OmniFocus 1.10.5 업데이트 후 OmniFocus 2 시작

OmniGroup이 시작한 OmniFocus2에 대한 Private Test 메시지를 받았다. 드디어 고대하던 OmniFocus2에 대한 궁금증을 풀 수 있게 되었다. 하지만 아직 Alpha 버전 수준이기 때문에 정식 버전 출시까지는 역시나 상당한 기간이 걸릴 듯 하다. 일단 OmniFocus2에 대한 모든 정보는 공개하지 않는다는 약속을 했으므로 특별한 정보를 포스팅할 수 없다는 점이 아쉽다.

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OmniFocus 2의 테스트 버전을 사용하면서도 여전히 OmniFocus를 기본 GTD 시스템을 사용하고 있다. 테스트 버전이라는 이유도 있겠지만 아직까지는(당연하겠지만) 에러가 발생하는 경우도 있고 또한 전체 운용 기능에서 이전에 비해 OmniFocus 2가 상당히 불편하기 때문이다. 한마디로 테스트 버전에서 크게 벗어나지 않는다면, OmniFocus 2의 모습이나 기능을 기대하고 있다면 OmniFocus for iPad나 OmniFocus for iPhone의 데스크 탑 버전이라고 생각하면 되지 않을까 싶다. 최근 OmniFocus 2 for iPhone이 출시되면서 OmniFocus 2의 모습이 애초 OmniGroup이 발표한 모습과 사뭇 달라지지 않을까하는 기대 혹은 우려가 없지도 않다. 어떤 것이 장단점이 있는지는 모르지만 확실히 OmniFocus가 이전의 Omni 스타일을 벗어나 일반적인(혹은 대중적인) 스타일을 지향하는 것이 아닌가 싶다.

Private Test 룰에 벗어나지 않는 범위 내에서 몇 가지 느낀 점을 적자면, 일단 Mac OS X 10.8 이후 캘린더와의 동기화 기능이 제거되었으나 iOS 기반 OmniFocus들이 가진 Forecast 기능이 추가됨에 따라 이를 대체할 수 있게 되었다는 점은 방식이나 스타일을 떠나 많은 이들에게 호응을 받지 않을까 싶다. 하지만 역시나 iOS 기반의 OmniFocus에서와 마찬가지로 OmniFocus 2의 Forecast의 항목들도 캘린터에서 제거하지 않는 이상 OmniFocus 2 내에서는 완료 처리가 되지 않기 때문에 단순히 리스트의 역할 이외에는 큰 효용성이 없다는 점이 아쉽다. 물론 이것은 OmniFocus의 문제가 아니라 캘린더에 기입된 사안을 ‘행동이 필요하고 결과가 명확하게 도출되는’ 일로 보느냐 그렇지 않느냐의 시각의 차이이다.

• 참고 포스팅: 일의 완료와 결과

그리고 이전과 가장 큰 차이의 하나로서 OmniFocus 2는 OmniFocus와 달리 화면 왼쪽에 Inbox, Projects, Contexts, Forecast, 그리고 Review가 하나의 메뉴로 나열되어 있다. iOS 기반 OmniFocus가 동일한 방식이지만 iPhone이나 iPad에서는 오히려 구분되어 있는 것에 반해 Macintosh 기반 OmniFocus에서는 한꺼번에 화면에 나타날 수 있기 때문에 혼란스러울 수도 있고 특히나 대상이 많거나 계층적 구조가 복잡할 경우에는 더욱 그러하지 않을까 싶다. 또한 Forecast와 같은 화면이 열리게 되면 Projects나 Contexts로 이동시 메뉴를 확장하거나 축소하는 일이 반복되는 것이 여간 귀찮지 않다.

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1) 그외 여러 OmniGroup의 시도에 대해 각자의 호불호가 있겠지만 OmniFocus와 같이 GTD 시스템을 지향하는 어플리케이션에서는 여간해서 그 기본 체제를 벗어나기 힘들지 않을까 싶고 만일 벗어나게 되면 이전 인터페이스나 스타일과도 상당한 차이가 날 수 밖에 없다고 보인다. 덕분에 만일 Mac OS X 10.9에 대응하여 추가적인 변화가 이뤄진다면 어떨지가 더 궁금해 진다.

2) OmniGroup은 Mac OS X 10.9의 공급에 대응하기 위해 OmniFocus 2의 개발 진행이 생각만큼 만족하지 않은 것인지 일단 OmniFocus의 업데이트를 먼저 진행했다. 예전 OmniFocus의 베타 버전 시절 정식 버전의 출시를 기다리는 정도 까지는 되지 않겠지만 예상보다는 OmniFocus 2의 정식 발매가 늦춰지지 않을까 우려스럽기도 하다.

OmniFous 2 공개

2013년 1월 31일, 고대하던 OmniGroup의 OmniFocus 2가 윤곽을 드러내는 듯 하다. 일단 드러난 내용은 OmniGroup 웹 사이트에서 자세히 알 수 있으니 굳이 설명할 필요는 없을 것 같고, 그럼에도 예상하지 못했던 몇 가지 특별한 사안에 대해 생각해보려고 한다. 일단 정식 버전의 발표 일자가 정해져 있지 않고, 더우기 OmniGroup의 또 다른 플래그 쉽이라고 할 수 있는 OmniOutliner 4까지 함께 출시 계획이니 아마도 한참을 기다려야 하지 않을까 싶다; OmniGroup의 블로그에서는 2013년 1분기라고 하지만, 시연회 참석 후 AsianEfficiency에 올라온 글에서는 2013년 후반기라고 적고 있다.

Standard vs. Professional

이번 발표에서 많은 이들이 OmniFocus의 새로워진 디자인에 주목하고 있다. 하지만 내게 가장 눈에 띄는 점은 OmniFocus가 드디어(?) 일반용(Standard)과 전문용(Professional)으로의 구분되었다는 것이다. 두 버전의 차이는 현재의 OmniFocus에서 지원되는 Perspective 기능과 AppleScript 지원 기능의 유무라고 보인다. 하지만 이미 OmniFocus에서의 Perspective 기능과 AppleScript 지원 기능의 효용성을 알고 있는 사람이라면 이 차이가 실제로 상당하다는 것을 알고 있을 것이다. 그러나 이에 대한 불만(?)은 다름아닌 iOS 버전 OmniFocus에서 지원되고 있는 Forecast 기능과 일반 사용자들이 OmniFocus를 통한 업무 관리가 쉽지 않다는 점에서 이를 해소하기 위한 Review 기능이 추가되므로 써 덮어질 것으로 보인다. 굳이 비유하자면 OmniOutliner의 Standard 버전과 Professional 버전의 차이라고도 생각된다; 이미 Outliner Professional 버전을 사용하는 입장에서 Standard 버전으로의 복귀는 쉽지 않다고 본다.

Professional 버전에서만 지원될 것이라는 Perspective 기능은 OmniFocus의 고급 기능이며 GTD 체제 구성을 위한 핵심 도구라고 볼 때, OmniFocus의 이러한 결정은 많이 사용자들이 OmniFocus를 GTD 시스템이라기 보다는 일정/업무 관리 혹은 프로젝트 관리 수준으로 활용하는 편이 높다는 점을 지적하는 것이 아닌가 싶다. 이러한 점에선 Forecast 기능의 추가는 확실히 OmniFocus 2의 효용성 증진에 효과가 클 것으로 보인다. 사실 OmniFocus는 일정/업무 관리용으로는 기능이 아깝지만 프로젝트 관리 도구서로는 기능이 너무 미약하다. 새로운 Review 기능 역시 정확하게 달라진 기능과 디자인을 아직 확인할 수는 없지만 현재의 iOS 버전에서 제공하고 있는 Review 기능의 개선으로 예상된다.

Interface & Design

공개된 스크린 샷을 보면 한 눈에도 OmniFocus에 비해 OmniFocus 2의 디자인이 달라졌으며 특히 iOS 버전과 유사하다는 점을 알 수 있다. 이러한 변화가 운용성에 어떤 차이를 가져 올지는 아직 모르겠지만 좀더 쉬운 사용성을 제공할 것으로 보이고, OmniFocus 2에 맞춰 iOS 버전의 특별한 개발 계획이 없다는 점에서도 각 버전 건의 유사한 인터페이스 체계가 유지될 것으로 보인다.

Forecast

Vimeo에 공개된 시연회에서 단연 Forecast가 가장 주목받는 기능이었다. iOS 버전에 이미 Forecast 기능이 있는 관계로 어느 정도 예상할 수 있었지만 실제 공개된 디자인이나 기능은 기대 이상이었다고 생각된다. 특히 월 별 달력 형식으로서 월 단위의 관리가 가능하기 때문에 일정 관리 기능의 효용성이 매우 클 것으로 보인다. 특히 특정 날짜나 요일 단위로 선택을 할 수 있어, 예를 들어 주중 업무와 매 주말 계획을 구분하여 관리할 수 있다.더불어 현재 Mac OS X 10.8에서 사용할 수 없는 캘린더와의 동기화도 다시 구동될 것으로 기대된다.

하지만 iOS 버전에서 사용해보면 알 수 있겠지만 GTD 시스템을 위한 Forecast 기능은 특별히 있어서 좋거나 없어서 나쁘거나 할 만한 사안이 아니기 때문에 운용 측면에서는 큰 개선이 있을 지 의문이다.

Reviewing

Forecast와 함께 새로운 기능으로서 기대되었던 Review에 관한 전모는 시연회에서 완전히 공개되지 않았다. 우선 화면에 보이는 Review은 일단 iPad 버전과 유사하게 보이지만 아마도 아직 개발 과정에 있는 것을 보면 무언가 다르거나 추가적인 기능이 기대된다. Asian Efficiency에서도 iPad 버전보다 개선된 Review에 대한 기대를 언급하고 있는 것으로 볼 때, 새로운 기능이 공개되지 않은 것이 가장 아쉬운 부분이다.

GTD 시스템 체제의 보다 완벽한 정비를 지향하는 입장에서는 OmniFocus 2의 이러한 외형적인 변화보다는 세부적인 변화에 더 관심이 있다. 특히 버전의 분리가 OmniFocus가 다른 경쟁제품에 비해 가지고 있던 장점에 대한 향후 지속적 개선을 미루게 되는 일이 없었으면 좋겠다. 일단 확실한 정식 버전 출시까지 OmniGroup이 어떤 기능을 추가할지는 아직 모른다는 점에서 여전히 기대를 하고 있다.

Things 2

2012년 여름, CulturedCode의 Things가 거의 4년 간의 오랜 침묵을 깨고 버전 2로 업그레이드 되었다. 기다렸던 소식이긴 하지만 사실 Things는 출시 전후의 관심과 호평에 비하면 현재는 상당히 정체된 느낌을 주고 있었다. 특히 경쟁 제품이었던 OmniGroup의 OmniFocus가 지속적인 기능 개선으로 Mac 기반 GTD 플랫폼의 선두로 올라섰다는 점에서 더욱 그러하다고 본다. 이러한 현상은 OmniGroup의 노력에 따른 것이기도 하겠지만 CultureCode가 iPhone/iPad 버전에 집중하면서 Mac 버전의 기능 개선이 상대적으로 부진했기 때문이라고 생각된다.

Things의 장점은 무엇보다도 단순함과 유연성을 들 수 있다. 깔금하고 세련된 인터페이스가 제공하는 단순한 업무 처리 방식은 OmniFocus와 같은 복잡한 구조의 어플라케이션 운용에 비해 월등한 작업 효율을 제공하면서 즉각적인 학습도 가능하다. 또한 하나의 일이 특정 컨텍스트에 제한되지 않도록 멀티-태그를 사용하므로 써 GTD 시스템의 기본 구조에 너무 경직되지 않고 유연하게 업무 처리가 가능하도록 해 준다.

Things 2의 새로운 기능

Things 2의 GTD 활용성을 위해 개선된 가장 주요한 기능은 Tickler로서 운용될 수 있는 Daily Review 화면이 Today 폴더에 생성되는 것이다. Daily Review는 각 항목들이 Due Date 이전 지정된 날짜만큼 이전에 미리 Today 폴더에 별도로 나타나므로 써 미리 준비 작업을 하거나 혹은 실제 작업 시작일로서 운용할 수 있다.

새로운 Things Cloud 서비스로 이를 통하여 모든 Macintsoh, iPhone 및 iPad 간에서 신속하게 데이터를 공유할 수 있게 되었다. 사용 경험에 비춰 동기화 속도는 거의 실시간으로 수행된다. 하지만 Things Cloud는 기능에 대한 공개 이후 정상적으로 서비스되기 까지 거의 1년 가까운 시간이 걸렸다.

또한 OS X Mountain Lion의 Reminders(미리 알림)의 업무 사항들이 자동으로 Inbox에 동기화되도록 설정할 수 있다. Things는 이 기능을 이용하여 iOS 버전에서 Siri를 통해 입력된 미리 알림의 목록을 Inbox 폴더로 자동 Import 할 수 있는 상태로 만들어 준다.

E-메일 메시지나 웹 브라우저 등의 내용을 그대로 Quick-Entry로 이전할 수 있는 Autofill 기능을 이용하므로 써 새로운 일의 작성이 수월하도록 개선되었다.

Things 2는 그럼에도 기대했던 계층적 프로젝트 관리 기능이 빠져있다. 물론 Project, Area of Responsibility 그리고 Contact 폴더를 잘 이용하는 방법도 있고, 아니라면 굳이 계층적 관리가 필요한 가에 대한 의문도 제기할 수 있겠지만 많은 일 거리들을 작은 디스플레이에서 체계적으로 관리하기 위해서는 분명 어려움이 있다. 하지만 이러한 점도 오히려 Things가 복잡한 구조의 관리 체계에 지친 GTD 사용자에게는 더 매력적으로 다가올 수도 있지 않을까 싶다.

그러나 여전히 Inbox에 저장된 항목을 바로 디렉토리로 생성할 수 없다는 점과 삭제된 항목들의 복원을 위한 기능을 지원하지 않고 있다. 특히 디렉토리 내 항목들에 대한 분류 작기능이 없기 때문에 항목 들간의 우선 순위를 사용자가 직접 관리해야만 한다.

GTD Inbox 수집을 위한 도구

GTD 시스템의 신뢰성은 수집 단계에서부터 시작된다. 일반적으로 GTD 시스템을 처음 접하게되면 새로운 수집의 즐거움(?)으로 인해 여러 개의 수집함과 수집 도구를 갖추고 수집 과정을 수행하게 된다. 이 과정에서 너무 무리한 나머지 몸이 지쳐서 GTD 시스템의 구축 자체가 지지부진해주는 경우와 수집 대상을 찾기 위해 혈안이 되는 두 경우로 나뉜다.

수집은 글자 그대로 가공이 포함된 정리가 아닌 몸과 마음에 신경쓰이는 대상을 한 곳으로 모으는 과정이다. 하나의 물리적인 공간을 기준으로 하나의 수집함을 두는 이상적이다. 디지털 환경에서는 사용하는 기기들에 따라 여러 개의 수집함이 존재할 수도 있겠지만 이럴 경우에도 각 수집함의 자료들이 동기화되어 서로 중복되지 않도록 하는 것이 좋다. 이번 포스팅에서는 현재 내가 운용중인 수집 도구들과 그 운용 방식에 대해 적고자 한다. 물론 이와 관련한 내용들은 앞으로도 계속 언급되지 않을 수 없겠지만...

1. 맥북프로

현재 ’일’의 대상을 수집하는 기본 도구는 맥북프로에서의 OmniFocus for Mac이 그 중심이 된다. Inbox에서 직접 입력하거나 quick entry 기능을 사용한다. OmniFous에서는 quick entry에서 제목에 더하여 프로젝트, 컨텍스트 및 기타 요소를 지정하거나 입력할 수 있지만 나는 수집 과정의 명확성을 위해 가능한한 제목만 입력하여 Inbox로 보낸다. 하지만 GTD의 원칙주의자 입장에서 볼 때, 수집 과정에서는 수집 이외 작업이 진행되어서는 안된다. 때문에 수집과 평가 작업을 동시에 수행할 수 있는 quick-entry 기능은 초기에 사용자들에게 상당한 비난을 받은 부분이다. 그 외 웹 브라우저, E-mail 클라이언트 등 다른 어플리케이션에서 전송되는 정보들도 quick entry를 통하여 저장된다.

E-mail의 경우는 맥북프로의 Mail Inbox에서 자동으로 수신된다. 책상 위의 노트를 대체하기 위해 Mail의 memo 기능을 사용하기도 했으나 사용성나 빈도는 극히 저조하다. 곧 출시될 Mountain Lion에서의 Notes에 기대를 하고 있다. 하지만 역시나 효용성면에서 손으로 직접 저는 노트 기능을 대체하기는 어려울 듯 보인다.

그리고 맥북프로에서 생성되거나 네트워크를 통하여 다운로드되는 파일들은 Dropbox의 Inbox 폴더에 저장된다. Dropbox를 통하여 내가 사용중인 모든 기기들에서 문서를 비롯한 파일들을 함께 사용할 수 있도록 했다. Mail이나 Safari에서 다운로드되는 파일들도 모두 Dropbox에 저장되도록 한다.

2. 아이폰 & 아이패드

현재 iPhone 4S와 iPad 1세대를 사용하고 있는데, 가장 주요하게 수집도구로서 사용하는 것이 카메라 앱이다. 촬용된 사진과 동영상은 물론 메신저를 통하여 다운로드된 사진들도 iCloud를 통하여 맥북프로와 다른 iOS 기기들로 전송된다.

물리적인 iPhone 4S의 음성메모 앱 기능 역시 가장 많이 사용되는 수집 도구이다. 예전에는 별도의 녹음기 등을 사용하므로 써 사용에 상당한 불편함이 있었으나 이를 완벽하게 대체할 수 있다. 음성메모는 itunes를 통하여 맥북프로로 동기화되고 필요시 사용할 수 있도록 보관된다. 사실 외부에서 iPhone과 iPad의 메모 앱을 사용할 수 있는 상황이 만들기가 쉽지가 않으므로 음성메모는 외부 활동시 사진 앱과 함께 매우 강력한 수집도구가 된다.

하지만 무엇보다도 OmniFocus for iPhone과 OmniFocus for iPad를 사용하게 됨에 따라 OmniFocus를 보다 완벽하게 GTD 시스템의 중심 도구로서 활용할 수 있게 되었다. 이제 GTD 시스템 운용과 관련하여 유사시에 굳이 맥북프로를 사용하지 않아도 된다는 점에서 심리적으로 상당히 안정을 가질 수 있게 되었다.

3. 수집함

GTD 시스템을 위한 전통적인 수집 방식을 위해 사무실 책상 위(최근에 뒤로 옮겨졌다)에 Sysmax 2단 트레이를 수집함으로 사용하면서 업무 중 발생하는 서류나 물품들을 모은다. 수집함에 가장 많이 넣어지는 것은 타 부서에 받은 문서나 업무와 관련하여 출력된 문서들 그리고 각장 우편물과 정보지들이다. 기본적으로 수집함은 1~2일 간격으로 비우려고 계획했지만 어떤 경우에는 수집함이 쉽게 넘칠 정도로 서류나 책들이 쌓이게 된다. 다른 업무에 신경을 쓰다보면 어느새 수집함을 비워야 할 시점 임을 알게 된다. 만일 이러한 경우 평가 단계로서 수집함 비우기를 진행하지 않게 되면 수집함은 새로운 부담거리로 다가올 수도 있다는 점을 주의해야만 한다. 그리고 책상이 비좁아 순간적으로 서류나 물품을 수집함에 넣었다고 옮기지 않거나 하면 수집함을 비우는 과정에서 곤란한 문제가 생길 수도 있다.

수집함 외에 책상 위에는 수집 도구로서 사용될 수 있는 일반적인 문구류를 준비해 두고 있다. 메모는 물론 각종 아이디어를 그리거나 다른 직원과의 협의 내용을 적는 메모지, 연필, 지우개, 일반적인 형광펜 대신 사용하는 STAEDTLER Textsurfer dry, 클립, 여러 크기의 집게 그리고 Post-It 등이다.

평상시 맥북프로와 아이패드를 넣어 출퇴근 및 출장 시에 사용하는 LEXON Airline 가방에는 메모를 위한 노트와 서류 등 넣을 수 있는 파일 폴더를 그리고 필기구를 넣어 두고 있다. 일단 회사로 돌아오면 가방의 모든 ‘일’을 위한 요소와 수집 대상은 책상 위의 수집함으로 옮겨 가방을 비운다.

PS. 얼마 전 까지 나는 GTD 시스템의 관리 대상에서 집(혹은 가정)을 제외시켰었다. 여러가지 이유가 있겠지만 대한민국 직장인의 대부분은 업무 영역에 있어 집과 직장의 구분이 없기 때문이었다. 사실 난 평생동안 직장의 업무를 집에서 엄격히 분리시키기 위해 꾸준히 노력해왔다. 하지만 지금은 직장의 일이 아닌 순수하게 나와 집의 일을 위한 GTD 시스템을 적용시키려고 확장하고 있다. 물론 이 과정에서 아내의 협력이 절대적으로 필요했기 때문에 아내를 포섭하기 위한 나름 많은 노력을 기울이고 있다.

OmniFocus Theme

아이폰 등장이후 GTD를 시작하는 단계에서 가장 먼저 하는 일이 적절한 앱을 선택하는 것이 일상화된 것 같다. 아마도 이 블로그를 보는 이들의 많은 기대도 그와 같을 것으로 예상된다. 이제 본격적으로 GTD 시스템 도구들이 신뢰성을 가지고 내 삶에서 얼마나 평온하게 해 주었고 또하 고민스럽게 만들고 있는 그리고 이를 어떻게 해결하는지에 대해 적고자 한다.

OmniFocus가 요즈음은 GTD 시스템을 위한 최고의 도구 중 하나로 평가받고 있지만 출시 당시에는 OmniGroup의 명성에 먹칠한다는 욕을 먹기까지 했다. 그 이유는 GTD를 적용하기 위한 도구로서 너무 복잡하다는 점이었다. iGTD나 Things에 비해 메뉴 구조는 물론 세부적 기능도 많았으며, 특히 GTD가 컴퓨터 환경에 적용되기 시작한 즈음에서 단결별 기능의 구현이 명확하지 않다는 점이 가장 큰 단점으로 지적되었다. 그러던 것이 어느덧 지금은 OmniFocus의 장점으로 인식되었고 이전의 비난은 사라진 듯 보인다. 예로 OmniFocus는 다른 GTD 프로그램들과 달리 화면의 글꼴이나 상태 변화를 나타내는 표현 등을 수정하고 이를 theme 파일로 저장하고 호출할 수 있다. 초기에는 GTD 시스템 도구에 왜 이런 쓸데없는 기능이 있는지 비난을 받았다. 하지만 GTD 시스템 도구들이 점점 컴퓨터 기반으로 집중되면서 사용자가 필요에 의해 환경을 변경할 수 있는 이러한 기능들은 어느 시점에 이르러 나름 유용하게 운용될 수 있다.

OmniFocus에서 스타일 설정을 변경하기 위해서는 Preference 메뉴에서 Style 항목을 사용한다. 마음에 드는 환경으로 각 요소들에 대한 스타일을 변경한 후 theme을 저장할 수 있다. 이러한 기능을 이용하여 일부 사용자들이 자신만의 theme를 만들고 공개하기도 한다. 아래 사이트에서 몇몇 theme를 다운로드하여 적용할 수 있지만 아직 수가 많지는 않아서 그런지 완벽하게 마음에 드는 것은 없는 듯 하다.

http://ofthemes.com

아래는 OmiFocus를 The Hit Lists처럼 보이도록 한 theme을 적용한 결과이다. 단, theme을 적용하기 전에 이전 theme은 별도로 저장해두는 것이 좋다.

2012년 맥킨토시를 위한 GTD 프로그램 현황

GTD 프로그램의 선택은 현대적인 GTD 라이프 스타일에서 매우 주요한 일의 하나다-최근 이 사안에 대해 매우 긴 글을 쓰고 있다. 이전 iGTD나 kGTD 같은 프로그램이 널리 알려지면서 GTD 프로그램은 GTD 시스템 자체를 널리 알리는 데 큰 공헌을 했다고도 생각할 수 있다. 그리고 본격적인 상용 프로그램들이 속속 등장하면서 여러 기능들로 비교되어 지고 있다. 나 역시 이런저런 프로그램을 사용해보다가 결국 OmniFocus를 선택하겠다. 이후 몇년이 지났지만 Things 이후 시장에 큰 변화는 없다가 최근 아이폰과 아이패드 버전으로 GTD 프로그램이 새롭게 출시되면서 시장이 관심이 높아지고 있다. 그렇더라도 일단 아직까지는 맥킨토시 버전이 기능적인면에서나 금액적인면에서 주력이라고 보고 이에 비교를 간단히 적어 보았다. 각 프로그램들이 GTD에 관하여 지향하는 바가 서로 다르겠지만 개인적인 측면에서 각 프로그램이 가진 단점을 어떻게 평가하고 혹은 필요에 따라 극복할 수 있는가도 주요한 일이다. 물론 순전히 개인적인 취향에 따라 적혀진 글이란 점을 염두에 두면 좋을 듯…

Things(Cultured Code)

프로젝트 관리의 효율성을 위한 계층적 디렉토리 구성을 지원하지 않는다. Things의 다른 모든 장점을 덮을 정도로 치명적인 사항이라고 여겨진다. 하지만 GTD 시스템에서 프로젝트들이 계층적으로 관리되어야만 하느냐 혹은 그렇지 않아도 되느냐의 이론적이고 기능적인 측면에서의 단점이 아니다.

그리고 맥, 아이폰 그리고 아이패드 버전 간의 동기화에 대한 기능 구현과 사용자들의 불만이 높다고 한다. 마찬가지로 여러 버전의 동기화 기능이 사용 편의성에서 매우 주요한 것이긴 하지만 GTD 프로그램의 기능적 측면에서 선결 조건인지는 의문이 있다.

The Hit List(Potion Factory)

The Hit List(이하 THL)은 기능적인 면에서 Things의 모든 불만을 해소해 주고 있다. 계층적 프로젝트 관리가 가능하며 컨텍스트 및 태그 운용을 지원한다. 특히 폴더, 리스트 그리고 스마트 폴더를 프로젝트와 태그를 이용하여 구성할 수도 있다. OmniFocus를 구매하기 전에 Things와 THL 사이에서 고민하다가 거의 1년 가까이 THL를 사용했다. THL도 0.9.X에서 정식 1.0 버전으로 업데이트되는데 거의 1년 이상 걸리지 않았나 싶다.

THL는 Things에 대해 인터페이스 운용이 다소 불편하고 지원되는 각 기능이 완벽하거나 세련되지 못한 느낌을 제공한다. 이런 기능적인 면이야 익숙해지면 불편없이 사용할 수 있는 것이 GTD 프로그램의 특징이기도 하긴 하지만 Things와 상대적으로 많이 비교되어 본의아니게 상대적으로 저평가되기도 했다. 무엇보다도 iCal의 캘린더 동기화가 오직 하나의 캘린더와 태그 혹은 리스트(프로젝트)에 대해서만 가능하다. 마찬가지로 이러한 조건 역시 사용자가 적용하고 효용성있게 운용한다면 큰 문제가 될 것이 없는 것이긴 하지만 비교 대상에서는 손해보는 요건이기도 하다.

Inbox(Midnight Beep SoftWorks)

Inbox 1.5의 경우, 가장 큰 특징은 수집기능이라고 볼 수 있다. 개인 홈 디렉토리에 연관된 파일, 캘린더 항목, 북마크 그리고 E-Mail 항목을 자동으로 수집한다. 사용자는 각 항목에 대하여 처리를 별도 지정된 화면에서 진행만 하도록 구성되어 있다. GTD 프로그램의 기능적인면에서 본다면 가장 표준적으로 일을 관리할 수 있는 기능을 제공하는 반면, 다른 프로그램에 비해 수집된 항목에 대한 처리 과정을 일일이 진행해야 하기 때문에 너무 복잡하고 유연성이 떨어진다. Inbox 2에서 이런 기능이 수정된다면 최고의 GTD 프로그램이 되지 않을까 기대한다. 그러나 Inbox 2는 2년째 Coming Soon으로 표시되어 있다.

Wunderlist(Wunderkinder)

Things와 비견될만한 인터페이스를 가지고 세간의 관심을 모았지만 Things와 같이 계층적 프로젝트를 운용하지 못하는 단점을 가지고 있다. Wunderlist의 가장 큰 장점은 맥킨토시나 iOS 장치 뿐만 아니라 다양한 운영환경을 전제로 만들어져서 각 운영체제나 장치 간의 동기화가 가능하다는 점이지만 시스템 전체적으로 볼 때 아직 많은 개선이 필요한 듯 하다.

OmniFocus(Omni Group)

OmniFocsu의 단점은 Thngs나 THL에 복잡하다는 것이다. 굳이 기능면에서 Things나 THL와 비교한다면 이들이 GTD의 업무처리 자체만을 다룬다고 볼 수 있는 반면 OmniFocus는 사용자가 설정한 일의 진행에 대한 다양한 조건을 이용하므로 써 보다 높은 관리 수준을 제공한다. 실제 이러한 기능의 사용 유무에 따라 OmniFocus의 평가는 극과 극을 다룬다. 그리고 기능적인 단점이라면 무엇보다도 태그를 사용할 수 없다는 것이다. 태그를 선호하는 사람이라면 OmniFocus가 매우 불편하기도 하겠지만 나처럼 태그를 이용하는 방식을 크게 선호하지 않는다면 굳이 불편한 점이라고 볼 수 없을 수도 있다. 또 다른 단점은 날짜나 시간별로 분류(sorting)가 생각대로 적용되지 않는다는 것이다. 그나마 이전 버전에서는 분류 자체가 오류가 많았다.

OmniFocus를 사용하는 입장에서 이런저런 글을 쓰더라도 결국 OmniFocus 옹호론자가 되지 않을까 싶다. 그렇더라도 내가 OmniFocus를 선택한 이유는 기능 자체가 어려운 것이 웬지 고급스러워 보였고 이를 활용한 여러가지 방법을 기대했기 때문이기도 하다. 하지만 더 큰 이유는 개발사인 Omni의 영향인지 모르겠지만 OmniFocus가 Mac OS X 운영체제는 물론 그 기본 프로그램과 다른 프로그램과의 연결성이 매우 뛰어났다고 생각했다. 단순히 GTD 운용성에서 본다면 Things나 THL가 더 생산성이었고 GTD 시스템의 구조에서본다면 Inbox가 훨씬 도전해 볼 만 했다. 더우기 Things나 THL 그리고 Inbox의 경우, 아이폰과 아이패드 시장이 급속히 확장되면서 맥킨토시 프로그램은 약간 뒷전으로 밀린 느낌을 받지 않을 수 없었다. 그에 비해 OmniFocus난 다른 iOS 장치들과 함께 지속적으로 업데이트되면서 관심을 가지게 한 것이 계속적인 사용자를 확보하고 있는 이유 중의 하나라고 본다.

[책] 체크리스트

비슷한 분야에서의 여러 종류 서적들을 읽다보면 대체로 다 거기서 거기까지인 내용을 담고 있다. 그럼에도 불구하고 혹시나 싶어 시간과 돈을 들여 책을 읽는 이유는 그나마 나름 가치있는 내용들이 가끔씩 나오기 때문이다. 아툴 가완디의 ‘The Checklist Manifesto, 체크리스트’는 그런 의미에서 근래에 보기 드문 책이 아닐까 싶다.

다만 기대한 바와 내용이 크게 다르진 않지만 결코 내용이 쉽지는 않다. 의사인 저자가 주로 의료 현장에서의 이야기를 다루다보니 일반인이 정독을 하려고 하면 이내 포기하기가 십상일 수도 있이다. 때문에 오직 저자가 주장하는 의도를 염두에 두고 생각하고 읽어 나가야 짧은 시간에 마무리할 수 있다. 이런 책을 하루나 이틀 만에 읽는 것이 효용성이 있는지 의문이지만, 잘못했다간 내용이 어려워 진도 나가기가 쉽지 않기 때문이다.

항상 그러하지만 이 책에서도 나무도 당연한 핵심을 적고 있다. 그러나 우리가 언제나 잊고 있는 내용이다. 업무나 기타 일상의 일을 정확하게 그리고 안전하게 진행하기 위해서는 사전에 확인해야 할 사안에 대한 점검표, 즉 체크리스트를 작성하고 매번 점검해야 한다는 주장이다. 이 사실을 모르는 이는 없을 것이다. 하지만 저자는 체크리스트가 필요로 했던 의도에서부터 작성 그리고 적용까지 나름 상세하게 그리고 친절하게 설명하고 있다(여러 분야의 예를 들고 있지만 단연 의료분야의 예가 많다). 비록 상황이 의학 관련한 내용이라 그냥 넘어가더라도 그 의도는 충분히 파악할 수 있다.

체크리스트 활용에서 가장 중요한 것은 어떠한 상황이 발생했을 때 충분히 인식할 수 있는 가치와 즉각적 효용성을 가질 수 있도록 만들어져야 한다는 것이다. 하지만 책의 후반부에서도 언급하지만 그런 체크리스트를 작성하고 나아가 매번 활용한다는 것은-작성의 단순함에 비해-결코 쉽지가 않다. 우리 모두가 알고 있는 사실이다. 그런 수준의 체크리스트를 만들기 위해서는 나름의 경험과 노력 그리고 시간이 요구될 수 있다. 실제 저자가 이를 위해 많은 노력을 했다는 것은 책을 읽으면서 어렵지 않게 느낄 수 있었다.

어쩌면 이 책을 덮고 나서 우리는 언제나 그렇던 늘 하던 실수를 반복하고, 또 그 실수에 대한 대책을 수립하지만 언제나처럼 실수는 다시 반복된다. 다행히 대부분 일상의 작은 일로 마무리 되기도 하지만 언젠가 감당 못할 큰 일이 될 수도 있다. 이 책을 읽고 느낀 바가 있다면 그것이 무엇이든 당장 실행해야 할 것이다.

PS. 책을 읽으면서 느끼는 또 다른 수확이라면 절대 아프거나 해서 병원이 가면 안될 것 같기 때문에 열심히 건강을 지키기 위한 노력을 해야 한다는 것이다.

Note Taker

OmniFocus나 iPhone과 같은 도구가 있지만 항상 지니고다닐 수는 있더라도 항상 사용하기는 쉽지가 않다. 아직까지는 회의 도중에 iPhone을 꺼내 입력하는 모습이 일상적이지는 않은 것이 사실이고, 아무래도 손을 직접 쓰는 그 자체가 여러모로 효용적이기도 하다. 하지만 A4 사이즈와 같은 큰 노트는 회의나 업무에는 필요하지만 이동 중에는 마땅치 않다. 때문에 손에 쥘 수 있는 작은 노트를 사용해야 하는데, 주머니에 넣을 수 있는 크기는 물론 쉽게 기록하고 뜯어 낼 수 있어야 기능적이라고 본다. 그런데 이러한 까다로운 요구 사항을 만족시키는 노트를 찾는게 생각처럼 쉽지는 않았다-아마 개인적인 취향의 차이에 따라 그렇지 않다 싶다. 여건이 된다면 David Allen의 Notetaker Wallet과 같은 제품을 사용하는 것도 좋겠지만 해외에서 구입 비용이나 가격대 성능비로 본다면 선택이 쉽지 않은 것도 사실이다. 문구점이나 전문점에 갈 때마다 한참을 뒤지기도 했지만 마음에 드는 것을 발견하지 못했다. 그러던 중, 몇 번 들렀던 HotTracks에 갔다가 꽤나 마음에 드는 Note Taker를 발견했다.

가장 마음에 드는 점은 노트를 한 장씩 뜯어내는 것이 깔금하다는 점이다. 대개 노트를 뜯어낼 때 자국이 남아 눈에 거슬리는 경우가 많다. 또한 링으로 만들어진 노트의 경우 뜯어낸 자국이 상당히 보기 싫게 된다. 그리고 표지를 완전히 뒤로 젖혀 메모장처럼 두고 사용할 수 있다는 점도 마음에 든다. 가격은 1,000원.

OmniFocus - Ticklers

GTD 시스템이 다른 자기계발 시스템과 다른 기능적인 사항은 일의 실행 순서를 정함에 있어 가치보다는 실행 가능성을 우선한다는 점이다. 그리고 일의 실질적 실행 일자가 정해지거나 사용자가 설정한 일자를 GTD 시스템이 관리할 수 있게 됨에 따라 우리는 현재 할 수 없거나 할 필요가 없는 일에 대한 생각을 머릿 속에서 지워 버릴 수 있게 된다. GTD 시스템은 Tickler는 이상과 같은 수행하기 위한 단순하면서도 효율적인 방법의 하나로 사용된다.

Tickler는 일의 마감일 혹은 마감 전 준비를 시작해야 하는 날을 지정하고 해당 날짜가 되기 전까지는 시스템에 나타나지 않다가, 지정한 날짜 조건이 부합되는 날에 시스템에 등장하여 사용자가 화인할 수 있도록 해 준다. 일반적인 방법으로 사용하는 달력과 비교한다면, 많은 일이나 정보가 기록되면 점점 달력을 보면서 일의 상세 내용을 확인하기가 쉽지 않게 되고, 달력에 적히는 항목들에 대한 기준을 따로 마련해야 하는 일도 생기기 된다.

OmniFocus와 같은 컴퓨터 기반 GTD 프로그램이 아닌 실제 물리적인 환경에서는 Tickler 폴더로 구성될 수 있다. Tickler 폴더에는 일, 월 별로 구분된 43 개의 파일 폴더를 구비한다. 1 ~ 13일 그리고 1 ~ 12 개 월로 구분된 각 Tickler 폴더에는 해당 일자 혹은 월에 해야 할 일에 대한 사항과 관련 서류들이 저장된다. 사용자는 매일 당일에 해당되는 Tickler 폴더의 내용을 확인함에 따라 잊지 않고 계획한 일을 실행할 수 있도록 해 준다. GTD 시스템을 구성할 때 사용자들이 가장 필요하다고 생각되는 도구가 Tickler 폴더인데, 사실 개인적으로는 몇 년간의 사용 경험에 비춰 여간 부지런하지 않고서는 기대한 성과를 얻기가 쉽지 않기 때문에 처해진 상황에 따라 무작성 사용한다면 그 유용성의 효과를 완전하게 기대하기 힘들다. 이러한 문제를 개선하기 위해서는 Tickler 폴더 자체를 가능한한 눈에 잘 뛰면서 쉽게 손이 갈 수 있는 장소와 위치에 배치하는 것이 가장 중요하다.

OmniFocus와 Things를 비교할 때 OmniFocus가 상대적으로 복잡하고 어렵다고 하지만, 반면 OmniFocus의 여러 기능을 제대로 사용하는 경우도 많지 않다고 생각된다. 그리고 그 중의 하나가 Tickler 기능이기도 하다. OmniFocus에서의 Tickler를 사용하기 위해서는 그 대상이 되는 ‘미래(오늘 포함)의 일이 시작되는 날짜가 지정하는 것으로 시작한다. 즉, OmniFocus의 Action 혹은 Project에 대하여 Start date와 Flag를 지정한다. 그러면 일반적인 경우에는 나타나지 않다가 지정된 일자에 할 일이 화면에 나타나게 된다. OmniFocus를 사용하면서도 하루에도 몇 번이고 Due 화면이나 Project 화면을 보면서 앞으로의 일정을 확인하고 있다면 아직 제대로 Tickler 기능을 활용하지 못하고 있는 것이다.

아직 대형 문구점에서도 David Allen의 GTD System Folders와 딱 맞는 폴더 제품을 찾지 못했다. 때문에 일반적으로 사용하는 황색 폴더를 이용하여 직접(고생해서) 만들어 사용했다. 이후에는 Sysmax의 Handy Box 폴더를 사용하기도 했다.

PS. OS X 10.8 Mountain Lion의 캘린더와 OmniFocus의 Sync 기능이 해제됨에 따라 Tickler 기능을 더 이상 두 시스템 간에 연동해서 사용할 수는 없다.

GTD의 컨텍스트에 대한 착각

참고는 참고일 뿐, 컨텍스트는 자신의 것이다.

돌이켜 볼 때 GTD 시스템를 나름(!) 복잡한 삶에 적용하고자 나 역시 별의별 짓을 다했다고 생각한다. GTD 시스템의 현실적 운용에서는 항상 많은 것들이 의문스러웠다. 예로 컨텍스트라는 필요 조건이 만족되었고 일의 실행에 남은 것은 오직 나의 실천 의지 만이 있을 뿐이었다. 하지만 컨텍스트 조건의 충족 여부와 상관없이 일은 제대로도 원활하게도 실행되지 않았고 여전히 GTD 시스템이 아닌 머릿 속에 남아 있는 경우를 겪게 되었다. 이에 대하여 근본적인 원인과 해결 방안을 찾게되면서 나의 GTD 시스템에서의 컨텍스트가 너무나 형식적이지 않은 가에 대한 의문이 들었다. 이전 컨텍스트의 선택이라는 포스팅에서와 같이 나의 컨텍스트로 일반적인 구성에게 크게 벗어나 있지는 않다. 덕분에 생각해보면 일의 컨텍스트 지정을 이미 규정한 몇 가지 컨텍스트 구조에 맞추려고 애를 쓰는 것 같았다. 사실 그렇게 하는 것이 더 효율적이라고 생각했다.

그렇다면 현재의 컨텍스트 구조가 현실적이지 못하다 것인가? 물론 이러한 문제의 답이 멀티 컨텍스트는 분명 아니다. 멀티 컨텍스트를 사용하지 않는다면 가장 중요한 핵심 사안을 컨텍스트로 지정하게 된다. 이것은 핵심 컨텍스트가 되지 못한 많은 다른 부수적인 조건들의 충족을 전제로 한다. 하지만 GTD 시스템에서 컨텍스트가 지정된 일에 대하여 그 지정된 항목에만 집중하게 되는 경우가 많았다. 덕분에 컨텍스트의 충족에도 불구하고 일의 진척을 더디거나 시작도 못하는 경우도 발생했다.

이에 대한 나의 해결책은 크게 몇 가지로 구분하였다. 우선 가장 일반적인 방법으로써 하나의 일을 가능한한 최소 단위로 구분하여 컨텍스트를 지정하는 것이었다. 물론 이러한 방법은 일을 세부화하는 과정에서 너무 비효율적인 구분까지 진행되기고 했다. 분명 단순하고 쉬우면서도 어렵고 복잡한 일이기도 하다. 또 다른 방법은 프로젝트로 운용하는 것이다. 내부적인 방법이야 동일하다고 보겠지만 하나의 프로젝트로 만들고 컨텍스트 조건으로 세부적인 일을 구분하는 것이었다. 시각을 달리하여 컨텍스트를 구체적으로 세분화하는 방법도 있다. GTD 시스템의 운용을 시작하게 될 때, 컨텍스트의 구성과 구조를 너무 정형화하는 실수를 저지르기도 한다. 즉, 이미 GTD 시스템을 사용하면서 이에 대한 소개를 한 웹 사이트나 블로그 등의 컨텍스트 구조를 참고가 아닌 그대로 자신의 시스템에 적용하려고 하는 경우가 있다. 여기에서 컨텍스트에 대한 우리의 착각이 시작된다. 컨텍스트란 자신의 업무 범위에 따라 스스로 설정하는 것이 핵심 임에도 레퍼런스에 집중하므로 써 컨텍스트에 자신의 시스템이나 업무 스타일을 맞추려고 하는 일을 벌이게 된다. 더 나아가 컨텍스트를 장식하려는 경우도 있다. 일의 수행에 솔직한 전제조건이 아니라 우아한(?) 구성에 억지로 맞추려고 하는 것이다. 마치 부모가 읽을 것을 아는 어린 아이의 일기처럼.

결국 GTD 시스템을 접하게 되면 컨텍스트라는 조건이 마치 일을 완료시켜주는 사안인 것처럼 착각하는 경우가 많다는 것이다. 마치 컨텍스트가 GTD 시스템 내에서 만들어져 있는 것처럼 생각하는 경우로 볼 수 있다. 자신을 삶을 투영하는 컨텍스트를 만드는 것은 자신이 가장 잘 할 수 있는 일임에도 대부분의 사용자들은 무언가 확실하고 명쾌하면서 만족할만한 컨텍스트의 예를 찾기위해 애쓰는 모습이 보인다.

PS. 하나의 일을 여러 개의 일로 나눈 것과 프로젝트로 만드는 것의 차이는 의외로 간단한 것이 프로젝트는 그 자체로서 마감일을 가진다. 만일 하나의 일을 굳이 여러 개로 조각을 냈다고 해서 이를 프로젝트로 만들 필요는 없다.