만일 오랫동안 OmniFocus(이하 OF)를 활용하고 있음에도 불구하고 사용에 따른 효용성이 의심되고 전체적인 업무나 일상에서의 시간 관리가 제대로 되지 않고 있다면, 시스템 즉 OF의 기능적 사안에 문제가 있거나 자신의 OF 활용 방식에 문제가 있다고 볼 수도 있다. 물론 대개는 두 가지 경우에 걸쳐 있지 않을까 싶기도 하지만 일단은 구분하여 생각해보기로 했다. 그 가운데 OF의 기능적 측면에서 자신의 활용성을 평가하는 잣대로 평가할 수 있것이 있는데, 바로 아웃라인 보기 방식이다.
OF의 아웃라인은-삭제된 항목을 포함하여 전체 기능을 보는 경우를 제외하고-첫 번째 항목을 보는 경우와 현재 사용 가능한 경우 그리고 절차적으로 남은 항목을 모두 보는 경우를 선택할 수 있다. 만일 현재 OF 사용시에 첫 번째 항목이나 사용 가능 항목이 아닌 남은 항목으로 설정된 채로 유지되고 있다면, GTD 시스템으로 OF를 제대로 활용하지 못하고 있다고도 해도 틀린 말이 아닐 수 있다.
다시말해 OF를 사용하면서 일상적 상태를 남은 항목으로 지정하여 항상 현재 상황에서 전체 사항을 보면서 관리하고 있다는 것은 프로젝트나 업무 리스트의 실제적 검토 및 시행 그리고 만료에 대한 설정이 완전하지 않다는 반증이기도 하다. 만일 그런 경우에 해당되는 경우라면 별도 항목이나 프로젝트로 분리하는 것이 GTD 시스템을 보다 효과적으로 사용하는 방법이다. 그렇지 않다면 현재 업무 관리 시스템인 GTD 시스템을 관리하고 일이 지속되고 있다는 것이다.
물론 사람이란 것이 현재 그리고 앞으로의 진행 상황을 전체적으로 점검하는 것이 필요하다. 그리고 그러한 기능을 GTD에서는 정기적인 리뷰 단계에서 관리하도록 하고 있다. 결국 GTD 시스템의 각 단계적 진행이 아닌 전체적인 통합적 관리를 하고 있다면, 잘못된 것이라 못박을 수는 없지만 GTD 시스템의 활용성 측면에서는 한번 검토해볼만한 사안이다.
이런 문제가 OF가 Things를 비롯한 다른 GTD 시스템 프로그램에서는 큰 문제가 되지 않는다. 그러한 기능적 요소를 제공하지 않기 때문이다. 그러므로 이런 기능 자체의 유무를 평가할 일은 아니지만, OF에서와 같이 보다 GTD 시스템에 적합하도록 갖춰진 경우라면 그 활용성을 보다 적극적으로 이용해볼 필요도 있다.
결국 OF의 아웃라인 기능의 첫 번째 사용 가능 항목 보기나 사용 가능 항목 보기를 사용하지 않고 있다는 것은 프로젝트를 GTD 시스템의 방식이 아닌 일반적인 프로젝트 관리 체계의 방식으로 구성하고 관리하고 있기 때문이 아닐까 싶다. 개인적으로도 GTD 시스템과 프로젝트 관리 시스템을 구분하여 사용하고 있지만, 프로젝트 관리만으로도 벅찬 와중에 GTD 시스템을 별도로 관리하는 것이 쉽지는 않다고 보지만, 그렇기 때문에 또한 일부러 GTD 시스템을 활용할 필요도 있다고 본다.
GTD 시스템은 해야 하지만 또한 잊지 말아햐 할 일들을 사전에 인지하도록 해주는 역할을 해주며, 또한 아직 프로젝트 관리 프로그램으로 이전하기 전의 일상적 준비 등을 위해 운용하고 있다. 어차피 프로젝트가 시작되면 모든 것은 프로젝트 관리 체계에서 다뤄질 수 밖에 없다.
결론적으로 GTD 시스템의 프로젝트 관리 기능과 업무 실행 관리 기능을 명확하게 인식하고 사용하는 것이 OF의 활용성을 제대로 맛볼 수 있는 방안이라고 본다.
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