정확한 수량은 모르겠지만 아마도-Mac OS X 기반에서-GTD 플랫폼으로 가장 많이 사용되는 어플리케이션은 OmniFocus(이하 OF)나 Things 중 하나가 선두에 있을 것이고 Wunderlist 정도가 뒤를 따를 것으로 생각된다. 다른 여러 어플리케이션들이 저마다의 특징으로 소개되고 있지만 현재까지 순위에는 큰 변화를 주지 못하고 있을 것으로 본다. 현재 OF는 나의 GTD 플랫폼이기도 하고 상대적으로 이런 저런 문의도 많고 해서 OF 운용에 대한 기본적인 내용을 정리하여 포스팅을 하기로 했다.
Things나 Wunderlist에 비해 OF는 분명 어렵고 복잡하지만 그 만큼-본의 아니게 상대적으로-GTD 스타일로 만들어진 경우로 볼 수 있다. 사실 OF가 처음 출시되었을 때에는 GTD를 너무 어렵게 구현했다고 불만스러운 반응이 많았던 것으로 기억한다. 일단 OF의 사용을 위해서 GTD와 관련한 몇 가지 사안을 염두에 두어야 한다. 물론 이에 대한 상세한 설정은 OF에서 진행하게 된다.
1. 업무 항목의 표현
글로 적다보니 어렵게 보일 수도 있는데, GTD에서 볼 때 일을 상세하게 적는 것과 간략하게 적는 것의 차이는 상당하다. 예로 만일 일의 내용과 세부 사항까지 명확하게 이해하고 있다면 간단히 표현하는 것도 좋은 방법이다. 하지만 아직 일의 실행과 완료의 기준이 명확하지 않다면 관리 항목으로서 가능한한 명확하게 표현하는 것이 좋다. 대개 이런 경우 글은 길어 지게 된다. 취향의 문제로 생각할 수도 있지만 GTD를 처음 시작하는 입장이라면 명확하게 관리 항목을 표현하는 연습이 필요하기 때문에 가능한한 상세하게 대상을 표현하는 것도 좋은 방법이라고 생각한다.
일 혹은 프로젝트는 목표 혹은 결과가 명확하고 그리고 이를 달성하기 위한 핵심 행동이나 실행 방안도 함께 표현될 수 있다면 더욱 좋다. 물론 이미 알고 있는 사안에 대해 굳이 상세하게 적을 필요는 없다. 그러므로 항목에 이러한 내용으로 표현될 수 없거나 포함될 수 있다면 일로 관리될 수 없다고도 볼 수 있다. 이후 포스팅에서도 언급되겠지만 단순한 일정이나 계획은 일로 관리될 수 없다. 이런 경우는 달력이나 알림 용도의 별도 관리 도구를 이용하여 약속을 잊지 않도록 하는 방법을 사용한다.
또한 업무 항목을 얼마나 세분화하여 관리할 것인가에 대한 대략적인 기준도 미리 생각해 보는 것이 좋다. 예로 GTD에서는 한 장소에서 처리될 수 있는 일들은 하나의 개별 업무로 작성하는 것을 권장하고 있다. 행동이나 결과가 변동성이 거의 없고 또한 시간 차이도 없는 일들을 개별적으로 너무 상세하게 관리하는 것은 오히려 비효울적일 수 있다.
2. 컨텍스트 설정
컨텍스트(Context)는 GTD의 핵심 관리 기준이라는 점에서 아무리 강조해도 부족함이 없다. 반면 그 만큼 명확하게 컨텍스트를 규정하기란 쉽지 않다. 때문에 대략적으로 컨텍스트를 미리 설정해 두는 것도-어차피 진행 하면서 계속 수정될 수 밖에 없으므로-잦은 변경에 대비한 준비로 볼 수 있다.
컨텍스트는 여러 표현이나 기능으로 설명될 수 있지만 일의 실행을 위한 전제 조건이라는 측면에서 OF에서는 하나의 항목에 하나의 컨텍스트 만을 지정할 수 밖에 없는 제약(?)이 있다. 이 전제 조건은 절대적이기 때문에 컨텍스트가 충족되면 반드시 일이 실행되어야 한다는 것이 원칙이다. 때문에 실제로 컨텍스트가 명확하지 않거나 혹은 그러한 조건으로서 생각되지 않게 되면 일이 제대로 수행되지 못하거나 미뤄지는 이유가 되기도 한다.
Things등과 비교하여 OF의 운용에 불편함을 느끼는 대표적인 예가 단일 컨텍스트라고 볼 수도 있다. 비록 시간 조건 등은 따로 지정할 수 있기는 하더라도 명확하게 하나의 실행 조건을 지정하는 것은 쉽지 않다. 그러므로 충분한 시간을 가지고 다른 활용의 예를 참고하면서 자신에게 적합한 컨텍스트를 만들 수 있도록 하는 것이 좋다. 그리고 OF의 운용이 시작하면 가능한 변경하지 않는 것이 좋다고 생각된다. GTD에서는 기본적으로 프로젝트는 컨텍스트를 지정하기 않기 때문에 컨텍스트는 개별 업무의 실행 조건으로서만 생각해도 충분하다.
3. 업무 점건 기간 설정
단일 컨테스트의 제약과 함께 OF의 사용에 가장 혼란스러움을 느끼는 기능 중의 하나가 Review 작업이다. Review 관련한 포스팅에서 자세히 언급하겠지만 OF는 GTD의 리뷰, 관리 단계를 별도의 기능으로 구현하고 있다. 문제는 일반적인 업무 관리 시스템에서는 개별 혹은 전체 업무의 관리를 필요한 경우나 가능한 경우 제한없이 확인하고 점검할 수 있지만 OF에서는 별도의 정기적인 Review 작업으로 전체 업무를 관리하도록 한다. 그리고 기본적으로 대개 일주일 전후의 시간을 기준으로 보고 있다. 때문에 잦은 업무 내용 확인에 익숙한 사용자들은 이러한 절차적 제한이 거북하거나 필요없는 기능으로 생각될 수도 있다.
하지만 일반 OF의 Reviw 기능을 사용한다고 할 때, 자신의 전체적 업무나 프로젝트 관리의 점검 기간을 어느 정도로 설정할 것인지를 생각해 볼 필요가 있다. 일반적인 불안감 때문에 잦은 계획 점검이나 계획 수정이 발생하는 경우라면 OF를 통하여-기대이기 하지만-좀더 여유있는 관리 자세를 습관화하는 것도 좋을 수 있다고 본다.
4. iOS 기반 스마트 기기의 운용
OF는 현재까지 애플의 맥킨토시, Mac OS X 환경과 iOS 기반의 아이폰이나 아이패드와 같은 스마트 기기 환경에서도 운용이 가능하다. 일단 두 운영환경 간의 OF 데이터는 완벽하게 호환성을 유지하며 실시간으로 동기화도 가능하기 때문에 운용 자체에는 큰 문제가 없다. 하지만 관리를 위한 인터페이스 운용의 효율성으로 볼 때 스마트 기기에서의 운용에는 상대적으로 한계가 있다. 그리고 iPhone과 iPad를 비교할 때 상대적으로 큰 화면을 운영할 수 있는 iPad 버전이 훨씬 사용이 편리할 밖에 없다고 본다. 하지만 이동이 잦거나 일일 업무 확인 사인이 많은 경우라면 iPhone도 효율적으로 운용할 수 있다고 본다.
OF가 GTD 플랫폼으로서 다른 경쟁 제품에 비해 가지는 장점이면서 경우에 따라 단점으로 볼 수 있는 점은 Mac OS X의 업그레이드에 맞춰 신속하게 업데이트된는 것이다. 이러한 점은 운영체제의 새로운 기능을 어플리케이션에 빨리 수용한다는 점에서 좋지만 운영체제 업그레이드가 전제되어야 하기 때문에 경우에 따라 사용이 어려운 문제가 될 수도 있다. 예로 Things나 The Hit List 등은 선택할 수 있는 운영체제의 범위가 상대적으로 넓기 때문에 구형 맥킨토시에서의 사용도 여유가 있다. 또한 간혹 운영체제의 업그레이드를 지원하기 위해 업그레이드가 된 OF가 오류를 일으키는 경우도 없지 않았다.
끝으로 OF는 Mac OS X 버전이나 iOS 버전 모두 기본 버전과 프로 버전을 구분하여 공급하고 있다. 이를 구입 사항에 대한 포스팅에서 별도로 다루고자 한다.
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