[OmniFocus의 기본 운용] Collect, Inbox 업무 수집

OmniFocus(이하 OF)의 Inbox는 GTD 시스템의 첫 과정인 수집, Collect 단계가 진행하는 곳이다. 이것은 미래에 일이 될 수 있는 모든 대상을 모으고 곳이며 또한 정기적으로 비워져야 할 곳이기도 하다. 물론 현실적으로 물리적 제약이 있지만 내 머리 속을 혼란스럽게 하는 혹은 할 위험의 대상을 모두 이곳으로 옮겨 놓을 곳이기도 하다. 가능한한 많은 대상을 Inbox에 수집할 수 있도록 한다. 수집 과정을 위한 수집함이 물리적인 것이든 OF와 같은 컴퓨터 프로그램의 수집함이든 그 수는 중요하지 않다. 핵심은 모든 수집함이 일관성을 가지고 수집되고 비워지는 기능을 정기적으로 수행할 수 있도록 유지하는 것이다. 이 포스팅에서 언급하는 것은 주로 내가 사용하던 방법이므로 사용자에 따라 선호도 등에 차이가 많을 것으로 생각되지만 운용에 큰 무리는 없다고 본다.

 수집 과정에서 중요한 것은 일단 수집 절차에 집중해야 한다는 점이다. 수집된 대상에 대해 이런저런 조치는 다음 과정에서 수행하면 되기 때문에 오류가 있거나 수정할 사안이 있더라도 수집 과정에 우선하도록 한다. 또한 어플리케이션 등을 기반으로 GTD를 운용하는 경우에는-수집함의 수가 중요하지 않다고는 했지만-가능하면 수집함은 최소화하여 집중할 수 있도록 한다.

1. Inbox 폴더로의 수동 입력

• Inbox 폴더에 직접 입력

 수집할 대상이 생각날 때마다 Inbox 폴더로 이동하여 직접 각 항목을 입력하는 일반적인 방법이지만 GTD의 효율적 사용을 위해서는 가급적 지양하는 것이 좋다. 기능적으로 볼 때 아무런 문제가 없지만 견물생심(見物生心)이라고 직접 입력하는 동안 사이드 바에 있는 다른 페이지로 가는 눈을 잡기 힘들기 때문에 결국 수집 이외의 일을 하게 될 수도 있다. 본의 아니게 예상치 못한 관리에 상당한 시간을 쏟을 수 있으므로 가급적 직접 입력을 회피하는 것도 나쁘지 않을 듯 하다.

• Quick Entry 스크린을 통한 입력

 Inbox에 직접 입력하는 경우와 함께 일상에서 주로 사용하는 입력 방식이며, 주로 단축키를 이용하여 드러난 화면에 입력하게 된다. 매킨토시에서 다른 작업을 하면서 생각나는 일들을 즉시 Inbox로 입력할 수 있는 용도로 사용되지만 단축키를 어렵게 지정하면 오히려 잘 사용되지 않을 수도 있다. Quick Entry에서는 대상의 수집은 물론 분류나 평가 작업도 함께 처리할 수 있다.

iPhone(혹은 iPad)을 자주 사용하게 될 때에는 하단 우측의 Quick Entry 아이콘을 통하여 입력할 수 있다.

2. Inbox 폴더로의 자동 입력

 이 포스팅에서 주로 언급할 내용이자 또한 나를 포함한 많은 게으른 이들의 관심사는 가능한한 많은 일거리들이 자동으로 Inbox로 수집되는 방법일 것이다. 이러한 방법은 인터페이스나 기능이 한계상 iOS  기반 앱에서는 설정 등이 쉽지 않기 때문에 주로 Mac OS X 환경과 어플리케이션들로부터의 자동 수집이라고 할 수 있다. 하나 염두에 둘 것은 네트워크 연결을 기반으로 진행되는 이러한 자동 입력 기능이 주변 환경이나 공급사의 상황에 따라 즉각적으로 그리고 항상 원할하게 처리되지는 않을 수도 있다는 점이다.

E-Mail 자동 수집

• Clip-o-Tron        

 전통적인(?) 방법으로서 OF 1  시절 사용하던 Clip-o-Tron 도구를 이용하면 Apple Mail(혹은 Mail.app)의 선택된 메시지들에 대하여 클리핑 키를 이용하여 메일 제목, 메일 내용, 첨부파일 그리고 원래 메시지에 대한 링크 까지 Quick Entry로 보낼 수 있다. 하지만 Mac OS X 10.10 이후에서는 Clip-o-Tron을 사용해도 메일 제목만 보내지고 원래 메시지에 대한 링크가 생긴다. 경우에 따라 큰 차이가 아닐 수도 있겠지만 첨부된 파일을 직접 관리해야 하는 경우 등에 종종 불편할 수 있다. 그리고 Clip-O-Tron은 OmniFocus 2에서는 삭제 되었기 때문에 별도로 다운로드하여 설치해야 한다.

Clipping from Mail using the OmniFocus Clip-o-Tron

• Mail Drop

 전통적이면서 새로운 방법이라고 할 수 있는 Mail Drop은 OF 1의 E-메일 메시지 자동 포워딩 기능을 수행한다. 하지만 OF 1과 달리 OF 2에서는 OmniSync Server로 부터 별도의 계정을 생성한 후 이 계정으로 들어 오는 E-메일 메시지에 대하여 OF의 Inbox로 자동 포워딩하게 된다. 귀찮을 수도 있겠지만 생성 자체가 간단하고 한번 구성해 놓으면 특별히 불편한 점은 없다. 또한 Clip-o-Tron과 달리 메시지의 모든 첨부 파일도 Inbox로 이동되게 된다. 그리고 목적에 따라 여러 메일 계정을 생성할 수 있기 때문에 필요한 경우 유용하게 적용해 볼 수도 있다.

 메일 계정 생성을 위해 Omni Sync Server에-OF의 Sync 기능 계정과 동일한 이름과 암호로-연결한 후 원하는 만큼의 계정을 생성할 수 있다. 물론 계정 이름은 자동으로 설정된다. 생성 후 삭제 지정한 계정은 로그아웃 후 자동 삭제된다.

Omni Sync Sever

 그리고 Apple Mail에는 이를 위한 OmniFocus라는 새로운 규칙이 생성되고 이후 지정한 메일로 들어 오는 모든 메시지는 OF의 Inbox로 향하게 된다. Inbox로 들어온 메시지는 제목과 본문 그리고 첨부 파일 등 전체 메시지를 확장 페이지나 오른 쪽 하단의 Note 항목에서 확인할 수 있다. Mail Drop를 이용하여 메일 프로그램의 Inbox에 수신된 메시지에 대하여 특정 조건에 적합한 메시지를 Mail Drop 계정으로 발송하는 규칙을 만들면 Apple Mail로 들어오른 여러 메시지들에서도 다양한 방식으로 적용이 가능하다. 예로 트위터 계정으로 부터 수신된 메시지를 Mail Drop 계정으로 재전송하기 위한 다음과 같이 간단한 Apple Mail의 규칙을 설정할 수 있다. 이후 Mail Drop 계정으로 재수신된 메시지는 OF 2의 OmniFocus 규칙이 수행하는 Mail Action 애플스크립트에 의해 OF의 Inbox로 보내진다.

 하지만 OF 2에서는 OF 1과 달리 Apple Mail 처리를 위한 설정 기능을 내장하고 있지 않기 때문에 아래 링크와 같이 애플스크립트를 별도로 다운로드 해야 사용이 가능하다.

Mail Action 다운로드

다운로드한 파일은 ~/Library/Application Scripts/com.apple.mail 폴더에 저장한다.

  Mail Drop 이용의 장점은 Mac OS X는 물론 Windows 환경 등에서 메일 메시지를 전달할 수 있으며 iOS에서도 큰 불편없이 사용할 수 있다. 또한 E-메일 메시지 기반의 여러 장비들과의 함께 운용할 수 있다는 점에서 충분히 활용성이 크다고 본다. 당연한 사실이지만 이것은 Omni Sync Server를 이용하므로 단일 시스템에서 Sync 기능을 사용하지 않은 경우에도 운용할 수 없다. Mail Drop 이용에서 다소 불편할 수도 있는 점은 E-메일 전송이 즉각적으로 반응하지 않을 수 있기 때문에 약간 여유를 가지는 것이 좋다.

3. 웹 페이지 및 어플리케이션으로부터 클리핑

 E-메일 메시지와 함께 가장 많이 수집되는 정보가 웹 페이지와 다른 어플리케이션 등에서 생성된 내용들이다. 간단하게는 마우스로 내용을 선택한 후 클리핑 단축 키를 이용하므로 써 내용을 Quick Entry 스크린을 옮길 수 있다. OF 1에서는 클리핑을 위한 별도의 설정 화면이 있었지만 OF 2에서는 Mac OS X 환경에서의 키보드 단축키 설정을 사용해야 한다.

특별히 OmniGroup의 OmniOutliner는 OF의 구성 체계와 완벽하게 결합된다. 파일을 직접 로딩할 수도 있으면 드래그 & 드랍 기능을 이용하여도 동일한 구성을 이용할 수 있다.

File > Import Outline Document

그리고 Import 되는 OmniOuliner의 파일의 컬럼 항목을 OF의 제목, 컨텍스트 등에 맞도록 지정할 수 있다.

4. iOS 환경에서 Siri와 Reminders 운용

 경우나 상황에 따라 다를 수 있겠지만 iPhone에서 Siri를 이용하여 OF의 Inbox에 수집하는 기능도 유용하게 사용될 수 있다. OF의 Siri 기능 지원은 iOS의 Reminders와 연동하여 사용자가 음성으로 입력한 내용을 수집하게 된다. 기능은 간단하게

Main 화면 > Setting > Capture Reminders > On

을 설정하므로써 작동하게 된다. Reminders의 특정 리스트를 지정하여 사용할 수도 있다. Siri를 통하여 Reminders에 저장된 업무 목록은 OF의 Inbox로 동기화되어지게 된다. 하지만 많은 경우 익숙하지 않은 방법일 수도 있다.

[OmniFocus의 기본 운용] 준비

정확한 수량은 모르겠지만 아마도-Mac OS X 기반에서-GTD 플랫폼으로 가장 많이 사용되는 어플리케이션은 OmniFocus(이하 OF)나 Things 중 하나가 선두에 있을 것이고 Wunderlist 정도가 뒤를 따를 것으로 생각된다. 다른 여러 어플리케이션들이 저마다의 특징으로 소개되고 있지만 현재까지 순위에는 큰 변화를 주지 못하고 있을 것으로 본다. 현재 OF는 나의 GTD 플랫폼이기도 하고 상대적으로 이런 저런 문의도 많고 해서 OF 운용에 대한 기본적인 내용을 정리하여 포스팅을 하기로 했다.

 Things나 Wunderlist에 비해 OF는 분명 어렵고 복잡하지만 그 만큼-본의 아니게 상대적으로-GTD 스타일로 만들어진 경우로 볼 수 있다. 사실 OF가 처음 출시되었을 때에는 GTD를 너무 어렵게 구현했다고 불만스러운 반응이 많았던 것으로 기억한다. 일단 OF의 사용을 위해서 GTD와 관련한 몇 가지 사안을 염두에 두어야 한다. 물론 이에 대한 상세한 설정은 OF에서 진행하게 된다.

1. 업무 항목의 표현

글로 적다보니 어렵게 보일 수도 있는데, GTD에서 볼 때 일을 상세하게 적는 것과 간략하게 적는 것의 차이는 상당하다. 예로 만일 일의 내용과 세부 사항까지 명확하게 이해하고 있다면 간단히 표현하는 것도 좋은 방법이다. 하지만 아직 일의 실행과 완료의 기준이 명확하지 않다면 관리 항목으로서 가능한한 명확하게 표현하는 것이 좋다. 대개 이런 경우 글은 길어 지게 된다. 취향의 문제로 생각할 수도 있지만 GTD를 처음 시작하는 입장이라면 명확하게 관리 항목을 표현하는 연습이 필요하기 때문에 가능한한 상세하게 대상을 표현하는 것도 좋은 방법이라고 생각한다.

 일 혹은 프로젝트는 목표 혹은 결과가 명확하고 그리고 이를 달성하기 위한 핵심 행동이나 실행 방안도 함께 표현될 수 있다면 더욱 좋다. 물론 이미 알고 있는 사안에 대해 굳이 상세하게 적을 필요는 없다. 그러므로 항목에 이러한 내용으로 표현될 수 없거나 포함될 수 있다면 일로 관리될 수 없다고도 볼 수 있다. 이후 포스팅에서도 언급되겠지만 단순한 일정이나 계획은 일로 관리될 수 없다. 이런 경우는 달력이나 알림 용도의 별도 관리 도구를 이용하여 약속을 잊지 않도록 하는 방법을 사용한다.

 또한 업무 항목을 얼마나 세분화하여 관리할 것인가에 대한 대략적인 기준도 미리 생각해 보는 것이 좋다. 예로 GTD에서는 한 장소에서 처리될 수 있는 일들은 하나의 개별 업무로 작성하는 것을 권장하고 있다. 행동이나 결과가 변동성이 거의 없고 또한 시간 차이도 없는 일들을 개별적으로 너무 상세하게 관리하는 것은 오히려 비효울적일 수 있다.

2. 컨텍스트 설정

컨텍스트(Context)는 GTD의 핵심 관리 기준이라는 점에서 아무리 강조해도 부족함이 없다. 반면 그 만큼 명확하게 컨텍스트를 규정하기란 쉽지 않다. 때문에 대략적으로 컨텍스트를 미리 설정해 두는 것도-어차피 진행 하면서 계속 수정될 수 밖에 없으므로-잦은 변경에 대비한 준비로 볼 수 있다.

 컨텍스트는 여러 표현이나 기능으로 설명될 수 있지만 일의 실행을 위한 전제 조건이라는 측면에서 OF에서는 하나의 항목에 하나의 컨텍스트 만을 지정할 수 밖에 없는 제약(?)이 있다. 이 전제 조건은 절대적이기 때문에 컨텍스트가 충족되면 반드시 일이 실행되어야 한다는 것이 원칙이다. 때문에 실제로 컨텍스트가 명확하지 않거나 혹은 그러한 조건으로서 생각되지 않게 되면 일이 제대로 수행되지 못하거나 미뤄지는 이유가 되기도 한다.

 Things등과 비교하여 OF의 운용에 불편함을 느끼는 대표적인 예가 단일 컨텍스트라고 볼 수도 있다. 비록 시간 조건 등은 따로 지정할 수 있기는 하더라도 명확하게 하나의 실행 조건을 지정하는 것은 쉽지 않다. 그러므로 충분한 시간을 가지고 다른 활용의 예를 참고하면서 자신에게 적합한 컨텍스트를 만들 수 있도록 하는 것이 좋다. 그리고 OF의 운용이 시작하면 가능한 변경하지 않는 것이 좋다고 생각된다. GTD에서는 기본적으로 프로젝트는 컨텍스트를 지정하기 않기 때문에 컨텍스트는 개별 업무의 실행 조건으로서만 생각해도 충분하다.

3. 업무 점건 기간 설정

단일 컨테스트의 제약과 함께 OF의 사용에 가장 혼란스러움을 느끼는 기능 중의 하나가 Review 작업이다. Review 관련한 포스팅에서 자세히 언급하겠지만 OF는 GTD의 리뷰, 관리 단계를 별도의 기능으로 구현하고 있다. 문제는 일반적인 업무 관리 시스템에서는 개별 혹은 전체 업무의 관리를 필요한 경우나 가능한 경우 제한없이 확인하고 점검할 수 있지만 OF에서는 별도의 정기적인 Review 작업으로 전체 업무를 관리하도록 한다. 그리고 기본적으로 대개 일주일 전후의 시간을 기준으로 보고 있다. 때문에 잦은 업무 내용 확인에 익숙한 사용자들은 이러한 절차적 제한이 거북하거나 필요없는 기능으로 생각될 수도 있다.

 하지만 일반 OF의 Reviw 기능을 사용한다고 할 때, 자신의 전체적 업무나 프로젝트 관리의 점검 기간을 어느 정도로 설정할 것인지를 생각해 볼 필요가 있다. 일반적인 불안감 때문에 잦은 계획 점검이나 계획 수정이 발생하는 경우라면 OF를 통하여-기대이기 하지만-좀더 여유있는 관리 자세를 습관화하는 것도 좋을 수 있다고 본다.

4. iOS 기반 스마트 기기의 운용

OF는 현재까지 애플의 맥킨토시, Mac OS X 환경과 iOS 기반의 아이폰이나 아이패드와 같은 스마트 기기 환경에서도 운용이 가능하다. 일단 두 운영환경 간의 OF 데이터는 완벽하게 호환성을 유지하며 실시간으로 동기화도 가능하기 때문에 운용 자체에는 큰 문제가 없다. 하지만 관리를 위한 인터페이스 운용의 효율성으로 볼 때 스마트 기기에서의 운용에는 상대적으로 한계가 있다. 그리고 iPhone과 iPad를 비교할 때 상대적으로 큰 화면을 운영할 수 있는 iPad 버전이 훨씬 사용이 편리할 밖에 없다고 본다. 하지만 이동이 잦거나 일일 업무 확인 사인이 많은 경우라면 iPhone도 효율적으로 운용할 수 있다고 본다.

 OF가 GTD 플랫폼으로서 다른 경쟁 제품에 비해 가지는 장점이면서 경우에 따라 단점으로 볼 수 있는 점은 Mac OS X의 업그레이드에 맞춰 신속하게 업데이트된는 것이다. 이러한 점은 운영체제의 새로운 기능을 어플리케이션에 빨리 수용한다는 점에서 좋지만 운영체제 업그레이드가 전제되어야 하기 때문에 경우에 따라 사용이 어려운 문제가 될 수도 있다. 예로 Things나 The Hit List 등은 선택할 수 있는 운영체제의 범위가 상대적으로 넓기 때문에 구형 맥킨토시에서의 사용도 여유가 있다. 또한 간혹 운영체제의 업그레이드를 지원하기 위해 업그레이드가 된 OF가 오류를 일으키는 경우도 없지 않았다.

 끝으로 OF는 Mac OS X 버전이나 iOS 버전 모두 기본 버전과 프로 버전을 구분하여 공급하고 있다. 이를 구입 사항에 대한 포스팅에서 별도로 다루고자 한다.