원격접속관리 서비스, GoToMyPC 대체

현대적 업무 관리를 위한 여러 기능 가운데, 필수적이면서도 귀찮은 것이 시간이나 위치에 상관없이 업무 진행을 가능하도록 만드는 원격 접속 어플리케이션이나 서비스라고 볼 수 있다. 처음에 이러한 원격접속 기능을 접했을 때에는 정말 새로운 세상이었다. 하지만 생각해보면 이미 UNIX 환경에서 X-터미널을 운용하고 있었기 때문에 기능적으로 특별할 것도 없다고 생각할 수 있지만, PC나 Macintosh로의 원격 접속은 새로운 느낌이었다. UNIX 환경에서는 당연하다고 생각했었고 PC나 Macintosh에서는 불가능한 일로 생각했었는 지도 모르겠다. 기억에 PC에서의 첫 연결은 두 대의 Macintosh를 TimBukTu로 연결한 것이 아닌가 싶다. 이어 본격적으로 PC간 원격 접속은 Norton PCAnywhere를 통해서 였다. 이후 Windows에서의 원격 데스탑 관리 기능이 확산되면서 인트라넷 환경에서는 특별히 다른 어플리케이션을 쓸 효용성이 낮아졌다. HP 워크스테이션을 사용하면서는 가끔씩 RGS(Remote Graphics Software)을 사용하기도 했다.

하지만 외부나 다른 곳에서 진정 원격으로 학교나 회사의 컴퓨터에 연결하기란 쉽지가 않았다. 쉽지가 않다기 보다는 방화벽과 관련하여 전산이나 보안 담당자에게 이런 저런 사유를 들먹이는게 서로에게 귀찮에 느껴졌다. 그런 와중에 방화벽을 무시하는 웹 브라우저 기반의 원격 접속 서비스가 제공되면서 기존의 어려움과 귀찮음을 극복할 수 있게 되었다. 비슷하겠지만 처음 접하게 된 것은 TeamViewer 서비스였다. 개인 용도로 무료 사용이 지원되었기 때문에 이런저런 용도로 적절하게 사용될 수 있는 훌륭한 서비스였다. 하지만 기억에 TeamViewer는 초기에 시스템 차원에서 관리되지 않아 멀리 떨어진 시스템에 항시 접속에 문제가 있었던 것 같았다. 그래서 새로운 서비스를 찾게 되었고 여러 서비스를 비교한 뒤 가격대 성능면에서 Citrix Online의 GoToMyPC를 선택하게 되었다. 이후 거의 8년 정도 GoToMyPC의 사용자로 살아 왔다.

GoToMyPC는 회사의 방화벽이나 다른 어떤 조치들과 상관없이 지정된 워크스테이션에 뚫고 들어가 원하는 작업은 막힌 없이 처리할 수 있는 기능면에서는 타의 추종을 불허했다고 본다. 이런 서비스는 여럿 있었지만 기업 차원의 대규모 라이센스 단위로 관리되거나 싱글 라이센스는 가격이 비쌌다. GoToMyPC는 월 1 만원 정도의 가격으로 개인적으로든 업무적으로든 비용 부담없이 사용이 가능했다.

지금 이 포스팅을 쓰고 있는 계기는 얼마전 GoToMyPC의 가격 인상 통지에 대항(?)하여 이제 새로운 서비스로 이전을 고려하고 있기 때문이다. 그리고 돌이켜 업무 관리 측면에서 이러한 원격접속 관리 기능의 효용성과 문제점에 대해 다시 생각해 볼 시간을 가지게 되었다.

앞서 언급한 바와 같이 인트라넷 전용이거나 방화벽과 관련한 여러 조치가 필요한 경우가 아닌 GoToMyPC나 TeamViewer 등의 원격접속 서비스는 확실히 위치 이동과 관련한 업무 지속의 제약을 크게 낮추어 주었다. 지금은 PC는 아이폰이나 아이패드에서도 접속이 가능하기 때문에 별도로 랩탑이나 노트북 조차 들고 다닐 필요가 없게 되었다. 아직 대부분의 서비스가 한글 입력에 다소 문제가 있기는 하지만 그 외에 특별한 제한은 없다고 본다. 네트워크 속도가 좋아지다 보니 원격접속 상태에서 3D CAD 시스템을 구동하여 3차원 형상을 보여주는 정도도 충분하다.

특히 맥 사용자는 지금까지 상대적으로 원격 업무에 제약이 없지 않았다. 원격 접속을 위해 별도의 클라이언트가 갖춰져 있어야 할 필요가 없지만 상대적으로 Windows 환경에 비해 원격 접속이 어렵거나 귀찮다. 더욱이 애플의 Remote Desktop은 Windows 클라이언트를 지원하지 않는다. 하지만 GoToMyPC나 TeamViewer를 사용하게 되면 이러한 제약은 거의 사라지게 된다. 예전 이런 서비스가 개선되기 전이나 네트워크 환경이 느렸던 시절에는 따로 맥북이나 하다못해 동일한 정보를 공유할 수 있는 앱을 아이패드 등에 설치해서 들고 다녔다. 어쩔 수 없이 Windows 기반 노트북을 사용할 경우에는-사양이 허락하는 범위에서-가상화 서비스에서 Mac OS를 설치하여 운용하기도 했다.

GoToMyPC나 TeamViewer 같은 원격 접속 서비스는 웹 기반이기 때문에 서버나 클라이언트에 제약이 없기 때문에 회사나 학교의 데스크탑 맥에 언제라도 접속이 가능하므로 앞서 이런저런 불편한 일을 벌어지 않아도 된다.

내가 원격 접속 서비스에서 가장 중요하게 생각하는 것은 당연한 말이 겠지만 속도와 안정성이었다. 빠르기도 하고 연결이 잠시 끊어지더라도 자체적으로 즉각 복원하는 등의 기초적이면서 핵심적 기능을 주요했다. 그런 점에서 GoToMyPC는 예전 다른 서비스에 대해 강력했다고 본다. 지금은 대부분의 원격 접속 서비스가 이러한 기능은 물론 다양한 추가 기능도 함께 지원하고 있어 오히려 GoToMyPC의 기본 기능이 초라해보이기까지 한다.

처음에는 신기하게도 했지만 원격 프린터 기능이나 파일 동기화 기능은 이제 기본의 기본 기능으로 운용되고 있다. 그 효용성의 여부를 따지기 전에 이미 더 많은 기능들이 속속 추가되고 있다. 온라인 컨퍼런스나 다중 미팅 기능도 가능하다. 물론 GoToMyPC는 글자 그래도 원격 접속 용도로만 사용된다. 원격 프린터와 파일 동기화 기능 정도만이 제공되고 다른 기능들은 별도의 어플리케이션을 구입해야 한다. 이에 반해 TeamViewer는 그 모든 기능이 모두 제공된다는 점에서 오히려 사용자 입자에서 훨씬 효용성이 있다고 볼 수 있다.

개인적으로 TeamViewer를 지금까지 선호하지 않았는데, 딱히 주요한 이유라기보다는 사소하고 다소 귀찮은 설정 덕이 아니었나 싶다. 앞으로 몇 주 사이에 어떤 서비스를 선택하게 될까?

Things 3.1.5 업데이트

갑작스러운 메이저 업데이트가 올라왔다. 이전 3.0.3 버전에서 느닷없이 3.1로 업데이트되면서 뭐가 문제였나 싶기도 했다. 난 특별히 문제가 없었는데 아마도 클라우드 싱크 기능에 이런저런 사소한 오류가 발생했던 것 같다. 또한 일부 Mac OS X 버전에서도 어플리케이션 전환이나 닫을 때 충돌 발생 문제가 있었다. 덕분에 이후 잦은 업데이트가 지속되고 있다.

릴리즈 노트에는 프로젝트 내에서 반복 업무 지원이 가능하도록 개선되었다고 강조 하는데, Things 2에 비해 Things 3의 소심하지만 과감한(?) 기능 개선이라고 할 수 있는 것인 프로젝트를 비롯한 폴더 내에서의 개별 항목에 대한 설정 변경이 가능하게 되었다는 것이다. 특히 개별 To-do 항목을 프로젝트로 변환하는 Convert to Project가 Things 2가 해결해야 할 가장 우선적인 기능 개선이었다. Things 2에서 프로젝트 내의 개별 항목은 프로젝트로 전환이 불가능했다.

우선 프로젝트 내의 개별 업무 항목에 대하여 마우스 오른쪽 버튼을 누르고 팝업 메뉴에서 반복 업무(Repeat..)를 선택하면 반복 기간 및 조건을 선택할 수 있다. 특정 업무 완료 후 반복과 정기적 반복을 지정할 수 있다.

지정된 반복 업무는 마감일이나 리마인더에 연결하여 관리할 수 있다.

또한 Project에 대해서 완료 및 취소 지정을 할 수 있도록 개선되었다. 솔직히 Things 운용에 주요한 기능은 아니지만 Things를 처음 접하는 사용자에게 나름 효용성있는 기능이라고 본다.

Version 3.1로의 메이저 업데이트임에도 기능적으로 크게 눈에 띄는 사항이 없지만 아마도 내부적인 안정성이나 동기화 기능 등이 보다 원할하도록 개선된 것 같다. 현재 Things 3는 Mac OS에서만 운용하다보니 iOS 기반 Things와의 동기화와 관련된 사항은 내가 아직 상관없는 이야기인 듯..

로컬라이징과 그에 대한 문구 해석 기능 문제는 내겐 특별히(?) 무관심한 사안인데, 이번 업데이트로 Culturedcode 블로그에 소개된 것처럼 영어, 독일어, 불어, 이탈리아어, 스페인어, 러시아어에 이어 일본어 지원이 가능하게 되었고 곧 중국어도 지원될 것이라고 한다. 뭐 굳이 필요한 기능인가 싶지만 사람 취향 차이라고 생각한다.

일단 3.1로 업데이트된 이후 거의 한 달에 한 번 정도의 마이너 업데이트가 진행되고 있을 정도로 기능의 안정화에 힘쓰고 있는 모습을 보인다.

경쟁자들..? OmniFocus, Evernote & Things

2017 WWDC에서 iOS 11에 대한 소개 화면에서 영광스럽게도 OmniFocus2, Evernote 그리고 Things 3가 출연하는 광경이 벌어 졌다. iOS 11의 Siri Kit와 관련하여 정보의 상호운용 특히 업무 관리 기능을 지칭되면서 OmniFocus와 같은 앱이 언급되었다.

함께 등장한 앱 간의 연관성이 딱히 없어 보이는 상황에서 GTD와 관련된 세 가지 앱이 등장했다는 점에서 매우 이례적이라고 할 수 있을까? 그렇지 않다면 업무 관리 앱과 Siri 간의 여동성이 그만큼 활성화되고 있다는 반증이라고 할 수 있을까? 일단 AppStore에서 WeChat 앱의 평점이 형편없다는 점에서 기능적으로 우수한 이유로 선정되었다기 보다는 사람들이 많이 사용한다는 입장에서 선택된 것이 아닌가 싶다.

OmniFocus의 경우 Mac은 물론 iOS에서도 대표적인 업무 관리 프로그램이며 또한 Things의 경우 최근 출시되어 다시 관심이 급증했기 때문이라고 생각할 수 있지만 Evernote의 경우는 어떻게 생각할 수 있을까. 아마도 다른 이유에서 보다 사용자가 많은 프로그램의 하나라고 볼 수 있기 때문이 아닌가 싶다. Evetnote는 출시 이후 꾸준히 관심을 받다가 클라우드 환경에 대한 이해가 확산되면서 폭발적으로 사용자가 많아졌다.

하지만 2015년을 전후로 Evernote의 위기설이 흘러 나오고 있는 걸로 보아 현재는 지난 2010년 즈음의 고속 성장과 같은 기대를 바라기는 힘든 상항이라고 할 수 있다. 반면 OmniFocus나 Things는 사용자 수나 성장 현황을 따로 공개하지 않고 있지만 지속적으로 성장하고 있다고 예상된다. 사실 대부분이 무료 사용자인 Evernote와 유료 앱인 OmniFocus나 Things를 직접 비교한다는 것은 무리가 있다. 앱을 많이 사용하면 수익이 많을 수도 있지만 반드시 그렇다고 볼 수는 없다는 점에서 최근 Evernote의 유료화 전환은 여러모로 관련 앱 분야에서 시사하는 바가 크다고 생각된다. 특히 동기화 기기 수량 제한이라는 마이크로소프트나 특정 어플리케이션 공급사들이 하는 방안을 선택한 것으로 거의 반강제로 유료 사용을 강요한다고 볼 수 있다. Evernote도 마찬가지지만 거의 모든 앱 개발사들은 플랫폼으로 폭 넓은 사용층을 확보한 후 서서히 유료화로 전환하여 수익을 얻기 위한 방법을 선택하게 되겠지만.. 이미 수 많은 경쟁 앱이 넘쳐나고 있는 상황에서 그러한 시도가 성공적으로 받아 들여 질 수 있을 지는 의문이다.

GTD 관련 분야에서 Evernote가 관심을 받게 된 것은 기능적으로 GTD 스타일에 적용이 가능하기 때문이지만, Evernote가 직접적으로 GTD 플랫폼으로 OmniFocus나 Things에 대응 혹은 경쟁하기란 힘들다. 특히 OmniFocus의 기능과 구성에 비한다면 더욱 현격한 차이가 보인다. Evernote가 GTD 플랫폼으로 많이 채용될 수 있었던 것은 수집 기능이라는 측면에서 였다. 하지만 GTD는 수집된 정보의 평가와 관리가 핵심이라는 점에서 GTD 플랫폼으로서의 한계가 명확하다고 볼 수 있다.

최근 Things 3의 출시로 다시금 Mac과 iOS 기반의 GTD 플랫폼 간의 경쟁이 시작되었다고 볼 때 유료 기능의 Evernote는 이제 GTD 플랫폼으로의 기능은 상실했다고 볼 수 있지 않나 싶다. 나 역시 Evernote의 Premium 사용자이면서도 거의 1 년 이상 서비스를 이용하지 않았고 더 이상 라이센스 연장을 하지 않았다.

The Hit List, 완벽하거나 혹은 잊혀졌거나

Things 3의 출시 그리고 곧 기대되는 OmniFocus 3의 등장 예감(!) 더하여 최근 MS로 인수된 후 새로운 도약을 준비하는 Wunderlist의 소식 중에 잊혀진 하나의 어플리케이션이 있다. Karelia의 The Hit List는 Version 2 등장 이후 거의 5년 째 메이저 업데이트 없이 아직 1.X 버전에 머무르고 있다. 하지만 The Hit List가 OmniFocus나 Things에 비해 기능이 부족하거나 사용이 불편하거나 하지 않다는 점에서 마치 완벽하게 등장했다고 볼 수도 있고, 그럼에도 선두권 3대 어플리케이션에 의해 잊혀졌다고 볼 수도 있다. 물론 개인적으로 상당 기간 사용하고 있는 점에서 당연히 전자라고 볼 수 있다. 아래 링크는 2009년 The Hit List 출시 당시 포스팅한 내용이지만 현재까지 기능에 있어 거의 변화가 없다.

        The Hit List 출시

모두의 바램이라고 할 수 있는 OmniFocus와 Things가 합쳐진 어플리케이션으로서 The Hit List는 세부적인 불편함이나 기능 부족에도 불구하고 전체적으로 완벽하게 출시되었다(가격 역시 $50 수준으로 중간에 자리잡고 있다). 덕분에 운용 중 에러 문제에 대한 패치 수준의 작업 이후 눈에 띄는 기능의 추가는 지난 몇 년간 거의 없었다. 물론 이러한 이유로 OmniFocus의 화려한 변신이나 Wunderlist 같은 신예의 등장에 딱히 그리고 굳이 대응할만한 필요 내지는 요소가 없었다. 애써 불만의 대상을 하나 꼽자면 Calendar 정보와의 동기화 기능이 불편하고 제한적이다는 정도이다.

결론 아닌 결론이라면 최근 출시된 Things 3에 만족하지 못하거나 GTD 스타일에 부족함을 느끼면서 OmniFocus와 같이 복잡하고 지저분한 인터페이스를 싫어 한다면 The Hit List가 제격이라고 할 수 있다. 상대적으로 Things의 인터페이스나 스타일에는 만족하지만 기능에 부족함을 느낀 경우라면 더욱 추천할만한다.

특히 The Hit List가-현재까지-가진 최대의 강점은 구형 하드웨어 및 운영체제에서 사용이 가능한 거의 유일한 GTD 플랫폼이라는 점이다. 현재 버전은 Mac OS X 10.7 라이언에서도 구동이 가능하다. 그 덕분인지 The Hit List는 다른 경쟁 제품에 비해 매우 가볍고 빠르다.

Things 3 출시 - 3.0.3 업데이트

Culturedcode가 처음 Things를 출시할 당시의 분위기를 기억하면 현재는 그 위상이 예전만 못하다고 볼 수 있다. 특히 GTD 스타일을 구현하려는 사용자 입장에서 Things는 OmniFocus의 공격적(?) 변화에 제대로 대응하지 못하고 있다고 본다. 사실 Things는-OmniFocus도 마찬가지이지만-애초 GTD를 기반으로 개발된 어플리케이션은 아니다. 물론 GTD 스타일에 적용하기 좋은 환경을 갖추었다는 점에서 발매 당시 많은 주목을 받은 것은 분명하다.

하지만 결과적으로 시간이 지나 Things 2 출시 이후 결과적으로 OmniFocus 2와의 대응에서 좋은 성과를 보여주지는 못했다고 할 수 있다. 때문에 Things 3 출시에 대한 기대는 상당한데, 무엇보다도 기존에 부족했던 기능들이 어느 정도 보완 내지는 추가 되었다는 측면에서 가장 핵심적인 변화 요소를 확인했다.

UI Design 변화

맥용 Things 3에서는 기존 Things의 고유한 색상과 구성이 완전히 바뀌었다. Mac 버전임에도 마치 iOS 기반 OmniFocus를 보는 것처럼 바뀌어 사용자마다 호불호가 있지 않을까 싶다. 특히 색상이 Mac 스타일에서 iOS 스타일로 바뀌었다. 아마 이런 식으로 변화가 대세인 듯..? 이러한 변화는 이전의 비즈니스 업무 스타일에서 보다 보다 개인적인 스타일로의 변화를 의도한 것인 아닌가 싶다. OmniFocus가 Mac 환경에서는 비즈니스 스타일로 iOS 환경에서는 보다 개인적인 스타일를 지향하는 것에 대한 대응이 아닌가 싶기도 하다.

- 깔끔한 스타일의 Things Version 1과 Version 2의 인터페이스 디자인

물론 인터페이스의 기능적인 측면에서는 이전부터 개선되었다. 선택한 항목의 이동 혹은 프로젝트 지정 그리고 마감일 지정 등과 같은 기능을 화면 하단에서 모두 설정할 수 있다.

- 마치 아이폰이나 아이패드에서 볼 수 있는 앱의 인터페이스 디자인을 갖춘 Things Version 3

반면 여전히 업무 항목이나 프로젝트과 관련된 모든 사항을 마우스로 직접 선택되지 않고 오른쪽 버튼으로 추가 메뉴를 선택하거나 키보드 단축키를 사용하는 것이 더 편한 요소가 많다는 점은 아직 아쉬운 부분이라고 할 수 있다.

또한 Things 3에서는 Today, Upcoming 등 각 분류 카테고리를 별도 윈도우로 분리하여 볼 수 있다. GTD 스타일에서는 딱히 불필요한 기능임에도 추가된 것은 역시 보다 일반적인 업무 관리 앱을 지향하기 위함이라고 볼 수 있다.

Heading & Check List 기능 추가

새로운 Things 3의 등장은 Culturedcode의 OmniFocus 2에 대한 대응이라고 볼 수 있는 지는 모르겠지만-나를 포함하여-많은 이들이 그러한 기대를 하고 있지 않았을까 한다. Things 3의 출시와 함께 즉시 트라이얼을 운용하면서 몇 가지 사안을 확인해야 했다. Things의 극복 과제라고나 할까..? 우선 Things가 OmniFocus나 The Hit List와 비교할 때 가장 근본적인 단점으로 지적되었던 계층 구조의 프로젝트 구성이 제한적이지만 어느 정도 해소 되었다.

이전 Things에서는 프로젝트 내의 별도의 하위 프로젝트 단위를 구성할 수 없었고, 유일하게 Area of Responsibility(Things 3에서는 단순하게 Area로 바뀌었다)를 이용하여 프로젝트를 몇 개의 그룹으로 구성할 수 있는 정도였다. Things 3에서는 프로젝트 내에서 Heading이라는 항목으로 여러 그룹을 구성할 수 있다. 물론 Heading 자체는 일반 항목 외에 Heading을 포함할 수 없으므로 완벽하게 구조화된 프로젝트를 구현하기에는 한계가 있다. 그렇더라도 기존 2 단계 구조에서 3 단계 구조로 확장되었다는 점에서 프로젝트 구성의 유연성은 상당히 개선되었다고 할 수 있다.

하지만 Things 3에서는 Wuderlist와 같이 하나의 항목 아이템 내에서 체크 리스트를 설정할 수 있다. 떄문에 Things 3의 항목은 단순 업무 대상이면서도 프로젝트 처럼 활용도 가능할 수 있게 되었다. 만일 업무 항목이 프로젝트로 변환되면 체크 리스트는 프로젝트 내의 세부 업무 항목으로 전환된다. 반면 업무 항목 내의 체크 리스트의 개별 사안에 대해서는 별도 날짜나 마감일 그리고 태그를 지정할 수 없고 다른 항목으로 이동되지도 않기 때문에 완벽한 계층적 프로젝트 구성에는 여전히 한계가 있다. 또한 체크 리스트 사항이 모두 완료되었다고 하더라도 To-Do 항목이 완료 상태로 바뀌지는 않는다. 그럼에도 기존 Things 사용자 입장에서 본다면 더 이상 계층 프로젝트 구성에 대한 불만이나 어려움은 상당히 해소되었다고 볼 수 있다.

정리하자면 Things에서 계층적 관리를 위한 구조를 보면 다음과 같이 확장할 수 있다.

        Area > Project > Heading > To-Do > Check List

버전 3.0.3에서는 프로젝트의 Heading 내의 여러 체크 리스트를 별개의 Heading으로 분리하여 생성하기 위해서는 New Heading with Selection 명령을 정상적으로 사용할 수 있다. File 메뉴에서 Option 키를 누르면 New Heading 항목이 New Heading with Selection으로 전환된다.

프로젝트에서 개선되었으면 하는 사항이 여전히 남아 있는 것은-Things의 특징이기 하지만-하나의 프로젝트가 다른 프로젝트로 옮겨지면서 업무 항목으로 변환되지 않기 때문에 일단 프로젝트로 설정된 사안은 내부 항목을 직접 옮기고 해당 프로젝트는 삭제해야 한다. 다시 말해 To-Do 항목은 Project로 전환이 가능하지만 그 반대로 불가능하다.

Calendar 통합

Things 3에서는 iCal이 캘린더로 대체되면서 삭제된 달력 기능이 다시 추가되어 Upcoming 기능이 생겼다. Thing 2의 Scheduled 기능은 삭제되었다. Upcoming 기능은 달력 정보를 직접 입력할 수 있는 것이 아니라 OmniFocus의 Forecast처럼 캘린더의 모든 내용을 Things 3에서 확인할 수 있도록 되어 있고, Things의 업무 항목도 함께 관리할 수 있다.

하지만 OmniFocus와 달리 달력이나 간트 스타일이 아닌 단순 월별 목록으로 표시해 주기 때문에 크게 주목하기는 힘 든 기능이다. 이왕 추가된 기능이라 보면 달력 형식으로 수정되면 좋을 것 같다.

Import 기능

Things 3의 현재 상황을 대변한다고도 볼 수 있는 기능이 다른 경쟁 제품의 정보를 가져올 수 있는 Import 기능이 추가되었다. 물론 Things 2의 자료도 가져올 수 있다. Things 2의 자료 별도 Import 명령이 아니라 Preference에서 실행할 수 있다. 그외 어플리케이션의 정보는 Import 기능을 이용하는데, Import 할 수 있는 대상에서 Wunderlist가 직접 계정에-매번-접속하여 정보를 가져올 수 있다. Wunderlist의 목록이 Things의 프로젝트로 전환 되지만 항목의 세부 정보들은 재지정해야 한다. 예로 일정 기간 반복되는 항목 자체는 읽어 들어지만 반복 정도는 다시 설정해야 한다.

그리고 버전 3.0.3으로 업데이트되면서 또 다른 인기 어플리케이션의 하나인 Todoist의 정보를 가져올 수 있는 기능이 추가되었다.

Things 3의 Import 기능은 글자 그대로 다른 어플리케이션의 정보를 Things로 가져와 사용하는 플랫폼 전환을 위한 것이다. 다시 말해 계속 Import 기능을 수행하면 당연하게 동일한 내용이 추가된다. 두 어플리케이션의 정보 공유 기능이 아니다. Things 2의 정보를 Things 3로 Import 한 후에는 Things 2의 Things Cloud가 꺼지게 된다. 다시 말해 Things 2와 Things 3가 Things Cloud 환경에서 동시에 운용될 수 없다. 어느 한 버전에서 Things Cloud를 사용하지 않는다면 두 프로그램을 모두 사용할 수 있다.

새로운 버전으로 업그레이드 되는 댓가로서 당연하다고 생각할 수도 있겠지만 OmniFocus가 Omni Sync Server를 이용하여 OmniFocus 1.x과 OmniFocus 2.x를 함께 운용하는 것에 비해 적지 않은 불편함을 줄 수도 있지 않을까 싶다.

현재 Things 2와 Wunderlist 이외 어플리케이션의 정보는 별도 Apple Script를 이용하도록 되어 있다. Import 메뉴에서 ‘Import from Oter Apps…’를 선택하면 Culturedcode 사이트로 연결되어 OmniFocus Pro, Outlook for Mac 그리고 Toodledo 정보를 가져오기 위한 Apple Script 파일을 다운로드할 수 있다.

하지만 OmniFocus Pro Import를 실행해보니, 내가 사용하고 있는 OmniFocus Pro의 정보를 가져오는 도중에 에러를 발생시켰다. Apple Script 편집기에서 확인해 보니 대략 OmniFocus Pro의 Defered 및 Due 날짜 처리에 문제가 있는 것 같은데 좀더 들여다 봐야 할 것 같다. 상대적으로 구조와 내용이 좀더 복잡한 OmniFocus Pro의 정보를 전환하는 것은 쉽지 않을 수도 있겠다.

하지만 곧 버전 3.0.2로 업데이트되면서 OmniFocus 정보 업데이트 오류는 해결 되었으며, 버전 3.0.3에서도 남은 업데이트 오류도 수정되었다. 이런 빠른 대응 좋다.

Import가 완료되고 나면 OmniFocus의 프로젝트는 Things 프로젝트로 이전되며, Folder는 Area로 이전된 것을 알 수 있다. 단, OmniFocus에서 완료나 삭제로 표시된 프로젝트나 폴더들도 모두 이전된다. 이런 경우를 피하려면 OmniFocus의 삭제 정보를 완전히 재삭제해야 한다.

Multi Tags

Things의 장점 혹은 특징이라고 할 수 있는 하나를 꼽으라면 단연 하나의 아이템에 대한 여러 개의 태그를 지정할 수 있는 멀티 태그 기능이다. 하지만 Things 3에서는 의도했는지 아니면 내가 오해한 것인지 태그 기능의 사용성이 오히려 낮아졌다고 생각된다. Things의 멀티 태그 기능은 사실 계층화 구성이 어려운 문제를 장점으로 전환시킬 수 있는 핵심 요소라고 할 수 있다. 하지만 Things 3에서 Heading이나 Check list와 같이 계층적 관리 기능이 보완되면서 멀티 태그라는 핵심 기능이 이전만큼의 효용성을 갖추기 힘들지 않나 싶다. 아직까지는 짐작이지만..?

뜬금 없는 This Evening..?

Things 3의 변화된 기능 가운데 가장 뜬금 없다고 생각되는 것이 업무 항목에 대한 날짜 및 시간 지정에서의 This Evening 설정이다. 물론 용도나 의도는 충분히 이해하지만 굳이 Things 같이 GTD 스타일을 지향했던(!) 어플리케이션에서 어떤 효용성을 제공할 수 있을 지 의문스러운 기능이다.

Contact 항목 삭제 예정..?

Things 3에서는 이전에 있는 Contact 항목이 삭제될 예정이다. 아직 Things 2의 정보 이전을 위해 유지되고 있기는 하지만 곧-아마 예고도 없이-제거될 것 같은데.. GTD 사용자에게는 업무 위임이나 공유 업무를 위해 꽤나 유용했던 기능이라는 점에서 제거할 필요가 있는 지 의구심이 든다. Things 3에서는 Contact 정보를 대신하여 해당 항목에 대한 태그를 사용하기를 권하고 있다. 그렇더라도 일단 현재 버전에서는 강제로 Contact 기능을 통해 주소록의 정보에 접근이 가능하다.

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Things 3, 일단 오래 시간의 기다림에 비해 걱정이 앞선다…? Things 3가 Things 2에 비해 많은 개선을 보여주고 있는 것은 사실이다. 특히 보다 계층화된 관리가 가능하게 되었다는 점은 Things의 가장 큰 단점내지는 부족한 점을 보완하는데 큰 기여를 할 것이다. 하지만 OmniFocus 사용자 입장에서 Things 3를 다른 유사 혹은 경쟁 제품과 특별하게 볼 요소는 없다. 특히 GTD 스타일러로서 OmniFocus에 대응하기에 Things 3는 여전히 부족하고 보여 진다. 물론 Things만의 특징이라고 본다면 단순하게 OmniFocus에 비해 기능이 부족하다는 식의 표현은 과하다는 것도 인정한다.

그러나 OmniFocus와 비교하여-GTD 플랫폼으로서-Things 3는 이미 경쟁력을 상실했다고 보여진다. 단순하게 일정이나 업무 관리 용도라면 다른 경쟁 제품에 비해 세련되고 체계적이라는 점에서 여전히 구입할만하다고 할 수 있다. 특히 이미 Things에 익숙하거나 Things 만으로 업무 관리를 진행해 왔다면 Things 3는 필히 업그레이드할만한 어플리케이션이다. 그럼에도 Things 3의 가격은 Wunderlist와 같이 기본 기능을 무료로 운용할 수 있는 제품과의 경쟁에서 사용자들의 선택에 어떤 영향을 줄지 궁금하다. 개인적으로는 맥용 Things 3는 의무감에서 구입하게 될 것이다. 하지만 iOS 기반의 아이폰 앱과 아이패드 앱은 과연 구입할 지 의문이다.

현재 맥용 Things 3는 Mac App Store를 통해서만 구입 가능하다. 이것은 이전 사용자들에 대한 업그레이드가 쉽지 않는 것을 의미한다. 그래도 어플리케이션 내에서의 업그레이드는 자체 실행이 가능하다. 출시 기념으로 Culturedcode에서는 Things 3 발매와 함께 현재 20% 할인 행사를 진행한다.

마이크로소프트(Microsoft) To-Do vs. Wunderlist

마이크로소프트의 To-Do가 프리뷰라는 이름을 달기는 했지만 공개된 이후 PC World에 관한 기사가 떴다.

What's wrong with Microsoft To-Do: 8 things lacking in Wunderlist's replacement

일단 제목으로 볼 때 To-Do가 Wunderlist의 대체라는 것을 전제로 하고 진행된 내용인데, 그런 시각에서 볼 때 결론은 To-Do는 Wunderlist의 기능 중 제대로 구현한 것은 하나도 없다는 것이다. 그렇다면 과연 To-Do가 Wunderlist의 후속 혹은 대체 제품이라고 할 수 있는 가 싶다. 우선 기사에서처럼 To-Do에서 빠졌다는 Wunderlist의 기능은 다음과 같다. 일단 개별 사안에 대해 잠시 생각해 보자면,

• 협업(Collaboration), 기사에서도 언급되었지만 Wunderlist가 OmniFocus나 Things에 비해 가지는 거의 유일한 장점은 Mac OS 환경이 아닌 PC/WIndows을 비롯한 여러 환경에서 접근 및 공유가 가능하다는 점이다.물론 좀더 확장된 기능을 사용하기 위해서는 프로 사용자로 업그레이드가 필요한 경우도 있기는 하다.
• 다른 어플리케이션과 통합(Integaration with other services), 협업 기능과 함께 Wunderlist가 가진 주요한 기능의 하나가 다른 어플리케이션과 정보를 공유하는 기능이기 하지만 대부분의 사용자에게 이러한 기능이 실질적으로 주요한 지는 의문스럽니다. 기능을 평가를 위해 한번 응용에 보면 경우는 있지만 특정 어플리케이션과 함께 운용하기는 각 플랫폼에 항상 플러스 요인이 된다고는 보기 힘들다.
• 구조화된 목록(Folders & subtasks), To-Do가 구조된 목록이나 폴더를 지원하지 않기 때문에 Wunderlist의 항목을 가져 올 때 곤란한 경우가 생길 수가 있다는 점에서 이러한 기능은 To-Do는 물론 다른 업무 관리 앱이 모두 검토해야 할 사안이라고 할 수 있다.
• 스마트 리스트(Smart lists), Wunderlist나 OmniFocus 등과 같은 어플리케이션을 생산성 향상에 보다 적극적으로 활용하기 위해 꼭 필요한 기능이 필터 및 스마트 리스트 생성이라고 할 수 있다. 문제는 앞서의 경우와 마찬가지로 대부분의 경우에는 기본 리스트 만으로도 관리에 벅차다는 것이다.
• 달력 기능 연결(Calendar tie-ins), iCloud과 Google Calendar에 정보를 연동하게 되면 업무 관리의 효용성은 크게 향상될 수 있다. 하지만 절대적인 핵심 기능이라고 할 수는 없다. OmniFocus의 Forecast View와 유사하다고 볼 때 그 필요성은 사용자마다 다르지 않나 싶다.
• 파일 첨부(File attachments), 항목에 파일 첨부가 가능하면 특정 파일이 관련된 작업의 효용성이 크게 개선될 수 있지만, 파일 수정 대상이 특정 디렉토리나 위치에 정확하게 지정되어 유지될 수 있느냐가 관건이라고 할 수 있다.
• 스마트워치 앱(Smartwatch apps), 애플워치나 다른 워치가 필요하기 때문에 패스 ~.
• 배경 화면(Background themes), 이게 왜 꼭 필요한 기능인지 궁금하다.

과 같다. Wunderlist의 프로 사용자로서 위 기능 중 배경 화면이나 스마트 워치 앱 등은 굳이 언급할 필요가 없는 사안이다.그 외 항목은 Wunderlist는 물론 다른 업무 관리 어플리케이션이나 앱에서 모두 혹은 일부가 제공되고 있는 기능이기 때문에 To-Do가 Wunderlist로부터 계승해야 할 사안이라고 할 수는 없다. 또한 위 기능들이 Wunderlist에서 완벽하게 지원되지 않고 있거나 사용에 불편함이 적지 않는 것도 많다.

그럼에도 이런 기사까지 뜨는 걸 보면 비록 프리뷰라고 하더라도 To-Do에 실망했다는 표현일까? Wunderlist가 마이크로소프트 영향 아래 어떻게 변화할 지는 모르겠지만 지난 번 포스팅에서처럼 괜찮은 어플리케이션 하나가 괜히 사라지지 않으면 좋겠다. 이 기사는 Wunderlist 띄워지기가 목적이라면 더 좋겠다.

마이크로소프트(Microsoft) To-Do

마이크로소프트가 무슨 짓을 하고 있는 지는 모르지만 Outlook의 확산에 열을 올리고 있는 것은 분명하다. 특히 기존 Hotmail 계정을 Outlook.com 계정으로 통합하고 설치 및 웹 버전으로 오피스를 공급하면서 바야흐로 언제 어디서나 마이크로소프트 오피스를 사용할 수 있는 세상으로 만들고 있다. 마이크로소프트가 무서운 것은-비록 예전에 비해 영향력이 많이 줄었다고 하더라도-데스크 탑 환경에서의 절대적 지위를 이용하여 여러 어플리케이션의 선점이 가능하다는 것이다. 물론 실패한 경우도 적지 않다.

어쨌든 To-Do의 경우 딱히 기다린 제품은 아니지만 관심을 가진 대상임은 분명했다. 물론 Wunderlist 인수에 따른 조치라고 보기에는 딱히 특별한 기능이 눈에 띄지는 않기 때문에 그 연장선에 있다고 보기는 아직 의문스럽다. 오히려 Wunderlist가 Outlook의 확산을 위한 재물이 되지 않을까 걱정도 된다.

To-Do는 기능적으로 볼 때 이미 앱 스토어에 올라온 수 많은 업무 관리 내지는 태스크 매니저에 비교할 수 없을 정도로 단순한다. 솔직히 너무 단순해서 뭔가가 숨어 있지 않나 한참을 뒤졌다. 이 정도 앱이라면 앱 개발을 시작한 누구라도 가능하겠다라고 싶을 정도였다. 때문에 다른 앱이라면 눈길도 주지 않겠지만 마이크로소프트라는 점에서 살펴 볼 필요가 있지 않을까 싶다. 앞선 언급한 바와 같이 기능적으로 너무 단순하여 누구나 사용이 가능한 것이 특징이라고 할 수 있다. 일정을 등록하고 마감 일자나 알림 일자를 입력하는 것으로 끝이다. 항목이 많으면 별도 리스트를 만들어 구분할 수 있다.

하지만 아직 확실하게 경험해 보지 않았지만 마이크로소프트의 소개라면 여러 항목 중 ‘제안 리스트’를 별도로 생성하여 사용자에게 ‘제안’ 및 ‘포커스’라는 구분으로 필요한 시기와 장소에서 제안해 주는 기능을 제공한다고 한다. 사실 여러 앱에 아직 있는 듯 없는 듯한 기능이다.

특이하게 생각할 수도 있는 점은 Wunderlist와 ToDoist의 정보를 가져올 수 있다. 접근이 쉬워서 그런 것인지 협력 관계가 있어서 그런 것인지 아니면 Wunderlist는 물론 ToDoist도 사용자가 많아 그런 것인지는 모르겠지만, 일단 해당 앱의 서버에 직접 연결하여 정보올 수 있다. 요즈음 이런 앱들이 모두 별도 서버나 클라우드 기반으로 정보를 공유하기 때문에 어렵지 않는 일이니 다른 경쟁 앱과의 연동도 가능하지 않을까 싶다.

To-Do 입력한 사항은 앱은 물론 웹 그리고 Outlook에서 모두 공유된다. 따로 특정한 설정을 하지 않더라도 마이크로소프트 기반의 어플리케이션에서 이렇게 공유된다는 자체가 엄청난 경쟁력이 아닐 수 없을 것이다. 당연히 To-Do 앱은 물론 서비스를 사용하기 위해서는 마이크로소프트 계정이 필요하다. 현재는 학교나 직장으로 등록된 계정은 지원하지 않는다고 공지되어 있다. 일반 개인 계정을 사용하면 된다.

역시 To-Do와 같은 기능은 스마트 폰에서 운용될 때 그 효용성이 가장 높다는 점에서 이미 아이폰과 아이패드 앱이 공개되어 있다. 당연히 안드로이드나 윈도우에서도 다운로드가 가능하다.

이제 갓 등장한 앱이라면 이렇게 관심을 받을 리가 없겠지만 확실히 마이크로소프트라는 이름 자체가 주는 영향력은 결코 무시할 수 없다. 그렇더라도 Wunderlist는 계속 볼 수 있으면 좋겠다.

[OmniFocus의 기본 운용] 구입 및 설치

현재 OmniFocus(이하 OF)는 맥킨토시 Mac OS 버전과 스마트 기기 iOS 버전으로 공급되고 있다. 때문에 여러 기기에서 함께 OF를 사용하고자 할 때 비용이 만만치 않은 것이 고민되는 부분이다. 하지만 운용의 효율성 측면에서 Mac OS 버전 없이 iOS 기반에서만 OF를 운용한다는 많은 불편함을 감수해야 할 수 있다. 때문에 OF에 대한 기능적 설명은 Mac OS 버전을 기준으로 한다.

1. OmniFocus 구입처

iOS 버전의 OF는 App Store를 통해 구입할 수 밖에 없지만 Mac OS 버전의 OF는 OmniGroup 사이트와 Mac App Store에서 구입할 수 있다. 기능적으로 동일하지만 빠른 업데이트나 베타 버전 사용의 편의성으로 본다면 OmniGroup 사이트에서 직접 구입하는 것이 더 편리하다. 학생이나 교육 기관에서는 교육용 버전을 구입할 수 있는데, OmniGroup에서는 교육용 버전에 대한 사용자 확인을 따로 진행하지 않는다. 물론 구입 과정이나 결제 방식 특히 등은 Mac App Store가 더 수월하다. 반면 Pro 버전으로의 업그레이드 등은 OmniGroup 사이트에서 구입하는 것이 더 편리하다. 더불어 OmniGroup 웹 사이트에서는 Mac OS 버전의 OF는 2 주간의 시험 사용 기간이 제공된다.

현재 OF는 OmniFocus 2를 지칭한다. 하지만 현재의 OF가 이전의 OminiFocus(이하 OF 1)에 비해 인상적이거나 기능적으로 효용성이 탁월하다고 보기는 힘들다. 하지만 이미 OF의 버전이 2.X까지 올라온 시점에서 OF 1과 비교한다는 것은 의미가 없기 때문에 OF 1에 대한 내용은 따로 다시 정리하고자 한다. 실제로 지금의 OF에 익숙한 입장에서는 OF 1의 구성과 기능이 낯설게 보일 수 있다. 개인적으로 볼 때 GTD 운용 측면에서 본자면 OF 1이 기능적으로 더 효율적일 수 있다고 생각한다. 현재도 OF의 데이터를 OF 1에서도 사용할 수 있기 떄문에 기회가 된다면 OF 1에 대한 경험을 해보는 것도 좋을 것 같다. 하지만 Mac OS의 버전이 업그레이드되면서 OF 1의 구동에 문제가 발생하는 경우가 빈번해지고 있다는 점은 안타깝다. iOS 버전에서도 마찬가지로 OF 2로 대체되었지만 Mac OS 버전 만큼의 변화를 느끼기는 힘들고 또한 이전 버전에 대한 다운로드 자체가 지원 되지 않기 때문에 버전 간의 비교나 구분은 의미없게 되었다.

2. Standard vs. Professional 버전

OF는 이미 OF 1 시절부터 표준(standard) 버전과 프로(professional) 버전으로 구분되어 공급되었다. 두 버전 간의 차이가 $40와 $80로 두 배라는 것에 비해 일반 사용자 입장에서 차이는 크지 않다. 여러 기능적 차이가 있지만 크게 본다면 프로 버전에서는 AppleScript 지원과 Perspective 화면 구성 기능을 사용할 수 있다는 정도라고 할 수 있다. 다시 말해 GTD 운용 체계로서의 기능 차이는 없다. 또한 프로 버전에서도 이런 추가 기능을 제대로 활용할 수 있는 기회를 가지는 것은 쉽지 않을 것이다. 향후 필요하면 언제라도 표준 버전에서 프로 버전으로 업그레이드가 가능하기 때문에 굳이 처음부터 괜히 프로 버전을 고집할 필요는 없다.

Perspective 기능은 화면 구성을 사용자화하여 OF의 활용성을 좀더 개선할 수 있다는 장점을 제공하지만 절대적이거나 필수적으로 사용할만한 기능이라고 볼 수는 없다. 특별히 개별 사안의 시간이나 특정 위치 등과 같은 조건을 사용하여 좀더 집중된 업무 목록을 구성하는 등에 이용할 수 있다. 예로 5분이나 10분 정도의 짜투리 시간에 처리할 수 있는 일이 많거나 집이나 회사가 아닌 특정 외부 장소에서 해야 할 일이 많은 경우라면 상황이나 조건에 맞는 Perspective 화면을 구성할 수 있다. 이러한 Perspective 화면은 특히 iOS 기반의 OF와 함께 사용할 때 매우 유용할 수 있다.

 iOS 버전에서도 표준 버전과 프로 버전으로 구분되는데 Mac OS에서의 만큼은 아니더라도 $40와 $60 간의 차이는 Perspective 기능 정도 만이 추가된 프로 버전으로 얻을 수 있는 효과가 의문을 가질 수 밖에 없다. 만일 Mac OS에서 프로 버전을 이미 사용하고 있다면 같은 구성을 공유할 수 있다는 점에서는 IOS에서도 프로 버전을 갖출 필요는 있을 것이다. iOS에서도 표준 버전에서 프로 버전으로 업그레이드가 가능하다.

3. Mac OS vs. iOS

OF는 Apple Watch를 위한 WatchOS 버전도 사용할 수 있는 현재 포스팅에서 이를 제외한다(내가 AppleWtach를 사용하고 있지 않기 때문이다). Mac OS를 사용하는 맥킨토시 뿐만 아니라 iOS 기반의 아이폰과 아이패드를 모두 갖추고 있는 경우라도 외부 이동중인 경우를 제외하고는 상대적으로 Mac OS 기반에서의 OF 운용에 집중될 수 밖에 없고 실제로 운용 효용성이 가장 높다고 볼 수 있다. 때문에 아이폰이나 아이패드에서 iOS 기반의 OF만을 사용한다는 것은 애초 OF가 제공하는 GTD 체계를 제대로 경험하기가 쉽지 않다. 상대적으로 넓은 화면의 아이패드가 아이폰에 비해 인터페이스 측면에서 나은 점이 있지만 맥킨토시에서 운용하는 것도 비교할 수는 없다. 하지만 사진이나 이미지 수집 그리고 위치 이동에 따른 업무 목록 파악 등은 맥킨토시 기반의 OF에 비해 매우 효율적이기 때문에 가능하면 Mac OS와 iOS 환경에서 OF를 함께 운용하는 점이 가장 좋을 수 있다. 물론 비용이 만만치 않게 부담이 될 수도 있지만. 그렇다라도 두 환경을 함께 사용하게 되면 이동이 잦다는 등과 같은 경우가 아니라면 Mac OS에서의 OF 운용에 더 힘이 가게되는 것은 어쩔 수 없는 사실이다.

비약으로 보일 수도 있겠지만 아이폰이나 아이패드에서만 OF를 사용하게 되면 GTD가 아닌 일반적인 업무 관리 도구처럼 전락하게 될 위험이 있다. 그리고 같은 절차를 수행함에 있어 맥킨토시에 비해 너무 피곤하다. 때문에 iOS 기반에서만 운용을 생각한다면 오히려 OF 보다는 Things가 보다 현명한 선택일 수 있다고 본다.

결과적으로 Mac OS와 iOS 환경에서의 OF 간의 선택은 의미 없는 비교하고 할 수 있다. 물론 Mac OS 환경에서 OF 사용을 위해 맥킨토시를 구입하는 경우를 예상할 수는 없겠지만, 맥킨토시 사용자라면 OF는 충분히 투자할 만한 가치가 있다고 본다. 개인적으로는 iGTD 그리고 OF를 운용하기 위해 PowerPC 기반의 iBook 그리고 MacBook으로 업그레이드한 당사자이기도 하다.

4. 설치 및 업그레이드

OF는 OmniGroup 웹 사이트나 Mac App Store에서 구입할 수 있는데, 이후 업그레이드나 버전 업 역시 해당 구입처에 제한된다. 그리고 교육용 버전의 경우는 OmniGroup 웹 사이트에서만 가능하다. 상용 버전으로 OmniGroup 웹 사이트에서 구입한 경우, 표준 버전에서 프로 버전으로의 업그레이드 그리고 OF 1의 OF 2로의 업그레이드가 가능하다. 구매 페이지의 업그레이드 링크로 들어가 아래와 같이 이전 라이센스에서 등록된 사용자 이름과 라이센스 키를 입력하면 적용 가능한 업그레이드 항목이 나타난다. 항목 선택 후 결제를 진행하면 OF의 라이센스가 발급된다.

만일 Mac App Store에서 구입한 경우라면, OF의 메뉴의 In-App Purchase을 선택하여 프로 버전을 구입하거나 업그레이드를 지정할 수 있다.

업그레이드의 경우 설치된 OF 1을 확인하기 위해 Verify 선택한 후 시스템에 OF 1이 설치되어 있어야 한다. 현재는 Mac App Store에서 OF 1의 다운로드가 불가능하므로 사용자의 구입 목록에서 선택할 수 있다. Verify가 완료되면 Buy로 변경된 진행할 수 있다. 이후 OF를 재설치할 경우에는 In-App Purchase에서 Restore Purchase를 선택하여 프로 버전으로 다시 업그레이드할 수 있다.

iOS 버전의 경우에는 App Store에서만 구입이 가능하다. 먼저 OF를 구입한 후 프로 버전으로 업그레이드는 Mac App Store의 OF와 마찬가지로 Settings 메뉴의 In-App Purchase을 통하여 구매할 수 있다. 만일 기존 OmniFocus 1을 사용하고 있다면, OF 1이 설치된 상태에서 OF 2를 새로 설치한 후 In-App Purchase에서 무료 업그레이드가 가능하다. 하지만 App Store의 In-App Purchase에서 무료 업그레이드가 불가능한 특징으로 인해 우선 업그레이드 구매을 진행한다. 그러면 자동으로 설치된 OF 1을 찾아 $0의 비용이 청구되면서 업그레이드가 완료된다. 일단 업그레이드가 되면 결제한 Apple ID를 이용하여 나중에도 재설치할 수 있는데, 다운로드한 표준 버전의 OF에서 Settings의 Upgrage to Pro 항목에서 Resotre Purchase를 선택하여 프로 버전의 설치가 가능하다. 다른 iOS 장치에서 설치 및 프로 버전 업그레이드가 필요한 경우에도 동일한 방법을 사용하면 된다.

Mac OS 버전이나 iOS 버전 모두 기존 OF 1이 설치된 상태에서 OF 2로 업그레이드된 이후 두 버전 모두 운용이 가능하기 때문에 이전 버전을 따로 삭제할 필요는 없다.

하지만 IOS 버전에서 약간의 문제(?)가 있었는데, OF 2가 아이폰 전용과 아이패드 전용으로 구분되어 출시된 이후 iOS 유니버셜 버전으로 다시 출시되었기 때문이다. 현재 아이폰 및 아이패드 버전의 OF 1 사용자의 경우는 모두 OF 2 유니버셜 버전을 구입하면 된다. 반면 이미 아이폰 전용 OF 2(유니버셜 버전과 구분하기 위한 OmniFocus Legacy Support 버전이라고 부르게 된다)를 구입한 경우에는 유니버셜 버전으로 무료 업그레이드가 아닌 OmniFocus Legacy Support Bundle을 50% 할인된 가격으로 구입하는 방식을 선택하게 된다(Mac App Store와 달리 App Store에는 Bundle 기능이 있어 그나마 다행이다). 아이폰 사용자 입장에서는 $20의 가격으로 아이폰, 아이패드 그리고 애플워치에서 사용 가능한 세 개의 앱을 얻는다고 볼 수 있지만 왠지 손해 보는 느낌이 들기도 한다. OmiGroup이나 사용자 입장에서는 아이폰 전용 OF를 더 이상 제공하지 않는 것이 편하겠지만 기존 구입자의 기능 업데이트를 위한 계속 App Store에서 제공되고 있다.

덕분에 이에 해당되는 사용자는 구입 목록에 아이폰 OF 2와 iOS OF 2가 함께 등록되어 향후 새로 설치할 때 굳이 설치할 필요없는 아이폰 버전을 설치한 후 다시 iOS 버전을 설치하는 혼란이 발생할 수 있다. 아이폰 전용 OF 2은 Pro Upgrade 지원에 문제가 있기 때문에 설치 후에 확인할 수 있게 된다.

개인적으로도 아이폰과 아이패드에서 OF 1를 각각 사용하다가 아이폰 OF 2가 먼저 출시되면서 구입했기 때문에 위 사항에 해당된다. 아이폰과 아이패드로 이어지는 과정에서 OmniGroup이 경쟁 제품을 너무 인식하여 아이폰 버전 출시에 너무 급하게 대응한 결과이지 않나 싶다. 그런 점에서 아이패드 버전 전용 OF 2는 아이폰 버전과 달리 유니버셜 버전으로 무료 업그레이드가 지원된다.

마지막으로 포스팅의 결론을 적자면 맥킨토시, Mac OS 버전의 OmniFocus를 운용하지 않는다면 굳이(?) iOS 버전의 OmniFocus 만으로 GTD 효율적 운용이 만족스럽지 않을 수 있다는 것이 개인적이 생각이다.

관리 체계 운용의 목적 - GTD vs. 가계부

사람마다 GTD를 비롯한 여러 업무관리체계나 자기계발도구에 대한 호불호가 다르겠지만 아마도 많은 경우 자금이나 비용 그 이전에는 용돈 관리를 위해 가계부 혹은 금전출납부를 사양해 본 적이 있을 것이다. 지금동 항상 새해가 되면 많은 주부들이 가계부를 새로 구입하거나 가계부 관리 자체를 시작하는 경우가 적지 않다고 본다. 일반적으로 가계부라면 가계 재정을 관리하는 아내나 주부들이 상대적으로 많이 사용하겠지만 제한된 비용에 효과적으로 관리하고자 하는 의도에서 사용하는 남자들도 분명 적지 않을 것이다. 사실 비용 관리는 GTD 등과 같은 관리 체계 만큼이나 내게 있어서도 관심사의 하나였다. 특히 컴퓨터 기반에서의 비용 관리를 통한 나름의 효용성에 큰 기대를 하고 이런 저런 도구들을 사용해 본 적이 많았다. 가장 오랫동안 그리고 만족하면서 사용했던 것은 Microsoft의 Money 였는데, 한국 상황이 제대로 지원되지 않았음에도 거의 3~4년에 걸쳐 사용하지 않았나 싶다. 아쉽게도 Microsoft 조차 Inutit의 Quicken을 넘어서지 못하고 2009년 경 약 20년에 걸친 Money의 공급을 중단하게 된다. 이후 다시 맥킨토시가 내 주력 기종으로 자리잡게 되면서 지속되어 오던 Money도 Mac OS X 기반의 어플리케이션으로 대체되었고, 지금은 Nothurst의 Moneywell을 사용하고 있다. 한국 현실에서 Quciken이나 QuickBooks를 사용할 처지가 안되는 고만고만한 여러 개인용 금전관리 소프트웨어 중 그나마 몇 년에 걸쳐 사용되어 오고 있지만 항상 다른 제품에 눈이 돌아가기도 한다. 이 포스팅을 하게 된 것은 개인용 금전관리 소프트웨어에 비교나 효용성에 대해 적고자 하는 것은 아니고 어떤 의도에서 인지 과연 가계부나 이런 비용 관리 프로그램을 사용하는 목적에 대한 의구심을 가지게 되었기 때문이다. 개인적으로 일주일에 한 번씩 사용한 비용에 대해 Moneywell를 통하여 정리한다(나와 아내는 서로의 수입 관리를 별도로 하기 때문에 상대적으로 관리나 운용의 폯이 좀더 자유롭지 않나 싶다). 한 달에 일정 부분 용돈을 받아 쓰는 경우라면 분명 허덕이기에 충분한 금액이니 따로 관리의 필요성을 느끼지 못할 수 도 있겠다 싶다.

 가계부를 사용하는 목적은-아마도 여러 전문가들의 조건에 따르면-우선 수입과 지출의 기록에서 시작하여 비용의 지출 내역 확인과 분석 그리고 이후 예산의 책정과 조절로 이어지므로 써 비용을 절약하고 저축을 하고 그리고 필요한 자금을 확보하기 위한 개인적 차원의 관리를 위함이라고 한다. 하지만 나를 포함한 대부분의 사람들은 첫 단계인 비용의 지출 기록만으로도 힘겨운 시간을 보내고 결국 몇 주나 몇 달을 지속하지 못하고 내년을 기약하는 된다고 한다. 내 경험에 비춰 실제로 그러했고 그나마 현재 지출의 기록 수준을 겨우 유지하고 있다. 몇 년에 걸쳐 진행해 오고 있지만 중간에 상당 기간 가계부의 내용과 통장 잔액 간의 큰 차이에 몇 번의 리부팅을 거쳤는 지는 굳이 말하지 않아도 다들 이해할 것이라 생각한다. 그러는 가운데 도대체 내가 이 짓을 왜 하는 지에 대한 의문이 다시금 찾아 들기 시작했다. 결국 나 역시 가계부 운용의 목적에는 근접하지도 못하고 자료 입력에만 겨우 대응하고 있다는 점에서 금전 관리의 지속에 대한 효용성에 의문을 가지게 되었다. 요즈음은 신용카드나 통장에서의 입출력이 모두 문자 메시지나 메일로 전송되기 때문에 직접적인 현금 사용 내역 외에는 관리 대상의 거의 없다고 볼 수 있다(나만 그런지 몰라도 언제나 현금 잔액은 일치하지 않는다). 때문에 관리 프로그램에 입력하거나 입력된 내용과 확인하는 절차로 마무리된다. 그나마 내가 사용하는 어플리케이션이 국내 은행이나 신용카드를 지원하지 않기 때문에 수작업을 하는 것이고 최근에는 국내의 포털에서 제공하는 서비스나 스마트 폰 어플리케이션등에서는 국내 금융권의 정보를 직간접적으로 운용할 수 있기 때문에 훨씬 적은 노력으로 입력 관리가 될 것이다.

 하지만 국내외 상황이나 온-오프 라인 환경을 떠나 항목 입력 이외의 내용이나 기능으로 진행은 쉽지 않을 것으로 생각된다. 수입이 가계부를 즐겁게 쓸 정도가 풍족하다면 모를까 만일 그렇다면 굳이 가계부를 쓸 이유도 없겠지만. 가계부의 본격적 활용으로 진입하지 못하는 이유가 무엇일까? 그것은 GTD에서 업무 관리의 궁극적 목적에 접근하지 못하는 이유와 다르지 않다는 생각이 들었다. 나 스스로는 그나마 GTD를 통하여 삶을 나름 계획한 대로 운용하도록 노력하고 작은 결실을 얻고 있다고 자위하고 있지만 가계부와 같은 보다 명확한 목적을 가진 금전 관리 체계를 제대로 운용하지 못하고 있다는 점에서 착각에 빠져든 것이 아닌가 하는 불안감을 가지게 되었다.

모든 관리 체계라는 것이 운용 목적을 떠나 습관화되거나 적응이 되면 절차적인 관리로 전락되는 경우를 많이 보게 되는데, 가계부 나아가 GTD 역시 마찬가지가 아닐까 싶다. 아마도 GTD를 운용하는 목적이 명확하고 계획대로 관리되어 지고 있다면 가계부를 운용하는 목적 역시 어렵지 않게 달성될 수 있으리라 본다. 만일 가계부를 통하여 달성하고자 하는 목적, 저축의 확보나 예산의 균형적 배분 등이 현실적으로 의미가 없다면 가계부를 운용할 효용성이 없다고 판단하는 것이 옳다고 생각된다. 단순한 지출 항목의 입력 후 다시는 보지 않을 내용이라면 당연한 결과일 것이다. 그러므로 GTD 시스템을 통하여 우리 삶에서 스트레스가 줄어 둘고 나 스스로가 하고 싶은 일을 위한 시간이 확보되지 못하고 혹은 나름 의미없는 결과를 도출하지 못하고 있다면 이 관리 체계에 문제가 있거나 제대로 운용하지 못하고 있다는 결론에 도달하지 않을까 싶다. 삶에서 돈과 시간은 주요 스트레스의 원인이라는 점에서 GTD의 관리 목적에 대한 의구심이나 효용성에 대한 검증이 필요하다면 가계부를 점검해보거나 가계부를 한번 써보는 것은 좋은 참고 사항이 될 것 같다.

[OmniFocus의 기본 운용] Do, 실행 - Tickler & Forecast

GTD의 절차적 진행에서 보자면 Review 단계 이후는 실행 즉, Do 단계로서 계획한 업무를 수행하므로 써 프로세스가 완성된다. GTD 시스템에서의 실행 대상은 ‘다음 업무(행동)’로 구분되어 대기하고 있던 일들에 수행 조건을 충족하게 되므로 써 드러나게 된다. 그리고 이러한 일들은 수행이 가능하도록 이전 Review 단계에서 실행 조건들이 계속 검토되고 수정되어 관리되어 진다.

주요한 것은 GTD의 Do 단계는 실행 단계이기는 하지만 즉각적 실행을 강제하지는 않는다는 것이다. 즉 실행 가능 상태로의 일을 사용자에게 보여주고 사용자는 각 조건을 검토하여 실행 가능 상태의 대상 중 현실적인 요건들을 파악하여 실제 수행하게 된다. 예로 컨텍스트가 충족된 업무는 실행 가능 상태가 되고 반드시 실행되어야 하지만-변경할 수 없는-마감일 등과 같은 제약이 없다면 즉각적 실행 자체의 평가와 판단은 사용자의 몫이 된다. 다시 말해         컨텍스트가 충족되어 실행 대상이 된 업무들도 마감 상황과 함께 실제 실행에 소요되는 시간과 기대한 목표 달성을 위한 최적 시점의 결정 등이 검토되어야 한다. 또한 동일한 시점에 여러 개의 업무들이 실행 가능 대상으로 되었다면 사용자는 진행의 우선 순위도 결정해야 한다. 그리고 일상에서 가장 빈번하게 발생하는 예기치 못했거나-자신의 의사와 무관하게-긴급하게 처리를 요청하는 일에 대한 판단도 검토 되어야 한다.

1. 실행 가능 업무의 평가

1) 컨텍스트의 충족

GTD에서 컨텍스트는 다음 업무의 실행 가능을 결정하는 요소이지만 그 충족 여부 자체는 사용자가 판단해야 한다. OF에서도 사용자는 다음 업무인 대기 대상의 목록 중 컨텍스트가 충족된 항목를 파악하여 실행 가능을 결정 한다. iOS 기반의 OF를 사용할 경우에는 특정 장소 등의 조건으로서 컨텍스트는 위치 기반 정보를 활용하여 해당 장소에서 수행 가능한 업무를 판단할 수도 있다. 하지만 GTD 체계에서 컨텍스트가 업무 수행을 위한 유일한 평가 조건은 아니다. 다시 말해 컨텍스트는 업무의 실행 가능 상태를 판단할 수 있도록 하지만 실제 실행에는 그외 여러 추가적인 조건이 충족되어야 할 수도 있다.

2) 수행 시간의 충족

특정 업무가 컨텍스트가 충족 되어 실행 가능한 상태가 되었더라도 전체 업무 완료를 위한 수행 시간이 확보되어야 한다. OF는 복수의 컨텍스트를 지정할 수 없지만 시간 요건 등에 대해서는 추가 설정이 가능하기 때문에 이를 활용할 수 있다. 업무의 Inspect 설정에 시작 시간과 마감 시간 그리고 수행 시간이라는 항목을 입력할 수 있고, 이러한 시간적인 요건을 다른 컨텍스트와 연동하여 Perspective 기능으로 새로운 페이지를 구성할 수 있다. Things과 비교하자만 OF의 Perspective 구성 기능은 멀티 태그 환경을 운용할 수 없는 상황에서 나름의 필연적 해결책이라고 볼 수 있다.

3) 실행 여력의 충족

GTD 시스템에서는 실행 대상이 아닌 실행 주체, 사용자에 대한 조건을 평가할 수 없기 때문에 최종적으로 사용자가 현재 육체적, 정신적 그리고 상황적 판단에 의해 실행 대상을 결정하고 완료 가능성이 높은 일부터 선택해야 한다. 당연하겠지만 동일에 평가 대상의 업무 중 중요도 보다 완료 가능성을 우선적으로 판단하는 것이 효과적이다. 여러한 경우를 관리해야만 하는 상황이라면 이를 위한 별도의 컨텍스트로 구분하는 것도 방법이라고 본다.

4) 실행 우선 순의 결정

현실에서 일이라는 것이 한 순간에 하나만 드러나고 판단할 수 있는 경우는 거의 없다. 언제나 여러 일들이 갖은 조건으로 동시에 사용자 앞에 놓여지게 된다. 그러므로 결국 컨텍스트를 비롯한 각 조건들이 만족된 여러 실행 가능의 대상 중 우선 순위의 최종 결정은 사용자의 몫이다. 이 과정에서의 합리적 판단을 위해서는 해당 업무나 전체 프로젝트에 대한 우선 순위를 결정을 할 수 있는 충분한 검토 시간을 Review 단계 등을 통해 확인할 수 있도록 해야 한다.

2. Tickler & Forecast

1) Next Action

GTD에서 사용자가 할 일은 모두 다음 행동으로 분류된다. 그리고 다음 행동들은 필요한 혹은 계획한 시점에서 사용자에게 드러나도록 된다. OF에서는 이러한 다음 행동들은 프로젝트나 업무 목록에서 즉각적인 다음 행동과 가능 행동 그리고 나머지 목록으로 View 설정에서 구분하여 볼 수 있다. 즉각적인 다음 행동은 First Available로서 프로젝트 진행에서 현재 우선적으로 실행할 수 있는 대상으로 드러내며 가능 행동들은 Availabe로서 우선 순위가 아닌 현재 시점에서 처리할 수 있는 대상들을 보여준다. 나머지 목록은 Remaing 항목으로 프로젝트 내에서 실행되도록 계획된 모든 미완의 업무 목록을 나타낸다.

  OF에서 이러한 내용이 프로젝트의 구성이 병렬인지 순차인지에 따라 아래와 같이 구분되어 드러나게 된다.

순차적 프로젝트에서는 최우선 목록과 항목만 드러나게 되고 병렬적 프로젝트에서는 최우선 항목과 전체 항목으로 구분되어 보인다. 나머지 목록에서는 실행 가능한 모든 항목이 나타나게 된다. 즉 Remaining을 선택하여 전체 항목을 선택하지 않으면 순차적 프로젝트에서는 항상 최상위나 상위 항목 만을 관리할 수 있도록 되어 있다.

2) Tickler

OF에서 관리된 실행 가능한 일을 실천하기 위한 도구로서 제공되는 기능으로 Tickler를 우선 들 수 있다. Tickler는 컨텍스트와 함께 이전까지 일반적인 업무 관리 체계에서 보지 못한 GTD 시스템의 특징적 기능으로서 특정 조건이나 특정 날짜에 사용자에게 지정된 일의 실행 가능 여부를 알려주게 한다. 일을 실질적으로 생각하거나 실행해야 할 시점 이전까지 사용자가 염두에 두지 않도록 시스템이 별도로 보관하고 필요한 시기에 실행이 될 수 있도록 관리하는 체계를 제공하는 것이다.

 OF에서의 Tickler 기능은 업무 설정 정보인 Inspect 화면의 Dates 항목에서 지정할 수 있다. Defer Until 항목이 지정된 대상은 설정된 날짜와 시간 까지 사라져 있다가 해당 조건이 부합되면 실행 가능 혹은 검토 가능 업무로서 나타나게 된다.

일반적으로 GTD에서의 Tickler가 실제 실행을 전제하지만 일상의 환경에서는 Defer Until은 실행은 물론 실행을 위한 준비 등으로 운용할 수도 있다.

 같은 시각에서 또 다른 설정 항목인 Due 역시 실제 업무의 마감일로 지정할 것인지 혹은 실행 준비 과정의 마감으로 운용할 수도 있다. 일의 지연이 일상적으로 허용되는 경우라면 Due는 절대적 업무의 마감일로 잡는 것이 업무 관리의 신뢰성을 높일 수 있는 방법의 하나로 볼 수 있다. 하지만 OF의 기능적인 면에서 볼 때 특정 업무의 실행 및 완료를 평가해야 하는 경우라면 Due가 지정되지 않은 경우 Forecast 기능에서 관리할 수가 없다는 점이다. 때문에 일일 점검 항목 등과 같은 경우라면 Due를 지정한 후 완료 상황을 확인하는 방법을 사용할 수도 있다. 가장 중요한 것은 Due가 설정된 업무의 경우 해당 마감일에 반드시 업무가 처리되도록 하거나 마감일 지킬 수 없는 경우에는 지킬 수 있는 조건으로 Review 과정에서 미리 관리되어야 한다는 점이다. 그렇지 않으면 대외적인 조건에 의해 거의 절대적으로 설정된 마감일과 사용자의 계획에 의한 마감일 간의 구분이 없어지게 되고 이는 마감일 자체의 관리 기준을 혼란스럽게 할 수 있기 떄문이다.

 Defer Until 항목을 통한 Tickler 기능을 보다 효율적으로 운용하기 위한 방안으로 실제 업무 진행에 소요되는 예상 시간을 Estimated Time에 설정하여 관리할 수도 있다. 일반적으로 업무 예상 시간은 시간별 Perspective 화면 구축에 유용하게 쓰일 수 있지만 특정 시간이 정해진-예로 수업이나 회의 시간 등과 같은-일에는 사용하지 않는 것이 좋다. 이런 종류의 일은 캘린더에 기록되어 진다.

 마지막 Completed 항목에는 OF에서 업무가 완료로 입력된 날짜와 시간가 설정된다.

3) Forecast

OF 2에 새롭게 추가된 Forecast 화면은 Due 내용이 설정된 항목과 Mac OS X의 캘린더 이벤트이 출력된다. 화면 왼쪽에는 당월 기준의 달력 모양에서 일자별로 마감일의 업무 수가 표시되며 오른 쪽에는 일자별로 각 마감일의 업무가 출력된다. iOS 버전에서는 화면 크기의 제약으로 달력 범위가 월 단위가 아닌 주 단위로 상단에 나타난다.

 오른 쪽 화면에서 마감일이 지난 항목들은 빨간 색으로 표시되고 오늘자 마감 항목들은 노란 색으로 표시된다. 향후 업무 항목들은 회색으로 나타난다. 완료된 항목들은 완료 표시를 입력하므로 써 처리되지만 Mac OS X의 캘린더 이벤트는 확인만 할 수 있으면 세부 내용은 캘린더로 전환하여 확인할 수 있다(하지만 OF에서 캘린더로의 전환시 오류가 발생하거나 전환이 원할하지 않는 경우가 발생한다). 마감일 지난 업무들은 Review 단계에서 별도로 관리하거나 Forecast에서 직접 수정이 가능하다면 처리할 수 있도록 한다.

 Forecast는 Due 즉 마감일이 지정된 일에 대해서만 완료 여부를 확인할 수 있지만 OF를 일반적인 업무 관리 시스템을 이용하는 경향이 큰 경우에 유용하다고 볼 수 있다. 물론 이것은 Due 설정 여부에 따르기 때문에 앞서와 같이 Due를 절대적 기일이 정해진 대상에 한정한다면 Forecast의 용도가 달라진다고 볼 수 있다.

 이상의 내용에서 OF는 Defer Until이 지정된 업무와 Due가 지정된(Defer Until 지정 여부와 무관하게) 업무로 구분할 수 있다. OF를 통한 업무 관리 효율을 높이기 위해서는 개별 업무에 대하여 시작이 주요한 일과 마감이 주요한 일 혹은 두 가지 모두 해당되는 경우를 명확하게 지정하고 관리할 수 있어야 한다.

3. 업무 실행의 지연과 수정

앞서 Forecast에서 실행 업무 중 지연되고 있거나 수정이 필요로 한 개별 업무들을 Review 과정에서 미리 검토되고 조치되어야 한다고 했다. 이렇게 하므로 써 설정된 마감일을 당일에 작위적으로 미루거나 하는 등의 조치를 방지할 수 있다.

 하지만 더 심각한 경우는 계획하지 않았거나 전혀 예상치 못한 일들이 급하게 밀려 들어오는 경우가 일상적인 상황일 수도 있다. 기본적으로 사용자의 입장에서 대개 거부하거나 변경하기 힘든 경우라고 한다면 이러한 때에는 GTD 시스템 자체가 잠시 정지 상태로 전환되게 된다. 특히 단일 업무라면 OF의 운용을 잠시 중단한 채로 그 일에 대한 조치를 수행한다. 다행히 시간적으로나 단계적인 일 처리가 필요한 경우라면 OF에서 관리될 수 있도록 한다.

 다시 말해 OF 나아가 GTD 시스템 자체가 업무나 생활에서 발생하는 모든 일에 완벽하게 대응할 수 있다고 생각하지는 않는다. 그러므로 GTD 시스템의 관리 범위를 넘는 일이 발생하는 경우에는 애써 이를 관리 체계에 넣으려고 하지만 그 일 자체를 평가 가능한 상황으로 만들어야 한다. 자신이 구축한 시스템에서 모든 것을 관리하려고 하는 것은 지나친 욕심이다.