실행 지원의 원인, 부담과 여유 ?

이전 포스팅에서 GTD 시스템에서 관리되어야 할 사항과 관리될 필요가 없는 사항이 제대로 구분되지 않고 뒤섞여 일상의 혼란스럽게 만들 수 있다는 적었다. 그 연장에서 GTD 시스템에 그러한 사항들이 제대로 수집, 즉 입력되지 못하는 경우에 대한 생각과 경험을 적고자 한다.

일을 두고 실행을 머뭇거리고 있다면 그 일에 대한 자신의 평가는 두 가지 경우라고 볼 수 있다. 우선 그 일의 실행에 대한 부담이다. 일의 목적 대비 목표의 규모와 범위가 크고 광범위하여 쉽게 시작하기 어려운 대상으로 판단될 때의 상황이라고 할 수 있다.

대개 하고 싶은 일이라고 생각하는 혹은 착각하는 대상들이 이러한 부류에 속한다. 어쩌면 할 수 없는 일이라고 판단될 가능성이 매우 높은 대상들이다. 물론 이런 경우에 대한 스스로의 평가는 객관적이기 어렵다. 하지만 이런 일에 대한 스스로의 평가가 지연될 수록 GTD 시스템은 할 수 없는 일이지만 하고 싶은 일로 오해되는 일들로 가득해지게 된다.

다른 경우는 단순히 보자면 무언가 대안이 존재하는 일이다. 즉 즉각적 실행을 해야 하는 일이지만-비공식적인-연기를 기대한 일을 대하는 상황이라 할 수 있다.

두 가지 경우 내용적으로 다르지만 현실적으로 계속 실행이 지연되면서 GTD 시스템을 떠도는 유령으로 남아있을 수 있다는 위험이 있다. 더욱이 이러한 일들이 시간이 지날 수록 점점 늘어날 수 밖에 없다는 것이다.

만일 이러한 일들의 상당수가 GTD 시스템에서 관리되지 못하고 외부에서 떠도는 경우도 적지 않을 것이다. 그나마 GTD 시스템에서는 현재 불안정한 상태를 파악이라고 할 수 있지만, 시스템 외부에서는 결국 머리 속에만 쌓여 있다가 느닷이 나타나 실행을 다짐하는 마음을 흔들게 된다.

이러한 문제의 해결책은 GTD 시스템의 운용에서 가장 핵심이라고 할 수 있는 즉각적 실행 외에는 답이 없다. 최소한 실행의 시도를 해야 실행 가능 여부로 인해 실질적 진행 정도와 계획 조정 등을 파악할 수 있다. 그렇지 않으면 계속 주변을 맴돌며 유령처럼 자신을 괴롭히게 된다.

아직 수집될 일이 가득하다 ?

만일 GTD 시스템의 효용성 나아가 신뢰성에 의문을 가진 경우라면, 점검해야 할 여러 사안 중 첫 번째가 관리되어야 할 모든 사안이 수집되어 관리되고 있느냐는 것과 점검하지 않아도 될 여러 사안이 괜히 수집되어 관리되고 있지 않느냐에 대한 것이다.

GTD 시스템을 사용하면서 의외로 많은 수집 자체에 흥미를 가지고 이것 저것 가리지 않고 수집 과정을 진행하게 되는데, 대개의 경우는 수집 과정에서 지치게 된다. 문제는 그러한 과정을 거치고 나면 수집에 부담을 느끼게 되고 실제 수집되어야 할 대상과 수집되지 않아도 돌 대상을 구분하기 쉽지 않은 상태로 몰리게 된다.

GTD 시스템이란 것이 다른 자기 계발이나 시간 관리 체계와 달리 정기적 점검이 매우 주요하다보니, 수집 단계에서부터 부담을 가지게 되면 이후 과정도 매우 불안정하게 된다.

그리고 GTD 시스템에서는 관리 효용성이 없는 잡다한 내용들로 깔끔하고 세련되게 구성된 프로젝트가 가득하지만, 현실적 관리는 전혀 하지 못하는 상태로 전락하게 된다.

이런 문제에 직면했다면 일차적 해결책은 제대로 된 수집 과정을 진행하는 것이다. 일단 옆에 수집함을 준비하고 머리 속에서 잠시 현실적 문제를 지운다. 그리고 수집한다. 수집하는 과정에서 현실적 문제 역시 가능한한 모두 수집되도록 한다.

수집 과정은 GTD의 가장 단순한 기구이면서도 가장 중요한 절차하는 사실을 항상 염두에 두어야 한다. 수집 과정에서 실제적 효용성을 생각할 필요는 없다. 이어지는 평가와 분류 과정에서 자연스럽게 정리될 수 있다. 수집 과정에서는 수집 대상에 평가가 아닌 수집 자체에 집중해야 한다.

GTD 시스템이 다른 여러 관리 체계와 비교하여 가장 부담이 없는 점은 프로젝트나 폴더 관리가 요구되지 않는다는 점이다. 하지만 많은 GTD 사용자들이 GTD 프로그램의 프로젝트를 프로젝트 관리 프로그램에서와 같이 구성하거나 항상의 절차를 아웃라인 프로그램처럼 구성하려고 한다. 애초 GTD 시스템이 그러한 관리 체계의 문제로 부터 벗어나기 위한 방식이라는 점을 생각하면, GTD 프로그램을 너무 혹사시키는 격이다.

이런 점 덕에 많은 GTD 시스템 혹은 GTD 프로그램 사용자들이 쉽게 GTD를 포기하거나 버리게 되는 것도 분명한 사실이라고 본다. 만일 현재의 상태에서 조금 더 나아간다면 GTD는 프로젝트 관리 체계로 변질될 수 있고, 다시금 업무 관리의 근본적 고민으로 되돌아 갈 수 밖에 없다.

Things 3.14.2 업데이트

Things 3.14 업데이트가 되면서 나름 효용성 있는 기능이 추가되었다. 단순히 기능적 추가로 생각할 수도 있겠지만 활용 방식에 따라 Things의 아쉬운 부분에 보완함에 큰 도움이 될 수도 있다고 생각된다.

새로 추가된 기능은 기본적으로 개별 항목에 관련된 사안이 아닌 노트 작성에 관한 것으로, 노트 내용의 목록화 즉 아웃라인 구성이 가능하도록 되었다. 아웃라인 구성 자체는 사용자가 적당하게 위치와 공백을 맞춰 작성할 수 있었지만, 이번 기능에서는 지정한 위치 및 사용한 기호와 동일하게 목록이 작성될 수 있다.

노트에 작성할 지 문서 파일을 링크 시킬 지 결정하기 애매한 상황에서도 요긴하게 활용할 수 있을 것이고, 내용이 긴 목록 작성을 위해 별도 어플리케이션을 이용하는 수고도 줄 수 있지 않을까 싶다.

그리고 이런 내용에서 눈치챌 수 있듯이 노트 및 아웃라인 기능의 활용성을 높일 수 있도록 마크업 언어인 마크다운(MarkDown) 기능을 지원할 수 있게 되었다. 사실 프로그램 환경도 아닌 GTD 프로그램 플랫폼으로서 Things에 이런 기능까지 필요한 지 의문스럽지만, CulturedCode의 표현으로 많은 사용자의 요청이 있었다고 한다. Mac 버전은 물론 iOS 버전에서 사용이 가능하다.

또한 이렇듯 노트 작성 기능이 강화되다 보니, 작성된 노트의 내용을 빠르게 검색하는 기능도 추가되었다. 확장된 노트 기능에 검색 기능이 부족했다면 사용하는 입장에서는 효용성이 반감될 수 있다는 측면에서 매우 효과적인 기능이라고 본다. 이런 점에서는 확실히 OmniGroup 보다는 CulturedCode의 대응이 더 나은 것이 분명하다. 역시 iOS 환겨에서도 검색이 가능하다.

마지막으로 새롭게 강화된 클라우드 동기화 기능의 하나가 클라우드, 구름에 빚댄 구름 조각. 프랙터스(Fractus) 기능이다. 일반적으로 Things 클라우드에 올려진 내용이 파일 단위로 항목 단위로 동기화 되었는데, 새로운 기능은 내용의 개별 단어 단위로 동기화가 될 수 있도록 하여 클라우드 운용 속도를 개선할 수 있게 되었다고 한다.

솔직히 Things가 문서 편집 도구도 아니면서 이런 기능까지 신경을 쓰나 싶은데, 어떤 식으로 효용성이 있을 지는 아직 모르겠다.

3.14 업데이트로 추가된 기능은 사용자의 Things 활용 방식에 따라 그 활용성이 매우 클 수 있다는 점에서 기대 이상이라고 본다. OmniFocus든 Things든 GTD 프로그램으로서의 단순한 기능 구성에 한계를 어떤 식으로 극복할 지에 대한 대응 과정의 하나라고 보인다는 점에서 앞으로의 기능 추가도 다시금 기대가 되기도 한다.

OmniFocus 4 for iOS 베타 테스트

OmniFocus 4의 베타 베스트가 시작되었다. 우선 iOS 및 WatchOS 기반 베타를 시작하게 되었는데, Apple Watch는 사용하지 않으니 그냥 지나고 iPhone에 설치하여 변화의 수준을 확인할 기회가 왔다.

이번에는 애플 앱스토어의 테스트플라이트 기능을 사용할 수 있도록 전환되었는데, 여러모로 편리하지 않나 싶고 OmniGroup에서의 관리 용이성도 높을 듯 하다.

OmniGroup이 이-메일 링크로 다운로드가 시작되고 설치되어 그런지 따로 베타 코드를 입력하지 않아도 구동이 가능했다.

실제적 사용은 좀더 시간이 걸리겠지만 첫 느낌은 이전 버전에 비해 인터페이스 조금 복잡하다 내지는 어렵게 배치되었지 않나 싶다. 새로운 기능의 추가로 인해 당연히 그렇게 될 수 밖에 없을 수도 있겠지만, 스마트폰과 같은 모바일 환경에 너무 많은 기능을 담다보니 기능과 별개로 인터페이스의 이러한 복잡성 문제가 OmniFocus의 어려움이지 않나 싶기도 하다. 하지만 과연 얼마나 새로울 지는 모르겠다.

솔직히 OmniFocus의 기능적 창의성은 이제 한계를 맞이한 지 오래되었다고 보는 입장에서, OmniFocus를 Mac, iPhone, iPad 그리고 Apple Watch 등 각 기기에 맞도록 설계하고 또한 독자적으로 운용하도록 하는 방법이 적절한 지는 모르겠다.

Things나 The Hit Lists처럼 구성이나 내용이 상대적으로 단순한 프로그램도 점차 기능이 확장되면서 모바일 버전에서는 사용 효용성이 낮아지고 있다. 더욱이 애초부터 복잡하고 다양한 기능으로 승부했던 OmniFocus가 모바일 버전에서도 최대한 그 기능을 모두 수용하려고 하니-그 인기에도 불구하고-사용자 입장에서 제대로 대응하기 어렵다. 오히려 Mac 버전을 중심으로 iPhone 등은 입력 및 확인 등에 특화된 보조 수단으로 활용하는 방법도 좋지 않을까 싶다. 물론 iPad의 경우는 인터페이스 측면에서 유연성이 높다보니 다소 경우를 다를 수도 있다고 본다.

• 베타 테스트라서 그럴 것이라고 생각되지만, 현재 버전에서는 위치 정보 기능이 빠져 있다. iOS 버전의 OmniFocus의 유일한 핵심 기능이라고 할 수 있는데, 설마 향후 제거할 계획인가 ?

블로그 포스팅 오류로 인한 이전 포스팅 정비 중.. T T

한창 더운 여름날의 주말, 예기치 않은 포스팅 오류로 이전 포스팅까지 삭제되는 사태가 발생했습니다. 포스팅 원본 내용은 MacJournal에 그대로 있기 때문에 사라질 위험은 없지만, 이전 내용을 다시 일괄로 업로드 할 수 없어 개별 포스팅을 하나 씩 복구해서 다시 올리고 있습니다.

휴가철의 외로운 플래닝 맨 ?

어느 날 혹은 언제나처럼 오늘도 머리 속 가득한 부담으로부터 벗어나기 위해 모니터를 바라보며 계획을 세우거나 심지어 어떤 프로그램이 계획 수립에 적합한 지 웹 서핑에 빠진 자신을 본 적이 있지 않나 싶다.

하지만 무섭게도 이런 일이 어제도, 오늘도 그리고 내일도 계속 될 것이다. 아마도 많은 혹은 적지 않은 주변의 사람들이 그러리라 본다. 다만 그럼에도 계획의 의지나 기대와 무관하게 밀려오는 일을 닥치는 대로 무엇보다도 열심히 하다보니 하루는 나름 의미있게 보낸 듯 위로하며 눈을 감는다. 그리고 곧 머리 속에는 다시금 뭔가를 해야할 부담에 잠을 뒤척이게 된다. 물론 곧 지친 몸 덕에 잠을 빠져 든다.

언제가 강조하지만 계획은 언제나 계획이다. 계획을 아무리 잘 짠다고 하더라도 실행이 보장되지는 않는다. 반대로 무언가 실행을 시작했다면 어떤 계획은 이미 시작된 것이다. 물론 성공과 실패는 별개의 결과이다. 하지만 시작했으니 어떤 식으로든 결과는 드러날 것이다.

현실적으로 그리고 사실 상 좋은 계획은 없다. 더욱이 완벽한 계획이란 존재할 수 없다. 계획이란 언제나 수정되고 바뀌고 그리고 사라지기도 한다. 계획이 지속된다는 자체만으로 가치가 있을 수도 있다. 어쨌든 실행된 계획만이 가능한 것이다. 결국 계획은 실행의 시작이면서 실행의 결과이다. 결과에 의해 좋은 계획, 완벽한 계획이 평가된다.

뜨거운 여름, 한 주 혹은 두 주 또는 몇 일 정도의 휴가 기간 동안에 많은 이들이 가족들 몰래 크고 작은 계획을 준비하는 시간을 가지려고 할 것이다. 그러나 그 모든 시도는 물거품이 될 것이다. 그러니 사랑하는 가족들과 휴가를 즐기거나 가족들 몰래 도망가기를 기원한다. 후회하고 구박받더라도 계획에 빠져 고민하는 시간 보다는 훨씬 가치가 있지 않나 싶다.

그럼에도 계획의 시간을 가지려고 한다면, 해야 할 일이나 하고 싶은 일이 아닌, 할 수 있는 일의 기록하기 바란다. 목록으로 나열하든 다양한 형식으로 맵핑을 하든 현재 머리 속에서 할 수 있는 일을 적는다면, 그 일 가운데 하고 싶은 일과 해야 할 일이 있다. 그리고 그 일들을 분류하거나 정리하지 말고, 당장 할 수 있는 일이라고 생각되는 일부터 실행하도록 하자.

할 수 없는 일이라면 곧 벽에 부딪힐 것이고 할 수 있는 일이라면 실행될 것이다. 그리고 크든 작든 새로운-미뤄두었던-계획이 시작되었다고 할 수 있다. 우리는 이미 벌어진 일에 대해서는 놀라운 대응력을 가지고 있음을 안다.

어렵게 비싼 비용을 들여, 좋은 그리고 강력한 프로젝트 및 플래닝 프로그램을 찾더라도 자신의 계획은 실행은 커녕 제대로 수립해주지도 않는다. 휴가비만 날릴 지 않을까 싶다.

GTD의 업무 계층화, 프로젝트 관리에 대한 오해

GTD 시스템 운용이 쉽지 않거나 나름 제대로 된 운용을 하고 있다고 싶지만 뭔가 불안정한 상황이 이어지고 있다면 한번 쯤 뒤돌아 보아야 할 것이, GTD 시스템의 프로젝트 관리에 관한 사항이 아닐까 싶다.

OmniFocus(이하 OF)와 Things(혹은 Microsoft To Do, 이전 Wunderlist)의 GTD 구현 과정의 가장 큰 기능적 차이는-이른바 프로젝트로 불리는-업무 간의 계층적 구조에 대한 처리에 있다. 일단 기능적인 측면에서 OF는 Things에 비해 높은 혹은 복잡한 수준의 계층 구조를 지원한다. Things 역시 계층화 구조 구현에 대한 사용자들의 의견을 수용하여 상당 부분 계층적 구조에 대한 지원이 가능하도록 개선되었다. 그럼에도 반드시 기능적 구조에서 Things의 OF의 계층화 구조 프로젝트 관리에 대응할 수 없다.

물론 이러한 기능적 차이가 GTD 시스템의 기술적 우위를 가르는 일방적 기준이 될 수는 없다. 이전 여러 포스팅에서 이런 내용을 적었다. 하지만 어쩔 수 없은 기능의 존재과 구조에 따른 비교이다 보다 OF가 Things에 비해 우위에 있다는 사실을 부정할 수도 없다.

문제는 OF를 사용하든 혹은 Things를 사용하든 프로젝트 혹은 복잡한 계층화 구조의 기능을 제대로 이해하고 사용하지 못한다면 GTD 시스템 운용의 큰 낭패를 볼 수 있다는 점이다. 일반적으로 업무를 계층화된 구조로 구성하게 되면 어쩔 수 없이 상위에 있는 항목이 하위에 대해 주요한 위치를 차지하거나 혹은 관리 우선 순위에서 높은 곳에 있다고 생각하게 된다.

그러나 GTD의 가장 근본적 개념이 이러한 구조로 부터 벗어나 현실적으로 현재 실행 가능한 일을 수행하는 방식을 제공한다는 사실에서, 프로젝트에 대한 상세한 구성 및 관리에 지나친 집중을 하게 되면 GTD의 기능적 운용 범위를 초과하게 될 수 있다. 즉 GTD 시스템을 넘어 프로젝트 관리 시스템으로 진입하게 된다는 것이다.

우선 GTD의 개념적 측면 이전 계층화 구조의 업무 체계 즉 프로젝트 관리의 가장 큰 문제점을 한번 생각해 볼 필요가 있는데, 그것은 일의 시급성이나 중요도에 비해 전체적 구조에 묻혀 기대한 만큼 명확하게 드러나지 않는다는 것이다. 물론 개별 업무에 마감일, 중요도 혹은 플래그 등을 지정하여 운용하지만, 그 대상이 적지 않은 경우에 이 정도 수준의 관리 요소로서는 기대치를 만족시킬 수 없다는 것이다.

때문에 용어 비교 측면에서의 혼란이라고 할 수 있지만 전통적인 프로젝트 관리 체계와 GTD의 업무 요소의 관리 기능에서의 프로젝트가 동일한 용어를 사용함에 따라 시간이 지나 GTD 시스템의 관리 요소가 일정 수준 이상으로 증가하게 되면 이도저도 아닌 관리 방식이 되어 버릴 수 있다. GTD 시스템의 관리 범위가 넓은 경우라면 다들 비슷한 체험을 했으리라 예상된다.

물론 Things와 같은 다소 제한적 구조의 GTD 시스템에 느끼는 상대적인 답답함은 부정할 수 없다. 나 역시 OF의 선택에서 그런 이유가 가장 크다. 하지만 앞서 언급한 프로젝트 관리의 문제 역시 Things에 비해 OF를 운용할 때 더 심각하게 느껴질 수 있다.

그러므로 이러한 문제로 부터 벗어나 좀더 여유롭게 프로젝트 관리를 하기 위해선 OF 프로젝트 관리 기능을 명확하게 이해하고 자신만의 관리 기준을 정할 필요도 있다. 예로 프로젝트와 세부 프로젝트의 그룹 설정을 너무 순차적 내용으로 규정하려고 애를 쓸 필요가 없을 수도 있다. 사실 아직 일어나질 않은 일들의 관련성을 순차적으로 배치한다는 자체가 무리일 수 밖에 없고, 명확한 표현으로 구분되고 배열된 경우 수정이나 재배치가 상대적으로 힘들 수 있다. 계획은 언제나 계획일 뿐이라는 점에서 여유를 두는 것도 좋다. 일이 아닌 일의 관리 자체를 너무 완벽하게 작품처럼 꾸미는 것은-모든 경우는 아니겠지만-불필요할 수도 있다. 실제로 세부 계획이 명확하다고 수립된 프로젝트 조차 계획이 변경되는 것이 일상인 현실에서, GTD 시스템에서 아직 불분명한 사실들을 가지고 명확한 세부 계획을 수립하고 관리하기란 정말 어렵다.

또한 앞선 자심 언급한 바와 같이 계층화된 프로젝트에서 계층화는 일의 우선 순위에 따라 구성되고 배열될 뿐이지 일의 가치나 중요도에 따라 배치될 수는 없다. 왜냐하면 역시나 대부분의 일이 아직 실현 전의 상태이기 때문이다. 우리가 어떤 일이 얼마나 중요한 지 안다고 할지라도 실행이 요구되기 전이나 혹은 실행이 불필요한 상태에서도 실행할 수는 없다. 때문에 계층화 구성에서 의도한 가치에 따른 평가가 발생하지 않도록 해야한다.

더불어 계층화를 위한 요소를 너무 남발하지 않도록 해야 한다. 하나의 프로젝트가 여러 세부 프로젝트로, 또 각 세부 프로젝트의 내부는 또 다른 세부 요소로 구분될 때 발생할 수 있는 모든 요소를 일일이 점검해야 할 대상으로 수집하거나 입력할 필요는 없다. OF의 프로젝트는 실행하고 기대한 결과를 달성하기 위한 도구적 방식이지 프로젝트 자체를 우아하게 관리하는 위한 방식을 운용해서는 안되며 실제 그러한 기능을 제공하지도 않는다. 그런 점에서 OF에 만족하지 못하고 점점 프로젝트 관리 도구를 찾거나 관심을 보이게 되는 자신을 돌아 볼 수 있게 된다면 이러한 측면에서의 우려를 이해할 수 있으리라 본다.

마이크로소프트의 Project와 같이 대규모 프로젝트 관리 도구는 말 그대로 한 사람이 감당하기 힘든 범위의 프로젝트를 관리하기 위한 체계이다. 비록 한 개인이나 소그룹의 업무가 결코 복잡하지 않다고 할 수는 없더라도 그러한 많은 관리 자원을 다루기 위한 체계로 GTD의 계층적 업무 관리 체계의 불편함을 극복하려고 하는 것은 잘못된 판단이라고 본다.

E-메일 관리, 풍요 속의 빈곤 - 그 시작 ?

GTD 시스템, 소프트웨어가 아닌 관리 체계로서 골치 아픈 대상의 하나가 이-메일 메시지라는 것은 다시 강조할 필요가 없을 것이다. 블로그의 수 많은 포스팅에서도 이-메일 관리에 대한 의견과 대응을 적었다. 그러한 문제의 원인 중 하나가 예전과 달리 이-메일 계정의 생성이 쉽다보니 마음만 먹으면 수십 개의 이-메일 계정을 소유할 수도 있다. 특히 요즈음처럼 사용자 인증을 이-메일로 하는 경우 특별한 용도의 웹 서비스를 위한 별도 이-메일 계정을 만들어 사용하기도 한다. 어느 순간 자신의 얼마나 많은 이-메일 계정이 있는 지에 놀라는 경우도 있다. 반면 수십년 동안 한두 개의 이-메일 계정을 사용하는 경우도 결코 적지 않다. 이렇듯 많고 적든 이-메일 계정이란 것은 하나 생성하고 나서는 사용하지 않은 경우에도 중지나 제거 등을 하지 않고 결국 쌓인다. 사실 이런 경우는 문제가 될 것이 없다. 사용하지 않은 이-메일로 특별한 메시지가 올 경우도 드물고 오더라도 대부분 스팸이나 광고성 메시지이니 무시해도 상관없다.

하지만 특별한 경우인지는 모르지만 나의 경우는 꽤 많은 이-메일 계정을 사용한다. 일상적으로 사용하는 계정만 보더라도 대여섯 개는 넘고 관리하는 계정은 거의 십여 여개에 달한다. 개인용 한두 개, 업무용 두세 개, 외부용 한 두 개 등등, 생각해보면 정말 이렇게 이-메일 계정이 많아야 했는 지 의문이 들기도 한다. 하지만 이 정도 역시 제법 많이 그리고 주기적으로 정리한 것이라는 점이다.

그러므로 이-메일 관리의 가장 근간은 또 다시 강조하지만 사용하지 않거나 사용 빈도가 적인 이-메일 계정을 과감하게 삭제하는 것이다. 라이센스 등에 등록된경우라면 이-메일 변경이 가능한 지 혹은 단순한 로그인 네임으로만 사용되는 지 등을 파악하여 정리할 수도 있을 것이다. 만약 그럴 수 없다면 이-메일 계정의 포워딩 서비스를-가능하다면-이용하거나 혹은 별도의 이-메일 클라이언트를 이용하여 해당되는 모든 이-메일 계정을 나름대로 통합하여 관리하는 방법이 있을 것이다. 개인적으로 Spark 이-메일 클라이언트를 사용하여 후자의 방법을 사용한다. Spark의 다양하고 강력한 기능에 반한 애용자라면 지탄할 대응이 아닐까 싶다.

사실 한국에 살면서 네이버, 다음 등 이른바 포털을 사용하지 않을 수는 없고, 일단 작은 용도라면 사용하게 되면 이-메일 계정이 자동으로 생기고 시스템 관련 메시지가 해당 이-메일 계정으로 날라오는 어쩔 수 없지 않나 싶기도 하다. 이런 웹 기반 서비스의 이-메일 계정 가운데 IMAP나 POP3를 지원하지 않는 경우가 있다면 애무 당황스러울 것이다. 요즈음 업무 환경이 웹 기반으로 바뀌다보니 그런 경우가 의외로 적지 않은 것 같다. 나 역시 꽤나 오랜 시간 몸소 그런 경우를 겪어야 했다. 대개 웹 기반 메일 관리에 특별히 거부감이 없겠지만, 처음부터 이-메일 클라이언트 기반으로 메시지를 관리해 온 습관 덕에 웹 기반 이-메일 운용은 내게 있어 정말 어색하다.

물론 지금까지 넋두리처럼 적은 이야기는 실제 접하게 될 수 많은 이-메일 메시지 기반의 업무 관리나 GTD 시스템 운용에서 발생하는 여러 문제에 비하자면 문제라고 부르기도 어려운 수준이다. 더욱이 같은 이-메일 서비스가 컴퓨터 시스템, 운영체제 그리고 이-메일 클라이언트에 따라 서비스 수준이나 기능에 일관성이 없다며 정말 난감하다. GTD 사용자로서 앞으로 다루고자 하는 이-메일 메시지 관리의 많은 문제들이 그러한 요소에 기인하고 있기도 하다.

다양한 이-메일 서비스의 선택 혹은 선택의 여지 없는 사용, Windows나 macOS와 같은 특정 운영체제에서 구동되는 이-메일 클라이언트 성능과 기능의 문제, 더불어 예기치 못한 크고 작은 문제들로 인해 이-메일 서비스 자체를 포기해야 하는 등의 경우를 심심찮게 겪어 왔다. 그리고 그 가운데 여전히 해결되지 않은 문제가 이어지고 있다. 아마도 컴퓨터 시스템이나 스마트 폰의 일상이나 업무의 핵심 도구로 자리잡고 있는 가운데 여러 개의 이-메일 계정을 함께 운용하는 경우라면 비슷한 경험을 하고 있을 것이라 생각든다.

과연 K-프로젝트는 태어날 수 있을까 ?

내 삶에서 일정 관리, 업무 관리, 혹은 프로젝트 관리는 삶의 걸림돌을 해결하는 방안이라 생각했고, 그러한 해결은 컴퓨터 소프트웨어로 구현된 어플리케이션이 답이라 생각했던 시절이 꽤나 길었다. 지금 기억으로도 Apple Desktop, Multiplan. Think Tank, MS Project 등 셀 수 없는 어플리케이션들을 사용하면서 나름의 답을 찾으려고 했다. 하지만 솔직히 제대로 된 결과로 이어지진 못했다.

영어 표현의 문제도 있었고, 제한된 텍스트 화면의 한계 때문이기도 했고, 무엇보다도 업무 관리나 프로젝트 관리에 대한 제대로 된 개념이나 이론 그리고 경험도 없었지 않나 싶다. 하지만 그 시절을 지나 학교에서도, 학윈 과정에서도, 회사에서도 그러한 고민은 해결되지 않았다. 8-비트 컴퓨터에서도 64-비트 컴퓨터로 바뀐 세상에서도 삶이나 업무의 만족스러운 관리를 제공해주는 어플리케이션을 꼽으라면 선뜻 생각하기 어렵다.

그 오랜 시행착오의 결론을 한 마디로 적자면, 정말 Microsoft든 SAP든 어떤 소프트웨어 기반의 프로젝트 관리는 정말 한국인 혹은 한국식 업무에는 적용하기 쉽지 않다는 것이다. 그리고 그 고민은 이 순간에도 계속되고 있다. 도대체 이러한 소프트웨어를 제대로 활용하고 있는 기업이나 기관이 있다면 세계 어디라도 달려가서 보고 싶을 정도이다.

새로운 프로젝트, 프로젝트 관리 시스템 구축 프로젝트 자문을 위해 도입 측과 공급 측의 이야기를 듣고 있지만 정말 답이 없는 것 같다. 도입 측은 표준 규정과 예외 사안의 비중이 거의 같은 수준이다. 세상의 모든 것을 원한다. 그리고 공급측은 일명 전문가란 탈을 쓴 사기꾼 수준이다. 상대방이 원하는 세상의 모든 것을 구현할 수 있다.

과연 원하는 기능으로 프로젝트 관리 시스템이 구축될 수 있을까. 프로젝트 관리 프로젝트를 관리해야 프로젝트를 하다니.. 한편으로는 매우 흥미롭다. 정말 K-프로젝트가 태어날 수 있을까 ?

그렇다면 한국인에게 맞는 프로젝트 관리의 방식이란 무엇일까? 가장 일반적인 상황은 일이 많다는 것이다. 대개 한두 개의 프로젝트에 발을 걸치는 경우는 일상이며, 규모가 작거나 인원이 적다면 문어발 수준이 된다. 게다가 평소의 직급이나 직책으로서의 일은 여전하다. 그렇다보니 MS Project와 같은 관리 체계에서 자원이 대상으로 인원의 배치나 할당 시간이 현실적으로 무의미해지게 되고, 그 결과의 예측치는 그저 그래프 출력을 위한 값 이상의 가치는 없다고 여긴다.

더욱이 프로젝트 간의 이동이 잦다. 그나마 이동이 없더라도 서류상 무관한 프로젝트에도 유령 지원자들이 꽤 많이 활동하기도 한다. 좋은 점일 수도 있지만, 프로젝트의 예측 관리 측면에서는 이러한 사항을 염두에 두어야 할지 말지가 고민일 경우도 있다.

물론 규정 업무 시간에 따라 관리는 굳이 언급할 필요가 없을 것이다. 최근에는 이러한 관리가 더욱 곤란한데 인원을 채용하면 간단히 해결될 문제를 어쩔 수 없는 현실적 사정을 빌미로 이리저리 돌려막기를 하니, 그러한 상황을 현재 프로젝트 관리 소프트웨어에서 구현하기란 불가능하지 않나 싶다.

그 외 수 많은 한국스러운 프로젝트 관리의 방식이 과연이 새로운 프로젝트 관리 체계에 녹아 들 수 있을까? 솔직히 이게 구현되면 노벨상 수상감이라고 농담삼아 이야기한다. 프로젝트 관리를 위한 프로젝트, 다시 그 프로젝트를 위한 프로젝트 관리.. 한편으로는 매우 암담하다.

할 수 있는 일의 시작과 함정

사람들은 자신이 잘할 수 있는 생각하는 일이 언제나 그 잘할 수 있음의 대상으로서 지속된다고 생각한다. 때문에 일의 우선 순위에서 할 수 있는 일, 잘 할 수 있는 일은 뒤로 미뤄두고 지금 해야 하는 일에 집중하게 된다. 하지만 매 계절, 매 년 우리는 언제나 할 수 있는 일이나 하고 싶은 일들이 일 목록에 그대로 올려지 있음을 확인한다. 언제든 할 수 있는 일이기에 또 지금 고민할 일이 아니라고 평가하면서 다시금 뒤로 미루게 된다. 할 수 있는 일이니 시작은 언제하든 무슨 상관이겠는가. 시간이나 노력이 아닌 결심의 문제일 뿐이다. 하지만 대개는 심각한 착각이다.

과격한 비교일지 모르겠지만 주변에서 퇴직 후 혹은 기존 사업을 정리하고 새로운 창업을 하는 경우를 보면, 그 일을 비즈니스라 부르든 사업이라 부르든 혹은 장사라 부르든 이른바 창업에 대한 결정은 선택의 여지가 다양한 경우가 아닌 최후의 방안으로 창업에 뛰어든 사례가 많다.

자신이 잘 하는 일에 발휘할 역량을 대부분을 소모한 후, 선택의 여지가 없는 상황에서 창업을 하게 된다. 덕분에 마음 고생, 몸 고생 등 갖은 노고에도 불구하고 기대한 바를 얻기는 힘들다. 자신이 잘할 수 있다는 기대 외 다른 주변 역량을 모두 소진된 상태이니 결과는 충분히 예상될 수 있다.

할 수 있는 일을, 더욱이 하고 싶은 일이라면 그 일을 한 시점은 바로 지금이라고 할 수 있다. 아마도 지금 가장 잘 할 수 있는 일이라고 본다. 물론 미뤄도 아무 문제가 없을 수 있다. 그렇다면 더더욱 지금 처리하는 것이 가장 안전한다. 진행에 시간이 오래 걸린다면 지금이라도 시작해야 하지 않을까 한다.

할 수 있이나 하고 싶은 일이 있다면 가장 그 일을 잘 할 수 있는 지금이어야 한다. 그렇지 않으면 할 수 없은 일이 될 수도 있고, 더 심각하게는 하기 싫은 일이 될 수도 있다. 그럼 오랜 시간이 지난 후 자신이 하고 싶었던 잘 할 수 있다고 생각했던 일이 실상 할 수 없는 일이었고 하고 싶은 일로 착각하고 있었다는 것을 알게 된다. 얼마 남지 않은 시간을 다시금 하고 싶은 일을 찾거나 하고 싶은 일인지 스스로 고민에 빠져 허우적거리게 된 이들이 여전히 주변에 많다.