GTD 활용성에 대한 자체 평가 ?

얼마 전 OmniFocus 활용성에 대한 자체적인 점검에 관한 포스팅을 했는데, 관련해서 생각해 볼 수 있는 매우 주요한 사실이 있다. 과연 나의 모든 관리 대상 즉 고민꺼리든 걱정꺼리든 여러 업무와 일상의 일이-물론 GTD 시스템에서 관리될만한 일에 한정하여-OmniFocus나 Things를 비롯한 어떤 형태의 시스템에 수집되고 관리되고 있느냐에 관한 것이다.

GTD 시스템을 운용한다는 것은 걱정할만하고 고민스러운 것을 신뢰할만한 관리 체계에서 제대로 운용한다는 목적에 비춰 그 대상이 시스템 외부에서 머릿 속을 들락거리고 있다면 분명 시스템 혹은 운용자에게 문제가 있다고 볼 수 있다. 최대한 GTD 시스템을 활용하기 위해 나름 노력을 하고 있음에도 의외로 관리되지 못하는 사안이 적지 않음을 느닷없이 인식하게 된다. 사실 그런 상황이 당황스러울 때도 있다.

길든 짧든 관리할 수 없거나 관리될 수 없는 일은 경우에 따라 순간적으로 엄청난 스트레스를 유발하기도 한다. 사실 지나고 보면 별 것 아닌 것인 대부분이지만 어쨌거나 부담스럽지 않을 수 없다. 그리고 그런 일이 지속되면 GTD 시스템은 관리 기능을 상실하게 된다. 이어서 어떤 형태로든-비록 단기간이더라도-업무 관리의 필요성 나아가 의지를 포기하게 될 수도 있다.

개인적으로 보자면 GTD 시스템은 아니지만 일기를 쓰거나, 블로그 포스팅을 하거나 특히 가계부를 쓸 때 자주 겪는 일이다. 일기나 블로그는 실제적 연속성이 없는 점에서 큰 상관이 없지만 가계부는 내용의 연속성과 항목 간의 연관성으로 인해 시간이 지날 수록 부담은 크게 증가한다.

GTD 시스템이 모든 사안을 관리할 수 있다고 보기는 어렵다. 즉 관리할 수 있으면서 관리될 수 있는 사안에 한정될 수 밖에 없다. 떄문에 시스템 내부에서 관리 가능성 여부에 대한 파악은 매우 주요하다. 관리될 수 없는 사안이라면 GTD 시스템에서 관리되지 못한 상황에 대해 염려할 필요는 없다. 아마도 다른 시스템에서도 사정은 크게 다르지 않을 것이기 때문이다.

또한 애초 관리될 수 있는 사안을 관리하지 못한 것에 대한 문제는 분명 빠르게 평가할 필요가 있다. 비록 GTD 시스템에서 관리되지 못하는 사안이라더도 처음에 GTD 시스템의 수집함으로 수집되었어야 한다. 그런 점에서 GTD 시스템의 수집 기능은 매우 주요하지 않을 수 없다라는 기본적 사실을 다시 한번 확인하게 된다.

2022년을 시작하면서 아마도 많은 이들이 GTD 시스템이든 다른 시간 혹은 업무 관리 체계에 대한 문제를 고민하게 될 것이다. 새로운 시스템으로 전환 혹은 관리 체계의 효용성 포기 등 나름의 평가를 하게 될 것이다. 하지만 어떤 관리 시스템이라도 그 대상이 관리되지 못하고 있는 상황이 반복되고 있다면 그 단순한 시작, 수집과 평가를 너무 무시한 것일 수도 있다.

OmniFocus 활용성에 대한 자체 평가 ?

만일 오랫동안 OmniFocus(이하 OF)를 활용하고 있음에도 불구하고 사용에 따른 효용성이 의심되고 전체적인 업무나 일상에서의 시간 관리가 제대로 되지 않고 있다면, 시스템 즉 OF의 기능적 사안에 문제가 있거나 자신의 OF 활용 방식에 문제가 있다고 볼 수도 있다. 물론 대개는 두 가지 경우에 걸쳐 있지 않을까 싶기도 하지만 일단은 구분하여 생각해보기로 했다. 그 가운데 OF의 기능적 측면에서 자신의 활용성을 평가하는 잣대로 평가할 수 있것이 있는데, 바로 아웃라인 보기 방식이다.

OF의 아웃라인은-삭제된 항목을 포함하여 전체 기능을 보는 경우를 제외하고-첫 번째 항목을 보는 경우와 현재 사용 가능한 경우 그리고 절차적으로 남은 항목을 모두 보는 경우를 선택할 수 있다. 만일 현재 OF 사용시에 첫 번째 항목이나 사용 가능 항목이 아닌 남은 항목으로 설정된 채로 유지되고 있다면, GTD 시스템으로 OF를 제대로 활용하지 못하고 있다고도 해도 틀린 말이 아닐 수 있다.

다시말해 OF를 사용하면서 일상적 상태를 남은 항목으로 지정하여 항상 현재 상황에서 전체 사항을 보면서 관리하고 있다는 것은 프로젝트나 업무 리스트의 실제적 검토 및 시행 그리고 만료에 대한 설정이 완전하지 않다는 반증이기도 하다. 만일 그런 경우에 해당되는 경우라면 별도 항목이나 프로젝트로 분리하는 것이 GTD 시스템을 보다 효과적으로 사용하는 방법이다. 그렇지 않다면 현재 업무 관리 시스템인 GTD 시스템을 관리하고 일이 지속되고 있다는 것이다.

물론 사람이란 것이 현재 그리고 앞으로의 진행 상황을 전체적으로 점검하는 것이 필요하다. 그리고 그러한 기능을 GTD에서는 정기적인 리뷰 단계에서 관리하도록 하고 있다. 결국 GTD 시스템의 각 단계적 진행이 아닌 전체적인 통합적 관리를 하고 있다면, 잘못된 것이라 못박을 수는 없지만 GTD 시스템의 활용성 측면에서는 한번 검토해볼만한 사안이다.

이런 문제가 OF가 Things를 비롯한 다른 GTD 시스템 프로그램에서는 큰 문제가 되지 않는다. 그러한 기능적 요소를 제공하지 않기 때문이다. 그러므로 이런 기능 자체의 유무를 평가할 일은 아니지만, OF에서와 같이 보다 GTD 시스템에 적합하도록 갖춰진 경우라면 그 활용성을 보다 적극적으로 이용해볼 필요도 있다.

결국 OF의 아웃라인 기능의 첫 번째 사용 가능 항목 보기나 사용 가능 항목 보기를 사용하지 않고 있다는 것은 프로젝트를 GTD 시스템의 방식이 아닌 일반적인 프로젝트 관리 체계의 방식으로 구성하고 관리하고 있기 때문이 아닐까 싶다. 개인적으로도 GTD 시스템과 프로젝트 관리 시스템을 구분하여 사용하고 있지만, 프로젝트 관리만으로도 벅찬 와중에 GTD 시스템을 별도로 관리하는 것이 쉽지는 않다고 보지만, 그렇기 때문에 또한 일부러 GTD 시스템을 활용할 필요도 있다고 본다.

GTD 시스템은 해야 하지만 또한 잊지 말아햐 할 일들을 사전에 인지하도록 해주는 역할을 해주며, 또한 아직 프로젝트 관리 프로그램으로 이전하기 전의 일상적 준비 등을 위해 운용하고 있다. 어차피 프로젝트가 시작되면 모든 것은 프로젝트 관리 체계에서 다뤄질 수 밖에 없다.

결론적으로 GTD 시스템의 프로젝트 관리 기능과 업무 실행 관리 기능을 명확하게 인식하고 사용하는 것이 OF의 활용성을 제대로 맛볼 수 있는 방안이라고 본다.

OmniFocus 3.12.2 업데이트

이런저런 이유로 어쩔 수 없이 운영체제를 계속 Mojave로 유지하다가 주말 마침내 Monterey로 업그레이드했다. 덕분에 OmniFocus 3.12 버전으로 업데이트가 가능하게 되었다. 3.12 버전에서 이전 3.11 버전과 크게 다른 바는 없지만, Monterey의 단축어 기능 지원 그리고 새로운 자동 기능과 관련하여 Omni Automation의 스크립트나 플러그-인을 사용할 수 있도록 했다. 상세한 기능적 사안은 확인해야 겠지만, GTD 시스템으로서 운용성에는 역시나 큰 효용성이 없지 않을까 싶기도 한다.

시간이 지날 수록 GTD 시스템의 운용성에 대한 OF3를 비롯한 어플리케이션의 한계를 넘어서기 위한 특별한 방안이 없는 상황에서 뭔가 새로운 것을 기대하는 바램은 포기해야 하지 않을까 싶다. 이러한 측면에서 과연 OmniFocus 4 for Mac은 어떤 식으로 변화될 지가 OmniFocus의 미래를 결정하는 기준이 될 지도 모르겠다.

Things 3.15.21 업데이트

Things 역시 OmniFocus와 마찬가지로 Mac의 새로운 운영체제가 업데이트가 됨에 따라 새로운 환경을 지원하는 기능을 수용하게 되지만, 이전 운영체제에서는 새로운 기능을 경험해볼 수 없다. 이미 macOS 12가 출시된 마당에 여전히 10.14에서 프로그램 운용에 따른 어려움이나 아쉬움이 점점 많아지고 있다.

Things 3.15의 출시에 따른 기능 추가와 개선 역시 새로운 운영체제를 중심으로 소개되고 있다. Things에 직접 입력이 아닌 macOS 혹은 iOS 환경의 단축 기능을 이용하는 것 보다 효율적 운용을 지원하겠다는 것이다.

하지만 새로운 숏컷 기능이 과연 얼마나 효용성이 있을 지는 의문이다. 또한 처리 속도 개선에 대한 사항도 이전 버전의 운용에 큰 문제가 없는 상황이라고 수치적 개선에 비해 체감적 개선은 크지 않을 것 같다.

솔직히 Mac mini 2018에서 Things 3.15의 구동 및 실행를 이전과 비교하여 느껴기란 쉽지 않았다.

항상 우려하는 사항이지만 GTD 프로그램이란 것이 조금 욕심을 내게되면 다른 기능적 프로그램과 바로 비교가 된다는 점에서, 기능적 개선의 구현이 기대한 바와 다를 수 있다.

보다 긍정적 시각으로 Things 3의 활용성을 찾기 위한 노력이 필요한 걸까?

일의 상대적 생산성 ?

지난 두어 달은 최근 들어 가장 바쁜 나날이었다. 마침 연말이 다가오니 그렇기도 하겠지만 계획한 프로젝트의 내용이 예상보다 더욱 복잡해짐에 따라 정신적 여유를 찾기가 힘들 지경이었다. 예전과 달리 육체적 활동에 따른 여파의 범위가 상당하다. 일단 다행히 한 고비, 두 고비 여러 내외부적 사안들이 정리되긴 했지만 남은 사안들은 그 나름대로 또 복잡하다.

특히 일에 사람이 관여되지 않을 수 없다 보니, 그런 일 외적(정량적으로 계획하지 못하) 요소들이 프로젝트 진행에 크고 작은 영향을 미칠 수 밖에 없고, 그런 문제들이 예상한 범위 내에 있기도 하지만 또한 전혀 예상치 못한 일로 전체 계획을 마구 흔들기도 했다.

계획이란 것이 계획대로 안된고, 기대란 것 역시 기대한 대로 안되는 것이 정상이라는 점에서 모든 사안의 발생 자체는 결국은 예상한 바이긴 하지만, 나도 사람이라 불길한 예상이 발생하는 것에는 정말 객관적으로 합리적으로 대응하기가 쉽지 않다.

하지만 의외로 일을 하거나 혹은 위임한 일의 진행을 보게 되면 정작 해야 하는 일의 진척이나 성과, 이른바 생산성 확보는 기대한 바가 최고치일 수 밖에 없다. 반면 굳이 하지 않아도 되며 또한 쓸데 없는 짓이라 생각되는 일의 생산성은 상상을 초월한 수준이다. 만일 해야 할 일과 쓸데 없는 짓이 같은 내용이라면 어떨까 싶은 생각이 간절하기도 했다.

결국 하기 싫은 일을 한다는 것 자체에 대한 생산성을 기대한다는 것은 장기적이며 결과적으로-비록 정량성 성과는 달성되었다 하더라도-의미없는 희망이다. 사실일 지 모르는 그 사실을 이미 알고 있고, 앞으로도 변하지 않을 것이지만 그럼에도 늘 기대를 하게 된다. 그렇지 않으면 계획 자체의 수립이 불가능하다.

다행히 쓸데 없는 짓이-타인에게는 효용성이 없지만-자신에게나마 나름의 의미가 있다면 그나마 다행이라고 생각한다. 최악은 당사자 스스로 쓸데 없는 짓이라는 것을 인정하는 경우이다. 물론 타인의 질책에 대한 외부적 변명이 대부분이지만, 간혹 진실되게 쓸데 없는 짓도 있다. 부디 담에는 쓸데 없는 짓에서 의미를 찾기를 바랄 뿐이다. 내 편견일 지 모르지만, 젊고 의욕이 넘치는 이의 경우가 적지 않아 더욱 우려된다.

다행히 내가 만들지도 소유하지도 그리고 딱히 애정 없는 회사이니, 소나기 피할 정도로 손실 발생의 범위를 최소화하는 대응으로 마무리하지만, 그리고 다음에는 그러지 않으면 좋겠다고 접어두지만 언제나 불길한 예상은 온전히 그대로 반복적으로 발생한다. 그럼에도 당사자는 영원히 인식하지 못하며, 인식 시키고자 하는 시도도 역시 역효과로 끝난다.

그래도 난 그 쓸데없는 짓이 한 개인에게 있어 무의미한 일이라 생각하지 않는다. 그래서 의미를 찾기 바라며 더불어 찾을 수 있도록 가능한 모든 범위 내에서 지원한다. 오늘도 지금도 쓸데 없는 짓이라 핀잔을 들으면서 숨어서 눈치보며 실행하는 많은 일들이 안전하게 그리고 기대한 의미를 찾을 수 있기를 바란다.

성공적 일 실행을 위한 GTD 유저의 아침 ?

새벽 녃에 눈을 떠 자신에 주어진 긴 연휴에 무언가 새로운 바를 기대하고 계획하는 자신에게,

얼마가 되었든 연휴든 주말이든 일상과 다른 하루는 새로움을 준다. 그리고 그 새로움은 언제나 미뤄두었던 일을 할 수 있는 기회로 생각된다. 그러나 언제나 그렇듯 새롭게 주어졌다고 생각하는 그 시간은 언제 있었느냐는 듯 지나가고 만다.

그렇다면 다시 새로운 아침, 이번에는 지금 월 해야 하지? 뭘 하고 싶은 지 ? 그리고 뭘 할 수 있는 지 고민하지 말고, 그냥 무엇이든 당장 시작하자. 그러면 그 일의 성공적으로 마무리될 지 안될 지는 몰라도 이번 연휴는 적어도 그 일을 한만큼 의미가 삶에 더해 질 것이다.

일반적으로 일을 바라 볼때, 해야 하는 일과 하고 싶은 일로 나눌 수 있다. 물론 두 가지 경우 모두 할 수 있는 일이어야 한다. 하지만 ‘두 가지 경우’라는 표현은 현실적으로 큰 의미가 없다는 것을 알고 있다. 해야 하는 일에는-어차피 하게 될 것이므로-고민이 필요 없기 때문이다. 다행인 것은 대부분의 해야 하는 일 가운데 일상의 삶과 관련된 주요한 일을 제외하고는 일의 결과가 생각하는 만큼 심각하지 않다. 그러니 시간 관리나 프로젝트의 대상이 해야 하는 일이라면 대개 얼마나 나중에 해도 괜찮은 가에 대해 스스로가 안심하는 과정이다.

그러니 일이 어떤 일이든 상관 말고 할 수 있는 일이 눈에 띄이면, 손에 잡히면, 혹은 마음에 있다면 당장 시작하자. 준비되지 않은 일이더라도 시작하자. 정말 준비되지 않았다면 곧 진행할 수 없는 상황을 맞딱드리게 될 것이고, 바로 중단하면 된다. 그 일은 그만큼 진행되었고, 다음에는 그 이후부터 다시 시작될 수도 있다. 분명한 것은 그 자체로 아무 것도 하지 않은 것에 비해 의미는 충분하다.

일상의 삶을 사는 많은 이들이 주어진 시간을-어떠한 의미나 가치가 있든-무언가 일을 하기 보다는, 어떤 일을 할까 어떻게 할까 심지어 어떤 순서로 할까 고민한다. 그리고 차라리 일을 하지 않기로 결정한 것보다 못한 결과에 스스로 실망하게 되는 경우도 잦다. 차라리 긴 연휴 비록 많은 할 일이 있더라도 아무런 계획없이 쉬는 것도 전체적인 일 처리 생산성 개선에 있어 감히 나쁘지 않은 선택이라고 할 수 있겠다.

돌이켜 볼때, 실행한 일에 대해서만 좋든 나쁘든 그 결과를 논할 수 있다. 그리고 그 결과로 중요하든 중요하지 않든 더욱이 해야만 하는 일로 진행할 수 있기도 하다. 실행하지 않은 일은 그 어떤 나쁜 결과보다 최악이라고 할 수 있다.

언제나 시간을 관리하고자 하며 시간을 소중하게 사용하려고 고민하지만 결국 그 창대한 고민 자체가 어쩌면 가장 시간을 무의미하게 낭비하는 일도 아닌 행위일지도 모른다.

PS. 하지만 멍하니 컴퓨터 모니터나 TV를 켜고 영화나 드라마 혹은 유튜브 채널을 보거나 그렇지 않으면 게임을 즐기더라도 마찬가지다. 만일 그 행위가 시간 낭비라고 생각한다면, 무수히 반복되는 계획만 하다가 느끼게 되는 시간 낭비에 대한 죄책감과 크게 다르지 않다. 차라리 그 편이 더 나을 지도 모르겠다.

Pagico 10 베타 8 테스트

Pagico는 버전 8을 사용하다가 버전 9로 업그레이드를 포기한 어플리케이션이다. 기능적으로 본다면 GTD 사용자에게 필요한 일반적 기능을 모두 갖추고 있는 표준적인 업무 및 시간 관리 체계의 하나라고 볼 수 있다. 하지만 Pagico 9의 경우는 경험해 보지 않아 모르겠지만 Pagico 8까지 경험에 비춰 본다면, 너무 기능이 많고 인터페이스도 복잡했다. 이러한 점은 누군가에는 Pagico의 특징으로 다가올 수 있겠지만, 상대적으로 Things 스타일에 익숙하다면 매우 복잡하고 답답할 수 있다고 본다.

개인적으로 Pagico 사용에서 가장 큰 불편함은 개별 항목과 프로젝트 간의 직접 전환이 지원되지 않는다는 것이다. 처음 항목 생성시 개별 업무나 리스트 그리고 프로젝트로 설정할 수 있지만, 이후 전환하면서 새로 작성되는 수준의 일이 필요하다.

이에 반해 Pagico 대시보드에서 제공하는 간트 챠트 스타일의 관리 체계는 기존 GTD 프로그램의 제한된 기능의 답답함을 크게 개선했다. 프로젝트 단위의 관리도 가능하기 때문에 OmniFocus의 계층적 구조 관리 방식의 한계에 극복할 수도 있다는 유혹을 외면하게 힘들다.

비슷하게 Trello의 인기 핵심이 타임라인 뷰라고 볼때 실질적 효용성을 떠나 사용자에게 있어 주는 기대감은 매우 주요한다고 본다.

그런 장단점을 가진 Pagico의 버전 10이 출시되면서 베타 테스트를 신청했고, 오늘 베타 테스트를 시작했다. 아마 기능적으로 볼때 Pagico 9의 기능에 기반하고 있지 않나 싶은데, 클라우드 기반으로 정보를 동기화하여 모바일 환경에서 운용성을 더욱 강화한 것 같다.

오랜만에 접하는 Pagico라 기대한 바가 큰데.. 하지만 베타 1의 경우 아무래도 클라우드 관련하여 Inbox 동기화 기능에 문제가 생긴 것 같다. 때문에 끊임없이 경고 메시지가 나타나는 통에 제대로 된 테스팅을 머뭇거리고 있다. 다행히 베타 2에서 동기화 문제는 바로 해결이 되었다. 하지만 테스트가 계속 될 수록 기존 기능과 새로운 기능 구동에 오류와 수정이 반복되고 있다.

이번 베타 테스트에서도 여전히 전통적인(?) Pagico의 불편함이 개선되어 보이지는 않는다. 반면 즉 특정 항목 리스트에 대한 정보가 화면의 여러 곳에 중복되어 나타나기도 한다. 물론 베타 버전이니 구동이 되지 않을 때도 있다.

예로 오늘 할 일의 목록을 보는 방법이 Today 항목에서 볼 수 있지만 Today 항목 자체가 표준 리스트는 물론 사용자 목록이나 화면 알림 표시 등 여러 곳에 동시에 있는 식이다. 언제라도 주요 리스트를 확인할 수 있는 점은 좋지만, 각 기능의 세부적 차이를 활용하지 못하는 경우라면 기본적인 기능이 시각적으로 부담이 된다.

물론 설정에서 이러한 사항을 수정할 수 있기는 하지만, 일부러 그런 수고가 초래된다는 점에서 사용자 입장에서는 오히려 부담이다.

GTD 수집 방식의 숨겨진 함정 ?

GTD를 처음 접하는 사람들이 쉽게 빠져드는 이유 중 하나가 수집이라는 단순하면서도 흥미로운 과정 혹은 단계라고 할 수 있다. 누구나 생각할 수 있으면 특별한 도구나 환경의 준비 없이 시작이 가능하기 때문이다. GTD의 인기는 수집 기능에 시작되었다고 해도 과언이 아니다.

하지만 곧 GTD의 실망 혹은 부담을 느끼기 사람들의 가장 큰 이유 중 하나 역시 수집이라는 어렵고 모호한 기술과 기능 때문이다. 시간이 지날 수록 수집해야 할 대상은 늘어나고, 수집된 대상에 대한 관리 부담은 더욱 가중되게 되고, 나중에는 수집 즉 관리 대상으로 해야할지 말지를 고민하다가 지치게 된다.

GTD의 수집 기능은 단순하고 특별한 상황에 이뤄지는 것이 아니라고 적었지만, 사람에 따라 혹은 경우에 따라 이 단순한 과정에 숨겨진 함정에 발이 빠질 수 있다. 그것은 GTD 수집 과정은 그저 컴퓨터 모니터를 바라고 보고 혹은 종이 위에 창작하듯 쓰는 절차적 기능으로 대부분 인식하고 있는 경우가 많기 때문이다.

예로 자신의 자동차에 관련된 여러 문제를 수집하여 실행하고자 할 때, 대부분은 자신의 늘 사용하는 자동차에 대한 모든 것을 알고 있다고 생각한다. 하지만 많은 경우에서 알 수 있듯 차 안에 앉아 혹은 운전하면서 느끼는 해결 혹은 대응해야 하는 크고 작은 생각거리는 차에서 내리고 나면 상당수 머리 속에서 사라진다. 운전하면서 수집 대상을 수집하기란 힘들다. 그렇다면 자동차에 관한 문제를 수집하기 위해서는 컴퓨터 앞이나 쇼파에 앉아 생각해야 하는 것이 아니라, 직접 자동차는 있는 곳으로 가서 둘러보고 자리에 앉아 어떤 문제를 생각했었는 지 기억을 돌이켜야 한다. 혹은 이후 운전하면서 그런 생각이 들때 잊지 않도록-안전하게-수집하는 방법도 생각해볼 필요가 있다.

이렇듯 자신이 생각하는 많은 문제를 수집할 때, 그 해당되는 문제의 대상을 보고 느끼며 수집하는 것이 아닌 모니터와 종이 위에 기록하는 것이 GTD 수집의 일상인 경우가 많다. 물론 이런한 방식이 나쁜 방법이거나 잘못된 방법은 아니다. 하지만 우리가 생각했던 많은 수집 대상으로의 문제를 다 잡아낼 수는 없다는 것이다.

나아가 이런 수집 방식에 의해 정작 수집되어야 할 여러 사안들이 드러나지 않고 숨어 계속적으로 우리의 머리 속을 휘젖고 다니면서 뭔가 아쉽거나 찜찜한 기분을 느끼게 한다는 것이다. 그러므로 수집 과정을 너무 단순하게 혹은 허술하게 인식해서는 안된다. 수집 과정의 이러한 문제는 GTD 시스템의 불안 요소로 자리잡을 수 있다.

희망과 바램의 시각 ?

하고 싶은 일임에도 일에 대한 부담이 너무 크고, 더불어 그 현실을 냉정하게 판단할 수 있다면 그 일은 실행될 수 없다. 그럼에도 시스템에서 머리 속에서 사라지거나 제거되지 않고 유령처럼 남아 있다는 것은 분명 나름의 의미를 가진 일이라고 볼 수도 있다. 더욱이 다른 대안도 없는 상태에서 계속 실행의 의욕으로만 남아 있다면 역시 다시 한번 냉정한 스스로의 평가를 필요로 한다. 물론 이러한 평가가 반복된다는 것은 매우 위험하다는 것을 알고 있을 것이다.

즉 포기할 것인지 그렇지 않으면 정말 실행할 수 있는 다시 말해 목표한 결과에 도달하고 목적한 바에 만족할 수 있는 일인가에 대한 평가를 제대로 진행해야 한다.

하지만 이러한 과정이 어려운 것은 그 일을 바라는 목적과 실행의 결과 목표가 과연 자신의 시각에 의한 것인지 혹은 타인의 시각에 의한 것인지를 먼저 냉철하게 전제해야 한다. 대부분의 업무는 자신의 의지나 시각이 아닌 회사나 CEO의 방침에 의해 진행된다. 때문에 모순적이거나 다소 불법적 영역에 있는 일 조차 시행하는 경우가 적지 않다.

그렇다면 자신이 자신의 일이라고 생각하는 영역에도 이러한 외부적 시각이나 판단이 관여할 수 있다는 점을 인정하고, 평가를 진행해야 한다. 대개 자신의 일이나 업무적 일을 혼돈하여 판단하기 십상이다.

자신의 아닌 타인의 시각 즉 타인의 평가에 관여되는 일은-비록 하고 싶은 일이라 착각한 경우에도-실행에 부담이 될 수 밖에 없다. 즉 하고 싶은 일이라고 스스로 판정하기 위해서는 실행과 결과의 평가에 타인이 얼마나 관여하는 지 혹은 나중에라도 관여될 수 있는 지로 그 수준을 결정할 수 있을 것이다.

사실 단순히 개인적으로 하고 싶은 일이라고 한다면 실제적으로는 GTD 시스템에서 관리될 필요가 없다. 마감일자나 시간 등을 자유롭게 그리고 생각날 때 하면 되는 일이라면 굳이 GTD와 같은 규정된 체계에 넣고 관리한다는 것은 매우 부자연스럽지 않을까 싶다.

그럼에도, 그런 사실을 알면서도 GTD 시스템에서 이런 일들을 관리하고자 한다면 그만큼 하고 싶은 일에 대한 열망과 목적 의식이 분명해야 제대로 관리될 수 있다. 그렇지 않으면 오히려 이러한 일 때문에 업무적으로든 개인적으로든 해야 할 일들의 관리가 방해받게 될 수도 있다.

현재 GTD 시스템에서 관리되지 못하고 머리 속을 가득 채운 온갖 일거리를 수집한 후, 일의 실행과 진행의 관리 가치와 수준을 정확하게 파악하고 최종적으로 관리되어야 한다고 결정한 일은 즉각 관리 모드로 전환해야 한다. 그리고 다시 한번 이러한 고민에 빠진다면 GTD 시스템에서 다룰 수 있는 영역을 벗어나 대상으로서 빼내거나 다른 기대하는 시스템으로 옮겨져야 한다.

실행 지원의 원인, 부담과 여유 ?

이전 포스팅에서 GTD 시스템에서 관리되어야 할 사항과 관리될 필요가 없는 사항이 제대로 구분되지 않고 뒤섞여 일상의 혼란스럽게 만들 수 있다는 적었다. 그 연장에서 GTD 시스템에 그러한 사항들이 제대로 수집, 즉 입력되지 못하는 경우에 대한 생각과 경험을 적고자 한다.

일을 두고 실행을 머뭇거리고 있다면 그 일에 대한 자신의 평가는 두 가지 경우라고 볼 수 있다. 우선 그 일의 실행에 대한 부담이다. 일의 목적 대비 목표의 규모와 범위가 크고 광범위하여 쉽게 시작하기 어려운 대상으로 판단될 때의 상황이라고 할 수 있다.

대개 하고 싶은 일이라고 생각하는 혹은 착각하는 대상들이 이러한 부류에 속한다. 어쩌면 할 수 없는 일이라고 판단될 가능성이 매우 높은 대상들이다. 물론 이런 경우에 대한 스스로의 평가는 객관적이기 어렵다. 하지만 이런 일에 대한 스스로의 평가가 지연될 수록 GTD 시스템은 할 수 없는 일이지만 하고 싶은 일로 오해되는 일들로 가득해지게 된다.

다른 경우는 단순히 보자면 무언가 대안이 존재하는 일이다. 즉 즉각적 실행을 해야 하는 일이지만-비공식적인-연기를 기대한 일을 대하는 상황이라 할 수 있다.

두 가지 경우 내용적으로 다르지만 현실적으로 계속 실행이 지연되면서 GTD 시스템을 떠도는 유령으로 남아있을 수 있다는 위험이 있다. 더욱이 이러한 일들이 시간이 지날 수록 점점 늘어날 수 밖에 없다는 것이다.

만일 이러한 일들의 상당수가 GTD 시스템에서 관리되지 못하고 외부에서 떠도는 경우도 적지 않을 것이다. 그나마 GTD 시스템에서는 현재 불안정한 상태를 파악이라고 할 수 있지만, 시스템 외부에서는 결국 머리 속에만 쌓여 있다가 느닷이 나타나 실행을 다짐하는 마음을 흔들게 된다.

이러한 문제의 해결책은 GTD 시스템의 운용에서 가장 핵심이라고 할 수 있는 즉각적 실행 외에는 답이 없다. 최소한 실행의 시도를 해야 실행 가능 여부로 인해 실질적 진행 정도와 계획 조정 등을 파악할 수 있다. 그렇지 않으면 계속 주변을 맴돌며 유령처럼 자신을 괴롭히게 된다.