iGTD 2

iGTD2에 대한 리뷰를 작성하고자 할 때 이런 저런 고민이 많았다. 일단 어플리케이션 자체가 알파 버전인데다가 향후 업데이트에 대한 기약이 불안하기 때문에, 과연 이러한 어플리케이션을 나 자신이나 GTD에 관심있는 다른 이들을 위해 추천할만한가에 대한 의문 때문이었다. 하지만 나를 포함한 iGTD 및 iGTD2 사용자들의 바램으로 조만간에 새로운 업데이트가 등장하든지 혹은 완전히 업데이트에 대한 기대를 포기하든지에 대한 결론이 날 것으로 기대(?)하고 있다.

iGTD2는 맥킨토시용 GTD 어플리케이션의 대표격으로 알려진 iGTD의 후속 버전으로 개발 진행중이었다. 하지만 개발자인 Bartel의 개인 사정으로 알파 버전이 공개된 이후 1년 이상 업데이트가 중지되고 있다. 또한 Inbox, OmniFocus, Things 등과 같이 새로운 GTD 어플리케이션의 등장으로 iGTD2는 더 이상 비교 대상에서 순위가 낮아 지고 있는 실정이다. 그럼에도 불구하고, iGTD2가 추구하는 GTD 기반 라이프-스타일이 내 취향에 맞다고 판단하여 시스템의 불안정성과 향후 지속성의 보장에 대한 우려에도 사용하고 있다.

iGTD2가 비록 iGTD의 다음 버전이기는 하지만 iGTD에 비해 많은 변화가 있었다. 가장 눈에 띄는 변화는 기존의 왼쪽 화면에서 사용하도록 지정된 Project와 Context라는 GTD의 고정된 영역이 좀더 유연하게 사용할 수 있도록 설계되었다. Context의 경우 동일하게 왼쪽 화면에 위치한다고 볼 수 있지만, 사용자가 Context를 일일이 구분하는 것이 아니라 주제(topics), 위치(places), 자원(resources), 시간(due dates) 등으로 대분류가 구성되어 있다. 원래 계획에는 사람(people)도 포함될 예정이었으나 현재는 따로 구분되어 있지 않다. 그리고 Project의 내용이 오른쪽으로 완전히 옮겨지면 iGTD의 고정 화면으로 인해 긴 프로젝트나 액션 이름이 제대로 보이지 않는 문제가 해결되었으며, iGTD2에서는 각 화면의 크기 조정이 가능하다. 단순한 화면이 개선이지만 이 부분에서 많은 차이점을 발견할 수 있다. 그 가운데 가장 새로운 점은 '탭'과 '포커스' 기능이다.

1. 웍플레이스/탭 기능

iGTD2는 위에서 언급한 바와 같이 iGTD의 명확한 Context/Project 구분을 사용자에게 보다 많은 유연성을 주기 위한 방법으로 새롭게 설계되었다. 대표적인 것이 대상을 다루는 웍플레이스라는 새로운 '탭' 방식의 스타일이다. 이것은 개별 Project나 Action을 보다 심도 깊게 관리할 수 있다는 면에서 iGTD2를 단순한 GTD 어플리케이션에서 정보의 입력과 관리 도구로서도 운용할 수 있게 해 준다.

비록 사용자들에게 적극적인 활용을 기대할 수 있을 지는 의문이지만, 동시에 여러가지 Project나 Action을 관리해야 하는 경우에는 여러 화면이나 디렉토리를 헤매지 않고 작업을 진행할 수 있다면 면에서 큰 장점이 될수도 있다고 본다. GTD 어플리케이션의 운용에 있어 하나의 Project나 Action이 즉각적인 판단이 어려운 경우을 많이 접하게 된다. 이러한 경우 각 대상에 대해 이런 저런 판단을 위한 자료의 입력이나 분석 등을 별도의 도구를 사용하기도 하지만 매우 번거롭다. iGTD2는 여러 사안에 대하여 기본적인 메모, 노트 및 링크 그리고 사람 등에 대한 정보를 각 웍플레이스로 구분하여 다룰 수 있다.

문제는 현재로서는 워크플레이스의 생성은 가능하지만 삭제가 지원되지 않고 있으며, 워크플레이스 내에서 포커스로 지정된 사항들이 가끔씩 사라지는 경우가 있다는 것이다.

2. 포커스/필터 기능

iGTD2의 포커스 기능은 앞서 언급한 Context/Project의 명확한 구분이 가지는 문제를 해결하기 위한 방안의 하나이다. iGTD2에서는 포커스 기능의 구현을 위해 강화된 태그 기능을 사용한다. iGTD에서 태그 기능은 검색을 위한 키워드 수준으로 이용되는 정도였다면 iGTD2에서는 가장 주요한 역할을 한다.

수집함으로 모인 대상들은 필요에 따라 Project, Action 혹은 Reference로 분류된다. iGTD2는 각 대상들에 대하여 여러 개의 세부 태그로 필터를 지정할 수 있다. 이미 입력한 태그는 첫 분류 기준으로 자동으로 입력된다.

이어 context에는 해당되는 단일 혹은 복수 태그의 필터에 의해 Project, Action 그리고 기타 사항들이 자동으로 나타나게 된다. iGTD2는 이러한 각 context를 주제, 장소, 자원 그리고 시간별로 구분해 놓고 있다. 그리고 사용자는 이미 설정된 context 외에 다른 태그 조건으로 필터를 구성하여 새로운 context를 설정할 수 있다.

또한 각 context는 다른 context들과 조합으로 새로운 필터를 구성할 수 있다. iGTD2에서는 context 개별 혹은 조합으로 이루어진 사항을 task라고 한다.

일반적으로 GTD 어플리케이션에서 하나의 사안에 대하여 Context가 지정되게 되지만, 다른 Context와의 연관성이 있는 경우 두 개 이상의 Context를 필요로 하는 경우 가 있다. 예를 들어 CulturedCode의 Things는 새로운 멀티 태그 기능으로 이러한 유연성의 부족 문제를 완벽하게 해결한 사안으로 볼 수 있다. iGTD2에서는 각 Context 간의 조합(포커스)을 방안으로 제시했다. 즉, 각 사항이 가지는 주제, 현재 분류된 장소, 자원 그리고 시간에 대한 세부 Context에 대한 태그 필터를 이용하여 '이번 주 내로 집에서 맥북으로 새로운 기획안 작성하기'와 같은 새로운 포커스를 만들 수 있다.

하지만 현 단계의 iGTD2에서는 포커스 기능과 관련하여 몇 가지 문제(버그)들이 있다. 기본적으로 포커스 기능의 문제라기 보다는 Context들이 개별 Action에 대해서는 필터에 작동하지만 Project에 대해서는 아직 적용되지 않는 문제가 있다. 또한 새로운 포커스나 태스크 생성을 위한 인터페이스가 꽤나 번거롭다는 점이 아쉽다. 그럼에도 이러한 포커스/필터를 이용한 태스크 관리는 다루어야 할 내용이 많은 경우 매우 효과적이다.

이러한 포커스/필터 기능은 Inbox, Tasks, Note & Links 그리고 Archive와 같은 iGTD2의 모든 화면에서 동일하게 적용할 수 있다.

3. Project & Task

iGTD2는 다른 GTD 어플리케이션과 마찬가지로 단일 작업에 대해서는 task, 복수 작업에 대해서는 project로 지정할 수 있다. 차이는 project의 경우 폴더 형태로 나타난다는 것 이외에는 특별한 차이는 없고, task와 project 간에는 서로 전환이 가능하다. Task 윈도우에서 직접 생성된 task와 project는 서로 간이 전환이 되지 않는 문제가 있다. 하지만 어차피 두 사항에 대하여 계층 구조를 생성할 수 있기 때문에 사용에 문제가 있는 것은 아니다.

이처럼 iGTD2는 iGTD에서와 같이 task나 project에 대한 하부 사항으로 계층적 구조를 생성할 수 있다. 이때 계층적 구조에서 하부 사항들이 모두 완료되면 상부 사항은 자동으로 완료된다. 때문에 해당 작업 완료 후 다른 작업들이 있는 경우라도 미리 후속 작업을 지정해 두지 않으면 상위 작업이나 프로젝트가 모두 archived 윈도우로 이동할 수 있다. 때문에 계층적 구조를 제대로 구성하기 위해 각 작업 간의 우선 순위에 신경을 쓸 필요가 있다. 단순히 작업의 우선 순위는 각 작업의 순차적인 절차로 지정하면 되지만, 일반적으로 GTD 어플리케이션에서 계층적 구조를 지원하는 경우 애써 구조화를 시키려는 경향이 있기 때문이다.

이에 반해 아쉽게도 반복적인 작업을 위한 Repeating이 항목이 있긴 하지만 작동하지 않는다. 덕분에 불편하지만 일일이 작성하거나 아예 iCal에서 관리하도록 해야 한다.

4. iGTD2의 문제점

위에 개별적으로 언급한 사안들 외에 시스템이 불안정하다는 것이 가장 큰 문제이긴 하지만 이런 경우에도 데이터 자체에는 거의 손실이 없다는 점에서 별도로 언급할 필요는 없다고 본다. 어차피 알파 버전에서 시스템 안정성을 강요하는 것 자체가 큰 무리가 있다고 본다. 하지만 시스템이 가볍기 때문에 특별한 시간적 손실없이 재구동이 가능하다. 그리고 현재 iCal의 동기화가 정상적으로 지원되지 않고 있다. 프리퍼런스나 태스크 설정에는 iCal과의 동기화 항목이 나타나지만 이런 사항들이 실제로 적용되지는 않는 것 같다.

이외 가장 큰 문제는 특징으로 언급한 주요 기능의 세부 사항들이 완성되지 않았다는 점이다. 항목들의 폰트 형태나 색상 지정 등과 같은 사안들이다.

Things 1.0 RC

맥월드 엑스포 2009를 앞두고 드디어 Things 1.0 RC (Release Candidate)가 공개되었다. 그 동안 정식 버전을 기다리던 사용자들에게는 정말 1.0 버전이 출시되는 것 같은 느낌을 주고 있다. 부디 RC1이 아니길 바라는 이들도 많은 듯 하다. 이래 저래 맥월드 엑스포에 대한 이야기도 있지만 내겐 Things 만으로도 꽤나 관심이 가는 행사가 아닌가 싶다. 하지만 Things 1.0 RC에서도 프로젝트의 계층화 구조가 지원되지 않는 것으로 보아 실제 버전에서는 어떨지 의문과 걱정이 들기도 한다. Things의 개발사인 CulturedCode에서는 프로젝트 계층화에 대해서는 큰 문제가 없다고 생각하는 것 같다. 물론 시스템 구성 방식에 따라 차이가 있을 수 있겠지만 기존 프로젝트 구성으로 계층적으로 사용해 온 입장에서는 상당히 불편하고 또 적응에 시간이 걸리지 않을까 우려스럽기도 하다.

포스팅하고 나서 바로 다음 날 역시나 어느새 RC2가 등장했다. 이어서 RC3도... 점점 사람을 애달게 하고 있지만 이제 정말 버전 1.0이 눈 앞으로 다가온 것 같다.

iCal: GTD의 핵심

새로운 맥킨토시 OS X환경에서 Apple 의 Mail.app, Address Book 그리고 iCal은 가장 기본적이면서도 반드시 필요한 기능이자 어플리케이션이다. 특히 OS X 10.5 Leopard에서는 이들의 개별 혹은 상호 운용성이 더욱 높아 졌다. 때문에 맥킨토시에서의 GTD 시스템 구축에서 이들 중 iCal은 그 핵심에 있다. GTD 시스템에서 달력이 차지하는 비중은 일부분이라고 볼 수 있겠지만, OS X 환경의 GTD 시스템에서는 iCal은 달력으로서 기능은 물론 To Do 리스트 관리 및 Address Book과의 연결 등에서 보아 GTD 시스템의 핵심이라고 보아도 틀린 말이 아니다. 이 때문에 맥킨토시의 모든 GTD 소프트웨어에서 iCal과의 동기화는 필수적인 조건이 되었다.

하지만 iCal의 비중이 점점 증가하게 되면서 GTD 시스템 운용 자체의 의미와 효율성을 퇴색시키는 면이 있다는 것을 발견하게 되었다. 일반적으로 GTD 시스템의 태스크 매니지먼트는 별도의 GTD 어플리케이션을 이용하는 경우가 많다고 볼 때, iCal의 캘린더 기능 이외의 업무 관리 기능과 중복 심지어는 충돌이 발생할 수도 있다. 초기 난 iCal의 캘린더를 업무, 강의, 개발, 사업 등등과 같이 마치 프랭클린 플래너에서의 사회적 위치와 역할 그리고 가치와 비슷하다고 구성하여 운용하고자 했다. 하지만 GTD 시스템의 핵심 체제로서의 역할을 강화하기 위해 iCal에 더 많은 정보가 입력되도록 힘을 쏟았다. 덕분에 GTD 어플리케이션은 물론 iCal에서도 업무와 일정 관리를 모두 수행할 수 있었다.

맥킨토시 OS X 환경의 GTD 시스템에서 iCal가 이러한 핵심적인 위치를 가질 수 있게된 것은 무엇인가를 다시 한번 확인해 보고자 한다. 이러한 글을 이미 여러 전문가들에 의해 언급되었으며, Merlin Mann의 iCal에 대한 예찬의 글에서도 몇가지 사항들을 들 수 있었다. iCal은 Microsoft의 Outlook이나 Entorage 등의 소프트웨어와 달리 업무나 일정을 그룹 및 항목 단위의 캘린더로 구분하여 다룬다. 때문에 GTD 소프트웨어에서의 컨텍스트를 캘린더에 할당된다. 예를 들어, E-Mail, 프린팅, 맥북 등의 컨텍스트를 개별 캘린더 혹은 '컴퓨터'라는 캘린더 그룹으로 정할 수도 있다. 이러한 기능은 OS X 환경에서 구동되는 프로젝트나 플래닝 소프트웨어에서도 프로젝트를 iCal의 캘린더에 대응할 수 있는 기능으로 매우 강력하고도 유연하게 운용될 수 있다. 또한 iCal의 To Do나 Event에는 날짜, 시간, 관련 인물 정보, 링크, 파일 등도 함께 입력할 수 있어 상대적으로 작고 빠른 운용 성능을 제공한다. 그리고 각 캘린더 별로 출력하여 해당 프로젝트나 업무용 출력물로서의 활용성도 뛰어 나다. 더하여 OS X 10.5에서는 Mail.app의 To Do와 통합으로 GTD 시스템으로서의 활용성이 한층 더 높아 졌다고 볼 수 있다. 최근 Apple이 .Mac을 대신하여 Me.com을 출시하면서 이를 통한 Mail.app, iCal 그리고 Address Book의 공유로 Mac, PC (Windows)라는 플랫폼 그리고 여러 소프트웨어의 제약으로부터도 훨씬 더 자유로워지게 되었다.

이러한 iCal의 단순명료하면서도 강력한 기능은 앞선 언급했듯이 GTD 어플리케이션과의 운용에서 우선 순위의 변화를 가져오게 되었다. 이러한 변화가 상호작용을 통한 효율증진으로 나타나는 경우도 있으나, 기능의 충돌로 사용자를 혼란스럽게 할 수 있다. 혼란스러움은 GTD 시스템에서 가장 먼저 제거해야할 대상이다. 이 시점에서 다시 한번 GTD 시스템의 기본적인 배경을 생각해 볼 필요가 있겠다. 만일 iCal과 Mail.App 만으로 GTD 시스템을 구축하고자 하는 경우가 아니라면, iCal는 GTD 시스템에서 달력의 역할을 담당하게 된다. 달력에는 시간이나 날짜가 정해진 약속이나 업무가 기록되는 곳이다. 다시 말해, 시간이 정해지지 않았거나 날짜가 시작일 혹은 마감일에 대한 명확한 기준을 제공하지 못하는 경우라면 iCal에서 굳이 다루지 않아도 상관없다고 볼 수 있다. 결국 Someday 혹은 마감일이 정해져 있지 않은 Next에 해당되는 업무는 기록될 필요가 없다.

기록을 남긴다는 것

1. 데이터란..

요즈음과 같이 바쁜 세상을 살면서 자신이 일한 결과를 어떤 식으로 남긴다는 것은, 생각해 볼 수록 세삼 힘든 일이라고 여겨진다. 하지만 더 중요한 것은 남기는 기록이 진실 혹은 사실이어야 한다는 것이다. 하지만 사람이란 게 우습게도 자산의 일기를 쓸 때도 조차 스스로에게 불리한 내용은 적지 않거나 혹은 미화하여 남기게 된다. 돌이켜 보면 아마 어린 시절 숙제 검사(특별히 일기 검사)의 쓰라린 기억 탓이라고 생각된다. 물론 집에서도 부모들은 아이들의 일기를 보기 마련이고, 이에 대응하여 영악한 우리들은 일기를 자신의 방어하는 도구로 점점 발전시켜 나가게 된다. 혹은 일기에서 조차 스스로에게 솔직하지 못한 것은 아마도 양심이 있기 때문이라고 좋게 볼 수도 있겠지만 결과적으로 양심을 버리는 일이 될 가능성이 크다. 너무 멀리와 버렸는지 모르지만 결론적으로 한 개인의 자신의 일상 혹은 업무 과정을 기록하여 남긴다는 것은 쉬운 일이 아니다.

2. 노무현 대통령을 기억하며..

뉴스에서 노무현 대통령이 재임 기간 남긴 기록물이 무려 800만건이 넘는다고 한다. 개인적인 메모까지 포함되어 있는 지도 모르겠지만, 개인이 짐 정리를 하다가도 생각하기 싫은 것이나 쓸데없는 것은 버리기 마련인데 어쨌든 대단하다. 관련하여 청와대의 e지원(知園) 시스템은 노무현 전 대통령이 직접 개발에 참여 한 것으로 알고 있다. 실제 프로그래밍에 어느 정도 관여 했는지는 모르겠지만, 예전 부산 시장 선거에서 토론회에 나왔을 때 당시 시정 운영에 관련하여 연구한 내용을 바탕으로 개발한 소프트웨어를 자신의 당선 여부에 상관없이 공개할 수도 있다고 한 것만 보아도 대부분의 정치인들과는 달라 보였다. 그리고 그 소프트웨어와 메뉴얼 등의 자료를 보여주며 ‘저는 그동안 결코 놀지 않았습니다’라고 자신있게 말하는 것을 보면서 선거에 지고 또 지고 하던 자신의 어려운 시절에도 결코 실망하지 않는 모습을 한마디로 멋지게 표현해 주었던 것이 기억된다. 물론 그 소프트웨어를 당시 당선된 시장(누군지 기억조차 없다)은 관심이나 있었을 지 의문이다.

3. GTD에서..

GTD에서는 일단 수집하여 필요성에 따라 버리는 것을 주요하게 다룬다. 개인의 삶, 특히 일상이나 회사 업무에 비춰 실제로 남겨져야 할 것은 거의 없는 것이 사실이다. 직장에서는 어차피 이전 자료의 새로운 자료로의 변환이 일이기 때문에 굳이 후임자를 위해 열심히 정리하여 남길 필요성은 거의 없다. 후임자 역시 전임자의 자료를 보아도 대개는 알지 못하기 때문에 새로 만드는 것이 마음 편한 경우가 많다. 하지만 길지 않은 내 인생 경험에만 비춰보더라도 정리의 대상이 개인적인 추억이 깃든 대상이라면 소중히 간직해야 할 필요도 있다. 생각외로 이런 것들은 나중에 돈이 되기도 하고 다시 구하려면 엄청난(?) 비용을 초래할 수도 있다. 그러므로 GTD에서도 개인과 업무 관련한 일의 대상을 구분할 필요는 분명하다.

Things

2008년 10월, CulturedCode의 Things가 아직까지 정식 버전으로 출시되지 않고 있다. 2007년 말 베타 버전 공개 이후, 정식 출시 예정은 2008년 봄이었으나 여름으로 그리고 가을로 미뤄졌었고, 2009년 1월 7일 맥월드 엑스포에서 버전 1.0 출시가 알려지고 있다. 거의 1년 가까운 출시 일정 연기로 인해 초기의 폭발적 인기가 식은 면도 있지만 여전히 GTD 프로그램 가운데 가장 많은 관심과 사용자를 확보하고 있다고 본다. 이러한 출시 예정 연기는 CulturedCode가 iPhone과 iPod Touch 버전 Things 개발에 집중하고 있기 때문이 아닌가 생각된다. 그럼에도 나의 Things에 대한 기대는 아직도 여전한데, 그 몇 가지 사항을 적고자 한다.

1. 멀티-태그 (Tags)

Things는 iGTD나 OmniFocus와 같은 맥킨토시용 GTD 프로그램에 비하면 GTD 원칙적인 기준에서 벗어나 보인다. Things에는 컨텍스트라는 GTD의 핵심 운용 요소가 빠져있는 것으로 보인다. 그러나 별도의 컨텍스트라는 요소가 없기는 하지만 하나의 일이나 프로젝트에 대하여 여러 개의 태그를 지정하고 이 태그 들 간의 조합으로서 컨텍스트의 역할을 수행하도록 한다. 이러한 Things의 멀티-태그 운용 방식은 기존 GTD 프로그램에서 반드시 하나의 일에 하나의 컨텍스트 가 지정되어야 한다는 문제를 해소할 수 있다. 즉, 멀티-태그를 이용하여 하나의 일이 여러 개의 컨텍스트에 지정될 수 있다. 실제 일 처리 과정에서 하나의 일을 하나의 컨텍스트에 종속시키는 것이 쉽지 않은 경우가 많다. 하나의 일에 위치 , 시간 혹은 형식 등 필요한 조건을 모두 지정하므로 써 유연한 업무 관리가 가능하게 된다. 또한 입력된 태그에 대한 자동 완성 기능이 제공되기 때문에 일관된 태그 사용에 도움을 주며, Things에는 시간이나 우선 순위에 대한 예가 이미 포함되어 있다. 특히 태그의 양이 많아지게 되면 유사한 태그들을 하나의 그룹을 묶어 계층적으로 관리할 수 있어 매우 편리하다.

2. FOCUS

Things에서도 GTD 시스템으로서의 시작은 수집함에서 시작된다. Inbox에서 직접 새로운 항목을 생성하거나 Quick Add 기능을 사용할 수 있다. 수집된 항목들에 대하여 태그, 내용, 마감일 그리고 미리 알림 기간 등을 정할 수 있는 GTD 시스템의 평가 및 관리 단계를 수행한다. Things는 별도로 컨텍스트를 지정하는 과정이 없기 때문에 기본적으로 Due Date에 기반한 실행 시기에 따라 분류되고, 각 항목들은 이에 따라 Next, Someday 그리고 Scheduled 폴더로 이동된다.

Next 폴더에는 Due Date가 지정된 관리 대상의 일들이 대기하고 있다가 오늘 날짜에 해당되는 일이 되면 자동적으로 Today 폴더로 이동된다. Someday 폴더에는 즉각적인 실행을 필요로 하지 않은 일들이 저장된다. Scheduled(이전 Postponed) 폴더에는 Today 혹은 Next 폴더에서 특정 날짜로 미뤄지거나 혹은 특정 날짜에 반복되는 일들이 저장되고 해당 날짜가 되면 Today 폴더에 나타난다.

3. Project & Area of Responsibility

프로젝트(Project) 는 하나의 목적이나 결과를 얻기위한 일들의 집합이다. 프로젝트 내의 일은 Next 폴더는 물론 Scheduled 폴더에 저장되어 있을 수 있다. 그리고 책임 영역(Area of Responsiblity)은 지속되어야 할 가치나 목표를 위한 관리 폴더로서 여러 개의 프로젝트와 일들이 함께 저장될 수 있다. 하지만 프로젝트와 달리 자동적으로 완료될 수는 없다.

특별히 Things는 다른 GTD 프로그램들과 달리 Area of Responsibility에 프로젝트 폴더가 이동되는 경우를 제외하고는 계층적 프로젝트 관리를 지원하지 않는다. 때문에 프로젝트와 책임 영역 폴더의 구분만으로 많은 일과 복잡한 구조의 업무를 관리하기에는 어려움이 있을 수 있다. 때문에 무엇보다도 정식 버전이나 향후에는 계층적 프로젝트 관리가 지원되길 기대한다.

4. People

특이하게 Things에서는 Mac OS X의 Address Book에 등록된 사람이나 회사를 팀 메이트(Team Mate)로 연결하여 일을 할당할 수 있다. 이를 통하여 GTD의 위임 기능을 매우 효율적으로 관리할 수 있다. 위임 시에 일일이 해당되는 사람이나 부서를 생성해야하는 것에 비해 매우 효과적이라고 본다.

5. iCal Sync

최근 업데이트된 Things의 iCal 싱크 기능은 Inbox, Today, Next 그리고 Someday라는 Focus의 각 폴더에 하나 혹은 그 이상의 iCal 캘린더를 동기화할 수 있다. 반대로 말하자면 Things는 iGTD나 OmniFocus처럼 iCal의 각 캘린더를 개별적으로 동기화할 수 없다. 그리고 OS X 10.5(Leopard)에서는 iCal과 Mail의 To Do 항목이 서로 공유되기 때문에 그리고 동기화된 Things의 Focus 항목들이 중복 복사되는 문제가 생기기도 했다. 이러한 경우, Things를 주 입력 도구로 사용하여 캘린더 항목을 관리해야만 한다. Today와 Next 폴더는 같은 항목을 다루고 있기 때문에 동시에 동기화할 필요가 없으며, 특정 태그를 가진 일들이 동기화되도록 설정할 수도 있다.

현재까지 정식 버전 출시 전이기 때문에 모든 기능들이 완벽하게 구현되고 있는 상태이지만 Things는 단순한 처리 구조와 이쁜 인터페이스로 계속 관심의 대상이 되고 있다. 하지만 기능적인 면에서 iGTD나 OmniFocus에 비해 상대적으로 부족하기 때문에 사용자에 따라 평가도 크게 엇갈리는 것 같다. 어쨌거나 2009년 1월의 정식 버전의 출시가 기대되며, 현재의 프리뷰 버전에서의 인기가 약 $50의 비용을 지불해야하는 상황으로 바뀔 때에도 그대로 지속될지 궁금하다.

Things: Things 리스트의 이해

의도했는지는 몰라도 Things는 애초 GTD 프로그램으로서 발표되지는 않았다. 하지만 OmniFocus나 iGTD와 같이 복잡한 인터페이스를 가진 프로그램들에 비해 Inbox, Today, Next, Scheduled 그리고 Someday로 구분된 디지인과 멀티 태그의 편의성으로 단숨에 최고의 GTD 프로그램으로 평가되었고 현재까디고 가장 사용자가 많은 GTD 프로그램의 하나가 되었다.

현재 Things 2.1이 출시되었는데 내부의 각 항목 리스트는 초기와 크게 다르지 않은데, OmniFocus에 비하여 단순하면서도 내부적으로 일의 관리가 효율적으로 진행되도록 체계가 잘 잡혀있다.

• Inbox - 새로운 일의 수집함
• Today - 오늘 수행 할 일의 목록
• Next - 향후 수행 할 일의 목록
• Scheduled - 수행 일자가 정해진 일의 목록
• Someday - 수행 여부가 정해지지 않은 일이나 자료의 목록
• Projects - 진행 프로젝트의 목록
• Area of Responsibility - 책임 범위에 따른 일의 구분을 위한 폴더
• Contact - 위임 목록
• Logbook - 완료된 일의 목록

Inbox에 수집된 항목들 중 특정 날짜에 수행되도록 지정된 일들은 Scheduled 리스트로 보내져서 관리된다. Due Date가 오늘 날짜가 되면 Today 리스트에 할 일이 나타나며, 일정이 정해지지 않은 모든 일들은 Next 목록에 저장된다. 정확한 날짜가 정해지지 않았다는 면에서 Next와 Someday가 유사할 수 있지만, Next는 실행 예정인 일의 목록인 것에 비해 Someday는 아직 실행 여부가 결정되지 않은 일과 일이 아닌 사안들의 목록이다. 때문에 일로서 실행 여부가 결정되었다면 Next 목록으로 이동시킨다. 이러한 단순한 기능이지만 각 폴더 및 목록 간의 이동이 자동적으로 이뤄지기 때문에 할 일 목록의 관리와 실행 여부의 판단을 직관적으로 운용할 수 있다. 하지만 Things는 다른 GTD 프로그램들과 달리 계층적 프로젝트 관리를 지원하지 않으며, 또한 각 목록 내에서 일의 순서도 일정에 따라 자동으로 정렬되지 않는다. 때문에 유일하게 계층적 관리를 할 수 있는 방법이 Area of Responsibility를 이용하여 범위 별로 프로젝트와 할 일을 구분하는 것이다. Things에서 일의 위임은 Address Book의 정보에 직접 위임할 일을 지정하고 관리하는 방법을 사용한다. PS. Things 2로 업그레이드되면서 클라우드 서비스나 새로운 Siri를 이용한 기능 등이 강화되었지만 여전히 계층적 디렉토리 기능을 기대한 입장에서는 아쉬움이 많다.

Things: 멀티 컨텍스트의 매력

CulturedCode의 Things는 아직 정식 버전이 출시되기 이전이지만, OS X 환경에서의 GTD 어플리케이션에서 가장 선두에 있는 프로그램으로 iGTD와 OmniFocus와 비교된다. Things를 사용하게 되면서 느낄 수 있는 가장 큰 특징은, Things가 명확하게 GTD 스타일을 따르지 않는 GTD 프로그램이라는 것이다. 우선 컨텍스트와 프로젝트 화면의 구분이 없다는 점에서 다른 프로그램들과 가장 큰 차이를 보여준다. 그리고 이러한 차이는 바로 Tag의 활용을 극대화하므로 써 극복하거나 혹은 유연하게 활용할 수 있도록 해 준다. 즉, Things는 컨텍스트가 고정된 조건으로 지정되지 않을 수도 있다는 점에서 특히 회사나 가정 혹은 개인 일정이 뒤섞여 사는 우리나라 사람들에게 잘 어울린다고 생각된다.

GTD의 컨텍스트는 행동의 수행될 수 있는 가장 주요한 조건 중의 하나이다. 우리가 중요하고 가치있는 행동이라는 실천할 수 없는 상황이라면, 고려 대상에서 제외되는 GTD의 특정은 하나의 행동이 여러 군데에서 실행 혹은 검토되어야 하는 경우가 많은 우리나라 사람들에게는 어느 하나만의 컨텍스트를 지정하는 것은 매우 어려운 문제로 생각된다-이것은 정도의 차이가 있겠지만 다른 나라의 경우도 마찬가지라고 생각된다. 이럴 때 Things는 하나의 행동에 요구되는 장소, 환경, 도구 그리고 대상을 하나의 이상으로 태그로 지정할 수 있다. 예를 들어 하나의 행동이 회사와 집에서 선택할 수 있는 경우이거나 혹은 두 위치 간의 연속적인 진행이 필요하다면, iGTD나 OmniFocus에서는 이러한 조건 중 가장 중요하고 모든 하부 컨텍스트를 포괄하는 상위 컨텍스트를 생성해야만 한다. 하지만 Things에서는 아래와 같이 태그 내에 또 다른 태그를 적용할수 있는 계층적 구조의 멀티 태크 기능을 이용하여, 예를 들어 각각의 장소를 컨텍스트로 설정하고 입력한 행동에 대하여 둘 이상의 태그를 멀티 컨텍스트로 지정할 수 있다.

이러한 멀티 태그는 컨텍스트 뿐만 아니라 행동의 중요도나 연관된 인물(아직 Things는 Address Book과는 연동되지 않기 때문에)등 필요한 모든 정보의 객체를 다룰 수 있기 때문에, GTD 프로그램에서 사용자가 느낄 수 있는 초기의 부자연스러움에 대한 극복이나 다양한 정보의 입력 기능으로 활용할 수 있다.

하지만 너무 많은 태그를 할당하게 되면 오히려 각 행동의 실천 여건에 검토가 주요한 조건이 되어 본의아니게 스트레스의 원인이 될 수 있다. GTD 프로그램의 선택에 있어 다양한 기능과 사용 편의성을 선택함에 있어 iGTD와 Things의 비교에서 Things를 쉽게 포기하지 못하는 이유가 바로 이러한 멀티 컨텍스트의 편리함 때문이다. 만일 이러한 멀티 태그로 인해 좀더 명확한 컨텍스트이 필요한 경우에는 Area (of Responsibility) 폴더를 이용하면 편리하다. 그러나 Things의 멀티 태그 기능의 유용성을 떠나 실질적으로 효과적인 GTD 라이프 구현을 위해 필요한 기능인가에 대한 판단은 결국 사용자의 몫이다. 즉, 멀티 태그 기능이 없어 제대로 된 GTD 스타일을 구현할 수 없다고하는 사람은 없을 것이라 본다.

GoalEnforcer

GoalEnforcer는 지금까지의 여러 플래닝 및 프로젝트 소프트웨어들과 같으면서도 다른 분위기를 제공하는 어플리케이션이다. 그리고 그 단순한 인터페이스 측면에서는 GTD 시스템에 적용할 때 매우 효과적이라고 볼 수도 있을 것 같다.

하나의 프로젝트를 지정하는 원을 생성하고 이를 수행하기 위해 행동이나 행동의 그룹의 원을 순차적으로 생성하여 프로젝트를 중심으로 배치한다. 그리고 각 원에는 시간, 진행 상황 등을 설정하여 운용할 수 있다. 각 항목의 진해 상황을 리스트나 그래프로 확인할 수도 있다. GoalEnforcer는 사용함에 있어 특별한 사항을 배울 필요 없을 만큼 간단하다.

Mail.App: 스마트 메일박스 활용

내가 사용하는 Mail.App는 OS X의 포함된 메일 클라이언트로 윈도우즈의 Outlook Express나 Office Outlook의 메일 클라이언트 기능에 대응되는 제품이다. Outlook의 경우 많은 POP, IMAP, HTTP 등 다양한 메일 서버를 지원하고 메일 클라이언트 용도로는 꽤 훌륭하고, 또한 일정 관리, 할 일, 주소록에 포함된 정보와의 상호 운용성도 뛰어나다. 하지만 비싼 돈주고 사는 제품으로서 이정도는 당연하다. 그럼에도 난 윈도우즈 환경에서도 Mozilla의 Thunderbird를 사용한다. 내게 있어 Outlook의 메일 클라이언트는 필요한 다양한 용도에 적용하기가 너무 불편하고, 또한 시스템 자원이 넉넉치 않은 환경에서 너무 무겁다.

이에 반하여 OS X의 Mail.App은 GTD 시스템 구축이라는 측면에서 매우 효율적이다. 특히 사용자가 생성할 수 있는 메일 폴더는 물론 스마트 메일박스를 이용하게 되면 Mail.App 자체만으로 GTD 시스템의 역할까지 수행할 수 있다. Mail.App를 GTD 시스템으로 활용함에 있어 가장 주요한 기능은 메일박스와 스마트 메일박스라고 볼 수 있다.

특히 스마트 메일박스는 메일 자체의 이동없이 Mail.App의 각 메일에 지정된 여러가지 항목 그리고 그에 대한 조건을 이용하여 내가 원하는 모든 경우에 적합한 메일 만을 보여줄 수 있게 때문에 GTD 시스템에서 요구되는 컨텍스트나 행동 관리 측면에 완벽하게 적용할 수 있다. 만일 Mail.App에 보다 많은 유연성을 추가하고 싶다면, MailTags ($29.95)라는 플러그-인 소프트웨어를 사용할 수도 있다.

나의 경우는, 오늘 날짜에 처리해야 할 일에 대하여 Today라는 스마트 메일박스를 생성하고, 중요하다고 깃발 표시를 한 경우에 대한 메일 만을 따로 Flagged라는 스마트 메일박스로 관리한다. 그리고 진행 중인 주요한 프로젝트와 별도로 관리되어야 할 컨텍스트에 대한 스마트 메일박스를 운용하고 있다. 그리고 Address Book과 연동하여 특정 그룹이나 지역에서의 메일도 별도로 확인할 수 있으며 이러한 것은 일반적으로 받은 메일에 뿐만 아니라 보낸 메일 혹은 휴지통에 있는 메일들에도 함께 적용할 수 있다.

물론 언급한 기능들이 Mail.App만에 있는 것은 아니다. 하지만 사용자가 제대로 쉽게 쓸 수 있도록 해주어야 하는 것도 아주 중요한 기능의 하나라고 본다. 인터넷에서는 Maill.App의 스마트 메일박스를 이용한 GTD 시스템 운용에 대해서는 매우 많은 정보를 얻을 수 있다.

• Merlin Mann, Some handy Mail.app Smart Mailboxes

GTD 준비 단계

GTD는 이전까지의 자기 계발 기법이나 업무 관리 체계에서의 개념, 적용 방법 그리고 시스템에서 상당한 차이를 보여주고 있다. 무엇보다도 개별 일의 가치보다는 실행 가능 여부에 더 집중하는 방식이라는 점에서 사람 마다 이견이 있는 것 같다. 지금까지 우리는 대개 일에 대해 실행에 대한 현실적 가능성 보다 완수에 대한 의무감을 더 생각했다고 볼 수 있다. 업무나 일에 대한 실행은 당연한 전제로서 생각되었기 때문에 굳이 언급할 필요가 없었기도 했지만 사실은 실행에는 상당한 부담이 따르기도 한다. 특히 해야 함에도 불구하고 하기 싫은 일이나 어려운 일 그리고 귀찮은 일 등은 더욱 그러하다.

어떤 체계나 시스템을 일상의 관리 도구로 사용하고자 할 때 이를 위한 준비 단계는 대개 소홀한 편일 수 있다. 하지만 경험에 비춰 GTD는 다른 관리 체계 보다 더욱 준비가 필요하다고 생각하게 되었고, 그 완성도에 따라 시스템 운용의 성과가 크게 좌우될 수 있다고 본다. 실제 GTD에도 준비 단계가 언급되어 있기는 하지만, 많이 이들이 이러한 준비 단계를 당연한 것으로 보고 넘기는 경우가 많은 것 같다.

예전에는 GTD를 위한 준비를 도구를 마련하거나 마음을 다잡는 것까지 생각했지만 보다 단순하게 생각하면서 필요한 것에 집중하는 것이 효율적이라고 판단한다. 무엇보다도 GTD 운용을 위한 별도 공간을 마련하기 좋다. 물리적인 공간일 수도 있고 컴퓨터의 소프트웨어처럼 가상의 공간이어도 된다. 핵심은 가능한한 하나의 공간에 집중하여 GTD를 관리할 수 있도록 하는 것이다. 직장 등에서라면 대놓고 개인적인 영역을 구축하기가 힘들 수도 있지만 나름의 방법으로 관리 범위를 정하는 것이 필요하다. 그리고 팩스나 복사기 등의 공용 물품으로의 접근이 수월한 방향이나 방식을 선택하는 것도 좋다.

1. 0. 컨텍스트

거창하게 GTD의 핵심 관리 요소인 컨텍스트를 준비의 첫 대상으로 올렸지만 다른 사안들에 비해 우선적으로 준비해 두는 것은 중요하게 생각한다. 물론 컨텍스트를 완벽한 구성을 준비할 필요는 없다. 이 과정에서 언급하고자 하는 것은 시스템으로 전환 전에 현재 자신의 업무 진행 현황에 대한 파악이 필요하기 때문이고, 그 가운데 업무 진행을 위한 조건들을 컨텍스트 목록으로 미치 작성해 두기를 바란다. 현재 업무가 주로 이뤄지는 장소, 공간 그리고 업무에 주로 사용되는 도구 및 장비에 목록을 작성한다. 그리고 함께 일하는 대상들과 그들과 협력하고 소통하는 방식에 따라 필요한 사항들도 정리해 둔다. 가능하면 시간적인 조건들도 염두에 두고 정리할 수 있도록 한다. 이때 작성한 목록의 각 대상들이 처음 시작하는 GTD의 컨텍스트로 활용할 수 있도록 한다. 주의할 점은 이미 제시되어 있는 GTD 가이드의 컨텍스트를 염두에 두지 말고 앞서 말한 바와 같이 현재 본인의 업무를 기준으로 작성하는 것이다.

1. 수집함

GTD 관리 체계가 시작되는 곳으로 사용자의 업무나 일 혹은 그와 관련한 모든 대상을 모으는 Collect 단계를 위한 물리적 혹은 가상의 박스이다. 실제로 존재하는 물품을 옮기기 어렵거나 불가능한 경우라면 해당 물품을 메모지에 적어 모을 수 있다. 가능하면 큰 박스를 이용하는 것이 좋다. 최초 수집 과정이 이후에도 상대적으로 필요한 수집 공간이 줄어 들게 된다. 하지만 물리적인 대상이 아닌 컴퓨터 내에 존재하는 파일이나 E-메일의 메시지 같은 것은 별도의 폴더나 어플리케이션 내의 수집 영역으로 옮기도록 한다. 실제로 컴퓨터 내에 쌓인 엄청난 수와 크기의 파일과 한번도 비워지지 않은 E-메일 메시지를 가능할 지 의문이 들 수도 있지만 한번은 수행해야 한다. E-메일의 경우 POP3나 IMAP 기능으로 메일 서버에 사본을 남겨 두지 않는 것도 좋은 방법이라 생각되면 파일의 경우라면 마찬가지로 복사본을 생성하지 않도록 한다.

2. 쓰레기통

수집 과정에서 상당한 양이 더 이상 쓸모 없거나 기능 수행에 문제가 있어 버려져야 할 것들이 있다. 개인적이며 일상의 제품이라면 이번 기회에 버려버리도록 한다. 단 개인적인 추억이나 취미 차원에 수집한 대상들은 별도로 구분한다. 업무 기준으로 구분하면서 이런 것들은 처분하고 나면 나중에 후회할 수 있다.

3. 분류 박스

수집 단계 이후에 필요한 GTD 작업용 분류 박스나 폴더도 미리 준비하도록 한다. 가능하다면 0. 컨텍스트 단계에서 업무 영역으로 구분한 내용으로 마련하도록 한다. 그리고 필요에 따라 참고 사항들을 저장하기 위한 별도 보관용 박스도 준비한다. 박스는 들어 가는 내용을 명확하게 지정할 수 있도록 라벨을 붙이도록 한다. 만일 분류를 미리 하지 않았다면 넉넉한 수량의 박스를 준비하여 혼란이 생기지 않다록 한다. 한글이나 영문 순서로 개별 박스를 준비하는 것도 좋지만 사무실의 책상 위안 책장 등에 놓일 것이라면 공간적인 제약이 있지 않을까 싶다. 박스 준비에서 주의할 점은 Process/Organize 단계에서 특정 항목의 박스가 넘쳐나는 경우에 대응할 수 있도록 한다. 또한 물리적인 박스들의 위치를 가능한 업무 행동 범위 내에 두도록 한다.

만일 전반적으로 종이 문서를 다루는 양이 많지 않다면 박스나 폴더 보다는 얇은 파일 폴더 등을 많이 준비하여 대응하는 방법도 좋다고 본다. 그리고 GTD의 또 다른 특징적 관리 방식은 Tickler 폴더를 구성하기 위해 1~31일 그리고 1월~12월로 구분된 43개의 파일 폴더를 책상이나 서랍에 마련해 둔다.

David Allen은 GTD에서 다뤄지는 많은 폴더에 손쉽게 이름을 붙이기 위한 레이블 프린터의 효용성을 매우 부각하고 있다. 솔직히 처음에는 그 필요성이 크게 느끼지 못했지만 시간이 갈수록 가장 효용성이 큰 도구가 되었다. 가격이 싼 제품은 폰트의 종류나 크기가 제한적이라는 한계가 있지만 효과는 충분하다고 본다. 간혹 컴퓨터와 연동되는 레이블 프린터를 준비하는 경우를 보는데 이런 경우에도 반드시 수동 입력도 가능한 제품을 선택할 수 있도록 한다.

4. 책상 위의 여러 도구 (데스크 툴)

앞서 레이블 프린터와 같이 책상 위에 놓일 필요한 도구들이다. 대부분 일상에서 사용하는 사무 용품이지만 특별히 스테플러 대신 사용할 클립이나 집게 등도 마련하는 것이 좋다. 그리고 필기구나 테이프 그리고 문서 사이에 끼워 넣을 메모용 포스트-잇 등도 준비하는 것이 좋다. 이러한 물품들은 사용 후 분실 등의 우려가 크기도 하고 이후 매번 필요한 경우마다 보이지 않는 것을 찾느라 고생하는 일이 없도록 별도의 보관함을 만들어 책상 위에 두도록 한다.

5. 플래너와 다이어리

GTD를 사용하면서도 굳이 FP와 같은 플래너나 몰스킨 등 여러 스타일의 다이어리를 사용하고자 하는 사람도 많을 것이다. David Allen의 GTD에서는 플래너나 다이어리 보다는 한장 씩 뜯어 수집함에 넣을 수 있는 작은 수첩, Note Taker 을 선호 한다.

6. PDA와 GTD 소프트웨어

지금은 사용빈도가 거의 없지만 스마트 보급이전 전자수첩이나 PDA 혹은 기기를 많이 사용했다. 이제는 스마트 폰이 이런 기기들의 모든 기능을 대신할 수 있기 때문에 특별히 따로 언급할 필요가 없지만 iPhone 출시 이전에는 상당한 제약이 있었다고 해도 과언이 아닐것이다. iPhone 출시 이전에는 iPod Touch가 그 역할을 대신해 주기도 했다.

그리고 GTD 전용 소프트웨어가 아닌 Outlook 등을 비롯한 PIM을 GTD 용도로 사용할 수도 있고, Google의 G-Mail이나 E-Mail 클라이언트를 이용하면 GTD 시스템을 활용하는 경우도 많다. 특정 도구나 방식이 GTD에서 선호되지는 않지만 가능한 하나의 어플리케이션에서 업무 대상들을 통합적으로 관리하거나 별도의 프로그램들이라면 연동 체계가 구축이 수월한 제품을 사용하는 것이 좋다.