력에 적히는 항목들에 대한 기준을 따로 마련해야 하는 일도 생기기 된다.

OmniFocus와 같은 컴퓨터 기반 GTD 프로그램이 아닌 실제 물리적인 환경에서는 Tickler 폴더로 구성될 수 있다. Tickler 폴더에는 일, 월 별로 구분된 43 개의 파일 폴더를 구비한다. 1 ~ 13일 그리고 1 ~ 12 개 월로 구분된 각 Tickler 폴더에는 해당 일자 혹은 월에 해야 할 일에 대한 사항과 관련 서류들이 저장된다. 사용자는 매일 당일에 해당되는 Tickler 폴더의 내용을 확인함에 따라 잊지 않고 계획한 일을 실행할 수 있도록 해 준다. GTD 시스템을 구성할 때 사용자들이 가장 필요하다고 생각되는 도구가 Tickler 폴더인데, 사실 개인적으로는 몇 년간의 사용 경험에 비춰 여간 부지런하지 않고서는 기대한 성과를 얻기가 쉽지 않기 때문에 처해진 상황에 따라 무작성 사용한다면 그 유용성의 효과를 완전하게 기대하기 힘들다. 이러한 문제를 개선하기 위해서는 Tickler 폴더 자체를 가능한한 눈에 잘 뛰면서 쉽게 손이 갈 수 있는 장소와 위치에 배치하는 것이 가장 중요하다.

OmniFocus와 Things를 비교할 때 OmniFocus가 상대적으로 복잡하고 어렵다고 하지만, 반면 OmniFocus의 여러 기능을 제대로 사용하는 경우도 많지 않다고 생각된다. 그리고 그 중의 하나가 Tickler 기능이기도 하다. OmniFocus에서의 Tickler를 사용하기 위해서는 그 대상이 되는 ‘미래(오늘 포함)의 일이 시작되는 날짜가 지정하는 것으로 시작한다. 즉, OmniFocus의 Action 혹은 Project에 대하여 Start date와 Flag를 지정한다. 그러면 일반적인 경우에는 나타나지 않다가 지정된 일자에 할 일이 화면에 나타나게 된다. OmniFocus를 사용하면서도 하루에도 몇 번이고 Due 화면이나 Project 화면을 보면서 앞으로의 일정을 확인하고 있다면 아직 제대로 Tickler 기능을 활용하지 못하고 있는 것이다.

아직 대형 문구점에서도 David Allen의 GTD System Folders와 딱 맞는 폴더 제품을 찾지 못했다. 때문에 일반적으로 사용하는 황색 폴더를 이용하여 직접(고생해서) 만들어 사용했다. 이후에는 Sysmax의 Handy Box 폴더를 사용하기도 했다.

PS. OS X 10.8 Mountain Lion의 캘린더와 OmniFocus의 Sync 기능이 해제됨에 따라 Tickler 기능을 더 이상 두 시스템 간에 연동해서 사용할 수는 없다.